FAIL MEJA

NAMA
JAWATAN DAN GRED
BAHAGIAN
JABATAN
ORGANISASI

NOOR MAZZARATUL BINTI ZAWAWI

SETIAUSAHA PEJABAT
PERUNDANGAN DAN PEKDAWAAN
MAJLIS PERBANDARAN KUANTAN

NO. PINDAAN: 1
TARIKH KUAT KUASA: 01.06.2012

Fail Meja|MAJLIS PERBANDARAN KUANTAN

ARAHAN
1.

Fail Meja (FM) ini mengandungi maklumat-maklumat serta atur cara bagi tiap-tiap
tugas yang dijalankan oleh sesuatu jawatan.

2.

Maklumat-maklumat yang perlu ada dalam FM ini adalah:

a)
Maklumat Majlis Perbandaran Kuantan;
b)
Objektif Jabatan;
c)
Objektif Bahagian;
d)
Carta Organisasi Jabatan;
e)
Carta Organisasi Kedudukan Pegawai;
f)
Senarai Tugas/Kuasa Dan Hubungan;
g)
Peraturan-Peraturan Pentadbiran;
h)
Proses Kerja;
i)
Carta Aliran Kerja;
j)
Senarai Semak/Checklist;
k)
Senarai Undang-Undang/Peraturan;
l)
Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai;
m)
Senarai Borang-Borang Yang Digunakan;
n)
Norma Kerja; dan
o)
Senarai Tugas Harian.

3.

FM ini bukanlah hak pegawai sendiri tetapi ada kaitan dengan jawatannya. FM ini
hendaklah diletakkan di atas meja. Sekiranya berlaku pertukaran, fail ini hendaklah
diserahkan kepada Pengarah Jabatan/Ketua Bahagian.

4.

Pengarah Jabatan, Ketua Bahagian dan Penjawat hendaklah memastikan bahawa

FM ini dikaji semula dan dikemaskini:
a)
Apabila berlaku pertukaran pegawai atau portfolio tugas; dan
b)
Sekurang-kurangnya sekali setahun.

KANDUNGAN
Bil.

Perkara

1.0

MAKLUMAT MAJLIS PERBANDARAN KUANTAN

2.0

OBJEKTIF JABATAN

Halaman

Fail Meja|MAJLIS PERBANDARAN KUANTAN

3.0

OBJEKTIF BAHAGIAN

4.0

CARTA ORGANISASI JABATAN

5.0

CARTA ORGANISASI KEDUDUKAN PEGAWAI

6.0

SENARAI TUGAS/KUASA DAN HUBUNGAN

7.0

PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

8.0

PROSES KERJA

9.0

CARTA ALIRAN KERJA

10.0 SENARAI SEMAK/CHECKLIST

11.0 SENARAI UNDANG-UNDANG/PERATURAN
12.0 SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI
13.0 SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN
14.0 NORMA KERJA
15.0 SENARAI TUGAS
1.0

MAKLUMAT MAJLIS PERBANDARAN KUANTAN

1.1

LATARBELAKANG

MPK merupakan salah satu PBT yang mempunyai kuasa autonomi sebagai sebuah
Kerajaan Tempatan. Penubuhannya bermula dengan Kuantan Sanitary Board pada 1 Ogos
1913, kemudiannya berkembang menjadi Kuantan Town Board pada tahun 1937, Kuantan

Fail Meja|MAJLIS PERBANDARAN KUANTAN

Town Council pada tahun 1953 dan diberi penarafan sebagai Majlis Perbandaran Kuantan
mulai tahun 1979.
Kawasan pentadbiran MPK adalah seluas 2065 kilometer persegi, terbahagi kepada enam
mukim iaitu Mukim Kuala Kuantan, Mukim Ulu Kuantan, Mukim Beserah, Mukim Sungai
Karang, Mukim Penor dan Mukim Ulu Lepar. Kawasan ini meliputi tiga kawasan parlimen
iaitu Parlimen Kuantan, Parlimen Indera Mahkota, dan Parlimen Paya Besar yang
terbahagi kepada lapan Dewan Undangan Negeri (DUN) iaitu Teruntum, Tanjung Lumpur,
Inderapura, Semambu, Beserah, Sungai Lembing, Pancing dan Lepar. Jumlah penduduk
pula adalah seramai 490,000 orang.
Secara asasnya, pentadbiran MPK dijalankan berdasarkan kepada dua prinsip iaitu di luar
bidang kuasa (ultra-vires) dan keupayaan yang kompeten (general competence).MPK
melaksanakan tanggunjawabnya, berdasarkan perundangan di bawah Akta Kerajaan
Tempatan 1976 (Akta 171), Akta Perancangan Bandar dan Desa 1976 (Akta 172), Akta
Jalan, Parit dan Bangunan 1986 (Akta 133), Undang-Undang Kecil (UUK) dan Enakmen
yang telah diluluskan.

1.2

VISI, MISI DAN OBJEKTIF

Dalam mentadbir Kuantan, MPK telah menetapkan visi Kuantan sebagai Pusat
Pertumbuhan Utama Wilayah Timur Yang Makmur Menjelang 2014. Bagi mencapai visi
tersebut, lima misi dirangka iaitu memastikan Kuantan dibangunkan dengan cekap dan
berkesan melalui; pembangunan perbandaran yang kondusif; kemudahan infrastruktur
yang lengkap dan berkualiti tinggi; pembangunan warga Kuantan yang cemerlang;

Fail Meja|MAJLIS PERBANDARAN KUANTAN

pengekalan dan pemuliharaan persekitaran yang mapan; dan sistem pentadbiran yang
terbaik, berintegriti dan berhemah.
Objektif MPK adalah Menyediakan dan menyampaikan perkhidmatan perbandaran yang
berkualiti tinggi kepada semua warga Kuantan, stakeholder dan semua pelanggan

1.3

FUNGSI UTAMA

Sebagai sebuah PBT yang berhubung secara langsung dengan masyarakat setempat,
fungsi dan peranan MPK adalah sangat luas. Berdasarkan kepada Akta 171, fungsi utama
MPK meliputi:
(a)

perkhidmatan perbandaran;

(b)

penyediaan kemudahan infrastruktur dan kemudahan awam;

(c)

kawalan perniagaan; dan

(d)

pembangunan masyarakat;

MPK turut berfungsi sebagai pihak berkuasa perancang tempatan di bawah Akta 172 dan
kawalan pembinaan bangunan melalui Akta 133.

1.4

STRUKTUR PENTADBIRAN DAN CARTA ORGANISASI MPK

Pentadbiran MPK diketuai oleh Yang Dipertua (YDP) dengan dibantu oleh tenaga kerja
seramai 1283 orang.MPK turut dibantu oleh 24 orang Ahli Majlis serta Ex-Officio.Secara
keseluruhannya, MPK mempunyai 12 jabatan dan 32 bahagian.

Fail Meja|MAJLIS PERBANDARAN KUANTAN

Carta Organisasi Majlis Perbandaran Kuantan

Fail Meja|MAJLIS PERBANDARAN KUANTAN

2.0

OBJEKTIF JABATAN PERUNDANGAN DAN PENDAKWAAN

2.1

Mewujudkan

golongan

masyarakat

yang

benar-benar

mengetahui,

memahami, mematuhi dan menghargai Undang-Undang Majlis.

2.2

Menyediakan secukupnya undang-undang dan peraturan untuk kegunaan

Majlis dan penduduk.

2.3

Memberi nasihat kepada Majlis dalam memastikan keputusan yang diambil

berlandaskan undang-undang yang digunapakai.

2.4

Memberi kefahaman undang-undang kepada wargakerja majlis supaya

tindakan diambil dalam bidang kuasa undang-undang yang digunapakai.

2.5

Memastikan kepentingan majlis sentiasa diutamakan dalam setiap transaksi

perjanjian dengan pihak ke dua.

2.6

Menyediakan bahan-bahan bacaan dan rujukan undang-undang yang

mencukupi untuk kegunaan majlis.

2.7

Memastikan semua tindakan majlis tidak UltraVires dengan sebarang

undang-undang.

Fail Meja|MAJLIS PERBANDARAN KUANTAN

3.0

OBJEKTIF BAHAGIAN

-TIADA-

Fail Meja|MAJLIS PERBANDARAN KUANTAN

4.0

CARTA ORGANISASI JABATAN

PENGARAH(L48)
PN.HAJAH ALIZA BINTI YAHAYA
SETIAUSAHA PEJABAT(N27)
CIK NOOR MAZZARATUL BT
ZAWAWI
UNIT PENDAKWAAN

UNIT PERUNDANGAN
PEGAWAI UNDANG-UNDANG
EN. SHAHRUL AZLAN BIN
ABD.RAHIM

EN.MOHD ZAWIDI B
AWANG

PEMBANTU TADBIR

KOSONG

DATIN ZAINAH BT ABU

SAMAH
PEMBANTU AM
PEJABAT(N1)
EN.MUHAMMAD ARIFF
BIN AFIKUDIA

EN.MUHAMAD HAIZAD BIN HAJI

ZOLPANI

PEMBANTU
PN.NORAINI BT HUSAIN
(PTU 2)

PEMBANTU TADBIR(P&O)
(N17)KUP
PN.ASILINI BT JOHARI (PTD
1)

PEMBANTU

PEGAWAI UNDANG-

PENOLONG PEGAWAI UNDANG-

PENOLONG PEGAWAI UNDANGUNDANG(L36)

KOSONG

PEMBANTU TADBIR(P&O)
(N17) KUP
PN.HALIMATUN BT
ABDULLAH (PTU 1)

UNIT PENTADBIRAN

PEMBANTU TADBIR(P&O)
(N22)KUP
PN.NOR AKMAL BT ABD
RAHMAN (PTD 2)

PEMBANTU
TADBIR(P&O)(N17)
EN.AZIZ B ABD GHANI

PEMBANTU TADBIR(P&O)
(N22)KUP
PN.SH.BANURIAH
BT
SY.NOH (PTD 3)

PEMBANTU
TADBIR(P&O)(N17)
EN.AHMAD AZMAN B HJ
AHMAD

PEMBANTU TADBIR(P&O)
(N17)KUP
PN.NORHAYATI
BT DERAMAN
(PTD 4)

PEMBANTU

PEMBANTU

EN.AHMAD ROSLAN B HJ
ISMAIL

EN.KAMATAJUDDIN B
AHMAD

No.Pindaan:
Tarikh Kuatkuasa:
Fail Meja|MAJLIS PERBANDARAN KUANTAN

04/2012
01/06/2012

5.0

CARTA ORGANISASI KEDUDUKAN PEGAWAI

PENGARAH(L48)
PN.HAJAH ALIZA BINTI YAHAYA
SETIAUSAHA PEJABAT(N27)
CIK NOOR MAZZARATUL BT
ZAWAWI
UNIT PERUNDANGAN

UNIT PENDAKWAAN

UNIT PENTADBIRAN

PEGAWAI UNDANG-UNDANG

PEGAWAI UNDANG-

PEMBANTU TADBIR

EN. SHAHRUL AZLAN BIN

ABD.RAHIM

KOSONG

DATIN ZAINAH BT ABU

SAMAH

PENOLONG PEGAWAI UNDANG-

PENOLONG PEGAWAI UNDANGUNDANG(L36)

KOSONG

PEMBANTU TADBIR(P&O)
(N17) KUP
PN.HALIMATUN BT
ABDULLAH (PTU 1)

EN.MUHAMAD HAIZAD BIN HAJI

ZOLPANI

PEMBANTU
PN.NORAINI BT HUSAIN
(PTU 2)

PEMBANTU TADBIR(P&O)
(N17)KUP
PN.ASILINI BT JOHARI (PTD
1)

PEMBANTU
TADBIR(P&O)(N17)
EN.MOHD ZAWIDI B
AWANG

PEMBANTU AM
PEJABAT(N1)
EN.MUHAMMAD ARIFF
BIN AFIKUDIA

PEMBANTU TADBIR(P&O)
(N22)KUP
PN.NOR AKMAL BT ABD
RAHMAN (PTD 2)

PEMBANTU
TADBIR(P&O)(N17
EN.AZIZ B ABD GHANI

PEMBANTU TADBIR(P&O)
(N22)KUP
PN.SH.BANURIAH
BT

PEMBANTU TADBIR(P&O)
(N17)KUP BT
PN.NORHAYATI

SY.NOH (PTD 3)

DERAMAN (PTD 4)

PEMBANTU
TADBIR(P&O)(N17
EN.AHMAD AZMAN B HJ
AHMAD

PEMBANTU
TADBIR(P&O)(N17
EN.AHMAD ROSLAN B HJ
ISMAIL

PEMBANTU
TADBIR(P&O)(N17
EN.KAMATAJUDDIN B
AHMAD

No.Pindaan:
Tarikh Kuatkuasa:

Fail Meja|MAJLIS PERBANDARAN KUANTAN

04/2012
01/06/2012

6.0

SENARAI TUGAS/KUASA DAN HUBUNGAN

Tugas Pegawai Atasan
Yang Ada Hubungan
Pengarah/Pegawai
Undang-Undang

Tugas dan Tanggungjawab

Penyelarasan Minit-Minit Mesyuarat

Mesyuarat Jabatan
Perundangan

Taklimat Korporat

Kuasa Yang Diberi

Penyediaan
maklumat, kertas
kerja

Pengarah/Pegawai
Undang-Undang

Mengambil Catatan

Pengarah/ Pegawai
Undang-Undang

Menguruskan Hal Ehwal Pengarah Dengan Penyediaan

Maklumat/Fail/
Jabatan
Tempahan
Penginapan/
Tempahan
Kenderaan
Yang
Melibatkan
Mesyuarat Dalaman
dan
Luaran/
Mencatat Program/
Mengendalikan
Temu
Janji
Pengarah Jabatan

Fail Meja|MAJLIS PERBANDARAN KUANTAN

Tugas Pegawai-pegawai
Lain Yang Ada Hubungan
Serta Jenis Hubungan
Penolong
Pegawai
Undang-Undang,
Pembantu Tadbir Kanan,
Pembantu Tadbir (P/O)

Penolong
Pegawai
UndangUndang/Pembantu Tadbir
Kanan

Tugas Pegawai Atasan

Yang Ada Hubungan
Pengarah/ Pegawai
Undang-Undang

Pengarah/ Pegawai
Undang-Undang

Pengarah/ Pegawai
Undang-Undang

Pengarah/ Pegawai
Undang-Undang

Tugas dan Tanggungjawab

Kuasa Yang Diberi

Menyelenggarakan Buku-Buku
Mesyuarat, Penyediaan Dokumen
Mesyuarat

Mesyuarat Jabatan
Perundangan dan
Pendakwaan

Taklimat Korporat

Penyediaan Kertas Taklimat, Surat

Mesyuarat, memo, Kertas Kerja,
serta melaksanakan arahan-arahan
lain daripada pegawai atasan dari
semasa ke semasa

Penolong
Pegawai
UndangUndang/Pembantu Tadbir
Kanan

Merekodkan Surat Keluar Masuk

Pengarah Jabatan

Menyelenggarakan dan Mengambil

Catatan Laporan menghadiri
Mesyuarat Luaran dan Fail-Fail Sulit

Fail Meja|MAJLIS PERBANDARAN KUANTAN

Tugas Pegawai-pegawai
Lain Yang Ada Hubungan
Serta Jenis Hubungan
Penolong
Pegawai
Undang-Undang,
Pembantu Tadbir Kanan,
Pembantu Tadbir (P/O)

10

7.0

PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
Bil.

Proses/Aktiviti

Peraturan Pentadbiran

Mengambil Catatan Untuk Surat/Memo Dan Lain-Lain

Peraturan Penerimaan Surat-Surat Rasmi

Menyediakan Kertas Kerja/ Pandangan Perundangan Dan

Lain-Lain

Peraturan Pengurusan Fail

Mengambil Minit Mesyuarat Jabatan/Taklimat Korporat

Peraturan Tempahan Bilik/Minuman Mesyuarat

Pengurusan Surat/Fail Kepada Pengarah

Peraturan Pengurusan Fail

Pengurusan Kehadiran Mesyuarat Dalaman/Luaran

Peraturan Tempahan Bilik/Minuman Mesyuarat

Penyediaan Elaun Perjalanan Pengarah

Pekeliling-pekeliling Perbendaharaan yang

digunapakai
Peraturan Tuntutan Elaun Perjalanan
Peraturan Tuntutan Elaun Lebih Masa
Peraturan Mengemaskini Sistem e-Kad

Fail Meja|MAJLIS PERBANDARAN KUANTAN

11

8.0

PROSES KERJA (yang berkaitan dengan pegawai sahaja)

a)

Proses Mengambil Catatan Untuk Surat/Memo Dan Lain-Lain

Bil.

Proses Kerja

Pegawai Yang
Meluluskan/Dirujuk

Mengambil catatan untuk surat/memo, kertas kerja, minit Pengarah

mesyuarat.

Mendapatkan fail berkaitan untuk kandungan surat/memo.

Pembantu Am
Pejabat

Menaip surat/memo/kertas kerja dan laporan.

Setiausaha Pejabat

Menghantar
surat/memo
untuk
semakan/tandatangan Pengarah/Pegawai
Pengarah Jabatan/Pegawai Undang-Undang.
Undang-Undang

Membuat pindaan surat/memo, kerta kerja dan laporan (jika Pengarah/Pegawai

perlu).
Undang-Undang

Merekodkan
berkaitan.

Mengedarkan
berkaitan.

surat/memo
surat/memo

kepada
kepada

Jabatan

/Bahagian Pembantu Tadbir

kanan

Jabatan/Bahagian Pembantu Am
Pejabat

Fail Meja|MAJLIS PERBANDARAN KUANTAN

12

Seksyen Undangundang Peraturan

Panduan pengurusan
pejabat

b)

Proses Menyediakan Kertas Kerja Dan Lain-Lain

Bil.

Proses Kerja

Pegawai Yang
Meluluskan/Dirujuk

Terima deraf, kertas kerja, maklumbalas, minit mesyuarat dan Pengarah/Pegawai

sebagainya.
Undang-Undang

Menaip deraf surat, memo, kertas kerja, maklumbalas, minit Setiausaha Pejabat
mesyuarat dan sebagainya.

Menyemak jika ada kesilapan.

Pengarah/Pegawai
Undang-Undang

Menghantar surat untuk semakan/tandatangan Pengarah.

Pengarah

Fail Meja|MAJLIS PERBANDARAN KUANTAN

13

Seksyen Undangundang Peraturan

Panduan pengurusan
pejabat

c)

Proses Mengambil Minit Mesyuarat Jabatan/Taklimat Korporat

Bil.

Proses Kerja

Pegawai Yang
Meluluskan/Dirujuk

Mengambil minit mesyuarat.

Pengarah/Pegawai
Undang-Undang

Menaip deraf surat minit mesyuarat.

Setiausaha Pejabat

Menghantar deraf minit mesyuarat

Pengarah/Pegawai Undang-Undang.

Membuat pindaan deraf minit mesyuarat (jika perlu).

Mengedarkan minit mesyuarat melalui email atau edaran Setiausaha Pejabat

biasa.

untuk

semakan Pengarah/Pegawai
Undang-Undang
Pengarah/Pegawai
Undang-Undang

Fail Meja|MAJLIS PERBANDARAN KUANTAN

14

Seksyen Undangundang Peraturan

Panduan pengurusan
pejabat

d)

Proses Pengurusan Surat/Fail Kepada Pengarah

Bil.

Proses Kerja

Pegawai Yang
Meluluskan/Dirujuk

Menerima surat/fail masuk untuk Pengarah.

Mengedarkan kepada
makluman selanjutnya.

Menyemak minit mesyuarat.

Setiausaha Pejabat

Merekod surat/fail keluar kepada Pegawai berkenaan.

Pembantu Tadbir
Kanan

Merekod surat ke dalam fail sekiranya tiada tindakan.

Pembantu Am
Pejabat

Pengarah

untuktindakan

Setiausaha
Pejabat/Pembantu
Tadbir Kanan
dan Setiausaha Pejabat

Fail Meja|MAJLIS PERBANDARAN KUANTAN

15

Seksyen Undangundang Peraturan

Panduan pengurusan
pejabat

e)

Proses Kerja Pengurusan Kehadiran Mesyuarat Dalaman/Luaran

Bil.

Proses Kerja

Pegawai Yang
Meluluskan/Dirujuk

Pengurusan Kehadiran Mesyuarat Dalaman/Luaran.

Setiausaha Pejabat

Terima surat panggilan mesyuarat Menyemak jika ada

kesilapan.
Setiausaha Pejabat
Merekod tarikh mesyuarat ke dalam jadual Pengarah.

Setiausaha Pejabat

Mendapatkan
mesyuarat.

fail

dan

memasukkan

Mendapatkan maklumat berkaitan

menghadiri mesyuarat (jika perlu).

kandungan

surat
Setiausaha Pejabat

sebelum

Pengarah
Setiausaha Pejabat

Fail Meja|MAJLIS PERBANDARAN KUANTAN

16

Seksyen Undangundang Peraturan

Panduan pengurusan
pejabat

f)

Proses Penyediaan Elaun Perjalanan Pengarah

Bil.

Proses Kerja

Pegawai Yang
Meluluskan/Dirujuk

Terima arahan dan maklumat daripada Pengarah berkaitan Pengarah

perjalanan yang perlu dituntut.

Membuat perkiraan berdasarkan maklumat yang diberi.

Melengkapkan maklumat di dalam format yang disediakan Setiausaha Pejabat

oleh Jabatan Perbendaharaan.

Menghantar kepada Pengarah/Pembantu Tadbir Kanan untuk Setiausaha Pejabat

semakan dan tandatangan.

Setiausaha Pejabat

Fail Meja|MAJLIS PERBANDARAN KUANTAN

17

Seksyen Undangundang Peraturan

Panduan pengurusan
pejabat

9.0

CARTA ALIRAN KERJA (yang berkaitan dengan pegawai sahaja)

a.

Carta Alir Proses Mengambil Catatan Untuk Surat/Memo Dan Lain-Lain

Mengambil catatan untuk

Setiausaha Pejabat

surat/memo, kertas kerja, minit mesyuarat

Mendapatkan fail berkaitan untuk

kandungan surat/memo

Pembantu Am Pejabat

Menaip surat/ memo, kertas kerja

dan laporan

Setiausaha Pejabat

Menghantar surat/ memo untuk

semakan/ tandatangan Pengarah
Jabatan/Pegawai Undang-Undang
Membuat pindaan surat/memo,
kertas kerja dan laporan (jika
perlu)
Merekodkan surat/memo dalam
fail
Mengedarkan surat/memo kepada
Jabatan/Bahagian berkaitan

b.

Setiausaha Pejabat
Pengarah/Pegawai UndangUndang/Pembantu Tadbir
Kanan
Pembantu Am Pejabat
Pembantu Am Pejabat

Carta Alir Proses Menyediakan Kertas Kerja, Laporan Prestasi Jabatan Dan
Lain-Lain
Terima draf, kertas kerja, laporan prestasi,
maklum balas,minit mesyuarat
dan sebagainya
Menaip draf surat, memo, kertas kerja,
laporan prestasi maklumbalas, minit
mesyuarat dan sebagainya
Menyemak jika ada kesilapan

Setiausaha Pejabat

Setiausaha Pejabat
Pengarah/Pegawai
Penilaian/Pembantu Tadbir
Kanan

Fail Meja|MAJLIS PERBANDARAN KUANTAN

16

Menghantar surat untuk semakan /

tandatangan Pengarah Jabatan/
Pegawai Undang-Undang
Membuat pindaan (jika perlu)
Membuat salinan fotostat dan
memasukkan satu salinan dalam
fail berkenaan
Mengedarkan kepada Jabatan
/Bahagian terlibat

c.

Setiausaha Pejabat
Pengarah/Pegawai UndangUndang/Pembantu Tadbir
Kanan
Pembantu Am Pejabat

Pembantu Am Pejabat

Carta Alir Proses Mengambil Minit Mesyuarat Jabatan/Taklimat Korporat

Mengambil minit mesyuarat

Menaip draf minit mesyuarat

Menghantar draf minit mesyuarat

untuk semakan Pengarah/
Pegawai Undang-Undang
Membuat pindaan draf minit
mesyuarat (jika perlu)

Mengedarkan minit mesyuarat melalui

email atau edaran biasa

Setiausaha Pejabat

Setiausaha Pejabat

Setiausaha Pejabat
Pengarah/Pegawai Undangundang

Setiausaha Pejabat

Fail Meja|MAJLIS PERBANDARAN KUANTAN

17

d.

Carta Alir Proses Pengurusan Surat/Fail Kepada Pengarah

Menerima surat/fail masuk

Setiausaha Pejabat

untuk Pengarah

Mengedarkan kepada Pengarah

untuk tindakan dan makluman
selanjutnya

Setiausaha Pejabat

Menyemak minit mesyuarat

Pengarah/Pegawai UndangUndang

Merekod surat/fail keluar kepada

Pegawai Undang-Undang

Setiausaha Pejabat

Merekod surat ke dalam fail

Pembantu Am Pejabat

sekiranya tiada tindakan

Fail Meja|MAJLIS PERBANDARAN KUANTAN

18

e.

Carta Alir Proses Pengurusan Kehadiran Mesyuarat Dalaman/Luaran

Terima surat panggilan mesyuarat

Merekod tarikh mesyuarat ke

dalam jadual Pengarah
Mendapatkan fail dan
memasukkan kandungan surat
mesyuarat
Merekod surat/fail keluar kepada
Pegawai Undang-Undang
Merekod surat ke dalam fail

Setiausaha Pejabat

Setiausaha Pejabat
Pengarah/Ketua Bahagian

Setiausaha Pejabat

Pembantu Am Pejabat

sekiranya tiada tindakan

f.

Carta Alir Proses Penyediaan Elaun Perjalanan Pengarah

Fail Meja|MAJLIS PERBANDARAN KUANTAN

19

Terima arahan dan maklumat daripada

Pengarah/Ketua Bahagian berkaitan perjalanan
yang perlu dituntut

Setiausaha Pejabat

Pengarah

Membuat perkiraan berdasarkan

maklumat yang diberi
Melengkapkan maklumat di dalam
format yang disediakan oleh
Jabatan Perbendaharaan
Menghantar kepada Pengarah/
Ketua Bahagian untuk semakan
dan tandatangan

10.0

Setiausaha Pejabat

Setiausaha Pejabat

SENARAI SEMAK/CHECKLIST
a.

Proses Mengambil Catatan Untuk Surat/Memo Dan Lain-Lain

Bil.

Tindakan

Mengambil catatan untuk surat/memo,

kertas kerja, minit mesyuarat.

Tanda

Catatan

Fail Meja|MAJLIS PERBANDARAN KUANTAN

20

Mendapatkan
fail
berkaitan
kandungan surat/memo.

untuk

3
4
5

Menaip surat/memo/kertas
laporan.

kerja

dan

Menghantar
surat/memo
untuk
semakan/tandatangan
Pengarah
Jabatan/Pegawai Undang-Undang.

Membuat pindaan surat/memo, kerta kerja

dan laporan (jika perlu).

Merekodkan
surat/memo
Jabatan /Bahagian berkaitan.

kepada

Mengedarkan
surat/memo
Jabatan/Bahagian berkaitan.

kepada

b.

Proses Menyediakan Kertas Kerja , laporan prestasi Dan Lain-Lain

Bil.

Tindakan

Terima deraf, kertas kerja, maklumbalas,

minit mesyuarat dan sebagainya.

Menaip deraf surat, memo, kertas kerja,

maklumbalas,
minit
mesyuarat
dan
sebagainya.

Menyemak jika ada kesilapan.

Menghantar
surat
semakan/tandatangan Pengarah.

c.

Tanda

Catatan

untuk

Proses Mengambil Minit Mesyuarat Jabatan/Taklimat Korporat

Bil.

Tindakan

Mengambil minit mesyuarat.

Menaip deraf surat minit mesyuarat.

Tanda

Catatan

Fail Meja|MAJLIS PERBANDARAN KUANTAN

21

Menghantar deraf minit mesyuarat untuk

semakan Pengarah/Pegawai UndangUndang.

Membuat pindaan deraf minit mesyuarat

(jika perlu).

Mengedarkan minit mesyuarat

email atau edaran biasa.

d.

melalui

Proses Pengurusan Surat/Fail Kepada Pengarah

Bil.

Tindakan

Menerima
Pengarah.

Mengedarkan kepada Pengarah untuk

tindakan dan makluman selanjutnya.

Menyemak minit mesyuarat.

Merekod surat/fail keluar kepada Pegawai

berkenaan.

Merekod surat ke dalam fail sekiranya

tiada tindakan.

e.

surat/fail

Tanda
masuk

Catatan

untuk

Proses Kerja Pengurusan Kehadiran Mesyuarat Dalaman/Luaran

Bil.

Tindakan

Tanda

Pengurusan
Kehadiran
Dalaman/Luaran.

Terima
surat
panggilan
mesyuarat
Menyemak jika ada kesilapan.

Catatan

Mesyuarat

Fail Meja|MAJLIS PERBANDARAN KUANTAN

22

Merekod tarikh mesyuarat ke dalam jadual

Pengarah.

Mendapatkan fail dan memasukkan

kandungan surat mesyuarat.

Mendapatkan
maklumat
berkaitan
sebelum Pengarah menghadiri mesyuarat
(jika perlu).

f.

11.0

Proses Penyediaan Elaun Perjalanan Pengarah

Bil.

Tindakan

Tanda

Terima arahan dan maklumat daripada

Pengarah
berkaitan perjalanan yang
perlu dituntut.

Membuat
perkiraan
maklumat yang diberi.

Melengkapkan maklumat di dalam format

yang
disediakan
oleh
Jabatan
Perbendaharaan.

Menghantar kepada Pengarah/Pembantu

Tadbir Kanan untuk semakan dan
tandatangan.

Catatan

berdasarkan

SENARAI UNDANG-UNDANG/PERATURAN
Bil.

Senarai Undang-undang/Peraturan

Fail Meja|MAJLIS PERBANDARAN KUANTAN

23

12.0

Akta Kerajaan Tempatan 1976 (Akta 171)

Akta Jalan, Parit dan Bangunan 1974 (Akta 133)

Akta Perancang Bandar dan Desa 1976 (Akta 172)

Akta Pengangkutan Jalan 1987 (Akta 333)

Akta Makanan 1983

Akta Arkib Negara

Akta Tatacara Kewangan 1957

Akta Rahsia Rasmi

Enakmen Hiburan 1993

10

Enakmen Rumah Tumpangan

11

Enakmen Kawalan Kerbau-Lembu 1993

12

Undang-Undang Kecil

13

Peraturan/Perintah Majlis

14

Kaedah-Kaedah

15

Perintah Am Bab A-G

16

Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam

17

Panduan pengurusan pejabat

18

Arahan Keselamatan

19

Arahan Perbendaharaan

SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

Fail Meja|MAJLIS PERBANDARAN KUANTAN

24

Bil.

Senarai Jawatankuasa

Keanggotaan

-TIADA-

13.0

SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN

Bil.

Tugas/Proses

Borang

-TIADA-

14.0

NORMA KERJA
Bil.

15.0

Kerja/Aktiviti/Projek

Petunjuk Prestasi
(Kuantiti/Kualiti/
Masa/Kos)

Mengambil Catatan Untuk Surat/Memo Dan Lain-Lain

100%

Menyediakan Kertas Kerja/ Pandangan Perundangan

Dan Lain-Lain

100%

Mengambil Minit Mesyuarat Jabatan/Taklimat Korporat

100%

Pengurusan Surat/Fail Kepada Pengarah

100%

Pengurusan Kehadiran Mesyuarat Dalaman/Luaran

100%

Penyediaan Elaun Perjalanan Pengarah

100%

SENARAI TUGAS

Fail Meja|MAJLIS PERBANDARAN KUANTAN

25

Nama

Noor Mazzaratul Binti Zawawi

Jawatan

Setiausaha Pejabat

Unit

Pentadbiran

Bahagian

Perundangan dan Pendakwaan

Jabatan

Perundangan dan Pendakwaan

Senarai Tugas Dan Tanggungjawab:

1.

Menguruskan hal ehwal Pengarah contoh: temujanji, urusan mesyuarat, surat

keluar masuk fail-fail dan sebagainya

2.

Menyelaraskan mesyuarat peringkat jabatan.

3.

Mengambil menaip laporan prestasi jabatan, menghadiri mesyuarat, menaip

kertas kerja, menaip surat/memo dan lain-lain.

4.

Lain-lain tugas yang diarahkan oleh Pengarah dari semasa ke semasa.

Fail Meja|MAJLIS PERBANDARAN KUANTAN

26