2022 ©

ელექტრონული კორესპონდენცია
ელექტრონული ფოსტით მიმოწერისას დაიცავით შემდეგი წესები:

შეტყობინების მომზადებისას აუცილებელია სათაურის ყველა

ველის შევსება. შეტყობინებაზე შეუვსებელი ველებით პასუხი
შესაძლებელია არ მოვიდეს, ვინაიდან ავტომატური ფილტრაციის
საშუალებებს შეუძლიათ არ დაუშვან მიღებული შეტყობინება
ადრესატამდე.

შეტყობინების შინაარსი უნდა იყოს მოკლე. მასში უნდა იყოს

აღწერილი მიმართვის მიზეზები და მკაფიოდ გამოხატული
კონკრეტული თხოვნა ან მოთხოვნა.
ელექტრონული ფოსტის შეტყობინებაში გამოხატული თხოვნა ან
მოთხოვნა, არ უნდა მოითხოვდეს ადრესატისაგან ელექტრონული
ფოსტის გარდა სხვა საკომუნიკაციო საშუალებების გამოყენებას.
როგორც წესი, უპასუხოდ რჩება რომელიმე ვებ-გვერდზე
სტუმრობის, ფაქსის გაგზავნის ან მითითებულ ნომერზე
ტელეფონით დარეკვის შესახებ თხოვნით მიმართვა.

2
 ელექტრონული კორესპონდენცია
ელექტრონული ფოსტის შეტყობინებებზე პასუხის ვადაა 24
საათი.
პასუხის შინაარსი უნდა შეესაბამებოდეს მოთხოვნის შინაარსს.
თუ სრულფასოვანი პასუხის გაცემა ამ დროში არ ხერხდება,
საჭიროა გაიცეს ფორმალური პასუხი გადაწყვეტილების მიღების
მოსალოდნელი ვადის მითითებით.
პასუხის მიუღებლობის შემთხვევაში, საჭიროა შემოწმდეს
სწორად იყო თუ არა დაცული შეტყობინებაზე ფორმალური
მოთხოვნები (ველების შევსება, შეტყობინების ავტორის
ხელმოწერა და ა.შ.). სამსახურებრივი მიმოწერისას განმეორებითი
მიმართვები დასაშვებია მხოლოდ დროის გარკვეული
ინტერვალის შემდეგ, არა ნაკლები ერთი კვირისა.
უფრო ხშირი მიმართვები ადრესატისადმი განხილულ იქნება
როგორც სპამ-ი, რის შემდეგაც მიმართვის წყაროს ბლოკირება
ხდება ფილტრაციის საშუალებებით.
შეინახეთ, როგორც მიღებული, ისე გაგზავნილი შეტყობინებების
ასლები.

3
 Email-ის დაწერის ტექნიკა
წერილის სტრუქტურა არის ყველაზე მნიშვნელოვანი და
ამავდროულად ყველაზე მარტივი შესადგენი რაც აერთიანებს:

სათაურს თემას თანამდეროვე საქმისწარმოებისა და

მისალმებას საოფისე საქმიანობაში ელექტრონულ
 ტექსტის შინაარსს ფოსტას განსაკუთრებული ადგილი
დანართს (attachment) უჭირავს.
დამშვიდობებას დღესდღეობით, როდესაც
პარტნიორებთან ურთიერთობის ყველაზე
სწრაფი და მოხერხებული საშუალება
ელექტრონული მიმოწერაა, აუცილებელია
იმ სტანდარტების ცოდნა, რაც
გამართული წერილის მიწერაში
დაგვეხმარება.
კომპანიის პირველადი კონტაქტი და
იმიჯი მნიშვნელოვნადაა დამოკიდებული
საქმიანი მიმოწერის ხარისხზე, რომელზე
პასუხისმგებელიც ოფისის მენეჯერი
4 (ადმინისტრაციული მენეჯერი).
 Subject/თემა:
 თემა არის ძალიან მნიშვნელოვანი საკითხი წერილის წერის
დროს, მაგალითად თუ ჩვენ გვსურს მივწეროთ რაიმე
ორგანიზაციას წერილი ცხოველების გადარჩენის საკითხთან
დაკავშირებით თემაში არავითარ შემთხვევაში არ ჩაწეროთ:
გამარჯობა, მოგესალმებით, კითხვა, შემოთავაზება და ა.შ.
მიწერეთ კონკრეტულად ის თემა რაზეც აპირებთ წერილში
საუბარს ამ შემთხვევაში უნდა ჩაიწეროს თემაში: „ცხოველების
გადარჩენასთან დაკავშირებით“
, კითხვა იქნება ეს თუ შემოთავაზება წერილის ტექსტში
გაირკვევა, არ არის საჭირო მიაწეროთ „შემოთავაზება...“ ან
„კითხვა...“.
 გაითვალისწინეთ, რომ თემის მიხედვით წყვეტს მიმღები
წაიკითხოს თუ არა წერილი (სპამის/მასიური წერილების
ეპოქაში),
თემა უნდა იყოს მარტივი. ასახავდეს წერილის შინაარსს,
აგრეთვე ეცადეთ შედგებოდეს მაქსიმუმ 3-4 სიტყვით.

5
 მისალმება
1. თუ თქვენთვის მისი სახელი ცნობილია მიმართეთ ასე:
“გამარჯობა დავით”,
თუ მოსაკითხია ვინმე (მაგალითად მეგობარს როდესაც წერთ)
ტექსტში მოიკითხეთ და არა მისალმებაში.
2. თუ რაიმე საიტს წერთ მაგალითად ინფოდელტას დაიწყეთ
ასე:
“გამარჯობა ინფოდელტა”,
3. თუ რაიმე ორგანიზაციას წერთ მაშინ ასე:
მოგესალმებით,
4. თუ წერილის მიმღები არის თქვენი უფროსი, ან თქვენზე
მაღალი წოდების მქონე პირი სასურველია მიმართოთ ასეთი
ტექსტით:
მოგესალმებით ბატონო თემურ,
5. არავითარ შემთხვევაში არ დაწეროთ გამარჯობათ
(არასწორია!) თუ მაინცდამაინც ზრდილობიანობის გამოჩენა
გსურთ დაწერეთ მოგესალმებით.

6
 Email-ის ტექსტის შინაარსი
1. ტექსტის შინაარსი უნდა იყოს შეძლებისდაგვარად მოკლე,
კონკრეტული და ჩამოყალიბებული (არ გადახტეთ სხვადასხვა
თემებზე, დაიცავით ტექსტის შინაარსის სტრუქტურა, თუ რამოდენიმე
თემაზე გსურთ მიწერა ჯერ ერთი ჩამოაყალიბეთ და შემდეგ მეორე.
2. რამოდენიმე კითხვის ან საკითხის დასაშორებლად გააკეთეთ
აბზაცი ან გამოყავით 2 ხაზით.

3. თუ რაიმე ორგანიზაციიდან წერთ სხვა ორგანიზაციას ან კერძო

პირს წერილი დაიწყეთ თქვენი სახელით, გვარით და
თანამდებობით, რათა დაადასტუროთ თქვენი ოფიციალობა:
მაგ.: ჩემი სახელია ნინო ჩხეიძე და გწერთ IBM-ის ტექნიკური
მხარდაჭერიდან.
ან თუ მანამდეც გქონიათ საუბარი მიწერეთ ასე:
მაგ.: კვლავ ნინო ჩხეიძე გწერთ IBM-ის ტექნიკური
მხარდაჭერიდან.
რადგან ბევრ კომპანიას აქვს ერთი ელ.ფოსტა რომელზეც
7
სხვადასხვა ტექნიკური მხარდაჭერის წევრები პასუხობენ.
 Email-ის ტექსტის შინაარსი
4. არ დაწეროთ ტექსტი (თუ
ინგლისურად წერთ) მაღალი
რეგისტრის ასოებით, მიმღებს
შეიძლება ეგონოს, რომ არ იცით Caps
Lock ღილაკის გამოყენება .

5. თუ ქართველს წერთ (ორგანიზაციას/კერძო პირს) ძალიან

სასიამოვნოა, როდესაც ქართულად კითხულობს ტექსტს და არა
ინგლისური ასოებით ქართულად (გაითვალისწინეთ ზოგიერთი
საფოსტო სერვერი ვერ კითხულობს ქართულ ტექსტს მაგ.:
Mail.ru).
6. ეცადეთ არ დაუშვათ შეცდომები, რადგან მიმღებს აუცილებლად
გაუჩნდება ეჭვი თქვენს კვალიფიკაციაზე, თუნდაც არ იყოთ რაიმე
საკითხში კვალიფიციური გრამატიკულად სწორად შედგენილი
წერილი ყოველთვის სასიამოვნოა.
7. თუ წერთ რაიმე ორგანიზაციას წერილს არავითარ შემთხვევაში
არ გამოიყენოთ სლენგი (თუ მაინცდამაინც საჭიროა ჩასვით
„ბრჭყალებში“).
8
 Email-ის ტექსტის შინაარსი
8. თუ წერთ რაიმე ორგანიზაციას წერილს არ გამოიყენოთ
„სმაილები“ მიმღებს შეიძლება წარმოდგენა შეექმნას, რომ
დასცინით ან უბრალოდ უსიამოვნოდ მიიღოს.

9. თუ წერთ პასუხს წერილზე თემაში აუცილებლად დატოვეთ

„ RE: თემა“ ადრესატი მიხვდება თუ რა თემასთან აქვს საქმე
დანახვისთანავე, აგრეთვე არ წაშალოთ წინა წერილები რათა
ადრესატმა საჭიროების შემთხვევაში გადახედოს წინა საუბარს

9
 Attachment/დანართი
თუ დანართის გაგზავნა აუცილებელია
ეცადეთ, რომ თემასთან მაქსიმალურად კავშირში იყოს:

1. თუ უგზავნით თქვენს თანამშრომელს ცხრილს

„მაისის თვის შემოსავლებთან“ დაკავშირებით
დაურთეთ შემდეგი დასახელების
ფაილი maisi_tvis_shemosavali.xls. არ ერგება თემას „მაისის
თვის შემოსავლები“ file.xls.
2. თუ რაიმე კომპანიის ტექნიკური მხარდაჭერის წევრს
უგზავნით სურათს პრობლემის შინაარსით, არ დაურთოთ
ფაილი სახელით Image.jpg ეცადეთ ისეთი სახელი დაარქვათ
რაც პრობლემასთან დაკავშირებულია.
3. სასურველია წერილის მიმდინარეობისას ახსენოთ
დანართი:
მაგ. იხ. დანართი, თუ რამოდენიმეა ასეთი მაშინ იხ. დანართი
ნომერი 1, ნომერი 2 და ა.შ.

წინააღმდეგ შემთხვევაში მიმღებს, შეიძლება უბრალო

10 „სპამი“ ეგონოს და არ გახსნას!
 ელექტრონული წერილის ბოლოს...
დამშვიდობება

როდესაც წერილის ადრესატი არის თქვენი უფროსი, თქვენზე

მაღალი წოდების პირი ან რაიმე ორგანიზაცია სასურველია
გამოიყენოთ შემდეგი სიტყვები „პატივისცემით, ნინო ჩხეიძე“,
„კეთილი სურვილებით, ნინო ჩხეიძე“ და სხვ.

წერილის ბოლოს სასურველია

წინასწარ გადავუხადოთ ადრესატს
მადლობა გაწეული
დახმარებისათვის ან
თანამშრომლობისათვის!
ასევე დაზღვევის მიზნით
სასურველია ვთხოვოთ მიღებული
წერილის დადასტურება, ვინაიდან
შეიძლება ტექნიკური შეფერხება
Google-დან
იყოს სერვერზე და არ მივიდეს Yahoo-ზე ან Mail.ru-
საჩქარო და მნიშვნელოვანი ზე და პირიქით
11
წერილი.
 ტექნიკური საკითხები
მასიური დაგზავნა

თუ გსურთ მასიურად დააგზავნოთ წერილები, შეგიძლიათ

განყოფილებაში „To“ ჩაწეროთ ბევრი ელ.ფოსტის მისამართი
ერთდროულად შემდეგნაირად: lamara@nukiri.com; zezva@mzia.com;
arsena@marabdeli.com; და ა.შ. ანუ ყოველი ფოსტის შემდეგ
წერტილმძიმე და გამოტოვება, ეს მეთოდი მუშაობს ყველა საფოსტო
სერვერზე.
გაფრთხილება: ამ მეთოდით შეიძლება იგზავნებოდეს „სპამი“
(მასიური წერილების გზავნა) შესაბამისად ზოგიერთმა საფოსტო
სერვერმა შეიძლება გააუქმოს თქვენი მომხმარებელი, ამიტომ ეს
გაითვალისწინეთ და განსაკუთრებით მნიშვნელოვანი წერილები
CC (Carbon Copy) ასლის გადაგზავნა
ცალკე გააგზავნეთ.
მისი გამოყენების ერთადერთი მიზანია სხვა მომხმარებელსაც
გაუგზავნოთ იგივე წერილი, მაგრამ ორივე მიმღები დაინახავს, რომ
წერილი სხვასაც გაეგზავნა.
BCC (Blind Carbon Copy) ბრმა ასლის გადაგზავნა
მისი გამოყენების მიზანია გაუგზავნოთ იგივე წერილი სხვა
მომხმარებელსაც, მხოლოდ ვერცერთი მომხმარებელი ვერ
12დაინახავს, რომ სხვასაც მიუვიდა თქვენგან ეს წერილი.
 ელ.მიმოწერის მნიშვნელოვანი ასპექტები
ელექტრონული მიმოწერა იურიდიულ ნორმებს ექვემდებარება
ელექტრონული ფოსტა, ერთი შეხედვით კომუნიკაციის
არაკონტროლირებადი საშუალებაა, მაგრამ მომხმარებელმა უნდა
იცოდეს, რომ ელექტრონული გზავნილები შეიძლება ისევე
დაექვემდებაროს იურიდიულ ნორმებს, როგორც ჩვეულებრივი
წერილები და ისინი გამოყენებული იქნან სამხილის ან ნივთმტიცების
სახით.
კარგად დაფიქრდით, რას აგზავნით ელექტრონული ფოსტის
საშუალებით და წერილი გულდასმით წაიკითხეთ, სანამ გაგზავნის
ღილაკს დააჭერთ.
!
გაგზავნილ წერილს უკან ვეღარ დააბრუნებ
გაგზავნილი ელექტრონული წერილის უკან გამოხმობა შეუძლებელია.
მიუხედავად იმისა, რომ ელექტრონული ფოსტის ზოგიერთ
პროგრამულ უზრუნველყოფას წერილის უკან დაბრუნების ( “recall”)
ფუნქცია აქვს, დარწმუნებული ვერ ვიქნებით, რომ გაგზავნილი წერილი
არავის წაუკითხავს, ამასთან ელექტრონული ფოსტა ბევრ სერვერს
გაივლის დანიშნულების ადგილამდე და ყველგან თავის კვალს
ტოვებს.
13
ყოველთვის ორჯერ გადაამოწმეთ წერილის მიმღებთა სია და
 ელექტრონული ფოსტა და უსაფრთხოება

ელექტრონული ფოსტა დღეისათვის კომუნიკაციის ერთ-ერთ

ყველაზე პოპულარულ მეთოდს წარმოადგენს. ის გამოიყენება,
როგორც ბიზნეს-ურთიერთობებისთვის, ასევე მეგობრებთან და
ოჯახის წევრებთან კომუნიკაციისთვის
ელექტრონული ფოსტა ინტერნეტ-ტექნოლოგიებს ეფუძნება,
მისი გამოყენება დაკავშირებულია ისეთ საფრთეებთან,
როგორიცაა მავნე კოდი და ფიშინგი (ინტერნეტ-თაღლითობის
სახეობა, რომელიც მიზნად ისახავს პირადი მონაცემების ხელში
ჩაგდებას).

14
 ელ.მიმოწერის უსაფრთხოება
მოერიდეთ თაღლით მგზავნელებს !
არაკეთილსინდისიერი მგზავნელების მხრიდან ძალიან ადვილია
ისეთი წერილის გაგზავნა, რომელიც ერთი შეხედვით რეალური
მისამართიდან მოსულს ჰგავს. ეს მეთოდი ყველაზე ხშირად
გამოიყენება მავნე კოდის გავრცელებისას ან ფიშინგის დროს.

არ გახსნათ საეჭვო ელექტრონულ გზავნილზე მიბმული ფაილები და

ბმულები, იმ შემთხვევაშიც კი, თუ იცნობთ მის გამომგზავნს და
ენდობით მას. მცირე ეჭვის გაჩენის შემთხვევაშიც ტელეფონით ან სხვა
საშუალებებით დაუკავშირდით გამომგზავნს, რათა დაადგინოთ
გზავნილი მართლა მისგან არის თუ არა.

დიდი სიფრთხილით გადაამოწმეთ მისამართები, სადაც

ელექტრონულ წერილს აგზავნით
ძალიან ხშირია ელექტრონული ფოსტის შეცდომით გადაგზავნის
შემთხვევები, განსაკუთრებით მაშინ, თუ იყენებთ ფუნქციას „უპასუხე
ყველას“ (Replay to All). ელექტრონული წერილი მხოლოდ იმათ
უნდა გაეგზავნოს, ვისთვისაც მისი შინაარსი აქტუალურია.
15
 ელ.მიმოწერის უსაფრთხოება
არ დააკლიკოთ ბმულებზე !
საფრთხილო გზავნილები ხშირად მოიცავს ინტერნეტ ბმულებს
(URL), რომლებიც გვამისამართებენ მავნე კოდის შემცველ ვებ-
გვერდებზე. მხოლოდ ბმულზე დაკლიკებითაც კი შეიძლება
კომპიუტერის დაინფიცირება.
ყოველთვის სიფრთხილით მოეკიდეთ ნებისმიერი სახის ბმულს და
არასდროს დააკლიკოთ ბმულებზე, რომელსაც შეიცავს გზავნილები
უცნობი ან საეჭვო მისამართებიდან;

არ გახსნათ მიმაგრებული ფაილები

საფრთხილო გზავნილები ხშირად შეიცავს მიმაგრებულ ფაილებს,
რომლებიც შეიძლება მავნე კოდით იყოს დაინფიცირებული. ასეთი
კოდი შეიძლება ნებისმიერი ტიპის ფაილში იყოს დამალული,
PDF და ZIP ფაილების ჩათვლით.
არასდროს გახსნათ მიმაგრებული ფაილები, რომლებიც მოსულია
უცნობი ან საეჭვო მისამართებიდან, დარწმუნებული იყავით, რომ
მიმაგრებული ფაილი ყოველთვის შემოწმებულია მავნე კოდის
16არსებობაზე.
 ელ.მიმოწერის უსაფრთხოება
არ დააკლიკოთ ბმულებზე !
საფრთხილო გზავნილები ხშირად მოიცავს ინტერნეტ ბმულებს
(URL), რომლებიც გვამისამართებენ მავნე კოდის შემცველ ვებ-
გვერდებზე. მხოლოდ ბმულზე დაკლიკებითაც კი შეიძლება
კომპიუტერის დაინფიცირება.
ყოველთვის სიფრთხილით მოეკიდეთ ნებისმიერი სახის ბმულს და
არასდროს დააკლიკოთ ბმულებზე, რომელსაც შეიცავს გზავნილები
უცნობი ან საეჭვო მისამართებიდან;

არ გახსნათ მიმაგრებული ფაილები

საფრთხილო გზავნილები ხშირად შეიცავს მიმაგრებულ ფაილებს,
რომლებიც შეიძლება მავნე კოდით იყოს დაინფიცირებული. ასეთი
კოდი შეიძლება ნებისმიერი ტიპის ფაილში იყოს დამალული,
PDF და ZIP ფაილების ჩათვლით.
არასდროს გახსნათ მიმაგრებული ფაილები, რომლებიც მოსულია
უცნობი ან საეჭვო მისამართებიდან, დარწმუნებული იყავით, რომ
მიმაგრებული ფაილი ყოველთვის შემოწმებულია მავნე კოდის
17არსებობაზე.
 ელ.მიმოწერის უსაფრთხოება
ისარგებლეთ ვებ-ფოსტის (https) მხოლოდ უსაფრთხო
სერვისებით
!
იმ შემთხვევაში თუ ვებ-ფოსტის სერვისით სარგებლობთ,
შეამოწმეთ რამდენად უსაფრთხოა სისტემაში შესვლა
(მომხმარებლის სახელით და პაროლით), ერიდეთ სატელეფონო
ნომრების შეყვანის და სმს გამოყენების სხვადასხვა ფუნქციებს.

გამოიყენეთ ძლიერი და უნიკალური პაროლები

პაროლი საშუალებას გვაძლევს დავიცვათ ჩენი ელექტრონული

ფოსტა შემოტევისა და არასანქცირებული წვდომისგან.
შესაბამისად, რამდენიმე ინტერნეტ ექაუნთზე ერთი დ აიმავე
პაროლის გამოყენება ყველა ამ ექაუნთზე წვდომის
შესაძლებლობას იძლევა, იმ შემთხვევაში, თუ ერთი მაინც გატყდა.

გამოიყენეთ პაროლი, რომელიც შეიცავს არანაკლებ 8 სიმბოლოს,

მათ შორის დაბალი და მაღალი რეგისტრის სიმბოლოებს,
18რიცხვებს და სპეციალურ სიმბოლოებს. პაროლი ხშირად ცვალეთ
და სხვა ექაუნტზე არ გამოიყენოთ.
 ელ.მიმოწერის უსაფრთხოება
არ დაგავიწყდეთ სისტემიდან გამოსვლა (Log Out)
საერთო გამოყენების კომპიუტერიდან (მაგ. ინტერნეტ კაფეში) ვებ-
!
ფოსტის გამოყენების ყველაზე ტიპიური შეცდომაა სისტემიდან
გამოსვლის დავიწყება. ეს საშუალებას მისცემს მომხმარებელს,
რომელიც ამავე კომპიუტერთან მუშაობს, უპრობლემოდ
დაათვალიეროს ვებ-ფოსტის ექაუნთი.

წაშალეთ ან დააარქივეთ ძველი ელექტრონული წერილები

თუ ელექტრონული ფოსტის ერთ ექაუნთს დიდი ხნის

განმავლობაში ხმარობთ, დიდი შანსია, რომ მასზე დაგროვილია
დიდი რაოდენობით მნიშვნელოვანი ინფორმაცია თქვენს შესახებ
და თქვენი ორგანიზაციის შესახებ. ამის გამო მუდმივად იზრდება
მნიშნელოვან ინფორაციაზე არასანქცირებული წვდომის რისკი;
ნუ შეინახავთ ელექტრონულ წერილებს წლების მანძილზე.
წაშალეთ ან უსაფრთხოდ დააარქივეთ ყველა ის წერილი,
რომელიც აღარ გჭირდებათ.

19.
 გმადლობთ
ყურადღებისთვის!

20