LAMPIRAN B TATACARA PELAKSANAAN PEROLEHAN SECARA KONTRAK KEMENTERIAN MELALUI SISTEM ePEROLEHAN 1. TATACARA KONTRAK KEMENTERIAN 1.

1 Tatacara Kontrak Kementerian ini adalah terpakai bagi perolehan bekalan/perkhidmatan selepas proses pemilihan pembekal dimuktamadkan dan Surat Setuju Terima (SST)/Dokumen Kontrak ditandatangani. Tatacara Kontrak Kementerian adalah seperti berikut: Proses Peranan

Peringkat

(A) Pentadbiran 1) Maklumat perolehan diterima (auto- Sistem populated) oleh Modul Kontrak Kontrak Kementerian daripada Modul Sebut Harga/Tender/eBidding selepas SST disahkan oleh pembekal. 2) Kunci masuk maklumat perolehan Pentadbir Kontrak bekalan/perkhidmatan ke dalam modul Kontrak Kementerian selepas SST ditandatangani. 4) Kenal pasti kaedah pemenuhan kontrak. Pentadbir Kontrak

5) Kemas kini perubahan bagi kontrak yang Pentadbir Kontrak sedang berkuat kuasa. 6) Muat naik Dokumen Sokongan Atau Surat Pentadbir Kontrak Pentadbiran Yang Berkaitan (jika ada)

(B) Pemenuhan Pembekalan/ Penyampaian Perkhidmatan (Generic Order Fulfillment GOF)

1)

Cipta permintaan berdasarkan kaedah Peminta pemenuhan pembekalan/penyampaian perkhidmatan yang ditetapkan dalam kontrak Kelulusan permintaan pembekalan / perkhidmatan pemenuhan Pelulus 1 penyampaian

2)

Peringkat

Proses Peranan 3) Pemenuhan pembekalan/penyampaian Pembekal perkhidmatan 4) 5) Pengesahan perkhidmatan penerimaan barang/ Pegawai Penerima Barang/ Peminta

Cipta Invois yang disokong dengan Pembekal dokumen pembayaran iaitu Bon Pelaksanaan, Akaun Pembekal atau Akaun Syarikat Pemfaktoran (mana berkenaan) Padanan Bayaran Pegawai Padanan Bayaran

6)
1

Pelulus bermaksud Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan/Pegawai Yang Diturunkan Kuasa Secara Bertulis untuk melaksanakan perolehan.

PERINGKAT PENTADBIRAN KONTRAK (A)

Mula

PENTADBIR KONTRAK

Pentadbir Kontrak mencipta dokumen kontrak.

Cipta Dokumen Kontrak

PERINGKAT PEMENUHAN PEMBEKALAN/PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN (B)

PEMINTA Cipta DS/MS/Per Kontrak, R atau SO

Peminta mencipta permintaan sama ada Jadual Penghantaran (Delivery Schedule-DS), Pencapaian Perkhidmatan (Milestone-MS), Per Kontrak, Permintaan (Requisition-R) atau Pesanan Perkhidmatan (Service OrderSO) dan menyerahkan permintaan kepada Pelulus.

PELULUS Meluluskan DS/MS/Per Kontrak/R atau SO

Tidak Berjaya

Pelulus meluluskan permintaan pemenuhan pembekalan/penyampaian perkhidmatan yang diterima daripada Peminta. Pada peringkat ini, Pesanan Kerajaan akan dijana apabila antara muka dengan Sistem Perancangan Kawalan Belanjawan Elektronik (eSPKB) berjaya bagi kontrak yang menggunakan Pesanan Kerajaan sebagai kaedah pemenuhan kontrak.

Antara muka eSPKB

Berjaya

PERINGKAT PEMENUHAN PEMBEKALAN/PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN (B)

PEMBEKAL Pembekalan Produk /Penyampaian Perkhidmatan

Pembekal akan mengesahkan pemenuhan pembekalan/penyampaian perkhidmatan bagi kontrak tersebut. Pembekal akan membuat pembekalan/ melaksanakan perkhidmatan. Pembekal mencipta Pesanan Penghantaran (DO) bagi produk atau Nota Pelaksanaan Perkhidmatan (NPP) bagi perkhidmatan selepas membuat pembekalan atau melaksanakan perkhidmatan.

Produk/ Perkhidmatan
Produk Perkhidmatan

PEMBEKAL Cipta Pesanan Penghantaran

PEMBEKAL Cipta Nota Pelaksanaan Perkhidmatan

PERINGKAT PEMENUHAN PEMBEKALAN/PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN (B)

Pegawai Penerima Barang (GRO)/Peminta menjana Nota Penerimaan Barang untuk produk yang telah dibekalkan atau mengesahkan Nota Pelaksanaan Perkhidmatan (NPP) untuk perkhidmatan yang telah dilaksanakan. Tindakan berikut dilaksanakan sekiranya terdapat perbezaan harga di NPP berbanding harga asal perkhidmatan yang telah ditanggung: i. Nota Pelarasan Kredit (NPK) dicipta sekiranya terdapat pengurangan harga di NPP berbanding harga asal perkhidmatan yang telah ditanggung. ii. Nota Pelarasan Debit (NPD) dicipta dan diserahkan kepada Pelulus untuk kelulusan sekiranya ada penambahan harga di NPP berbanding harga asal perkhidmatan yang telah ditanggung.

PEGAWAI PENERIMA BARANG/PEMINTA

Pengesahan Penerimaan Barang/Perkhidmatan

Produk/ Perkhidmatan

Produk

Perkhidmatan

Amaun Sebenar Perkhidmatan < Amaun Tanggungan Peruntukan

Amaun Sebenar Perkhidmatan > Amaun Tanggungan Peruntukan

Amaun di NPP

PEMINTA Cipta Nota Pelarasan Kredit

PEMINTA Cipta Nota Pelarasan Debit

PELULUS Meluluskan Nota Pelarasan Debit

Amaun Sebenar Perkhidmatan = Amaun Tanggungan Peruntukan

Tidak Berjaya

Antara muka eSPKB

Berjaya

C 5

PERINGKAT PEMENUHAN PEMBEKALAN/PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN (B)

PEMBEKAL Cipta Invois

Pembekal mengemukakan Invois.

PEGAWAI PADANAN BAYARAN

Pegawai Padanan Bayaran membuat padanan bayaran. Lain-lain potongan akan dikunci masuk (sekiranya ada).

Membuat Padanan Bayaran

Tidak Berjaya

Antara muka eSPKB

Berjaya

Tamat