認識公函

作用
公函就是個人與團體或者機構
團體之間，因為要解決行政公
務上的種種問題而使用的往來
信件。
 公函的種類
從對象分類，公函可分為三類。
1. 上行公函：下級機關對上級機關所用的
函件
2. 平行公函：彼此以平等地位洽商事務的
函件
3. 下行公函：上級機關對直屬下級機關所
用的函件
上行公函

學生會主席
致函學校
平行公函

學校與學校之間
的往來信件
 下行公函

老師致函
學校的學會主席
確定公函的種類有利於擬定內容及措詞。

上行公函 措詞誠懇有禮、
平行公函 不卑不亢。
下行公函： 措詞同樣誠懇有禮、
扼要明確，但不可
咄咄逼人。
 公函格式 --- 常見的兩種格式
類別 〈一〉 〈二〉
格式
上款 / 職銜 + 姓名 +( 知照語 ) 用「敬啟者」、「敬覆者」
稱謂 例：中文學會主席陳向華 ( 台鑑 ) ：等用語開頭，上款挪到信末。

正文 內容具體明確，可用列點形式表達
祝福語 具備祝頌語 省略祝頌語。「此致」收束全
文，把上款挪到信末。
例：
「此致」 / 「此覆」
中文學會主席陳向華
署名 ( 自稱 ) + 姓名 + ( 啟告語 ) 例：會員 XXX 謹啟
日期 年、月、日另行頂格全寫
比較傳統的書信寫法，會在稱謂之後加上
知照語，並在署名之後，加上啟告語。它
們都是表示尊重的敬辭。
這些成分在近代的書信裏已逐漸省略不
用。不過，在比較嚴肅、鄭重的情況下，
我們可以考慮採用這種寫法。
由於傳統書信重視受文者與發文者之間的
親疏尊卑關係，因此一般會按雙方的關係
選用不同的用語。
 知照語
例子：
關係 知照語
對上級或一般人士 鈞鑒、大鑒、
台鑒
對宗教及教育界人士 道鑒、清鑒

知照語一般放於稱謂之後，如：「林主任台鑒」
 啟告語
例子：
情況 啟告語
一般 啟、敬啟、謹啟、
敬上
覆信 謹覆、敬覆

啟告語一般放於發文者的署名之後，如：「讀者張大文謹
啟」
 公函空白格式範例 ( 一 )
收信人職銜 + 姓名
稱謂語 +( 知照語 )+ 冒號
「
行文」祝
入結等」、
兩束字「
置寫順
另正頌

格位可
或在
正文
祝 發信人自稱 +
姓名 +( 啟告
祝頌語 語)
另
格行
頂

發文者姓名
年、月、日另
日期 行頂格全寫
XXX 快餐店公關部經理：
十月十一日 ( 星期一 ) 晚上七時，我在 貴快
餐店金鐘分店內排隊等候領取食物時，發現你們一
位姓林的職員用同一雙手接觸生、熟食物，而且工
作時沒有戴上手套。我當時立即向這位職員投訴，
但他態度囂張，反過來指我小題大作，吹毛求疵。
　　你們應該知道飲食行業十分注意食物衛生。希
望你們能為食客的健康設想，督促有關職員，改善
服務。祝
台安　　　　　　　　　　　　　　　　　
顧客李向華啟
二零零七年十月十三日
聯絡電話：二二三四四五六七　
 不
人用
公函空白格式範例 ( 二 )
的寫
姓收
名信 敬啟者：
正文

可寫在正文的
結束位置或另
銜收
信
姓人
名職

此致 行入兩格
+
稱謂語 發信人自稱 +
發文者姓名姓名 +( 啟告
語)
行年、
格月、
寫日
另

日期
頂
全
敬啟者：本人於十月十一日（星期一）於 貴快餐店金鐘
分店排隊等待領取食物之際，見　店內一名姓林的職員
用同一雙手接觸生、熟食物，並且沒有戴上手套工作。
當時，本人立即投訴，以示不滿，不料該名職員態度囂
張，反過來指本人小題大作，吹毛求疵。
　　貴公司應知食物衛生對食客尤為重要。冀　貴公
司能以食客的健康為念，督促有關職員，改善服務。
此致
ＸＸＸ快餐店公關部經理　　　　　　　　　　　　
　　　　　
顧客李向華啟
二零零七年十月十三日
聯絡電話：二二三四四五六七
 注意事
項
 內容
發函的目的在於交代
事情，故公函的內容
宜具體、明晰，能有
效、準確地交代事情。
 組織
有條理，井然有序，
讓收信人看過後可以
一目了然。
 行文
因應不同發函目的，不同的
作者和閱讀對象，行文會有
些變化。但是總要大方得
體，誠懇有禮。
 常用詞語
稱自己：我、本人
稱對方：您、閣下、先生、台端
稱對方機構：貴公司、貴校、貴廠
稱己方機構：敝公司、敝校、本人的公司
稱對方意見：高見、偉論
稱己方意見：愚見、淺見
 格式
準確掌握公函的格式，
不要弄錯發信人及收
信人的姓名及擺放的
位置。
完