Professional Documents
Culture Documents
PERUNDINGAN
In most conflicts, the main part of the problem (and a necessary preliminary to analysis)
consists in getting people to talk and listen to one another.
Howard Raiffa (The Art and science of Negotiation, 1998)
________________________________________________________________________
Kandungan:
Objektif:
Pengenalan
Anda tentu masih ingat bahawa dalam perundingan distributif semua perunding
mahu menang dengan mengalahkan pihak lawan. Tekanan kerana inginkan kemenangan
ini menyebabkan mereka kadang-kadang bertindak agresif dan melakukan perkara-
perkara yang tidak beretika. Iklim komunikasi dalam perundingan distributif sering
dipenuhi dengan kemarahan, kekecewaan dan perasaan kesal. Mereka saling tidak
mempercayai dan kebencian ditujukan kepada lawan masing-masing.
1
perundingan distributif perunding yang tidak mahir berkomunikasi akan hanya
memberikan peluang kepada pihak lawan untuk mempengaruhinya. Sementara dalam
perundingan integratif pula, kelemahan berkomunikasi oleh perunding mungkin akan
menyebabkan pihak lawan mengambil kesempatan untuk menukarkan perundingan
tersebut kepada perundingan distributif.
Komunikasi dalam perundingan dipamerkan melalui dua cara iaitu secara verbal
dan bukan verbal. Terdapat beberapa aspek utama komunikasi verbal dan bukan verbal
yang penting di dalam perundingan. Komunikasi verbal bermaksud komunikasi yang
bersifat linguistik atau bahasa. Komunikasi verbal dalam perundingan boleh berbentuk
komunikasi bertulis atau komunikasi dalam percakapan. Terdapat beberapa aspek
penting komunikasi dalam perundingan seperti berikut:
Dalam perundingan yang formal pula, peraturan dan prosedur perundingan yang
dipersetujui akan menstrukturkan kaedah dan juga iklim komunikasi. Dalam “budaya”
sesetengah perundingan, peraturan boleh menjadi suatu ritual. Ini secara tidak
langsung mencorakkan gaya komunikasi semasa perundingan.
2
Kebolehan seorang perunding dalam komunikasi verbal sama ada komunikasi
bertulis atau vokal merupakan satu kelebihan kepadanya. Komunikasi verbal dalam
perundingan melibatkan dua tahap. Pertama ialah tahap logikal iaitu apa jua yang
tertulis dalam proposal atau yang disebut dalam penawaran atau tuntutan. Kedua
ialah tahap pragmatik iaitu gaya, sintaks dan semantik bahasa yang digunakan
dalam penulisan atau percakapan perunding.
Mesej yang tersurat adalah mudah untuk dimengertikan tetapi mesej yang
terkandung (tersirat) dalam pernyataan melalui gaya komunikasi tertentu adalah
sangat mengelirukan dan boleh menyebabkan persepsi yang tidak tepat. Mesej yang
tersirat ini disebut juga sebagai metamesej dan cara mesej itu disampaikan disebut
sebagai metakomunikasi. Misalnya, cuba telitikan pernyataan berikut:
Mungkin anda boleh membezakan jenis perundingan yang sedang berjalan dalam
kedua-dua pernyataan tersebut. Pernyataan yang pertama itu mengandaikan bahawa
perunding mahu menjaga hubungan baik dengan perunding lawan kerana ia lebih sopan
(perundingan integratif) dan pernyataan kedua itu lebih bersifat dominan (perundingan
distributif).
Seorang perunding harus cekap dalam memahami komunikasi bukan verbal dan juga
bijaksana dalam penggunaannya semasa berunding. Komunikasi bukan verbal adalah
sejenis komunikasi yang sangat berpengaruh. Malah mesej yang disalurkan secara bukan
verbal adalah lebih dipercayai daripada mesej yang disalurkan secara verbal.
Lebih daripada separuh maklumat dalam suatu interaksi disalurkan melalui saluran-
saluran bukan verbal.Walau bagaimanpun mesej verbal selalunya tidak jelas atau kabur
3
dan kadang-kadang sukar diinterpretasikan. Interpretasinya bergantung kepada konteks
dan budaya. Ia boleh disalurkan melalui banyak saluran secara berterusan tanpa hujung
dan pangkal dan pengalirannya tidak boleh dikawal. Perunding harus
menginterpretasikan mesej bukan verbal secara berhati-hati kerana kadang-kadang ia
tidak mempunyai makna yang universal kerana sifatnya yang banyak bergantung kepada
konteks dan budaya.
Ia boleh digunakan untuk menyatakan sesuatu secara terselindung jika kita tidak
berupaya menyatakannya secara verbal seperti mengerutkan dahi sebagai tanda tidak
bersetuju. Komunikasi bukan verbal boleh membantu seorang perunding untuk
mendapatkan perhatian daripada lawan dan memberikan amaran supaya berhati-hati
melalui pemantauan mesej verbal pihak lawan.
Perlakuan bukan verbal seperti posisi tubuh, pergerakan tangan, pakaian, dan
sebagainya memberikan mesej kepada orang mengenai diri perunding. Misalnya,
seorang perunding yang mengamati mempamerkan posisi badan yang bongkok ke
hadapan berbanding dengan pelajar yang sudah bosan di mana posisi tubuh adalah
kebelakang atau dia menongkat dagu. Dengan kemahiran memahami mesej bukan
verbal, seorang individu boleh menyesuaikan gaya komunikasinya atau pendekatan
komunikasi yang sesuai untuk menyampaikan maklumat dengan lebih berkesan kepada
orang lain.
Walaupun tindakan bukan verbal itu boleh mempengaruhi pihak lawan, tindakan itu
mungkin juga akan disalahertikan oleh pihak lawan disebabkan oleh perbezaan budaya
dan lebih-lebih lagi jika semua perunding belum mengenali antara satu sama lain.
Perunding mungkin berkomunikasi secara bukan verbal dengan niat baik berdasarkan
kepada budayanya tetapi disalahertikan kerana tindakan itu bercanggah dengan norma
budaya pihak lawan. Apabila komunikasi verbal semakin mengurang, ada
kemungkinannya komunikasi bukan verbal dalam perundingan akan meningkatkan salah
interpretasi, syak dan emosi perunding-perunding.
4
• Banyak menggunakan tangan dan ekspresi muka dalam mengilustrasikan
kata-katanya.
• Bercakap dengan mudah, fasih, licin dan yakin.
Namun begitu, ada perunding yang cukup mahir melakonkan kepura-puraan. Ini boleh
diatasi dengan menentukan sama ada dia benar-benar bersedia untuk berunding kerana
jika mereka tidak bersedia maka lakonan itu hanyalah untuk menutup kelemahan itu. Ada
beberapa kategori komunikasi bukan verbal yang relevan dalam perundingan sperti
berikut:
Kronemiks (masa): Ada perunding yang sangat mementingkan masa dan juga
pengendaliannya. Oleh itu ketetapan masa, tidak lewat menghadiri perundingan,
penggunaan masa dan jadual perundingan yang berkesan perlu diberikan perhatian.
Ketepatan masa secara tidak langsung memberikan tafsiran mengenai kesabaran
perunding.
Proksimik (ruang dan jarak): Terdapat beberapa jenis jarak yang wujud semasa kita
berkomunikasi iaitu jarak intim (dari persentuhan kulit hingga 18 inci), jarak peribadi
(di antara 18 inci hingga 4 kaki), jarak sosial (di antara 4 hingga 12 kaki) dan jarak
awam atau publik (dari 12 kaki dan lebih). Perunding-perunding yang mempunyai
hubungan yang rapat boleh berkomunikasi dalam jarak peribadi atau jarak intim
kerana paras kepercayaan atau keyakinan mereka di antara satu sama lain adalah
tinggi. Perunding yang baru saja bertemu dengan lawannya mungkin tidak berasa
selesa jika berunding dalam jarak intim atau jarak peribadi. Jika perunding-perunding
masih belum mempunyai hubungan yang rapat maka adalah bijak jika kedudukan
mereka semasa berunding dijarakkan. Ini boleh dilakukan dengan cara meletakkan
mereka duduk berhadapan di antara sebuah meja yang bertindak sebagai sempadan.
Kinesiks (postur dan pergerakan tubuh): Pameran postur atau pergerakan tubuh
badan perunding semasa berunding boleh mengkomunikasikan sesuatu mesej
kepada lawannya. Misalnya, jika seorang perunding sudah bosan dalam perundingan
dia mungkin akan menguap dan menyandarkan badannya ke belakang. Tetapi jika dia
berminat dia akan membawa tubuhnya ke hadapan.
Rupa diri perunding: Rupa yang menarik banyak mempengaruhi interaksi dalam
perundingan. Berpakaian kemas, bersih dan dengan formaliti yang sesuai akan
memberikan imej yang baik kepada diri perunding. Ia juga boleh mencerminkan
perasaan hormat kepada pihak lawan.
Ritual: Kadang-kadang ada perundingan yang bermula dengan ritual atau adat
tertentu pada peringkat pra-perundingan. Ritual juga merupakan satu strategi
perunding mempengaruhi pihak lawan. Misalnya, perunding akan dibawa melawat
5
atau dibawa untuk bermain golf. Ini tidak lain bertujuan untuk merapatkan hubungan
di antara perunding supaya perundingan sebenar yang akan dapat dilaksanakan
dalam iklim yang harmoni. Adalah lebih mudah mempengaruhi seorang rakan
daripada mempengaruhi seorang seteru.
Paralanguage: Paralanguage menerangkan mesej vokal bukan-verbal seperti
kadar, kelangsingan, nada, kekuatan percakapan. Ia memainkan peranan penting
dalam komunikasi vokal kerana ia dapat memberikan mesej kedua (metamesej)
dalam kata-kata.
Kesemua perkara di atas akan menimbulkan berbagai-bagai persepsi (positif atau negatif)
perunding terhadap pihak lawan. Persepsi yang positif terhadap lawan adalah penting di
dalam perundingan integratif tetapi perundingan distributif sentiasa dipenuhi oleh
persepsi-persepsi negatif atau bias pada diri semua perundingnya. Kadang-kadang
persepsi yang negatif pada perunding boleh mengakibatkan perundingan integratif
bertukar menjadi perundingan distributif. Perunding yang sangat bias (biased) dalam
perundingan sentiasa mempunyai kecenderungan berikut:
6
Perunding yang kurang bias mempunyai kecenderungan berikut:
Perunding yang kurang bias mempunyai persepsi yang positif terhadap pihak lawan
dan berkemungkinan sekali akan mendorong pihak lawan untuk menyelesaikan konflik
secara integratif.
7
Topik 3: Kemahiran Berkomunikasi Semasa Berunding
Dalam kursus KOM 3205 Kemahiran Komunikasi Antara Perseorangan kita telah
mempelajari beberapa kemahiran komunikasi yang perlu dikuasai dalam usaha
mempengaruhi seseorang. Topik ini akan membincangkan dua kemahiran komunikasi
yang relevan di dalam perundingan.
Pencerapan (Listening)
Pencerapan mungkin merupakan kemahiran komunikasi yang paling penting di
dalam semua perundingan. Dalam perundingan integratif, perunding harus mencerap
secara empatik untuk memahami masalah yang dihadapi oleh pihak lawan. Mencerap
secara berempati adalah satu kemahiran yang agak sukar dilakukan. Walaupun
pencerapan adalah mudah, memberikan empati kepada seseorang yang sedang
dicerap adalah lebih susah. Semasa mencerap dengan empati perunding seharusnya
banyak memberikan respons bukan-verbal yang positif dan memparafrasa kata-kata
lawannya. Seorang perunding yang cekap bukan sahaja boleh menumpukan perhatian
kepada mesej verbal dan bukan verbal lawan tetapi dapat memberikan respons yang
sesuai.
Berikut ialah beberapa perkara yang boleh kita lakukan semasa memberi
mencerapa dan memberi respons dalam pencerapan aktif.
• Kurangkan bercakap
Tujuan mencerap ialah mendapatkan sebanyak mungkin maklumat yang boleh.
Oleh itu perunding harus mengawal dirinya daripada banyak bercakap semasa
berunding. Ini tidak bermaksud dia langsung tidak bercakap kerana respons yang
minima sangat perlu untuk menggalakkan pihak untuk terus mengkomunikasikan
mesej.
• Membuat pertanyaan
Semasa mencerap dan memberi respons ada kalanya perunding perlu
bertanyakan soalan-soalan ikhlas. Soalan-soalan ikhlas ditanya dengan tujuan
untuk memahami dan mendapatkan maklumat daripada lawan yang sedang
bercakap. Perunding harus mengelak daripada bertanya soalan yang tidak ikhlas
kerana ia merupakan suatu perlakuan yang merendah-rendahkan lawan yang
bercakap dan lambat laun menyusahkan diri perunding juga. Namun begitu,
soalan yang ikhlas jika disampaikan dengan cara yang tidak betul boleh juga
menjadi soalan tidak ikhlas. Misalnya menunjukkan mimik muka yang bercanggah
8
dengan soalan yang ditanya atau menyatakan soalan dengan nada suara yang
bercanggah dengan situasi ketika itu.
Walaupun bertanya soalan ikhlas adalah baik, ramai perunding tidak mahu
bertanya disebabkan mereka khuatir jika soalan yang mereka mahu kemukakan
itu adalah soalan bodoh. Mereka juga berfikiran bahawa mereka sudah cukup
memahami apa yang mereka cerap. Betulkah perunding telah cukup faham
dengan apa yang dicerap? Perunding harus bertanya untuk memastikan apa yang
dicerap itu adalah benar?
• Lakukan parafrasa
Parafrasa ialah respons perunding yang menyatakan semula, dalam perkataannya
sendiri, mesej yang dinyatakan oleh lawannya. Dalam banyak hal, memparafrasa
membantu perunding untuk mengetahui sama ada mesej lawannya yang dicerap
itu adalah mesej yang sama yang diterima oleh perunding. Disamping itu
perunding boleh mendapatkan lebih banyak maklumat daripada lawannya yang
dicerap.
9
o Penggunaan kaedah Negation iaitu cara menyatakan sesuatu yang tidak
disukai oleh perunding dengan cara terselindung atau indirect misalnya, “OK
lah”, “Bolehlah”, “It wasn’t bad” dan sebagainya.
10
Soalan-Soalan Ulangkaji
Di antara berikut, yang mana satukah bukan perkara yang difokuskan dalam
komunikasi perundingan?
A. A. Isu-isu substantif
B. B. Isu-isu tuntutan
C. C. Isu-isu facework
A. D. Isu-isu preskriptif
Manakah antara yang berikut merupakan satu usaha tindakan mengubah impresi
(tanggapan) pihak lawan dalam perundingan distributif?
A. A. Perunding memberikan maklumat yang diminta oleh pihak lawan.
B. B. Memberikan gambaran kepada pihak lawan bahawa hasil rundingan
mempunyai kos yang terlalu tinggi.
C. C. Tidak memberikan reaksi emosi ketika memberikan mesej tentang
kepentingan isu yang dirunding.
D. D. Menggunakan pihak ketiga yang tidak bersifat neutral.
Kata kunci yang sering digunakan untuk memahami masalah dalam perundingan
integratif ialah
A. A. Bagaimana?
B. B. Mengapa?
C. C. Apakah?
D. D. Dengan kesan apa?
Antara berikut yang manakah sifat seorang perunding yang tidak bias?
A. A. Mempunyai persepsi bahawa perundingan akan bersifat “fixed-pie”.
B. B. Mempunyai persepsi bahawa kos perundingan akan melebihi faedah yang
akan dicapai.
C. C. Perunding menyedari semua pihak yang berunding mempunyai
keutamaan masing-masing.
D. D. Perunding sentiasa merancang strategi masa depan.
Apakah yang selalunya dinilai oleh seseorang perunding apabila dia terlibat dalam
sebarang perundingan?
A. A. Penilaian terhadap dirinya dan pihak lawan.
B. B. Penilaian terhadap utiliti yang wujud
C. C. Penilaian terhadap proses perundingan
D. D. Kesemua pilihan jawapan di atas.
11
Dalam menganalisis pihak lawan dalam pra-perundingan, seorang perunding
seharusnya
A. A. tidak mempunyai persepsi yang bersifat “self-fulfilling prophecy”.
B. B. memeriksa tahap kuasa autoriti yang dipunyai oleh pihak lawan untuk
membuat keputusan.
C. C. menentukan penyelesaian terbaik, penyelesian yang adil dan patut, serta
titik rintangan yang diingini berdasarkan kepada objektif.
D. D. menentukan tempat perundingan iaitu siapa pemilik atau pihak yang
mempunyai kawalan tempat perundingan.
Hamdan, seorang pegawai komunikasi korporat Syarikat Ayam Tua, telah diarah
untuk mengadakan rundingan dengan Ketua Kampung Kedai Ulat, di Kelantan
mengenai isu pampasan orang-orang di kampung tersebut. Semasa mengadakan
rundingan, dia menggunakan dialek Kelantan untuk mengambil hati orang-orang di
sana. Apakah kaedah jenis komunikasi verbal yang digunakan oleh Hamdan?
A. A. Divergence
B. B. Convergence
C. C. Negation
D. D. Euphemism
Semasa perundingan distributif sedang berjalan hangat, Sally telah menyatakan
“Kalau awak tidak bersetuju dengan cadangan ini, syarikat awak akan lumpuh”.
Apakah kaedah jenis komunikasi verbal yang digunakan oleh oleh Sally dengan
penggunakan kata “awak”?
A. A. Equivocation
B. B. Sequential placement
C. C. Negation
D. D. Duration
Manakah antara berikut harus difahami oleh seorang perunding semasa
menyampaikan mesej bukan verbal dalam perundingan?
A. A. mesej bukan verbal adalah jelas
B. B. mesej bukan verbal tidak bergantung kepada konteks
C. C. mesej bukan verbal mudah difahami
D. D. mesej bukan verbal lebih dipercayai dariapda mesej verbal.
Dari segi proksimiks, manakah antara jarak-jarak berikut paling sesuai bagi seorang
perunding yang bertemu secara bersemuka dengan seorang perunding pihak lawan
buat pertama kalinya?
A. A. Jarak peribadi
B. B. Jarak sosial
C. C. Jarak publik
D. D. Jarak intim
12