Digitaaldokumentide säilitamine ja digitaalarhiivinduse

korraldamine
Anu Ehamaa

Dokument
on mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku
tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldased faktide või tegevuste
tõestamiseks.
(Arhiiviseadus)

Elektrooniline dokument koosneb:

.Sisust
.Struktuurist
.Kontekstist
.Esitlusviisist

Nad tekivad peamiselt kahel viisil: skaneerides või nende loomisel arvutis
Digitaalne dokument on
.Salvestatud binaarses vormis-0´de ja 1´de reana
.Ta on salvestatud andmekandjale ja koondatud failidesse
.Et me teda lugeda saaksime, on meil vaja tehnilisi abivahendeid

Traditsioonilised probleemid töös dokumentidega:

.kilomeetrite viisi pabereid
.paber on õrn ja puruneb kasutamisel
.säilitamine on kallis ja reglementeeritud
.süstematiseerimine on keeruline
.juurdepääsu korraldamise probleemid
.kvaliteedi probleemid skaneerimisel.

Mis on elektroonilise dokumendi juures head?

.hea kuvada, edastada, kasutada
.raske kahjustada
.säilitamine ei nõua suuri ja erilisi ruume
.ei ole seotud oma kandjaga

Elektrooniliste dokumentide puudused:

.suurem oht andmete vargusele
.turvalisuse ja juurdepääsude probleemid
.pikaajaline säilitamine riskantne.

Nii paber- kui ka elektrooniliste dokumentide maailmas tuleb järgida kindlaid reegleid ja
seadusi- siis sujub kõik!

1
Mida on vaja digitaalseks arhiveerimiseks:
.Kontseptsiooni
.Konsensust
.Keskkonda

Kaasaegsed arhiivinduse trendid

.Hübriidarhiivid
.Digitaaldokumendid võivad sisaldada väga eritüübilisi faile (andmebaas, tabelarvutus,
pilt)
.Digitaaldokumendi usaldusväärsuse tagamiseks tuleb teda kontrollida kogu tema
elukäigu jooksul
Kuid - digitaalne säilitamine on saamas igapäevaseks praktikaks

Mida säilitada -mida mitte?

.Kindlasti kõik see, mis on dokumentide loetelus
.Aga ka osa sellest, mida seal ei ole...
andmebaasid, e-kirjad jne
Säilitamisotsus = dokumendi väärtus + kvaliteet

Kuidas hinnata digitaalset dokumenti

.Sisuline pool samad printsiibid, mis paberpõhises arhiivinduses
.Tehniline pool vaja uusi IT-alaseid oskusi mida ja kuidas hõlmata eri süsteemide arv viia
miinimumini

Arhiiv = inimesed + süsteemid

Kelledel on vastutus informatsiooni säilitamise ja kättesaadavaks tegemise eest

Arhiivihalduse tegevused:
.Liigitada dokumendid
.Määrata neile säilitustähtaeg
.Tagada dokumentide säilimine
.Kindlustada neile juurdepääs
.Eraldada dokumendid hävitamiseks
Arhiivihaldus on üks etapp dokumendi elukäigust

Digitaaldokumendi haldamine
.Vajalik on spetsiaalne infosüsteem (tarkvara)
.Ideaalne oleks, kui selles infosüsteemis saaks hallata ka
paberarhiive

Mida on vaja teada, et arhiveerida digitaaldokumenti?

.Dokumendi tehnilisi omadusi (vorming, tarkvara, nõuded riistvarale,
maht jne)
.Olulisi omadusi, mida tuleb säilitada läbi erinevate konverteerimiste
(töödeldavus, kvaliteet jne)
.Infot dokumendi koostisosade kohta (millistest failidest koosneb)

2
Säilitamine
.Dokumendid peavad olema (ka digitaalsed)
.Tulevikus kasutatavad
.Usaldusväärsed ja autentsed
.Terviklikud

Digitaalne säilitamine nõuab rohkem tööd ja otsustamist. Ta on pidev riskianalüüs ja

tekkivate probleemide ennetamine!

Peamised säilitamise probleemid

.Füüsiline vananemine
.Loogiline vananemine
Digitaalne säilitamine- see on eelkõige dokumendi kasutatavuse
säilitamine

ISO 14721:2003 Open archival information system ehk OAIS

.OAIS mudel kirjeldab nelja digitaalarhiivi osapoole (looja, haldaja, arhiivi ja kasutaja)
omavahelisi suhteid kuues funktsioonis:
.Üleandmine
.Hoid
.Arhiivikogu haldamine
.Administreerimine
.Säilitamise planeerimine
.Juurdepääs

OAIS sisu
.Mudel arhiivide võrdlemiseks ja tegevuste määramiseks
.Pakub välja valdkonna ühtse terminoloogia
.Aitab hinnata olemasolevate süsteemide usaldusväärsust.

.www.digiaken.ee
.www.ra.ee
Aitäh!