Professional Documents
Culture Documents
2
CHƯƠNG 1. XỬ LÝ VĂN BẢN VỚI MS WORD 2016
4
ĐỊNH DẠNG KÝ TỰ
5
ĐỊNH DẠNG KÝ TỰ
✓ Main tab Home, chọn nhóm Font:
6
ĐỊNH DẠNG KÝ TỰ
✓ Thay đổi font (Font name), kích thước chữ (Font size):
7
ĐỊNH DẠNG KÝ TỰ
8
ĐỊNH DẠNG KÝ TỰ
9
ĐỊNH DẠNG KÝ TỰ
10
ĐỊNH DẠNG KÝ TỰ
✓ In đậm (Bold), nghiêng (Italic), gạch chân (Underline):
11
ĐỊNH DẠNG KÝ TỰ
✓ Thiết lập chỉ số dưới (Subscript), chỉ số trên (Superscript):
▪ Lựa văn bản muốn thay đổi. Trong Tab Home, tại mục
Font:
• Chọn Subscript (Ctrl + =) để thiết lập chỉ số dưới.
• Chọn Superscript (Ctrl + Shirt + +) để thiết lập chỉ số trên.
12
ĐỊNH DẠNG KÝ TỰ
13
ĐỊNH DẠNG ĐOẠN VĂN BẢN
14
ĐỊNH DẠNG ĐOẠN
✓ Main tab Home, chọn nhóm Paragraph:
16
ĐỊNH DẠNG ĐOẠN
17
ĐỊNH DẠNG ĐOẠN
18
ĐỊNH DẠNG ĐOẠN
19
ĐỊNH DẠNG ĐOẠN
✓ Điều chỉnh khoảng cách dòng (Line spacing):
▪ Vào Tab Home, tại mục Paragraph
chọn Line Spacing (), tùy chọn:
▪ Giãn dòng 1: Chọn 1.0 / Ctrl + 1
▪ Giãn dòng 2: Chọn 2.0 / Ctrl + 2
▪ Giãn dòng 1.5: Chọn 1.5 / Ctrl + 5
20
ĐỊNH DẠNG ĐOẠN
✓ Điều chỉnh khoảng cách dòng (Line spacing):
▪ Giãn dòng với khoảng
bất kỳ:
• Tab Home mở hộp
thoại Paragraph.
• Mục Line Spacing
(), gõ khoảng vào
At.
21
ĐỊNH DẠNG ĐOẠN
✓ Thiết lập màu nền đoạn (Shading):
22
ĐỊNH DẠNG ĐOẠN
✓ Kẻ đường viền cho đoạn (Border):
23
ĐỊNH DẠNG ĐOẠN
✓ Một số chức năng khác:
▪ Đẩy vị trí bắt đầu văn bản sang trái: Decrease Indent.
▪ Đẩy vị trí bắt đầu văn bản sang phải: Increase Indent
▪ Sort: sắp xếp
▪ Show/ Hide ký tự đặc biệt * (Ctrl + *)
24
ĐỊNH DẠNG ĐOẠN
✓ Một số chức năng khác:
▪ Left: Thiết lập vị trí bắt đầu của văn bản
▪ Right: Thiết lập vị trí kết thúc của văn bản
▪ Before: Thiết lập vị trí giữa đoạn đang chọn với đoạn phía trên
▪ After: Thiết lập vị trí giữa đoạn đang chọn với đoạn phía dưới
25
ĐỊNH DẠNG ĐOẠN
✓ Sao chép kiểu định dạng (Format Painter):
▪ Chọn văn bản có định dạng muốn copy đến nơi khác.
▪ Nhắp nút Format Painter trong mục Clipboard của tab
Home. Sau đó trỏ chuột biến thành một chổi sơn.
▪ Kéo lên trên văn bản mà bạn
muốn có kiểu định dạng này.
▪ Nhả nút chuột và định dạng
mới được tạo thành.
26
ĐỊNH DẠNG TRANG VÀ IN ẤN
VĂN BẢN
27
ĐỊNH DẠNG TRANG VÀ IN ẤN
28
ĐỊNH DẠNG TRANG VÀ IN ẤN
✓ Kích cỡ giấy:
29
ĐỊNH DẠNG TRANG VÀ IN ẤN
✓ Hướng giấy:
▪ Vào Tab
Layout \ (Page
Setup)
Orientation ()
\ Portrait hoặc
Landscape.
30
ĐỊNH DẠNG TRANG VÀ IN ẤN
▪ Trong tab
Layout của
hộp thoại Page
Setup, chọn vị
trí Header và
Footer phù
hợp
31
ĐỊNH DẠNG TRANG VÀ IN ẤN
✓ Thay đổi kiểu xem tài liệu:
▪ Chọn Tab View, trong mục Document Views, tùy chọn
cách hiển thị văn bản.
32
ĐỊNH DẠNG TRANG VÀ IN ẤN
33
ĐỊNH DẠNG TRANG VÀ IN ẤN
✓ Xem trước khi in:
▪ Nhắp nút Print Preview and Print trên thanh công cụ
Customize Quick Access Toolbar (Ctrl + F2) hoặc chọn File \
Print. Sau đó xem các trang sẽ in như sau:
34
2.3. ĐỊNH DẠNG
TRANG VÀ IN ẤN
✓ In tư liệu:
▪ Để in luôn: File \ Print
hoặc (Ctrl + P) rồi
nhấn vào nút Print.
▪ Thiết lập trước khi in:
File \ Print \ Settings.
35
TRÌNH BÀY VĂN BẢN DẠNG
CỘT
36
CHIA CỘT VĂN BẢN (COLUMN)
39
CHÈN NGẮT PHÂN ĐOẠN, NGẮT TRANG, NGẮT
ĐOẠN ĐẶC BIỆT
Chọn Tab
Layout \ (Page
Setup) Break
().
40
CHÈN NGẮT PHÂN ĐOẠN, NGẮT TRANG,
NGẮT ĐOẠN ĐẶC BIỆT
44
XÓA NGẮT PHÂN ĐOẠN
45
CHƯƠNG 1. XỬ LÝ VĂN BẢN VỚI MS WORD 2016
46
THIẾT LẬP MÔI TRƯỜNG LÀM
VIỆC TỐI ƯU
47
THIẾT LẬP MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC TỐI ƯU
✓ Main tab File, chọn Options:
48
THIẾT LẬP MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC TỐI ƯU
▪ Chuyển đổi đơn vị
đo trên Thước:
▪ File → Option →
Advanced, tại mục
Display, thay đổi
đơn vị đo tại mục
Show measurements
in units of.
▪ Lưu ý: Ẩn hiện
thước: View →
Ruler 49
THIẾT LẬP MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC TỐI ƯU
▪ Kiểm tra chính tả:
▪ File → Option →
Proofing, tại mục
When correcting
spelling and
grammar in Word,
thay đổi kiểu kiểm
tra.
▪ Lưu ý: Word không
hỗ trợ kiểm tra chính
tả Tiếng Việt. 50
THIẾT LẬP MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC TỐI ƯU
▪ Một số thuộc tính mặc định khi lưu văn bản:
51
THIẾT LẬP MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC TỐI ƯU
▪ Thiết lập viết tắt
(AutoCorrect):
▪ File → Option →
Proofing, chọn nút
AutoCorrect Option.
52
THIẾT LẬP MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC TỐI ƯU
▪ Thiết lập viết tắt
(AutoCorrect):
▪ File → Option →
Proofing, chọn nút
AutoCorrect Option.
53
THIẾT LẬP MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC TỐI ƯU
54
THIẾT LẬP MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC TỐI ƯU
Bảo vệ văn bản:
▪ Cách 2: Bảo vệ văn bản bằng
Password. Vào Tab File chọn Info,
chọn Protect Document và chọn
Encrypt with Password để cài đặt
mật khẩu cho văn bản
55
THIẾT LẬP MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC TỐI ƯU
Bảo vệ văn bản:
▪ Cách 3: Bảo vệ văn bản bằng
Restrict Editing. Vào Tab File
chọn Info, chọn Protect
Document và chọn Restrict
Editing để ể giới hạn quyền
chỉnh sửa của văn bản
56
THIẾT LẬP MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC TỐI ƯU
▪ Tại Restrict Editing, bạn tích vào Allow
only this type of editing in the
document. Sau đó, lựa chọn các tùy
chọn giới hạn quyền cảu người xem
▪ Tracked changes: Cho phép chỉnh sửa
và quá trình chỉnh sửa sẽ được ghi lại
▪ Comments: Không thể chỉnh sửa văn
bản mà chỉ thêm các bình luận, ghi chú
cho văn bản
▪ Filling in form: Chỉ cho phép điền vào
form khảo sát của tác giả
57
▪ No changes (Read only): Chỉ đọc
THIẾT LẬP MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC TỐI ƯU
▪ Chọn Yes, Start Enforcing Protection và đặt mật
khẩu cho văn bản
58
TẠO MỤC LỤC TỰ ĐỘNG
59
TẠO MỤC LỤC
▪ Giúp rút ngắn thời gian tra cứu các đề mục, thuận
tiện cho việc đọc và chỉnh sửa
▪ Gồm 2 bước:
▪ Bước 1: Xác định cấp độ của mỗi đề mục
▪ Bước 2: Tạo mục lục tự động
60
TẠO MỤC LỤC
Bước 1: Xác định cấp độ của mỗi đề mục
▪ Cách 1. Sử dụng các mức Heading: Bôi đen phần nội dung
muốn làm đề mục, trong tab Home, tại nhóm Style chọn
Heading với cấp độ tương ứng
61
TẠO MỤC LỤC
Bước 1: Xác định cấp độ của mỗi đề mục
▪ Cập nhật lại thông tin của Heading
62
TẠO MỤC LỤC
Bước 1: Xác định cấp độ của mỗi đề mục
▪ Cách 2: Đánh dấu mức độ (level) các đề mục:
63
TẠO MỤC LỤC
Bước 1: Xác định cấp độ của mỗi đề mục
▪ Cách 2: Đánh dấu mức độ (level) các đề mục:
Bôi đen phần nội dung muốn làm đề mục, mở tab
References, trong nhóm Table of Contents click vào Add
Text, sau đó chọn Level bạn muốn áp dụng cho đoạn
đang bôi đen (Level 1 là cấp độ cao nhất, sau đó đến
Level 2 và Level 3…).
64
TẠO MỤC LỤC
Bước 1: Xác định cấp độ của mỗi đề mục
▪ Cách 2: Đánh dấu mức độ (level) các đề mục:
Mặc định 3 Level, chọn Cutum Table of Contents để
thêm Level
65
TẠO MỤC LỤC
Bước 2: Tạo mục lục tự động
▪ Đặt con trỏ vào vị trí bạn
muốn hiển thị mục lục
(thường là trang đầu hoặc
trang cuối của văn bản).
▪ Mở tab References, click
vào Table of Contents rồi
chọn hình thức hiển thị
mục lục (có sẵn mẫu cho
66
bạn chọn).
TẠO MỤC LỤC
Bước 2: Tạo mục lục tự động
Di chuyển đến nội dung từ mục lục: nhấn đề phím Ctrl và
nhấn chuột vào phần mục lục cần di chuyển đến nội dung
67
TẠO MỤC LỤC
Update mục lục:
68
CHỨC NĂNG CAPTION
69
GIỚI THIỆU CAPTION
70
CHÈN CAPTION
71
VỊ TRÍ CAPTION
72
THÊM NHÃN MỚI
73
ĐÁNH SỐ CHO CAPTION
74
XÓA NHÃN CAPTION
75
CHỨC NĂNG FOOTNOTE VÀ ENDNOTE
76
FOOTNOTE VÀ ENDNOTE LÀ GÌ?
78
CÁCH TẠO FOOTNOTE VÀ ENDNOTE
79
CÁCH TẠO FOOTNOTE VÀ ENDNOTE
81
TẠO CHÚ THÍCH FOOTNOTE
▪ Chọn đối tượng muốn chú
thích.
▪ Trên thanh công cụ, chọn tab
References, trong nhóm
Footnote, nhấp chọn Insert
Footnote để tạo chú thích cho
đối tượng.
▪ Chọn Show Notes để đến vị
trí chú thích và nhập chú
thích 82
TẠO CHÚ THÍCH ENDNOTE
▪ Chọn đối tượng muốn chú
thích.
▪ Trên thanh công cụ, chọn tab
References, trong nhóm
Endnote, nhấp chọn Insert
Footnote để tạo chú thích cho
đối tượng.
83
CHỨC NĂNG COMMENT
84
CHÈN CHÚ THÍCH COMMENT
▪ Chọn phần văn bản cần tạo chú thích, trong thẻ Review,
chọn New Comnent
85
THAO TÁC TRÊN CHÚ THÍCH COMMENT
87
TRACKING CHANGES
▪ Sử dụng để theo dõi lịch sử chỉnh sửa, đánh dấu sự thay
đổi và ghi chú trong tài liệu, sửa đổi văn bản nhưng vẫn
giữ được văn bản gốc. Khi sử dụng Track Changes, mọi
thay đổi của văn bản sẽ được lưu lại và hiển thị trên
Word.
▪ Người dùng biết được những chỉnh sửa nào đã được
thêm vào trong file Word của mình, được đánh giá là
cực kỳ hữu dụng trong làm việc nhóm, Track Changes
sẽ lưu giữ mọi lần xoá, bổ sung, sửa đổi về văn bản,
comment,… bằng các màu sắc và ký hiệu khác nhau 88
MỞ VÀ TẮT TRACK CHANGES
▪ Vào thẻ Review, chọn Track Changes và chọn tiếp
Track Changes.
▪ Tùy chọn Lock Tracking ngay phía dưới dùng để thiết
lập mật khẩu không cho người khác tắt Track Changes
của file.
89
MỞ VÀ TẮT TRACK CHANGES
▪ Để tắt Track Changes và trở lại giao diện bình thường, có
2 tùy chọn:
▪ C1. Đồng ý lưu lại các thay đổi: chọn Accept, rồi chọn
Accept All Changes and Stop Tracking
▪ C2. Loại bỏ hết các thay đổi: chọn Reject rồi chọn Reject
All Changes and Stop Tracking
90
GIAO DIỆN TRACK CHANGES
91
TÙY CHỌN TRACK CHANGES
Tùy chỉnh loại thay đổi được hiển thị (Show Markup):
▪ Comments: các ghi chú của những người chỉnh sửa.
▪ Insertions and Deletions: các phần thêm và các phần xóa.
▪ Formatting: các chỉnh sửa về định dạng.
▪ Balloons: các thành phần hiển thị ở bên phải.
▪ Specific people: người chỉnh sửa được hiển thị. 93
TÙY CHỌN TRACK CHANGES
94
CHƯƠNG 1. XỬ LÝ VĂN BẢN VỚI MS WORD 2016
95
GIỚI THIỆU TRỘN VĂN BẢN (MAIL MERGE)
96
TRỘN VĂN BẢN (MAIL MERGE)
✓ Tư liệu chính:
▪ Soạn thảo tư liệu chính (giấy mời, công văn, thư …)
▪ Tab Mailings \ (Start Mail Merge) Start Mail Merge () :
• Chọn Letters nếu thư gốc là các loại
thư, giấy mời.
• Chọn Envelopes nếu thư gốc là phong
bì thư.
• Chọn Labels nếu thư gốc là các nhãn.
• ...
97
TRỘN VĂN BẢN (MAIL MERGE)
99
TRỘN VĂN BẢN (MAIL MERGE)
▪ Nhắp nút PreView Results Sẽ hiển thị thông tin người thứ
nhất.
▪ Nhấp các nút điều khiển bản ghi Word sẽ hiển thị
dữ liệu của khoản tin tiếp theo.
▪ Nhắp nút (Finish) Finish & Merge/ chọn Edit Individual
Documents để trộn các tư liệu.
▪ Nhắp nút Print trên thanh công cụ Customize Quick
Access Toolbar để in các giấy mời soạn sẵn và đóng tư liệu lại
mà không cần phải lưu nó. 101
KẾT THÚC BÀI GIẢNG 1
102