TIN HỌC ỨNG DỤNG TRONG QUẢN LÝ

GV: Phan Đình Vấn

Bộ môn Tin học quản lý
CHƯƠN
G
5

THIẾT LẬP BÁO CÁO DẠNG VĂN BẢN

VÀ TRÌNH CHIẾU

GV: Phan Đình Vấn

Bộ môn Tin học quản lý
2021

2
Nội dung chính

1. Soạn thảo văn bản nâng cao với MS. Word

2. Các tính năng mở rộng của MS. Word

3. Trình chiếu bằng MS. PowerPoint

3
3
 REVIEW
MS. WORD
 Install
 Config MS. Word
 Basic skills
Install Office 2019
Download Office 2019
Extract file
Nhập cmd trên thanh đường dẫn
Nhập “[Link]” và enter
Chọn 1 và enter

5
5
Thiết lập cấu hình của Word
File → Options → Advanced

6
6
Rule / Navigation Pane
Show Rule
View → Rule

7
7
Copy/Paste
Paste
Keep Source Formatting
Merge Formatting
Keep text only

8
8
Bàn phím
Bàn phím ảo trong win
Start → On-Screen Keyboard
Phím chức năng thường dùng
Phím Enter (Ctrl + Enter): ngắt đoạn (trang) văn bản.
Phím Tab: di chuyển con trỏ đến điểm Tab.
Phím Crtl + Delete: xoá từ kế sau con trỏ văn bản.
Phím Crtl + Backspace: xoá từ kế trước con trỏ văn bản.
Phím Crtl + ←: di chuyển con trỏ sang trái từng từ.
Phím Crtl + →: di chuyển con trỏ sang phải từng từ.
Phím Crtl + ↑: di chuyển con trỏ đến đầu đoạn.
Phím Crtl + ↓: di chuyển con trỏ đến đầu đoạn sau.
Phím Crtl + Home (End): đưa con trỏ về đầu (cuối) văn bản.
Phím Crtl + ]: tăng font chữ.
Phím Crtl + [: giảm font chữ. 9
9
Bàn phím
Bàn phím ảo trong win
Start → On-Screen Keyboard
Phím chức năng thường dùng
Phím Crtl + C: Copy phần văn bản đang được chọn
Phím Crtl + V: dán văn bản (Paste)
Phím Crtl + X: Copy và xóa phần văn bản đang được chọn
Phím Crtl + S: Lưu văn bản (save)
Phím Crtl + Q: Canh lề trái cho văn bản
Phím Crtl + E: Canh lề giữa cho văn bản
Phím Crtl + R: Canh lề phải cho văn bản
Phím Crtl + J: Canh đều hai bên
Phím Crtl + M: Thụt đầu dòng vào một đoạn

10
10
 1. SOẠN THẢO
VĂN BẢN NÂNG CAO
VỚI MS. WORD
 Quản lý Section
 Định dạng nội dung
 Quản lý danh mục
 Soạn thảo các văn bản thông dụng
 Quản lý Section
Document / Section / Page / Paragraph / Line / Word / Character
Thêm section
Layout → Break section
Section Breaks
Next page: Tạo section mới từ đầu trang tiếp theo.
Continuous: Tạo section mới tại vị trí con trỏ.
Even page: Tạo section mới từ trang chẵn tiếp theo.
Odd page: Tạo section mới từ trang lẻ tiếp theo.

Xem các section

Mở Header hoặc Footer để xem

12
12
Quản lý Section
Xóa Section
Home → Show/Hide
Chọn và xóa section

Dùng Find and Replace để tìm Section

Break (^b) và thay thế

13
13
 Định dạng nội dung
Định dạng trang (Page Setup)
Layout → Page setup, chọn thẻ Margins
Margins: giá trị lề của trang.
Orientation: trang dọc (Portrait), trang ngang
(Landscape).
Pages (Multiple pages): Cách áp dụng định dạng
trang
Apply to: phạm vi áp dụng

Chú ý: Mặc định MS. Word tính theo đơn vị Inches. Để chuyển sang
đơn vị Centimets, vào thẻ File → Options. Chọn mục Advanced, thay đổi
mục show measurements in units of là Centimeters.

14
14
Định dạng nội dung
Định dạng trang (Page Setup)
Layout → Page setup, chọn thẻ Pager
Pager size: Chọn khổ giấy (A3, A4…).
Width: Độ rộng của trang.
Height: Chiều cao của trang.
Apply to: phạm vi áp dụng

15
15
Định dạng nội dung
Tạo trang bìa
Home → Border → Border and Shading
Chọn thẻ Page Borders: đóng khung cả trang
Setting: kiểu khung.
Style: kiểu đường.
Color: màu nét khung.
Width: Độ nét khung.
Art: Khung nghệ thuật
Click Options

Margin: Khoảng cách khung

đến dữ liệu
Measure from: chọn text
Surround header: bao quanh
header (bỏ chọn)
Surround footer: bao quanh
footer (bỏ chọn) 16
16
Định dạng nội dung
Đóng khung và tạo màu nền (Borders
and Shading)
Chọn vùng văn bản định dạng.
Home → Border → Border and Shading
Thẻ Borders: đóng khung
Setting: kiểu khung.
Style: kiểu đường.
Color: màu nét khung.
Width: độ nét khung.
Thẻ Shading: màu nền

17
17
Định dạng nội dung
Watermark
Tạo Watermark
Design → Watermark ( ) → Customer Watermark
Chọn Picture watermark
Click Select Picture để chọn hình
Click chọn OK

18
18
Định dạng nội dung
Watermark
Xóa watermark ở một section (trang bìa)
Thêm section
Mở Header/Footer
Đặt con trỏ ở section sau (section 2)
Bỏ chọn Link to Previous
Chọn và xóa Watermark ở section trước

19
19
Định dạng nội dung
Mốc dừng (Tab Stop)
Tạo mốc dừng
Click chuột lên biểu tượng ở góc trên bên trái (giao của hai thước) để thay đổi các mốc dừng
khác nhau (canh trái, phải, giữa…).
Click chuột lên thanh Ruler tại vị trí cần đặt mốc dừng.

Chú ý: Nhấn phím Tab để chuyển con trỏ văn bản đến mốc các dừng.
Để huỷ bỏ các mốc dừng, dùng chuột kéo chúng ra khỏi thanh Ruler hoặc nhấn Ctrl+Q để huỷ bỏ tất cả.
20
20
Định dạng nội dung
Mốc dừng (Tab Stop)
Định dạng mốc dừng
Home → Paragraph → Tab
Chọn điểm Tab stop
Chọn kiểu Tab stop
Chọn kiểu nét kẻ
Nhấn nút Set

21
21
Định dạng nội dung
Định dạng đoạn văn (Paragraph )
Đặt con trỏ vào trong đoạn cần định dạng.
Home → Paragraph
Alignment: Canh đoạn văn với trang
(trái, phải, giữa, đều)
Left/Right: đoạn văn cách lề trái/phải
Special: chỉnh dòng đầu so với các dòng
khác của đoạn văn.
Before/After: Cách đoạn trên/dưới
Line spacing: khoảng cách các hàng
trong đoạn.

22
22
 Định dạng nội dung
Format paint
Copy định dạng đoạn và văn bản
Đặt con trỏ vào trong đoạn cần copy định
dạng.
Home → Format Painter
Click đến đoạn cần “dán” định dạng

Chú ý: Double click vào Format painter để copy và dán

định dạng đến nhiều nơi 23
23
Định dạng nội dung
Sử dụng Style
Home → Chọn Styles
Có thể chỉnh lại (Modify) định dạng của các
style

24
24
Định dạng nội dung
Chữ cái lớn đầu đoạn văn (Drop
Cap)
Đặt con trỏ trong đoạn cần định dạng.
Insert → Drop Cap.
Chọn kiểu định dạng.
Trong mục Drop Cap Options
Font: Font chữ cái phóng lớn.
Lines to drop: Số dòng chữ cái rớt xuống.
Distance from text: Khoảng cách giữa chữ cái
lớn và văn bản còn lại.

25
25
 Định dạng nội dung
Chia cột (Columns)
Chọn vùng văn bản cần chia.
Layout → Columns
Chọn kiểu cần chia
Number of columns: Số cột cần chia.
Width, Spacing: Độ rộng cột & khoảng cách.
Line between: Có đường phân cách các cột
Equal column width: Các cột rộng bằng nhau

Chú ý: Nếu không chọn khối văn bản thì toàn bộ văn bản sẽ bị chia.

26
26
Định dạng nội dung
Đánh chỉ mục (Bullets)
Chọn vùng văn bản cần đách chỉ mục.
Click Home → Bullets
Chọn biểu tượng cần định dạng hoặc chọn
Define New Bullet để định tạo định dạng mới

27
27
Định dạng nội dung
Đánh chỉ mục (Numbering)
Chọn vùng văn bản cần đách chỉ mục.
Home → Numbering
Chọn biểu tượng cần định dạng hoặc chọn
Define New Number Format để định tạo định dạng
mới

28
28
Định dạng nội dung
Chèn các ký tự đặc biệt
Insert → Symbol
Chọn ký tự cần chèn
hoặc click More Symbols để chọn ký tự khác
thông qua chọn các font
Click nút Insert hoặc double click vào ký tự cần
chèn

29
29
Quản lý danh mục
Header/Footer
Mục đích
Chèn vào tiêu đề trang (Header), chân trang (Footer) và đánh số trang.
Chèn Header
Insert → Header
Chọn kiểu Header

30
30
Quản lý danh mục
Header/Footer
Tạo nhiều header/footer khác nhau trong văn bản
Chèn thêm section
Đặt con trỏ ở section sau
Bỏ chọn Link to Previous trong Header & Footer Tools

31
31
Định dạng nội dung
Chèn số trang
Insert → Pages Numbers
Chọn vị trí chèn số trang
Top of Page: chèn ở trên trang
Bottom of Page: chèn ở dưới trang
Chọn chèn số trang bên trái, giữa,
phải trang

Chén thêm Section để định dạng số

trang khác nhau

Có thể chọn Fortmat Page Numbers để định

dạng lại
32
32
Quản lý danh mục
Footnote
Reference → Insert Footnote
Nhập thông tin cho Footnote

33
33
Quản lý danh mục
Hình ảnh
Chèn hình ảnh
Insert → Picture.
Chọn hình ảnh cần chèn
Click nút Insert Đường viền
Vị trí thể hiện
hình trong trang Cắt hình
Độ sáng/màu

Quay hình
Kiểu hiển thị Kích thước

34
34
Quản lý danh mục
Hình ảnh
Chèn nhãn (Label) cho hình ảnh
Nhãn của hình thường đặt ở dưới hình
References → Insert Caption
Chọn nhãn. Nếu chưa có nhãn cần chèn thì chọn
New Lable

35
35
Quản lý danh mục
Hình ảnh
Chèn tham chiếu chéo
Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn tham chiếu chéo
References → Cross-reference
Reference: Chọn loại tham chiếu
Insert reference to: Cách chèn tham chiếu chéo

36
36
Quản lý danh mục
Hình ảnh
Chèn danh mục hình ảnh
References → Insert Table of Figures
Caption lable: Chọn nhãn (Hình, Bảng…)
Modify: định dạng danh mục

37
37
Quản lý danh mục
Bảng (Table)
Chèn bảng
Insert → Table.
Chọn số hàng, số cột.
Design/Layout: Định dạng lại bảng

38
38
Quản lý danh mục
Bảng
Tính toán trên bảng
Đặt con trỏ tại vị trí thích hợp
Layout → Formula
Nhập công thức tại mục Formula, với tham số:
ABOVE: tính toán các ô ở trên
BELOW: tính toán các ô ở dưới
LEFT: tính toán các ô bên trái
RIGHT: tính toán các ô bên phải.

Ví dụ: =SUM(ABOVE): tính tổng các số ở trên

Có thể định dạng số tại mục Number

Format
Chọn công thức tại mục Paste function
39
39
Quản lý danh mục
Bảng
Đánh nhãn cho bảng
(thường đặt ở trên bảng)
References → Insert Caption
Chọn nhãn. Nếu cần tạo nhãn mới thì thì chọn
New Lable

40
40
Quản lý danh mục
Bảng
Chèn tham chiếu chéo cho bảng
References → Cross-reference
Reference: Chọn loại tham chiếu
Insert reference to: Các chèn tham chiếu chéo

41
41
Quản lý danh mục
Bảng
Chèn danh mục bảng
References → Insert Table of Figures
Caption lable: Chọn nhãn (Bảng…)
Modify: định dạng danh mục

42
42
Quản lý danh mục
Chèn công thức
Insert → Equation
Chọn công thức cần chèn.

43
43
Quản lý danh mục
Mục lục tự động
Mục đích
Cho phép chèn vào mục lục cho văn bản một cách
tự động.
Cập nhật lại mục lục dễ dàng.
Di chuyển nhanh chóng đến một mục nào đó.
Cách tạo mục lục tự động
Bước 1: Xác định các Style
Trong thẻ Home, click nút Multilevel List
Chọn List Library theo kiểu các Heading
(1,2,3…)

44
44
Quản lý danh mục
Mục lục tự động
Cách tạo mục lục tự động
Bước 2: Định dạng cách đánh số cho các
Style
Home → Multilevel List → Define
New Multilevel List.
Level: các mức của Heading
Number format: định dạng cách đánh
số

45
45
Quản lý danh mục
Mục lục tự động
Cách tạo mục lục tự động
Bước 3: Định dạng font cho Style
Home → right click các Heading trong Style và
chọn Modify
Format: để định dạng thêm về đoạn, phím tắt…

46
46
 Quản lý danh mục
Mục lục tự động
Cách tạo mục lục tự động
Bước 4: Chèn mục lục.
References → Table of Contents → Custom
Table of Contents…

Hiển thị số trang

Tạo liên kết
Hiển thị đường gióng
Kiển thị đường gióng

Số mức hiển thị

47
47
Quản lý danh mục
Tài liệu tham khảo
Thêm tài liệu tham khảo

48
48
Quản lý danh mục
Tài liệu tham khảo
Chèn trích dẫn vào văn bản
References → Insert Citation
Chọn tài liệu muốn trích dẫn
Kiểu trích dẫn

49
49
Quản lý danh mục
Tài liệu tham khảo
Sửa tài liệu tham khảo
References → Manage Sources

Chèn danh sách tài liệu tham khảo

References → Bibliography

50
50
Soạn thảo các văn bản thông dụng
Trình bày báo báo khoa học
Bìa
Mục lục
Lời mở đầu
Nội dung chính
Tài liệu tham khảo
Phụ lục

Cách đánh số trang trong báo cáo khoa học

Bìa không có số trang
Các danh mục (hình, bảng…), mục lục…: đánh số trang i, ii, iii, iv…
Nội dung chính, tài liệu tham khảo, phụ lục: đánh số trang theo 1,2,3… 51
51
Soạn thảo các văn bản thông dụng
Soạn thảo văn bản hành chính
Các loại văn bản hành chính theo quy định (Nghị định 30/2020/NĐ-CP)
Biên bản
Tờ trình
Hợp đồng
Giấy mời
Thông báo
Công văn
Quyết định
…
52
52
Soạn thảo các văn bản thông dụng
Soạn thảo văn bản hành chính
Quy định chung
Khổ giấy: Khổ A4 (210 mm x 297 mm).
Kiểu trình bày: Theo chiều dài, khổ A4.
Định lề trang: Top/Bottom: 20 - 25 mm, Left: 30 - 35 mm, Right: 15 - 20 mm.
Font: Times New Roman, Unicode, TCVN 6909:2001, màu đen.
Size: Theo quy định cụ thể cho từng yếu tố thể thức.
Page number: đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ
đứng, được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản.
53
53
Soạn thảo các văn bản thông dụng
Soạn thảo văn bản hành chính
Một số mẫu

54
54
 2. CÁC TÍNH NĂNG
MỞ RỘNG CỦA
MS. WORD
 Auto Correct
 Tìm kiếm / Thay thế
 Trộn văn bản
 Review văn bản
 Bảo vệ văn bản
Các tính năng mở rộng của MS. Word
Auto Correct
Tự động thay thế nội dung văn bản khi gõ.
File → Options → Proofing →
AutoCorrect Options
Replace: văn bản đại diện
With: văn bản được thay thế
Click nút Add để thêm
Click nút OK

Để xoá: Chọn mục cần xoá, click Delete

56
56
Các tính năng mở rộng của MS. Word
Tìm kiếm
Home → Find (hoặc View → Navigation Pane)
Gõ văn bản cần tìm
Dùng Previous Search Result và Next Search
Result để di chuyển đến các vị trí tìm được
Thay thế
Home → Replace (nhấn Ctrl + H)
Find what: dữ liệu cần tìm
Replace with:dữ liệu thay thế
Find next: Tìm tiếp tục
Replace: Thay thế
Replace All: Thay thế tất cả
Special: chọn ký tự đặc biệt
Prefix: Tiền tố (dùng ký tự đại diện: ?, *) 57
57
Các tính năng mở rộng của MS. Word
Trộn thư (mail merge)
Đặt vấn đề
Tạo nhiều thư mời có nội dung gần giống
nhau
Chuẩn bị
Văn bản chính (Main document): Mẫu
văn bản (có các vị trí cần điền thông tin).
Dữ liệu nguồn (Data Source): Danh sách
các dữ liệu sẽ trộn vào mẫu văn bản.

SBD Ho va ten Phai Noi sinh OS WORD PP

A1 NGUYỄN THẾ NAM Nam Nghệ An 9 6 9
A2 DƯƠNG VĂN TÁM Nam Quảng Nam 9 10 10
A3 NGUYỄN THỊ THU Nữ Đà Nẵng 8 9 8
A4 NGUYỄN THỊ HÀ DƯƠNG Nữ Hà Tĩnh 1 7 9
A5 ĐẶNG THỊ LY Nữ Quảng Nam 10 8 10
58
58
Các tính năng mở rộng của MS. Word
Trộn thư
Bước1:
Mở văn bản chính
Mailings → Start Mail Merge →
Letters.

Bước 2: Xác định data source

Mailings → Select Recipient → Use
Existing List.
Chọn file Data Source đã chuẩn bị ở trên

59
59
Các tính năng mở rộng của MS. Word
Trộn thư
Bước 3: điều chỉnh lại dữ liệu nguồn
Mailings → Edit Recipient List
Thực hiện chọn/lọc lại dữ liệu

Bước 4: Chèn các trường của data

source
Đặt con trỏ tại vị trí thích hợp
Click Insert Merge Field
Chọn trường phù hợp để chèn
60
60
Các tính năng mở rộng của MS. Word
Trộn thư
Bước 5: Xem kết quả
Mailings → Preview Result
Click vào các nút điều khiển để xem

61
61
Các tính năng mở rộng của MS. Word
Trộn thư
Bước 6: Xuất kết quả
Mailings → Finish & Merge.
Chọn số bản ghi.

62
62
Các tính năng mở rộng của MS. Word
Trộn thư dạng nhãn
Thực hiện tương tự, nhưng chọn Lables

63
63
Các tính năng mở rộng của MS. Word
Trộn thư dạng nhãn
Tạo nhãn mới

64
64
Các tính năng mở rộng của MS. Word
Trộn thư dạng nhãn
Đóng khung các nhãn
Soạn nội dung
Chọn dữ liệu nguồn
Chèn các trường tương ứng
Update Lables
Click Preview Results để xem kết quả

65
65
Các tính năng mở rộng của MS. Word
Review văn bản
Review → Track Change
Chỉnh sửa văn bản
Accept …: Chấp nhận thay đổi
Reject …: Từ bỏ thay đổi

66
66
Các tính năng mở rộng của MS. Word
Bảo vệ văn bản
File → Protect Document
Encrypt with Password: đặt mật khẩu
mở văn bản

Restrict Edit: hạn chế chỉnh sửa văn bản

67
67
3. TRÌNH CHIẾU BẰNG
MS. POWERPOINT
 Thiết lập và trình chiếu báo cáo
 Thiết lập slide master
 Các hiệu ứng trong trình chiếu
 Chèn các đối tượng vào trình chiếu
Slide master

69
69
Q/A
Học rộng điều gì không bằng hiểu rành điều ấy
Hiểu rành điều ấy không bằng thực hành điều ấy
“Châu Hy”

70