ETIKA

MESYUARA
T
Perbadanan Perpustakaan Awam Negeri Perak

Oleh
Haji Mohammad Nazari bin Hj Abdul Hamid
Pengarah
Perbadanan Perpustakaan Awam Negeri Perak
Bagi memastikan kelancaran perjalanan setiap mesyuarat
dan supaya mesyuarat mencapai objektifnya maka satu
Etika Mesyuarat perlu digubal sebagai panduan
kepada semua kakitangan PPANPk dan individu lain
yang menghadiri mana-mana mesyuarat PPANPk.

Para ahli mesyuarat serta pemerhati atau ahli turut hadir

diminta membaca, memahami dan bertindak selaras
dengan etika ini.
•Pengerusi akan memaklumkan kepada setiausaha tarikh, masa
dan tempat mesyuarat akan diadakan.

•Setiausaha hendaklah memastikan persediaan tempat seperti

bilik mesyuarat, kerusi, meja, alat tulis, jamuan(jika ada) dll. yang
berkaitan sebelum mesyuarat bermula.

•Mesyuarat perlu diadakan di tempat, hari, tarikh dan masa

sebagaimana yang dinyatakan dalam surat jemputan mesyuarat.

•Surat jemputan mesyuarat hendaklah diedarkan sekurang-

kurangnya 10 hari dari tarikh mesyuarat akan diadakan. Surat
yang sama isi kandungannya hendaklah juga dihantar
menggunakan e-mel kepada semua ahli.

•Nyatakan sama ada seseorang ahli mesyuarat boleh atau tidak

menghantar wakil menghadiri mesyuarat.
•Surat jemputan mesyuarat hendaklah dilampirkan dengan
agenda mesyuarat dan minit mesyuarat yang lalu.(maklumkan
jika minit telah dihantar) attachkan fail minit dalam e-mel.

•Maklum balas mesyuarat, dan lain-lain kertas kerja atau laporan

yang akan dibentangkan hendaklah dikemukakan kepada
setiausaha sekurang-kurangnya lima hari sebelum tarikh
mesyuarat dan setiausaha hendaklah menghantar melalui e-mel
kepada semua ahli dalam tempoh yang sama.

•Kemukakan ringkasan eksekutif bagi laporan atau kertas kerja

yang melebihi 15 muka surat.

•Maklum balas mesyuarat hendaklah dikemukakan dalam format

yang telah dipersetujui oleh jabatan.(sila rujuk lampiran)
•Setiausaha/urus setia hendaklah mengumpul dan menyisih
semua maklum balas yang diterima mengikut turutan minit
mesyuarat sebelum dicetak.

•Setiausaha/urus setia dan pengerusi boleh berbincang bagi

meneliti maklum balas yang diterima serta option/kaedah
penyelesaian yang berkemungkinan boleh diambil sebelum
mesyuarat sebenar diadakan.

•Sebarang keperluan khas mesyuarat(komputer riba, LCD

projector, TV, radio dll) hendaklah dimaklumkan kepada
setiausaha sekurang-kurangnya lima hari sebelum tarikh
mesyuarat.

•Surat memaklumkan pembatalan mesyuarat hendaklah dihantar

oleh setiausaha kepada semua ahli sekurang-kurangnya dua
hari sebelum tarikh mesyuarat. Surat yang sama isi
kandungannya hendaklah juga dihantar menggunakan e-mel,
telefon atau SMS kepada semua ahli.
•Ahli mesyuarat yang tidak dapat hadir hendaklah memaklumkan
ketidakhadirannya kepada setiausaha mesyuarat sekurang-
kurangnya 3 hari sebelum mesyuarat. Ahli yang tidak dapat hadir
pada saat-saat akhir(kurang dari 2 hari) perlu memaklumkan
ketidakhadiran kepada pengerusi mesyuarat melalui telefon atau
SMS.

•Sekiranya tidak dapat menghadiri mesyuarat berkenaan. Sila

dapatkan kelulusan pengerusi bagi menghantar wakil. Pastikan
wakil tahu butiran mesyuarat dan boleh menjawab atau membuat
keputusan bagi pihak yang diwakili.

•Wakil mesyuarat hendaklah memaklumkan/memberi laporan

kepada ahli yang diwakili pada kesempatan paling awal selepas
mesyuarat selesai.

•Wakil hendaklah memperkenalkan dirinya kepada Pengerusi

atau setiausaha dan memaklumkan siapakah ahli yang
diwakilinya sebelum mesyuarat bermula.
•Setiausaha perlu menyediakan senarai kehadiran, mencatatkan
laporan atau minit mesyuarat

•Semua ahli mesyuarat mesti hadir sekurang-kurangnya 5 minit

sebelum mesyuarat bermula.

•Jika ada ahli mesyuarat yang lewat 15 minit selepas mesyuarat

bermula, pengerusi berhak tidak membenarkan individu tersebut
turut serta dalam mesyuarat berkenaan.

•Semua ahli mesyuarat perlu membaca agenda dan meneliti

bahan-bahan berkaitan yang diedarkan sebelum mesyuarat
bermula. Jika ada sebarang soalan, perlu membuat catatan pada
kertas untuk ditanya semasa mesyuarat.

•Semua ahli mesyuarat perlu mengambil tahu tujuan mesyuarat

diadakan dan membuat persediaan yang sewajarnya sebelum
menghadiri mesyuarat.
•Semua ahli mesyuarat mesti membawa kertas/buku dan alat
tulis masing-masing.

•Semua ahli mesyuarat mesti berpakaian kemas dan sopan.

Pakaian yang kurang sopan adalah tidak dibenarkan sama
sekali.

•Semua ahli mesyuarat harus sentiasa bersikap tenang. Kata-

kata kesat dan penghinaan tidak dibenarkan sama sekali.

•Semua ahli mesyuarat yang menghadiri mesyuarat harus

saling hormat-menghormati.

•Sebaik sahaja pengerusi memulakan mesyuarat, semua ahli

mesyuarat mesti berhenti berbual atau membuat kerja-kerja
lain.
•Telefon bimbit perlu dimatikan atau diletakkan pada mod
senyap(silent mode) sepanjang mesyuarat. Hanya panggilan
telefon yang terlalu penting boleh dilayan di luar bilik
mesyuarat semasa mesyuarat berlangsung dengan izin
pengerusi.

•Pada bila-bila masa sepanjang mesyuarat berjalan, apabila

pengerusi bercakap, semua ahli mesyuarat secara automatik
tidak dibenarkan bercakap.

•Pengerusi hendaklah mengendalikan mesyuarat mengikut

agenda yang sudah ditetapkan.

•Apabila pengerusi meminta salah seorang individu

mengemukakan laporan, individu berkenaan boleh berdiri atau
menggunakan LCD projector bagi memulakan pembentangan
laporan.
•Ikuti perjalanan mesyuarat dengan memberikan perhatian
kepada apa yang berlaku. Mendengar untuk memahami bukan
untuk mengkritik.

•Bersedia berkongsi pandangan dan pengalaman.

•Bercakap mengenai topik yang sama hanya setelah ahli lain

diberi peluang untuk bercakap.

•Hormati pandangan atau pendapat ahli mesyuarat yang lain.

•Pengerusi akan bertanya jika ada sebarang pertanyaan atau

cadangan.

•Individu yang ada sebarang bantahan, maklumat tambahan,

pertanyaan atau cadangan perlu mengangkat tangan sebagai
isyarat dan meminta izin dari pengerusi untuk bercakap.
•Tanya soalan untuk meningkatkan kefahaman mengenai
sesuatu topik.

•Pengerusi akan menentukan siapa yang akan bercakap

seterusnya.

•Semua pertanyaan atau cadangan haruslah ditujukan kepada

pengerusi dan bukan kepada individu yang bercakap tadi.
Contohnya: “Saudara pengerusi, saya ingin bertanya satu
soalan …” atau “Saudara pengerusi, saya tidak setuju dengan
kata-kata saudara XYZ …”

•Selepas individu tadi habis bercakap, pengerusi akan meminta

individu lain memberi maklum balas. Maklum balas ini juga
mesti ditujukan kepada pengerusi dan bukan kepada individu
yang bertanya tadi. Contohnya: “Saudara pengerusi, saya ingin
menjelaskan bahawa …”
•Semua individu perlu bersikap tenang, hormat, menjaga tutur
kata dan kesopanan.

•Pengerusi mempunyai kuasa mutlak dalam mengendalikan

mesyuarat.

•Pengerusi berhak meminta seseorang ahli mesyuarat berhenti

bercakap pada bila-bila masa.

•Semasa salah seorang ahli mesyuarat sedang bercakap,

semua ahli mesyuarat lain mesti menumpukan sepenuh
perhatian.

•Hanya seorang individu dibenarkan bercakap pada satu masa.

•Semua individu harus bercakap terus pada isi(straight to the
point) tanpa membuang masa.

•Sekiranya dirasakan perlu, pengerusi berhak mengumumkan

bahawa mesyuarat berehat (untuk satu jangka masa tertentu)
bagi memberi peluang ahli mesyuarat menikmati jamuan atau
berehat. Selepas itu, mesyuarat akan disambung semula.

•Sekiranya dirasakan perlu, pengerusi berhak memberi peluang

ahli mesyuarat menikmati jamuan sebelum, sewaktu atau
selepas mesyuarat berlangsung.

•Pengerusi berhak meminta mana-mana individu yang tidak

mematuhi etika supaya meninggalkan mesyuarat dengan serta-
merta.
•Ahli mesyuarat yang hadir lewat tidak berhak bertanya atau
mempersoalkan sebarang topik serta keputusan yang diambil
oleh mesyuarat sebelum ketibaannya.

•Ahli mesyuarat yang keluar awal tidak berhak bertanya atau

mempersoalkan sebarang topik serta keputusan yang diambil
oleh mesyuarat selepas dia meninggalkan mesyuarat.

•Semua ahli mesyuarat yang hadir boleh berbincang sesama

sendiri mengenai agenda sebelum mesyuarat bermula.
Bagaimanapun, cadangan dan pertanyaan hanya dianggap sah
jika dikemukakan semasa mesyuarat.

•Semua ahli mesyuarat tidak dibenarkan mengemukakan

cadangan atau pertanyaan selepas pengerusi menangguhkan
mesyuarat. Jika timbul sebarang pertanyaan atau cadangan
selepas mesyuarat ditangguhkan, sila catat pada kertas dan
simpan sehingga mesyuarat yang berikutnya.
•Semua ahli mesyuarat dinasihatkan supaya hadir mesyuarat
tepat pada masa serta tidak meninggalkan mesyuarat lebih
awal. Kebenaran hendaklah diperoleh dari pengerusi sekiranya
hendak meninggalkan mesyuarat.

•Tempoh setiap mesyuarat mestilah tidak lebih dari 4 jam. Jika

ada perkara dalam agenda yang belum sempat dibincangkan,
maka perlu dibawa ke mesyuarat seterusnya. Walau
bagaimanapun dalam kes-kes tertentu mesyuarat boleh
berlanjutan lebih dari tempoh berkenaan dengan syarat
mendapat persetujuan majoriti ahli mesyuarat.

•Pengerusi hendaklah menangguhkan mesyuarat dengan

segera apabila semua agenda dalam mesyuarat telah
dibincangkan.
•Semua perkara sulit yang dibincangkan dalam mesyuarat
merupakan rahsia agensi / jabatan dan tidak boleh didedahkan
kepada pihak luar yang tidak berkenaan.

•Setiausaha bertanggungjawab menyediakan laporan untuk

tujuan rekod. Laporan perlulah disediakan menggunakan
perisian Microsoft Word versi yang sesuai atau terkini.

•Draf minit mesyuarat bercetak hendaklah disampaikan kepada

pengerusi dalam masa 3 hari dari tarikh mesyuarat.

•Minit mesyuarat bercetak hendaklah diedarkan kepada semua

ahli dalam masa 7 hari dari tarikh mesyuarat. Minit mesyuarat
yang sama hendaklah juga dihantar menggunakan e-mel kepada
semua ahli.
Format: Minit Mesyuarat
MINIT MESYUARAT JAWATANKUASA PEROLEHAN KOLEKSI
KALI KE-55 BIL.6/2008
PERBADANAN PERPUSTAKAAN AWAM NEGERI PERAK

Tarikh : 29 Mac 2008

Masa : 2.30 Petang
Tempat : Bilik Mesyuarat Melati
Perpustakaan Awam Negeri
17, Jalan Raja DiHilir
30350 Ipoh
AHLI YANG HADIR

1. Puan Yong Salmah bt Yop Ahmad - Pengerusi

Pustakawan

2. Puan Nur Khairiah bt Mohammad - Timbalan Pengerusi

Pen. Peg. Perpustakaan
Bahagian Pengurusan & Pembangunan Koleksi

3. Encik Johan bin Sulaiman - Ketua Bahagian Perkhidmatan

4. Puan XYZ dan seterusnya... - Ketua Bahagian Pegkatalogan
5. . - Perpustakaan Awam Negeri
6. . - Koleksi Khazanah Negeri Perak
7. . - Uint Perkhidmatan Kanak-kanak
8. Puan Hayani bt Jamil - Setiausaha

TIDAK HADIR

9. En Zulkifli bin Osman - Ketua Unit ICT

TURUT HADIR

1. Encik Ismail bin Mohd Yatim - Ketua Unit Pembangunan

Format: Minit Mesyuarat(sila beri perhatian kepada susunan nombor dan kedudukan teks )

2. MAJLIS ANUGERAH PERKHIDMATAN CEMERLANG

Mesyuarat dimaklumkan bahawa pada tahun ini Majlis Anugerah Perkhidmatan

Cemerlang peringkat jabatan tidak akan diadakan. Para penerima anugerah akan
diraikan dalam majlis yang diadakan bersama dengan kakitangan Pejabat SUK
Perak
pada bulan Mac akan datang.
Tindakan : Bahagian Pentadbiran

3. PERKARA BERBANGKIT

3.1 Penyelidikan Dan Latihan

Mesyuarat bersetuju ditubuhkan satu jawatankuasa(sukarela) untuk menjalankan
penyelidikan bagi pihak jabatan. Seorang fasilitator dari kalangan kakitangan PPANPk
akan dilantik bagi menerajui penyelidikan yang hendak dijalankan.
Tindakan : Bahagian Latihan,
Penerbitan dan Penyelidikan

3.2 Dasar Pembangunan Koleksi

Mesyuarat dimaklumkan bahawa Dasar Pembangunan Koleksi belum
memerlukan penyemakan semula.
Makluman
Format: Kertas Maklum Balas

KERTAS MAKLUM BALAS

MESYUARAT LEMBAGA PENGARAH KALI KE-54 BIL.4/2006
PERBADANAN PERPUSTAKAAN AWAM NEGERI PERAK

Tarikh : 07 November 2006

Masa : 10.00 Pagi
Tempat : Bilik Mesyuarat
Pejabat Kewangan Negeri
Aras G, Bangunan Perak Darul Ridzuan
Jalan Panglima Bukit Gantang Wahab, 30000 Ipoh,
Perak Darul Ridzuan
Bil Perkara Ulasan Tindakan
1 2.4 Kempen Membaca Warga Emas PAC Taiping telah menghubungi Jabatan Perpaduan
serta Rumah Kenangan Taiping dan pihak mereka PAC Taiping
Mesyuarat bersetuju PAC Taiping bersetuju bekerjasama dengan PPANPk. Kaedah
menghubungi institusi berkaitan dan pelaksanaan adalah sebagaimana dalam kertas cadangan
mencadangkan kaedah yang sesuai untuk yang akan dibentangkan.
dilaksanakan kempen membaca.

2 6.1 Kadar Yuran Penyertaan Aktiviti
Galakguna Perpustakaan.
Mesyuarat dimaklumkan bahawa kelulusan
telah diperolehi dari Pejabat Kewangan Negeri
untuk menaikkan kadar yuran aktiviti
galakguna perpustakaan berkuat kuasa serta
merta.
PAN telah mengenakan kadar baru yuran pada aktiviti Bhg.
yang dilaksanakan pada bulan Julai 2009. Perkhidmatan
Perpustakaan &
PAC Sri Iskandar belum melaksanakan apa-apa aktiviti. Maklumat, PAN,
Akan mengenakan kadar baru yuran pada aktiviti akan PAC, PDSI, PD
datang. Semua PD di Zon V telah mengenakan kadar dan PB.
baru yuran bermula bulan Ogos 2009.
Semua PD di Zon II telah mengenakan kadar yuran baru
bermula aktiviti bulan Julai 2009
SEKIAN, TERIMA KASIH