Thud Chapter5

TIN HỌC ỨNG DỤNG TRONG QUẢN LÝ
GV: Trần Văn Lộc

KHOA THỐNG KÊ TIN HỌC
THE FACUTY OF STATISTICS AND INFORMATICS
CHƯƠNG
5
THIẾT LẬP BÁO CÁO DẠNG VĂN BẢN

VÀ TRÌNH CHIẾU
GV: Trần Văn Lộc

2
Nội dung chính
1. Soạn thảo văn bản nâng cao với MS. Word
2. Các tính năng mở rộng của MS. Word
3. Trình chiếu bằng MS. PowerPoint
KHOA THỐNG KÊ TIN HỌC 3

REVIEW
MS. WORD
§ Install
§ Config MS. Word
§ Basic skills

Install Office 2019
Download Office 2019

Extract file
Nhập cmd trên thanh đường dẫn
Nhập “Install.bat” và enter
Chọn 1 và enter

Thiết lập cấu hình của Word
File → Options → Advanced

Bàn phím
Bàn phím ảo trong win
Start → On-Screen Keyboard
Phím chức năng thường dùng
Phím Enter (Ctrl + Enter): ngắt đoạn (trang) văn bản.
Phím Tab: di chuyển con trỏ đến điểm Tab.
Phím Crtl + Delete: xoá từ kế sau con trỏ văn bản.
Phím Crtl + Backspace: xoá từ kế trước con trỏ văn bản.
Phím Crtl + ←: di chuyển con trỏ sang trái từng từ.
Phím Crtl + →: di chuyển con trỏ sang phải từng từ.
Phím Crtl + ↑: di chuyển con trỏ đến đầu đoạn.
Phím Crtl + ↓: di chuyển con trỏ đến đầu đoạn sau.
Phím Crtl + Home (End): đưa con trỏ về đầu (cuối) văn bản.
Phím Crtl + ]: tăng font chữ.
Phím Crtl + [: giảm font chữ.
Rule / Navigation Pane
Show Rule
View → Rule

Copy/Paste
Paste
Keep Source Formatting
Merge Formatting
Keep text only

1. SOẠN THẢO
VĂN BẢN NÂNG CAO
VỚI MS. WORD
§ Quản lý Section
§ Định dạng nội dung
§ Quản lý danh mục
§ Soạn thảo các văn bản thông dụng

Quản lý Section
Document / Section / Page / Paragraph / Line / Word / Character

Thêm section
Layout → Break section
Section Breaks
Next page: Tạo section mới từ đầu trang tiếp theo.
Continuous: Tạo section mới tại vị trí con trỏ.
Even page: Tạo section mới từ trang chẵn tiếp theo.
Odd page: Tạo section mới từ trang lẻ tiếp theo.
Xem các section

Mở Header hoặc Footer để xem

Quản lý Section
Xóa Section
Home → Show/Hide
Chọn và xóa section
Dùng Find and Replace để tìm Section Break (^b) và

thay thế

Định dạng nội dung
Định dạng trang (Page Setup)
Layout → Page setup, chọn thẻ Margins
Margins: giá trị lề của trang.
Orientation: trang dọc (Portrait), trang ngang
(Landscape).
Pages (Multiple pages): Cách áp dụng định dạng trang
Apply to: phạm vi áp dụng
Chú ý: Mặc định MS. Word tính theo đơn vị Inches. Để chuyển sang
đơn vị Centimets, vào thẻ File → Options. Chọn mục Advanced, thay đổi
mục show measurements in units of là Centimeters.

Định dạng trang (Page Setup)
Layout → Page setup, chọn thẻ Pager
Pager size: Chọn khổ giấy (A3, A4…).
Width: Độ rộng của trang.
Height: Chiều cao của trang.
Apply to: phạm vi áp dụng

Tạo trang bìa

Home → Border → Border and Shading
Chọn thẻ Page Borders: đóng khung cả trang
Setting: kiểu khung.
Style: kiểu đường.
Color: màu nét khung.
Width: Độ nét khung.
Art: Khung nghệ thuật
Click Options
Margin: Khoảng cách khung đến

dữ liệu
Measure from: chọn text
Surround header: bao quanh
header (bỏ chọn)
Surround footer: bao quanh
footer
KHOA THỐNG KÊ TIN HỌC (bỏ chọn) 15
Đóng khung và tạo màu nền (Borders and Shading)

Chọn vùng văn bản định dạng.
Home → Border → Border and Shading
Thẻ Borders: đóng khung
Setting: kiểu khung.
Style: kiểu đường.
Color: màu nét khung.
Width: độ nét khung.
Thẻ Shading: màu nền

Watermark
Tạo Watermark
Design → Watermark ( ) → Customer Watermark
Chọn Picture watermark
Click Select Picture để chọn hình
Click chọn OK

Watermark
Xóa watermark ở một section (trang bìa)
Thêm section
Mở Header/Footer
Đặt con trỏ ở section sau (section 2)
Bỏ chọn Link to Previous
Chọn và xóa Watermark ở section trước

Mốc dừng (Tab Stop)

Tạo mốc dừng
Click chuột lên biểu tượng ở góc trên bên trái (giao của hai thước) để thay đổi các mốc dừng
khác nhau (canh trái, phải, giữa…).
Click chuột lên thanh Ruler tại vị trí cần đặt mốc dừng.
Chú ý: Nhấn phím Tab để chuyển con trỏ văn bản đến mốc các dừng.
Để huỷ bỏ các mốc dừng, dùng chuột kéo chúng ra khỏi thanh Ruler hoặc nhấn Ctrl+Q để huỷ bỏ tất cả.

Mốc dừng (Tab Stop)

Định dạng mốc dừng
Home → Paragraph → Tab
Chọn điểm Tab stop
Chọn kiểu Tab stop
Chọn kiểu nét kẻ
Nhấn nút Set

Định dạng đoạn văn (Paragraph )

Đặt con trỏ vào trong đoạn cần định dạng.
Home → Paragraph
Alignment: Canh đoạn văn với trang (trái, phải, giữa, đều)
Left/Right: đoạn văn cách lề trái/phải
Special: chỉnh dòng đầu so với các dòng khác của đoạn văn.
Before/After: Cách đoạn trên/dưới
Line spacing: khoảng cách các hàng trong đoạn.

Format paint
Copy định dạng đoạn và văn bản
Đặt con trỏ vào trong đoạn cần copy định dạng.
Home → Format Painter
Click đến đoạn cần “dán” định dạng
Chú ý: Double click vào Format painter để copy và dán định

dạng đến nhiều nơi

Sử dụng Style
Home → Chọn Styles
Có thể chỉnh lại (Modify) định dạng của các style

Chữ cái lớn đầu đoạn văn (Drop Cap)

Đặt con trỏ trong đoạn cần định dạng.
Insert → Drop Cap.
Chọn kiểu định dạng.
Trong mục Drop Cap Options
Font: Font chữ cái phóng lớn.
Lines to drop: Số dòng chữ cái rớt xuống.
Distance from text: Khoảng cách giữa chữ cái lớn
và văn bản còn lại.

Chia cột (Columns)

Chọn vùng văn bản cần chia.
Layout → Columns
Chọn kiểu cần chia
Number of columns: Số cột cần chia.
Width, Spacing: Độ rộng cột & khoảng cách.
Line between: Có đường phân cách các cột
Equal column width: Các cột rộng bằng nhau
Chú ý: Nếu không chọn khối văn bản thì toàn bộ văn bản sẽ bị chia.

Đánh chỉ mục (Bullets)
Chọn vùng văn bản cần đách chỉ mục.
Click Home → Bullets
Chọn biểu tượng cần định dạng hoặc chọn Define
New Bullet để định tạo định dạng mới

Đánh chỉ mục (Numbering)
Chọn vùng văn bản cần đách chỉ mục.
Home → Numbering
Chọn biểu tượng cần định dạng hoặc chọn Define
New Number Format để định tạo định dạng mới

Chèn các ký tự đặc biệt

Insert → Symbol
Chọn ký tự cần chèn
hoặc click More Symbols để chọn ký tự khác thông qua chọn các font
Click nút Insert hoặc double click vào ký tự cần chèn

Quản lý danh mục
Header/Footer
Mục đích
Chèn vào tiêu đề trang (Header), chân trang (Footer) và đánh số trang.
Chèn Header
Insert → Header
Chọn kiểu Header

Header/Footer
Tạo nhiều header/footer khác nhau trong văn bản
Chèn thêm section
Đặt con trỏ ở section sau
Bỏ chọn Link to Previous trong Header & Footer Tools

Chèn số trang
Insert → Pages Numbers
Chọn vị trí chèn số trang
Top of Page: chèn ở trên trang
Bottom of Page: chèn ở dưới trang
Chọn chèn số trang bên trái, giữa, phải trang
Chén thêm Section để định dạng số trang khác nhau
Có thể chọn Fortmat Page Numbers để định

dạng lại

Footnote
Reference → Insert Footnote
Nhập thông tin cho Footnote

Hình ảnh
Chèn hình ảnh
Insert → Picture.
Chọn hình ảnh cần chèn
Click nút Insert
Vị trí thể hiện

Đường viền hình trong trang Cắt hình
Độ sáng/màu
Quay hình
Kiểu hiển thị Kích thước

Hình ảnh
Chèn nhãn (Lable) cho hình ảnh
Nhãn của hình thường đặt ở dưới hình
References → Insert Caption
Chọn nhãn. Nếu chưa có nhãn cần chèn thì chọn New Lable

Hình ảnh
Chèn tham chiếu chéo
Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn tham chiếu chéo
References → Cross-reference
Reference: Chọn loại tham chiếu
Insert reference to: Cách chèn tham chiếu chéo

Hình ảnh
Chèn danh mục hình ảnh
References → Insert Table of Figures
Caption lable: Chọn nhãn (Hình, Bảng…)
Modify: định dạng danh mục

Bảng (Table)
Chèn bảng
Insert → Table.
Chọn số hàng, số cột.
Design/Layout: Định dạng lại bảng

Bảng
Tính toán trên bảng
Đặt con trỏ tại vị trí thích hợp
Layout → Formula
Nhập công thức tại mục Formula, với tham số:
ABOVE: tính toán các ô ở trên
BELOW: tính toán các ô ở dưới
LEFT: tính toán các ô bên trái
RIGHT: tính toán các ô bên phải.
Ví dụ: =SUM(ABOVE): tính tổng các số ở trên
Có thể định dạng số tại mục Number Format

Chọn công thức tại mục Paste function

Bảng
Đánh nhãn cho bảng
(thường đặt ở trên bảng)
References → Insert Caption
Chọn nhãn. Nếu cần tạo nhãn mới thì thì chọn New
Lable

Bảng
Chèn tham chiếu chéo cho bảng
References → Cross-reference
Reference: Chọn loại tham chiếu
Insert reference to: Các chèn tham chiếu chéo

Bảng
Chèn danh mục bảng
References → Insert Table of Figures
Caption lable: Chọn nhãn (Bảng…)
Modify: định dạng danh mục

Chèn công thức

Insert → Equation
Chọn công thức cần chèn.

Mục lục tự động

Mục đích
Cho phép chèn vào mục lục cho văn bản một cách tự
động.
Cập nhật lại mục lục dễ dàng.
Di chuyển nhanh chóng đến một mục nào đó.
Cách tạo mục lục tự động
Bước 1: Xác định các Style
Trong thẻ Home, click nút Multilevel List
Chọn List Library theo kiểu các Heading (1,2,3…)


Bước 2: Định dạng cách đánh số cho các Style
Home → Multilevel List → Define New Multilevel List.
Level: các mức của Heading
Number format: định dạng cách đánh số


Bước 3: Định dạng font cho Style
Home → right click các Heading trong Style và chọn
Modify
Format: để định dạng thêm về đoạn, phím tắt…


Bước 4: Chèn mục lục.
References → Table of Contents → Custom Table
of Contents…
Hiển thị số trang

Tạo liên kết
Hiển thị đường gióng
Kiển thị đường gióng
Số mức hiển thị

Tài liệu tham khảo

Thêm tài liệu tham khảo


Chèn trích dẫn vào văn bản
References → Insert Citation
Chọn tài liệu muốn trích dẫn
Kiểu trích dẫn


Sửa tài liệu tham khảo
References → Manage Sources
Chèn danh sách tài liệu tham khảo

References → Bibliography

Soạn thảo các văn bản thông dụng
Trình bày báo báo khoa học

Bìa
Mục lục
Lời mở đầu
Nội dung chính
Phụ lục
Cách đánh số trang trong báo cáo khoa học

Bìa không có số trang
Các danh mục (hình, bảng…), mục lục…: đánh số trang i, ii, iii, iv…
Nội dung chính, tài liệu tham khảo, phụ lục: đánh số trang theo 1,2,3…

Soạn thảo văn bản hành chính

Các loại văn bản hành chính theo quy định (Nghị định 30/2020/NĐ-CP)
Biên bản
Tờ trình
Hợp đồng
Giấy mời
Thông báo
Công văn
Quyết định
…


Quy định chung
Khổ giấy: Khổ A4 (210 mm x 297 mm).
Kiểu trình bày: Theo chiều dài, khổ A4.
Định lề trang: Top/Bottom: 20 - 25 mm, Left: 30 - 35 mm, Right: 15 - 20 mm.
Font: Times New Roman, Unicode, TCVN 6909:2001, màu đen.
Size: Theo quy định cụ thể cho từng yếu tố thể thức.
Page number: đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề
trên của văn bản.


Một số mẫu

2. CÁC TÍNH NĂNG
MỞ RỘNG CỦA
MS. WORD
§ Auto Correct
§ Tìm kiếm / Thay thế
§ Trộn văn bản
§ Review văn bản
§ Bảo vệ văn bản

Các tính năng mở rộng của MS. Word
Auto Correct
Tự động thay thế nội dung văn bản khi gõ.
File → Options → Proofing → AutoCorrect
Options
Replace: văn bản đại diện
With: văn bản được thay thế
Click nút Add để thêm

Click nút OK
Để xoá: Chọn mục cần xoá, click Delete

Tìm kiếm
Home → Find (hoặc View → Navigation Pane)
Gõ văn bản cần tìm
Dùng Previous Search Result và Next Search Result để
di chuyển đến các vị trí tìm được
Thay thế
Home → Replace (nhấn Ctrl + H)
Find what: dữ liệu cần tìm
Replace with:dữ liệu thay thế
Find next: Tìm tiếp tục
Replace: Thay thế
Replace All: Thay thế tất cả
Special: chọn ký tự đặc biệt
Prefix: Tiền tố (dùng ký tự đại diện: ?, *)
Trộn thư (mail merge)

Đặt vấn đề
Tạo nhiều thư mời có nội dung gần giống nhau
Chuẩn bị
Văn bản chính (Main document): Mẫu văn bản
(có các vị trí cần điền thông tin).
Dữ liệu nguồn (Data Source): Danh sách các dữ
liệu sẽ trộn vào mẫu văn bản.
SBD Ho va ten Phai Noi sinh OS WORD PP

A1 NGUYỄN THẾ NAM Nam Nghệ An 9 6 9
A2 DƯƠNG VĂN TÁM Nam Quảng Nam 9 10 10
A3 NGUYỄN THỊ THU Nữ Đà Nẵng 8 9 8
A4 NGUYỄN THỊ HÀ DƯƠNG Nữ Hà Tĩnh 1 7 9
A5 ĐẶNG THỊ LY
Nữ Quảng Nam 10 8 10
57
Trộn thư
Bước1:
Mở văn bản chính
Mailings → Start Mail Merge → Letters.
Bước 2: Xác định data source

Mailings → Select Recipient → Use Existing List.
Chọn file Data Source đã chuẩn bị ở trên

Trộn thư
Bước 3: điều chỉnh lại dữ liệu nguồn
Mailings → Edit Recipient List
Thực hiện chọn/lọc lại dữ liệu
Bước 4: Chèn các trường của data source

Đặt con trỏ tại vị trí thích hợp
Click Insert Merge Field
Chọn trường phù hợp để chèn

Trộn thư
Bước 5: Xem kết quả
Mailings → Preview Result
Click vào các nút điều khiển để xem

Trộn thư
Bước 6: Xuất kết quả
Mailings → Finish & Merge.
Chọn số bản ghi.

Trộn thư dạng nhãn
Thực hiện tương tự, nhưng chọn Lables


Tạo nhãn mới


Đóng khung các nhãn
Soạn nội dung
Chọn dữ liệu nguồn
Chèn các trường tương ứng
Update Lables
Click Preview Results để xem kết quả

Review văn bản

Review → Track Change
Chỉnh sửa văn bản
Accept …: Chấp nhận thay đổi
Reject …: Từ bỏ thay đổi

Bảo vệ văn bản

File → Protect Document
Encrypt with Password: đặt mật khẩu mở văn bản
Restrict Edit: hạn chế chỉnh sửa văn bản

3. TRÌNH CHIẾU BẰNG
MS. POWERPOINT
§ Thiết lập và trình chiếu báo cáo
§ Thiết lập slide master
§ Các hiệu ứng trong trình chiếu
§ Chèn các đối tượng vào trình chiếu

Slide master

Q/A
Học rộng điều gì không bằng hiểu rành điều ấy
Hiểu rành điều ấy không bằng thực hành điều ấy
“Châu Hy”

69
Q/A

70

Thud Chapter5

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Thud Chapter5

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

TIN HỌC ỨNG DỤNG TRONG QUẢN LÝ

GV: Trần Văn Lộc

THIẾT LẬP BÁO CÁO DẠNG VĂN BẢN

GV: Trần Văn Lộc

KHOA THỐNG KÊ TIN HỌC

1. Soạn thảo văn bản nâng cao với MS. Word

2. Các tính năng mở rộng của MS. Word

3. Trình chiếu bằng MS. PowerPoint

KHOA THỐNG KÊ TIN HỌC 3

KHOA THỐNG KÊ TIN HỌC

Download Office 2019

KHOA THỐNG KÊ TIN HỌC 5

File → Options → Advanced

KHOA THỐNG KÊ TIN HỌC 6

KHOA THỐNG KÊ TIN HỌC 8

KHOA THỐNG KÊ TIN HỌC 9

KHOA THỐNG KÊ TIN HỌC

Document / Section / Page / Paragraph / Line / Word / Character

Xem các section

KHOA THỐNG KÊ TIN HỌC 11

Dùng Find and Replace để tìm Section Break (^b) và

KHOA THỐNG KÊ TIN HỌC 12

KHOA THỐNG KÊ TIN HỌC 13

KHOA THỐNG KÊ TIN HỌC 14

Tạo trang bìa

Margin: Khoảng cách khung đến

Đóng khung và tạo màu nền (Borders and Shading)

KHOA THỐNG KÊ TIN HỌC 16

KHOA THỐNG KÊ TIN HỌC 17

KHOA THỐNG KÊ TIN HỌC 18

Mốc dừng (Tab Stop)

KHOA THỐNG KÊ TIN HỌC 19

Mốc dừng (Tab Stop)

KHOA THỐNG KÊ TIN HỌC 20

Định dạng đoạn văn (Paragraph )

KHOA THỐNG KÊ TIN HỌC 21

Chú ý: Double click vào Format painter để copy và dán định

KHOA THỐNG KÊ TIN HỌC 22

KHOA THỐNG KÊ TIN HỌC 23

Chữ cái lớn đầu đoạn văn (Drop Cap)

KHOA THỐNG KÊ TIN HỌC 24

Chia cột (Columns)

KHOA THỐNG KÊ TIN HỌC 25

KHOA THỐNG KÊ TIN HỌC 26

KHOA THỐNG KÊ TIN HỌC 27

Chèn các ký tự đặc biệt

KHOA THỐNG KÊ TIN HỌC 28

KHOA THỐNG KÊ TIN HỌC 29

KHOA THỐNG KÊ TIN HỌC 30

Chén thêm Section để định dạng số trang khác nhau

Có thể chọn Fortmat Page Numbers để định

KHOA THỐNG KÊ TIN HỌC 31

KHOA THỐNG KÊ TIN HỌC 32

Vị trí thể hiện

KHOA THỐNG KÊ TIN HỌC 33

KHOA THỐNG KÊ TIN HỌC 34

KHOA THỐNG KÊ TIN HỌC 35

KHOA THỐNG KÊ TIN HỌC 36

KHOA THỐNG KÊ TIN HỌC 37

Ví dụ: =SUM(ABOVE): tính tổng các số ở trên

Có thể định dạng số tại mục Number Format

KHOA THỐNG KÊ TIN HỌC 38

KHOA THỐNG KÊ TIN HỌC 39