UPRAVLJANJE VREMENOM

13. nedelja

Voli li ivot? Onda nemoj traiti vreme,

jer je ivot satkan od njega.
Benjamin Franklin

Vreme je najdragocenije sredstvo.

Ako njime ne upravljamo,
niim drugim ne moemo upravljati.

Peter Drucker

Odreivanje prioriteta

Najee se vanijim ciljevima daje prioritet, to znai da se

aktivnosti prvo usmeravaju na ostvarivanje prioritetnih ciljeva.
Racionalno korienje vremena - strategija kojom se planiraju
aktivnosti za postizanje najvanijih ciljeva koja podrazumeva
usvajanje niza vetina kako bi uspeli da izvuemo najveu korist od
utroenog vremena.
Analiza prioriteta bitno (vano) i hitno

Matrica upravljanja vremenom

Kavi, R. S. (2009) Sedam navika veoma uspenih ljudi, Mladinska knjiga, Beograd

HITNO

NIJE HITNO

BITNO

I
AKTIVNOSTI
Krize, problemi koji nas pritiskaju,
projekti koji imaju rok

II
AKTIVNOSTI
Prevencija, izgradnja odnosa,
prepoznavanje novih prilika,
planiranje, rekreacija

NEBITNO

III
AKTIVNOSTI
Ometanja, pozivi, pota, izvetaji,
sastanci, neposredna pitanja koja
nas pritiskaju, popularne
aktivnosti

IV
AKTIVNOSTI
Beznaajne sitnice, naporan rad,
pota, telefonski pozivi, ljudi koji
vam odvlae panju, aktivnosti u
kojima uivamo

Kada preovlada kvadrant I

HITNO

NIJE
HITNO

BITNO
NEBITNO

I REZULTATI
Stres
Izgaranje
Upravljanje krizom
Neprestano gaenje poara

II

III

IV

U vezi je sa svim onim to je hitno i bitno

Bavi se znaajnim rezultatima kojima je
nophodno odmah posvetiti panju
krize ili problemi
Kvadrant I crpi i poslednji atom snage iz
ljudi

Kada preovlada kvadrant III

HITNO

NIJE
HITNO

BITNO
NEBITNO

II

III REZULTATI
Stres
Izgaranje
Upravljanje krizom
Neprestano gaenje poara

IV

Aktivnosti koje su hitne, ali nisu bitne

Najvei deo svog vremena ljudi
provode reavajui hitne stvari,
pretpostavljajui da su one
istovremeno i bitne
Stepen hitnosti tih aktivnosti esto se
temelji na prioritetima i oekivanjima
drugih ljudi

Kada preovladaju kvadranti III i IV

HITNO

BITNO

I
III

NEBITNO

NIJE HITNO

II
IV
REZULTATI
Potpuno neodgovorni
Otputeni sa posla
Zavise od drugih ljudi ili institucija

Uspeni ljudi bave se aktivnostima

koje nisu predmet kvandranta III i
kvandranta IV jer, ma koliko bile hitne,
te aktivnosti nisu bitne
Oni takoe suavaju kvadrant I tako
to provode vie vremena bavei se
aktivnostima iz kvandranta II

Kada preovlada kvadrant II

HITNO

NIJE HITNO

BITNO

I
II Rezultati
Vizija, perspektiva
Ravnotea
Disciplina
Nadzor
Retke krize

Kvadrant II je kljuno polazite i sr

uspenog linog upravljanja u njemu se
nalaze stvari koje nisu hitne, ali su bitne
Bavi se izgradnjom odnosa, dugoronim
planiranjem, preventivnim odravanjem,
pripremom, tj. svim onim aktivnostima za
koje znamo da treba da im se posvetimo, ali
se retko kad i odluimo da im poklonimo
dovoljno panje, jer same po sebi nisu hitne
P. Drucker: Uspeni ljudi nisu okrenuti
problemima, ve prilikama

NEBITNO

Planiranje vremena

Prema upotrebi vremena po kategorijama aktivnosti na poslu treba

napraviti planove rada.
Dobro je imati listu prioriteta
Sposobnost realne procene vremena se stie iskustvom i redovnim
beleenjem utroenog vremena za pojedine aktivnosti.

Tabela za polaznu analizu vremena

Upravljanje vremenom (2006) edicija Depni mentor, prevod sa engleskog u izdanju Data statusa, Beograd

Nedelja
(datum)

Aktivnost:
Prodaja

Upravljanje
kupcima

Upravljanje
timom

Strateko
planiranje

Upravljanje
odnosima sa
nadreenima

Administracija

Ukupno vreme
/dan:

2 sata

1 sat

3 sata

0 sati

0 sati

2 sata

8 sati

Utorak

10

Sreda

10

etvrtak

Petak

13 sati

7 sati

10 sati

3 sata

2 sata

10 sati

45 sati

29%

16%

22%

7%

4%

22%

100%

Ponedeljak

Ukupno
vreme /
aktivnost
% vremena

Kako napraviti plan

Upravljanje vremenom (2006) edicija Depni mentor, prevod sa engleskog u izdanju Data statusa, Beograd
Aktivnost sa posebnim
ciljem

Kako iygleda uspeh?

Kako u znati da li sam uspean?

% potrebnog
vremena

Sati /radna
nedelja

Kljune aktivnosti

Prodaja

Ostvariti saradnju sa tri nova kupca

meseno

30%

12

Posetiti dva potencijalna kupca nedeljno

Sastaviti izvetaje o prodaji
Predati ponude

Saradnja sa kupcima

Osigurati nesmetani prelaz sa prodaje

na proizvodnju

10%

Prisustvovati poetnim sastancima

Nastaviti kontakt sa kupcem putem
telefonskih poziva

Upravljanje timom

Izdvojiti vreme za sastanke sa osobljem

Isplanirati program obuke za
novozaposlene

20%

Jednoasovni nedeljni sastanci sa svakim

lanom tima
Dva nedeljna sastanka sa timom
Kontakti sa HR odeljenjem radi obuke
novozaposlenih

Strateko planiranje

Napraviti novu godinju strategiju

20%

Napraviti preliminarnu verziju plana

Upravljanje odnosima sa
nadreenima

Redovno obavetavati generalnog

direktora o svemu
Od vieg menadmenta pribaviti
informacije o stratekom planu

5%

Zakazati sastanak sa generalnim direktorom

Zakazati dva sastanka sa viim
menadmentom

Administracija

Izvetaji o trokovima, majlovi itd.

5%

Odgovoriti na mejlove
Pregledati izvetaje o trokovima
Obraditi fakture

Ostalo

Vreme za nepredviene okolnosti

10%

100%

40

Vremensko ograniavanje aktivnosti

Pareto princip ili pravil 80-20: 20% vaih aktivnosti je odgovorno za

80% vaeg uinka.
20% vaih zadataka e vam doneti 80% vrednosti onoga to radite.

12

Zlatna pravila upravljanja vremenom

Jasno odredite vae odgovornosti na radnom mestu,
vae poslovne ciljeve i na osnovu njih vae prioritete u
aktivnostima.
Zapisujete ideje, kontakte i ostale vane informacije tako
da vam uvek budu dostupne.
Nauite da postavite granicu na one aktivnosti i za one
ljude koji mogu da vas odvuku sa prioritetnih aktivnosti.
Odloite zadatke onda kada nemate potrebne
informacije i resurse.
Odvojite vreme za odmor i neformalno druenje sa
kolegama.
Nauite da delegirate manje vane zadatke drugim
ljudima.
Oslobodite se loih navika koje vam oduzimaju korisno
vreme.

13