UPRAVLJANJE VREMENOM

12. Nedelja

www.singidunum.ac.rs
 Upravljanje vremenom

Nikada nećete imati vreme za sve.

Ako želite vreme, morate sami da ga napravite.
Charles Buxton

Pojam
Upravljanje vremenom predstavlja sposobnost pojedinca da ostvari
ciljeve u datom vremenskom roku.
Sistem upravljanje vremenom kombinuje procese, alate i tehnike
Koncepti
• Način upravljanja vremenom: dnevni postupci za racionalno
korišćenje vremena (raspored rada, delegiranje, ...)
• Racionalno korišćenje vremena: strategije korišćenja vremena da
bi se ostvarili najvažniji ciljevi
2

www.singidunum.ac.rs
 Evolucija upravljanja vremenom
Lična organizovanost je proizvod generacijske evolucije upravljanja
vremenom koja je pratila revoluciju društvenog razvoja:
Poljoprivredna → Industrijska → Informaciona revolucija
Prva generacija: Lične beleške i liste provere kako bi se usmerilo vreme i
energija u radu pojedinaca.
Druga generacija: Kalendari i planeri kako bi se proaktivno (zakazivanjem
unapred) organizovali događaji i aktivnosti za budućnost.
Treća generacija: Postavljanje prioriteta spram vrednosti aktivnosti –
trenutno polje upravljanja vremenom. Ideja prioriteta – fokus na
postavljanje ciljeva (od dugoročnih do kratkoročnih), kao i uvođenje ideje
dnevnog planiranja (radi postizanja efikasnosti).
Četvrta generacija: Pravi izazov nije upravljati vremenom već upravljati
sobom. Umesto fokusa na stvari i vreme, akcenat je na poboljšanje
odnosa radi ostvarenja rezultata.
3

www.singidunum.ac.rs
 Tehnike za određivanje prioriteta
Pareto princip
Poznat i pod nazivom Pravilo 80:20 – podrazumeva da 80% posledica
nastaje od 20% uzroka (prioritet na 20% uzroka zbog njihove važnosti).
Predstavlja osnovni koncept za ABC analizu sa širokim spektrom primene
u logistici i nabavci (povećanje produktivnosti kroz optimizaciju materijala,
proizvoda i procesa).
Primeri:
• Sastanci: 80% odluka donese se u 20% vremena
• Oglašavanje: 80% efekta nastaje od 20% oglasa
• Disciplina: 80% ometanja dolazi od 20% učesnika
• Kvalitet: 80% problema nastaje od 20% grešaka
ABC analiza
• A aktivnosti: bitno i hitno: zadaci/proizvod najvećeg značaja
• B aktivnosti: bitni i nije hitno: zadaci/proizvod od srednjeg značaja
• C aktivnosti: nije bitno i nije hitno: zadaci/proizvod od malog značaja
4

www.singidunum.ac.rs
 Određivanje prioriteta
Određujemo prioritete aktivnosti analizirajući svaki zadatak
1. Koliko je zadatak bitan? (vaš kompas → proaktivno delovanje)
2. Koliko je zadatak hitan? (vaš časovnik → reaktivno delovanje )

Efektivnost
Bitnost
Pravilan izbor ciljeva

Efikasnost
Hitnost Vreme za izvršenje ciljeva

www.singidunum.ac.rs
 Matrica upravljanja vremenom
HITNO NIJE HITNO

I II
• Krize • Priprema
BITNO • Gorući problemi • Prevencija
• Projekti sa rokovima • Planiranje
• Važni sastanci • Izgradnja odnosa
• Važni izveštaji • Nove mogućnosti
• Stručno znanje

III
NIJE BITNO • Bespotrebni prekidi
• Neželjena e-pošta
• Nepotrebni izveštaji
• Nevažni sastanci
• Pritiskajuće stvari
• Popularne aktivnosti
IV
• Besmisleni rad
• Traćenje vremena
• Neželjena e-pošta
• Bezvezni tel. pozivi
• Bežanje od stvarnosti
• Prijatne aktivnosti

Izvor: 7 Habits of highly effective people (2004), Covey S. 6

www.singidunum.ac.rs
 Rezultati fokusa na Kvadrant I
HITNO NIJE HITNO

I II
• Stres
BITNO • Izgaranje
• Upravljanje krizom
• Stalno gašenje požara
IV

NIJE BITNO III

• Kvadrant I se bavi krizama/problemima kojima se odmah mora posvetiti pažnja

• Crpi i poslednji atom snage iz ljudi i stalan fokus počinje da dominira vama
• U ovakvim situacijama ljudi često beže u nebitne aktivnosti Kvadranta IV
• Ovo je način života ljudi koji upravljaju svojim životima rukovodeći se krizom
7

www.singidunum.ac.rs
 Rezultati fokusa na Kvadrant III
HITNO NIJE HITNO

BITNO I

III II
• Kratkotrajni fokus
NIJE BITNO • Upravljanje krizom
• Loša reputacija
• Loše planiranje
• Loši odnosi sa ljudima
IV
•Sindrom žrtve

• Kvadrant III se bavi rešavanjem hitnih stvari, pretpostavljajući da su one i bitne

• Stepen hitnosti se često temelji na prioritetima i očekivanjima drugih ljudi
• Ovo je način života ljudi koji upravljaju svojim životima na neodgovoran način

www.singidunum.ac.rs
 Rezultati fokusa na Kvadrante III i IV
HITNO NIJE HITNO

BITNO I II

III IV
NIJE BITNO • Potpuna neodgovornost
• Otpuštanje sa posla
• Potpuna zavisnost od drugih

• Uspešni ljudi bave se aktivnostima koje nisu predmet Kvadranta III i IV:
ma koliko bile hitne, te aktivnosti nisu bitne
• Istovremeno, uspešni ljudi sužavaju Kvadrant I provodeći najviše vremena u
Kvadrantu II
9

www.singidunum.ac.rs
 Rezultati fokusa na Kvadrant II
HITNO NIJE HITNO

VAŽNO I II

• Vizija, perspektiva
• Ravnoteža
NIJE VAŽNO • Disciplina
• Kontrola
• Retke krize

• Kvadrant II je ključno polazište i srž uspešnog ličnog upravljanja (bitne stvari)

• Bavi se bitnim aktivnostima kojima moramo da se posvetimo (bitne) a retko im
posvećujemo dovoljno pažnje jer nisu hitne
• Preventivno razmišljanje i samo neophodan rad i Kvadrantu I (prave krize ali u
malom broju) 10

www.singidunum.ac.rs
 Kako reći NE lošoj praksi

I II

Da biste mogli da radite na bitnim prioritetima iz Kvadranta II morate da

naučite da kažete NE drugim aktivnostima:
• Odredite sopstvene prioritete u Kvadrantu II
• Skupite hrabrost da ostalim aktivnostima ljubazno kažete NE, sa
osmehom na licu i bez namere da se pravdate sebi ili drugima
• Disciplinovano i postojano radite na svojim prioritetima
Napomena: Neprijatelj najboljeg je često ono dobro

11

www.singidunum.ac.rs
 Organizacija Kvadranta II
Kriterijumi
1. Koherentnost: Sklad između lične misije i vizije, uloga i ciljeva,
prioriteta i planova, želja i discipline
2. Balans: Održavanje ravnoteže u životu između naših raznih uloga
koje imamo u svom privatnom i poslovnom životu
3. Fokus: Održavanje fokusa na Kvadrant II – organizacija aktivnosti na
nedeljnom nivou (umesto dnevnom), radi prevencije kriznih situacija
4. Fleksibilnost: Planiranje treba da bude sluga a ne gospodar, usklađen
sa vašim stilom i potrebama (uvek se može uskladiti spram situacije)
5. Mobilnost: Sistem za organizovanje treba da bude lako prenosiv i
nadohvat ruke (uvek uz osobu)
6. Ljudi: Efektivnost u radu sa ljudima – raspored podrediti ljudima
(usklađivanje sa planovima drugih)
12

www.singidunum.ac.rs
Planiranje aktivnosti Kvadranta II

Dugoročno organizovanje

Vizija Uloge Ciljevi

Kratkoročno (nedeljno) organizovanje

Raspored
Uloge Ciljevi Planovi
Delegiranje

13

www.singidunum.ac.rs
 Kratkoročne aktivnosti Kvadranta II
Koraci
1. Identifikovanje uloga: Definišite i zabeležite svoje ključne uloge
(pojedinac, roditelj/supružnik, student, zaposleni, ...)
2. Određivanje ciljeva: Odredite jedan do dva važna rezultata koje treba
ispuniti za svaku od navedenih uloga u narednih 7 dana – oni se
upisuju kao krajnji ciljevi. Barem neki od njih treba da pripadaju
aktivnostima u Kvadrantu II i budu povezani sa dugoročnim ciljevima.
3. Planiranje: Sada možete da planirate aktivnosti za nedelju unapred
imajući u glavi ostvarenje krajnjih ciljeva. Na taj način se nalaze
mnoga mesta ‘praznog hoda’ kada realno možemo mnogo toga da
uradimo umesto da besciljno izgubimo to vreme.
4. Dnevno prilagođavanje: Sa prethodno postavljenom organizacijom,
dnevno planiranje postaje funkcija prilagođavanja – korigovanja
aktivnosti spram prioriteta i neočekivanih događaja. Uzeti par minuta
svakog jutra da se pregleda dnevni plan i predvide nove okolnosti.
14

www.singidunum.ac.rs
 Odugovlačenje u radu

Sastanak je pomeren – dođite sutra!

Natpis na vratima sobe za pomoć ljudima koji odugovlače u radu

Simptomi Moguće
odugovlačenja rešenje

• Perfekcionizam • Opustite se
• Preterano planiranje • Timski rad
• Rok za završetak posla • Stroži raspored rada
• Utešni zadaci • Savetovanje
• Ne želite to da radite • Kreativnost

15

www.singidunum.ac.rs
 Posledice lošeg upravljanja vremenom

• Neefikasnost: duže obavljanje posla, više grešaka, probijanje rokova

• Neefektivnost: loše obavljanje rezultata (u srazmeri sa neefikasnošću)
• Nema napredovanja: traćenje vremena na aktivnosti koje vam ne
omogućuju da budete zapaženi ili ste zapaženi na loš način (rokovi)
• Postajete zamenjivi: naročito kod reorganizacija (prekobrojnost je često
eufemizam za otpuštanje loših)
• Sledbenici loše obavljaju svoj posao: ne obezbeđujete vođstvo i resurse
a vaši prioriteti su nepredvidivi
Izvor: Savršeno upravljanje vremenom (1993), Johns T. 16

www.singidunum.ac.rs
 Delegiranje

Kada prenesete odgovornost na druge sposobne i motivisane ljude,

onda možete da se u potpunosti posvetite drugim bitnim aktivnostima.
Pravila
• Željeni rezultat: razvijte jasno i obostrano razumevanje onoga što
treba da ostvarite. Naglasak na rezultate, a ne na metode.
• Smernice: prepoznajte standarde u okviru kojih pojedinac treba da
radi. Naglasak: šta ne smeju da rade, a ne: šta treba da rade.
• Odgovornost: odredite način i vreme izveštavanja i procene rezultata
17

www.singidunum.ac.rs
 Tipovi delegiranja
Tipovi
1. Fokus na metod (Gofer = Go-for-this, do it and tell me when it’s done)
Delegiranje u kome je rukovodilac uključen u svaki korak procesa.
Pošto je fokusiran na metod, rukovodilac ne predaje odgovornost
sledbeniku za ostvarenje rezultata već sam(a) preuzima odgovornost.
Tipično za proizvodne delatnosti.
2. Fokus na rezultat (Stewardship = upravljački)
Delegiranje sa fokusom na rezultate umesto metoda, čime ostavlja
ljudima izbor metoda koji će koristiti i predaje im odgovornost za
ostvarenje rezultata. Traži više vremena na početku, ali predstavlja
dugoročnu investiciju u razvoj sposobnosti kroz pet oblasti:
Željeni rezultat: “Šta” (ne “Kako”), “Rezultati” (ne “Metode”)
Okviri rada: odgovornost sledbeniku za izvršenje rezultata
Resursi: ljudski, finansijski, tehnički i organizacioni
Odgovornost: standardi ostvarenja spram kojih se poredi učinak
Konsekvence: Šta će se desiti kao rezultat evaluacije ostvarenja
18

www.singidunum.ac.rs
Delegiranje u slici

19

www.singidunum.ac.rs
 Razlozi za odsustvo delegiranja

Razlozi
• Nedostatak poverenja (on/ona to ne može ...)
• Nedovoljna sposobnost
• Hitnost posla (nemam sad vremena ...)
• Strah od neuspeha (ja ću to najbolje ...)
• Strah da će neko bolje uraditi posao
• Želja za kontrolom
• Želja za održanjem odnosa (neću da ih gazim ...)
• Perfekcionizam (niko ne može to da uradi ...)
• Kako delegirati?

20

www.singidunum.ac.rs
 Racionalno korišćenje vremena
Živeti život bez plana je isto što i gledati TV sa nekim
ko u svojim rukama drži daljinski upravljač
Peter Turla

Vreme je resurs koji ne može da se kupi ili proda, podeli ili uzme od
drugih ili dobije u većoj ili manjoj meri. Svakoga dana, svako od nas ima
potpuno istu količinu raspoloživog vremena – 24 časa.
Racionalno korišćenje vremena podrazumeva:
• Korišćenje vremena za aktivnosti koje vas približavaju ostvarenju ciljeva
• Procenu i planiranje načina na koji ćete koristiti vreme radi ostvarenja
ciljeva
Napomena:
Prvi korak ka racionalnom korišćenju vremena sastoji se u određivanju
prioriteta: raditi najvažnije stvari kako bi se ostvarila najveća korist od
utrošenog vremena.
21

www.singidunum.ac.rs
 Analiza korišćenja vremena

Koraci
1. Polazna analiza vremena – stvorite sliku vašeg postignuća:
• Veza između onoga što sada radite i onoga što bi trebalo da radite
2. Raščlanite svoj posao na kategorije sa posebnim ciljevima:
• Rast i unapređenje
• Upravljanje ljudima
• Nemenadžerske odgovornosti
• Administracija
3. Analizirajte način na koji koristite vreme tokom jedne radne nedelje
• Usredsrediti se na ključne aktivnosti
• Analizirajte i vreme provedeno van posla
4. Uporedite rezultate analize sa svojim ciljevima
22

www.singidunum.ac.rs
 Polazna analiza vremena

Nedelja Aktivnost: Upravljanje Upravljanje Strateško Upravljanje Administracija Ukupno

(datum) Prodaja kupcima timom planiranje odnosima sa vreme / danu
nadređenima
Ponedeljak 2 sata 1 sat 3 sata 0 sati 0 sati 2 sata 8 sati

Utorak 3 1 4 0 0 2 10

Sreda 7 0 0 0 1 2 10

Četvrtak 0 3 3 0 0 2 8

Petak 1 2 0 3 1 2 9

Ukupno 13 sati 7 sati 10 sati 3 sata 2 sata 10 sati 45 sati

vreme /
aktivnost
% vremena 29% 16% 22% 7% 4% 22% 100%

23

www.singidunum.ac.rs
 Plan za korišćenje vremena
Aktivnost sa posebnim Kako izgleda uspeh? Potrebno Sati / radnoj Ključne aktivnosti
ciljem vreme nedelji
(100 %) (40 sati)
Prodaja Ostvariti saradnju sa tri nova 30% 12 • Posetiti dva potencijalna kupca nedeljno
kupca mesečno • Sastaviti izveštaje o prodaji
• Predati ponude
Saradnja sa kupcima Osigurati nesmetani prelaz sa 10% 4 • Prisustvovati početnim sastancima
prodaje na proizvodnju • Nastaviti kontakt sa kupcem (telefonski pozivi)

Upravljanje timom • Izdvojiti vreme za sastanke sa 20% 8 • Nedeljni sastanci sa svakim članom tima
osobljem • Dva nedeljna sastanka sa timom
• Isplanirati program obuke za • Kontakti sa HR radi obuke novozaposlenih
novozaposlene
Strateško planiranje Napraviti novu godišnju 20% 8 • Napraviti preliminarnu verziju plana
strategiju

Upravljanje odnosima sa • Redovno obaveštavati GM-a 5% 2 • Zakazati sastanak sa generalnim direktorom

nadređenima • Od višeg rukovodstva pribaviti • Zakazati dva sastanka sa višim menadžmentom
informacije o strateškom planu

Administracija • Izveštaji o troškovima, mejlovi 5% 2 • Odgovoriti na mejlove

itd. • Pregledati izveštaje o troškovima
• Obraditi fakture
Ostalo Vreme za nepredviđene 10% 4
okolnosti

24

www.singidunum.ac.rs
 Razlozi za gubljenje vremena

Razlozi
• Nedostatak jasnih ciljeva
• Pogrešni prioriteti
• Loše organizovan radni prostor
• Haotično, zahtevno i bučno radno okruženje
• Odugovlačenje posla koji treba da se obavi odmah
• Neuspešno delegiranje
• Neefikasni sastanci
• Nepotrebna putovanja
• Prekidi (pozivi, posetioci)
• Nesposobnost da se kaže “Ne”

25

www.singidunum.ac.rs
 Pauza

26

www.singidunum.ac.rs
Upravljanje vremenom u slici

27

www.singidunum.ac.rs
 Vežba: Upravljanje vremenom
(zadatak)
Koristeći aktivnosti organizacije Kvadranta II sastavite lični plan
kratkoročnih aktivnosti (naredna nedelja).

Koraci:
1. Identifikovanje uloga: Definišite i zabeležite svoje ključne uloge
(pojedinac, roditelj/supružnik, student, zaposleni, ...)
2. Određivanje ciljeva: Odredite jedan do dva važna rezultata koje treba
ispuniti za svaku od navedenih uloga u narednih 7 dana
3. Planiranje: Planirajte aktivnosti za nedelju unapred imajući u glavi
ostvarenje datih ciljeva.

28

www.singidunum.ac.rs
 Literatura

1. Power Point prezentacija sa predavanja:

Upravljanje vremenom. 12. Nedelja
2. Covey, S. (2004). The 7 habits of highly effective people. Free
Press, New York.
3. Upravljanje vremenom (2006), edicija Džepni mentor, Harvard
Business Press, prevod u izdanju Data status, Beograd.
4. Johns T. (1993). Savršeno upravljanje vremenom, prevod u
izdanju Službenog glasnika i instituta za ekonomiku i finansije,
Beograd

www.singidunum.ac.yu