Syahirah Shah

UNIT 6 KOMUNIKASI
DALAM ORGANISASI
 A
Agenda
1. Menerangkan kepentingan
komunikasi yang baik dalam
sesebuah organisasi.

2. Membezakan antara komunikasi

formal dengan komunikasi tidak
formal dan menjelaskan bentuk-
bentuk komunikasi.

3. Menilai langkah-langkah untuk

Presentation title mengatasi beberapa halangan dalam
 Introduction
Pengurus memberi motivasi, memaklumkan, mengawal dan
memenuhi keperluan sosial. Komunikasi digunakan untuk
mempengaruhi pekerja-pekerja untuk mencapai matlamat
organisasi. Komunikasi juga digunakan untuk menyelaraskan
pekerja-pekerja dengan tugas-tugasnya. Pengurus-pengurus
juga berkomunikasi bagi memenuhi keperluan sosial melalui
interaksi yang tidak melibatkan kerja.

Presentation title 3
DEFINISI KOMUNIKASI
 DEFINISI KOMUNIKASI

• Komunikasi ialah proses pemindahan maklumat dan pengetahuan dari

seorang individu atau pihak kepada orang lain atau pihak dengan
menggunakan symbol-symbol yang bermakna.
• Ia adalah satu kaedah pertukaran dan perkongsian idea, sikap, nilai,
pendapat dan maklumat.
• Proses komunikasi bermula dengan pengirim yang ingin menghantar mesej
tertentu dan proses ini tamat apabila penerima mesej memberi maklum
balas sama ada mesej yang diterima dapat difahami atau sebaliknya
Presentation title 5
Presentation title 6
 Unsur-unsur Proses Komunikasi
Unsur Definisi

Ia juga dipanggil sumber mesej. Pengirim adalah seseorang yang mempunyai

(a) Pengirim
maklumat dan ingin menyampaikannya kepada pihak lain.

Pengekodan berlaku apabila pengirim menterjemahkan maklumat yang hendak

(b)
dihantar ke dalam satu siri simbol yang boleh dikenal pasti dan difahami oleh
Mengekod
penerima.
Mesej mengandungi simbol-simbol dalam bentuk lisan, tulisan atau bahasa isyarat
(c) Mesej yang
melambangkan maklumat yang hendak dihantar oleh pengirim kepada penerima.
Saluran ialah kaedah penghantaran daripada seorang kepada seorang yang lain.
(d) Saluran Saluran tersebut mesti bersesuaian dengan mesej yang hendak dihantar bagi
memastikan proses komunikasi berjalan dengan lancar, berkesan dan cekap.

7
 Unsur-unsur Proses Komunikasi
Unsur Definisi
(e) Nyahkod Nyahkod ialah proses di mana penerima menterjemahkan mesej yang diterima ke dalam satu
bentuk yang boleh difahami dan membawa maksud kepadanya.
(f) Penerima Penerima ialah individu atau pihak yang menerima mesej yang dihantar oleh pengirim. Mesej
yang terbentuk adalah bergantung latar belakang penerima tersebut.
Ini merujuk kepada reaksi penerima terhadap mesej yang diterima daripada pengirim. Ia
(g) Maklum merupakan satu proses di mana mesej itu dibalas kepada pengirim untuk menunjukkan tahap
Balas pemahaman penerima terhadap mesej tertentu. Memberi maklum balas adalah cara terbaik
untuk menunjukkan bahawa sesuatu mesej itu telah diterima dan sama ada mesej itu difahami
atau sebaliknya.
Sebarang faktor yang mengganggu, mengelirukan atau menyekat penghantaran mesej boleh
dianggap sebagai gangguan atau hingar. Gangguan mungkin secara dalaman atau luaran.
(h) Gangguan
Faktor dalaman adalah berhubung kait dengan individu itu sendiri, misalnya seorang
atau Hingar
penerima tidak memberi perhatian terhadap mesej yang dihantar. Sementara itu, faktor luaran
ialah faktor persekitaran dan fizikal yang menyebabkan mesej yang dihantar tidak dapat
difahami dengan baik oleh penerima
8
 Latihan 12

Definisikan komunikasi
dan elemen-elemen di
dalam komunikasi
JENIS-JENIS KOMUNIKASI
 JENIS-JENIS KOMUNIKASI

Presentation title 11
 KOMUNIKASI FORMAL

• Komunikasi formal adalah mesej atau maklumat yang

dihantar melalui rangkaian hierarki atau tanggungjawab
kerja yang ditetapkan oleh sesebuah organisasi.
• Tiga sistem komunikasi formal yang kerap digunakan
ialah:
1. Komunikasi menegak;
2. Komunikasi mendatar;
3. Komunikasi menyilang
Presentation title 12
 Komunikasi Menegak
(i) Komunikasi ke Bawah

• Saluran komunikasi ini kerap digunakan oleh pengurus untuk menyampaikan mesej kepada subordinat atau
pelanggan.
• Komunikasi menegak ke bawah ini bermula daripada pengurusan atasan dan bergerak ke bawah di sepanjang
peringkat pengurusan kepada pengurusan pertengahan, pengurusan bawahan/pengurusan jaluran dan pekerja.
• Tujuan
• Memaklumkan atau mengarahkan pengurusan dan pekerja-pekerja lain mengenai polisi atau matlamat organisasi
yang telah ditetapkan oleh pengurusan atasan.
• Memberi nasihat, maklumat, arahan dan penilaian kepada subordinat dan memberi maklumat berkenaan matlamat
dan polisi organisasi kepada kakitangan organisasi tersebut.
• Masalah
• Pengurus tidak memberikan peluang kepada subordinat untuk memberi maklum balas
• Tidak memberikan maklumat lengkap yang diperlukan oleh subordinatnya untuk melaksanakan tugas mereka
dengan berkesan.
• Ia mungkin akan menyebabkan subordinat keliru, kurang faham dan gagal untuk melaksanakan kerja mereka.
• komunikasi ke bawah adalah sehala dan ini tidak menggalakkan maklum balas daripada subordinat yang
menggunakan maklumat itu.
13
 Komunikasi Menegak
((ii) Komunikasi ke Atas

• Komunikasi menegak ke atas mengandungi mesej atau maklumat daripada pihak di peringkat bawahan hierarki atau subordinat ke
peringkat pengurusan tinggi.
• Komunikasi menegak ke atas digunakan oleh pekerja untuk menyampaikan cadangan, pendapat atau maklum balas kepada pihak
pengurusan atasan.
• Ini boleh dilakukan melalui mesyuarat, perbincangan, kajian dan lain-lain.
• Fungsi utama
• menyediakan maklumat kepada pengurusan atasan tentang apa yang telah berlaku di peringkat bawahan.
• Sebaik-baiknya, struktur organisasi perlu membenarkan kedua-dua komunikasi ke bawah dan ke atas.
• Komunikasi sepatutnya mengalir secara dua hala melalui struktur formal organisasi.
• Halangan
• Pengurusan gagal memberikan reaksi yang sewajarnya apabila subordinat menghantar maklumat. Kegagalan ini akan
mengakibatkan kekecewaan dan menghalang komunikasi pada masa hadapan.
• Pengurus tidak menyukai maklumat yang negatif atau masalah. Apabila pekerja mempunyai persepsi bahawa pengurus
mempunyai sikap sedemikian, mereka akan mengelak daripada memberikan maklumat.
• Sikap pengurus memainkan peranan yang penting dalam komunikasi ke atas. Sekiranya pengurus itu prihatin dan mendengar
dengan baik, maka komunikasi ke atas boleh diperbaiki

14
 (b) Komunikasi Mendatar
• Komunikasi mendatar merujuk kepada aliran mesej di kalangan kakitangan yang bekerja di peringkat
hierarki yang sama dalam organisasi tertentu.
• Komunikasi ini dapat mewujudkan penyelarasan dan hubungan di kalangan rakan-rakan di peringkat
yang sama.
• Sebagai contoh, pengurus jualan berbincang dengan pengurus sumber manusia mengenai keperluan
bilangan pekerja separuh masa dalam jabatannya bagi bulan hadapan.
• Komunikasi mendatar adalah penting bagi penyelarasan antara jabatan-jabatan dan untuk memastikan
komunikasi ke bawah berjalan dengan sempurna, yang meliputi arahan daripada pihak pengurusan atasan;
dan komunikasi ke atas, yang terdiri daripada maklum balas dari subordinat kepada pihak pengurusan
atasan.
• Komunikasi mendatar biasanya mengikut corak aliran kerja dalam sebuah organisasi tertentu, yang
berlaku di kalangan rakan sekerja, pengurus dan jabatan.
• Tujuan utamanya ialah untuk menyediakan satu saluran langsung dalam penyelarasan dan penyelesaian
masalah dalam organisasi tersebut.
• Manfaat komunikasi mendatar ialah ia membenarkan kakitangan organisasi untuk membangunkan
hubungan dengan dengan rakan sekerja mereka dari peringkat yang sama. Ini akan terus mewujudkan
kepuasan bekerja dan kerjasama.
Presentation title 15
 (c) Komunikasi Menyilang
• Komunikasi menyilang merujuk kepada aliran mesej antara
dua pihak dari hierarki atau jabatan yang berbeza dalam
sebuah organisasi tertentu. Komunikasi ini tidak mengikut
protokol.
• Komunikasi ini kerap digunakan dalam organisasi tidak
formal.
• Sebagai contoh, seorang pengurus sumber manusia
berbincang dengan kerani dari jabatan akaun mengenai
maklumat yang tidak lengkap dalam rekod pekerja.
Presentation title 16
 KOMUNIKASI TIDAK FORMAL
• Kebanyakan komunikasi ini berlaku di luar rantaian perintah.
• Saluran komunikasi tidak rasmi dikenali sebagai buah mulut atau 'grapevine' . Buah mulut
adalah satu rangkaian maklumat yang tidak formal di kalangan pekerja.
• Buah mulut dalam organisasi tidak menekankan kuasa dan pangkat. Buah mulut juga boleh
menghubungkan kakitangan organisasi dalam apa jua hala komunikasi, sama ada secara
menegak, melintang atau menyilang.
• Walaupun komunikasi ini cuma dianggap sebagai khabar angin daripada sumber yang
meragukan, namun ia masih berguna kepada pihak pengurusan.
• Menerusi buah mulut, pengurusan mampu menyampaikan maklumat dan menerima maklum
balas lebih cepat lagi tanpa melibatkan kos yang tinggi. Berdasarkan maklum balas yang
diterima, pengurusan boleh menilai sama ada untuk menjalankan siasatan lanjut mengenai isu
berkaitan.

Presentation title 17
 KOMUNIKASI BUKAN LISAN
• Komunikasi bukan lisan ialah sejenis komunikasi yang tidak menggunakan perkataan
sama ada secara lisan ataupun tulisan.
• Komunikasi bukan lisan merupakan tambahan penting kepada komunikasi lisan dan
adakalanya boleh mengubah maksud komunikasi lisan.
• Komunikasi bukan lisan adalah kaedah terbaik untuk berkomunikasi tentang emosi.
• Apabila ia digabungkan dengan komunikasi lisan, ia menjadi alat yang bagi seorang
pengurus untuk menghantar maklumat kepada pekerja.
• Komunikasi bukan lisan terdiri daripada:
1. Kinesik
2. Paralinguistik

Presentation title 18
 Komunikasi Bukan Lisan
(a) Kinesik (b) Paralinguistik

• Komunikasi yang tidak menggunakan kata- • Menurut Rue et al. (2000), bentuk komunikasi
kata. bukan lisan melibatkan nada, pic, tahap
• Sebaliknya, ia menggunakan bahasa tubuh intonasi, kelantangan dan corak pertuturan
dan ekspresi muka. seperti berdiam diri seseorang juga boleh
• Seseorang dapat memahami mesej yang dianggap sebagai satu bentuk komunikasi.
disampaikan hanya dengan melihat • Sebagai contoh, di Amerika Syarikat,
pergerakan badan atau ekspresi yang seseorang boleh mengangkat keningnya
ditunjukkan. sebagai tanda bantahan, tarikan atau sebagai
• Sebagai contoh, seseorang itu akan tanda memberi perhatian. Sebaliknya, di
menggerakkan kepalanya dari kiri ke kanan Jepun, mengangkat kening dianggap sebagai
apabila dia tidak memahami sesuatu perkara isyarat lucah.
tertentu.
• Penggunaan bahasa badan sentiasa
menimbulkan masalah antara pengirim dan
penerima. 19
MENINGKATKAN KEBERKESANAN
KOMUNIKASI
 HALANGAN DALAM KOMUNIKASI

Presentation title 21
 (a) Persepsi Terpilih
• Ini adalah kecenderungan penerima untuk mendengar dan menerima objek dan
maklumat yang selari dengan nilai-nilai, kepercayaan dan keinginan mereka tetapi
mengabaikan atau menolak maklumat yang bertentangan dengan mereka.
• Persepsi adalah proses di mana seorang individu menerima, mengatur, mentafsir
dan menyimpan maklumat yang diperoleh daripada persekitaran mereka.
• Ini diikuti dengan proses penapisan persepsi.
• Penapisan persepsi melibatkan perbezaan dari segi personaliti, psikologi atau
pengalaman asas yang mempengaruhi orang lain untuk mengabaikan atau tidak
memberi perhatian kepada rangsangan tertentu.
• Individu juga cenderung untuk mengisi tempat kosong bagi maklumat yang hilang
dengan menganggap apa yang dia tidak tahu adalah konsisten dengan apa yang dia
sudah tahu.

Presentation title 22
 (b) Gangguan
• Gangguan adalah sebarang faktor yang mengganggu, menyekat atau menyebabkan kekeliruan
dalam komunikasi.
• Sebagai contoh, seorang yang bercakap di telefon dalam persekitaran yang bising akan menghadapi
kesukaran untuk memahami apa yang diperkatakan oleh pengirim.
• Gangguan ini mungkin menyebabkan penerima mendapat persepsi yang salah terhadap mesej yang
disampaikan.

(c) Emosi
• Reaksi emosi seperti marah, cinta, cemburu dan takut akan mempengaruhi seseorang dalam
memahami mesej yang dihantar kepadanya.
• Emosi adalah reaksi subjektif apabila seseorang itu berkomunikasi.
• Emosi serta sentimen penghantar akan memberi kesan kepada pengekodan mesej dan penerima
mungkin sedar atau tidak sedar keadaan emosi pengirim tersebut.
• Selain itu, emosi pengirim dan penerima akan mempengaruhi penyahkodan mesej dan reaksi
penerima.

Presentation title 23
 (d) Kemahiran Berkomunikasi
• Kemahiran untuk berkomunikasi berbeza dari satu individu dengan yang
lain.
• Perbezaan ini adalah disebabkan oleh budaya, pendidikan, latihan dan
personaliti orang tertentu.
• Sebagai contoh, orang Amerika lebih banyak bercakap berbanding dengan
orang Jepun. Orang Jepun lebih suka menunggu, mendengar dan
membincangkan perkara secara terperinci sebelum membuat sebarang
keputusan.
• Keberkesanan komunikasi juga bergantung kepada masa mesej itu dihantar.
• Sebagai contoh, jika seorang pengurus membuat keputusan untuk memberi
arahan atau mesej semasa musim perayaan atau pada waktu petang apabila
pekerja bersedia untuk meninggalkan tempat kerja atau memikirkan
pengambilan cuti panjang, maka komunikasi ketika itu pastinya kurang
berkesan.
Presentation title 24
 (e) Kecurigaan
• Kebolehpercayaan mesej tertentu akan menjejaskan keberkesanan terhadap
penerimaan mesej.
• Sebagai contoh, dalam perbincangan antara pekerja dan pihak pengurusan,
pekerja sering kali ragu dengan pengakuan dan janji pihak pengurusan.
Dalam situasi ini, persepsi terhadap sifat atau kejujuran pengirim adalah
penting.
• Pendidikan dan pengalaman seseorang berkaitan dengan subjek komunikasi
juga akan memberi kesan kepada proses komunikasi.
• Satu lagi faktor penting ialah keakraban penerima dengan pengirim.
• Hubungan baik antara kedua-dua pihak akan menggalakkan komunikasi
yang lebih baik dan lebih efektif antara satu sama lain berbanding dengan
individu yang sentiasa berbalah antara satu sama lain.

Presentation title 25
LANGKAH-LANGKAH MENGATASI
HALANGAN DALAM KOMUNIKASI
 LANGKAH-LANGKAH MENGATASI
HALANGAN DALAM KOMUNIKASI

Presentation title 27
 (a) Mengawal Aliran Maklumat

• Ada masanya seorang pengurus menerima terlalu banyak maklumat yang mungkin tidak
relevan atau penting kepadanya.
• Oleh itu, pengurus perlu mewujudkan satu sistem yang mampu mengenal pasti dan memberi
keutamaan kepada mesej penting sahaja yang memerlukan perhatian serta-merta.

(b) Menggalakkan Maklum Balas

• Pengurus dan pihak berkaitan perlu mengambil langkah-langkah untuk menentukan sama ada
mesej telah difahami dengan tepat.
• Daripada maklum balas yang diterima, pengirim dapat mengetahui sama ada mesej yang
disampaikan telah mencapai sasarannya.

(c) Bahasa yang Digunakan

• Pengurus perlu memilih perkataan yang betul dan bahasa yang mudah difahami oleh
subordinat.

Presentation title 28
 (d) Mendengar Secara Aktif

• Seorang pengurus menganggap sebahagian daripada tanggungjawab untuk komunikasi dengan jayanya adalah dengan
memberi maklum balas yang bukan untuk menghukum atau meminta pekerja memberikan maklum balas.
• Ini bermakna bahawa pengurus mendengar dengan jelas apa yang diberitahu.
• Subordinat mesti bertindak sebagai pendengar dan penerima maklumat yang baik.
• Mereka perlu mendengar secara aktif, mengurangkan gangguan dan membentuk kemahiran komunikasi yang lebih baik
dengan cara melaksanakan perlakuan peranan dan latihan pembentangan kumpulan.

(e) Mengawal Emosi yang Negatif

• Seperti orang lain, seorang pengurus perlu mengawal emosi negatifnya semasa berkomunikasi kerana ini boleh
mengubah kandungan mesej tertentu.

(f) Menggunakan Isyarat-isyarat Bukan Lisan

• Pengurus-pengurus perlu menggunakan isyarat bukan lisan untuk menegaskan bahagian-bahagian penting yang terdapat
dalam mesej tertentu dalam menggambarkan perasaan mereka.

(g) Menggunakan Buah Mulut sebagai Saluran Komunikasi

• Buah mulut merupakan satu saluran komunikasi yang sukar untuk dihapuskan daripada mana-mana organisasi.
• Oleh itu, pengurus mestilah boleh menggunakan medium ini untuk menyampaikan maklumat dengan segera, menguji
reaksi sebelum membuat keputusan muktamad dan mendapatkan maklum balas.

Presentation title 29
 RUMUSAN

• Komunikasi adalah suatu tindakan menghantar atau menyebarkan maklumat. Komunikasi adalah satu proses yang dinamik dan kompleks yang
melibatkan banyak faktor.
• Terdapat lapan elemen yang terlibat dalam proses komunikasi pengirim, mengekod, mesej, saluran, nyahkod, penerima, maklum balas dan
gangguan.
• Komunikasi boleh dibahagikan kepada dua jenis: formal dan tidak formal.
• Terdapat tiga sistem perhubungan formal yang kerap digunakan- komunikasi ke bawah, komunikasi ke atas dan komunikasi mendatar.
• Saluran komunikasi tidak formal dalam sesebuah organisasi dipanggil sebagai buah mulut.
• Komunikasi lisan adalah jenis komunikasi yang menggunakan ucapan atau tulisan.
• Komunikasi bukan lisan terdiri daripada kinesik dan paralinguistik.
• Terdapat banyak halangan yang mengganggu pembentukan komunikasi yang berkesanpersepsi terpilih, gangguan, emosi, kemahiran komunikasi
dan kecurigaan.
• Terdapat beberapa langkah-langkah yang boleh dilaksanakan untuk mengatasi halanganhalangan dalam komunikasi- mengawal aliran maklumat,
menggalakkan pemberian maklum balas, bahasa yang digunakan, mendengar secara aktif, mengawal emosi negatif, menggunakan isyarat bukan
30
lisan dan menggunakan buah mulut sebagai saluran komunikasi
 Mirjam Nilsson​

Thank you mirjam@contoso.com

www.contoso.com