‫كتابة الـتـقـارير‬

‫والمراسـالت‬
‫االداريـة‬

‫‪19:37 ١٤٤٥/٠٤/١‬‬ ‫رامي خليف‬ ‫‪1‬‬

 ‫اهداف البرنامج‬

‫أن يكون المتدرب قادرًا على أن‪-:‬‬

‫يحدد عناصر وأجزاء وأشكال التقارير اإلدارية والرسائل والمذكرات‪.‬‬
‫يطبق خطوات إعداد تقرير إداري جيد وكتابة رساله فاعله‪.‬‬
‫يطبق المهارات الفنية في إعداد وتصميم كتابة التقارير والمراسالت ‪.‬‬
‫يتعرف على المهارات والقواعد اللغوية في كتابة المراسالت المختلفة ‪.‬‬

‫‪19:37 ١٤٤٥/٠٤/١‬‬ ‫رامي خليف‬ ‫‪2‬‬

 ‫قوانين الدورة‬

‫الرجاء اغالق الجواالت‬

‫االكثر ممارسة هو االكثر استفادة ولو اخطأ‬
‫نحن نتدرب فليس عيبا ان نخطئ‬
‫التطبيق والتجريب اهم شيئ‬
‫انصت بفاعلية ودون اهم الفوائد والقصص والتجارب‬

‫تذكر دومًا‬
‫ان هذا البرنامج وهذه القاعة بمثابة مختبر وفي داخل المختبر يسمح لك باجراء‬
‫التجارب وفي داخل مختبرنا ال يمكن لك ان تخطئ ‪ ....‬ألنه مختبر‬
‫‪19:37 ١٤٤٥/٠٤/١‬‬ ‫رامي خليف‬ ‫‪3‬‬
 ‫اختيار قنوات االتصال‬

‫هل الكتابة هي الخيار األفضل في المواقف الذي تواجهه ؟‬

‫هل يتعين عليك لكي تتواصل مع الطرف اآلخر في موقف معين أن تكتب له أم تحادثه على الهاتف أم‬
‫تلتقي به وجهاً لوجه ؟‬
‫إن تقرير كيفية توصيل رسالتك هو الخطوة األولى ‪.‬‬
‫تمرين‬
‫تخير ترتيب تفضيالتك ‪ :‬في كل من المواقف التالية ‪ ،‬هل ستلجأ ‪ ،‬من أجل توصيل رسالتك إلى الطرف‬
‫اآلخر ‪ ،‬إلى الكتابة له أم إلى محادثته على الهاتف أم إلى مقابلته ؟‬
‫تخطر عميالً مهماً بتأخر كبير في موعد التسليم‬ ‫‪.1‬‬
‫تؤكد على استالم طلبيه كبيرة‬ ‫‪.2‬‬
‫تغير إجراءاً مهماً في العمل لفريقك‬ ‫‪.3‬‬
‫تزكي لرئيسك في العمل فرصة عمل نادرة وكن من الممكن أن تشتمل على خطورة‬ ‫‪.4‬‬
‫ترفض طلباً قدمه لك أفراد طاقم العمل للحصول على زيادة في الراتب‬ ‫‪.5‬‬

‫‪19:37 ١٤٤٥/٠٤/١‬‬ ‫رامي خليف‬ ‫‪4‬‬

 ‫اختيار قنوات االتصال‬

‫اإلجابات الموصى بها ‪:‬‬

‫‪ .1‬تحدث معه على الهاتف أو قابله لكي تشرح له األمر ‪ ،‬ثم اكتب له للتأكيد ‪.‬‬
‫‪ .2‬تحدث على الهاتف لتوجيه الشكر‪ ،‬ثم اكتب للتأكيد على التفاصيل ‪.‬‬
‫‪ .3‬اكتب لهم توضيح األمر ‪ ،‬ثم تقابل معهم لشرح وتفسيره‬
‫‪ .4‬اكتب له ‪ ،‬ثم قابله وجهاً لوجه ‪.‬‬
‫‪ .5‬تقابل معهم لشرح األمر‬

‫‪19:37 ١٤٤٥/٠٤/١‬‬ ‫رامي خليف‬ ‫‪5‬‬

 ‫اختيار قنوات االتصال‬

‫الكتابة هي الخيار األفضل عندما تكون هناك حاجة إلى ‪:‬‬

‫‪ ‬تقييم ولكن غير فوري‬
‫‪ ‬سجالت قانونية دقيقة‬
‫‪ ‬معلومات وتفاصيل معقدة‬
‫المحادثة على الهاتف هي الخيار األفضل عندما تكون هناك حاجة إلى ‪:‬‬
‫‪ ‬تقييم لفظي فوري‬
‫‪ ‬التعامل مع مشكالت طارئة‬
‫‪ ‬حقائق بسيطة‬
‫المقابلة المباشرة هي الخيار األفضل عندما تكون هناك حاجة إلى ‪:‬‬
‫‪ ‬تقييم فوري لفظي وغير لفظي‬
‫‪ ‬إظهار ورصد الحقائق والمشاعر‬
‫‪ ‬معلومات حساسة وسرية‬

‫‪19:37 ١٤٤٥/٠٤/١‬‬ ‫رامي خليف‬ ‫‪6‬‬


‫االتصال الشفوي‬
‫يقوي روح التعاون والصداقة‬
‫يزيل التوتر والضغوط نتيجة‬
‫إخراج مافي الصدور‬
‫يشجع على تبادل االسئله ولذلك‬
‫فهو فعال في تقريب المفاهيم‬
‫يسرع عملية تبادل األفكار‬
‫والمعلومات و اآلراء فهو يوفر‬
‫الوقت والجهد‬
‫انواع االتصاالت‬
‫االتصال غير اللفظي‬ ‫االتصال الكتابي‬
‫‪‬‬ ‫يوضح ردود الفعل العكسية‬ ‫‪‬‬ ‫يسهل الرجوع إلية لتحديد‬ ‫‪‬‬
‫‪‬‬ ‫مؤثر في الروح المعنوية‬ ‫‪‬‬ ‫المسئوليات‬
‫للموظفين حيث أن األفعال‬ ‫يوثق المعلومات لالستفادة منها‬ ‫‪‬‬
‫‪‬‬ ‫تتحدث بصوت أعلى من‬ ‫في المستقبل‬
‫الكلمات‬ ‫يضمن نقل بعض المعلومات و‬ ‫‪‬‬
‫‪‬‬ ‫له أثره البالغ لدى الموظفين‬ ‫االجوبه لعدد كبير من العاملين ‪‬‬
‫ذوي الكفاءات و الثقافة العالية‬

‫مثل‪:‬‬ ‫مثل‪:‬‬ ‫مثل‪:‬‬

‫‪‬المقابالت الشخصية‬
‫‪‬المكالمات التلفونية‬
‫‪‬اللجان واالجتماعات والمؤتمرات‬
‫‪‬المحاضرات‬
‫‪19:37 ١٤٤٥/٠٤/١‬‬
‫‪‬اإليماءات‬ ‫‪‬التقارير‪ ،‬المذكرات‬
‫‪‬حركات الوجه‬ ‫‪‬المنشورات‪ ،‬الشكاوي‬
‫‪‬السكوت‪ ،‬الغضب‪ ،‬االنفعال‬ ‫‪‬اللوحات البيانية‬
‫‪‬السالم باليد‬ ‫‪‬وسائل اإليضاح البصرية‬
‫‪‬االبتسامة‬ ‫‪‬الجرائد الحائطية‬
‫رامي خليف‬ ‫‪7‬‬
 ‫االتصال الكتابي‬

‫يعت=بر االتص=ال الكت=ابي من أب=رز االتص=االت الرس=مية س=واء ب=الطرق التقليدي=ة‬

‫الدارج=ة (على ال=ورق) أو ب=الطرق الحديث=ة اإللكتروني=ة على الحاس=بات اآللي=ة‪.‬‬
‫ومن أب=رز أن=واع االتص=ال الكت=ابي األك=ثر اس=تخدامًا في منش=آت األعم=ال‪:‬‬
‫المذكرة الداخلية ‪،‬الرسائل الخارجية ‪،‬والتقارير ووثائق االجتماعات‪.‬‬

‫‪19:37 ١٤٤٥/٠٤/١‬‬ ‫رامي خليف‬ ‫‪8‬‬

 ‫مشكلة الكتابة‬

‫التغلب على عقبة الكاتب‬

‫المشكلة ‪:‬‬
‫تحدث عقبة الكاتب عندما نكون عند نقطة البداية وال يمكننا التقدم ‪.‬‬
‫الحل ‪:‬‬
‫ابـدأ في الكتابـة على أيـة حـال ! يمكنـك أن تراجـع مـا في كتابتـك من منطـق‬
‫فيمـا بعـد ‪ .‬اجعـل الكلمـات تتـدفق منـك ‪ ،‬وال تتوقـف أثنـاء ذلـك إلعـادة‬
‫صياغة أي جملة ‪.‬‬
‫إن تنبيـه العقـل عن طريـق الكلمـات الموضـوعة على الـورق يكـون أسـهل‬
‫بكثير من تنبيهه عن طريق تخيل هذه الكلمات‬
‫‪19:37 ١٤٤٥/٠٤/١‬‬ ‫رامي خليف‬ ‫‪9‬‬
 ‫مشكلة الكتابة‬

‫مجرد محاولة بدء الكتابة هي خطوة أولى ‪ ،‬حتى لو فشلت هذه‬

‫المحاولة‬
‫خصص وقتاً في وضع مسودة لما ستكتبه‬
‫فكر في كلمات وعبارات عشوائية‬
‫أعد تجميع هذه الكلمات والعبارات واربط بينها‬
‫قم بترتيبها حسب أهميتها‬
‫أعد الكتابة‬
‫قم بعمل هذه الخطوات قبل البدء في إمالء الرسالة‬

‫‪19:37 ١٤٤٥/٠٤/١‬‬ ‫رامي خليف‬ ‫‪10‬‬

 ‫تمرين التفكير المشع‬

‫‪19:37 ١٤٤٥/٠٤/١‬‬ ‫رامي خليف‬ ‫‪11‬‬

 ‫ماهية التقرير‬

‫يعرف التقرير بأنه عرض للحقائق الخاصة بموضوع محدد أو مشكلة‬

‫محددة عرضًا تحليليًا متسلسًال للوصول إلى قرار يخدم الموضوع أو يساهم‬
‫في حل المشكلة‪ .‬وفي بعض التقارير ال بد من تضمين بعض االقتراحات أو‬
‫التوصيات التي تتفق مع النتائج‪ ،‬بعيدة عن االنحياز أو التأثر المسبق عن‬
‫الموضوع أو االجتهاد الشخصي لمعد التقرير‪.‬‬

‫‪19:37 ١٤٤٥/٠٤/١‬‬ ‫رامي خليف‬ ‫‪12‬‬

 ‫اهمية التقارير‬

‫تعتبر التقارير مصدرا دائما ووعاء للمعلومات يمكن الرجوع اليها في أى‬
‫وقت‪.‬‬
‫تساعد التقارير أكثر من وسائل االتصال األخرى على فهم و استيعاب‬
‫المعلومات و الحقائق‪.‬‬
‫تعتبر التقارير القاعدة االساسية التي تتخذ القرارات بناء عليها‪.‬‬
‫تتميز التقارير باالعتدال في تكلفة اعدادها إذا قورنت ببعض أساليب‬
‫االتصال االخرى‪.‬‬

‫‪19:37 ١٤٤٥/٠٤/١‬‬ ‫رامي خليف‬ ‫‪13‬‬

 ‫أنـواع الـتـقـاريـر‬

‫من حيث الرسمية‪:‬‬

‫من حيث السرية‪:‬‬ ‫رسمية‬
‫سرية‬ ‫غير رسمية‬
‫غير سرية‬ ‫من حيث الحجم ‪:‬‬
‫من حيث الموضوع ‪:‬‬ ‫طويلة‬
‫مالية‬ ‫قصيرة ( محددة )‬
‫إدارية‬ ‫منمذجة‬
‫أداء‬ ‫من حيث الزمن ‪:‬‬
‫إجراءات‬ ‫دورية (يومية‪ ،‬اسبوعية‪،‬‬
‫أخرى‬ ‫شهرية ‪،‬سنوية ‪ ،...،‬الخ )‬
‫غير دورية‬
‫طارئة‬

‫‪:‬تصنف التقارير بناءا على الغرض منها إلى نوعين أساسيين‬

‫تقارير وصفية تقارير تحليلية‪.‬‬
‫‪19:37 ١٤٤٥/٠٤/١‬‬ ‫رامي خليف‬ ‫‪14‬‬
 ‫مهارات كتابة التقارير‬

‫كتابة التقارير تتطلب مجموعة مهارات خاصة في مرحلتي اإلعداد الكتابة‪:‬‬

‫تختلف التقارير عن المقاالت في مرحلتي اإلعداد والكتابة‪:‬‬
‫يعتمد معد التقرير على الحقائق المجمعة من مصادر محددة تمليها طبيعة وموضوع التقرير‪.‬‬
‫المعلومات المعروضة في التقارير ليست خاضعة لذوق ورأي الكاتب‪.‬‬
‫كتابة التقارير تركز على وصف ونقل الوقائع واألحداث الفعلية للمشكلة أو الموضوع‪.‬‬
‫النتائج في التقارير تستخلص من المعلومات التي تم جمعها أو وصف الواقعة أو الحالة التي‬
‫يتوصل إليها معد التقرير من خالل التحليل العلمي‪.‬‬
‫بناءا على النتائج التي يتوصل إليها معد التقرير والمدعومة بالحقائق والمعلومات الموثقة‬
‫بالتقرير‪ ،‬يتم استخالص المقترحات أو التوصيات‪.‬‬
‫التقرير أعد أساسا لتوفير معلومة محددة الهدف منها مساعدة ومساندة متخذ القرار لمشكلة أو‬
‫موضوع التقرير تحت الدراسة‪.‬‬

‫‪19:37 ١٤٤٥/٠٤/١‬‬ ‫رامي خليف‬ ‫‪15‬‬

 ‫سمات التقارير الجديدة‬

‫تحتوي على المعلومات الالزمة لفهم الموضوع‬

‫منَّظمة ومقسمة إلى أقسام بحيث يسهل الوصول إلى أي معلومة‬
‫طويلة ‪ /‬قصيرة بالقدر الكافي والمعتاد في المؤسسة‬
‫ال تحتوي على تفاصيل ال عالقة لها بالموضوع أو معلومات ال ُتهم القارئ‬
‫ُم َو َّضح بها تاريخ إعداد التقرير والجهة التي أعدته‬
‫تستخدم الوسائل التوضيحية المناسبة والمقبولة في المؤسسة‬
‫مكتوبة بأسلوب واضح وبُلَغ ٍة سليمة ومفهومة‬
‫مكتوبة بأمانة‬
‫ان يكون التقرير كامًال (ماذا – متى – اين – كيف‪ -‬ولماذا )‬
‫‪19:37 ١٤٤٥/٠٤/١‬‬ ‫رامي خليف‬ ‫‪16‬‬
 ‫شروط التقرير الجيد‬

‫يمكن تلخيص شروط التقرير الجيد في ‪:‬‬

‫الوضوح‬
‫الدقة‬
‫الموضوعية‬
‫اإليجاز‬
‫التسلسل المنطقى فى عرض المعلومات‬
‫اإلقناع‬

‫‪19:37 ١٤٤٥/٠٤/١‬‬ ‫رامي خليف‬ ‫‪17‬‬

 ‫خطوات أو مراحل إعداد التقارير‬

‫تتلخص خطوات أو مراحل إعداد مثل هذه التقارير بما يلي‪:‬‬

‫تحديد الموضوع أو المشكلة وأبعادها‪.‬‬
‫إعداد الهيكل العام للتقرير‪.‬‬
‫جمع المعلومات والبيانات وتنظيمها وترتيبها‪.‬‬
‫تحليل وتفسير المعلومات والبيانات المجمعة‪.‬‬
‫تضمين المقترحات والتوصيات بناءا على نتائج التقرير‪ ،‬بعيدة عن االنحياز‬
‫واآلراء واالجتهادات الشخصية‪.‬‬
‫صياغة التقرير واالهتمام بالناحية الموضوعية‪.‬‬
‫اخراج التقرير بشكل مناسب والهمام بالناحية الشكلية‪.‬‬
‫‪19:37 ١٤٤٥/٠٤/١‬‬ ‫رامي خليف‬ ‫‪18‬‬
 ‫االمور التي تأخذ بعين االعتبار عن كتابة التقرير‬

‫فهم المشكلة (ليس بالضرورة كتابة التقارير فقط في حالة مودو مشاكل )‬
‫تعرف المشكلة ووضع حدودها (احيانا يوجد وصف ما وعليك تحديد‬
‫المشكلة )‬
‫تحليل الموقف( كيف يستخدم التقرير وبالتالي معرف الحقائق الضرورية )‬
‫تحليل المشكلة (الصياغة الدقيقة للعموان تساعد في فهم وتحليل المشكلة‬
‫تحليل القارئ (من القارئ سواء فرد او مجموعة )‬

‫‪19:37 ١٤٤٥/٠٤/١‬‬ ‫رامي خليف‬ ‫‪19‬‬

 ‫تحديد الموضوع أو المشكلة‬

‫معرفة الغرض من التقرير ‪.‬‬

‫اإللمام بأبعاد المشكلة التي سوف يناقشها موضوع التقرير‪.‬‬
‫تحيد حجم الموضوع‪.‬‬
‫هل هناك حاجة لالستعانة بآخرين للمساعدة وتوزيع المهام على المشاركين‪.‬‬

‫‪19:37 ١٤٤٥/٠٤/١‬‬ ‫رامي خليف‬ ‫‪20‬‬

 ‫معرفة وإلمام معد التقرير بالموضوع تساعد على‬

‫تحديد وفحص قدرات معد التقرير‪.‬‬

‫تحديد المدة الزمنية المتوقع لإلنجاز‪.‬‬
‫تحديد مراحل التقييم لكل مرحلة‪.‬‬
‫تحديد أهداف وأبعاد التقرير‪.‬‬
‫تحديد صالحيات ومسئوليات معد التقرير‪.‬‬
‫تحديد مصادر المعلومات‪.‬‬
‫تحديد األشخاص أو الجهات المعنية وتحديد األدوار‪.‬‬
‫تحديد التكلفة وجهات التمويل‪.‬‬

‫‪19:37 ١٤٤٥/٠٤/١‬‬ ‫رامي خليف‬ ‫‪21‬‬

 ‫استراحة‬

‫‪19:37 ١٤٤٥/٠٤/١‬‬ ‫رامي خليف‬ ‫‪22‬‬

 ‫إعداد هيكل التقرير العام‬

‫صفحة الغالف‬ ‫‪‬‬ ‫بداية التقرير‬

‫صفحة المحتويات‬ ‫‪‬‬
‫إجراءات التعديل‬ ‫‪‬‬
‫المقدمة( األهداف‪ ،‬المجال)‬ ‫‪‬‬
‫ملخص اإلدارة‬ ‫‪‬‬

‫عرض المعلومات والحقائق‬ ‫‪‬‬ ‫صلب التقرير‬

‫الجداول‬ ‫‪‬‬
‫الرسوم البيانية‬ ‫‪‬‬
‫الدراسة والتحليل‬ ‫‪‬‬

‫‪ ‬النتائج‬ ‫خاتمة التقرير‬

‫‪ ‬التوصيات‬
‫‪ ‬المالحق‬

‫‪19:37 ١٤٤٥/٠٤/١‬‬ ‫رامي خليف‬ ‫‪23‬‬

 ‫إعداد هيكل التقرير العام‬

‫تحديد هيكل التقرير يساعدنا على‪:‬‬

‫تحديد خطة العمل ‪.‬‬
‫الوقت الالزم لتنفيذ كل خطوة‪.‬‬
‫التكلفة المتوقعة‪.‬‬

‫‪19:37 ١٤٤٥/٠٤/١‬‬ ‫رامي خليف‬ ‫‪24‬‬

 ‫جمع المعلومات‬

‫هناك معضلتين غالبا ما تواجه معد التقرير في مرحلة جمع المعلومات‪:‬‬

‫كم هائل من المعلومات المتعلقة بالموضوع‪.‬‬
‫شح في المعلومات المطلوبة‪.‬‬

‫‪19:37 ١٤٤٥/٠٤/١‬‬ ‫رامي خليف‬ ‫‪25‬‬

 ‫في حالة توفر كم هائل من المعلومات‬

‫يجب انتقاء المعلومات الضرورية بكل دقة وحرص‪.‬‬

‫تصنيف تلك المعلومات إلى ثالثة أصناف‪:‬‬
‫معلومات تهم طالب التقرير‬
‫معلومات جيدة أن يعرفها طالب التقرير‬
‫معلومات ال تهم طالب التقرير إطالقا‪.‬‬
‫التصنيف السابق يساعد معد التقرير على تضمين التقرير للمعلومات‬
‫الضرورية فقط والتي يحتاجها طالب التقرير فعليا‪.‬‬
‫لجوء بعض معدي التقارير على الحشو الزائد في المعلومات الغير ضرورية‬
‫أو في الشروحات والتكرار الممل فان ذلك يفقد التقرير أهميته وال يحقق‬
‫الهدف الذي من أجله أعد‪.‬‬
‫‪19:37 ١٤٤٥/٠٤/١‬‬ ‫رامي خليف‬ ‫‪26‬‬
 ‫في حالة عدم توفر كم مناسب من المعلومات‬

‫البد من بذل جهد مضاعف للحصول على ما هو متوفر ودراسة مدى‬

‫مالءمته للموضوع‪.‬‬
‫عدم االعتماد على اإلجتهادات الشخصية وذلك بتضمين التقرير لمعلومات ال‬
‫تساعد طالب التقرير باتخاذ القرار المناسب حيال موضوع التقرير‪.‬‬
‫لذلك يجب على معد التقرير تحديد المعلومات التي يحتاجها حتى يتسنى له‬
‫البحث في اتجاهات محددة‪.‬‬
‫قدرة الباحث على تحديد مصادر المعلومات وكيفية استخدامها مطلب أساسي‬
‫في هذه المرحلة من التقرير‪.‬‬

‫‪19:37 ١٤٤٥/٠٤/١‬‬ ‫رامي خليف‬ ‫‪27‬‬

 ‫أبرز مصادر للمعومات‬

‫رصد مسبق لنشاطات مرحلية للموضوع‪.‬‬

‫تقارير سابقة في نفس الموضوع في المنشأة أو في منشآت مشابهة‪.‬‬
‫أصحاب الشأن أو أصحاب الخبرة‪.‬‬
‫المكتبات – مراجع مختلفة من بحوث ودراسات وكتب‪.‬‬
‫شبكات اإلنترنت‪.‬‬

‫‪19:37 ١٤٤٥/٠٤/١‬‬ ‫رامي خليف‬ ‫‪28‬‬

 ‫طرق جمع المعلومات‬

‫تتلخص طرق جمع المعلومات بالتالي‪:‬‬

‫القراءة‪.‬‬
‫المقاالت الشخصية‪.‬‬
‫االستبيانات‪.‬‬
‫الفحص والتجارب‪.‬‬
‫المالحظة ‪.‬‬

‫‪19:37 ١٤٤٥/٠٤/١‬‬ ‫رامي خليف‬ ‫‪29‬‬

 ‫تحليل وعرض النتائج‬

‫على معد التقرير أن يراعي األسلوب اللغوي والتسلسل المنطقي في عملية‬

‫العرض‪.‬‬
‫في هذه المرحلة يبرز دور معد التقرير ومهاراته التحليلية‪:‬‬
‫مهارة تحليل األرقام‪.‬‬
‫تساعده مهاراته التحليلية بتقدير وتحديد ما يمكن أن يذكره بالتقرير‪.‬‬
‫االستعانة بإحصائيين أو محللين في حال عدم توفر المهارة لدى المعد‪.‬‬
‫بناءا على المعلومات المتوفرة لدى معد التقرير يتم استعراض النتائج التي تم‬
‫التوصل إليها‪.‬‬
‫يحبذ استخدام الجداول والرسومات البيانية والتوضيحية لتسهيل قراءة النتائج‬
‫ومقارنها‪.‬‬

‫‪19:37 ١٤٤٥/٠٤/١‬‬ ‫رامي خليف‬ ‫‪30‬‬

 ‫تقديم المقترحات والتوصيات‬

‫قد يطلب من معد التقرير تضمين مقترحات أو توصيات لتساعد طالبي التقرير‬
‫ومتخذي القرار‪:‬‬
‫أن يكون بعيد عن التحيز‪.‬‬
‫أن يكون حذرًا من غرض اآلراء الشخصية‪.‬‬

‫‪19:37 ١٤٤٥/٠٤/١‬‬ ‫رامي خليف‬ ‫‪31‬‬

 ‫الجداول والرسوم واألشكال التوضيحية‬

‫تساهم الرسوم واألشكال التوضيحية كالجداول والرسوم البيانية في تسهيل‬

‫فهم المادة المقدمة للقارئ‪:‬‬
‫قراءة المتغيرات‪.‬‬
‫عمليات المقارنة‪.‬‬
‫تقديم المعلومات بشكل مختصر‪.‬‬
‫ويجب توخي الحذر والحيطة عند اختيار الجدول أو الرسم وذلك باختيار‬
‫المناسب من أنواعها لموضوع المقارنة‪.‬‬

‫‪19:37 ١٤٤٥/٠٤/١‬‬ ‫رامي خليف‬ ‫‪32‬‬

 ‫التخطيطات الشريطية‬

‫االستخدام ‪ :‬مقارنة الكميات ( القيم ) في أعمدة باستخدام أشرطة رأسية‬

‫‪.‬‬
‫تلميحات ‪ :‬استخدم أعمدة منفصلة ‪ ،‬ومقياساً واحداً دائما‬
‫‪90‬‬
‫‪80‬‬
‫‪70‬‬
‫‪60‬‬
‫‪50‬‬
‫‪40‬‬
‫‪30‬‬
‫‪20‬‬
‫‪10‬‬
‫‪0‬‬
‫‪A‬‬ ‫‪B‬‬ ‫‪C‬‬

‫‪19:37 ١٤٤٥/٠٤/١‬‬ ‫رامي خليف‬ ‫‪33‬‬

 ‫التخطيطات الدائرية‬

‫االستخدام ‪ :‬عرض أجزاء من الكل ‪ ،‬عادة في شكل نسب مئوية تعتبر فعالة‬
‫عندما تعرض ما ال يزيد على ثمانية أجزاء ‪.‬‬
‫تلميحات ‪ :‬استخدم التمييز اللوني ونوعاً واحداً من الخطوط وبحجم ثابت‬

‫‪19:37 ١٤٤٥/٠٤/١‬‬ ‫رامي خليف‬ ‫‪34‬‬

 ‫التخطيطات الخطية‬

‫االستخدام ‪ :‬عرض تدفق من الكميات ( القيم ) التي ترتفع وتنخفض مع‬

‫الوقت ‪.‬‬
‫تلميحات ‪ :‬ضع الكميات ( القيم ) على المحور الرأسي ( ص )‬
‫ضع الوقت على المحور األفقي ( س )‬
‫‪50‬‬
‫استخدم حتى ثالثة خطوط بيانية ( منحنيات ) بألوان مختلفة ‪.‬‬
‫‪45‬‬
‫‪40‬‬
‫‪35‬‬
‫‪30‬‬
‫‪25‬‬
‫‪20‬‬
‫‪15‬‬
‫‪10‬‬
‫‪5‬‬
‫‪0‬‬
‫‪1910‬‬ ‫‪1920‬‬ ‫‪1940‬‬ ‫‪1950‬‬

‫‪19:37 ١٤٤٥/٠٤/١‬‬ ‫رامي خليف‬ ‫‪35‬‬

 ‫الجداول‬

‫االستخدام ‪ :‬مقارنة األرقام أو الكلمات الفعلية في أعمدة ‪.‬‬

‫تلميحات ‪ :‬ضع توضيحات لوصف الموضوعات ‪.‬‬
‫تأكد من أن كل األرقام أو الكلمات واضحة ‪.‬‬
‫‪Place‬‬ ‫‪Price‬‬ ‫‪Number percentage‬‬
‫‪PLACE1‬‬ ‫‪£500‬‬ ‫‪150‬‬ ‫‪10.5%‬‬
‫‪PLACE2‬‬ ‫‪£650‬‬ ‫‪120‬‬ ‫‪8.0%‬‬
‫‪PLACE3‬‬ ‫‪£550‬‬ ‫‪165‬‬ ‫‪5.5%‬‬
‫‪PLACE4‬‬ ‫‪£450‬‬ ‫‪100‬‬ ‫‪8.5%‬‬
‫‪PLACE5‬‬ ‫‪£750‬‬ ‫‪125‬‬ ‫‪7.0%‬‬
‫‪PLACE6‬‬ ‫‪£600‬‬ ‫‪130‬‬ ‫‪12.0%‬‬
‫‪19:37 ١٤٤٥/٠٤/١‬‬ ‫رامي خليف‬ ‫‪36‬‬
 ‫خطوات التخطيط للكتابة‪ :‬تحديد الهدف‬

‫يجب أن يكون الكاتب قادرا على تحديد الهدف كتابيا بجملة محددة‪ .‬ويجب‬
‫أن يكتب الهدف بوضوح تام حتى يساعد على السيطرة على ما يكتب وعدم‬
‫التوسع الغير مرغوب فيه‪ ،‬والذي قد يؤدي أحيانا إلى تشعبات وإخالل‬
‫بالمعنى الذي يريده الكاتب‪.‬‬

‫‪19:37 ١٤٤٥/٠٤/١‬‬ ‫رامي خليف‬ ‫‪37‬‬

 ‫خطوات التخطيط للكتابة‪ :‬التعرف على القارئ (المستقبل)‬

‫يجب أن ندرك أننا نكتب ألشخاص مثلنا لديهم ميول وشعور واهتمامات‪.‬‬
‫احتياجاتهم‪.‬‬
‫اهتماماتهم‪.‬‬
‫ومدى إلمامهم بالموضوع‪.‬‬
‫يجب أن تكون المادة المكتوبة مدعمة بالحقائق مرتبطة بدرجة معرفة القارئ‬
‫للموضوع‪.‬‬
‫قد يحتاج معد التقرير إلى عرض لنتائج وتوصيات التقرير أمام من طلب التقرير‬
‫أو أمام لجنة معينة‪:‬‬
‫استخدام عدد من الوسائل المناسبة لتوصيل المعلومة إلى اآلخرين‪.‬‬
‫التعرف على عقليات المتلقين للمعلومة حتى يتمكن من عرض التقرير بشكل‬
‫فعال‪.‬‬
‫‪19:37 ١٤٤٥/٠٤/١‬‬ ‫رامي خليف‬ ‫‪38‬‬
 ‫خطوات التخطيط للكتابة‪ :‬ترتيب المحتوى‬

‫ترتيب األفكار‪.‬‬
‫التسلسل المنطقي‪.‬‬
‫تجزئة الموضوع إلى فقرات‪ ،‬كل فقرة تنفرد بفكرة محددة‪ ،‬وكل فقرة مجزئة‬
‫إلى جمل مفيدة‪ .‬ولتسهيل فهم القارئ للجملة‪ ،‬يجب أن تكون الجملة قصيرة‬
‫ومفيدة‪.‬‬
‫في حالة استخدام جملة طويلة‪ ،‬يجب استخدام عالمات الترقيم كالنقطة‬
‫والفاصلة مثال بشكل سليم‪.‬‬
‫االهتمام بالناحيتين الموضوعية والشكلية للتقرير‪.‬‬

‫‪19:37 ١٤٤٥/٠٤/١‬‬ ‫رامي خليف‬ ‫‪39‬‬

 ‫الناحية الموضوعية والشكلية‬

‫‪19:37 ١٤٤٥/٠٤/١‬‬ ‫رامي خليف‬ ‫‪40‬‬

 ‫الناحية الشكلية والموضوعية في كتابة التقارير‬

‫الناحية الموضوعية‪:‬‬ ‫الناحية الشكلية‪:‬‬

‫الوضوح‪.‬‬ ‫الورق المستخدم‪.‬‬
‫الدقة‪.‬‬ ‫الهوامش والمسافات‪.‬‬
‫االختصار‪.‬‬ ‫بنط الكتابة‪.‬‬
‫اللطافة‪.‬‬
‫عدم التحيز‪.‬‬

‫‪19:37 ١٤٤٥/٠٤/١‬‬ ‫رامي خليف‬ ‫‪41‬‬

 ‫أوًال‪ :‬الناحية الموضوعية‬

‫‪19:37 ١٤٤٥/٠٤/١‬‬ ‫رامي خليف‬ ‫‪42‬‬

 ‫الناحية الموضوعية ‪ -‬الوضوح‬

‫تقصي وجمع الحقائق قبل الشروع في الكتابة‪.‬‬

‫عدم المبالغة في انتقاء الكلمات الشاذة أو الغير مألوفة‪.‬‬
‫عدم استخدام الكلمات التي تثير الشك أو القابلة للتأويل‪.‬‬
‫استخدام لغة التعبير وليس لغة التأثير‪.‬‬
‫استخدام الجمل والفقرات القصير ما أمكن‪.‬‬
‫التسلسل المنطقي لألفكار‪.‬‬

‫‪19:37 ١٤٤٥/٠٤/١‬‬ ‫رامي خليف‬ ‫‪43‬‬

 ‫الناحية الموضوعية ‪ -‬الدقة‬

‫التأكد من خلو الموضوع من األخطاء اللغوية ‪ ،‬االمالئية والمطبعية‪.‬‬

‫التأكد من صحة المعلومات والبيانات وحداثتها واكتمالها – األسماء ‪،‬‬
‫التواريخ ‪ ،‬األرقام ‪ ،‬اللوائح واألنظمة‪.‬‬
‫استخدام عالمات الترقيم ‪ -‬النقط والفواصل‪.‬‬

‫‪19:37 ١٤٤٥/٠٤/١‬‬ ‫رامي خليف‬ ‫‪44‬‬

 ‫استراحة‬

‫‪19:37 ١٤٤٥/٠٤/١‬‬ ‫رامي خليف‬ ‫‪45‬‬

 ‫ثانيًا‪ :‬الناحية الشكلية‬

‫‪19:37 ١٤٤٥/٠٤/١‬‬ ‫رامي خليف‬ ‫‪46‬‬

 ‫الناحية الشكلية في التقارير‬

‫بنط الكتابة‬
‫(الخطوط من‬
‫الورق المالئم‬
‫حيث الحجم‬
‫الهوامش‬
‫والشكل)‬
‫والمسافات‬

‫‪19:37 ١٤٤٥/٠٤/١‬‬ ‫رامي خليف‬ ‫‪47‬‬

 ‫الورق المالئم‬

‫مطابقة النوع للمواصفات العالمية‬

‫(نعومة الملمس ‪ ،‬القوة)‬

‫مطابقة اللون للمواصفات العالمية‬

‫(اللون األبيض)‬

‫مطابقة المقاس للمواصفات العالمية‬

‫‪19:37 ١٤٤٥/٠٤/١‬‬ ‫رامي خليف‬ ‫‪48‬‬

 ‫المقاسات المستخدمة في األوراق الرسمية‬

‫‪ = 84 × 119A0‬سم‪.‬‬
‫‪ = 60 × 84A1‬سم‪.‬‬
‫‪ = 42 × 60A2‬سم‪.‬‬
‫‪ = 30 × 42A3‬سم‪.‬‬
‫‪ = 21 × 30A4‬سم‪.‬‬
‫‪ = 15 × 21A5‬سم‪.‬‬
‫‪ = 10 × 15A6‬سم‪.‬‬

‫‪19:37 ١٤٤٥/٠٤/١‬‬ ‫رامي خليف‬ ‫‪49‬‬

 ‫الهوامش والمسافات‬

‫جميع الهوامش ما يعادل أنش واحد ‪ ،‬ما عدا الهامش األيمن ‪ 1.5‬أنش‪.‬‬
‫ترك مسافات سطريه متساوية خالية بين الفقرات (سطر أو نصف سطر)‪.‬‬

‫‪19:37 ١٤٤٥/٠٤/١‬‬ ‫رامي خليف‬ ‫‪50‬‬

 ‫بنط (خط) الكتابة‬

‫استخدام الخطوط المتعارف عليها ‪ ،‬خاصة إذا كانت الحقيبة ستفتح بواسطة‬
‫أكثر من حاسب آلي‪.‬‬
‫مقاس الخط العربي عادة بين (‪ )12‬و (‪ )16‬حسب طول الوثيقة وتقسيمها‬
‫الى صفحات‪.‬‬
‫عدم استخدام خطوط متعددة في الوثيقة الواحدة ‪ ،‬إال إذا دعت الحاجة لذلك‬
‫(للتوضيح)‪.‬‬

‫‪19:37 ١٤٤٥/٠٤/١‬‬ ‫رامي خليف‬ ‫‪51‬‬

 ‫الناحية الموضوعية ‪ -‬االختصار‬

‫عدم المبالغة في الكتابة‪.‬‬

‫عدم تكرار عبارات سبق ادراجها‪.‬‬
‫عدم اللجوء الى تفاصيل الموضوع عند معرفة القارئ بها‪.‬‬
‫االختصار يجب أن ال يؤدي الى غموض المعنى‪.‬‬

‫‪19:37 ١٤٤٥/٠٤/١‬‬ ‫رامي خليف‬ ‫‪52‬‬

 ‫الناحية الموضوعية ‪ -‬اللطافة‬

‫استخدام عبارات لطيفة‪.‬‬

‫االعتراف بالخطأ‪.‬‬
‫عدم استخدام اسلوب المراوغة والخداع‪.‬‬
‫استخدام العبارات المبينة للمعلوم والمباشرة – نحن ‪ ،‬انتم‪ ،‬يسرنا ‪،‬‬
‫نشكركم‪.‬‬

‫‪19:37 ١٤٤٥/٠٤/١‬‬ ‫رامي خليف‬ ‫‪53‬‬

 ‫الناحية الموضوعية ‪ -‬الحيادية‬

‫عدم التأثر بأفكار أو آراء معينة في التقرير‪.‬‬

‫االلتزام باتجاهات ونتائج التقرير‪.‬‬
‫استخالص النتائج من المعلومات الموثقة بالتقرير‪.‬‬
‫استناد التوصيات على نتائج محددة بالتقرير‪.‬‬
‫عدم االعتماد على أي توصية مبنية على رأي أو اجتهاد شخصي‪.‬‬

‫‪19:37 ١٤٤٥/٠٤/١‬‬ ‫رامي خليف‬ ‫‪54‬‬

 ‫الرسائل‬

‫تعتبر الرسائل وجميع أشكال اإلتصال المكتوبة وسيلة إدارية الغنى عنها‬
‫ألنها ترجمة مكتوبة لجميع اإلتصاالت الشخصية التي تتم داخل المؤسسات‬
‫وخارجها‪.‬‬
‫كتابة المراسالت فن ومهارة والبد لكابتها من اإللمام باألصول العامة لكتابة‬
‫الرسائل ومن اإلحاطة بأصول وقواعد اللغة التي يكتب بها‪.‬‬
‫قدرة الكاتب التعبيرية ومهارته اللغوية لها تأثير إيجابي على نوعية الرسالة‬
‫التي يخرجها‪.‬‬

‫‪19:37 ١٤٤٥/٠٤/١‬‬ ‫رامي خليف‬ ‫‪55‬‬

‫العوامل المساعدة في وضوح هدف ومعنى الرسالة‬

‫إن معرفة الهدف المحدد للرسالة هو أحد مقومات نجاحها‪ ،‬ومن أجل ذلك‬
‫يجب الحصول على ا لمعلومات والحقائق المتعلقة بالموضوع ومعرفة‬
‫السياسة العامة والقوانين المتعلقة بالعمل‪ .‬ويجب التأكد من‪:‬‬
‫إستخدام الجمل القصيرة والسهلة وإستبعاد األلفاظ الصعبة وتجنب األخطاء‬ ‫‪.1‬‬
‫اللغوية‬
‫اإلبتعاد عن التكرار دون داع واإلبتعاد عن الكلمات غير المحددة‬ ‫‪.2‬‬
‫تسلسل األفكار وترابطها‬ ‫‪.3‬‬
‫إستخدام الوسائل الميكانيكية مثل وضع خط تحت الكلمات أو الفقرات المراد‬ ‫‪.4‬‬
‫التأكيد عليها‬
‫مراعاة التنسيق عند الطباعة‬ ‫‪.5‬‬
‫مراجعة الرسالة بعد طباعتها وتصحيح األخطاء‬ ‫‪.6‬‬

‫‪19:37 ١٤٤٥/٠٤/١‬‬ ‫رامي خليف‬ ‫‪56‬‬

 ‫اجزاء الرسالة‬

‫التاريخ ‪:‬‬
‫للتاريخ أهمية كبرى في المراسالت وخاصة من الناحية القانونية ألن الرسالة‬
‫تعتبر مستندا رسميا وقد جرت العادة أن يظهر التاريخ على الجهة اليمنى من‬
‫الرسالة أو الجهة اليسرى‪.‬‬
‫اإلشارة ( الرقم)‬
‫تعتبر اإلشارة أو الرقم مرجعا لتسهيل عملية الرجوع إلى الرسالة عند الحاجة إليها‬
‫ويساعد على عملية حفظ الرسالة في الملفات‪ ،‬وتظهر عادة فوق التاريخ إما في‬
‫الجهة اليسرى أو اليمنى‪.‬‬

‫‪19:37 ١٤٤٥/٠٤/١‬‬ ‫رامي خليف‬ ‫‪57‬‬

 ‫اجزاء الرسالة‬

‫عنوان المرسل إليه ‪:‬‬

‫يكتب عنوان المرسل إليه بعد التاريخ كالتالي‪:‬‬
‫‪ -‬السطر األول يكتب اسم المرسل إليه مسبوقا بكلمة الفاضل واللقب العلمي إن‬
‫وجد‬
‫‪ -‬السطر الثاني يكتب المسمى الوظيفي للمرسل إليه‬
‫‪ -‬السطر الثالث العنوان أو إسم المؤسسة‬
‫التحية اإلفتتاحية ‪:‬‬
‫أكثر العبارات الترحيبية شيوعا ( السالم عليكم ورحمة هللا وبركاته أو تحية طيبة‬
‫وبعد )‬

‫‪19:37 ١٤٤٥/٠٤/١‬‬ ‫رامي خليف‬ ‫‪58‬‬

 ‫اجزاء الرسالة‬

‫عنوان موضوع الرسالة ‪:‬‬

‫الهدف منه إعطاء فكرة أولية وسريعة عن مضمون الرسالة‪ .‬ويكتب بعد التحية‬
‫ويشار إليها بخط في أسفلها لتمييزها عن جسم الرسالة‪.‬‬
‫محتوى الرسالة ‪:‬‬
‫ينقسم موضوع الرسالة إلى ثالث فقرات ‪:‬‬
‫‪ -‬الفقرة األولى ‪ :‬تقديم أو تمهيد حول الموضوع ‪ .‬ويمكن اإلشارة إلى رسالة سابقة‬
‫أو محادثة هاتفية أو إجتماع سابق مع ذكر التاريخ ‪ .‬مثال‪ :‬باإلشارة‬
‫إلى ‪ /‬نشكركم على رسالتكم رقم …‪ ..‬بتاريخ ………‬
‫‪ -‬الفقرة الثانية ‪ :‬تزويد المرسل إليه بمعلومات أساسية‬
‫‪ -‬الفقرة الثالثة ‪ :‬عرض خالصة الرسالة وتحديد المطلوب ومن ثم التحية الختامية‪.‬‬
‫مثال الرجاء التكرم بتزويدنا ب ‪ / ..‬الموافقة على ………‬
‫‪19:37 ١٤٤٥/٠٤/١‬‬ ‫رامي خليف‬ ‫‪59‬‬
 ‫اجزاء الرسالة‬

‫التوقيع ‪:‬‬
‫المقصود به توقيع المرسل وهو ضروري إلعطاء الرسالة الصفة القانونية ‪ .‬وإذا‬
‫إقتضى األمر أن يوقع الرسالة شخص آخر بالنيابة عن الموظف‬
‫المسؤول يلزم أن يسبق التوقيع كلمة ( عنه أو ‪.) /‬‬
‫‪-‬نسخة أصحاب العالقة‬
‫إذا كان موضوع الرسالة يهم أكثر من جهة واحدة فالطريقة المتبعة هي إرسال‬
‫نسخة من هذه الرسالة إلى كل جهة من الجهات المعنية‪ .‬ويشار إليها‬
‫في الجزء األسفل من الجانب األيمن للرسالة‪.‬‬
‫المرفقات‬
‫إذا أرفق بالرسالة مستندات أخرى كالتقارير ‪ ،‬فال بد اإلشارة لها في الرسالة نفسها‬
‫أو في الجزء األسفل من الجانب األيمن للرسالة‪.‬‬
‫‪19:37 ١٤٤٥/٠٤/١‬‬ ‫رامي خليف‬ ‫‪60‬‬
 ‫انواع الرسائل‬

‫مراسالت االستعالم (بهدف الحصول على معلومات او نصائح )‬

‫الرد على مراسالت االستعالم ( الرد يكون بشكل ودي لطيف )‬
‫مراسالت الشكاوى (نوضح ما هية المشكلة او الخطأ ‪ ،‬ونحفز القارئ على‬
‫اتخاذ قرار معين وان التسوية من وجهة نظرك عادلة )‬
‫مراسالت التسوية (قد تكون رد ايجابي او رفض التسوية وفي هذه الحالة‬
‫يجب ان يكون الرد لبقا ومبررًا )‬
‫مراسالت التعليمات (تستخدم صيغة االمر بعيدا عن العجرفة وضورة وذوح‬
‫الكلمات والعبارات المستخدمة )‬

‫‪19:37 ١٤٤٥/٠٤/١‬‬ ‫رامي خليف‬ ‫‪61‬‬

 ‫المذكرات الداخلية‬

‫المذكرة هي أكثر وسائل االتصال الكتابية شيوعا في مجال األعمال‬

‫والصناعة ‪ ،‬وحتى وقت قريب كان استخدام المذكرة مقصور على‬
‫المراسالت الداخلية في الشركات والمصالح والهيئات ‪ .‬أما اآلن فإنها‬
‫تستخدم بدرجة أكبر بين الشركات المختلفة وبين المصالح والهيئات‪.‬‬

‫‪19:37 ١٤٤٥/٠٤/١‬‬ ‫رامي خليف‬ ‫‪62‬‬

 ‫الفارق بين المذكرة والرسالة‬

‫والفارق الرئيسي بين المذكرة والخطاب أن المذكرة تتسم بأسلوب يحاول‬

‫التجرد من العالقات الشخصية ‪ .‬وتستخدم معظم الشركات والهيئات نماذج‬
‫مطبوعة للمذكرات ‪ .‬وعلى وجه العموم ‪ ،‬يجب أن تشتمل المذكرة على‬
‫المعلومات اآلتية ‪:‬‬

‫الراسل ‪ :‬االسم ‪ ،‬الوظيفة‬

‫المرسل إليه ‪ :‬االسم ‪ ،‬الوظيفة‬
‫التاريخ ‪ :‬تاريخ ارسال المذكرة‬
‫الموضوع ‪ :‬موضوع المذكرة‬

‫‪19:37 ١٤٤٥/٠٤/١‬‬ ‫رامي خليف‬ ‫‪63‬‬

 ‫الهدف الرئيسي للمذكرة‬

‫هو توفير الوقت حيث تتم كتابة معظم المذكرات في ظل ضغط العمل حيث‬
‫يكون على الكاتب أن يحلل رسالة أو موقف بسرعة وأن يرد بدقة ‪ .‬ويقوم‬
‫الكاتب بتقديم معلومات وحقائق مباشرة ومحددة مصحوبة بتعميمات‬
‫وتوصيات (كلما كان ذلك مناسبا ) بهدف تقديم خلفية تكفي للوصول إلى‬
‫قرار مناسب وإجراء ضروري‬

‫‪19:37 ١٤٤٥/٠٤/١‬‬ ‫رامي خليف‬ ‫‪64‬‬

 ‫المذكرة‬

‫وفي عرض المذكرة ‪...‬يتبع األسلوب التالي ‪:‬‬

‫تقديم الرسالة الرئيسية‬
‫تقديم خلفية الموضوع‬
‫تقديم التفاصيل‬

‫المذكرات أقل رسمية من الخطابات‪،‬وكونها أقل رسمية يعني أنها يمكن أن تكون أقصر‬
‫( صفحة واحدة في صورتها النموذجية ‪ ،‬ولكن تجنب االختصار الزائد عن الحد ) ‪،‬‬
‫ويمكن حتى أن تتم كتابتها بخط اليد ‪.‬‬
‫‪19:37 ١٤٤٥/٠٤/١‬‬ ‫رامي خليف‬ ‫‪65‬‬
 ‫كتابة المذكرة‬

‫قم بمراعاة النقاط التالية عند كتابة المذكرات ‪:‬‬

‫‪ ‬ضع النقاط األكثر أهمية في البداية ‪ ،‬وبتتابع منطقي ‪،‬‬
‫‪ ‬وخصوصاً اسم المرسل إليه ‪ ،‬ولماذا تكتب له والنتائج ‪.‬‬
‫‪ ‬استخدم العناوين والقوائم والصور عندما يكون ذلك ممكناً ‪.‬‬
‫‪ ‬راجع المذكرة بعد ذلك بدقة للتأكد من وضوحها‬

‫‪19:37 ١٤٤٥/٠٤/١‬‬ ‫رامي خليف‬ ‫‪66‬‬

 ‫اخطاء لغوية‬

‫كثير من العبارات التالية يتم استخدامها بصورة آلية ‪ ،‬وغالباً ما تغني عن كل‬
‫منها واحدة أكثر تأثيراً ‪.‬‬
‫مثال ‪:‬‬
‫الحقاً ‬ ‫في تاريخ ال حق‬
‫إذا‬ ‫في حالة ما إذا‬
‫ألن‬ ‫استناداً إلى حقيقة أن‬
‫يراعي‬ ‫يضع في االعتبار‬
‫‪19:37 ١٤٤٥/٠٤/١‬‬ ‫رامي خليف‬ ‫‪67‬‬
‫بغرض‬ ‫من أجل تحقيق غرض‬
 ‫اخطاء لغوية‬

‫األكليشيهات هي تعبيرات استخدمت بإفراط لدرجة االبتذال ‪.‬‬

‫مثال ‪ :‬في طي النسيان في القريب العاجل‬
‫نتمسك بموقفنا تغيير بنود االتفاق‬
‫مجموعة إجراءات‬ ‫فحص دقيق‬
‫نستطيع المواصلة بالكاد‬ ‫يبذل قصارى جهده‬
‫ضالع في مسألة في هذه اللحظة‬

‫‪19:37 ١٤٤٥/٠٤/١‬‬ ‫رامي خليف‬ ‫‪68‬‬

 ‫اخطاء لغوية‬

‫ال تكن كسوالً ‪ ،‬وابحث عن بدائل ‪ .‬تجنب العبارات المبتذلة ‪،‬‬

‫واستبدلها بأخرى ‪ ،‬مثال ‪:‬‬
‫إلى‬ ‫من‬
‫مرفق معه‬ ‫مرفق مع هذا الخطاب‬
‫شكراً ‬ ‫ولهذا فنحن نقدر‬
‫أعتقد أن‬ ‫من وجهة نظري الشخصية‬

‫‪19:37 ١٤٤٥/٠٤/١‬‬ ‫رامي خليف‬ ‫‪69‬‬

 ‫مثال على الوضوح‬

‫هل تستطيع تبسيط هذا المثال ؟‬

‫هذا المثال مأخوذ من دليل للهاتف ‪:‬‬
‫” أوضـح فحص لعـدد من أدلـة الهـاتف الـتي تم اختيارهـا بشـكل عشـوائي‬
‫أن بعضـاً منهـا على صـفحات فارغـة ‪ ،‬في ضـوء مـا سـبق ‪ ،‬يـرجى من‬
‫كـل مسـتخدم مراجعـة الـدليل الخـاص بـه والتأكـد ممـا إذا كـان كـامالً أو‬
‫ال ‪ ،‬وفي حالـة مـا إذا كـان الـدليل غـير مكتمـل ‪ ،‬يجب على المسـتخدم‬
‫إرجاعه إلى مصدره الستبداله ” ‪.‬‬

‫‪19:37 ١٤٤٥/٠٤/١‬‬ ‫رامي خليف‬ ‫‪70‬‬

 ‫مثال على الوضوح‬

‫بدالً مما سبق ‪ ،‬جرب الجمل التالية ‪:‬‬

‫” إذا وجدت صفحات فارغة في دليل الهاتف لديك ‪ ،‬فقم بإرجاعه من فضلك ” ‪.‬‬

‫‪19:37 ١٤٤٥/٠٤/١‬‬ ‫رامي خليف‬ ‫‪71‬‬

 ‫عشر نصائح ليكون تقريرك‪ -‬رسالتك فعاَال‪:‬‬

‫أن يكون كامال‪ ،‬دقيقا وصادقا‬

‫أن يكون مختصرا بقدر اإلمكان وبسيطًا‬
‫أن يكون موضوعيًا غير محكوم بأرائك ورغباتك وأحكامك الشخصية‬
‫له بداية ووسط ونهاية‬
‫له ترتيب وتتابع منطقي وتقسيم وترقيم األجزاء‬
‫أن يكتب في لغة واضحة ومباشره‬
‫أن يقدم في الوقت المطلوب تقديمه فيه ( المالئم)‬
‫استخدام اإليضاحات البيانية كلما كان ذلك ممكنا‬
‫أن تكون له خالصه تعبر عن معطيات التقرير‬
‫خاليا من األخطاء‬
‫‪19:37 ١٤٤٥/٠٤/١‬‬ ‫رامي خليف‬ ‫‪72‬‬
 ‫اسئلة‬

‫‪19:37 ١٤٤٥/٠٤/١‬‬ ‫رامي خليف‬ ‫‪73‬‬

‫‪19:37 ١٤٤٥/٠٤/١‬‬ ‫رامي خليف‬ ‫‪74‬‬