1.

0 Pengenalan

Kemahiran komunikasi merupakan kemahiran untuk berhubung dengan orang lain.

Komunikasi adalah pemindahan maklumat dan makna daripada satu pihak kepada pihak yang
lain. Perkataan komunikasi berasal daripada bahasa Latin, communiatus yang bermaksud
berkongsi sesuatu. Dalam pengertian ini, jelaslah bahawa komunikasi ini adalah perkongsian
untuk mewujudkan satu persefahaman antara seorang individu dengan individu yang lain
semasa berinteraksi. Komunikasi merupakan proses pemindahan maklumat, pemikiran, sikap
dan emosi daripada seseorang kepada penerima dengan menggunakan simbol-simbol.
Menurut Wilbur Schramn (1971), komunikasi ialah satu perkongsian orientasi terhadap satu
set isyarat maklumat daripada penghantar kepada penerima.
Terdapat enam ciri komunikasi interpersonal.Yang pertamanya ialah mempunyai
penyampai sebagai punca sesuatu maklumat,emosi,idea dan pendapat. Yang kedua ialah
ada penerima maklumat yang hendak disampaikan yang boleh terdiri daripada
individu,ataupun dalam bentuk kumpulan individu. Yang ketiga ialah mempunyai maklumat
yang hendak disampaikan. Maklumat ini boleh terdiri dalam bentuk kata-kata
,tulisan,gambar,lagu dan sebagainya. Yang keempat ialah mempunyai saluran ataupun
medium penyampaian sesuatu maklumat seperti telefon,televisyen dan komputer. Yang
kelima ialah mempunyai maklum balas yang diterima oleh penyampai daripada si penerima.
Reaksi yang mungkin ditunjukkan oleh penerima ialah memberikan maklumbalas positif
,memberikan maklum balas yang tidak sesuai dan mungkin tidak memberikan sebarang
maklum balas. Yang keenam ialah terdapat gangguan-gangguan tertentu yang menghalang
persefahaman antara penyampai dengan penerima terhadap maklumat yang cuba
disampaikan.
Komunikasi yang berkesan berlaku apabila terdapat kesefahaman antara penyampai
dan penerima,keseronokan pada setiap individu semasa proses komunikasi,pengaruh yang
boleh mengubah sikap seseorang ,dapat memperbaiki hubungan dan menimbulkan tindak
balas ke atas maklumat yang diterima. Komunikasi yang berkesan ialah komunikasi yang
bukan sekadar bercakap tetapi mampu mencapai titik persamaan makna dan persetujuan.
Kewujudan salah faham dan kekeliruan akibat komunikasi yang tidak berkesan boleh
menyebabkan keretakan hubungan sesama manusia. Oleh itu, penguasaan kemahiran 4M
iaitu mengetahui, memahami, menghargai, dan menghormati sangat penting untuk mencapai
hubungan baik antara penyampai dan penerima.Komunikasi yang berkesan berlaku apabila
mesej yang disampaikan difahami dengan tepat dan jelas oleh penerima.

1
 Terdapat empat aspek yang perlu diambil tahu oleh penyampai semasa
berkomunikasi. Antaranya ialah penyampai perlu mengetahui latar belakang individu
penerima untuk mencari titik persamaan yang boleh memudahkan proses komunikasi. Selain
itu, penyampai perlu memahami minat, nilai dan cara berfikir penerima. Ini boleh mewujudkan
suasana yang lebih mesra dan selesa di antara si penyampai dan si penerima. Penyampai
perlu memberikan penilaian yang positif terhadap tingkah laku dan maklum balas yang
diterima daripada penerima. Penyampai perlu menghormati penerima tidak mengira usia dan
status penerima untuk mewujudkan suasana yang harmoni. Komunikasi lisan dapat
memberikan peluang pertukaran maklumat dengan cepat dan mendapat maklum balas
dengan segera. Komunikasi lisan kebiasaannya menyebabkan pembaziran masa. Bukan
semua komunikasi yang ingin disampaikan boleh melalui komunikasi lisan.

2
1.1 Komunikasi Lisan
Komunikasi lisan merupakan proses komunikasi yang menggunakan percakapan untuk
menyampaikan maklumat kepada penerima. Komunikasi boleh berlaku secara langsung
apabila dua orang berbual secara bersekemuka. Komunikasi lisan juga boleh berlaku dalam
keadaan di mana dua orang berada berjauhan dengan menggunakan telefon pintar sebagai
alat perhubungan. Kebaikan komunikasi lisan ialah mesej boleh disampaikan dengan cepat
dan sampai kepada penerima. Maklum balas daripada penerima juga boleh diperoleh dengan
cepat.
Kebaikan utama komunikasi lisan ialah dapat menjalinkan hubungan peribadi antara
penyampai dan penerima. Selain itu,komunikasi lisan membolehkan penyampai dan
penerima saling memerhatikan gerak-geri masing-masing bagi mengetahui reaksi yang
diberikan kepada mesej yang telah disampaikan. Perbualan yang tidak formal hanya
merupakan satu cara untuk meluahkan perasaan dan pemikiran seseorang penyampai
kepada penerima.Perbualan yang tidak formal hanya sesuai untuk mengeratkan hubungan
silaturahim antara penyampai dan penerima.Komunikasi lisan yang formal berlaku apabila
berada didalam bilik mesyuarat,semasa temuduga,pembentangan dan semasa pengucapan
awam.komunikasi yang formal adalah bersifat ilmiah dan memerlukan penggunaan perkataan
yang sesuai semasa percakapan.Kebiasaanya,penyampai perlu menyediakan dokumen yang
kukuh dan sahih sebagai persediaan untuk melakukan komunikasi lisan yang bersifat formal.

Terdapat beberapa bentuk komunikasi lisan.Yang pertama ialah percakapan secara tidak
dirancang. Perbualan jenis ini sering berlaku di restoran,warung, atau di rumah apabila dua
atau tiga orang berbual tentang sesuatu topik yang menarik perhatian mereka yang
terlibat.Kebiasaannya,perbualan ini berjalan secara tidak formal. Yang kedua ialah perbualan
yang dirancang tetapi berlaku secara tidak formal. Bentuk komunikasi ini berlaku apabila
adanya persetujuan antara dua atau lebih pihak untuk mengadakan perbincangan awal
sebelum sesuatu perbincangan rasmi dibuat. Perbualan jenis ini biasanya digunakan untuk
mendapatkan gambaran lebih jelas tentang sesuatu perkara atau untuk mendapatkan maklum
balas tentang sesuatu isu.Yang ketiga ialah dalam bentuk temuduga.Temuduga dijalankan
untuk tujuan-tujuan tertentu seperti temuduga kerja,temuduga kenaikan pangkat,dan
temuduga ujian.Temuduga adalah sangat penting untuk mengenali personaliti seseorang
individu dan menilai kebolehannya berfikir dan kebolehannya dalam menyampaikan
idea.yang keempat ialah dalam bentuk mesyuarat.Mesyuarat adalah satu sesi perbincangan
formal untuk mencari keputusan dan tindakan yang sesuai.Mesyuarat yang baik dikendalikan
dengan suasana yang baik,bersopan dan beradab.Semua butir percakapan direkodkan untuk
semakan,rujukan dan tindakan.Yang kelima ialah dalam bentuk pembentangan.
Pembentangan adalah cara berkomunikasi untuk menyampaikan idea,konsep atau

3
cadangan.Yang keenam ialah dalam bentuk pengucapan awam.Pengucapan awam
kebiasaannya dilakukan di hadapan khalyak ramai seperti berucap di dalam seminar,sesi
berdialog,ceramah dan debat.

1.2 Komunikasi bukan Lisan

Komunikasi bukan lisan merupakan komunikasi yang tidak menggunakan
percakapan.Komunikasi bukan lisan terbahagi kepada dua iaitu tingkah laku dan unsur
fizikal.Tingkah laku adalah seperti pergerakan badan dan intonasi.Komunikasi bukan lisan
berunsur fizikal terdiri daripada reka bentuk bangunan,kelengkapan dan perhiasan pejabat.
Komunikasi lisan terdiri daripada komunikasi bertulis,bahasa badan atau bahasa
isyarat.Komunikasi bertulis ialah komunikasi yang melibatkan penggunaan bahasa dan gaya
penulisan dalam pelbagai situasi.Bahasa badan pula ialah melakukan pergerakan badan
untuk menyampaikan sesuatu maksud atau maklumat kepada seseorang.Bahasa isyarat pula
ialah menggunakan sesuatu alat untuk menyampaikan sesuatu mesej.Mimik muka
memainkan peranan yang sangat penting dalam komunikasi bukan lisan

4
2.0 Konsep Komunikasi Bertulis

Komunikasi bertulis ialah satu proses penyampaian atau pemindahan mesej dari
seorang individu kepada individu yang lain melalui penulisan iaitu seperti teks ucapan,surat
rasmi,surat tidak rasmi,memo,surat pekeliling,dan banyak lagi.Komunikasi bertulis boleh
berlaku dengan hanya menulis maklumat diatas sekeping kertas nota dan juga menulis dalam
bentuk formal iaitu surat (Fyrer,1997).Maklumat yang mengalir melalui komunikasi bertulis
boleh disampaikan melalui faks,pos dan email. Mohd Salim,et. al.(2005) menyatakan
komunikasi bertulis mempunyai kelebihan kerana ia menyediakan rekod yang sempurna.
Komunikasi bertulis juga boleh meningkatkan keseragaman dalam dasar dan tatacara serta
boleh menjimatkan kos.Kelemahan komunikasi bertulis ialah boleh menyebabkan timbunan
kertas yang banyak.Selain itu,pembaca tidak dapat memahami dengan jelas maklumat yang
hendak disampaikan apabila penulisan yang dibuat adalah tidak efektif dan pembaca juga
tidak dapat memberikan maklum balas yang cepat.Akibatnya,masa yang panjang diperlukan
untuk mengetahui sama ada suatu mesej sudah diterima atau dapat difahami dengan baik
oleh penerima.
Komunikasi bertulis yang berkesan ialah penulisan yang menggunakan ayat yang
gramatis dan mempunyai makna yang mudah difahami oleh pembaca.Penggunaan
tatabahasa dalam ayat mestilah betul untuk memudahkan kefahaman pembaca.Komunikasi
bertulis yang tidak berkesan adalah disebabkan oleh tajuk dan maklumat yang disampaikan
itu terlalu umum dan sukar difahami dengan jelas.Komunikasi bertulis memerlukan pemilihan
kata yang rapi dan jelas.Komunikasi bertulis perlu menyediakan konteks khususnya dari segi
tujuan dan khalayak.Ciri-ciri komunikasi bertulis ialah mempunyai format dan tujuan
tertentu.Kebiasaanya sesuatu penulisan adalah dibuat untuk sasaran tertentu.Contoh
komunikasi bertulis ialah surat rasmi,memo,kertas kerja,minit mesyuarat,kerja
kreatif,laporan,rencana,kritikan dan teks ucapan.Setiap penulisan tersebut haruslah ditulis
dengan format dan bahasa yang betul.
Penggunaan gaya bahasa yang betul dapat menarik pembaca untuk membaca
dengan lebih lanjut penulisan tersebut.Penulisan yang berkesan dapat mempengaruhi
pemikiran pembaca untuk terus menerima maklumat daripada penulisan
tersebut.Penggunaan bahasa haruslah menampakkan penulisan yang matang dan kreatif
untuk menarik minat pembaca terhadap penulisan yang dibuat.Ayat ayat yang disusun
dengan baik dan teratur dapat membentuk nota,teks dan bahan bercetak yang dapat dibaca
dengan jelas oleh pembaca.Perkataan yang berbelit-belit dan terlalu klasik tidak akan
difahami dan mengambil masa yang lama untuk difahami oleh pembaca.

5
 Bahasa merupakan aspek yang penting dalam komunikasi bertulis.Penulis perlu
menggunakan bahasa dalam berbagai bagai cara mengikut jenis teks dan konteks yang
sesuai serta tidak melakukan sebarang kesalahan yang akan mencacatkan teks
penulisan.Penulis harus menjaga diri supaya sentiasa dapat mematuhi sistem sistem
bahasa,laras dan format yang ditetapkan.Pengolahan teks yang sempurna perlu mempunyai
kesepaduan,kesinambungan,ketertiban dan pertalian yang baik dari segi bahasa mahupun
pemerengganan.Justeru,hal ini dapat membantu penulis memberikan gambaran yang lebih
jelas dan menggerakkan daya fikir serta kefahaman pembaca atau khalayak dengan lebih
baik.Fakta yang dikemukakan dalam penulisan haruslah mempunyai nilai kesahan dan
kebohpercayaan yang tinggi.Pandangan dan pendapat yang berasaskan
prinsip,falsafah,ideologi dan teori tertentu juga merupakan sumber yang dapat digunakan
sebagai fakta didalam penulisan.

2.1 Surat Rasmi

Surat rasmi merupakan satu penulisan yang berformat.Selain itu, surat rasmi juga
merupakan satu bentuk komunikasi melalui penulisan yang dituju khas kepada seseorang
untuk tujuan rasmi seperti memohon kerja,membuat pesanan,membuat pengaduan secara
rasmi dan memohon kebenaran.bahasa yang digunakan adalah ringkas,tepat dan menyentuh
tujuan penulisan surat itu dengan tepat.Nilai kesantunan haruslah diterapkan dalam penulisan
surat rasmi melalui penggunaan kata ganti nama yang formal seperti saya,anda,tuan,puan,
saudara,saudari,cik dan lengkap dengan gelaran-gelaran yang khusus jika surat itu
menyentuh nama orang-orang yang mempunyai pangkat.

2.2 Memorandum
Memorandum atau memo ialah satu alat komunikasi bertulis secara rasmi antara jabatan
atau unit dalam sesebuah organisasi sahaja dan tidak digunakan bagi menyampaikan
maklumat kepada orang lain diluar organisasi.Memo adalah kaedah yang digunakan untuk
menyampaikan maklumat penting dalam sesebuah organisasi dan kebiasaannya dihantar
kepada orang tertentu sahaja dan setiap orang mempunyai salinannya yang
tersendiri.Kebaikan menggunakan memorandum adalah maklumat penting dapat
disampaikan dalam waktu yang terdekat.Memorandum boleh dimasukkan ke dalam fail dan
disimpan sebagai bukti jika timbul masalah berkaitan ataupun sebagai pengesahan.Memo
boleh dibahagikan kepada dua bentuk iaitu memo bentuk borang dan bentuk terbuka.Memo
bentuk borang mengandungi semua maklumat telah tercatat dalam borang.Seseorang hanya
perlu mengisi atau menandakan sahaja pada ruang yang kosong.Dalam memo berbentuk
borang,penulis mencatatkan isi penting yang berkaitan pada bahagian catatan dan catatan
yang ditulis haruslah ringkas.Manakala,memo bentuk terbuka mempunyai persamaan dengan

6
surat rasmi tetapi reka bentuknya terpulang kepada kepada sesebuah organisasi.Selain
itu,semua butiran seperti daripada,kepada,perkara,rujukan,tarikh,dan salinan ditulis dalam
ruangan yang disediakan.Perkara atau tajuk memo perlu ditulis dalam huruf yang
besar.Dalam memo jenis terbuka,pendahuluan ditulis tanpa dinomborkan.Isi yang ditulis
haruslah ringkas dan dapat difahami dengan jelas.

Gaya bahasa yang ditulis dalam memo adalah berbeza dengan gaya penulisan surat
rasmi kerana memo lebih memberi tumpuan kepada isi.Memo hendaklah ditulis secara
ringkas iaitu dengan memulakan isi penting dan diikuti dengan data sokongan.Penutup
haruslah ditulis tentang pernyataan harapan penulis.Kaedah ini dinamakan kaedah kun
terbalik.

2.3 Penulisan e-mel

E-mel berperanan seperti surat rasmi tetapi lebih ringkas dan biasanya digunakan sebagai
alat komunikasi bertulis dalam organisasi untuk berhubung secara rasmi melalui
elektronik.Penulisan e-mel tidak terikat kepada sesuatu bentuk yang tertentu seperti surat
rasmi.Bentuknya tidak terlalu formal dan butiran penerima dan pengirim telah sedia ada
diformatkan dalam sistem.Pengirim hanya perlu memasukkan butiran penerima serta tajuk e-
mel.Ciri ciri e-mel yang baik ialah maklumat yang hendak disampaikan haruslah jelas,padat
dan mudah untuk diahami.Selain itu, nombor rujukan,tarikh,perkara,tandatangan perlulah
dimasukkan ke dalam ruang yang telah diformatkan.

2.4 Penulisan Laporan

Laporan ialah maklumat tentang sesuatu kedudukan yang dilaporkan atau sesuatu
kenyataan formal hasil daripada sesuatu penyelidikan atau sebarang maklumat lengkap
tentang sesuatu kejadian atau program yang telah berlaku.Selain itu,laporan juga merupakan
pemerian bertulis tentang kejadian,perkara atau pendapat yang disampaikan dalam format
tertentu dan laras Bahasa yang formal.Terdapat pelbagai jenis laporan yang bergantung
kepada situasi,antaranya ialah laporan rutin seperti projek kemajuan sendiri, laporan tidak
rutin yang disediakan untuk tujuan khusus seperti laporan penyiasatan,laporan
produk,laporan kebakaran dan laporan penyelidikan. Laporan haruslah ditulis dengan tepat
dan mudah difahami. Laporan aktiviti persatuan haruslah disertakan dengan nama ahli
jawatankuasa,jumlah ahli,aktiviti tahunan dan penulis laporan haruslah memegang jawatan
sebagai setiausaha sesuatu persatuan. Laporan ditulis bagi merekod,melapor dan
mencadangkan sesuatu perkara.

7
2.5 Teks Ucapan
Ucapan ialah salah satu bentuk komunikasi sehala iaitu hadirin hanya mendengar
perkara yang disampaikan oleh orang yang berucap.Kebiasaannya,ucapan disampaikan di
majlis-majlis sama ada formal ataupun tidak formal.Kandungan teks ucapan yang
disampaikan adalah berbeza mengikut kesesuaian majlis.Teks ucapan ditulis menggunakan
laras bahasa yang kreatif dan menarik supaya dapat menarik minat hadirin yang mendengar
ucapan tersebut.Teks ucapan yang berkesan tidak mudah dihasilkan.Teks ucapan yang dapat
menarik perhatian khalayak perlu mengambil kira banyak faktor,termasuk tokoh yang
menyampaikan ucapan,majlis ucapan itu disampaikan,isu yang hendak diperkatakan,jenis
ucapan,tujuan sesuatu ucapan disampaikan,dan juga khalayak.Penggunaan dalil,retorik,gaya
bahasa yang sesuai banyak menentukan kejayaan sesuatu ucapan.

8
3.0 Penulisan Minit Mesyuarat
Mesyuarat adalah aktiviti yang berdasarkan komunikasi dua hala dalam situasi formal
yang bertujuan bertukar-tukar idea dan buah fikiran,menyelesaikan masalah
masalah,membuat keputusan,dan memberi atau mendapat maklumat daripada pelbagai
pihak.Penulisan minit mesyuarat adalah satu bentuk rekod yang bertulis tentang perkara yang
dibincangkan dalam satu mesyuarat. Minit mesyuarat adalah penting kerana dijadikan sumber
rujukan pada masa hadapan. Kebiasaannya,minit mesyuarat disediakan atau ditulis oleh
setiausaha sesuatu organisasi yang mengadakan mesyuarat tersebut atau seorang
setiausaha mesyuarat untuk menulis minit mesyuarat. Seorang setiausaha mestilah terlebih
dahulu menghadirkan diri dalam mesyuarat tersebut,mencatatkan dan mengemas kini
dokumen,mencatat hal-hal yang dibincangkan,isu-isu,cadangan dan lain-lain hal yang timbul
dalam mesyuarat tersebut. Seterusnya,setiausaha mestilah menyemak kembali minit
mesyuarat yang disediakan. Seterusnya meminta pengesahan daripada pengerusi atau pihak
yang berkenaan.
Penulisan minit mesyuarat mestilah tersusun mengikut agenda. Laporan minit
mesyuarat mesti ditulis dengan kemas dan teratur.Minit mesyuarat juga mesti mempunyai
butiran tentang mesyuarat terutamanya nama minit mesyuarat,bilangan kali
diadakan,tarikh,masa dan tempat. Minit mesyuarat sebenar biasanya diedarkan kepada ahli
yang terlibat selewat lewatnya tujuh hari selepas mesyuarat. Mesyuarat dihadiri oleh individu
yang mendapat jemputan sahaja. Jemputan yang dibuat secara rasmi melalui surat panggilan
mesyuarat. Minit mesyuarat merupakan dokumen yang melaporkan perkara yang berlaku
dalam mesyuarat itu iaitu agenda mesyuarat,catatan keputusan perbincangan dan tindakan
susulan yang perlu diambil oleh pihak tertentu berdasarkan persetujuan ahli-ahli yang
menyertai mesyuarat.
Terdapat tiga unsur penting yang membezakan penulisan minit mesyuarat dengan
jenis teks formal yang lain.antaranya ialah tindakan,perbincangan dan ketetapan. Tindakan
dicatatkan pada bahagian bawah sesuatu perkara atau agenda yang dibincangkan . Tindakan
ditulis disebelah kanan perenggan yang berkaitan dan kesemua frasa itu dihitamkan.
Tindakan merujuk kepada nama ahli atau jawatan orang yang sepatutnya bertanggungjawab
terhadap perkara yang diperkatakan itu.Seterusnya ialah perbincangan.Perbincangan
merujuk kepada inti sari dalam mesyuarat yang melahirkan keputusan tentang sesuatu
perkara.Hal ini bermakna pencatat tidak perlu memperincikan satu persatu kata-kata yang
dilafazkan oleh setiap ahli dalam perbincangan tersebut.Selain itu,unsur ketetapan
bermaksud persetujuan yang telah diterima dan dicapai oleh ahli mesyuarat hasil daripada
perbincangan.Ketetapan itu akan membawa kepada tindakan yang bakal dilakukan oleh
orang yang telah dipertanggungjawabkan hasil daripada keputusan dalam mesyuarat.

9
 Minit mesyuarat dapat dibahagikan kepada kepada beberapa jenis.Antaranya ialah
mesyuarat jawatankuasa. Kebiasaannya,mesyuarat jawatankuasa diadakan secara dalaman
untuk memberikan maklumat,idea,dan membuat keputusan tentang sesuatu
perkara.Mesyuarat ini dihadiri oleh individu yang menjadi ahli kepada jawatankuasa
tersebut.Mesyuarat agong biasanya diadakan setahun sekali. Dalam mesyuarat ini, akan
berlaku perlantikan ahli jawatankuasa yang baharu bagi menggantikan jawatankuasa yang
lama.Segala aktiviti yang dijalankan sepanjang tahun dan kewangan yang telah dibelanjakan
sepanjang tahun tersebut akan dibentangkan untuk makluman ahli mesyuarat (Mariah
Halim,2001).Mesyuarat ini dihadiri oleh semua ahli yang berdaftar.Sesuatu mesyuarat agung
dikira sah jika kehadiran ahli adalah dua per tiga daripada keseluruhan ahli yang
berdaftar.Dalam mesyuarat agung,setiap ahli yang berdaftar mempunyai hak untuk
bersuara,membuat pengundian atau tidak menyatakan sokongan terhadap sesuatu
isu.Melalui mesyuarat agung,perlembagaan atau peraturan yang telah ditetapkan dalam
organisasi boleh dipinda dengan syarat mendapat persetujuan majoriti ahli.
Mesyuarat khas diadakan secara khusus untuk sesuatu isu dan bertujuan untuk
mendapatkan kata putus daripada ahli-ahli dalam satu satu perkara tertentu sahaja.
Mesyuarat tergempar yang diadakan untuk membuat keputusan segera tentang sesuatu
perkara atau isu yang meruncing. Mesyuarat ini memerlukan keputusan diperoleh dalam
masa yang terhad supaya masalah yang meruncing itu tidak merebak atau tersebar menjadi
lebih teruk.
Terdapat beberapa ciri yang mesti diketahui semasa menyediakan minit
mesyuarat.Antaranya ialah mestilah ringkas,tepat,dan padat. Penulisan minit mesyuarat mesti
menggunakan ayat ayat yang menggambarkan keputusan persetujuan ahli ahli.Gaya Bahasa
adalah terhad dan banyak menggunakan ungkapan mengesahkan dan setelah
dipertimbangkan. Waktu mesyuarat ditangguhkan mestilah dicatat dan dimasukkan didalam
minit mesyuarat.Penangguhan mesyuarat mestilah menggunakan perkataan ditangguhkan
dan bukan tamat.Pengesahan minit mesyuarat mestilah disertakan pada bahagian akhir minit
mesyuarat dan perlu menyatakan nama yang bertanggungjawab menyediakan serta
mengesahkan minit mesyuarat tersebut.Laras Bahasa yang digunakan dalam penulisan minit
mesyuarat adalah bersifat formal.Dalam situasi formal,kata ganti diri yang pertama dan kedua
tidak digunakan.Semasa menulis minit mesyuarat,ayat-ayat yang digunakan perlulah
menggambarkan keputusan yang dibuat berdasarkan persetujuan ahli-ahli mesyuarat .

10
Kandungan minit mesyuarat
I. Menyatakan nombor rujukan.Menyatakan bilangan mesyuarat sama ada kali
pertama,kedua atau berikutnya.
II. Tajuk ditulis dengan jelas yang berkenaan dengan mesyuarat tersebut.
III. Kehadiran.Nama ahli yang hadir dicetak sepenuhnya.Ahli yang tidak hadir dimasukkan
ke dalam senarai ahli yang tidak hadir.
IV. Kata alu-aluan pengerusi.Ruangan catatan ucapan pengerusi semasa memulakan
mesyuarat.
V. Pengesahan minit mesyuarat yang lalu.Ruangan ini memasukkan nama pencadang
dan penyokong yang mengesahkan minit mesyuarat.
VI. Perkara-perkara berbangkit.Menyenaraikan perkara-perkara yang timbul dalam minit
mesyuarat yang lepas.
VII. Agenda.Butiran perkara yang akan dibincangkan pada mesyuarat berkenaan.
VIII. Hal-hal lain.Mencatatkan perkara-perkara lain yang timbul yang tidak dimasukkan
dalam agenda mesyuarat.
IX. Ucapan penangguhan.Pengerusi menyampaikan penghargaan dan ucapan terima
kasih disusuli penangguhan mesyuarat.

Format penulisan minit mesyuarat

Format minit mesyuarat haruslah disusun mengikut agenda mesyuarat.Selain

itu,catatan nama ahli mesyuarat mestilah disusun mengikut kekananan ahli yang hadir.Minit
mesyuarat mestilah direkodkan dengan tepat,jelas dan padat.Seterusnya,catatan setiap
perkara yang dibincangkan hendaklah menunjukkan sama ada tindakan atau makluman
sahaja.Nama penyedia minit mesyuarat,penyemak,dan pengerusi haruslah dicatatkan untuk
pengesahan minit mesyuarat.Akhir sekali,Tarikh minit mesyuarat haruslah ditulis untuk
mengetahui waktu mesyuarat tersebut telah diadakan.

11
 MINIT MESYUARAT JAWATANKUASA KELAB BIMBINGAN DAN KAUNSELING

TAHUN 2016(BIL 2/2016)

Tarikh : 19 Januari 2016

Hari : Selasa

Masa : 8.30 pagi

Tempat : Bilik Mesyuarat Temenggung

Yang Hadir

1. Rahmat bin Salleh - Pengerusi

2. Raja Nuruaseykin Binti Raja Harun -Setiausaha

3.Tan Poh Beng -Bendahari

4.Abu Bakar bin Surin -AJK

5.Muhammad bin Ibrahim -AJK

6.Maimun binti Harun -AJK

Yang Turut Hadir

1.Pn.Hasnah binti Husin -Guru Penasihat

Yang Tidak Hadir

1.Abdul Razak bin Ahmad AJK(Sakit)

2.Suriati binti Tahir -AJK(Demam)

1.0 Ucapan Pengerusi

1.1 Pengerusi mengalu-alukan kehadiran ahli mesyuarat dan mengucapkan terima

kasih kepada semua ahli kerana dapat meluangkan masa untuk menghadiri
mesyuarat ini tepat pada masanya.

1.2 Pengerusi memaklumkan bahawa tujuan mesyuarat adalah untuk membincangkan

perancangan dan perlaksanaan program bagi kelab sepanjang tahun 2016.

12
 1.3 Pengerusi berharap agar segala aktiviti kelab yang dirancangkan dapat
dilaksanakan seperti yang dijadualkan,sekaligus dapat memberi faedah kepada ahli
kelab.

Tindakan :Makluman

2.0 Pengesahan Minit Mesyuarat Bil 2/2106

Minit Mesyuarat Bil. 2/2016 diterima sebulat suara tanpa pindaan.

3.0 Perkara Berbangkit

3.1. Mesyuarat telah dimaklumkan bahawa program lawatan ke dewan Bahasa dan
pustaka(DBP) yang dijadualkan pada awal Februari 2016 terpaksa ditangguhkan
kerana pada ketika itu DBP sedang menjalankan kerja kerja pengubahsuaian di
beberapa bahagian.

Tindakan : Makluman

3.2. Mesyuarat kali ini bersetuju untuk mengundang Yang Berbahagia Dr. Ahmad bin
Husin,pakar kaunseling dari Universiti Malaya untuk menyampaikan ceramah tentang
peranan pembimbing rakan sebaya di sekolah.Semua ahli kelab bimbingan dan
kaunseling di sekolah ini dikehendaki menyertai program ceramah tersebut.

Tindakan :Makluman

4.0 Perbincangan aktiviti

4.1 Aktiviti yang dirancang

4.1.1 Mesyuarat memutuskan bahawa beberapa program yang dirancangkan dan

dibentangkan dalam mesyuarat jawatankuasa yang lalu dipinda tarikhnya kerana
perubahan tarikh peperiksaan akhir tahun dan peperiksaan percubaan STPM 2016
yang diawalkan.Tarikh baharu program yang disetujui adalah seperti yang berikut:

a) Pertandingan menulis esei : Mei 2016

b) Lawatan ke DBP :Julai 2016

c)Jamuan akhir tahun :November 2016

Tindakan :AJK yang terlibat

13
 4.1.2 Semua ajk yang berkenaan hendaklah menyediakan draf kertas cadangan
tentang perlaksanaan program diatas .Ajk berkenaan juga hendaklah berbincang
dengan pihak pengurusan sekolah terlebih dahulu untuk mendapatkan pandangan
tentang pelbagai perkara yang berkaitan dengan program tersebut.Semua kertas kerja
perlu disiapkan sebelum 20 april untuk dibincangkan dalam mesyuarat jawatankuasa
yang akan datang.

Tindakan :Ajk yang terlibat

4.1.3 Mengenai perbelanjaan untuk mengadakan program diatas,mesyuarat bersetuju

untuk berbincang dengan pihak pengurusan sekolah dan memohon bantuan daripada
pelbagai agensi yang berkaitan.Jumlah perbelanjaan bagi setiap program akan
dibincangkan oleh jawatankuasa kecil bersama dengan bendahari persatuan.

Tindakan :Ajk dan Bendahari

4.2 Laporan Kewangan

4.2.1 Bendahari telah melaporkan perbelanjaan kewangan kelab.Mesyuarat

dimaklumkan bahawa baki wang kelab dalam akaun adalah sebanyak RM 542,10.3.

4.2.2 Mesyuarat menerima pernyata kewangan yang dibentangkan.

Tindakan:Makluman

5.0 Hal-Hal Lain

5.1 Mesyuarat mencadangkan agar pihak sekolah mengadakan seminar teknik

menjawab soalan BM STPM diluar sekolah seperti yang dilakukan oleh sekolah
sekolah yang lain.Program ini bertujuan untuk meningkatkan pengetahuan dan
kemahiran pelajar dalam menjawab soalan STPM.

Tindakan :Pengerusi dan Setiausaha dan Guru Penasihat

5.2 Mesyuarat bersetuju untuk mengadakan pungutan derma disekolah bagi

meringankan beban seorang ahli kelab iaitu Amir bin Abu,pelajar tingkatan 3 yang
terlibat dalam kemalangan jalan raya pada bulan lepas dengan meminta kebenaran
daripada pihak pengetua.

Tindakan :Pengerusi

14
6.0 Penutup dan Penangguhan Mesyuarat

Mesyuarat ditangguhkan pada pukul 1.30 petang dan mesyuarat seterusnya akan diadakan
pada bulan Jun 2016.

Disediakan oleh, Disemak oleh,

(RAJA NURUASEYKIN BINTI RAJA HARUN) (RAHMAT BIN SALLEH)

Setiausaha , Pengerusi,

Kelab Bimbingan dan Kaunseling, Kelab bimbingan dan kaunseling,

Sekolah menengah kebangsaan maju. Sekolah Menengah Kebangsaan

Maju.

Tarikh :19 Januari 2016

15
Senarai Rujukan

Buku

Fyrer,B.(1997).The practice contruction management.London:Blackwell science Ltd.

Mariah Halim.(2001).Penulisan berformat.Selangor:Longman Publications.

Mohd Salim,et. al.(2005).Asas kemahiran interpersonal.Kuala Lumpur:Fajar Bakti Sdn.Bhd.

Wilbur Schram.(1971).Communicating for managerial effectiveness.United Kingdom:Sage

Publications.

Zakaria Ahmad.(2013).Communicating skill.Selangor:Pelangi Publications.

Internet

Alina Hassan.(2011).Komunikasi penulisan yang berkesan.March,5,2011, dari

http://cikthur.blogspot.my/2011/03/komunikasi-penulisan-yang-berkesan.html

Darina Alias.(2011).Kemahiran Komunikai.Disember,20,2011,dari

http://serikandimuhibbah11.blogspot.my/2011/12/kemahiran-komunikasi.html

Halim Ahmad.(2013).Definisi Komunikasi.Januari,23,2013,dari

http://melayumaya.blogspot.my/2013/01/definisi-komunikasi.html

Jurnal

Abdul Aziz Kamal.(2013).Komunikasi dalam pekerjaan.Kemahiran komunikasi

bertulis,17(4),40-48.

16
Lampiran

17