Tekst: Jasmijn Moerman

Fotograe: Robin Kuijs

COLUMN

JASMIJN MOERMAN
is servicemanagement-consultant bij TOPdesk. Zij combineert haar werkzaamheden als consultant met de cordinatie van facilitaire zaken binnen TOPdesk.

SCHONE SCHIJN
Uit onderzoek van de Consumentenbond blijkt dat de schoonmaak in veel Nederlandse vakantiehuisjes onder de maat is, aldus de nieuwsdame op de radio. De details worden me, op deze frisse ochtend, helaas niet onthouden.
Keukens lijken op het eerste gezicht vaak schoon, maar uit monsters bleek het aanrecht in de vakantiehuisjes vaak een grote bron van bacterin. Het aanrecht was vaak zelfs viezer dan de wc-bril. Zelfs het schoonste huisje kon nog wel een sopje gebruiken. Het vieste park uit het onderzoek reageert geschrokken en belooft beterschap. Deze schrikreactie herken ik ergens wel. Wanneer ik mijn rechaud, voor die paar keer dat ik hem gebruik, weer eens achter uit het keukenkastje vis bijvoorbeeld. Stof en kruimels lijken zich altijd weer op mysterieuze wijze op en onder de doos te hebben verzameld. Dit gebeurt ook met de bestekbak; het bestek krijgt keurig zijn dagelijkse afwasbeurt. Maar zo nu en dan heb ik keukengereedschap nodig dat ergens dieper in de bak verstopt ligt. Schoon bestek garandeert blijkbaar geen schone bestekbak, zo moet ik dan concluderen. In mijn werk als consultant mag ik bijna dagelijks een kijkje nemen in de keuken van allerlei soorten organisaties. Ook hier zie Ik kwam ooit bij een klant die ik moest helpen met de implementatie van de module Reserveringenbeheer. Op een van mijn eerste vragen, of al hun panden en ruimtes al in TOPdesk waren geregistreerd, werd bevestigend geknikt. Dit bleek inderdaad het geval. Dat het hoofdpand met vijf verschillende benamingen (en daarmee vijf verschillende vestigingskaarten) in de overzichten terugkwam, was een minder leuke constatering. De juiste vergaderruimte terugvinden voor een reservering werd zo vrij lastig. De vakantieparken uit het onderzoek hebben hopelijk geleerd van hun fouten en houden de huisjes vanaf nu beter op orde. Maar dat ze te laat hebben ontdekt dat hun schoonmaakbeurten niet genoeg waren, blijft wel een kwalijk feit. Alle eerdere parkbezoekers die hun boterhammen op een aanrecht met meer bacterin dan een wc-bril hebben moeten smeren, zullen het vast met me eens zijn. De waarheid onder het dunne laagje dat schone schijn heet komt uiteindelijk toch naar boven. Tijd dus om die kastjes en laatjes eens grondig uit te mesten! ik vaak dat zaken niet zo netjes geregeld zijn als ze op het eerste gezicht lijken. Het huisvestigingsbeheer is hier een voorbeeld van. Bij het registreren van een melding of wijzigingsactiviteit hindert een foutieve benaming of dubbele Vestigingskaart het dagelijkse werk niet direct. Tot er een nieuwe afdeling gebruik gaat maken van TOPdesk, processen veranderen of er een nieuwe TOPdesk-versie wordt genstalleerd. Dan blijkt een geordend overzicht van vestigingen en ruimtes opeens van groot belang. Hoeveel printers zijn aanwezig in gebouw X? Werkt deze nieuwe medewerker nu op het hoofdkantoor, hoofdgebouw of hoofdkantoor Nederland? Dergelijke vragen blijven onbeantwoord. U kunt zich wellicht ook voorstellen hoe verwarrend de resultaten in rapportages hierdoor kunnen worden. Voordat we aan de slag konden met de inrichting van het reserveringenproces bij deze klant, moesten de onderliggende zaken dus op orde. Een onverwachte, maar ook onvermijdelijke vertraging van het project.