Dokument menadžment sistemi – DMS

• Sistem za upravljanje dokumentacijom ili DMS (skraćenica od engleskog

termina Document Management System) u informatičkom smislu, je softver
koji se koristi za skladištenje elektronskih dokumenata i skeniranih papirnih
dokumenata, kao i za praćenje dokumenata kroz njihov životni ciklus.

• DMS služi za skeniranje, upravljanje i arhiviranje papirnih i elektronskih

dokumenata.

• Razvoj DMS sistema je otpočeo 80 – tih godina, a prvi sistemi su predstavljali

softver pomoću koga se upravljalo papirnatim dokumentima.

• Kasnije se razvijaju sistemi koji upravljaju i elektronskim dokumentima.

Potreba za uvođenjem DMS-a

• Spora administracija
• Spora komunikacija među
sektorima
• Gubljenje dokumenata
• Zaposleni troše između 5% i 15%
svog vremena na čitanje
informacija i do 50% na traženje
tih istih informacija
• Gomilanje papirnate
dokumentacije
Prednosti DMS - a

• Oslobađa se fizički prostor – manje

papira i registratora
• Sigurniji backup, povećana sigurnost i
bezbjednost informacija
• Digitalna arhiva i centralizovana
lokacija dokumenata
• Lakša pretraga digitalne arhive
• Bolja podjela poslova
• Standardizacija poslovanja
• Transparentni slijed dokumentacije
Komponente DMS sistema
• Metapodaci (datum kad je dokument postavljen, identitet osobe koja
ga je postavila);
• Integracija sa drugim aplikacijama kako bi korisnicima olakšali pristup
dokumentima;
• OCR (Optical Character Recognition) - prevođenje skeniranih
dokumenata u formu pogodnu za dalju digitalnu obradu;
• Validacija podataka - provjera grešaka na dokumentima, nedostajući
potpisi, pogrešno napisana imena, te predlaže korekcije u realnom
vremenu;
• Indeksiranje - koristi se za optimizaciju pretraživanja i ponovnog
otvaranja elektronskih dokumenata, kao i njihovo naknadno korištenje.
• Pretraživanje - iako DMS-i predstavljaju mnogo više od obične mašine
za pretragu podataka, krajnje performanse cijelog DMS-a su definisane
upravo sposobnošću brzog pronalaženja traženih dokumenata ;
• Skladištenje ili storage podataka;
• Dohvat - podrazumijeva povlačenje elektronskih dokumenata iz
prostora za skladištenje tj. pohranu dokumenata;
• Sigurnost - DMS sistemi imaju modul za upravljanje pravima na
aplikaciji, gdje administrator dodjeljuje zaposlenicima ili grupama
pristup dokumentima, zavisno kojoj grupi pripadaju;
• Verzije dokumenata - Određivanje verzije je proces pri kojemu se
dokumenti označavaju prilikom stvaranja, uređivanja ili brisanja kako
bi se znalo kada je i ko napravio neku radnju, te kako bi se zadnja
radnja ili bilo koja prethodna mogla poništiti.
Životni ciklus dokumenata u dokument menadžment sistemu

• Inicijalizacija dokumenta;
• Identifikacija dokumenta;
• Klasifikacija dokumenta;
• Faza pripreme dokumenta;
• Uspostavljanje dokumenta;
• Faza korištenja dokumenta ;
• Distribucija dokumenta ;
• Revizija dokumenta ;
• Izmjena sadržaja dokumenta ;
• Arhiviranje;
• Brisanje dokumenta.
Implementacija DMS sistema
• Lokacija: Gdje će se čuvati dokumenti?
• Skladištenje podataka: Kako će dokumenti biti popunjavani?
• Pronalaženje: Kako će se pretraživati dokumenti?
• Sigurnost: Na koji način će dokumenti biti sigurni? Nepogode: Kako će se
dokumenta povratiti u slučaju uništenja od požara, poplave ili prirodne katastrofe?
• Vrijeme čuvanja: Koliko dugo je potrebno čuvati dokumente?
• Arhiviranje: Kako čuvati dokumente tako da se mogu ponovo čitati?
• Distribucija: Kako omogućiti da dokumenti budu dostupni svima kojima su
potrebna?
• Tok rada (eng. workflow): Ako je potrebno dokumente proslijediti od jedne do
druge osobe, koja pravila treba poštovati?
• Kreiranje: Kako se kreiraju dokumenti?
Zaključak

• Prednosti koje predstavljaju konkretan rezultat uvođenja DMS sistema u

poslovanje nekog preduzeća su brojne. Neke od njih su mjerljive i mogu se
izračunati direktne uštede u vremenu rada, smanjenju troškova, povećanju
efikasnosti poslovanja i sve to kvantifikovati kroz određene pokazatelje
uspješnosti poslovanja.
• Mnoge tehno-ekonomske analize su dokazale da se uložena sredstva u sistem za
upravljanje dokumentacijom povrate u prosjeku u periodu od 2,5 godine, dok se
u petogodišnjem periodu ostvari ušteda u visini uložene investicije.
• Neke prednosti se ne mogu direktno mjeriti, ali značajno doprinose koncentraciji
i uređenju skupova informacija o poslovanju, podizanju organizacione
sposobnosti preduzeća, konkurentske prednosti, nivoa zadovoljstva poslovnih
partnera i zaposlenih i uopšte podizanju opšteg imidža preduzeća.