KOMUNIKASI

BERKESAN.

OLEH :
HISHAMMUDIN
AHMAD
 DEFINISI
 Istilah komunikasi ialah terjemahan daripada istilah
Inggeris, communication. Istilah Inggeris ini pula beasal
daripada istilah Latin iaitu "Communcare" yang
bermaksud "to make comman" atau mewujudkan
persamaan. Berasaskan pengertian asas komunikasi yang
sedemikian pengkaji-pengkaji komunikasi telah
memberikan takrifan mereka berdasarkan maksud dan
tujuan penyelidikan yang mereka lakukan. Kita sedar
bahawa penyelidikan komunikasi ini telah dikendalikan
oleh pengkaji-pengkaji daripada pelbagai bidang.
Dengan itu, takrifan mereka terhadap komunikasi juga
dipengaruhi bidang-bidang mereka.
EMPAT PERKARA UTAMA BAGI
DEFINASI DI ATAS.
1. Perhubunagan wujud di antara manusia.
2. Perhubungan mengandungi penghantaran
maklumat.
3. Perhubungan memerlukan maklumbalas.
4. Perhubungan mengujudkan kefahaman
bersama.
ASAS PERHUBUNGAN.
Fungsi komunikasi
a) Fungsi Memberitahu    
Fungsi ini bolehlah dikatakan antara fungsi komunikasi yang
terawal yang digunakan oleh manusia. Tujuan adalah untuk
memberitahu orang lain tentang sesuatu perkara yang dirasakan
oleh penyampai perlu diketahui oleh orang lain. Fungsi
memberitahu ini menumpukan perhatiannya kepada penyampai
atau sumber maklumat. Untuk memastikan bahawa
komunikasinya berjaya, komunikator yang menjalankan fungsi
ini seringkali akan mengunakan strategi menyebarkan maklumat
sebanyak mungkin atau menyampaikan maklumat dengan lebih
kerap.
 
b) Fungsi Mendidik
      Fungsi mendidik ini bukanlah untuk mempengaruhi sikap
atau tingkahlaku orang lain. Tetapi tugas mereka adalah
"sekadar memberi maklumat" agar dapat menambahkan
pengetahuan seseorang itu tentang sesuatu perkara atau  bidang.
Fungsi mendidik ini mementingkan kedua-dua pihak, penyampai
dan penerima maklumat untuk memastikan fungsi tersebut
tercapai. Kejayaan fungsi ini bergantung pada sejauh mana
seseorang itu merasai bahawa pengetahuannya bertambah hasil
daripada pendedahnya terhadap maklumat yang diterimanya.
Mungkin juga fungsi mendidik ini tidak berjaya sekirannya
maklumat yang ingin disampaikan itu telah pun diketahui oleh
pihak penerima.
c) Fungsi Membujuk
      Fungsi membujuk ini pula mendapat perhatian pengkaji
komunikasi selepas Perang Dunia Pertama iaitu apabila pihak
tentera Jerman telah menggunakn komunikasi dalam usaha
propagandanya. Iklan juga menggunakan fungsi membujuk.
Tujuan utama iklan adalah untuk mempengaruhi kita membeli
barang-barang yang diiklankan. Untuk mendapatkan kesan
tersebut, penggunaan komunikasi tidak terhad kepada
menyebarkan maklumat tetapi mestilah dapat menembusi
perasaan dan emosi individi atau kumpulan sasaran maklumat
itu. Adakalanya fakta maklumat yang disampaikan kepada kita
tidak tepat dan sengaja diputar belitkan.
d) Fungsi Menghibur
     Wayang gambar, rancangan hiburan yang disiarkan
melalui radio dan televisyen, drama, komik dan
sebagainya adalah antara contoh cara berkomunikasi
gunakan untuk menghibur. Oleh kerana fungsi
hiburan ini amat digemari ramai, maka telah ada
usaha untuk menerapkan unsur pendidikan,
penerangan dan unsur perpaduan untuk mendidik
orang ramai tentang pentingnya kita bertolak ansur
sesama kita untuk mewujudkan  rakyat Malaysia yang
bersatu padu.
Jenis-jenis Komunikasi
a) Komunikasi Antara Individu    
Komunikasi ini berlaku apabila dua individu
berkomunikasi secara bersemuka iaitu muka
mereka bertentang antara satu sama lain.
Komunikasi jenis ini adalah komunikasi dua
hala iaitu dua individu yang terlibat dalam
proses komunikasi itu saling menyampai dan
menerima maklumat.
b) Komunikasi Awam 
      Komunikasi awam adalah komunikasi yang bertujuan untuk
menyampaikan maklumat kepada jumlah orang ramai.
Komunikasi awam berlaku secara formal dan mempunyai
sruktur yang tertentu. Bolehlah kita rumuskan bahawa
komunkasi awam adalah

i) Komunikasi bersemuka tetapi melibatkan bilangan sasaran

yang ramai
ii) Tempat berkomunikasi berlaku ialah di tempat awam.
iii) Interaksi antara sumber dan penerima maklumat adalah
rendah.
 c) Komunikasi Massa 
Dalam komunikasi massa, maklumat disampaikan melalui
perantaraan media. Di antara media yang sering menjadi
perantaraan ialah media massa seperti radio, televisyen,
akhbar, majalah atau buku. Komunikasi massa boleh
dicirikan oleh :-
I. Adanya Perantaraan media di antara sumber dan penerima
maklumat,
II. Khalayak komunikasi massa terdiri daripada individu-
individu yang berbagai-bagai jenis dan ragam.
III. Jarak di antara sumber dengan penerima adalah berjahuan
IV. Sumber tidak mengenali siapakah individu-individu yang
menerima maklumatnya
V. Komunikasi berlaku secara formal
VI. Penyediaan maklumat dilakukan oleh berbagai-bagai individu.
d) Komunikasi Tanpa Lisan    

        Komunikasi tanpa lisan boleh juga berlaku secara sendirian.

Lazimnya, komunikasi berlaku sebagai pelengkap kepada
ketiga-tiga jenis komunikasi yang telah dibincangkan tadi.
Maklumat yang diterima daripada komunikasi adalah melalui
isyarat tanpa lisan. Antara isyarat tanpa lisan adalah nada
suara, air muka gerak badan, hubungan mata, atau gerak
tangan. Komunikasi jenis ini bolehlah digunakan sebagai:-

i. Pelangkap kepada komunikasi lisan atau tulisan.

ii. Isyarat tanpa lisan menggambarkan emosi individu dan
lazimnya menunjukkan perasaan yang sebenar
iii. Komunikasi lisan akan lebih berkesan sekiranya diiringi oleh
komunikasi tanpa lisan.
JENIS KOMUNIKASI DALAM
ORGANISASI.
1. DOWNWARD COMMUNICATION.
 Dari pihak atasan kepada orang bawahan.
2. UPWARD COMMUNICATION.
 Dari orang bawahan kepada pihak atasan.
3. HORIZONTAL COMMUNICATION.
 Rakan sekerja.
4. MULTI – DIRECTION COMMUNICATION.
 Berinteraksi dengan semua peringkat.
5. EXTERNAL COMMUNICATION.
 Perhubungan awam, kajian pasaran, perhubungan
pelanggan.
ALIRAN KOMUNIKASI.

                                                          
ENAM LANGKAH DALAM PROSES
KOMUNIKASI
1. Idea permulaan.
2. Pertukaran idea.
3. Pemindahan maklumat
4. Penerimaan maklumat.
5. Mentafsirkan maklumat.
6. Tindakan.
RANCANG KOMUNIKASI.
ELEMEN DALAM MERANCANG
KOMUNIKASI
1. TUJUAN (aims)
2. SIAPA YANG TERLIBAT.(person
concerned)
3. KAEDAH.(method)
4. KANDUNGAN.(content)
5. MASA (timing)
6. TEMPAT(place)
KAEDAH KOMUNIKASI
BERKESAN
1. ATUR DAN NYATAKAN ISI KANDUNGAN.
 Nyatakan objektif.

 Senaraikan apa yang hendak disampaikan

 Apakah matlamat sebenar.

2. NILAIKAN KEFAHAMAN SERTA

PERSETUJUAN SEBENAR.
 Timbangkan keadaan, perasaan, lokasi,
masa serta suasana penerima.
KAEDAH KOMUNIKASI
BERKESAN
3. TENTUKAN KAEDAH YANG SESUAI.
 Gunakan bahasa yang sesuai.
 Pilih kaedah seperti mesyuarat, memo,
atau pekeliling.
 Gunakan alat lain seperti carta dan rajah.

4. HANTAR MAKLUMAT.
 Gunakan nada/tone suara atau mimik
muka.
5. PASTIKAN MAKLUMAT DITERIMA.
KEMAHIRAN ASAS BERKOMUNIKASI.

1. MENDENGAR (listening).
2. MEMERHATI (observing).
3. MENYOAL (questioning).
4. PANDU PERBINCANGAN (streering
discussion).
5. MENGAWAL PERBINCANGAN
(controlling discussion).
PENGGUNAAN TEKNIK
KOMUNIKASI.
APA ITU PENYELIA ?
1. Seorang yang berpendidikan, berkemahiran dan ketua
yang cekap.
2. Harus/Dapat memahami orang lain.
3. Menyelia dengan cekap.
4. Menggalakkan kumpulan kerja dan kerjasama.
5. Melatih dan membantu pekerja di bawah seliaannya.
6. Membantu penyelia lain sekiranya perlu.
7. Pandai menguruskan masa.
8. Cekap dalam kemahiran kerja.
ELEMEN – ELEMEN ASAS
PENYELIAAN.
1. Membina dan mengekalkan kecekapan
organisasi.
2. Membentuk dan mengekalkan
keberkesanan tenaga kerja.
3. Mengawal pekerja dengan sempurna.
i. Merancang organisasi untuk mencapai objektif organisasi.
ii. Memberi maklumat betul pada orang bawahan.
iii. Memenuhi dan mengekalkan hubungan antara semua pekerja
di dalam organisasi.
iv. Menerangkan, mengarahkan dan mengawal semua aktiviti di
bawah seliaannya.
v. Memastikan bahawa kumpulannya adalah kesempurnaan di
dalam organisasi
vi. Mencadangkan perubahan pada peringkat atasan bila perlu.
vii. Menggunakan kepakaran dengan berkesan, menyelaras semua
aktiviti dalam kumpulan untuk mencapai objektif organisasi.
TANGGUNGJAWAB PENYELIA.
1. Tanggungjawab kepada pihak pengurusan
atasan.
2. Tanggungjawab kepada pekerja.
3. Tanggungjawab kepada penyelia lain.
4. Tanggungjawab kepada pekerja mahir.
5. Tanggungjawab kepada persatuan.
JENIS – JENIS KEMAHIRAN
PENYELIAAN.
1. Kemahiran Teknikal (technical skills).
 Pengetahuan tentang kerja, proses,
pemesinan dan masalah.
2. Kemahiran Pengurusan (administrative
skills).
 Berpengetahuaan tentang pengurusan
organisasi dan rangkaiannya, sistem
maklumat dan rekod kemampuan untuk
merancang dan mengawal kerja.
JENIS – JENIS KEMAHIRAN
PENYELIAAN.
3. Kemahiran Perhubungan (human
relation skills).
 Kemampuan untuk berkomunikasi antara
pekerja, majikan dan pelanggan.
4. Kemahiran Konsep (conceptual skills).
 Berkebolahan untuk memahami tentang idea,
konsep dan perancangan organisasi.
COMMUNICATION BY
WRITING

01.04
Jenis-Jenis Karangan
A. Karangan Berformat
1. Jenis Surat Kiriman Rasmi
2. Jenis Surat Kiriman Tidak Rasmi
3. Karangan jenis Ucapan
4. Karangan jenis Syarahan
5. Karangan jenis Dialog / Temuramah /
Perbualan / Wawancara
6. Karangan jenis Berita
7. Karangan jenis Catatan Diari
8. Karangan jenis Laporan
9. Karangan jenis Perbahasan
10. Kad Jemputan
 
Jenis-Jenis Karangan
B. Karangan Tidak Berformat
1. Karangan Rangsangan Bergambar/
Rangsangan Kata
2. Karangan Jenis Pengalaman/Cerita
/Gambaran / Situasi
3. Karangan Jenis Fakta / Penerangan
4. Karangan Jenis Perbincangan
5. Karangan Jenis Melengkapkan Cerita
6. Karangan Jenis Autobiografi / Biografi
7. Karangan Jenis Peribahasa
 
OBJEKTIF PENULISAN
 Memberi pengetahuan dan kefahaman
kepada peserta mengenai komunikasi
penulisan yang berkesan dalam organisasi.
 Meningkatkan kemahiran dan keyakinan diri
peserta semasa mengendalikan mesyuarat
dan menulis minit
 Meningkatkan kemahiran peserta dalam
urusan surat menyurat, penulisan laporan
dan penulisan kertas kerja.
Karangan Jenis Surat Rasmi
Surat rasmi ditulis untuk tujuan-tujuan seperti yang
berikut antaranya :

a.  memohon pekerjaan

b.  membuat aduan / bantahan /
cadangan
c.  membuat rayuan
d.  membuat jemputan rasmi
e.  menempah barangan
f.   meminta kebenaran
g.  atau apa-apa yang melibatkan urusan
rasmi
 Perhatikan format di bawah.
Alamat Penulis
______________
______________
______________
__________________________(garisan panjang )__________________
Jawatan / penerima
Alamat (pejabat, sekolah, dsb)         Tarikh : (selari dengan nama negeri)
Tuan / Puan,
Tajuk /Perkara / Hal (Permulaan Perkataan Huruf Besar Dan Gariskan)
Menyatakan tujuan ( perenggan tiada nombor dan rapat di sebelah kiri)
2.       ( Menyatakan isi -isi atau hal-hal lain yang berkaitan dengan tajuk.
cuba sampaikan sekurang-kurangnya tiga isi penting yang berkaitan antara
satu sama lain)
3.       ( Menyatakan hal-hal lain yang ada hubungannya dengan hal yang
kita kemukakan , misalnya alasan yang boleh memungkinkan permohonan
kita dipertimbangkan.)
(Penutup)
Yang benar, ( perhatikan penggunaan huruf  yang digunakan)
__________
Nama Penuh ( HURUF BESAR)
Jawatan ( Huruf Kecil )
RANGKA SURAT.
1.      alamat pengirim (permulaan perkataan dalam huruf besar)
( jangan lupa tanda koma di hujungnya ) kemudian selang
satu baris
2.     buat satu baris panjang melintang kemudian selang
satu baris
3.      nama ( jawatan ) serta alamat penerima ( permulaan
perkataan dalam huruf besar )( alamat yang terakhir
digariskan )
4.      tarikh ( selari dengan alamat terakhir penerima ) ( bulan
ditulis dalam huruf besar )
5.      kata ganti diri penerima ( Tuan, )
6.      perkara / tajuk ( permulaan perkataan dalam huruf besar
dan digariskan )
7.      perenggan pertama tujuan menulis surat ini ( tiada
jarak perenggan, lihat contoh )
RANGKA SURAT.
8.      perenggan ke-2:
       ( bagi perenggan kedua dan seterusnya mempunyai nombor
serta tanda noktah. Jarakkan sedikit sebelum menulis )
9.      perenggan ke-3:           
berharap agar permohonan diluluskan supaya latihan tidak
terganggu
10.  perenggan ke-4:            
mempunyai masa yang singkat sebelum hari perlawanan
11.  penutup                       terima kasih
12.  tandatangan pengirim ( boleh ditulis nama secara
bersambung atau tidak )
13.  nama penuh ( huruf besar ) dalam kurungan
14.  jawatan jika ada (permulaan perkataan dalam huruf
besar)
15.  berhati-hati dalam penggunaan tanda baca seperti huruf
besar , tanda noktah dan koma.
 CONTOH SURAT RASMI.
Persatuan Bahasa Melayu,
Sekolah Kebangsaan Darau,
22000 Jerteh,
Terengganu.
_________________________________________________________________________________
_
Ketua Pengarang,              
Unit Akhbar Dalam Darjah ( ADD ) ,
Berita Harian Sendirian Berhad,
31, Jalan Riong,
59100 Kuala Lumpur.                                                                               10 JANUARI 1997.
Tuan,
Permohonan Mengadakan Lawatan Sambil Belajar
Saya bagi pihak Persatuan Bahasa Melayu sekolah ini ingin memaklumkan bahawa persatuan kami
bercadang untuk mengadakan lawatan sambil belajar ke Unit Akhbar Dalam Darjah ( ADD ) pada 27
Januari 1997, jam 9.30 pagi.
2.       Rombongan kami terdiri daripada 30 pelajar dan tiga guru pengiring. Tujuan kami mengadakan
lawatan ini adalah untuk mengetahui matlamat unit ADD ditubuhkan dan bagaimana
mengendalikannya.
3.       Oleh itu, saya berharap permohonan ini akan diluluskan oleh pihak tuan.
4.       Segala kerjasama tuan, saya ucapkan terima kasih.
Sekian.
Yang benar,
    Nazimah
…………………..
( NAZIMAH NAZIM )
Setiausaha Persatuan Bahasa Melayu,
Sekolah Kebangsaan Darau,
22000 Jerteh,
Terengganu.
Penulisan Laporan
PENULISAN LAPORAN.
Karangan jenis laporan ini secara amnya terbahagi
kepada dua bahagian iaitu
I. Laporan mesyuarat
# mesyuarat agung
# laporan mesyuarat persatuan
II. laporan peristiwa.
# laporan sukan
# laporan lawatan
# laporan kecurian
# laporan kemalangan
OBJEKTIF PENULISAN LAPORAN
1. Mempertingkatkan keupayaan peserta-peserta
menguasai bahasa Melayu dalam bidang penulisan
laporan.
2. Mempertingaktan keupayaan peserta-peserta
menulis laporan yang berkualiti.
3. Membimbing peserta-peserta memahami teknik
penulisan beberapa jenis laporan seperti
- Laporan minit mesyuarat
- Laporan berita / peristiwa
- Laporan lawatan / pemeriksaan
- Laporan kajian
Perkara-perkara yang harus ada dalam laporan:

1. Pastikan jenis laporan.

2. Pastikan ada tajuk dan tarikh.
3. Laporan persatuan hendaklah disertakan
senarai ahli jawatankuasa dan penulisnya
mestilah berjawatan setiausaha.
4. Nama penulis mesti di sertakan.
5. Isi yang penting mesti di dahulukan.
6. Penulisan laporan mesti menggunakan
perenggan dan subtajuk.
7. Gunakan ayat yang ringkas dan padat.