KURSUS INDUKSI

PEGAWAI IMIGRESEN KP 17

14 NOVEMBER 2008
TAJUK

14 NOVEMBER 2008
 OBJEKTIF
1 MEMAHAMI MS ISO 9001:2000
DI JABATAN IMIGRESEN MALAYSIA

2 MEMAHAMI SEJARAH MS ISO 9001:2000

DI JABATAN IMIGRESEN MALAYSIA

MENERANGKAN SKOP PELAKSANAAN

3
MS ISO 9001:2000 JABATAN IMIGRESEN MALAYSIA

MENGAMALKAN PROSEDUR YANG BETUL MENGIKUT

4 DOKUMEN KUALITI YANG DIDOKUMEN

5 MENYATAKAN OBJEKTIF KUALITI JABATAN

 Skop Taklimat

PENGENALAN KEPADA MS ISO 9001:2000

PELAKSANAAN MS ISO DALAM

PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA

W H Y? W H E R E?

? W H E N?
H AT
W W HO? HO W?
 PENGENALAN KEPADA MS ISO 9001:2000

PEKELILING KEMAJUAN
PENTADBIRAN AWAM
•
Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 2/1996
(Garis Panduan Bagi Melaksanakan MS ISO 9000
Dalam Perkhidmatan Awam)
•
Surat Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Bil 2 /2002
(Garis Panduan Bagi Melaksanakan MS ISO 9000:2000
Dalam Perkhidmatan Awam)
 Rasional Pelaksanaan MS ISO 9000 Dalam
Perkhidmatan Awam

?
MENGAPA PERLU LAKSANAKAN MS ISO 9000 ? W HY

Pada amnya, sebuah organisasi melaksanakan MS

ISO 9000 bagi memenuhi matlamat-matlamat berikut:
• untuk memenuhi kehendak pelanggan yang mahukan
organisasi melaksanakan MS ISO 9000 sebelum
pelanggan bersedia untuk membeli produk atau
perkhidmatan yang dikeluarkan oleh agensi; dan

• MS ISO 9000 dijadikan sebagai blueprint bagi usaha-

usaha penambahbaikan dan peningkatan sistem kualiti
dalam organisasi bagi meningkatkan kecekapan dan
keberkesanan organisasi tersebut.
APA ITU “ISO”?
`ISO’ bermaksud “equal”
nama samaran kepada
INTERNATIONAL ORGANISATION FOR
STANDARDISATION (IOS)
International Organization For Standardization

 International Organization for standardization beribu pejabat

di Geneva Switzerland.
 Pertubuhan bukan kerajaan
 Ditubuh pada 28 Februari 1947
 Mempunyai lebih dari 150 negara ahli – setiap negara diwakili
oleh badan persijilan
 Mempunyai lebih dari 180 teknikal komiti meliputi banyak
sektor industri dan produk
 Komiti bermesyuarat setiap empat tahun untuk mewujud dan
menyemak standard
 INTERNATIONAL ORGANISATION
FOR STANDARDISATION (IOS)

Tujuan:

“ untuk mempromosi pembangunan

standard … untuk memajukan
kerjasama di kalangan negara ahli
dalam bidang saintifik, ekonomi dan
teknologi”
 APA ITU MS ISO 9000

• Standard Sistem Pengurusan Kualiti dan bukan

standard untuk produk atau perkhidmatan

• Berasaskan kepada dokumentasi

‘ Say what you do’
‘ Do what you say’
‘ Record what you did’
‘ Check on the result’
‘ Act on the difference’

• Mengutamakan pencegahan
• Fokus kepada apa yang perlu dilakukan dan
bukan bagaimana hendak melakukannya
 Apa itu ISO?
?
W H AT

ISO 9000, adalah satu standard bertulis

yang menetap dan menerangkan klausa/
elemen asas yang perlu ada dalam
sistem kualiti bagi memastikan
perkhidmatan yang diberikan oleh
sesebuah organisasi dapat memenuhi
kehendak pelanggan.
 CIRI-CIRI MS ISO 9000:2000

MEMBERI LEBIH TUMPUAN DAN PENEKANAN

 Komitmen Pengurusan Atasan

 Proses-proses Dalam Organisasi

 Kompetensi Anggota Organisasi

 Menilai Keberkesanan Prestasi Sistem Pengurusan

Kualiti Secara Berterusan
 ASAS PELAKSANAAN

Standard MS ISO 9001:2000 Dalam Perkhidmatan Awam

UNTUK TERUS BERUSAHA MENINGKATKAN

KEBERKESANAN DAN KECEKAPAN
AGENSI DALAM MEMBEKALKAN PERKHIDMATAN
BERKUALITI KEPADA PELANGGAN

PENGURUSAN MEMAINKAN PERANAN

ATASAN PENTING DALAM
PELAKSANAAN
 Empat Standard ISO 9000:2000

 ISO 9000: Quality management systems -

(Fundamentals and vocabulary )
 ISO 9001: Quality management systems -
(Requirements)
 ISO 9004: Quality management systems -
(Guidance for Performance Improvement)
 ISO 19011: Auditing
(Guidelines on Quality and Environmental Auditing )
 APA ITU KUALITI
Keseluruhan ciri-ciri dan sifat-sifat
sesuatu produk atau perkhidmatan
yang dapat memenuhi kehendak yang
dinyatakan atau yang tersirat

Contoh-contoh bagi perkhidmatan seperti

ketepatan, keselesaan, kesopanan,
kecekapan, kebolehpercayaan,
keselamatan dsb.
 Dasar Kualiti
(Quality Policy)

Pernyataan mengenai hasrat kualiti pihak

pengurusan atasan yang memberikan
tujuarah kepada organisasi mengenai
nilai dan amalan kualiti yang hendak
diterapkan.
 Sistem Pengurusan Kualiti
(Quality Managements System)
Struktur Organisasi, tanggungjawab,
prosedur-prosedur, proses-proses dan
sumber bagi melaksanakan Sistem
Pengurusan Kualiti
 KONSEP ISO 9000
Keperluan untuk Kualiti

PELANGGAN KEPASTIAN KUALITI

Organisasi

DOKUMENTASI ISO 9000 SISTEM KUALITI

(Berasaskan ISO 9000)

• Manual Kualiti
• Prosedur-prosedur Kualiti
• Arahan Kerja
• Dokumen-dokumen Sokongan
(Tanggungjawab dan Kuasa)
Kawalan Kawalan Verifikasi

INPUT PROSES OUTPUT

 I RI M
LO G OS
TO H
CON

IS O 9 0 0 1 :2 0 0 0 R E G . N O : A R 3 3 4 4
 BILA JABATAN IMIGRESEN MELAKSANAKAN
N ?
MS ISO 9000 ?
HE
W
Pada tahun 1998, pihak pengurusan atasan dalam Mesyuarat
Kualiti, Imej dan Keutuhan peringkat Ibu Pejabat, telah
memutuskan penubuhan Task Force untuk membantu
merealisasikan pelaksanaan MS ISO 9000. Pada bulan Januari
1999, Pasukan Petugas Program MS ISO 9000 ditubuhkan.

KRONOLOGI PELANCARAN DAN PERSIJILAN SISTEM KUALITI

MS ISO 9002:1994 OLEH MAMPU

AKTIVITI YANG TELAH DIPERSIJILKAN PELANCARAN PERSIJILAN PERSIJILAN

PERKHIDMATAN PENGURUSAN PASPORT

01.07.1999 15.12.1999 15.12.2007
MALAYSIA (PPPM)
PENGURUSAN KAWALAN KELUAR
01.07.2001 15.01.2002 15.01.2010
MASUK IMIGRESEN (PKKM)
 KRONOLOGI PELANCARAN DAN PERSIJILAN SISTEM KUALITI
MS ISO 9001: 2000 OLEH SIRIM

AKTIVITI YANG TELAH DIPERSIJILKAN PELANCARAN PERSIJILAN

PERKHIDMATAN PENGURUSAN PASPORT 15.03.2004 20.08.2004

MALAYSIA (PPM)

PENGURUSAN KAWALAN KELUAR MASUK 15.03.2004 20.08.2004

IMIGRESEN (PKKM)

JUMLAH = 2 AKTIVITI TERAS (CORE

BISINESS) DI 84 LOKASI 15.03.2004 20.08.2004
 ?
APA YANG DILAKSANAKAN ? W H AT
SKOP
W H
ER DI MANA DILAKSANAKAN ?
E?

SKOP AKTIVITI DAN LOKASI PELAKSANAAN SISTEM KUALITI MS ISO 9001:2000

SKOP AKTIVITI SKOP LOKASI

PENGURUSAN PASPORT 36 Pejabat Pengeluar di Seluruh Negara

MALAYSIA (PPM) 16 Pejabat Penerima di Semenanjung

7 Pintu Keluar Masuk Melalui Udara

PENGURUSAN KAWALAN
13 Pintu Keluar Masuk Melalui Darat
KELUAR MASUK (PKKM)
13 Pintu Keluar Masuk Melalui Laut

Jumlah = 2 aktiviti teras (core business) di 84 lokasi

 APA YANG DILAKSANAKAN ?
DI MANA DILAKSANAKAN ?
SKOP
SEMUA AKTIVITI JABATAN IMIGRESEN
SKOP AKTIVITI SKOP LOKASI
PENGURUSAN VISA,
IBU PEJABAT PUTRAJAYA
PAS & PERMIT
WILAYAH PERSEKUTUAN KUALA LUMPUR
NEGERI SELANGOR
PEKERJA ASING
NEGERI SEMBILAN

PAS PENGGAJIAN PELANCARAN

PENGUATKUASAAN PADA 1 DISEMBER 2008
PENGUSIRAN
SEMUA AKTIVITI & SELURUH NEGERI

MAR - APRIL 2009

 35 PEJABAT PENGELUAR
PASPORT MALAYSIA
1. J o h o r B a h ru • Shah Alam 1. Ip o h
2. B a tu P a h a t • S uba ng 2. T a ip in g
3. Ku a n ta n • Kajang 3. T e lu k In t a n
4. Ra ub • Pelabuhan 4. Lu m u t
5. T e m e r lo h Kelang
5. Ko ta B h a ru
6. A lo r S e t a r • Kota Kinabalu
6. WP
7. B u k it K a y u • Tawau K .Lu m p u r
H it a m • Sandakan 7. Wa n g s a
8. La n g k a w i • Labuan M a ju

9. S ung a i • Kuching 8. Ka n g a r
P e ta n i 9. S e re m b a n
• Miri
10. P u la u P in a n g 10. B h g .
• Bintulu
11. G e o r g e t o w n K e s e la m a t a
• Limbang n & P a s p o rt
12. M e la k a (H )
• Sibu
13. K . T e r e n g g a n
 16 PEJABAT PENERIMA
PASPORT MALAYSIA

1. K u a la P e r lis 1. R a n t a u
P a n ja n g
2. P a d a n g B e s a r
2. P e n g k a la n
3. P o r t D ic k s o n
Ku b o r
4. P e n g k a la n
3. S e g a m a t
H u lu
4. K u k u p
5. B e s u t
5. M u a r
6. K e m a m a n
6. M e r s in g
7. K e r t e h
7. T g . P e n g e lih
8. D u n g u n
8. K u a la L ip is
 P IN T U K E L U A R M A S U K
MELALUI UDARA

1. LTA Langkawi
2. LTA Bayan Lepas
3. KLIA
4. LTA Sultan Ismail Senai
5. LTA Sultan Ahmad Shah Kuantan
6. LTA Kuching
7. LTA Kota Kinabalu
 PINTU KELUAR MASUK
MELALUI DARAT

1. Tambak Johor
2. Kompleks Sultan Abu Bakar
3. Tg. Puteri
4. KTM Johor Bahru
5. Padang Besar 7. Bukit Kayu Hitam
6. KTM Padang Besar 2. Pengkalan Hulu
3. RRantau Panjang
4. Pengkalan Kubor
5. Tebedu
 PINTU KELUAR MASUK
MELALUI LAUT

1. Jeti Langkawi
2. Pelabuhan Tg. Lembong
3. Pelabuhan Kelang Utara
4. Pelabuhan Kelang Barat
1. Jeti Kukup
5. Pelabuhan Melaka
2. Jeti Stulang Laut
6. Pelabuhan Pasir Gudang
3. Tanjung Belungkor
4. Pelabuhan Kuantan
5. Pelabuhan Kemaman
6. Dermaga Labuan
7. Demaga Bintulu
KEPERLUAN STANDARD MS ISO 9001:2000
Dokumen SPK Jabatan Imigresen
I Manual Kualiti

26 Prosedur PKKM
II 14 Prosedur PPM
17 Prosedur PK ( PS )

III 67 Arahan Kerja untuk PKKM

37 Arahan Kerja untuk PPM

IV Senarai Induk / Rekod Kualiti

DOKUMEN PROSEDUR KUALITI
JABATAN IMIGRESEN
 SIJIL MS ISO 9001:2000
JABATAN IMIGRESEN MALAYSIA
 ? BAGAIMANA MS ISO 9001:2000
OW
H DILAKSANAKAN DI JABATAN IMIGRESEN

• AUDIT DALAMAN - 2 KALI SETAHUN

• AUDIT LUARAN – SEKALI SETAHUN OLEH SIRIM QAS BERHAD

• KUTIPAN DATA – DARI OBJEKTIF KUALITI

• MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN –

2 KALI SETAHUN
 SIAPA YANG TERLIBAT ? (WHO)
Pengurusa Seorang atau sekumpulan orang yang memberi arahan dan mengawal
n Atasan organisasi pada peringkat teratas

Wakil Seorang yang perlu dilantik oleh Dibantu oleh:

Pengurusa Pengurusan Atasan untuk
PQIP- Pasukan ISO
n mengurus, memantau, menilai TKPI
dan menyelaras SPK. KAD – Audit
Dalaman ISO

Timbalan Pegawai yang dilantik oleh

Wakil Ketua Agensi untuk membantu Semua PIN
Dibantu oleh:
Pengurusa Wakil Pengurusan dalam PB(H)
PQN/Penyelaras Q
n memastikan keberkesanan SPK PB(C)
yang terletak di bawah kawalan Urusetia ISO /
KI KLIA
mereka Urusetia Q
KI TJ

Pelaksana Semua warga JIM yang melaksanakan tugas dan yang akan memberi
kesan kepada kualiti perkhidmatan
 PENGENALAN KEPADA MS ISO 9000

FAEDAH PELAKSANAAN MS ISO 9001: 2000

Kejayaan mendapat persijilan MS ISO 9001: 2000 dapat

memberi keyakinan kepada pelanggan bahawa perkhidmatan
yang dihasilkan mempunyai tahap kualiti yang diiktiraf pada
peringkat antarabangsa.
 PELAKSANAAN MS ISO 9000
DI JABATAN IMIGRESEN MALAYSIA

ED AH-
FA AH
E D • Membolehkan pegawai memberi
FA tumpuan kepada kehendak
pelanggan

• Mengurangkan kesilapan
HASIL DARI semasa bekerja
PELAKSANAAN
MS ISO 9001: 2000 • Menggalakan pematuhan
kepada kualiti

• Menjalankan tugas secara

berfokus, jelas dan terancang

• Meningkatkan kecekapan
bekerja

• Memastikan tahap kualiti

perkhidmatan konsisten
 Dasar Kualiti
Dasar Kualiti hendaklah bersesuaian, dihebahkan,
difahami oleh setiap pegawai dan di kaji semula

Dasar Kualiti Jabatan Imigresen Malaysia:

““Jabatan Imigresen Malaysia sentiasa beriltizam

untuk menyediakan perkhidmatan imigresen yang
cemerlang bagi memenuhi keperluan pelanggannya.
Pengurusan imigresen hendaklah melaksanakan
penambahbaikan yang berterusan berasaskan
MS ISO 9001 : 2000”
Objektif Kualiti

Hendaklah boleh diukur, boleh dicapai,

realistik dan Selaras dengan Dasar Kualiti
BRAIN TEASERA

R
R O A D
A
D
MS ISO 9001:2000 JABATAN IMIGRESEN MALAYSIA UJI MINDA

1. APA MAKNA MS ISO ?

MS -…………………………………………
ISO -…………………………………………

2. BILA JABATAN DI PERSIJILKAN MS ISO ?

.........................................................

3. BERAPAKAH SKOP (KOR BISNES) MS ISO DI JABATAN ?

.................................................................................

4. APAKAH SKOP (KOR BISNES) MS ISO DI JABATAN ?

............................................................................

5. NAMAKAN PEKELILING BERKAITAN GARIS PANDUAN

MELAKSANAKAN MS ISO 001:2000 DALAM PERKHIDMATAN
AWAM ?
..............................................................................
6. APAKAH PRINSIP ASAS MS ISO 9000 ?
.............................................................. .............................
.................................
..............................................................
..............................................................

7. SIAPAKAH PENGURUSAN ATASAN DI DALAM MS ISO

9001:2000 JABATAN?
.............................................................

8. APAKAH KEDUDUKAN SEMUA PENGARAH IMM NEGERI DAN

BAHAGIAN DI DALAM MS ISO9001:2000 JABATAN?
................................................................................

9. APA FAEDAH –FAEDAH PELAKSANAAN MS ISO 90001:2000 ?

.................................................................................

10. APAKAH DASAR KUALITI JABATAN ?

................................................................................
 S E K IA N ….
T E R IM A K A S IH
SEBARANG KEMUSKILAN / PERTANYAN
TEL : 03 88801247/1250/1255
@ e_mail- roznain@imi.gov.my