Huraian Sistem Pengurusan Fail-fail Perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling

Sekolah Kebangsaan Telok Kemang

Batu 8, Jalan Pantai,

71050 Port Dickson, Negeri Sembilan

A. FAIL PENGURUSAN (SKTK300/04/001/UBK/02/02/1)

Bil ITEM DALAM FAIL PROSEDUR PENYEDIAAN FAIL

1. Pengurusan Am 1. Sediakan Fail Kulit Keras

SKTK300/04/001/UBK/02/02/1.1 ( )
 semua surat menyurat rasmi yang diberikan
kepada Unit Bimbingan dan Kaunseling yang
bukan berkaitan dengan Unit Perkhidmatan
Bimbingan dan Kaunseling hendaklah
disimpan dalam fail ini. Contohnya :-
2. Gunakan “Fancy Card” kuning
sebagai pembahagi setiap
item.
3. Nama dan nomborkan fail
mengikut item dalam fail.

a. Aktiviti Khidmat Masyarakat bersama YB

b. Jawapan rasmi kepada surat-surat
berkaitan
c. Laman Web untuk murid, dan
sebagainya
d. Jawapan rasmi kepada surat-surat
berkaitan

2. Surat Pekeliling Ikhtisas

SKTK30004/001//UBK/02/02/1.2 ( )
 Semua surat pekeliling ikhtisas atau surat
siaran yang berkaitan Perkhidmatan
Bimbingan dan Kaunseling dari
Kemnenterian Pelajaran, Jabatan Pelajaran
Negeri dan Pejabat Pelajaran Daerah.

3. Pendidikan , Kerjaya dan Latihan

SKTK300/04/001/UBK/02/02/1.3 ( )

 semua surat yang berkaitan dengan

pendidikan, permohonan borang, latihan dan
kerjaya. Surat berkaitan tawaran biasiswa
juga boleh dimasukkan dalam fail ini. Surat-
surat mungkin dikeluarkan oleh pihak-pihak
berikut : -

a. Politeknik
b. Bahagian Permohonan Kemasukan
Pelajar (BPKP)
c. Jawapan rasmi kepada surat-surat
berkaitan
BIL ITEM DALAM FAIL PROSEDUR PENYEDIAAN FAIL

4. Program Pembangunan Murid -sda-

SKTK300/04/001/UBK/02/02/1.4 ( )

 Semua surat rasmi berkaitan program

pembangunan murid yang dikeluarkan oleh
Kementerian Pelajaran, Jabatan Pelajaran
Negeri, dan Pejabat Pelajaran Daerah
Negeri. Ini termasuklah semua surat-surat
rasmi panggilan mesyuarat berkaitan
dengan pembangunan murid. Contohnya :-

a. Kepimpinan Pengawas
b. Motivasi Kecemerlangan
c. Anugerah Kecemerlangan Murid
d. Perhimpunan Pembimbing Rakan
Sebaya
e. Jawapan rasmi kepada surat-surat
berkaitan

5. Program Pembangunan Staf dan Mesyuarat

SKTK300/04/001/UBK/02/02/1.5 ( )

 Surat-surat rasmi yang berkaitan dengan

Guru Bimbingan dan Kaunseling seperti :-

a. Kursus Peningkatan Profesionalisme

Guru
Bimbingan dan Kaunseling
b. Majlis Guru Kaunseling Kebangsaan
c. Minit Mesyuarat
d. Jawapan rasmi kepada surat-surat
berkaitan
B. FAIL BIDANG (SKTK300/04/01/UBK/02/02/2)

BIL ITEM DALAM FAIL PROSEDUR PENYEDIAAN FAIL

1. Akademik 4. Sediakan Fail Kulit Keras

SKTK300/04/01/UBK/02/02/2.1
5. Gunakan “Fancy Card” pink
sebagai pembahagi setiap item.
 Setiap fail bidang digunakan untuk
menyimpan segala maklumat yang
6. Nama dan nomborkan fail
berkaitan bidang berkenaan
mengikut item dalam fail.
1. Kertas Kerja Program
2. Modul latihan Laporan Program
3. Penilaian Program
4. Penyelidikan
5. Minit Mesyuarat
6. Senarai Ahli
7. Senarai Jawatankuasa
8. Data-data
9. Pakej-pakej pembelajaran
10. Bahan-bahan atau bermaklumat
berkaitan

2. Kerjaya
SKTK300/04/01/UBK/02/02/2.2

-sda-

3. Psikososial dan Kesejahteraan Mental

SKTK300/04/01/UBK/02/02/2.3

-sda-

4. Pembangunan dan Kepimpinan Murid

SKTK300/04/01/UBK/02/02/2.4

-sda-

5. Keibubapaan
SKTK300/04/01/UBK/02/02/2.5

-sda-
BIL ITEM DALAM FAIL PROSEDUR PENYEDIAAN FAIL

6. Pendidikan Pencegahan
Dadah/Rokok/HIV/AIDS -sda-
SKTK300/04/01/UBK/02/02/2.6

-sda-

7. Disiplin Murid
SKTK300/04/01/UBK/02/02/2.7

-sda-

8. Pembimbing Rakan Sebaya

SKTK300/04/01/UBK/02/02/2.8

-sda-

9. Pengembangan
SKTK300/04/01/UBK/02/02/2.9

 program yang dijalankan

seperti Program Mentor
Mentee, Program
Kaunseling Berfokus, Murid
Miskin, Anugerah Murid dan
sebagainya.

-sda-

10. Lawatan Pembelajaran

SKTK300/04/01/UBK/02/02/2.10

-sda-

11. Dokumentasi
SKTK300/04/01/UBK/02/02/2.11

 Mengandungi dukumen
seperti Biodata Unit B&K,
Tugas am, Rancangan
Tahunan Bimbingan dan
Kaunseling, kewangan,
Senarai Guru Sekolah,
contoh-contoh borang
Perkhidmatan Bimbingan
dan Kaunseling.
C. FAIL SESI KAUNSELING (SKTK300/04/001/UBK/02/02/3)

Bil ITEM DALAM FAIL PROSEDUR PENYEDIAAN FAIL

1. Sesi Kaunseling Individu 1. Sediakan Fail Kulit Keras

SKTK300/04/001/UBK/02/02/3.1
2. Gunakan “Fancy Card” hijau
sebagai pembahagi setiap
kelas.

3. Dapatkan senarai nama murid

bagi setiap kelas/ jadual
kedatangan dan masukkan ke
Fail Kulit Keras.

4. Susunkan senarai nama

tersebut mengikut urutan
2. Sesi Kaunseling Kelompok kelas. Contoh : Thn. 1, Thn 2,
SKTK300/04/001/UBK/02/02/3.2 Thn 3, Thn. 4, Thn 5 dan
Thn.6.

5. Masukkan borang-borang
Perkhidmatan Bimbingan dan
Kaunseling.

6. Susun mengikut TAHUN dan

ABJAD.
 TATACARA PENYIMPANAN FAIL DI RAK

FAIL BIMBINGAN/KAUNSELING INDIVIDU DAN KELOMPOK

1. Semua fail-fail Bimbingan/Kaunseling individu dan kelompok hendaklah disimpan dengan

rapi kerana maklumat adalah sulit.

2. Tujuan penyimpanan fail secara sistematik adalah bertujuan memudahkan pengendalian

penyimpanan dan pencarian semula fail sepanjang masa.

3. Cadangan penyimpanan di rak seperti berikut :

i) Rak terbahagi kepada dua bahagian iaitu Fail Bimbingan/ Kaunseling Individu dan
Kelompok.

ii) Setiap rak dibahagikan mengikut kesesuaian abjad nama klien. Gabungan abjad
boleh dilakukan sekiranya tidak banyak nama menggunakan abjad tersebut.
Setiap fail disusun mengikut siri nombor rujukan ditetapkan.

iii) Kaedah penyimpanan fail

RAK – RAK UNTUK FAIL INDIVIDU MENGIKUT ABJAD

A/B/C/D/E F/G/H/I/J K/L/M/N/O

KI/A/001 KI/F/001

P/Q/R/S/T UVWXYZ

RAK – RAK UNTUK FAIL KELOMPOK MENGIKUT ABJAD

A/B/C/D/E F/G/H/I/J K/L/M/N/O

KK/A/001 KK/F/001

P/Q/R/S/T UVWXYZ
 FAIL
BIMBINGAN/KAUNSEL
ING
INDIVIDU
 FAIL
BIMBINGAN/KAUNSELI
NG
A/B/C/D/E F/G/H/I/J

K/L/M/N/ P/Q/R/S/T
O

KELOMPOK