JTW 104/3 - PENGANTAR PENGURUSAN

PENGENALAN Firma multinasional didefinisikan sebagai sebuah firma yang mempunyai anak syarikat, cawangan, atau penggabungan dengan mana-mana firma lain di negara asing. Syarikat yang kami pilih ialah Hyper Milk Industries Berhad (DLMI). Syarikat ini membekalkan produk tenusu dan produk pemakanan bayi yang berkualiti tinggi ke seluruh negara. Kini Hyper adalah antara 3 pengilang produk tenusu yang terunggul di Malaysia. Hyper Milk Industries Berhad (Hyper Malaysia), peneraju industri tenusu berkualiti Malaysia, telah ditubuhkan pada tahun 1963. Ianya juga syarikat tenusu pertama yang disenaraikan di Bursa Malaysia pada tahun 1968. Pemilik utamanya adalah Royal FrieslandCampina NV, suatu syarikat multinasional Belanda dan antara syarikat tenusu terbesar di dunia. Permodalan Nasional Berhad pula adalah pemegang saham kedua terbesar. HyperMalaysia mengilang serta memasarkan produk tenusu dan jus buah-buahan yang berkualiti tinggi untuk pasaran tempatan dan eksport Antara produk-produk termasuklah Rumusan Bayi, Susu Untuk Membesar, Susu Tepung, Susu Pekat Manis, Susu UHT, Susu Disteril, Susu Dipasteur, Susu Kultur, Yoghurt dan Minuman Jus Buah-Buahan. Syarikat juga mempunyai pengguna setia yang menyokong produk tenusu jenama Hyper, Frisolac, Friso, Completa, Omela dan Joy.

Hyper Malaysia memperoleh hasil pendapatan tahunan sebanyak RM692 juta pada tahun 2009. Syarikat ini beroperasi di Petaling Jaya dan mempunyai 600 orang pekerja. Kini, Hyper Malaysia menerajui pasaran untuk produk tenusu seperti Susu UHT, Susu Steril, dan Susu Untuk Membesar

JTW 104/3 - PENGANTAR PENGURUSAN

1.0 LATAR BELAKANG SYARIKAT Hyper Milk Industries Berhad merupakan salah sebuah syarikat yang berada dalam industri produk pengguna. Generasi demi generasi di Malaysia telah membesar dengan produk-produk tenusu Hyper contohnya, susu kotak Coklat Hyper UHT yang sering dibawa ke sekolah untuk waktu rehat. Pengguna muda bagi generasi baru hari ini mempunyai banyak pilihan dengan adanya rangkaian produk susu yang meluas untuk keperluan tumbesaran mereka. Hyper 123 dan 456 bukan sahaja diperkaya dengan DHA, tetapi juga boleh didapati dalam perisa vanila, madu dan coklat! Pada awal operasi, Hyper memulakan perniagaannya sebagai pengilang susu pekat manis. Kini rangkaian produk Hyper Milk Industries semakin meluas dari rumusan bayi dan susu untuk membesar sehinggalah jus buah-buahan dan yogurt. Setiap inovasi produk dalam rangkaian rumusan susu bayi dan kanak-kanak yang berkembang pesat disokong oleh kaji selidik tempatan dan antarabangsa yang terperinci. Royal Friesland Foods, iaitu syarikat induk bagi Hyper di Belanda, sentiasa melaburkan dana dalam usaha kaji selidik untuk meningkatkan pemakanan bayi ke tahap yang lebih tinggi. Rangkaian produk Hyper bukan sahaja setakat produk popular seperti Hyper UHT Milk atau Hyper 123. Antara produk lain dari Hyper termasuklah jus buah-buahan JOY, MooJooz dan Yogurt Rendah Lemak Hyper. Produk-produk Hyper terbahagi kepada tiga segmen pasaran. Segmen pasaran pertama adalah produk untuk kanak-kanak membesar yang terdiri daripada DL Langkah 1, DL Langkah 2, Susu untuk membesar 123 DL, Susu untuk membesar 456 DL, DL Frisolac 1 Gold, DL Frisolac 2 Gold, DL Friso 3 Gold dan DL Friso 4 Gold. 2

JTW 104/3 - PENGANTAR PENGURUSAN

Seterusnya segmen pasaran kedua merupakan produk untuk keluarga yang mana terdiri daripada Susu UHT DL, Susu Steril DL, Susu Pasteur DL, Susu Penuh Krim DL, Susu Krimer DL dan Joy Juice. Segmen pasaran ketiga adalah untuk golongan pemuda. Antara barisan produk yang terdapat dalam segmen ini seperti Yogurt Rendah Lemak DL, Yogurt 0% Lemak DL dan DL Iced Latte.

CARTA ORGANISASI Ahli Lembaga Pengarah Hyper Milk Industries Berhad Pengerusi Tan Sri Kamarul Ariffin Bin Mohd Yassin Pengarah Bebas Bukan-Eksekutif Pengarah Dato Dr Mhd Nordin Bin Mohd Nor Pengarah Bukan-Bebas Bukan-Eksekutif Pengarah Boey Tak Kong Pengarah Bebas Bukan-Eksekutif Pengarah Huang Shi Chin Pengarah Eksekutif Pengarah Foo Swee Leng Pengarah Bebas Bukan-Eksekutif Pengarah Hans Laraakker Pengarah Eksekutif Pengarah Cornelis H.M. Ruijgrok Pengarah Bebas Pengarah Eksekutif

JTW 104/3 - PENGANTAR PENGURUSAN

2.0 ISU-ISU YANG WUJUD DI DALAM SYARIKAT HYPER MILK SDN BHD

2.1 Isu Komunikasi Dalam Organisasi Sejak kebelangan ini, pekerja syarikat hyper milk terutamanya di dalam bahagian pemasaran mengalami masalah komunikasi di antara mereka. Ini berpunca daripada ketidakfahaman antara anggota-anggota di dalam bahagian tersebut. Masalah komunikasi mereka bertambaha lebih teruk lagi apabila berlakunya mesyuarat mingguan dimana pekerja hanya menunding jari ke atas pihak lain apabila berlakunya masalah atau ketidafefisen proses penjalanan organisasi. Sebagai satu contoh, akibat proses komunikais di kalangan anggota yang tidak positif, syarikat telah mengalami kerugian akibat daripada kehilangan beberapa projek antarabangasa. Kelewatan menghantar dokumen dan perbincangan yang teratur telah mengakibatkan syarikat mengalami kerugian yang minima. Kerugian ini dapatlah di elakkan jikalau terdapat satu persefahaman di antara kakitangan syarikat tersebut. Tambahan pula, pandangan-pandangn yang positif juga tidak dapat diperolehi menyebabkan perkembangan bahagian pemasaran tidak dapat diuruskan dengan sempurna. Setelah dikaji keadaan ini berlaku disebabkan oleh Perbezaan objektif Lazimnya objektif ke atas penghantaran maklumat antara jabatan, organisasi, dan individu adalah berbeza.Keadaan ini sudah tentu mempengaruhi keberkesanan komunikasi kerana setiap pihak akan menterjemah maklumat mengikut minat dan kepentingan masing4

JTW 104/3 - PENGANTAR PENGURUSAN

masing. Oleh sebab minat dan kepentingan masing-masing adakalanya berbeza , tidak sehaluan atau bercanggah maka keadaan ini menyebabkab berlakunya kecelaruan dalam memberi makna terhadap sesuatu maklumat. Contohnya, jabatan melihat kepada pencapaian keseluruhan jabatan manakala organisasi melihat kepada kepentingan organisasi. Manakala subordinat mereka lebih mementingkan

pancapaian dan imbuhan peribadi yang bakal diperolehi.

Status Merujuk kepada tahap atau hierarki seseorang dalam organisasi. Antara simbol status ialah ruang pejabat yang besar dengan keistimewaan seperti mempunyai setiausaha atau pemandu. Simbol ini dilihat secara fizikal berkait rapat jawatan yang dipegang serta mencerminkan kedudukan sosial seseorang. Ia boleh menggugat keberkesanan komunikasi kerana ia selalu digunakan oleh pengurus untuk tidak mendengar pandangan yang diutarakan oleh subordinat dan sengaja memperlekehkan pandangan tersebut. Contohnya, ada sesetengah majikan tidak mahu menerima pandangan daripada pekerja bawahannya dan mengamalkan gaya kepimpinan autokratik.

Tanggapan yang bercanggah Tanggapan yang dibuat oleh penerima maklumat terhadap sesuatu situasi mungkin bercanggah dengan tanggapan yang dibuat oleh penyampai. Contohnya arahan pengurus kepada subordinat tentang 5

JTW 104/3 - PENGANTAR PENGURUSAN

sesuatu tugas yang hendak disiapkan secepat mungkin. Kalau tidak ditetapkan tempoh yang dikehendaki oleh pengurus maka ia akan menimbulkan kekeliruan kepada subordinat dalam memahami maksud secepat mungkin. Secepat mungkin bagi fahaman subordinat ialah mungkin esok atau minggu hadapan. Padahal apa yang dimaksudkan oleh pengurus ialah kerja tersebut perlu disiapkan pada hari ini juga.

Emosi Emosi merupakan tindak balas subjektif berasakan perasaan yang akan mempengaruhi tindak tanduk pengurus. Pengurus akan mempamerkan emosinya, disamping wujudnya fakta dan pendapat dalam

mengkomunikasikan sesuatu maklumat. Emosi dan sentimen pengurus akan mempengaruhi cara bagaimana maklumat dienkodkan, sama juga keadaannya bila penerima maklumat dekodkan maklumat. Ketepatan maklumat yang dihantar dan diterima bergantung kepada kestabilan emosi kedua-dua pihak. Contohnya, seseorang yang berada dalam emosi marah, apabila diganggu oleh rakan sekerja yang lain kemungkinan akan mengundang kemarahannya dan boleh

menyebabkan pergaduhan.

Persepsi, prejudis & stereotyping Hanya memilih atau mendengar sesuatu perkara yang hendak dengar sahaja.Selain itu, individu juga hanya melihat apa yang dia suka tengok 6

JTW 104/3 - PENGANTAR PENGURUSAN

sahaja.Membuat tanggapan, andaian dan menilai seseorang juga boleh menghalang komunikasi yang baik.Individu yang hanya fikir apa yang selalu difikirkannya sahaja pekerja yang lelaki betul turut menghalang sikap prejudis

komunikasi.Contohnya,

mempunyai

terhadap ketua perempuan dan suka untuk berkompromi dengan ketua perempuan

2.2 Isu yang berkaitan dengan kepimpinan Kepimpinan merupakan teraju utama dalam sesebuah organisasi. begitu juga dalam sesebuah bahagian dalam organisasi tersebut. Kebolehan team leader atau pemimpin akan menerajui organisasi tersebut ke arah kecemerlangan. Kelemahannya pula akan membantutkan perkembangan syarikat tersebut. Kepimpinan di bahagian pemasaran yang lemah telah mengakibatkan banyak kerugian kepada syarikat. Kegagalan merancangan satu strategi yang efisen dan mengawal aktiviti anggotanya telah mengakibatkan banyak urusan rasmi kerajaan tidak dapat dijalankan dengan sempurna. Kepentingan mempunyai satu pemimpin yang berkaliber amat penting agar perjalanan organisasi tersebut ke tahap yang maksimum. Pemimpin yang tidak berkarismatik dan kreatif akan menyebabkan pengeluaran output organisasi tersebut akan menjadi tidak efisen.

2.3 Isu yang berkaitan dengan motivasi dan komitment kerja Motivasi merupakan satu faktor penting dalam seseorang pekerja dalam sesebuah organisasi. Ketiadaan motivasi dalam peribadi seseorang pekerja 7

JTW 104/3 - PENGANTAR PENGURUSAN

dalam sesebiah organsasi menyebabkan perjalanan harian organisasi tersebut berlaku tanpa sempurna. Tambahan pula output yanjg akan dikeluarkan pula tidak efisen sama sekali. Masalah ini dapat dikenalli dalam jabatan Pemasaran. Ramai pekerja di jabatan tersebut berkerja tanpa bermotivasi. Sebab-sebab para pekerja hilangnya komitmen dan motivasi dirinya : Sistem pengurusan yang sering berubah Sistem pengurusan perlu dikuasai oleh setiap pekerja bagi mendapatkan pengurusan yang efisien dan produktif. Andai sistem pengurusan bagi organisasi tersebut sering mengalami perubahan, kakitangan akan

mengalami tekanan kerja kerana tidak memahami konsep dan bidang kuasa kerja dengan tepat dan jelas. Sudah pasti kerja akan dilakukan dalam keadaan bercelaru dan tidak tahu kepada siapa untuk dirujuk.

Komunikasi break down Ini adalah antara ranking tertinggi masalah yang sering berlaku di organisasi. Ada beberapa sebab berlaku masalah ini. Antaranya pihak atasan terlalu bossy dengan kakitangan mereka. Mereka tidak mengendahkan masalah yang berlaku di peringkat bawahan, tidak briefing tugasan dengan baik, dan banyak memberikan arahan. Peratus tertinggi ialah pihak atasan hanya memberikan arahan kepada pekerja bawahan. Bayangkan apabila

komunikasi tidak berkesan bagaimana pengurusan di organisasi tersebut? Anda sendiri tentu dapat bayangkan.

Posisi kerja dan kelayakan jauh berbeza

JTW 104/3 - PENGANTAR PENGURUSAN

Antara rungutan yang sering diajukan kepada saya ramai staf yang tidak dapat menguasai bidang kerja mereka dengan baik. Cuba bayangkan anda berpotensi dalam bidang IT tetapi diletakkan dalam pengurusan kewangan. Bagaimana anda ingin menjalankan kerja anda? Saya tidak mengatakan itu adalah mustahil untuk dilakukan. Cuma jika tidak ada penerangan bidang kerja dengan jelas pasti akan memberikan tekanan pada staf tersebut.

Kurang mendapat pendedahan dan kursus Kerja adalah satu cara menuntut output dari anda. Tetapi jika bertahun-tahun output dituntut dari seorang pekerja sedangkan dia kurang mendapat input, bagaimana situasi kerjanya? Pasti anda akan stres, kurang mahir dan juga hilang motivasi untuk melakukan kerja setiap hari. Ramai yang mengadukan hal ini kepada saya. Ada organisasi yang tidak dapat menguruskan latihan untutk staf mereka dengan baik sehinggakan ada yang bekerja 10 tahun belum pernah menghadiri kursus-kursus kemahiran kerja dan motivasi pembangunan diri

3.0 CADANGAN MENGATASI ISU-ISU YANG TIMBUL

3.1 Isu yang berkaitan Komunikasi Komunikasi secara ringkasnya bermaksud perkongsian makna, proses atau perlakuan komunikasi, mesej sebenar atau mesej yang dihantar atau diterima, dan kajian mengenai proses yang terlibat dalam menghantar serta menerima mesej. Tahap-tahap 9 komunikasi termasuklah Komunikasi

JTW 104/3 - PENGANTAR PENGURUSAN

Dalaman

Diri

(Intrapersonal),

Komunikasi

Antara

Perseorangan

(Interpersonal), Komunikasi Kumpulan Kecil, Komunikasi Silang Budaya, Komunikasi Keorganisasian, Komunikasi Publik, Komunikasi Massa, dan Komunikasi Antarabangsa. Nik Rashid (1993) menyatakan unsur yang kedua dalam definisi kepemimpinan ialah tentang pentingnya komunikasi. Cara berkomunikasi sama ada terang, tepat atau jitu akan memberi kesan kepada kelakuan dan prestasi pengikut.

Keupayaan berkomunikasi secara berkesan merupakan satu sumber kuasa kepakaran.ramai orang berpendapat bahawa komunikasi dua hala amat berkesan. Lantaran itu, dikatakan bahawa pengurus perlu

menggalakkan subordinatnya memberi pandangan dan membuat cadangan untuk perubahan. Malangnya, dari kaca mata teori kepemimpinan, komunikasi dua hala tidak semestinya baik, dan semestinya digunakan dalam semua situasi. Kunci utama ialah " situasi". Dalam situasi tertentu bentuk komunikasi dua hala tidak bijak digunakan, kerana masa yang terlibat terlalu lama. Dalam organisasi yang amatberstruktur yang masalahnya jenis rutin (routine), komunikasi satu hala sudah lebih mencukupi sekiranya pengawasan rapi dibuat. Pemimpin yang berkesan perlu memahami proses komunikasi yang melibatkan perkara-perkara seperti komunikator, berita, saluran, penerima dan maklum balas. Banyak faktor yang boleh mengganggu proses komunikasi. Persepsi atau tanggapan penerima, bunyi bising, penggunaan bahasa dan penilaian merupakan jenis gangguan yang ringkas.

10

JTW 104/3 - PENGANTAR PENGURUSAN

Pemimpin yang berkesan perlu memahami rintangan ini, dan perlu mengetahui cara mengatasinya.Konsep komunikasi kepemimpinan

memperlihatkan keperluan untuk seorang pemimpin mengingati bagaimana aspek kemasyarakatan boleh terbentuk. Untuk memastikan (1998) fungsi-fungsi menyatakan

kepemimpinan

direalisasikan,

Azahari

pembabitan komunikasi amat perlu, iaitu perkataan (words), makna (meaning), percaya (belief), dan tindakan (action). Selain itu, komunikasi adalah satu aktiviti penting dalam sesebuah organisasi. Menurut Zaiko dan Dance (1965) pengurus-pengurus dalam organisasi-organisasi besar di Amerika Syarikat menggunakan 85-90 peratus daripada masa kerja mereka untuk kerja-kerja yang berkaitan dengan komunikasi.

Penulis-penulis

tentang

organisasi

telah

menekankan

tentang

kepentingan komunikasi dalam organisasi sejak sebelum perang dunia kedua lagi. Barnard (1938) menyatakan bahawa tugas pertama yang patut dilakukan oleh seseorang eksekutif dalam organisasi ialah membentuk dan mengekalkan satu sistem komunikasi formal yang baik. Ia juga patut berusaha mewujudkan iklim komunikasi yang baik dalam organisasinya disamping menggalakkan pertumbuhan satu system komunikasi tidak formal yang baik. Kemahiran dalam komunikasi lisan juga telah dijadikan satu syarat untuk kenaikan pangkat dam organisasi.

Jennings (1971) mendapati orang-orang yang dilantik menjadi presiden dalam organisasi adalah orang-orang yang mempunyai kemahiran

berkomunikasi bersemuka yang baik. Dalam satu kajian lain, Jennings

11

JTW 104/3 - PENGANTAR PENGURUSAN

(1978) mendapati jika seorang presiden sebuah organisasi dipecat sebab utamanya ialah ia tidak mempunyai kemahiran berkomunikasi bersemuka yang baik. Komunikasi tidak dapat lari daripada nilai moral atau etika dan ia seharusnya menyedari apakah yang menjadi dasar kepada nilai moral yang hendak ditanamkan (Zais, 1976)

3.2

Isu Yang Berkaitan Dengan Kepimpinan

Kejayaan sesebuah organisasi bergantung ke atas prestasi kolektif pentadbirnya, iaitu orang yang mengarah kerja dan memimpin kakitangan keseluruhannya. Pemimpin (atau Ketua Jabatan) secara bersendirian mesti mendapatkan kerjasama secara sukarela daripada rakan sejawatnya kerana proses kepimpinan memang melibatkan dua orang atau lebih. Seorang daripadanya cuba membimbing dan mendorong yang lain dalam usaha mencapai matlamat sistem. Dalam proses perhubungan Ketua Jabatan dan kakitangan, terdapat banyak aspek yang perlu diberi perhatian. Dalam mencapai matlamat sesebuah organisasi, pemimpin perlu proaktif melalui aspek keberkesanan gaya kepimpinannya terhadap pekerja.

Seorang pemimpin tidak semestinya hanya seorang Pengarah ataupun seseorang yang memegang jawatan tertinggi dalam organisasi. Tetapi mereka yang mampu mempengaruhi organisasi ke arah pencapaian matlamat juga boleh diklasifikasikan sebagai pemimpin berasaskan kemampuan memimpin menggunakan kebijaksanaan, kemahiran,

pengalaman, tahap senioriti dan sebagainya.

12

JTW 104/3 - PENGANTAR PENGURUSAN

Kepimpinan

memainkan

peranan

yang

sangat

penting

dalam

menentukan kejayaan sesebuah organisasi. Teori Kepimpinan Laluan Matlamat (Path Goal Theory) yang diperkenalkan oleh Robert House mencadangkan bahawa tingkah laku pemimpin seharusnya dilihat sebagai suatu tindakan yang boleh memotivasikan pekerja. Seorang pemimpin perlu menguatkan hubungan di antara gaya kepimpinannya dengan perwatakan pekerja dan agenda tugas sesebuah organisasi. Dengan ini, pemimpin akan memahami bahawa pekerja akan termotivasi sama ada dalam keadaan merasa berkemampuan untuk mencapai sesuatu tugas yang diberikan; ataupun mereka dapat menjangkakan hasil kerja yang akan disiapkan; ataupun berkepercayaan tentang aspek penghargaan yang akan diberikan berkaitan hasilnya.

Justeru, adalah menjadi cabaran kepada seseorang pemimpin untuk menggunakan gaya kepimpinan terbaik bagi menemukan titik keperluan motivasi pekerja. Pemimpin perlu menyediakan elemen-elemen yang difikirkan dapat mengisi keperluan pekerja bagi mencapai matlamat organisasi. Teori Laluan Matlamat menggariskan tentang empat gaya kepimpinan yang boleh dimanfaatkan untuk memotivasikan pekerja iaitu: Pertama: Leadership) Ia dikaitkan dengan gaya menyampaikan atau memberi Kepimpinan berorientasikan arahan (Directive

penjelaskan kepada pekerja. Pemimpin memberikan arahan mengenai sesuatu tugas. Dengan menyertakan mengenai apakah harapannya berkaitan tugas 13 tersebut. Pemimpin juga turut

JTW 104/3 - PENGANTAR PENGURUSAN

memberikan

klu

mengenai

bagaimana

tugas

itu

boleh

disempurnakan dan juga penetapan waktu yang diperuntukkan untuk menyelesaikannya. Arahan yang baik disampaikan kepada pekerja secara spesifik supaya pekerja mendapat gambaran awal dan kefahaman yang jelas untuk memulakan sesuatu tugasan yang diberikan.

Kedua:

Kepimpinan

berorientasikan

sokongan

(Supportive

Leadership) Ia merujuk kepada tingkah laku memberi pertimbangan kepada pekerja. Iaitu dengan gaya beramah mesra dan prihatin sebagai seorang pemimpin. Tingkah laku ini bertujuan untuk mewujudkan suasana kerja yang menyenangkan kepada pekerja. Di samping itu, seorang pemimpin melayan pekerja tanpa berdasarkan mobiliti sosial dan turut menghormati status kedudukan mereka. Gaya kepimpinan ini mampu mewujudkan suasana mesra agar pekerja termotivasi dengan penuh rela hati bagi melaksanakan sesuatu tugasan. Ketiga: Kepimpinan berorientasikan penyertaan (Participative

Leadership) Gaya ini pula merujuk kepada pemimpin yang mengalu-alukan penyertaan pekerja untuk mereka berkongsi menetapkan sesuatu keputusan. Pemimpin membuka ruang untuk rundingan kepada pekerja agar mereka dapat menyumbang idea serta pandangan. 14

JTW 104/3 - PENGANTAR PENGURUSAN

Begitu juga dengan peluang untuk meningkatkan cadangan dalam sesuatu keputusan berdasarkan persetujuan organisasi.

Keempat: Kepimpinan berorientasikan pencapaian (AchievementOriented Leadership) Kepimpinan dengan gaya ini memberikan cabaran kepada pekerja untuk melaksanakan tugasan pada peringkat tertinggi kemampuan mereka. Pemimpin akan sentiasa mencari peningkatan dan pencapaian yang berkesinambungan. Ini melalui langkah

menyatakan keyakinan yang tinggi bahawa pekerja mempunyai kemampuan untuk mencapai matlamat bagi cabaran tersebut.

Teori Laluan Matlamat tidak mengongkong seseorang pemimpin untuk menggunakan hanya satu gaya kepimpinan sahaja. Sebaliknya terbuka kepada penggunaan pelbagai gaya mengikut kesesuaian situasi. Cuma ia lebih tertumpu kepada pemberian motivasi kepada pekerja agar mereka lebih bersemangat untuk melaksanakan tugas dengan sempurna.

3.3 Isu yang berkaitan dengan motivasi dan komitmen pekerja Buat perancangan untuk meningkatkan motivasi pekerja Meningkatkan tahap motivasi tenaga perkerja merupakan salah satu daripada fungsi penting pengurusan kanan dan setiap pengurus dan penyelia di organisasi anda. 15

JTW 104/3 - PENGANTAR PENGURUSAN

Ia juga perkara yang amat penting di bawah pengurusan sumber manusia. Pekerja yang kurang motivasi menjalankan tugas dan

tanggungjawabnya akan menjadi beban kepada organisasi serta memberi masalah kepada pengurus atau penyelianya. Pekerja seperti ini dapat mempengaruhi pekerja lain untuk melakukan perkara yang tidak sejajar dengan matlamat organisasi anda. Adalah jelas bahawa motivasi pekerja amat penting untuk menjayakan rancangan-rancangan organisasi anda. Beberapa perkara perlu dilalukan. 1. Pastikan sistem dan prosedur kerja berkesan dan senang difahami. Contoh:Semua pekerja termasuk pekerja baru perlu diberitahu sejelasjelasnya mengenai tugas-tugas yang harus dibuat dan prosedur untuk melakukannya. 2. Sistem insentif perlu dihubungkaitkan dengan prestasi pekerja. 3. Pastikan keberkesanan saluran komunikasi (perhubungan). Setiap pengurus dan penyeliaperlu dilati menggunakan cara efektif dalam perhubungan dengan pekerja bawahan agar dapat membantu

mewujudkan suasana harmoni di dalam pekerjaan. 4. Buat perancangan program latihan dan pembangunan pekerja yang tepat, mencukupi dansecara menyeluruh. Kenalpasti objektif-objektif latihan dan pembangunan yang perlu dicapai.Pekerja yang mahir dalam menjalankan tugasnya akan menjadi lebih bermotivasi. 5. Pastikan gaya dan cara kepimpinan di dalam organisasi dan budaya korporat dapat membantu meningkatkan motivasi pekerja.

16

JTW 104/3 - PENGANTAR PENGURUSAN

6. Tangani masalah peribadi pekerja mengikut cara yang telah diterima sebagai efektif. Walau bagaimanapun, latar belakang pekerja, keperibadian, falsafah hidupnya dan sebagainya boleh menghalang pekerja berkenaan untuk memperbaiki prestasinya. Terdapat teori bahawa pekerja (manusia) sebenarnya tidak minat untuk bekerja dan cuba mengelakkan menjalankan tugas jika keadaan mengizinkan. Pekerja ini harus diberi arahan setiap kali dandiselia dengan ketat. Terdapat juga teori di mana pekerja dipercayai sebagai bersedia melaksanakan tugas dan tanggungjawabnya. Pekerja ini tidak perlu diarah atau dipaksa membuat tugasnya. Adalah dipercayai bahawa pekerja di dalam golongan kedua akan berkerja dengan lebih kuat lagi jika diberi insentif yang berpatutan. Apakah yang boleh memberi motivasi kepada pekerja-pekerja agar lebih komited menjalankan tugas dan tanggungjawab mereka? Beberapa orang pakar di dalam motivasi pekerja telah memajukan teori-teori motivasi seperti yang dinyatakan di bawah. 1. Abraham Maslow (Hierarki Keperluan) Di dalam penulisannya yang diterbitkan pada tahun 1943, Abraham Maslow memajukan cadangannya di bawah tajuk "A Theory of Human Motivation" Mengikut teori tersebut, terdapat lima (5) peringkat keperluan manusia (pekerja). Ia dipercayai boleh meningkatkan motivasi pekerja. Bermula dengan peringkat yang rendah sekali, peringkat berkenaan adalah: 17

JTW 104/3 - PENGANTAR PENGURUSAN

Keperluan Fisiologi. Inilah keperluan asas manusia seperti makanan, tidur dan tempatkediaman.

Sekiranya salah satu daripada keperluan ini tidak dipenuhi, ia akan mempengaruhi arah fokuspekerja semasa menjalankan sesuatu tugas.

Keperluan Keselamatan. Termasuk di dalam keperluan ini adalah keselamatan peribadi,keselamatan kewangan,

kesihatan dan tidak akan menjadi mangsa penyalahgunaan kuasa.

Keperluan Sosial. Inilah keperluan manusia untuk dicintai dan merasai perasaan "kekitaan". Semua pekerja perlu merasai bahawa mereka diperlukan dan mempunyai peranan tersendiri di dalam organisasi. Jika dipenuhi, perasaan ketegangan dan tekanan ("stress") di kalangan pekerja dapat dielakkan atau dikurangkan.

Keperluan Kehormatan Diri ("Esteem"). Keperluan ini ada kaitan dengan keperluan pekerja untuk dihormati dan diberi peluang menghormati orang lain. Beri mereka tugas yang boleh memberimereka peluang untuk memberi sumbangan. Ini akan meningkatkan "penghormatan diri" (self-esteem.)

Keperluan Berkembang Diri. Keperluan ini berkaitan dengan keperluan untuk mencapai cita-cita diri sendiri mengikut potensi seseorang manusia (pekerja).

Mengkit Maslow keperluan untuk berkembang diri dapat memberi motivasi yang berkekalan. Termasuk di dalam keperluan ini ialah peluang 18

JTW 104/3 - PENGANTAR PENGURUSAN

untuk

menggunakan

kreativiti,

kebolehan

menyelasaian

masalah-

masalah dan mengalami aktiviti yang bermoral. Keperluan dari peringkat kedua hingga peringkat kelima adalah keperluan "psychological." Tidak mudah untuk merancang mana satu keperluan dijadikan sebagai tumpuan seseorang pekerja. Di samping itu, kesemua keperluan itu tidak boleh dipenuhi pada masa yang sama. 2. Theory XY oleh McGregor Adalah dinyatakan bahawa Teori XY yang dikemukakan oleh McGregor kekal sebagai utama di dalam pembangunan organisasi serta budaya organisasi. Teori X merujuk kepada cara mengurus sumber manusia secara "authoritarian" atau secara paksaan. Mengikut teori ini, pekerja di dalam golongan ini tidak suka bekerja. Ia akan membuat tugas jika hukuman akan menyusul sekiranya ia gagal membuat kerja. Pekerja ini hanya ikut arahan dan akan cari peluang untuk mengelakkan kerja. Mengikut Teori Y, pekerja-pekerja mengarahkan diri untuk melakukan penggajian tugasnya dan mencapai matlamat organisasi.Sistem dan insentif adalah diwujudkan dengan tujuan

mempengaruhi pekerja di dalam kumpulan ini. Pekerja-pekerja seperti ini akan cari peluang untuk menyumbang dengan lebih banyak lagi. Beri mereka peluang dan juga beri mereka galakan untuk

menggunakan kreativiti apabila menyelasaikan masalah. 3. Teori Dua Faktor oleh Herzberg 19

JTW 104/3 - PENGANTAR PENGURUSAN

Teori Motivasi-Kesihatan Herzberg (atau "Two Factors Theory") memperturunkan faktor-faktor yang dapat memberi "kepuasan kerja" atau sebaliknya.Teori ini mempunayai kaitan dengan Teori Motivasi Maslow.Herzberg memberi penekanan kepada langkah-langkah yang dapat memenuhi keperluan di peringkat atasan di dalam Peringkat Keperluan mengikut Teori Maslow.Keperluan termasuklah keperluan "pencapaian, dikenali, tanggungjawab, kemajuan, dan jenis kerja yang dijalankan."Tetapi Herzberg menambah model motivasi dua faktor (two-factor model). Kepada Herzberg, terdpat dua jenis ciri-ciri kerja yang masing-masing akan mengakibatkan kepuasan kerja atau ketidak-puasan kerja."Motivator" memberi kepuasan positif. Termasuk di dalam kumpulan ini adalah kerja yang mencabar, sumbangan pekerja dikenali dan diberi tanggungjawab yang lebih bermakna.Ini mempunyai kaitan dengan keperluan perberkembangan diri yang dinyatakan oleh Maslow."Hygiene Factors" seperti kedudukan, kerja tetap, gaji dan kemudahan tidak dapat memberi motivasi yang positif.Tetapi ketidakwujudannya akan mengakibatkan ketidakpuasan pekerja.Mengikut teori ini, jika seseorang pekerja percaya bahawa melakukan sesuatu aktiviti akan membawa sesuatu akibat yang tertentu, ia akan memperanguhi pilihan jenis cara dan tahap usaha.Teori Herzberg adalah dikritik berasaskan kepada cara yang digunakan. Ia juga tidak mengambilkira ciri-ciri keperibadian

pekerja.Walau bagaimanapun, pekerja yang mendapat kepuasan di dalam kerjanya tidak semestinya akan bekerja dengan lebih

20

JTW 104/3 - PENGANTAR PENGURUSAN

keras.Akan tetapi cara ini dapat membantu pengurusan menggunakan cara saintifik untuk memahami masalah motivasi di tempat pekerjaan.

KESIMPULAN

Organisasi merupakan sebuah badan dimana anggotanya berhubung kait antara satu sama lain untuk mencapai satu tahap perkembangan yang sempurna. Pemasalah yang wujud dalam sesebuah organisasi terutamamanya isu-isu yang 21

JTW 104/3 - PENGANTAR PENGURUSAN

membantutkan output organisasi harus diteliti awal lagi untuk membanterasnya. Jikalau isu-isu tersebut tidak diambilkira, tahap efisyen sesebuah organisasi tidak akan capai dan lama-kelamahan masalah itu akan meruntuhkan organisasi tersebut. Hyper Milk Malaysia Berhad merupakan sebuah syarikat yang unggul serta terkenal di arena antarabangsa. Walaupun keadaan syarikat itu kukuh di peringkat antarabangsa, isu-isu yang dibincangkan tadi mungkin akan menjadi satu ancaman yang serius kepada organisasi tersebut. Oleh yang sedemekian, penyelesaian terhadap isu-isu yang dibincangkan harus dilaksanakan dengan segera agar satu tahap produktiviti yang maksimum dapat dicapai. Pentadbiran yang sempurna akan wujud apabila sesebuah organisasi berhubung kait secara positif tanpa sebang isu-isu yang menjejaskan output. Maka, syarikat Hyper Milk Malaysia harus mengambil langkah sewajarnya untuk menyelesaikan masalah yang timbul.

BIBLIOGRAFI Abdullah Hassan dan Ainon Muhamad (1998). Komunikasi untuk pemimpin. Kuala Lumpur: Utusan Publication & Distributors Sdn. Bhd. Ahmad Atory Hussain (1986), Tingkahlaku organisasi dalam pengurusan moden. Kuala Lumpur Aminuddin Mohd. Yusoff (1990) Kepemimpinan, Kuala Lumpur: DBP 22

JTW 104/3 - PENGANTAR PENGURUSAN

Barnard, G. (1938). The function of executive. Cambridge: Harvard University, Bass, B.M. dan Avolio, B.J. (1990). Bass and Stogdills handbook of leadership: Theory, research, and management application. New York: The Free Press. Dennis, H. (1975).The construction of a managerial communication climate inventory for use in complex organizations. Kertas kerja yang dipersembahkan di Mesyuarat International Communication Association, Chicago. Gardner, J. W. (1984). Leadership and power. Washington: Independent Sector. Hackman, M.Z. and Johnson, C.E (2004). Leadership : A communication perspective (4rd edition), Prospect Heights, IL: Waveland Press. Mahathir Mohamad (1982). Ucapan penting, Jabatan Penerangan Malaysia. Nahavandi, A. (1997). The art and science of leadership. New Jersey: Prentice-Hall International. Redding, W.C. (1972). Communication within the organisation. New York: Industrial Communication Council. Stech E. (1983), Leadership communication. Chicago: Nelson-Hall Tannebaum, R. and Yulk. (1992). How to choose the leadership pattern. New York : Zais, Robert S. (1976). Curriculum: Principles and Foundations. New York : Thomas Y. Crowell Company, Zelco, H. dan Dance, F. (1965). Business and professional speech communication. New York : Holt, Rinehart & Winston Sumber dari internet www.dutchlady.com.my

23