中文傳意：現代實用文書 高級中國語文

中文傳意：現代實用文書

一、甚麼是傳意？

「傳意」即「傳遞信息」
。人類傳情達意是社交行為，是互相傳遞和交換符號或信息的系
統和過程。「傳遞」可以是單一的，或連續的；是單向的輸出、雙向的溝通，甚至多向的交
「信息」可能涉及事情、思想、情感、交際；1傳意活動的過程包含傳意者、受意者、信息、
流。
傳意方式(例如：傳意工具和媒介)、傳意環境、傳意功能及果效幾項要素。在特定的傳意環
境下，傳意者組織信息，然後利用某種工具或途徑以特定形式向受意者發出信息，受意者
通過傳意工具接收、理解、分析信息，最終作出回應。在整個傳意過程中，任何部分都互相
關連，可以影響傳意過程，決定傳意的成效。例如，傳意成效可能受傳意者和受意者之經
驗和知覺觀感影響，無論是信息輸出者或信息接收者，他們的社會背景(種族、地域、年齡
性別、職業、階層、社會角色等)、個體特質(性格、思想、教育程度、文化或知識水平、修養、興
趣、經驗、宗教信仰等)、心理狀態(傳意動機、需求、情緒、想像、態度等)，都直接或間接影
響他們對信息的表達、理解、分析、評估、回應，使傳意過程和效果產生微妙的變化。2

二、語文傳意功能

無論傳意工具是何種語文，其理論、規律、技巧、原則、要求、目的是相通的。人類除了
使用語文作為傳意工具或媒介外，還會運用圖形、影像、音樂、手勢、眼神、表情、姿態、訊號
電碼等作為傳意媒介，又或混合使用。除了人與人之間、群體與群體之間的信息傳遞，傳
意往往包括思想、消息、感情、態度的交流──傳遞、接收、回饋等──以達到互相影響、協
調和分享的目的和功能。輸出信息的一方利用語文把信息編碼，再傳輸出去，由接收信息
者在接碼後再用同一種語言來解碼，從而詮釋信息。在現代社會，語言始終是人類溝通交
際、傳情達意最重要、最嚴密、最穩定的主要符號體系，作為普遍使用的傳意工具，語言是
信息的載體，傳受雙方只有對信息的載體取得共識才能進行有效的交流。3一個詞在不同地
域、不同行業、不同文化背景、不同語言環境可能有不同的含義或感情色彩，例如：內地公
文常使用「同志」之稱謂，但這詞不適用於港、澳、台，香港用「同志」代表同性戀者之間的
稱呼，這是地區性的用法。

1
李家樹：〈漢語特性與中文傳意〉，見李家樹、謝耀基：《漢語的特性和運用》 (香港：香港大學出版社，
1999年)，頁5。
2
參任伯江：《教育、傳意、科技》(香港：香港浸會學院校外進修部，1987 年)，頁 44。
3
見張志公：〈序〉，收入程祥徽：《語言與傳意》(香港：海峰出版社，1996 年)，頁 1。

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隨著社會不斷發展，人與人之間的接觸愈來愈頻繁，注意傳意成效的中文書寫有助如
何有效地、準確地傳意，能夠促進學習、加快工作效率、建立良好的人際關係、贏取合作和
信任。

三、實用文書之特色

1. 應用文、公文、實用文書

應用文體的名稱源於南宋張侃《跋陳後山再任校官謝啟》：「駢四儷六，特應用文耳。」
清劉熙載《藝概‧文概》：「辭命體，推之即可為一切應用文。應用文有上行，有平行，有
下行。重其辭乃所以重其實也。」辭命就是古代列國之間使者聘問應對之辭。所有具交際實
用目的的文體一直以來都叫應用文。應用文包含公務文書和私務文書，例如：書信、通告、
啟事、公文、公函、柬帖、規章等。社會事務愈複雜，為了配合社會的需求，社會產生不同的
應用體式。實用文的名稱出現初期，一般人以為兩者互通。其實實用文除應用文範圍內的
文體外，還包括廣告、新聞稿、商品說明、合作同意書，甚至標語、口號、問卷、法律文書、
軍用文書等，一般所指範圍較大。公文就是公務文件，相對於私人文件，範圍及對象不同。
香港經常用「公文」一詞代表政府的發布的文書。文書則概指一切與事務有關的書面文字。
學者多認為實用文是藝術文相對應而言的文種4，範圍比傳統講的應用文廣泛。

實用文書從語體學的角度來分析屬於實用語體，與藝術語體是不同的功能語體。語體
(register)是二十世紀五十年代才出現的現代語言學的重要概念。人類運用言語在特定的語
言環境(語境)下進行交際活動，語境影響語言的使用；簡單來說，語體即語言功能變體，
是語言體式。人和作者在特定的語言環境，根據交際範圍、目的、對象的不同，使用不同的
語言材料(語音、詞語、修辭、句式等)，構成特定的語用功能的語言體系。語體和文體的區
別在於：

 語體是話語依據語言環境的功能分類而非體裁格式；
 文體的範圍只包括書面語，語體也包括口語運用。
 文體和語體並不是對應的。一種語體往往包含多種文體，文體以形式分類，語體以話
語在語言環境的功能來分類。
語體的分類頗有分歧，李熙宗提出書面語體比較為人接受的分類如下：

 公文事務語體
 政論語體
4
裴顯生：〈現代應用文研究中的幾個問題〉，收入李學銘：《大專教學寫作研究集刊》(香港：香港理工大
學中文及雙語學系，1998 年)，頁 111-117。

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 科技語體
 文藝語體
 專業語體5

其中公文事務語體或稱為應用語體，或實用語體，其特點是以實用傳意為目的。用詞和句
式有較嚴格的要求，講求明確簡潔完善。實用文書屬於實用語體，運用傳意理論有助掌握
實用文書的功能和傳意效率。

2. 比較應用文與運用現代傳意

應用文 運用現代傳意的實用語體

範圍  以實用為目的  以明確傳意功能為目的
 著重格式  配合傳意理論、強調實效實務
 個人書信+事務書信  書面傳意+口頭傳意
 書面的實用文書注重語境及語言策略

手法  著重體裁格式  著重運用策略以達到傳意目的

傳統應用文的學習著重格式，其寫作的創作空間較少，規定較多，但實用文書則更著
重語言的功能，用詞及格式乃為配合社交的需要和語境而設，若下筆時單把應用文的示例
改頭換面，加上相關的資料，依樣葫蘆照樣抄錄，暫時或可應付過去，但社會事務變化萬
千，這種處理方法實在不敷應用，尤其是游說、交涉、商議、交際等語體，並無劃一信例可
循。實際語境中不少實用文書，語言運用須顧及交際功能、傳意目的及實務成效，要語言
發揮到最佳效果，必須掌握中文傳意的理論與應用。

四、現代實用文書格式

隨不同功能語體產生不同文體，文體又產生約定俗成格式。為了有效地處理不同的事
務，大家運用不同的格式和用語，避免產生誤會。形式要因應需要而靈活變化，要了解用
語或格式的意義及作用以便視乎情況來變通。若不懂其義不宜硬生生直接抄錄參考書的引
5
李熙宗：〈文體與語體的分類關係〉，收入程祥徽、黎運漢編：《語言風格論集》(南京：南京大學出版社，
1994 年)，頁 161-169。

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例，否則容易引起誤會或鬧出笑話。以下介紹常見的現代文書格式，分析其格式的應用，
以助處理不同語境下的文書：

標準公函式

啟首語 敬啟者：

標 題 服務申請事宜

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXX
正 文 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 。

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
此致 此致 。
XXXXX
受文者 巫始仁先生
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
發文者 XXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
香江公司營業部經理
啟告語 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
賈新勳。謹啟
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXX 。
日期 XXXX 年 X 月 X
日

簡介：
 這是一種很「工整」的標準公函，以白話書寫，以分段來安排重點。
受文者 巫始仁先生：
生：
 受文者及發文者都在正文之後，無祝頌語，帶有公事公辦的立場。
 這類格式普遍適用於較
標 題 ( 可略去 ) 「官方」的事務書信，如機構內部信件、公司與公司之間的往
服務申請事宜

來，或純粹的商業文書，只是業務往還。另外，這亦適合發給公營機構或政府部門，
受文者是機構或公司而非個人，也可用於不清楚受文者的時候。
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXX
 此類格式通常不適用於具交際功能的書信，如求職信、邀請信、致謝信、覆投訴信等
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 。
正 文
等。 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
私函式 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
祝 。
XXXXX
祝頌語 ( 可略 生活愉快！
去) XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
發文者 XXXXXXXXX
香江公司營業部經理
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
署名 ( 可略 賈新勳。
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
去) 賈新勳 謹啟
啟告語 58 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXX 。
日期 XXXX 年 X 月 X
日
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簡介：
 商業文書使用這種私函式，既表現莊重，又不失親切感。
 受文者在正文之前，發文者在正文之後，內容以白話分段書寫，並視乎情況使用祝
頌語。
 上款應詳細列明受文者資料，如「耀華公司人事部巫始仁經理」或「耀華公司人事部
經理巫始仁先生」。為加強敬意，上款亦可帶提稱語，如「台鑒」、「大鑒」等，但注
意用語必須恰當。如受文者資料不詳，則可以「執事先生」稱呼對方。
 下款應詳細列明發文者資料，並按情況加上署名，以顯誠意。
 抬頭可用可不用，視乎發文者需要。
 私函式較適用於具交際功能的書信，如推廣信、解釋澄清信等。若收信人代表公司
服務申請事宜
標 題 ( 可略去 )
收信，或雙方有待發展關係，亦適合使用。
受文者 巫始仁先生雅鑒，敬啟者：
XXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 。
正 文 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
較莊重的私函式
祝頌語 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXX 。耑此，敬候
時安

發文者 香江公司營業部經理

署名
賈新勳
賈新勳 謹啟
啟告語
59

日期 XXXX 年 X 月 X
日
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簡介：
 這是一種文言成分較重的文書，較為適合發給歷史悠久的機構或尊長輩。
 受文者在正文之前，發文者在正文之後，不分段。
 上款帶提稱語及啟事語，加強表達對收文者的尊敬。有時只採用提稱語，也收莊重
尊敬之效。
 由於不分段，宜運用抬頭，讓信中各重點如分段般有系統地表達，兼且疏密有度。
 由於此類書信文言成分較重，好處是可一顯發文者文采，但筆力稱弱者宜改用其他
格式。

五、現代實用文書的傳意策略

綜合實用書信的寫作流程，一般步驟大概如下：

a. 先訂下傳意目的；

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b. 分析受文者與發文者的關係及身分；
c. 再按其他寫作環境因素制訂傳意策略，包括傳意功能、媒體及傳意重點；
d. 安排全文結構，並注意格式。

1. 確立清晰傳意目的

釐清溝通目的是有效傳意的第一步。發文者執筆前，必先訂定傳意目的，才可以因應
需要設計信息和選擇溝通渠道。有效的目的是最後期望受文者有何思想或行動上的改變，
以達到實效的目的。確立目的愈具體愈清晰仔細愈好，考慮目的可從兩方面入手：

即時目的─從內容來界定：
 關係方面，例如：請柬、致謝信、問候信、道歉
 知照性質(提供資訊／知會對方)，例如：通知書、聘書、婉拒、重申、解釋
 游說目的，例如：邀請信、應徴信、募捐、澄清、投訴信、處理投訴
 事務類(要求／請求提供資訊)，例如：稅務、查詢、覆查詢、會議通知書

長遠目的：
 為公司建立或保持良好的聲譽和形象；
 初步建立關係並期望發展良好關係；
 增加或保障公司產品（包括製成品和服務）的銷路。

上述的幾種目的並不互相排斥，一封書信針對兩個或以上的目的是常見的事，寫作時
宜多參考上述各點，以便掌握不同的寫作目的。目的和信息不同，明確的目的有助釐定恰
當的信息，例如：十分期待收信人出席的邀請信和禮貌上發請柬以保持友好關係的實用文
書所載的信息不同；前者需要鼓勵收信人應約，並對受邀活動產生興趣，後者可能一式多
份，務求大方簡約，日期時間地點等重要資料必須詳盡正確，景仰之詞則可省去，注意禮
貌，以維持或促進關係為目的(可參「現代文書的寫作要點──明確、完善、恰當」例子)。

2. 分析受文者與發文者的關係及身分

發文者與受文者的身分及相互關係是傳意的語境部分，而關係建基於利益、彼此的權
利及義務、友誼、身分，或其他因素，如從屬、尊卑、平行、下行等關係，均影響實用文書的
書寫。

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一般而言，傳意關係基於事務而建立，須注意以下事項：

 稱謂：
人與人之間的稱呼反映相熟程度，若使用不當，可以引起受文者負面感受，阻礙傳意
的效能。例如：收信人是張三經理，按與收信人的關係，依次遞增其親密相熟程度排
列稱謂如下，當中亦反映收信人與發信人是純粹事務上的關係還是有私下的友情：
 張三先生
 張三經理、張經理
 張三
 張兄、三哥
 阿三、老張、小張

如果關係密切，不會以全名稱呼，連標示階級身分的稱謂也省去。如無血緣關係，有
時向對方稱兄、姊不代表對方輩份真的比己方高，加上兄、姊只拉近雙方距離，表示友好。
如果以全名加上職銜稱呼，代表這次傳意為商務或事務性質，不涉個人私事。若下屬稱上
司，或晚輩稱長輩，為表尊敬，職銜前通常不寫全名。直呼其名而不加職銜，除非是校內
同學，或私交甚篤，一般事務往來甚少運用。

 禮貌的程度：
愈有禮貌的方式，造句愈委婉，表達方式愈不直接。例如提出要求時，加上原委，無
論對方是否答應，也為對方花時間考慮而預表謝意，期望他日仍有合作機會。

 敬謙詞：
中國是禮義之邦，現代漢語中仍保留很多表達謙敬意義的語詞。這些敬謙詞雖是文言
詞匯，但言簡意賅，典雅高貴，仍然廣泛運用於各書信及社交場合，懂得適當運用有
助給人留下「有修養、有禮貌」的良好印象，亦因此有助發展關係及促進溝通。正確使
用敬謙詞注意三方面：

 以「抑己揚人」為社交通則。
 熟悉各種場合和不同對象使用的敬謙詞。
 準確把握每個敬謙詞的意義和用法。
常見於社交場合及實用文書的敬謙詞：
 開端用「承蒙」即得到的意思。
 用「承示」是得到你指示的意思，表示謙恭有禮的態度，可爭取對方良好的印象。
 「撥冗」即抽出時間的意思，是邀請對方出席的敬詞。
 「惠」這語素用來修飾後面的動詞，是一個表敬副詞，本義是受對方恩惠、好處的

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意思，例如：別人送給自己禮物是「惠贈」，長輩送贈可用「惠賜」，送給別人物
品或相片希望對方保存則用「惠存」。6

3. 媒體及傳意重點

a. 直接發送的書信：現在通訊網絡方便快捷，很多書信也可通過電郵發送，但有時為
表體面及莊重，也需要正式用郵遞的方法通信。例如：以機構的負責人寄送邀請信，
能表示對受邀人的誠意及尊重。

b. 公開書信：顧客或市民藉公眾媒體報刊表達不滿，最常見的是去信報章公開事件，
以引起公眾關注，製造輿論壓力。有關機構要解釋、澄清時，除了直接回信給當事
人外，更宜覆信刊於報章，或向傳媒發布公開信或聲明，目的為向公眾澄清，交代
及解釋事件的來龍去脈，重建公司形象。此外，若機構獲贈一筆可觀的捐款或大規
模饋贈，受惠機構也可能選擇把公開銘謝，把致謝信刊登報刊上。

4. 實用文書的結構

尊稱：收信人稱謂宜考慮雙方關係及書信性質。如來信並無署名，
上款
可考慮稱對方為「尊貴的顧客」。
標題不宜過長，多為具定語之名詞詞組，能扼要地道明來信目的
標題
及書信性質，可放在上款之前或之後。

簡述來信目的。內容應較標題詳細，但不能太冗長。如有利邀請、
游說性質，宜先吸引收文者注意，或建立信任關係開始。如帶負面
開首段 信息，如拒絕或澄清誤會，宜先傳遞一些較易接受或中性的信息
作為緩衝，例如讚賞收文者，強調彼此良好的關係。覆信要交代對
方來信日期。

闡述原因或內容，交代主要信息，資料要詳細。如處理事情多於一
主體
項，宜用點列式或分段針對各項一一分析。

6
周探科：〈敬謙詞的誤用〉，收入岑紹基、謝錫金、祁永華合編：《應用文的語言‧語境‧語用》(香港：香
港教育圖書公司，2006 年)，頁 188-196。

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總結內容，積極建立好感，保持關係，維護形象。或鼓勵，或感
結束段 謝，或道歉，或籲請回應。最後提出回應的具體方法，讓收文者依
照指示來回應。

具姓名代表發信人具函，有拉近關係的作用，親筆簽名代表尊重
下款
對方。

日期 事務書信日期宜頂格全寫，以便存案。

六、現代實用文書的寫作要點

1. 用筆經濟、講求語言效率、行文簡潔

都市生活繁忙，講求實效，沒時間看冗長的文字，所以講求用詞精練、句式簡潔清晰、
篇幅扼要精短，選取適當之語詞(雅語、敬詞、文言用詞)更有助文字省淨，讓內容更集中，
表意更直接，方便跟進實行，提高工作效率。例如，邀請嘉賓出席宴會，與其說：「我們
懷著滿腔熱切的期待和深刻的誠意邀請尊貴的你光臨我們的宴會」，不如直接用「敬請光
臨」更省淨莊重。如果拘泥使用白話，採用「如果有相同的地方，不過是巧合罷了」取締大
眾已接受的文言句式「如有雷同，實屬巧合」，倒反減慢溝通效率。若發請柬寫道：「不知
你的意思怎麼樣？十分期待你給予回覆。」也太迂迴了！索性寫「不知尊意如何？盼賜回
音」，既大方得體，又簡潔直接。

程祥徽在《語言風格初探》7一書中曾引錄一封在作文指導書出現的請假信，討論作文
和實用情境寫作之間的分別：

7
程祥徽：《語言風格初探》(香港：三聯書店，1985 年)，頁 9。

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校長先生：
我慚愧地提起筆，寫信給您。
昨天，當我放學回家的時候，本來烈日當空，不料走到中途，突然卻
下了一場大雨，我不能及時走避，給雨水把我淋得渾身濕透。回家以後，就
覺得有點兒冷，媽說我著了涼。吃過晚飯，我開始咳嗽了，醫生說我患了流
行性感冒，要好好地休息。
我知道這一次的病是由於抵抗力太弱引來的，我後悔平日沒有聽從老
師的指導，好好鍛煉身體。今天我暫時不能到學校來上課了。希望過兩天之
後，我能夠痊癒好，就回校補課。而且，今後我要更認真地做早操了。
現在，媽叫我向學校請假兩天，希望你能夠給我批准。
學生×××謹上
×月×日

雖然信中學生語氣親切，態度誠懇，但內容過份詳盡，並不切合語境實效。請病假只
需說明情由，拿出證據 (例如醫生證明)，提出請求，無須敘述著涼經過，無須論證病是由
於抵抗力太弱引致，無須抒發慚愧之情，也無須表示今後認真地做早操的決心。請假信是
實用語體，屬於事務書信。收信人一般是班主任。處理校務的老師工作繁忙，應該寫來言
簡意賅；在語言上有固定的程式、套語；表達上要簡明扼要、準確確切。其實，請假信的傳
意功能包括請假和證明，弄清楚發文者、受文者、傳意功能，數十字便達到目的了。下面試
改寫信例，只用了數十字，務求莊重明確，清楚可靠，合乎體統，而且合情合理，有效協
助校方跟進處理：

XX 班班主任
X 老師：
昨天小兒放學回家途中給雨水淋濕著了涼，今天患上流行性感冒，不
能回校上課，需請病假兩天，現附上醫生證明書，以便查證，謹希批准。

學生×××家長
×××謹上
××××年×月×日

2. 通情達理、大方得體、認識受文者

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現代實用文書著重如何更有效地為特定的溝通或交際需要服務，為達到預期的效果，
雙方關係十分重要，下筆構思如何通過文字使受文者得到應有感受，或親切，或嚴肅鄭重，
或鼓舞，或責備；說甚麼，怎樣說，多說甚麼，少說甚麼，不說甚麼；用甚麼語氣，都要
與特定目的、特定對象配合。避免過於針對個人，要顧及雙方長遠關係。不能官腔打盡，缺
乏情義；或冷漠把公事辦好，卻欠人情味。中國傳統積澱下來的慣常用語，或較典雅的用
詞，或敬詞謙語，能使語調更莊重，有助促進關係。

要有效溝通，信息處理必須顧及受文者的感受。「以受文者為中心」有助建立一種有效
的溝通態度，持這種態度多從受文者出發，處處為受文者著想，而不是以發文者的角度為
中心。傳意最重要的是溝通，即使發文者已講述了自己想表達的意思，受文者卻沒有作出
發文者期望的回應，溝通目的便未能達成。比較以下兩組例句，便發現發文者若不以自我
中心出發，用筆多從受文者的需要和利益考慮，通常會更有實效，甚至收促進關係的果效。

文書性質 以發文者為中心 以受文者為中心

我希望你能出席本會主辦的新春同 誠意邀請閣下蒞臨本會主辦的新春同
邀請
樂日… 樂日…
因你在限期前仍不清還欠款，本行 由於閣下的還款限期已屆，如欲繼續
才會凍結你的戶口。你儘快把所欠 享用本行的各項服務及優惠，煩請儘
澄清
款項交到本行，本行便考慮恢復你 快把所欠款項交到本行，以便本行重
的戶口。 新啟動閣下的戶口。
本公司自知所提供的列車服務有很 本公司所提供的列車服務倘有不足之
多不足之處，班次不足，令顧客不 處，敬請原諒。至於列車班次的問
道歉
滿，對顧客造成打擊，請大家至少 題，本公司必定盡力改善，務求滿足
給公司一個改善的機會。 乘客的需求。
本公司從不退換因人為錯失而遭破 若貨品完整無缺，無人為破壞，本公
婉拒
壞的貨品。 司樂意退換。

3. 明確、完善、恰當

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為了達到預期目的，把要務做好，遣詞用字必須規範正確，句意完整，行文穩妥，通
體明確，使人一看便清楚明白，不必額外費神推敲猜度。有時為免誤會，有時把「一」寫成
「乙」，如「呈交支票一張」寫為「呈交支票乙張」。此外，為確保信息正確，切忌錯字連篇
要避免使用含糊或歧義的語詞，重要資料更要反覆核對。例如，與其寫「必須支付三百元
或以上」，不如寫「最少支付三百元」。解釋錯誤時道：「是打字員打錯了，不是我寫錯了，
他無心打錯，我也無心寫錯，請你原諒。」意思累贅，影響讀者理解，不如改為：「此乃手
民之誤，屬無心之失，敬請海涵。」傳意效果更明確。傳意功能須設想周到，切情切理，才
能做到完善，發揮最大的效用。

信息能否傳遞，發信者必須提供足夠的資料，以免浪費溝通的時間和資源，或因信息
不足產生誤會，及至發現錯誤時才更正或補充，將招致無謂的損失，費時失事。

以下試分析請柬和邀請信有何不同。兩種的邀請方法，發文者如何處理信息，才可以
做到明確完善，把信息完整地傳遞。

謹訂於二零一二年十月十日（星期日）上午十時正假香
港會議展覽中心新翼三樓舉行傢俬展覽會
敬希
惠臨指教
新莊傢俬敬約
如蒙 撥冗　
敬請 賜覆

回執
本人將 □出席
□ 不克出席

二○一二年十月十日新莊傢俬展覽會。

姓名：
公司名稱：
聯絡電話：
(敬請於九月三十日前賜覆)

大明廣告公司

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陳慕思董事總經理：

邀請主持傢俬展覽剪綵儀式及致詞

  本公司謹定於二零一二年十月十日（星期日）上午十時正假香港會議展
覽中心新翼三樓舉行一年一度的傢俬展覽，隆重向各界人士介紹本公司最新
推出的傢俬產品。

素仰 貴公司在廣告界享負盛名，與本公司業務關係密切，現專函誠邀
閣下屆時出席，擔任特別嘉賓，主持開幕剪綵儀式及致開幕詞。倘蒙 答允蒞
臨指教，定必為是次活動生色不少。未知 閣下能否撥冗出席，如蒙 賜覆，
請致電本人，電話號碼：1234 1234。本人亦將於日內與 閣下聯絡，佇領
佳音。耑此，順頌

商祺

新莊傢俬主席

韓美華
韓美華 謹啟

二零一二年八月十日

4. 審慎處理負面信息

於商業傳意中，保持雙方的良好關係是最重要的。有時為了顧全雙方的關係，即使要
傳遞不討好的信息，也不一定單刀直入，措詞應盡量婉轉，以期保障雙方長遠的利益。為
減少負面消息對對方的影響，發文者宜適當地包裝資料，安排較理想的內容次序。方法是
將負面消息放於中性與正面消息之中，讓負面消息得以淡化。如拒絕別人的邀請時，為避
免使人不快，可在開頭部份向對方表示感激和欣賞，這樣會有利扭轉信息的基調，建立好
感。這樣，最少可減低信息對雙方關係的破壞程度，甚或幫助己方修補不和諧的關係。

與業務有關的澄清解釋，一般以理智處理，較易得到一個為雙方接受的解決辦法。因
此說理是這類書信的基本內容，應遵守如下的寫作原則：

 態度謹慎，措詞留有餘地：如非己方過失，不須承認錯誤，以免影響公司形象，但

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中文傳意：現代實用文書 高級中國語文

可作禮貌上的致歉，或表示遺憾。就算屬對方過失或須解釋澄清別人對己方的一些誤
會，也不能不顧對方感受，措詞宜留有餘地，少用判斷語，切勿出言嘲弄或指責，否
則最終即使事情順利完結，也容易得失客戶或夥伴，更大的問題是貶損公司形象，結
果還是得不償失。
 力求客觀，以理服人：盡量安排客觀事實作證明，適當運用議論手法說服對方，避
免主觀，這才能較易為對方所接受。如屬澄清解釋信，應清楚交代事情始末，內容必
須具體，理據必須充分，要掌握能說明問題的事實。商業糾紛常因誤會而來，有時即
使表面證據對對方極不利，但未經證實，也不能將罪責放到對方身上。因此，較宜多
列事實，提出疑問，更不應將事情視為絕對，避免把事情弄僵。

不過，也不要為建立關係，花太多篇幅在敘述關係，或使用過長的問候語、過譽且令
人尷尬的讚揚，結果只會適得其反。通常先提與對方有關的事，再交代寫作背景及動機，
多考慮對方感受，顧及禮貌，對收文者表達恰當的敬意，信息便能順利傳達了。

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中文傳意：現代實用文書 高級中國語文

六、實用文書例子討論8：語境與傳意策略及功能

1. 邀請信 甲、邀請表演9
乙、 邀
請 敬賜二 雙賜鴻轟惠利 ，尊教尊陳演病陳 剪
請覆零 安覆，，裁 動 然 夫授夫教晚患大
綵 賜地一 一允尤人音人授會 ，者文
電址三 敬倘時諾 所 之 樂 義 賁 服教敬
：：年 請蒙矣 ， 關芭造演臨廣務授邀
。 ，
34567890

香 九
曾方可生女士台鑒：
賜 共 切
，蕾詣舞高邀 先贊
港月 電 耑襄 妙超蹈 。歌中擬生助
快五 本 此善是技羣 ， 一外於撰表
樂日 人 奉舉以 ， 素曲
誠邀為青年新世代嘉年華剪綵
。 ，專 ，名十席 ，演
街 達
、 均 藝 仰 家 月
八 敬 則誠已術 並及十敬
本公司主辦的「青年新世代嘉年華」，將於九月十五日(星期六)中午十
號 候 竚不邀口成 邀本五啟
仁 候獨請 。碑就
二時三十分假銅鑼灣維多利亞公園舉行。曾女士多年來為香港市民服務，深 地日者
德 千 載 蜚
受市民愛戴，為香港貢獻良多，現誠邀閣下擔任該活動之開幕典禮的剪綵嘉 賢晚：
醫 萬敬道 聲 達
，上本
賓。
院 ，遐
市希 八院
主 民 中，邇 表 時為
席 ， 演至籌
外
今年「青年新世代嘉年華」的主題是「繽紛色彩，帶青年進入新世界」，
洛 共 崇
目的是透過不同的表演及綜合活動，鼓勵青年人遠離不公義的事，建立信 贊十募
好 霑 揚 助
。時
心，為社會貢獻所長。
思 ； ，興
福 建
利 加 乃假長
， 專座期
以
閣下如能抽空來臨嘉年華會並擔任是次的剪綵嘉賓，實令活動榮添色
而 熱 函北病
彩，參與活動的少年也深受鼓舞。如蒙賜覆，不勝感激。聯絡電話：1234
本 心 擬區患
1234。耑此，敬候 港 公 請社醫
仁
時安 德 藝 益
， 區療
醫 壇
， 會輔
院 從 堂助
誠信青年會主席
主 亦 未 舉隊， 10
洛 席 將 後 余超仁
行
洛 傳 人 籌 為謹啟
好 好11 為
， 余超仁
款區
二零一三年二月一日思思 盛 民 綜內
謹 事
， 間 藝長
8
啟
本部份所引全屬坊間/書本例子，僅供同學討論參考。 福 表期
9
書信內容轉引自陳耀南：《應用文概說》（香港：山邊社，1993 年第八版），第二章第三節，頁 82-123。
文句作過改動。此信為書中舉例，所有實用傳意書信在真實情境須用發信人機構用箋寫信，信內書寫電話
使用阿拉伯數字或英語，為方便電腦文書處理，多使用橫排。
10
為表誠意，邀請信宜具發信者個人職銜、姓名及簽署。
11
很多時受邀人事務繁多日理萬機，細心的邀請者往往預早半年甚至更多時間發邀請信，以便對方早日安
排時間應約，再加上大型活動需要提早宣傳，及早確定應約名單為宜。

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2. 致謝信
甲、謝捐款

× × 先生台鑒，敬覆者：

感謝慨捐善款

承蒙 惠來 × × 銀行 A594088 號面額伍仟港元支票乙紙，捐作本會發
展基金，已存妥入檔。 閣下深仁厚德，老安少懷，可敬可佩！除已依章刋
報及攝製瓷相留念外，並隨函奉上汽車銅徽乙個、榮譽贊助人襟章一枚，以
表謝忱，敬祈 哂納。耑此，敬頌
春祺
敬老慈幼協會會長
× × × 鞠躬
二零一三年三月三日

乙、參觀後謝函

敬啟者：

參觀貴廠致謝函

日前本行同仝參觀貴廠，承蒙招待周到，解說詳明，深為銘感！
貴廠管理完善，設備精良，人才鼎盛，是故蜚聲遐邇，可謂實至名歸

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中文傳意：現代實用文書 高級中國語文

矣。耑泐數行，用誌感佩。
此致
× × 製造廠執事先生
× × 文具行經理
× × × 謹啟
二零一三年十月二日

3. 婉拒信

甲、婉拒頭排門票12

(民政事務局信箋)

本署檔號︰ (65) i n PAR(V) 11/ 9/3

來函檔號︰ LV12345678

香港灣仔
皇后大道東900號
空家大廈 10 樓
何必請先生

何先生雅鑒：

閣下大函及演唱會入場券兩張收悉。
閣下盛情邀請，共享雅好，本人敬重不已。惟公職在身，有無福消受之
憾焉。特此璧還門票，再申謝忱。耑此 並候
近祺

民政事務局局長
× × ×
蓋章
二○一三年八月十七日

12
參陳雲：《執正中文》(香港：天窗出版社，2009 年)，頁 156，並作修改。

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中文傳意：現代實用文書 高級中國語文

乙、卻聘
× 經理大鑒：
謝謝你九月一日的聘函。承蒙 錄用，實在十分感激！只是正如我在上
星期會見時告訴 貴公司：我同時申請另外一間商行的職位；而在三天之
前，當我一方面盼望著 貴公司的訊息時，這間商行的聘書已寄來了，而且
限在兩日內答覆，所以我只有接受了他們的聘任。不能追隨效勞，實在抱
歉，敬請 諒鑒。耑此，敬祝
財安
晚
× × × 敬啟
二零一三年九月二日

4. 道歉信

何暢然女士：
覆有關服務建議並致歉
多謝閣下五月四日來信，承示本公司中環分店服務的各項建議。經調查後就有關
問題茲覆如下：
四月二十七日閣下光臨本公司中環分店時，由於正值減價期內，本店貨物深受
歡迎，中環分店內湧現大批顧客，店務繁忙，本公司早已指示店員，顧客試穿衣服
每次以三件為限，以便儘快提供銷售服務。當時服務員阻止閣下將五件衣物同時帶進
更衣室，乃屬履行職責。至於閣下正想步入更衣室之際，突遭一名陳姓職員阻止，並
遭不禮貌對待一事，經查證後發現屬實，為個別員工的過失。該服務員事後已遭分店
主管訓示，向顧客解釋有關措施時，言詞必須有禮，如再犯將被解僱。由此對閣下造
成不便之處，謹此致歉。
本公司一向以顧客為尊，不斷改進服務，服務員態度不正確所造成的錯誤，敬
請閣下海諒。為表誠意，本公司奉贈優惠券兩張，在本年內於本店購物可享七折優
惠，祈請收納。本人保證以後不會有同類事件發生，並感謝閣下來函指出我們的不
足。如閣下對本公司服務有任何疑問，歡迎致電23456789直接與本人聯絡，本公司定

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中文傳意：現代實用文書 高級中國語文

必樂意為閣下提供服務。
祝
生活愉快！
天姿百貨公司公關部經理
李小式
李小式 謹啟
二零一三年五月十日
5. 澄清及解釋

甲、 解釋及澄清：表達公司立場

百般美容公司
Xx街xx號

XX區議會陳澤朝議員辦事處

陳議員：

解釋並請求轉達免費服務詳情

九月八日來信收悉，轉達蔡鳳華女士就本公司顧客瘦身調查一事提出的問題，
並反映意見。經查明後發覺當中有所誤會，乃即時來函澄清事實。並逐一答覆如下。

首先，蔡女士表示曾在今年二月收到一封沒有本公司商標的函件，邀請蔡女士
參加區內體型調查，填寫個人及體型資料，完成後獲贈本公司產品。由於本公司發出
任何信件，均一律採用印有本公司全名及商標的信箋，加上本公司今年年初沒有舉
辦任何調查活動，相信蔡女士所述函件，並非本公司發出。對於蔡女士受騙，本公司
深感遺憾。

此外，蔡女士又表示，今年七月被選中為免費試用最新光纖瘦身療程的對象。經
核對身分及信中所列寫的地址資料，本公司證實確曾選定該地址之住戶為最新光纖
瘦身療程的試用對象，可惜蔡女士沒有按照信上日期七月三十一日前光臨本公司接
受相關的服務。及後於八月要求本公司為蔡女士免費服務時，已過了信上指示的試用
限期，本公司職員拒為蔡女士服務，實情非得已，倘言詞上引起不快，本人深感抱
歉。

事實上，向顧客提供免費試用新產品或最新療程是本公司定期和持續進行的活
動，目的是收集顧客對最新美容或瘦身療程的意見。上述提及之新光纖瘦身試用療程
為本公司最新產品，效果卓越，深受各界女士歡迎。以隨機抽樣方式，在全港所有客
戶被選為受益對象的機會均等。被選中的客戶，都會收到本公司發出印有本公司商標

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中文傳意：現代實用文書 高級中國語文

的正式函件。該項試用計劃採用循環式的抽樣方法。按照這種抽樣方法，曾選中的客
戶，會在四個月後再次獲邀試用相關療程，相信蔡女士一月將收到新的試用通知。本
人謹代表公司歡迎蔡女士及所有被選中的客戶光臨本公司，享用免費試用服務。

以上各節，統希陳議員代本公司向蔡女士解釋更正為荷。有勞之處，謹此致謝。
倘有任何查詢，歡迎致電本人，電話：12345678。耑此，即頌
鈞祺
百般美容公司客戶部總經理
毛美融
毛美融 謹啟

二零一三年九月十二日

乙、澄清：更正新聞

× × 日報總編輯先生台鑒：

今日貴報港聞版第二頁，刊載本人日前在九零九斑豹社午餐例會談話一節，
頗有斷章取義，不符原意之處。茲附上當日講詞原文影本，其中紅線圈出者，
即遭受曲解之處，敬請留意。貴報記者又謂本人行將「退休」，實為「休假」之
誤。以上各節，統希更正是荷。耑此，即頌
文祺
讀者× × × 上
二零一三年八月二日
附件：九零九斑豹社午餐例會講詞原文

七、結語

現代實用文書講求實際情境的傳意目的和果效，以上例子，只供在導師指導下作課堂
討論。達意傳情，在處理事務時成功達至溝通效果，除了有明確目的，組織信息時不但要
顧及收信者對信息的接收和詮釋，也要考慮對方感受及彼此的關係。

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中文傳意：現代實用文書 高級中國語文

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參考書目

1. 白雲開：《21世紀商用中文書信寫作手冊》(香港：香港城市大學出版社，2001年)。
2. 任伯江：《教育、傳意、科技》(香港：香港浸會學院校外進修部，1987年)。
3. 岑紹基、謝錫金、祁永華(編)：《應用文的語言‧語境‧語用》(香港：香港教育圖書公
司，2006年)。
4. 李家樹、謝耀基：《漢語的特性和運用》(香港：香港大學出版社，1999年)。
5. 李學銘：《大專教學寫作研究集刊》(香港：香港理工大學中文及雙語學系，1998年)。
6. 李錦昌：《現代商業傳意大全》(香港：商務印書館，2004年)。
7. 周錫：《中文應用寫作教程》(香港：三聯書店，1998 年)。
8. 香港城市大學語文學部：《中文傳意──基礎篇》(香港：香港城市大學出版社，2006
年)。
9. 香港城市大學語文學部：《中文傳意──寫作篇》(香港：香港城市大學出版社，2006
年)。
10. 陳雲：《執正中文》(香港：天窗出版社，2009年)。
11. 陳耀南：《書面中文的本質及應用》(香港：香港大學出版社，1999 年)。
12. 陳耀南：《應用文概說(增訂本)》(香港：山邊社，1999 年)。
13. 程祥徽、黎運漢(編)：《語言風格論集》(南京：南京大學出版社，1994年)。
14. 程祥徽：《語言與傳意》(香港：海峰出版社，1996年)。

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附錄一：事務書信常用套語

解釋 解釋
起首部份
來函 來信 頃接…大函 剛接到(您的)來信
收悉 收到並知道了 謹此通知 恭謹地以這信函通知
閱悉 看了並知道了 均已收到 都已經收到了
申述部份
茲 現在 另附 另外隨信附加
茲奉上 現送上 承蒙、荷蒙 得到您……
據悉 根據來信所述 另函相告 另行寫信告訴您
謹請 均已辦妥 都已經完成妥當
敬請 請 亦需辦理 也需要處理
煩請 不日 數天之內
倘、倘若 如果 不克、未克 不能、未能
屆時 到時候 撥冗 從繁忙中抽時間
擬於 計劃在 誠盼 誠懇地盼望
另行 另再作 不情之請 不合情理之請求
歸結部份
如有查詢 如需要查察詢問
垂注 垂，敬辭，指別人對事情加以注意
垂詢 垂，敬辭，指別人對自己的提問
請致電(某人) 請打電話給(某人)
請向(某人)查詢 請向(某人)查察詢問
敬請海涵 請求原諒
謹此致歉 恭謹地向您道歉
若上述意見欠周全，尚希多多包涵 請求對方諒解
期盼早日回覆 希望您早日回覆
佇候佳音 等候您的好消息
請予考慮 請對方考慮
如蒙感允，不勝感幸 如得到您的答應，十分感激，並感到慶幸
不勝銘感
感激不盡
不勝感激
有勞費神，謹此致謝
感謝對方幫忙
承蒙協助，謹此致謝
隨函附上……，敬請查照/以供參考 提請對方注意

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附錄二：事務書信常用語句

回應、解釋、澄清
閣下 X 月 X 日來信已經收到，謹回覆如下：……
本行對於 XX 先生的遭遇十分關注，因此，已將該客戶所提供的意見送交有關部門，以便作出適
當的調整，務使本行之服務能精益求精。
貴報在 X 月 X 日刊登的……信件，向本公司提出質疑和建議，本人謹代表敝公司回應如下：……
就 XXX 批評本行一事，貴刊第 X 期曾有報道，現欲作出回應，以正視聽。
惠函敬悉。承詢……一事，茲奉告如下。
貴刊第 X 期刊登有關……一文，可能引起讀者對……之誤解，故希望借貴刊一角澄清。
現澄清我們所作的全港電話調查，是以隨意抽樣方式進行的，完全沒有側重……一方意見之偏頗。
感謝閣下 X 月 X 日的來信，信中提出對本公司海外貨品預訂服務之各項意見，現回覆如下：……
本校安排 A、B 組，是據學生報名的先後次序而定，絕對沒有歧視或偏私之處，請貴家長諒察。

致歉
本公司對於未能……深表歉意。
基於 XX 不足而引致……，本人也深感抱歉，但一時恐難以解決，還望諸位見諒。
因能力所限，對……的事，實在情非得已，尚希見諒為盼。
所憾目前未有適當職缺，借重無從，深以為歉。
因現時職額已滿，無從延聘，甚感遺憾。
因航機誤點，資料未能及時送到，由此引起不便之處，敬希原諒。
來函早已奉悉，但為事務所牽，故遲至今日始行回覆，幸恕。
惠書敬悉，遲覆為歉。
上月承……，因而……，招待欠周，尚祈原宥。

婉辭、婉拒
託付之事，因……，不便應命，尚祈鑒諒。
對……的情況，我了解甚少，恕不能提出甚麼意見，還請您自行決定。
承贈厚禮，十分感謝，但敝會向有 XX 守則，不便違反，故未能拜領，原物還，尚希見諒。
對於……問題，我一向缺乏研究，故主持研討之事，實難承當，還望另請高明。
承邀出席……大會，深感榮幸，惜我 3 月至 5 月須赴美公幹，故無法參與盛會，不勝遺憾之至。
謹此敬謝美意，並預祝大會成功。
資料節錄自周錫：《中文應用寫作教程》（香港：三聯書店，1996 年），頁 123-126，並曾作修改。

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