Tarkvara kasutamine praktilises personalitöös

Riina Rohelaan, HR Outsourcing OÜ juhatuse liige

Asta Feldschmidt, Kalev Meedia büroo- ja personalijuht
29 January 2008 2

Tänase töötoa teemad

. Personalitöö valdkonnad
. Tarkvara kasutamine personalitöös
. Personalitööga seonduvad andmed ja dokumendid
. Personalidokumentide elektrooniline koostamine, töötlemine ja hoiustamine
. Rühmatöö

Personalitöö valdkonnad tänapäeval

. Personalidokumentide vormistamine ja administreerimine
. Töökorraldus, ametijuhendid
. Töötajate värbamine ja valik
. Töötajate koolitamine
. Töötajate hindamine ja arenguvestlused
. Töötervishoid ja töökeskkond
. Töötajate motiveerimine ja palgakorraldus

Personaliprogrammide kasutamine
. Eraldiseisev personaliprogramm, mis ei ühildu teiste tarkvaralahendustega
. Mõne tarkvaraliidesega ühilduv personaliprogramm (näiteks palga- ja
personaliprogrammi ühildumine)
. Personaliprogramm on mõne ulatusliku tarkvara osa

Personalidokumentide vormistamine ja administreerimine

. Andmed
. isikuandmed, töösuhtega seotud andmed: palk, tööaeg, töökoormus, töötamise algus ja
lõpp, puhkus jms
. Dokumendid
. tööleping, töövõtuleping, käsundusleping
. isikukaart
. tööraamat
. tervisetõend
. töötõend jms

Töökorraldus, ametijuhendid
. Andmed
. Struktuur, koosseis, ametinimetused, otsustamisõigused jms
. Dokumendid
. ametijuhendid
. töökorraldust kirjeldavad protseduurid,juhendid ja korrad
. tööaja arvestuse tabelid
. sisekorraeeskirjad jms

1
Värbamine ja valik
. Andmed
. kandidaatide isikuandmed
. andmed eelneva töökäigu kohta jms
. Dokumendid
. CV, avaldus, ankeet, testid, kandidaatide hindamislehed jms

Koolitamine
. Andmed
. haridus, läbitud koolitused, keeleoskus, arvutioskus, muud lisaoskused jms
. Dokumendid
. haridust tõendav dokument,
. koolitusleping
. koolitusplaan, -eelarve
. koolitustaotlus
. koolituse hindamise leht jms

Hindamine ja arenguvestlused
. Andmed
. hindamistulemused
. hindamisel vastuvõetud otsused jms
. Dokumendid
. arenguvestluste protokollid/intervjuu lehed
. kompetentsimudelid
. atesteerimislehed jms

Töötervishoid ja töökeskkond
. Andmed
. arstliku läbivaatuse tulemused
. töökeskkonnavolinikud, töökeskkonnanõukogu liikmed jms
. Dokumendid
. tervisetõend
. tööohutusjuhendid
. riskianalüüsid jms seadusest tulenevad dokumendid

Motiveerimine ja palgakorraldus
. Andmed
. töötasu ja selle erinevad liigid
. arveldusarve number jms
. Dokumendid
. palgaleht
. palgajuhendid
. palga arvestamise alusdokumendid (töökäsk, akt jms)

2
Personalidokumentide elektrooniline koostamine, töötlemine ja hoiustamine
. Andmete pidamine elektroonilises personaliandmebaasis ja dokumentide vormistamine
eraldiseisvalt
. Andmete pidamine elektrooniliselt ja samas programmis dokumendi vormistamine
. Andmete pidamine elektrooniliselt muus programmis ja dokumendi vormistamine
personaliprogrammis

Rühmatöö
. Rühmade jaotus
. Mikroettevõte kuni 10 töötajat
. Väikeettevõtted 10-100 töötajat
. Keskmise suurusega ettevõte 100-500 töötajat
. Rühmatöö ülesandeks on loetleda kõik need personalidokumendid, mida koostatakse,
hoiustatakse ja/või kasutatakse ettevõttes või asutuses elektrooniliselt.
. Rühmatöö koosneb kahest etapist:
1) Iga rühma liige kirjutab ühele paberile ühe dokumendi nime
2) Kõik rühma liikmed võrdlevad oma dokumentide loetelu ja grupeerivad sarnased
dokumendid valdkondade kaupa
3) Rühmad tutvustavad teistele oma tulemusi
Millises valdkonnas on kõige rohkem digitaliseeritud dokumente?

Personalitarkvara valimine
. Personalitöö valdkonnad ja selle korraldus ettevõttes
. Personalitöös kasutatavad andmed ja dokumendid
. Ettevõtte suurus
. Ettevõttes kasutatav tark- ja riistvara
. Personalitarkvara kasutajad, kasutajate hulk, kasutajate sihtgrupid
. Tarkvara hind, haldamis- ja arendamiskulud
. Standardiseeritud või spetsiaalse tarkvara kasutamine
. Eestis kasutatavad personalitarkvarad: Taavi, Persona, Oracle, SAP, Navisio, Axapta,
Visio, HRjuht