1. SKICIRAJ OPI MODEL PROCESA I OBJASNI NA EMU SE TEMELJI KONTROLA I
UPRAVLJANJE PROCESIMA (SKICA) BODOVA 5
Kontrola i upravljanje procesima je sustavan pristup poboljavanja poslovanja organizacije, a temelji se na oblikovanju, mjerenju, analizi i poboljanju procesa.
2. KOJI SU NEDOSTACI HIJERARHIJSKE ORGANIZACIJE POSLOVANJA, A KOJE SU PREDNOSTI PROCESNOG VOENJA ORGANIZACIJE' (SKICA EV.) BODOVA 5
Zadaci su strogo specijalizirani i ogranieni, dok poslove i radno ponaanje diktiraju nadreeni koji od svojih radnika zahtijevaju poslunost i odanost kompaniji.
NEDOSTATCI HIJERARHIJSKE ORGANIZACIJE POSLOVANJA nejasna slika cijeloga procesa i vlastite uloge u njemu slaba usmjerenost na kupce panja usmjerena na proizvodne procese postojanje nepotrebnih prepreka loa komunikacija i rivalstvo meu odjelima konfliktni ciljevi i akcije izmeu razliitih odjela mala spremnost na promjene
PREDNOSTI PROCESNOG VOENJA ORGANIZACIJE Svaki proces ima kupca, a usmjerenost na proces osigurava bolje usmjerenost na kupca. Stvaranje vrijednosti s obzirom na konani proizvod odvija se u horizontalnim procesima Utvrivanjem granica procesa te kupaca i dobavljaa procesa, postie se bolja komunikacija i bolje razumijevanje zahtijeva Edmond Krusha Upravljanje kvalitetom / kolokvij 2 Stranica 2
Upravljajui kompletnim procesom koji se izvodi kroz vie odjela, a ne upravljajui pojedinim odjelima, rizik suboptimaliziranja je smanjen. Odreivanjem takozvanih vlasnika procesa, koji su odgovorni za proces, izbjegnuta je tradicionalna rascjepkanost odgovornosti esto viena u funkcionalnoj (hijerarhijskoj) organizaciji. Odnos funkcionalne i procesno orijentirane organizacije Upravljanje procesima osigurava nie trokove i krai vremenski ciklus djelotvornom uporabom sredstava. Svaki proces ima kljune pokazatelje izvedbe/uinka (KPI), a njihovo praenje osigurava usmjerenje na mogunosti za poboljavanje i spremnost na promjene.
3. KOJA SU TRI OSNOVNA CILJA PROMJENE ILI POBOLJANJA PROCESA? BODOVA 2
nii trokovi krae vrijeme via kvaliteta
4. OBJASNI POJAM I ULOGU KLJUNIH POKAZATELJA USPJENOSTI (KPI) U KONTROLI PROCESA I POBOLJANJU PROCESA. SKICIRAJ POSTUPAK KORITENJA KPI. BODOVA 8
Kljuni pokazatelj uspjenosti (KPI) moe biti vizualni pokazatelj koji prikazuje tijek dostizanja nekog cilja. Kljuni pokazatelji uspjenosti su vani za timove, rukovoditelje i tvrtke u brzom vrednovanju tijeka rada u odnosu na postavljene ciljeve. Potrebno je jednostavno vizualizirati odgovore na ova pitanja:
to je gotovo prije roka ili je u zaostatku? Koliko prije roka ili u zaostatku? Koji je minimum dovrenog posla?
Vano je ne zadati previe kljunih pokazatelja uinka kako bi svi sudionici procesa imali u fokusu svog djelovanja one najvanije.
CILJEVI KPI
- poveati tonost isporuivanja - smanjiti kart - smanjiti stanje robe i materijala na skladitu - poveati ukupnu dobit - poveati broj novih kupaca u sljedeem kvartalu za 5 po prodavau Edmond Krusha Upravljanje kvalitetom / kolokvij 2 Stranica 3
broj zaposlenika koji u roku zavre izobrazbu financijski pokazatelji: ukupni promet u kn, ostvarena ukupna dobit u kn zadovoljstvo kupca na odreenim segmentima trita interna uinkovitost kljunih procesa (koji dodaju vrijednost) broj patenata ili inovacija u poslovnoj godini
6. SKICIRAJ I OPII UPOTREBU SWOT ANALIZE (SKICA) BODOVA 8 SWOT (dijagnostiki i prognostiki alat) analiza je jedna od instrumenata kojima se organizacija moe posluiti u kreiranju strategije. Ovo je kvalitativna analitika metoda koja kroz 4 imbenika nastoji prikazati snage, slabosti, prilike i prijetnje odreene pojave ili situacije. Meutim, treba uzeti u obzir da se radi o subjektivnoj metodi. Analiza treba pomoi da napravimo plan aktivnosti za daljnji razvoj organizacije ili za rjeavanje aktualnih situacija. SWOT analizom se ocjenjuje unutranja zrelost organizacije za provoenje promjena na nain da se ukratko analiziraju: Stregths unutarnje snage Weakness slabosti organizacije Opportunities mogunosti djelovanja Threats prijetnje uspjehu projekta
7. OBJASNI ETIRI ALTERNATIVNE STRATEGIJE DJELOVANJA NAKON PROVEDENE SWOT ANALIZE , BODOVA 5
SO strategija je najpoeljnija strategija koja koristi snage organizacije da iskoristi prilike iz okruenja. ST strategija koristi snage unutar organizacije da bi se reducirao ili izbjegao utjecaj prepoznatih vanjskih prijetnji. WO strategija naglaava umanjivanje prepoznatih vlastitih slabosti u cilju iskoritenja vanjskih prilika, odnosno pretvaranje slabosti u snage koje e odgovoriti na prepoznate prilike. WT strategija koja je usmjerena ka reduciranju internih slabosti izbjegavanju prijetnji iz okruenja. Organizacija koja je suoena sa brojnim vanjskim prijetnjama i unutranjim slabostima mora se boriti za preivljavanje.
Izabrana strategija provodi se kroz predloene akcije i mjere.
8. TO JE TO KAIZEN PRISTUP ? BODOVA 2
Osnovna filozofija kaizen menadmenta je brzo, jednostavno i lagano, ali neprekidno poboljanje radne uinkovitosti. Na kraju, ostvaruje se velik uspjeh. Ne postoji nikakav rizik za tvrtke pri primjeni Kaizen metode. Potrebna su mala financijska ulaganja, ali velike promjene u svojim gleditima, nainu rada i razmiljanju svih zaposlenika.
neprekidno poboljavanje u malim koracima sve to je sada dobro moe biti jo i bolje svaki dan treba neto poboljati
imbenici uspjenih promjena: 1) uklanjanje gubitaka, svega to ne dodaje vrijednost za kupca 2) uklanjanje neuinkovitosti, troenje resursa na manje potrebne poslove, orijentacija na bitno 3) odraavanje reda primjenom alata 5S
9. OPII UPOTREBU ALATA 5S TE SAM POSTUPAK PO FAZAMA (SKICA EV.) BODOVA 8
5s je proces organizacije radnog mjesta i odravanja kunog reda koji se provodi postupno i sustavno.
Seiri (sort)-sortirajte razdvojite potrebne stvari od nepotrebnih te bacite nepotrebne Seiton (straiten) pospremite posloite potrebne stvari na uredan nain tako da se mogu lagano dohvatiti te izabrati prilikom koritenja. Alat treba stajati tamo gdje e biti i upotrjebljen kako bi poveali efikasnost. Seiso (scrub) istite oistite radno mjesto da bi radne povrine i oprema bile uredne i bez prljavtine, znai da svaki zaposleni ima obavezu da oisti radni prostor na kraju radnog dana, kao i da sve to je upotrebljavao vrati na mjesto. Prve tri aktivnosti trebaju se obavljati svakoga dana, a ne samo povremeno. Seiketsu (standardize) normirajte kontinuirano odravajte red, urednost i istou. Standardizacija treba biti stup poslovanja. Shitsuke (sustain) ustrajte inite stvari spontano bez da vam se kae. Svatko neka na radnom mjestu slijedi dobre radne navike kao znak osobnog ponosa i samopotovanja. Ovo je namijenjeno odravanju i stalnoj reviziji standarda kako se kompanija ne bi vratila na stari nain rada.
10. OBJASNI CILJEVE METODOLOGIJE 6SIGMA, NAIN PROVOENJA 6SIGMA PROJEKTA TE OSNOVNE ULOGE SUDIONIKA U PROJEKTU. BODOVA 8
6 sigma je potpuna posveenost menadmenta filozofiji savrenstva, fokusiranje na kupca, poboljanje procesa i zakon mjerila umjesto osjeaja. Cilj 6 sigme je prilagoditi cijelu firmu zahtjevima kupca, trita i tehnologije da od toga imaju korist radnici, kupci i akcionari. U uspjenom poduzeu budunosti, koja stvara nove vrijednosti, kvaliteta e biti obrazac ponaanja, nain ivota, a ne posao ili profesija. Na kraju, svima e postati jasno da profesionalci kvaliteta zarauju, a ne troe. Metodologija 6 sigma fokusirana je na tri cilja:
- Poboljavanje zadovoljstva kupaca - Smanjenje ciklusa vremena - Smanjenje greaka na proizvodima ili uslugama
Napredak u navedena tri podruja donosi velike utede poduzeima, zadravanje postojeih zadovoljnih kupaca, osvajanje novih trita, izgradnju ugleda poduzea, te sigurnog i kvalitetnog proizvoda. Treba istaknuti da 6sigma metodologija nema samo za cilj poboljavanje kvalitete proizvoda ve i poveanje profita, odnosno bolje poslovanje u poduzeima. Ovakvi ciljevi zahtijevaju vie od malih postupnih poboljanja. Naime, zahtijevaju se znaajna poboljavanja i napredak u svim procesima poduzea. U statistikom smislu, postignuti 6sigma, znai da ce procesi funkcionirati bez poremeaja, a proizvodi raditi bez greke.
Komponente 6sigma metodologije su intenzivna primjena statistikih alata te fokusiranost na kupca, odnosno njegovo zadovoljstvo. Moda najbolja definicija 6sigma, koja se nalazi na Internet stranici Motorola University definira 6sigma kao kombinaciju metrike, metodologije i sustava upravljanja. Obuku vre vrhunski strunjaci koji imaju zvanja:
12. NAVEDI FAZE U UPRAVLJANJU IVOTNIM CIKLUSOM PROIZVODA. BODOVA 5
Planiranje Upravljanje spektrom proizvoda Definiranje novog proizvoda Realizacija Upotreba Kraj
1. Planiranje proizvoda orijentirano na zahtjeve kupca, sadanje i budue 2. Upravljanje tipovima, vrstom i serijama proizvoda koje organizacija nudi tritu 3. Definiranje novog proizvoda ili redizajn postojeeg 4. Realizacija, razvoj i konstrukcija 5. Komercijalna upotreba proizvoda 6. Povlaenje proizvoda iz upotrebe na kraju ivotnog vijeka
13. SKICIRAJ I OPII PROCES DEFINIRANJA NOVOG PROIZVODA TE POSTAVI KONTROLNE TOKE. (SKICA) BODOVA 5
Aktivnosti izmeu kontrolne toku 1. i 2. Organiziranje razvojnog projekta, podjela uloga, po potrebi Organiziranje razvojnog projekta, podjela uloga, po potrebi formiranje tima Analiza trita i izrada financijsko-prodajnog koncept Analiza trita i izrada financijsko- prodajnog koncepata Izrada razvojnih zahtjeva, specifikacija i opisa novog proizvoda Edmond Krusha Upravljanje kvalitetom / kolokvij 2 Stranica 8
Aktivnosti izmeu kontrolne toku 2. i 3. Izrada tehnikog opisa proizvoda Izrada koncepta razvoja Procjena i ublaavanje rizika Aktivnosti izmeu kontrolne toku 3. i 4. Razvoj hardvera Razvoj softvera Razvoj proizvodnog procesa Integracija proizvoda
14. SKICIRAJ I OPII PROCES REALIZACIJE NOVOG PROIZVODA TE POSTAVI KONTROLNE TOKE. (SKICA) BODOVA 5
Aktivnosti izmeu kontrolne toku 3. i 4. Razvoj hardvera Razvoj softvera Razvoj proizvodnog procesa Integracija proizvoda
Aktivnosti izmeu kontrolne toku 4. i 5. Osposobljavanje proizvodnih procesa Provjera proizvoda Priprema za lansiranje proizvoda na trite Aktivnosti izmeu kontrolne toku 5. i 6. Lansiranje proizvoda Formiranje skladita proizvoda ili prva isporuka Dozvola za prodaju i isporuku
15. ZATO SE RAZVOJ NOVOG PROIZVODA MORA U DOLASKOM U KONTROLNU TOKU 4 ZAMRZNUTI? BODOVA 2
Razvoj novog proizvoda se u kontrolnoj toki 4 zamrzava jer je proizvod ispitan, ne dozvoljavaju se vie nikakve promjene u realizaciji prototipa, niti se prihvaaju bilo kakve intervencije u promjeni ulaznih zahtjeva (change request). Na temelju tog finalnog stanja poinje faza validacije proizvoda kod kupca (ako je to predvieno Planom kvalitete), a na bazi konanih tehnikih podataka zapoinje i priprema Prodaje. Dovrava se konano proizvodna tehnologija, a Nabava ima definitivnu listu dijelova koju naruuje.
16. NAVEDI BAREM 5 DOKUMENATA KOJI SE KREIRAJU U FAZAMA DEFINICIJE I REALIZACIJE NOVOG PROIZVODA. BODOVA 3
17. KOJA JE ULOGA ISPITNE LISTE ZA DAVANJE DOZVOLE ZA PROIZVODNJU? BODOVA 3
Uloga ispitne liste se sastoji u kontroli i provjeri nekoliko faza u postupku koje moramo provjeriti prije nego damo dozvolu za proizvodnju. Provjera se sastoji u sljedeem: - Je li napravljena razvojna dokumentacija u cijelosti - Je li napravljana proizvodna dokumentacija - Je li napravljena priprema za ulaznu kontrolu - Je li napravljena priprema za proizvodnju - Je li proizvod provjeren u cijelosti.
18. KOJA JE ULOGA PLANA KVALITETE RAZVOJNOG PROJEKTA TE KOJE SU NJEGOVE GLAVNE ODREDNICE. BODOVA 5
Plan kvalitete prilagouje se vrsti i obimu razvojnog projekta te sadri sljedee odrednice: Ciljeve kvalitete mogu obuhvatiti npr. postizanje odreenog indeksa zadovoljstva kupca identificiranje i upravljanje tehnikim i financijskim rizicima kontinuiranje smanjivanje rizika kroz izvoenje projekata primjenu standardiziranih postupaka tijekom trajanja projekta Specifine ciljeve kvalitete tehniki ciljevi vezani uz performanse proizvoda, npr. pouzdanost upravljaki ciljevi vezani uz voenje razvojnog projekta, npr. upotreba alata kvalitete Mjerenje mjerenja tehnikih parametara i ostvarenja tehnikih ciljeva mjerenja ostvarenja upravljakih ciljeva Ciljne vrijednosti uzimaju u obzir rezultate prijanjih razvojnih projekata ili kao benchmark vrijednosti Kontrola ciljnih vrijednosti provodi se u tijeku izvoenja projekta te zapisuje
19. U KOJIM SLUAJEVIMA TREBAMO PRIMIJENITI 8D METODU TE KOJA JE SVRHA I CILJ TE METODE? BODOVA 5
8D-Report je dokument koji se, unutar sustava upravljanja kvalitetom,a u sluaju reklamacije, izmjenjuje izmeu dobavljaa i kupca. 8D Report je dio procesa upravljanja reklamacijama i slui u osiguranju kvalitete dobavljaa. U izvjetaju se utvruju vrsta pritube, odgovornosti i mjere za otklanjanje nesukladnosti. 8D metoda se moe primijeniti kada uzrok problema nije poznat , ili kad rjeenje problema nadilazi mogunosti i sposobnosti pojedinca. U tom sluaju potrebno je formiranje tima (iz vie odjela organizacije, ili predstavnika vie struka). Prije nego to se metoda primjeni, trebalo bi biti sasvim jasno da li je ona zaista potrebna. Naime, manji se problemi cesto mogu rijeiti bre na drugi nain.
Svrha i cilj 8D metode
Strukturirani postupak za sustavnu analizu i eliminiranje albi, kao i izbjegavanje buduih pritubi. Odriva provedba korektivnih i preventivnih mjera kako bi se izbjeglo ponavljanje je greaka. glavni (korijenski) uzrok greke treba se utvrditi i dokumentirati kupac mora biti informiran o statusu obrade greke kreiranje slijedne i analitike dokumentacije u vezi greke
D1 Osnivanje tima i nominiranje voditelja D2 Opis problema D3 Poduzimanje kratkoronih mjera D4 Analiza uzroka nesukladnosti D5 Planiranje korektivnih mjera D6 Provoenje i kontrola efikasnosti korektivnih mjera D7 Preventivne mjere za spreavanje ponavljanja problema D8 Zavrni sastanak i ocjena
21. KOJE SE TEHNIKE MOGU KORISTITI ZA OTKRIVANJE UZROKA PROBLEMA U 8D METODI? BODOVA 5
Fokus se postavlja na tri pitanja: Zato je greka nastupila? Zato greka nije otkrivena prilikom proizvodnje? Zato greka nije bila sprijeena?
Ovisno o problemu tu se mogu koristiti tehnike kao npr. 5-Why (5 zato) Cause-effect diagram (Ishikawa) Fault tree analysis (Stablo dijagram) 7W pitanja (who, with what, why, what, where, when & how many)
22. KOJA JE SVRHA PREVENTIVNIH MJERA U DISCIPLINI D7 I KOJA SE ANALITIKA METODA TU PRIMJENJUJE? BODOVA 3
U ovoj disciplini se moraju osigurati preventivne mjere koje ce ubudue iskljuiti mogunost pojavljivanja ovakvih ili slinih problema. Efikasnost postavljenih mjera kontrolira se npr. pootrenom kontrolom proizvoda. Proizvoai trebaju primijeniti na razvojne i proizvodne procese FMEA metodu, kako bi se preostali rizici smanjili na najmanju moguu mjeru. Sustav upravljanja kvalitetom (postupke i propise) treba prilagoditi novo nastaloj situaciji.
23. KOJI SU OSNOVNI CILJEVI NABAVE? BODOVA 2
nii trokovi i bolja vrijednost za novac sigurnost opskrbe sigurnost da ce vitalne sirovine, komponente i materijali nesmetano biti dopremani do organizacije bolja kontrola rizika poboljanje kvalitete: kroz odnose s dobavljaima koji rade proizvode i usluge bolje kvalitete i skrauju vrijeme potrebno za izlazak na trite (pouzdani, nema reklamacija, proizvodi bolje kvalitete utjeu i na bolji ugled kompanije) uinkoviti procesi: alati za naruivanje Edmond Krusha Upravljanje kvalitetom / kolokvij 2 Stranica 12
kontinuirana poboljanja s dobavljaima, nabava moe utjecati na kreiranje standarda dobavljaa razvoj odnosa s dobavljaima ukljuuje treninge npr. Six Sigma za dobavljae, zajednike inicijative za poboljanja, ulaganja, prijenos naina razmiljanja
24. OBJASNI TO MORA ZNATI I KAKO MORA POSTUPATI INENJER NABAVE. BODOVA 5
Poznavanje tonih tehnikih karakteristika robe, materijala, dijelova ili usluga koje se trae Po potrebi utvrditi zahtjeve na proizvoaevu opremu, radne procedure, nainu ispitivanja proizvoda kod dobavljaa Ispitati koji sustav kvalitete ima potencijalni dobavlja Definirati provjeru proizvoda koji se nabavlja Utvrditi kriterije za ocjenu dobavljaa Poznavati mjesene ili godinje potrebe za nabavom Razjasniti da li postoji potreba za alternativnim dobavljaem
25. DETALJNO OBJASNI POSTUPAK ODABIRA NOVOG DOBAVLJAA. BODOVA 8
Svi materijali, proizvodi, usluge, servisi i informatiki sustavi koji imaju utjecaj na kvalitetu i funkcionalnost proizvoda, trebaju se nabavljati od odobrenih dobavljaa.
Kvalitetni odabir novog dobavljaa obavlja se na osnovi prikupljenih podataka o novom dobavljau, analizi podataka i ispravnom donoenju odluke o odabiru. Postupak odabira novog dobavljaa provodi odgovorna osoba u Nabavi.
Nabava je odgovorna za istraivanje trita i sakupljanje propisanih podataka. Kontrola kvalitete je odgovorna za provjeru kvalitete i tehnolokih svojstava uzorka, odnosno odgovarajuih dokumenata kojim dobavlja potvruje svojstva i kvalitetu. Tehnolog i inenjer u Razvoju definiraju i potvruju tehnike podatke o proizvodu.
Prikupljanje podataka i dokumentacije Ako je mogue, za pribavljanje potrebnih podataka i razumijevanje zahtjeva za kvalitetom, treba pozvati potencijalnog dobavljaa da prezentira: svoju firmu, proizvod, tehnologiju i sustav kvalitete. Od dokumentacije treba donijeti: podatke o firmi, katalog proizvoda, uzorak, opis proizvodnje i tehnologije izrade, prirunik sustava kvalitete i neke procedure prema zahtjevu QM-a, certifikate ISO 9001, ISO 14001, reference, cjenik, te ostali informativni materijal koji se smatra da moe biti koristan za bolje upoznavanje.
Osnovni podaci: Adresa, podaci za komuniciranje, odgovorne osobe, broj zaposlenika, kvalifikacija zaposlenika, godina osnutka, vlasnici, referentna lista, licence, prisutnost na svjetskom tritu, lista odobrenih dobavljaa, sadanji nivo razvoja proizvoda i tehnologije, planovi razvoja i unapreenja proizvoda i tehnologije.
Podaci o proizvodu Edmond Krusha Upravljanje kvalitetom / kolokvij 2 Stranica 13
Proizvodni asortiman, tehniki podaci o proizvodu, uzorak i laboratorijski ispitni list, opis procesa proizvodnje i tehnologije izrade proizvoda, opis procesa kontrole kvalitete i kontrolne toke, opis pakiranja i konzerviranja, garancija i servisne usluge, oznaavanje proizvoda, nain pakiranja.
Komercijalni uvjeti Cijene, rokovi isporuke, uvjeti plaanja, nain isporuke, priznavanje reklamacija, penali za kanjenja, osiguranja u transportu i sl.
Testiranje uzorka Dobiveni uzorci od dobavljaa (koliinu i vrste definira odgovorna osoba u Nabavi u suradnji s tehnikim specijalistom) se ispituju na Ulaznoj kontroli i/ili Laboratoriju kvalitete. Izvjetaj s rezultatima provedenih ispitivanja dostavlja se Strunom timu za odabir novog dobavljaa.
Analiziranje podataka, dokumentacije i podataka ispitivanja uzorka, te donoenje odluke Odgovorna osoba u Nabavi saziva sastanak sa timom, na kojem se analiziraju sakupljeni podaci i usuglaavaju miljenja. Odgovorna osoba u Nabavi donosi odluku, koja moe biti:
kod dobavljaa se moe naruiti (prvo probna koliina, zatim redovne isporuke) kod dobavljaa ce se prvo provesti audit ili e se sprovesti neka druga aktivnost, pa e se onda donijeti odluka kod dobavljaa se nee naruiti Ukoliko je odluka pozitivna, Nabava ce dobavljaa upisati u Listu odobrenih dobavljaa, o emu ce informirati sve funkcionalne jedinice organizacije.