PROTOKOL MAJLIS RASMI: Tertib Kehadiran

DATIN CHE NORMADIAH BT HJ CHE ABBAS

KETUA UNIT PERHUBUNGAN AWAM DAN KHIDMAT PELANGGAN

BAHAGIAN TEKNOLOGI PENDIDIKAN KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

1

SIFAT MAJLIS

Aktiviti Perhubungan Awam Yang Terbesar Alat Pemasaran dan Promosi Dagangan Organisasi Kempen Pengwujudan,Prestasi dan Reputasi Organisasi

SIFAT MAJLIS

Alat Pelaburan Melantik Para Tetamu Sebagai Para Pengiklan Tidak Berbayar Saluran Jaringan Perhubungan

TAKRIF PROTOKOL DARI SUDUT MAJLIS

Satu sistem peradaban dalam pengurusan dan penyertaan majlis rasmi yang tertakluk pada beberapa peraturan, nilai-nilai kesopanan dan ketertiban yang perlu dipatuhi dan di ikuti oleh penganjur dan para tetamu jemputan.
4

DEFINISI-DEFINISI LAIN PROTOKOL

Peraturan dalam istiadat rasmi yang menekankan tentang adab kesopanan dan ketertiban. Satu susunan keutamaan dalam status dan pangkat serta prosedur yang betul dalam upacara negara dan pertukaran diplomatik.
5

DEFINISI-DEFINISI LAIN PROTOKOL

Rumusan etiket yang perlu dipatuhi oleh Ketua-ketua Negara dalam sesuatu upacara tertentu.

PROTOKOL
Peraturan-peraturan dalam hubungan antarabangsa; hubungan harian dalam masyarakat; peraturan dalam istiadat atau majlis formal dan bukan formal

FORMAL
Perbuatan yang dilakukan menurut peraturan tertentu yang telah ditetapkan/dibuat mengikut cara/peraturan yang telah diterima dan dianggap wajar mengikut kebiasaan

STATUS MAJLIS
Kategori Majlis: Majlis Penuh dengan Adat Istiadat Majlis Rasmi dan Formal Majlis Rasmi Separa Formal Majlis Tidak Rasmi Tetapi Formal Majlis Tidak Rasmi dan Tidak Formal
9

MAJLIS PENUH ISTIADAT

Majlis ini biasanya dijalankan di Istana, misalnya: 1. Istiadat Pertabalan 2. Istiadat Penganugerahan Darjah Kebesaran 3. Istiadat Menerima Surat Bertauliah

4. Istiadat Menyampaikan Surat Tauliah

5. Istiadat Mengangkat Sumpah oleh Menteri Kabinet Pakaian bagi menghadiri majlis tersebut ialah pakaian istiadat ataupun pakaian rasmi kebangsaan.
10

MAJLIS RASMI Majlis yang memerlukan peraturan dan tatacara yang ditetapkan dan dipatuhi MAJLIS TIDAK RASMI dan TIDAK FORMAL Majlis yang kurang memerlukan peraturan dan tatacara yang perlu dipatuhi. Contoh: Majlis Hari Keluarga sesebuah agensi kerajaan atau swasta.
11

MAJLIS RASMI tetapi TIDAK FORMAL

Majlis yang tidak banyak mematuhi protokol seperti majlis jamuan teh sempena Hari Kebangsaan
MAJLIS TIDAK RASMI tetapi FORMAL Dianjurkan oleh pihak swasta yang memerlukan protokol seperti perasmian sesebuah bangunan oleh Perdana Menteri atau Menteri

12

KEPENTINGAN PROTOKOL
1. Mencerminkan keperibadian individu dalam masyarakat. 2. Membina keyakinan diri individu apabila menghadiri sesuatu majlis pergualan, tingkah laku, pakaian, cara makan dll. 3. Memastikan kelincinan majlis yang dianjurkan. 4. Menjaga hubungan baik dengan negara asing 5. Mengelak kesilapan dalam aspek panggilan hormat, susunan keutamaan, susunan tempat duduk dll.
13

Definisi ETIKA SOSIAL

Peraturan-peraturan tingkah laku atau sopan santun yang diamalkan dalam kehidupan seharian kita. Tingkah laku yang baik, budi pekerti yang baik, keyakinan diri serta citra sosial yang baik. Etika sosial harus berdasarkan pada amalan yang diiktiraf, tradisi dan adat yang diterima pakai oleh masyarakat.

14

ELEMEN PENTING ETIKET

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Berpakaian Pakaian dalam pelbagai situasi Pengayaan diri Pertemuan dan perkenalan Perbualan sosial Majlis jamuan ringan secara berdiri Kesopanan menghadiri majlis jamuan ringan secara duduk
15

ELEMEN PENTING ETIKET

8.

9.
10.

11.

12. 13. 14. 15.

Kesopanan dalam majlis buffet Adab makan pelbagai kaum di Malaysia Kesopanan tuan rumah dan kesopanan tetamu (Majlis di rumah) Kesopanan tuan rumah dan kesopanan tetamu (Majlis di luar rumah) Majlis formal Mengenali peralatan jamuan Cara menghidang Tertib di meja makan
16

GAMBARAN AM ETIKET DAN PROTOKOL

Tatasusila Pertemuan: Sapaan Bersalam-salaman

17

Sifat-sifat Yang Keji

Angkuh Mengampu Membelakangi orang lain Melintas di hadapan orang lain Menghulur barang di atas kepala orang lain Mengeluarkan bunyi-bunyi yang jijik
18

Tatacara Memperkenalkan Orang

1.

2.

3. 4.

Orang yang kurang penting kepada yang lebih penting. Yang berpangkat rendah kepada yang berpangkat tinggi. Yang junior kepada yang kanan. Yang kurang berkuasa kepada yang lebih berkuasa.
19

Tatacara Memperkenalkan Orang

5. Yang muda kepada yang tua. 6. Lelaki kepada wanita (status atau pangkat yang sama)

20

BERJABAT TANGAN (BERSALAM)

Perempuan hendaklah menghulurkan tangan dahulu. Tempohnya mengikut keadaan. Dalam keadaan biasa, kira-kira lima saat. Sekiranya tidak mahu bersalam, memadai dengan menundukkan kepala dan letakkan tangan di belakang. Tidak perlu menggunakan pelapik seperti tudung/sapu tangan untuk bersalam.

21

KEBERKESANAN DALAM PERKENALAN

Kedua-dua pihak bersedia untuk diperkenalkan dan menerima perkenalan Sebutkan nama dengan penuh dan betul Perlakuan semasa melakukan perkenalan perlulah tertib Pandang ke arah mata orang yang diperkenalkan Jika terlupa nama orang yang diperkenalkan,akui kelemahan anda

22

TATAHIAS PAKAIAN & GAYA

1.

a. b.

Kepentingan Tatahias Penampilan seseorang individu dalam sesuatu urusan rasmi sentiasa diiringi oleh dua bentuk imej: i. Imej organisasi tempatnya berkhidmat ii. Imej peribadi Kesesuaian pakaian lelaki Kesesuaian pakaian wanita

23

TATAHIAS PAKAIAN & GAYA

c.

Kesesuaian Pakaian dalam Majlis Pakaian bagi sesuatu majlis tertakluk pada tahap atau taraf majlis tersebut. i. Majlis Penuh Istiadat ii. Majlis Formal iii.Majlis Saparuh Formal iv.Majlis Tidak Formal

24

PAKAIAN RASMI KEBANGSAAN

25

Pakaian Kebangsaan Hitam

Pakaian Melayu berciri berikut: 1. Songkok baldu hitam 2. Baju Melayu hitam,leher cekak musang (teluk belanga negeri Johor) 3. Seluar Melayu hitam 4. Samping songket hitam berdagang luar (dipakai di sebelah luar) 5. Stoking hitam 6. Sepatu kulit hitam yang berkilat
26

Lounge Suit
1.

Lounge suit warna gelap untuk malam

dan warna cerah untuk siang Baju putih berkolar Tali leher warna gelap untuk malam Sepatu kulit hitam berkilat Bersongkok jika dikehendaki

2. 3. 4. 5.

27

Batik
1. 2. 3.

4. 5. 6.

Baju batik lengan panjang Baju berkolar Tidak perlu dimasukkan ke dalam seluar Batik Malaysia Tidak bercorak terlalu garang Seluar hendaklah tidak bercorak (plain) dan berwarna gelap
28

Pakaian Wanita
1.

2.

Baju kurung atau baju kebaya labuh dengan selendang (tidak sedondon) dalam sebarang warna kecuali warna kuning Diraja dan putih sedondon. Pakaian labuh berlengan panjang tetapi tidak terlalu see through ataupun jenis yang mendedahkan dada atau belakang atau high slit.

(belah yang terlalu tinggi)

29

Pakaian Wanita (Johor)

1.

2.

Baju kurung teluk belanga kecuali warna-warna kuning, biru dan putih yang tidak berbunga. Bertudung kepala atau berselendang yang disangkut di bahu kiri.

30

Peraturan pakaian wanita bagi majlis di Istana Negara/Negeri

1.

2.

3.

Baju kebaya hendaklah labuh hingga ke paras bawah lutut. Kain baju kebaya tidak boleh yang berbelah sama ada di tepi atau di belakang. Baju bagi pakaian sari hendaklah ada lengan dan tidak menunjukkan perut.
31

Peraturan pakaian wanita bagi majlis di Istana Negara/Negeri

4.

5.

6.

Pakaian Cheong-sam hendaklah labuh ke paras tumit kaki dan berlengan serta belahannya tidak melebihi paras lutut. Skirt bagi pakaian barat hendaklah labuh melebihi paras lutut. Berkasut dan tas tangan yang sesuai.
32

Istiadat Zairah dan Penghormatan Terakhir Kemangkatan

Pakaian Lelaki 1. Bagi orang Islam ialah pakaian seragam (uniform) atau pakaian Kebangsaan dan songkok dililit dengan kain putih selebar 1 inci pada songkok. 2. Bagi bukan Islam ialah Lounge Suit dan tie hitam serta lilitan kain hitam di lengan baju.

33

Istiadat Ziarah dan Penghormatan Terakhir Kemangkatan

Pakaian Wanita 1. Bagi orang Islam hendaklah berpakaian baju kurung atau kebaya labuh serta berselendang putih. Selendang hendaklah menutup seluruh kepala. 2. Bagi bukan Islam pula ialah pakaian sempurna dan bertudung hitam.
34

8 FORMALITI PROTOKOL MAJLIS RASMI

1.

2.
3. 4. 5. 6. 7. 8.

SUSUNAN KEUTAMAAN SUSUNAN TEMPAT DUDUK KETIBAAN DAN KEPULANGAN SUSUNAN DAN KIBARAN BENDERA PANGGILAN HORMAT (Honorific) PEGAWAI PERHUBUNGAN TERTIB PERPAKAIAN FORMAT JAMUAN DAN TERTIB MENJAMU HIDANGAN
35

Jenis Majlis Sosial dan Rasmi

1. -

KOKTEL Majlis tidak rasmi Biasanya diadakan dalam tempoh 2 jam antara jam 5 hingga 7 petang atau 8.30 hingga 10.00 malam Pakaian adalah pakaian kerja atau batik dan pakaian wanita yang sederhana
36

Jenis Majlis Sosial dan Rasmi

Koktel Minuman ialah hidangan utama dalam majlis ini Makanan ringan sahaja dan dihidangkan hanya piring-piring kecil Tujuan mengadakan koktel bukan untuk meraikan seseorang kenamaan tetapi meraikan kesemua tetamu yang dijemput, oleh itu ketibaan seseorang tetamu tidak ditetapkan Tetamu digalakkan berbual dengan tetamu lain
37

Jenis Majlis Sosial dan Rasmi

Koktel Boleh tiba dalam lingkungan masa yang ditetapkan dan balik bila-bila masa Jika tiba tepat waktunya hendaklah berjumpa dengan tuan rumah Jika lewat sedikit bolehlah menemui tuan rumah apabila hendak balik
38

Jenis Majlis Sosial dan Rasmi

2. -

KOKTEL BUFET Lebih formal Untuk perasmian sesuatu persidangan Untuk memberi penghormatan kepada seseorang yang menjadi tetamu khas atau tetamu utama dalam majlis tersebut Bagi memperingati sesuatu peristiwa
39

Jenis Majlis Sosial dan Rasmi

3. RESEPSI Majlis rasmi Oleh kedutaan negara-negara asing Di hotel-hotel atau ditempat kediaman duta-duta besar Ulang tahun kemerdekaan bagi warga negaranya Wakil Malaysia boleh memakai pakaian lounge suit / baju kebangsaan / baju batik berlengan panjang
40

Jenis Majlis Sosial dan Rasmi

3. BUFET Membolehkan tetamu beramah dengan tuan rumah dan tetamu lain disamping menjamu selera Lebih ramai tetamu diundang Hidangan makanan diletakkan di meja utama manakala pencuci mulut dan air diletakkan di meja lain Tempat duduk bebas dan jamuan berbentuk kurang formal
41

Jenis Majlis Sosial dan Rasmi

3.
-

BUFET Ambil makanan secukupnya terlebih dahulu selepas itu boleh diulang dua atau tiga kali Jangan berada terlalu lama di meja hidangan Gunakan sudu atau senduk yang telah disediakan untuk mengambil makanan Sebelum mengambil makanan tambahan, pastikan semua tetamu telah mengambil makanan mereka Selepas makan,tangan dibasuh dan dilap dengan tuala yang disediakan jika makan dengan tangan
42

Jenis Majlis Sosial dan Rasmi

4. BARBEQUE Jemputan adalah terhad memandangkan masa masak makanan yang agak lama Makanan sampingan dan minuman disediakan dahulu dan makanan utama dimasak semasa majlis berjalan Lebih mementingkan pergualan daripada makanan yang dihidangkan
43

Jenis Majlis Sosial dan Rasmi

4. BARBEQUE Diadakan di luar bangunan yang mempunyai pengudaraan yang baik Tempat membakar (grill) daging diletakkan di bahagian tepi agar asap tidak mengganggu tetamu Untuk mengelakkan tetamu menunggu lama, hidangan bolehlah dibakar terlebih dahulu sehingga setengah masak terutamanya hidangan jenis daging
44

MERAIKAN TETAMU DI LUAR

SEBAGAI TUAN RUMAH Tentukan para jemputan dan bilangan agar mudah membuat tempahan makanan Jenis menu hendak dijamu ditentukan Pilih tempat yang senang dituju dengan mengambil kira keselesaan tetamu
45

MERAIKAN TETAMU DI LUAR

SEBAGAI TETAMU Tiba pada masa yang ditetapkan Jika menu pilih sendiri, jangan memilih yang mahal sangat dan berlebihan Pesan makanan setelah dijemput terdahulu oleh tuan rumah Minuman hendaklah kepada dua gelas sahaja Ucap terima kasih kepada tuan rumah
46

TERTIB MENGHADIRI MAJLIS

47

TINDAKAN MENERIMA KAD JEMPUTAN

Baca kad jemputan serta merta apabila menerimanya Fahami tujuan majlis Teliti tarikh, hari dan masa Tahu tempat majlis diadakan Teliti syarat berpakaian

48

TINDAKAN MENERIMA KAD JEMPUTAN

Buat keputusan kehadiran dan jawab segera Jika bersetuju untuk menghadiri majlis buat catatan dalam diari atau papan tindakan Simpan kad dengan selamat Buat panggilan kepada panganjur jika keterangan lanjut diperlukan
49

PERSIAPAN DIRI

Maklumkan kepada penganjur jika ada perubahan Sediakan segala kelengkapan diri dan kemudahan yang diperlukan untuk menghadiri majlis tersebut dan patuhi adab berpakaian Tinjau tempat majlis, jika perlu
50

HARI MAJLIS

AWAS !
Jangan hadir jika telah menjawab TIDAK HADIR

51

HARI MAJLIS
Masa Ketibaan

Sampai lebih awal, sekurang-kurangnya 15 minit sebelum ketibaan dif kehormat Patuhi arahan lalu lintas, ikut jalan masuk yang ditentukan dan masuk dewan melalui pintu masuk utama

(main entrance)

52

HARI MAJLIS
Masa Ketibaan

Tentukan tempat duduk anda Duduk dengan penuh tertib dan selesakan diri dengan minuman yang disediakan Bergaul mesra dengan tetamu-tetamu lain sebelum majlis bermula dan jaga peradaban diri
53

HARI MAJLIS
Masa Bermula

Ikut arahan/pengumuman yang dibuat oleh pengacara Bangun berdiri hormat jika pengumuman ketibaan dif kehormat dibuat Duduk hanya apabila dif kehormat telah mengambil tempatnya
54

HARI MAJLIS
Masa Bermula

Tertib dan bersopan ketika majlis sedang berjalan Jangan bercakap ketika ucapan sedang berlangsung Apabila menjamu selera jaga adab dan tertib di meja makan
55

HARI MAJLIS
Majlis Tamat

Sebelum meninggalkan dewan majlis pastikan segala kelengkapan yang dibawa atau yang dipakai, dibawa pulang bersama Ikut arahan yang ditetapkan

56

HARI MAJLIS
Majlis Tamat

Berdiri mengadap tetamu kehormat Tinggalkan dewan majlis dengan sopan sebaik-baiknya selepas tetamu kehormat keluar meninggalkan majlis

57

21 TABIAT NEGATIF DAN

KERENAH JEMPUTAN DAN TETAMU MAJLIS

1.
Kurang menghargai undangan

Hilang kad jemputan - Terlupa undangan - Lambat menjawab - Tidak menjawab

58

21 TABIAT NEGATIF DAN KERENAH TETAMU MAJLIS

Tetamu kehormat lewat sampai Jawab tidak hadir tetapi hadir Jawab hadir tetapi tidak hadir Jawab hadir berpasangan tetapi datang berseorangan 6. Jawab hadir seorang tetapi datang berpasangan 7. Jemputan berseorangan tetapi datang dengan rombongan
2. 3. 4. 5.
59

21 TABIAT NEGATIF DAN KERENAH TETAMU MAJLIS

Sampai setelah majlis bermula Tidak membawa kad jemputan Pakaian tidak betul Melanggar arahan pengawal lalu lintas Tidak mengikut arahan penyambut tetamu Duduk di tempat orang lain kerana ingin bersama rakan 14. Sengaja menukar tempat duduk kerana tidak selesa dengan orang di meja yang sama
8. 9. 10. 11. 12. 13.
60

21 TABIAT NEGATIF DAN KERENAH TETAMU MAJLIS

15. Menuntut penghormatan 16. Tidak mengawal nada suara yang tinggi 17. Tidak bergaul dan bersendirian di suatu 18. 19. 20. 21.

sudut Melanggar tertib majlis semasa ucapan disampaikan Membawa balik peralatan jamuan Meninggalkan majlis sebelum tetamu kehormat Meninggalkan majlis sebelum majlis tamat
61

KONSEP KETERAMPILAN DIRI

Keterampilan diri pada dasarnya ialah gambaran keseimbangan dua komposis kemahiran tingkah laku atau pembawakan diri yang terdapat pada diri seseorang individu, iaitu personal image dan professional image.

62

DIMENSI PENAMPILAN DIRI

Perkara Yang Bisu Tetapi Boleh Dilihat Kemasan dan Kesesuaian Tatahias (grooming

and dressing)

Perkara Yang Dilaku dan Dituturkan Hemah Penggayaan Diri (manners and

etiquette)

Perkara Yang Boleh Dilihat dan Dihidu Pengurusan Kebersihan dan Kesihatan

(hygiene management)

63

KESIHATAN,KEBERSIHAN & KESELAMATAN

Aspek ini amat penting, aspek ini menggambarkan sikap seseorang itu ketika memberi keutamaan kepada pengurusan dirinya. i. Bahagian kepala dan muka ii. Bahagian badan dan tangan iii.Bahagian punggung dan kaki
64

RUMUSAN

Protokol merupakan peraturan-peraturan yang telah diterima pakai oleh semua pihak, namum ramai yang menganggapnya tidak penting. Pengetahuan protokol penting kerana pengetahuan ini boleh membawa seseorang kepada suatu tahap hidup yang sempurna dalam sesuatu kelompok masyarakat. Etika sosial merupakan peraturan tingkah laku yang sopan. Protokol dan etiket membantu diri seseorang meningkatkan citra dan ini menampakkan keperibadian yang positif dan baik.

65

66

TERIMA KASIH

67