INFORMASI DALAM

PERUNDINGAN
BAB 4
 PENGENALAN
• Di dalam bab ini pelajar akan didedahkan tentang :
• informasi dan kepentingannya,
• tujuan penggunaan soalan-soalan efektif,
• komunikasi perundingan,
• persepsi dan perundingan serta;
• pemikiran bias dalam perundingan.

Elemen-elemen seperti informasi, penggunaan soalan dan komunikasi

perundingan memainkan peranan penting untuk memastikan kesilapan
persepsi dan juga pemikiran bias di dalam perundingan dapat diminimumkan.
 PENGGUNAAN INFORMASI
• Informasi atau maklumat bermaksud data-data yang diperoleh tentang
sesuatu perkara yang boleh digunakan untuk sesuatu tindakan atau untuk
membuat sesuatu keputusan.
• Pengurus yang berjaya dalam perundingan ialah mereka yang mempunyai
banyak maklumat dan menggunakannya dengan betul dalam proses
memujuk atau mempengaruhi pihak yang terlibat dalam perundingan.
• Ini menunjukkan bahawa maklumat yang banyak tidak semestinya
membantu pengurus dalam perundingan, tetapi maklumat yang tepat
dan penggunaan yang sesuai dengan masa dan tempat yang betul lebih
membantu.
Samb…
• Contoh maklumat yang diperlukan ialah berkaitan dengan
perundingan kontrak antara pihak majikan dan kesatuan sekerja atau
collective bargaining.
• Maklumat atau informasi yang diperlukan untuk collective bargaining
ialah maklumat tentang salah satu atau kesemua perkara di bawah:
• (i) Mandatory issue iaitu tentang gaji, faedah kerja, keadaan kerja dan lain-
lain
• (ii) Permissive issue iaitu tentang faedah persaraan pekerja, harga produk
untuk pekerja dan lain-lain
• (iii) Illegal issue iaitu jika terdapat pihak tertentu mengambil tindakan yang
tidak mengikut undang-undang seperti memberi keutamaan kepada individu
yang menjadi ahli kesatuan semasa mengambil pekerja.
PENGGUNAAN SOALAN-SOALAN
EFEKTIF
• Penggunaan soalan di dalam proses perundingan merupakan salah
satu cara untuk mendapatkan informasi tertentu.
• Tujuan utama penggunaan soalan dalam perundingan ialah:-
• Mendapatkan Informasi
• Mendapat atau Menarik Perhatian
• Memberi Informasi
• Merangsang Pemikiran
• Membuat Kesimpulan
KOMUNIKASI PERUNDINGAN
• Komunikasi merupakan nadi dalam proses perundingan. Walaupun
perancangan, persediaan dan strategi merupakan elemen-eleman dalam
perundingan, komunikasi adalah sebagai alat untuk menggubal elemen
tersebut.
• Kebanyakan bentuk komunikasi yang digunakan dalam perundingan biasanya
secara langsung atau bersemuka dengan menggunakan komunikasi lisan yang
melibatkan perbincangan.
• Walau bagaimanapun bentuk-bentuk komunikasi yang lain juga boleh
digunakan seperti melalui telefon, surat menyurat, email dan melalui
penghantaran mesej. Bentuk komunikasi yang berbeza mungkin memberi
kesan dalam penerimaan maklumat, ingatan dan tindakan yang akan diambil.
Kebiasaannya komunikasi yang berlaku semasa
perundingan melibatkan perkara-perkara berikut:
• 1. Melibatkan keutamaan perunding dan hasil perundingan.
Perunding akan berbincang tentang matlamat dan hasil yang
diharapkan dari perundingan.
• 2. Meyakinkan atau memberi tawaran dan meminta cadangan
daripada individu yang suka membantah atau mempertikaikan
sesuatu perkara.
• 3. Memberi penerangan kepada pihak yang terlibat di dalam
perundingan, terutama jika perunding perlu menerangkan perkara-
perkara yang tidak baik tentang sesuatu isu yang boleh memberi
kesan kepada mereka.
Bagaimana Individu Berkomunikasi
dalam Perundingan
Dalam perundingan, bahasa beroperasi pada dua tahap iaitu :
(i) Logical level (untuk proposal dan tawaran).
(ii) Pragmatic level (makna,sintaksis dan gaya bercakap).

Maksud yang disampaikan melalui saranan atau kenyataan adalah

kombinasi logik, mesej asas dan pragmatic. Dengan kata lain ia bukan
setakat apa yang dikatakan dan bagaimana untuk menyatakannya
tetapi apakah maksud yang terselindung, atau maklumat asas yang
dicadangkan oleh penyampai.
LIMA DIMENSI BAHASA DALAM UGUTAN ATAU ANCAMAN
• Polarized language, yang mana perunding menggunakan perkataan positif
apabila bercakap tentang dirinya seperti berterus terang, munasabah dan
adil. Seterusnya menggunakan perkataan negatif apabila merujuk kepada
pihak lain seperti tidak jujur, tidak munasabah dan tidak cekap.
• Convenyance of verbal immediacy, penyampaian bahasa secara langsung
sama ada memberi cadangan atau memaksa pihak lain menerima sesuatu
saranan.
• The degree of language intensity. Kekuatan bahasa dalam berkomunikasi
dapat menyampaikan kekuatan perasaan kepada penerima.
• The degree of lexical diversity. Penggunaan perkataan yang banyak dan
pelbagai memberi keselesaan dan kecekapan dalam berkomunikasi.
• The extend high-power language style. Kekuatan dalam cara atau gaya
berbahasa menandakan dominasi, kejelasan dan keyakinan.
 PERSEPSI DAN PERUNDINGAN
• Pendekatan perunding di dalam setiap perundingan adalah
berdasarkan persepsi mereka terhadap pengalaman lepas dan dan
sikap serta tingkah laku mereka.
• Persepsi boleh didefinisikan sebagai proses penapisan, pemilihan dan
tafsiran yang memberi maksud kepada individu.
KESILAPAN PERSEPSI DALAM
PERUNDINGAN
• Stereotype
• adalah merupakan penyalahgunaan maklumat biasa di dalam proses persepi.
Stereotype berlaku apabila individu merujuk berdasarkan perkara-perkara asas
tentang demografi seperti jantina, bangsa, umur dan sebagainya dan terus
membuat kesimpulan berasaskan ciri-ciri tersebut.
• Halo-effect
• Haloeffect berlaku apabila seseorang membuat kesimpulan umum, atau
pengadilan segera atau serta merta berdasarkan pengetahuan asas tentang
sifat-sifat individu seperti penampilan, keahlian dalam sesuatu kumpulan.
Contoh individu yang suka senyum dianggap lebih jujur berbanding mereka
yang bermasam muka, walaupun tidak terdapat kaitan antara senyuman
dengan kejujuran
Samb..
• Selective perception
• berlaku apabila terdapat pengertian asas tentang sesetengah maklumat yang
mengukuhkan kepercayaan dan menyaring maklumat yang tidak pasti
terhadap kepercayaan tersebut.
• Projection
• berlaku apabila individu menganggap individu lain memiliki ciri-ciri atau
perasaan seperti mereka. Individu menganggap pihak lain akan memberi
maklum balas yang sama seperti mereka sekiranya mereka berada dalam
situasi yang sama.
 PEMIKIRAN BIAS DALAM
PERUNDINGAN
• Pemikiran bias boleh melibatkan kedua-dua pihak yang terlibat di
dalam perundingan. Bias boleh berlaku sekiranya perunding cenderung
untuk membuat kesimpulan terlebih dahulu tentang sesuatu perkara
atau pihak yang terlibat di dalam perundingan tanpa mendapatkan
penjelasan lanjut tentang apa yang sebenarnya berlaku.
• Kesan daripada pemikiran bias ialah boleh mewujudkan percanggahan
atau perbalahan pendapat antara pihak yang berunding, sukar
mendapatkan persetujuan dalam tempoh masa yang singkat,
persetujuan yang dicapai mungkin tidak dapat memuaskan semua
pihak dan mungkin boleh memberi kesan negatif dalam beberapa
aspek
 RUMUSAN
• Proses perundingan memerlukan banyak peringkat persediaan.
• Kejayaan proses perundingan bergantung kepada pelbagai elemen.
• Penggunaan soalan, maklumat dan komunikasi merupakan antara
elemen penting untuk memastikan pihak yang terlibat jelas tentang
kehendak masingmasing dan juga untuk mengelakkan kesilapan
persepsi dan pemikiran bias di dalam sesuatu perundingan.