THIẾT KẾ QUY TRÌNH MUA

HÀNG VÀ BÁN HÀNG CHO

CỬA HÀNG THUỘC DOANH
NGHIỆP KING MOBILEPHONE

Nhóm 2
Bố cục
A. Mở đầu
B. Nội dung
I. Cơ sở lý thuyết

II. Vận dụng vào doanh nghiệp King

Mobilephone

C. Kết luận
A. MỞ ĐẦU
B. NỘI DUNG

I. Cơ sở lý thuyết
1. Sơ đồ dòng dữ liệu DFD
(Data Flow Diagram)

PHÂN CẤP SƠ ĐỒ
KHÁI NIỆM DÒNG DỮ LIỆU:
Là một cách mô tả các thành phần của • DFD tổng quan
hệ thống thông qua các hình vẽ bao • DFD khái quát cấp 0
gồm dòng lưu chuyển dữ liệu, điểm • DFD chi tiết cấp 1, 2, 3,…
khởi đầu, điểm đến và nơi lưu trữ dữ (sơ đồ cấp i)
liệu.
 b) CHỨC NĂNG
CỦA DFD
• Biến đổi thông tin từ dữ
liệu đầu vào thành
thông tin đầu ra.
• Tổ chức lại thông tin
trong chu trình.
• Bổ sung và tạo ra thông
tin mới.
c) Phương pháp vẽ
sơ đồ dòng dữ liệu
- Bước 1: Mô tả hệ thống hiện hành bằng
các đoạn văn mô tả
- Bước 2: Lập bảng kê các đối tượng và
các hoạt động liên quan đến đối tượng
- Bước 3: Vẽ sơ đồ dòng dữ liệu
- Bước 4: Đánh số và hoàn tất sơ đồ dòng
dữ liệu
d)Hệ thống kí hiệu
Sơ đồ dòng dữ liệu cơ bản
2. Tổng quan về hệ thống
thông tin doanh thu
• Doanh thu và chi phí tạo ra khoản doanh thu đó
2.1. Đặc điểm và nhu cầu thông được ghi nhận đồng thời theo nguyên tắc phù
tin về doanh thu hợp.
• Doanh thu chỉ được ghi nhận khi thỏa mãn các
Đặc điểm của điều kiện theo quy định hiện hành.
• Doanh thu cần được quản lý và ghi chép một
doanh thu
cách đầy đủ.
 • Liên quan đến doanh thu bán hàng và
cung cấp dịch vụ, hệ thống kế toán
hàng tồn kho ghi nhận thông qua 4
hoạt động
+ Nhận đơn đặt hàng
+ Giao hàng hóa
+ Lập hóa đơn bán hàng (ghi nhận
công nợ)
+ Nhận tiền thanh toán
 Nhu cầu thông tin của doanh thu

Theo chức năng quản trị, nhu cầu

thông tin kế toán về doanh thu

• Thông tin dự toán doanh thu

• Thông tin kết quả thực hiện doanh thu
• Thông tin biến động doanh thu và
nguyên nhân
• Thông tin doanh thu cho việc ra quyết
định
 Nhu cầu thông tin của doanh thu

Theo nội dung thông tin liên

quan đến doanh thu, nhu cầu
thông tin

• Doanh thu bán hàng phát sinh trong

kỳ.
• Giá vốn hàng bán/ giá thành của
sản phẩm, dịch vụ tiêu thụ.
• Công nợ chi tiết cho từng đối
tượng.
2.2. CÁC
HOẠT ĐỘNG
TRONG
CHU TRÌNH
DOANH THU
3. Tổng quan về hệ
thống hàng tồn kho

3.1. Đặc điểm và nhu cầu thông

tin về hàng tồn kho
Đặc điểm hàng tồn kho
Hàng tồn kho của doanh nghiệp là
những tài sản được mua vào để sản
xuất hoặc để bán trong kỳ sản xuất,
kinh doanh bình thường.
• Là bộ phận tài sản chiếm tỷ
trọng lớn trong tổng tài sản của
DN.
• Gồm nhiều loại khác nhau với
những tính chất và đặc điểm
khác nhau.
Nhu cầu thông tin về hàng tồn kho

• Thông tin về giá trị và chủng loại của từng loại

HTK.
• Thông tin về HTK cho thấy tình hình thanh toán nợ
phải trả cho nhà cung cấp.
• Giúp DN hình thành các chiến lược kinh doanh và
tính toán dài hạn.
• Giúp DN có những chính sách hợp lý về chi phí
lưu kho và bảo quản.
3.2. Các hoạt động và dòng
thông tin trong chu trình

• Nhận yêu cầu mua hàng và đặt

hàng
• Nhận hàng từ nhà cung cấp
• Ghi nhận nợ phải trả
• Thanh toán với người bán
II. Vận dụng vào doanh
nghiệp King Mobilephone

1. Giới thiệu công ty King Mobilephone

Kinh doanh điện thoại di động

giá rẻ
Phố Hàm Nghi, Nam Từ Liêm, Hà Nội

Diện tích: 100m2

2.Thiết kế quy trình bán hàng
tại 1 cửa hàng thuộc chuỗi King
Mobilephone

2.1. Thiết kế quy trình bán hàng

Khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng gửi đến, bộ phận tín
dụng kiểm tra mức độ tín dụng của khách hàng này. Bộ phận bán
hàng sẽ tiến hành xét duyệt và lập lệnh bán hàng gồm 4 liên. Liên 1
lưu tại bộ phận bán hàng, liên 2 gửi cho khách hàng làm bằng
chứng cho giao dịch mua hàng, liên 3 chuyển sang bộ phận giao
hàng và liên 4 kèm với đơn đặt hàng sẽ được đưa sang bộ phận lập
hóa đơn.
Bộ phận kho hàng đóng gói và chuyển sang bộ phận giao hàng với
phiếu xuất kho 4 liên, liên 1 gửi cho bên vận chuyển, liên 2 lưu tại bộ
phận kho hàng, liên 3 gửi sang bộ phận lập hóa đơn và liên 4 gửi
sang bộ phận kế toán, đồng thời tại bộ phận giao hàng, tiến hành lập
Phiếu giao hàng gồm 3 liên. Liên 1 của Phiếu giao hàng được gửi
sang bộ phận lập hóa đơn, liên 2 sẽ được lưu tại bộ phận giao hàng,
liên 3 giao lại cho khách hàng cùng với hàng hóa.
Tại bộ phận lập hóa đơn, căn cứ vào liên 4 lệnh bán hàng, liên 1
phiếu giao hàng, phiếu xuất kho liên 3 sẽ tiến hành kiểm tra đối
chiếu và lập hóa đơn 3 liên đồng thời tại bộ phận kế toán ghi sổ
chi tiết doanh thu, giá vốn, nợ phải thu. Lưu lại liên 1 hóa đơn,
liên 3 lệnh bán hàng và liên 3 phiếu giao hàng tại bộ phận kế toán
bán hàng, liên 2 hóa đơn giao khách hàng, chuyển liên 3 hóa đơn
và liên 4 phiếu xuất kho đến kế toán hàng hóa.
Kế toán hàng hóa sau khi nhận được liên 3 hóa đơn và liên 4
phiếu xuất kho tiến hành kiểm tra và ghi sổ chi tiết hàng hóa và
lưu lại các chứng từ trên.
KH gửi thư gồm séc và phiếu báo thanh toán đến DN. Bộ phận
thu ngân nhận thư và lập bảng kê thu tiền 2 liên, trong đó liên 1
kèm séc lưu tại bộ phận thu ngân, bảng kê thu tiền liên 2, phiếu
báo thanh toán và séc photo gửi đến BP kế toán phải thu.
BP thu ngân thực hiện kiểm tra séc, lập giấy nộp tiền rồi gửi vào NH, ghi nhật ký
thu tiền và cuối tháng lập chứng từ nhật ký (JV) gửi sang BP kế toán tổng hợp để
thực hiện ghi sổ cái. Lưu phiếu báo thanh toán theo ngày. BP kế toán phải thu căn
cứ vào séc photo và bảng kê thu tiền, phiếu báo thanh toán để ghi sổ chi tiết phải
thu, cuối tháng lập bảng tổng hợp phải thu gửi sang BP kế toán tổng hợp để thực
hiện ghi sổ cái. Lưu các chứng từ theo ngày. BP kế toán tổng hợp căn cứ vào JV
và bảng tổng hợp phải thu để ghi sổ cái các tài khoản liên quan và lưu các chứng
từ nhận được theo số thứ tự.
2.2 Các bộ phận
gồm các hoạt
động và chứng
từ liên quan
2.2.3. VẼ SƠ ĐỒ DÒNG
DỮ LIỆU CẤP 0 VÀ CẤP
1 CHO HỆ THỐNG
THÔNG TIN KẾ TOÁN
DOANH THU LIÊN
QUAN ĐẾN QUY TRÌNH
BÁN HÀNG
 Sơ đồ
cấp 0
chu
trình
doanh
thu của
quá
trình
bán
hàng
Sơ đồ
cấp 1
hoạt
động
tiếp
nhận
đơn
hàng
Sơ đồ cấp 1 hoạt động giao hàng
Sơ đồ cấp 1 hoạt động bán hàng
Sơ đồ cấp 1
hoạt động
thanh toán
2.3. Thiết kế quy trình mua hàng
tại 1 cửa hàng thuộc chuỗi King
Mobilephone

2.3.1. Thiết kế quy trình mua hàng

 • Khi có nhu cầu mua hàng, bộ phận có nhu cầu lập Giấy đề
nghị mua hàng đến phòng mua hàng. Căn cứ vào Giấy đề
nghị mua hàng, bộ phận phòng mua hàng trình lên Ban
giám đốc ký duyệt. Sau khi được phê duyệt, Bộ phận mua
hàng lập phiếu đặt hàng 3 liên. Liên 1 lưu tại bộ phận mua
hàng, liên 2 gửi cho nhà cung cấp, liên 3 gửi bộ phận nhận
hàng để thông báo về hoạt động mua hàng.

• Đến hạn giao hàng, nhà cung cấp sẽ giao hàng cùng phiếu giao hàng
cho bộ phận giao nhận hàng, bộ phận giao nhận hàng sẽ tiếp nhận hóa
đơn GTGT, phiếu giao hàng từ nhà cung cấp, đối chiếu với đơn đặt
hàng, tiến hành lập phiếu nhập kho 3 liên và chuyển 3 liên phiếu nhập
kho cùng phiếu giao hàng đến thủ kho. Hàng hóa được chuyển trực
tiếp xuống kho kèm phiếu nhập kho 3 liên.
• Bộ phận kho tiến hành nhập kho và ký xác nhận phiếu nhập kho, liên 1 và
liên 2 chuyển lại bộ phận bán hàng, liên 3 dùng để ghi thẻ kho và lưu theo
số thứ tự. Sau đó bộ phận nhận hàng sẽ chuyển hóa đơn GTGT, phiếu giao
hàng và phiếu nhập kho liên 2 cho kế toán để ghi nhận công nợ, các chứng
từ còn lại bộ phận nhận hàng lưu theo tên.

• Đến hạn thanh toán, kế toán phải trả chuyển toàn bộ hồ sơ mua hàng cùng chứng
từ đề nghị thanh toán cho ban giám đốc xét duyệt thanh toán. Căn cứ vào chứng từ
đề nghị thanh toán đã ký duyệt, kế toán sẽ lập phiếu chi, ủy nhiệm chi trình kế
toán trưởng và giám đốc ký duyệt sau đó chuyển phiếu chi, ủy nhiệm chi đã được
ký duyệt đến phòng tài vụ. Phòng tài vụ căn cứ vào hóa đơn mua hàng và chứng
từ của kế toán tiến hành lập séc chi tiền thanh toán cho người bán , ghi bổ sung
thông tin thanh toán vào bộ hồ sơ và chuyển bộ hồ sơ này ngược lại kế toán phải
trả.
2.3.2. Các bộ phận gồm các hoạt
động và chứng từ liên quan
 Sơ đồ
dòng
dữ liệu
cấp 0
chu
trình
HTK của
quá
trình
mua
hàng
 Sơ đồ
dữ liệu
cấp 1
đặt
hàng
Sơ đồ dữ liệu cấp 1 nhận và bảo quản hàng
 Sơ đồ
dữ liệu
cấp 1
ghi
nhận
nợ phải
trả
Sơ đồ dữ liệu cấp 1 thanh toán
2.4. Cách thức mã hóa
sản phẩm doanh nghiệp
King Mobilephone
King Mobilephone mở chuỗi cửa hàng
kinh doanh cho:
• Loại sản phẩm: Điện thoại di động
và các phụ kiện điện thoại đi kèm.
• Loại dịch vụ: giá rẻ.
Danh sách mã hóa
Chỉ tiêu Mã sản phẩm Tên sản phẩm
các mặt hàng tại
cửa hàng: Mã gợi nhớ (HH)

Nhóm sản phẩm (YY) ĐT Điện thoại

Loại sản phẩm (ZZ) CC Cao cấp

TB Trung bình

N Mới

O Cũ
 Chỉ tiêu Mã sản phẩm Tên sản phẩm
Danh sách mã hóa
Chủng loại sản phẩm
các mặt hàng tại
(WWW)
cửa hàng:
001 Samsung

002 Oppo

003 Huawei

Hãng điện thoại 004 Xiaomi

005 LG

006 Nokia

007 Vivo
Danh sách mã hóa Chỉ tiêu Mã sản phẩm Tên sản phẩm
các mặt hàng tại
Chủng loại sản phẩm
cửa hàng:
(WWW)

TN Tai nghe dây

BL Tai nghe bluetooth

Hãng phụ kiện
PS Pin sạc dự phòng

CS Cáp sạc nhanh

B Đen

Màu sắc W Trắng

Y Vàng
Danh sách mã hóa Chỉ tiêu Mã sản phẩm Tên sản phẩm
các mặt hàng tại
Chủng loại sản phẩm
cửa hàng: (WWW)

B Đen

Màu sắc W Trắng

Y Vàng

VN Việt Nam

Xuất xứ (X) SK Hàn Quốc

CN Trung Quốc
VÍ DỤ:
STT Tên Mã hóa

Điện thoại di động Samsung màu trắng cao cấp, sản HH.ĐT.CC.001.W.SK
1
xuất tại Hàn Quốc (HHĐTCC001WSK)

Điện thoại di động Xiaomi phiên bản cũ màu vàng, HH.ĐT.O.004.Y.VN

2
sản xuất tại Việt Nam (HHĐTO004YVN)

Điện thoại di động Oppo phiên bản cao cấp mới màu HH.ĐT.CC.N.002.B.CN
3
đen, sản xuất tại Trung Quốc (HHĐTCCN002BCN)

Điện thoại di động Samsung phiên bản trung bình, cũ HH.ĐT.TB.O.001.B.VN

4
màu đen, sản xuất tại Việt Nam (HHĐTTBO001BVN)

Tai nghe bluetooth phiên bản cao cấp, mới, màu HH.PK.CC.N.W.CN
5
trắng, sản xuất tại Trung Quốc (HH PK.CC.N.W.CN)
5. Để tăng tính cạnh tranh cho sản phẩm của công ty, Ban Giám đốc
quyết định thực hiện chính sách bán hàng trả góp, lãi suất 0% trong 1
năm. Với quyết định như trên, doanh nghiệp có thể gặp phải các rủi
ro gì? Cách thức để khắc phục các rủi ro đó như thế nào?

TRẢ GÓP LÃI SUẤT

0% LÀ GÌ?
• Trả góp lãi suất 0% là khách hàng chỉ phải trả
một khoản tiền nhất định khi mua hàng. Số tiền
còn lại sẽ được trả góp hàng tháng mà không bị
tính lãi. Tuy nhiên, trả góp cũng có thời hạn.
5.1. Rủi ro doanh nghiệp có thể
•
gặp phải Cung cấp quá nhiều gói trả góp lãi suất
0% có thể làm tăng tỷ lệ nợ xấu, ảnh
(1) Rủi ro tín dụng hưởng đến sự đánh giá tín dụng.

• Khách hàng có thể không đủ khả năng • Làm tăng chi phí vay và giới hạn khả năng
thanh toán đúng hạn. tiếp cận tài trợ trong tương lai.
(2) Rủi ro về biến động
lãi suất

Nếu lãi suất tăng trong quá trình bán

hàng trả góp, doanh nghiệp có thể gánh
chịu các chi phí tài chính không mong
muốn hoặc phải điều chỉnh chính sách
trả góp, gây khó khăn cho việc bán hàng
và quản lý tài chính.
(3) Rủi ro tài chính
DN tự chịu trách nhiệm thanh toán số tiền
mua hàng ban đầu cho nhà cung cấp trong
khi thu tiền trả góp.

• Không có đủ tài chính để đáp ứng nhu cầu

chi trả ngay lập tức.

• Không có đủ vốn duy trì hoạt động kinh

doanh trong thời gian khách hàng trả góp.
(4) Rủi ro về cạnh tranh

Đối thủ có thể cung cấp các chương trình

trả góp với ưu đãi khác nhau thu hút khách
hàng.

Lãi suất 0% có thể khiến công ty gặp khó

khăn khi cạnh tranh với các công ty đối
thủ có quy mô sản xuất và nguồn vốn lớn.
 (5) Rủi ro tỉ giá

Hợp tác với đối tác quốc tế hoặc có nguồn

cung cấp từ nước ngoài, biến động tỷ giá
có thể làm tăng giá thành
 (6) Rủi ro liên quan đến hủy đơn
hàng
Khách hàng có quyền hủy đơn hàng trong
quá trình trả góp. Đồng nghĩa với việc có
thể gây mất mát cho DN.

(7) Rủi ro liên quan đến quyền

lợi khách hàng
Nếu không tuân thủ các quy định về bảo vệ
quyền và lợi ích của khách hàng DN có thể
gặp phải các vấn đề pháp lý.
5.2. Giải pháp
khắc phục • Thành lập các phòng ban chuyên trách
về thẩm định, quản trị rủi ro tín dụng.
(1) Đối với rủi ro tín dụng:
• Hoàn thiện chính sách tín dụng • Sử dụng bảo hiểm tín dụng thương mại.
quy định rõ các điều kiện tín
dụng. • Giới hạn số lượng phát hành các gói trả
góp lãi suất 0%.
• Hoàn thiện chính sách khách
hàng.
 (3) Đối với rủi ro tài chính
• Thiết lập khoản dự trữ (Reserve) đảm bảo
có đủ nguồn lực tài chính để thanh toán
kịp thời các khoản phải trả.
• Theo dõi tình trạng thanh khoản của doanh
nghiệp.
• Mua bảo hiểm tín dụng thương mại đặc
biệt là các đơn hàng giá trị lớn.
 (4) Đối với rủi ro về cạnh tranh
• Cung cấp thông tin rõ ràng, đảm bảo quy
• Nghiên cứu và đánh giá tính khả thi, xem
trình đăng ký, trả góp thuận tiện.
xét khả năng tạo ra lợi thế cạnh tranh và
tăng thu hút khách hàng.
• Chú trọng chăm sóc khách hàng.
• Xác định mục tiêu rõ ràng trước khi áp
• Lựa chọn đối tác đáng tin cậy.
dụng.
 (5) Đối với rủi ro về tỉ giá
• Chú ý đến tỷ giá hối đoái giữa VND
và các đồng tiền thanh toán ngoại
thương.
• Đa dạng hoá các đồng tiền thanh toán
quốc tế.

• Lựa chọn ngân hàng có khả năng tài

trợ thương mại tốt.
• Theo dõi tình hình lạm phát tại các thị
trường trọng điểm.
 (6) Đối với rủi ro
liên quan đến hủy
đơn hàng
• Xác thực thông tin khách hàng trước
khi làm hợp đồng.
• Xây dựng hợp đồng trả góp chi tiết.
• Xây dựng các chỉ số cảnh báo để theo
dõi, đánh giá độ rủi ro của mỗi giao
dịch và khả năng thanh toán của khách
hàng.
 (7) Đối với rủi ro liên quan đến
quyền lợi khách hàng
• Áp dụng chính sách: Đổi trả, bảo mật
thông tin khách hàng, thông tin giao
dịch,...
• Thành lập bộ phận xử lý khiếu nại

• Cung cấp các gói ưu đãi hoặc chiết

khấu.
• Mua bảo hiểm thương mại cho các
hợp đồng, giao dịch đặc biệt là những
hóa đơn giá trị cao.
C. KẾT LUẬN
THANKYOU