UPRAVLJANJE VREMENOM

12. Nedelja

www.singidunum.ac.rs

Upravljanje vremenom
Nikada neete imati vreme za sve.
Ako elite vreme, morate sami da ga napravite.
Charles Buxton

Pojam
Upravljanje vremenom predstavlja sposobnost pojedinca da ostvari
ciljeve u datom vremenskom roku.
Sistem upravljanje vremenom kombinuje procese, alate i tehnike
Koncepti
Nain upravljanja vremenom: dnevni postupci za racionalno
korienje vremena (raspored rada, delegiranje, ...)
Racionalno korienje vremena: strategije korienja vremena da
bi se ostvarili najvaniji ciljevi
2
www.singidunum.ac.rs

Evolucija upravljanja vremenom

Lina organizovanost je proizvod generacijske evolucije upravljanja
vremenom koja je pratila revoluciju drutvenog razvoja:
Poljoprivredna Industrijska Informaciona revolucija
Prva generacija: Line beleke i liste provere kako bi se usmerilo vreme i
energija u radu pojedinaca.
Druga generacija: Kalendari i planeri kako bi se proaktivno (zakazivanjem
unapred) organizovali dogaaji i aktivnosti za budunost.
Trea generacija: Postavljanje prioriteta spram vrednosti aktivnosti
trenutno polje upravljanja vremenom. Ideja prioriteta fokus na
postavljanje ciljeva (od dugoronih do kratkoronih), kao i uvoenje ideje
dnevnog planiranja (radi postizanja efikasnosti).
etvrta generacija: Pravi izazov nije upravljati vremenom ve upravljati
sobom. Umesto fokusa na stvari i vreme, akcenat je na poboljanje
odnosa radi ostvarenja rezultata.
3
www.singidunum.ac.rs

Tehnike za odreivanje prioriteta

Pareto princip
Poznat i pod nazivom Pravilo 80:20 podrazumeva da 80% posledica
nastaje od 20% uzroka (prioritet na 20% uzroka zbog njihove vanosti).
Predstavlja osnovni koncept za ABC analizu sa irokim spektrom primene
u logistici i nabavci (poveanje produktivnosti kroz optimizaciju materijala,
proizvoda i procesa).
Primeri:
Sastanci: 80% odluka donese se u 20% vremena
Oglaavanje: 80% efekta nastaje od 20% oglasa
Disciplina: 80% ometanja dolazi od 20% uesnika
Kvalitet: 80% problema nastaje od 20% greaka
ABC analiza
A aktivnosti: bitno i hitno: zadaci/proizvod najveeg znaaja
B aktivnosti: bitni i nije hitno: zadaci/proizvod od srednjeg znaaja
C aktivnosti: nije bitno i nije hitno: zadaci/proizvod od malog znaaja
4
www.singidunum.ac.rs

Odreivanje prioriteta
Odreujemo prioritete aktivnosti analizirajui svaki zadatak
1. Koliko je zadatak bitan? (va kompas proaktivno delovanje)
2. Koliko je zadatak hitan? (va asovnik reaktivno delovanje )

Efektivnost

Bitnost

Pravilan izbor ciljeva

Efikasnost

Hitnost

Vreme za izvrenje ciljeva

5
www.singidunum.ac.rs

Matrica upravljanja vremenom

HITNO

NIJE HITNO

I
BITNO

II

Krize
Gorui problemi
Projekti sa rokovima
Vani sastanci
Vani izvetaji

Priprema
Prevencija
Planiranje
Izgradnja odnosa
Nove mogunosti
Struno znanje

IV

III
NIJE BITNO

Bespotrebni prekidi
Neeljena e-pota
Nepotrebni izvetaji
Nevani sastanci
Pritiskajue stvari
Popularne aktivnosti

Besmisleni rad
Traenje vremena
Neeljena e-pota
Bezvezni tel. pozivi
Beanje od stvarnosti
Prijatne aktivnosti

Izvor: 7 Habits of highly effective people (2004), Covey S.

www.singidunum.ac.rs

Rezultati fokusa na Kvadrant I

HITNO

NIJE HITNO

I
BITNO

NIJE BITNO

II

Stres
Izgaranje
Upravljanje krizom
Stalno gaenje poara

IV

III

Kvadrant I se bavi krizama/problemima kojima se odmah mora posvetiti panja

Crpi i poslednji atom snage iz ljudi i stalan fokus poinje da dominira vama
U ovakvim situacijama ljudi esto bee u nebitne aktivnosti Kvadranta IV
Ovo je nain ivota ljudi koji upravljaju svojim ivotima rukovodei se krizom
7
www.singidunum.ac.rs

Rezultati fokusa na Kvadrant III

HITNO

BITNO

NIJE HITNO

I
III

NIJE BITNO

Kratkotrajni fokus
Upravljanje krizom
Loa reputacija
Loe planiranje
Loi odnosi sa ljudima
Sindrom rtve

II
IV

Kvadrant III se bavi reavanjem hitnih stvari, pretpostavljajui da su one i bitne

Stepen hitnosti se esto temelji na prioritetima i oekivanjima drugih ljudi
Ovo je nain ivota ljudi koji upravljaju svojim ivotima na neodgovoran nain
8
www.singidunum.ac.rs

Rezultati fokusa na Kvadrante III i IV

HITNO

BITNO

NIJE BITNO

NIJE HITNO

II

III

IV

Potpuna neodgovornost
Otputanje sa posla
Potpuna zavisnost od drugih

Uspeni ljudi bave se aktivnostima koje nisu predmet Kvadranta III i IV:
ma koliko bile hitne, te aktivnosti nisu bitne
Istovremeno, uspeni ljudi suavaju Kvadrant I provodei najvie vremena u
Kvadrantu II
9
www.singidunum.ac.rs

Rezultati fokusa na Kvadrant II

HITNO

VANO

NIJE VANO

NIJE HITNO

II

Vizija, perspektiva
Ravnotea
Disciplina
Kontrola
Retke krize

Kvadrant II je kljuno polazite i sr uspenog linog upravljanja (bitne stvari)

Bavi se bitnim aktivnostima kojima moramo da se posvetimo (bitne) a retko im
posveujemo dovoljno panje jer nisu hitne
Preventivno razmiljanje i samo neophodan rad i Kvadrantu I (prave krize ali u
malom broju)
10
www.singidunum.ac.rs

Kako rei NE looj praksi

I

II

Da biste mogli da radite na bitnim prioritetima iz Kvadranta II morate da

nauite da kaete NE drugim aktivnostima:
Odredite sopstvene prioritete u Kvadrantu II
Skupite hrabrost da ostalim aktivnostima ljubazno kaete NE, sa
osmehom na licu i bez namere da se pravdate sebi ili drugima
Disciplinovano i postojano radite na svojim prioritetima
Napomena: Neprijatelj najboljeg je esto ono dobro
11
www.singidunum.ac.rs

Organizacija Kvadranta II
Kriterijumi
1. Koherentnost: Sklad izmeu line misije i vizije, uloga i ciljeva,
prioriteta i planova, elja i discipline
2. Balans: Odravanje ravnotee u ivotu izmeu naih raznih uloga
koje imamo u svom privatnom i poslovnom ivotu
3. Fokus: Odravanje fokusa na Kvadrant II organizacija aktivnosti na
nedeljnom nivou (umesto dnevnom), radi prevencije kriznih situacija
4. Fleksibilnost: Planiranje treba da bude sluga a ne gospodar, usklaen
sa vaim stilom i potrebama (uvek se moe uskladiti spram situacije)
5. Mobilnost: Sistem za organizovanje treba da bude lako prenosiv i
nadohvat ruke (uvek uz osobu)
6. Ljudi: Efektivnost u radu sa ljudima raspored podrediti ljudima
(usklaivanje sa planovima drugih)
12
www.singidunum.ac.rs

Planiranje aktivnosti Kvadranta II

Dugorono organizovanje
Vizija

Uloge

Ciljevi

Kratkorono (nedeljno) organizovanje

Uloge

Ciljevi

Planovi

Raspored
Delegiranje

13
www.singidunum.ac.rs

Kratkorone aktivnosti Kvadranta II

Koraci
1. Identifikovanje uloga: Definiite i zabeleite svoje kljune uloge
(pojedinac, roditelj/suprunik, student, zaposleni, ...)
2. Odreivanje ciljeva: Odredite jedan do dva vana rezultata koje treba
ispuniti za svaku od navedenih uloga u narednih 7 dana oni se
upisuju kao krajnji ciljevi. Barem neki od njih treba da pripadaju
aktivnostima u Kvadrantu II i budu povezani sa dugoronim ciljevima.
3. Planiranje: Sada moete da planirate aktivnosti za nedelju unapred
imajui u glavi ostvarenje krajnjih ciljeva. Na taj nain se nalaze
mnoga mesta praznog hoda kada realno moemo mnogo toga da
uradimo umesto da besciljno izgubimo to vreme.
4. Dnevno prilagoavanje: Sa prethodno postavljenom organizacijom,
dnevno planiranje postaje funkcija prilagoavanja korigovanja
aktivnosti spram prioriteta i neoekivanih dogaaja. Uzeti par minuta
svakog jutra da se pregleda dnevni plan i predvide nove okolnosti.
14
www.singidunum.ac.rs

Odugovlaenje u radu
Sastanak je pomeren doite sutra!
Natpis na vratima sobe za pomo ljudima koji odugovlae u radu

Simptomi
odugovlaenja

Mogue
reenje

Perfekcionizam
Preterano planiranje
Rok za zavretak posla
Uteni zadaci
Ne elite to da radite

Opustite se
Timski rad
Stroi raspored rada
Savetovanje
Kreativnost

15
www.singidunum.ac.rs

Posledice loeg upravljanja vremenom

Neefikasnost: due obavljanje posla, vie greaka, probijanje rokova

Neefektivnost: loe obavljanje rezultata (u srazmeri sa neefikasnou)
Nema napredovanja: traenje vremena na aktivnosti koje vam ne
omoguuju da budete zapaeni ili ste zapaeni na lo nain (rokovi)
Postajete zamenjivi: naroito kod reorganizacija (prekobrojnost je esto
eufemizam za otputanje loih)
Sledbenici loe obavljaju svoj posao: ne obezbeujete vostvo i resurse
a vai prioriteti su nepredvidivi
Izvor: Savreno upravljanje vremenom (1993), Johns T.

www.singidunum.ac.rs

16

Delegiranje

Kada prenesete odgovornost na druge sposobne i motivisane ljude,

onda moete da se u potpunosti posvetite drugim bitnim aktivnostima.
Pravila
eljeni rezultat: razvijte jasno i obostrano razumevanje onoga to
treba da ostvarite. Naglasak na rezultate, a ne na metode.
Smernice: prepoznajte standarde u okviru kojih pojedinac treba da
radi. Naglasak: ta ne smeju da rade, a ne: ta treba da rade.
Odgovornost: odredite nain i vreme izvetavanja i procene rezultata
17
www.singidunum.ac.rs

Tipovi delegiranja
Tipovi
1. Fokus na metod (Gofer = Go-for-this, do it and tell me when its done)
Delegiranje u kome je rukovodilac ukljuen u svaki korak procesa.
Poto je fokusiran na metod, rukovodilac ne predaje odgovornost
sledbeniku za ostvarenje rezultata ve sam(a) preuzima odgovornost.
Tipino za proizvodne delatnosti.
2. Fokus na rezultat (Stewardship = upravljaki)
Delegiranje sa fokusom na rezultate umesto metoda, ime ostavlja
ljudima izbor metoda koji e koristiti i predaje im odgovornost za
ostvarenje rezultata. Trai vie vremena na poetku, ali predstavlja
dugoronu investiciju u razvoj sposobnosti kroz pet oblasti:
eljeni rezultat: ta (ne Kako), Rezultati (ne Metode)
Okviri rada: odgovornost sledbeniku za izvrenje rezultata
Resursi: ljudski, finansijski, tehniki i organizacioni
Odgovornost: standardi ostvarenja spram kojih se poredi uinak
Konsekvence: ta e se desiti kao rezultat evaluacije ostvarenja
18
www.singidunum.ac.rs

Delegiranje u slici

19
www.singidunum.ac.rs

Razlozi za odsustvo delegiranja

Razlozi
Nedostatak poverenja (on/ona to ne moe ...)
Nedovoljna sposobnost
Hitnost posla (nemam sad vremena ...)
Strah od neuspeha (ja u to najbolje ...)
Strah da e neko bolje uraditi posao
elja za kontrolom
elja za odranjem odnosa (neu da ih gazim ...)
Perfekcionizam (niko ne moe to da uradi ...)
Kako delegirati?

20
www.singidunum.ac.rs

Racionalno korienje vremena

iveti ivot bez plana je isto to i gledati TV sa nekim
ko u svojim rukama dri daljinski upravlja
Peter Turla

Vreme je resurs koji ne moe da se kupi ili proda, podeli ili uzme od
drugih ili dobije u veoj ili manjoj meri. Svakoga dana, svako od nas ima
potpuno istu koliinu raspoloivog vremena 24 asa.
Racionalno korienje vremena podrazumeva:
Korienje vremena za aktivnosti koje vas pribliavaju ostvarenju ciljeva
Procenu i planiranje naina na koji ete koristiti vreme radi ostvarenja
ciljeva
Napomena:
Prvi korak ka racionalnom korienju vremena sastoji se u odreivanju
prioriteta: raditi najvanije stvari kako bi se ostvarila najvea korist od
utroenog vremena.
21
www.singidunum.ac.rs

Analiza korienja vremena

Koraci
1. Polazna analiza vremena stvorite sliku vaeg postignua:
Veza izmeu onoga to sada radite i onoga to bi trebalo da radite
2. Ralanite svoj posao na kategorije sa posebnim ciljevima:
Rast i unapreenje
Upravljanje ljudima
Nemenaderske odgovornosti
Administracija
3. Analizirajte nain na koji koristite vreme tokom jedne radne nedelje
Usredsrediti se na kljune aktivnosti
Analizirajte i vreme provedeno van posla
4. Uporedite rezultate analize sa svojim ciljevima
22
www.singidunum.ac.rs

Polazna analiza vremena

Nedelja
(datum)

Aktivnost:
Prodaja

Upravljanje
kupcima

Upravljanje
timom

Strateko
planiranje

Upravljanje
odnosima sa
nadreenima

Administracija

Ukupno
vreme / danu

2 sata

1 sat

3 sata

0 sati

0 sati

2 sata

8 sati

Utorak

10

Sreda

10

etvrtak

Petak

13 sati

7 sati

10 sati

3 sata

2 sata

10 sati

45 sati

29%

16%

22%

7%

4%

22%

100%

Ponedeljak

Ukupno
vreme /
aktivnost
% vremena

23
www.singidunum.ac.rs

Plan za korienje vremena

Aktivnost sa posebnim
ciljem

Kako izgleda uspeh?

Potrebno
vreme
(100 %)

Sati / radnoj
nedelji
(40 sati)

Kljune aktivnosti

Prodaja

Ostvariti saradnju sa tri nova

kupca meseno

30%

12

Posetiti dva potencijalna kupca nedeljno

Sastaviti izvetaje o prodaji
Predati ponude

Saradnja sa kupcima

Osigurati nesmetani prelaz sa

prodaje na proizvodnju

10%

Prisustvovati poetnim sastancima

Nastaviti kontakt sa kupcem (telefonski pozivi)

Upravljanje timom

Izdvojiti vreme za sastanke sa

osobljem
Isplanirati program obuke za
novozaposlene

20%

Nedeljni sastanci sa svakim lanom tima

Dva nedeljna sastanka sa timom
Kontakti sa HR radi obuke novozaposlenih

Strateko planiranje

Napraviti novu godinju

strategiju

20%

Napraviti preliminarnu verziju plana

Upravljanje odnosima sa
nadreenima

Redovno obavetavati GM-a

Od vieg rukovodstva pribaviti
informacije o stratekom planu

5%

Zakazati sastanak sa generalnim direktorom

Zakazati dva sastanka sa viim menadmentom

Administracija

Izvetaji o trokovima, mejlovi

itd.

5%

Odgovoriti na mejlove
Pregledati izvetaje o trokovima
Obraditi fakture

Ostalo

Vreme za nepredviene
okolnosti

10%

24
www.singidunum.ac.rs

Razlozi za gubljenje vremena

Razlozi
Nedostatak jasnih ciljeva
Pogreni prioriteti
Loe organizovan radni prostor
Haotino, zahtevno i buno radno okruenje
Odugovlaenje posla koji treba da se obavi odmah
Neuspeno delegiranje
Neefikasni sastanci
Nepotrebna putovanja
Prekidi (pozivi, posetioci)
Nesposobnost da se kae Ne

25
www.singidunum.ac.rs

Pauza

26
www.singidunum.ac.rs

Upravljanje vremenom u slici

27
www.singidunum.ac.rs

Veba: Upravljanje vremenom

(zadatak)
Koristei aktivnosti organizacije Kvadranta II sastavite lini plan
kratkoronih aktivnosti (naredna nedelja).

Koraci:
1. Identifikovanje uloga: Definiite i zabeleite svoje kljune uloge
(pojedinac, roditelj/suprunik, student, zaposleni, ...)
2. Odreivanje ciljeva: Odredite jedan do dva vana rezultata koje treba
ispuniti za svaku od navedenih uloga u narednih 7 dana
3. Planiranje: Planirajte aktivnosti za nedelju unapred imajui u glavi
ostvarenje datih ciljeva.
28
www.singidunum.ac.rs

Literatura
1.

Power Point prezentacija sa predavanja:

Upravljanje vremenom. 12. Nedelja

2.

Covey, S. (2004). The 7 habits of highly effective people. Free

Press, New York.

3.

Upravljanje vremenom (2006), edicija Depni mentor, Harvard

Business Press, prevod u izdanju Data status, Beograd.

4.

Johns T. (1993). Savreno upravljanje vremenom, prevod u

izdanju Slubenog glasnika i instituta za ekonomiku i finansije,
Beograd

www.singidunum.ac.yu