Checklist SINGAPORE

EXHIBITION

Exibition
Stock list and pricelist at showroom

Marketing and sales team

Frank preparation exhibition in phoning

Mailings

and mailing.

Electronic flyer Invitation

Tri organise set up of marketing tools in

Flyer product(s)

Pacet office assist in all aspects

Flyer reminder

Gentiel set up of boot in SGP and sales on

Flyer thank you

the fair partial follow up after fair

Ronald calling prospects and clients for

Callings

appointments pre visits show selling at

Calling clients and prospects world wide in

boot and follow up

February.

FIT Sgp office assist assist calling and in

Target:
Pre show Meeting Ronald on 06-08

setting up meetings for Ronald/Gentiel and

at the boot.

march
Fix appointments at the show on 09

Marketing materials

12 march
Invite if needed after show to

Catalogues
2009 Magellaan catalogue

factory from 15 March

Holiday picture book

Price list 2009 container in $ and
Presentation book best colours and pics
SING Collection catalogue

Hand outs exhibition

Product Flyer SING collection & Magellaan

Websites

collection

Magellaan website update pics new models

Excel sheet with stock on floor w pics and

Magellaan website NEED RE design front

prices.

page.

Company flyer GW /AN

Magellaan and Gielen Wolters website need

Sacks with logo

update exhibition schedule and news

Collection sheets price listings

Access codes Magellaan website with ALL

Excel sheets product

collections uploaded.

PERFECT PIECES collection w pics

VER collection w pics

Journalist advertisement

PORT collection w pics

advertorials

New SING collection w pics

Press kit at the show

MAGELLAAN prices only

Invite journalist??
Make advertisement in show catalogue.

All sheets with dims and cubes for making

container offers.

Boot presentation

Presentation furniture in lines or stand

alone
Light use
Magellaan logos (half circle)
Produced by Antique Nusantara pt
After market follow up
1 Thank you mail (input business cards in

- Rak produk diskon / cuci gudang;

- Standing banner;
- Dan lain sebagainya sesuai kebutuhan.
Penjualan;
- Promosi produk/jasa terbaru;
- Costumer Service;
- Mencari partner atau proyek;
- Cuci gudang;
- tujuan lainnya. Menjadi Peserta Event Expo /
Pameran

mailing program).
2. follow up sending info and offers
3. calling for closing deals
Goals
Selling containers
1. Sell containers to quality buyers
worldwide
2. Second goal: sell our stock container.
How to reach that goal
Pre visits to RETAILERS in SGP and KL w/
quality appointment

Stand peserta Pesta Buku Jakarta 2010

Clients Appointments at showroom

Prospects appointments at showroom
Evening meeting with HIGH PROFILE clients
Planning
1. Mailings first one end of this month. And
last one, reminder end of Feb.
2. Marketing material all done min 2 weeks
prior to show.
One week prior to show Gentiel
leaves for SGP.
3. Calling prospects and clients
4. Pre show visits
5. Show exhibition
6. Follow up after show
Anda atau kontraktor pameran partner Anda dapat
mempersiapkan:
- Meja Layanan Pelanggan;
- Portfolio perusahaan (brosur, cd dll);
- Ruang tamu, berfungsi untuk talkshow atau
presentasi produk;

Stand Freeport Indonesia di salah satu event pameran di Jakarta

Menjadi Peserta Event

Mengikuti suatu event sebagai peserta event
memerlukan perencanaan yang baikkarena biaya
mengikuti event sudah tentu mahal karena suatu
event biasa dilaksakanan di gedung yang
bergengsi.
Tahap Persiapan yang harus dilakukan adalah
1. Yang pertama harus diputuskan adalah
menentukan apakah keikutsertaan untuk
berpromosi atau melakukan penjualan. Hal ini
perlu dipastikan dengan mempertimbangkan
harapan dari pemilik perusahaan yang akan
menjadi peserta event dengan sejumlah uang

2.

3.

4.

5.

6.

a)

b)
c)
d)

untuk membiayai keikutsertaan. Bila hanya untuk

berpromosi maka tidak fokus pada target
penjualan demikian sebaliknya bila fokus pada
penjualan maka seluruh sumber daya difokuskan
untuk mencapai target tersebut.
Menghitung sumber daya yang diperlukan untuk
memenuhi pencapaian target diatas, termasuk
target promosi dalam jumlah pengunjung yang
ingin tahu dan target penjualan dalam bentuk
rupiah. Bila pilihannya adalah keduanya untuk
berpomosi dan melakukan penjualan tentu
dibutuhkan sumber daya yang lebih besar lagi
dibandingkan hanya satu tujuan
Penampilan stand dibuat semenarik mungkin agar
pengunjung dapat leluasa melihat,
mengidentifikasi perusahaan, datang ke stand
dan mendapat informasi atau produk yang
dibutuhkan. Penampilan stand yang baik
dihasilkan dari proses yang matang mulai dari
disain, pembuatan atribut hingga proses
pemasangan atribut di lokasi. Beberapa hal yang
perlu diperhatikan seperti lay out (alur keluar
masuk pengunjung, posisi kasir, furniture lain),
warna dasar atribut termasuk warna karpet,
seragam penjaga stand, dsb
Furniture / atribut stand dipilh yang mudah
dipasang dan bongkar, biasanya untuk
perlengkapan yang disediakan panitia berupa
satu buah meja dan dua buah kursi. Bisa jadi
furniture yang disediakan tidak diperlukan dan
dapat diganti dengan milik atau disain sendiri.
Mengapa mudah dipasang dan dibongkar karena
biasanya panitia akan membatasi waktu untuk
pasang dan bongkar. Biasanya satu hari sebelum
hari pelaksanaan, peserta diberi waktu
melakukan pemasangan dan diminta untuk
bongkar stand pada hari terakhir lebih kurang 4
jam. Semakin fokus pada penjualan dibutuhkan
furniture lebih banyak
Perlengkapan promosi yang akan dibuat seperti
spanduk, standing banner, wall banner, poster,
flyers, company profile, kartu nama, kostum
penjaga stand dsb
Penjaga Stand atau SPG atau SPB yang harus
dilatih untuk mendukung tujuan keikutsertaan
event tersebut. Penjaga stand sebaiknya dilatih
melalui beberapa tahap pelatihan termasuk
Seluk beluk perusahaan misal arti nama, moto,
nilai, visi dan misi perusahaan, bisnis yang
digeluti, system pemasaran, dan saluran
distribusi
Cara menyapa pengunjung, berkenalan dan
meminta data pengunjung atau isi buku tamu
Cara menerima pengunjung mulai mempersilakan
masuk, duduk dan melakukan presentasi produk,
memberi hadiah dsb
Cara menjawab pertanyaan yang mungkin
muncul, biasanya perusahaan sudah menyiapkan

daftar pertanyaan yang biasa ditanya (frequently

ask question)
7. Menyusun daftar acara atau kegiatan stand,
mungkin tidak ada acara khusus tetapi paling
tidak setiap penjaga stand memiliki aktivitas
harian, bisa dimulai dari persiapan buka stand
misal bersih-bersih, rapikan atribut, memastikan
jumlah atribut yang tersedia dll

Tahap pelatihan, para calon penjaga stand melaksanakan role play

Peletakan standing banner di dekat pintu masuk dan papan

informasi pameran

Salah satu stand pameran dipenuhi dengan informasi melalui

standing banner dan wall banner di dalam stand

Flyers, Brosur, Company Profile dan kartu nama sebagai

perlengkapan promosi disiapkan
Stand yang menjual produk buku

Furniture stand menunjukkan tujuan keikutsertaan, disini peserta

stand menyediakan meja untuk diskusi dan presentasi singkat
serta memberikan hadiah minuman serta makanan ringan untuk
pengunung yang berminat mendengar promosi

Untuk mendukung kegiatan promosi diadakan kegiatan untuk

anak-anak seperti membuat kerajinana tangan, menggambar,
melipat atau kreasi plastisin

Salah satu stand yang mempromosikan situs online shop

Stand dipadati dengan furniture display produk menunjukkan

tujuan peserta stand untuk menjual produk

checklist to stay ahead of important

deadlines. The time frames may vary
depending on the show you are
attending.
12 Months Out

Determine show participation

Decide how trade shows fit into your

marketing strategy

Select space, determine size of

footprint

Salah satu stand yang mempromosikan situs online shop

of due dates, payment terms, etc.

Tahap Pelaksanaan yang harus dilakukan

adalah
1. Memastikan semua atribut telah terpasang sesuai
dengan rencana
2. Memastikan perlengkapan promosi telah tersedia
tau terpasang pada tempat yang ditentukan
3. Penjaga stand telah siap dengan atribut yang
ditetapkan
4. Melaksanakan kegiatan stand sesuai susunan
daftar kegiatan
Tahap Pasca Pelaksanaan yang harus dilakukan
adalah
1. Evaluasi kegiatan harian, jumlah data
pengunjung, jumlah penjualan, hal yang ditanya
pelanggan dan belum terjawab, produk serta
perlengkapan promosi yang diberikan dan tersisa,
dsb
2. Evaluasi kegiatan selama event berlangsung,
merekap jumlah data pengunjung, jumlah
penjualan, produk serta perlangkapan promosi
yang diberikan dan tersisa atau hilang
3. Membuat Laporan Kegiatan termasuk
menyebutkan target yang tercapai serta
kesimpulan apakah event ini memberi manfaat
pada perusahaan

TRADESHOW PLANNING
CHECKLIST

Read contract carefully, taking note

Send in space application and first

payment

Prepare your budget

Six Months Out

Determine exhibit needs and

objectives

Select primary vendors (exhibit

house, transportation company,
installation/dismantle supplier)

Review existing exhibit, design new

or upgrade

Four Months Out

Develop your sales plan

Identify promotions and/or giveaway items

Getting organized and planning ahead

for your trade shows is critical to your
success. Use this exhibitor task

Produce show literature and

marketing materials

Develop exhibit floor plan

Security

Produce exhibit needs,

Telephone and internet

Booth cleaning

Shipping

Floral, etc.

Take advantage of any pre-pay

refurbishments, additions
Finalize new exhibit design

Two Months Out

Carefully read exhibitor manual

Plan in-booth audio visual programs

discounts

and presentations/demonstrations

Develop booth staff briefing packet

Send reminder to upper

Make airline, hotel and car

reservations

management about briefing meetings,

Reserve any additional meeting

include agenda.

rooms (hospitality events, press

One Month Out

conferences, etc.)
Select catering menus (for

hospitality events, press events, etc.)

Submit authorization form if you are

using an exhibitor-appointed contractor

Review final booth design

Put together follow-up packets

Confirm installation/dismantle
schedule

Plan in-office pre-show meeting

Produce new graphics

Order staff badges

Prepare materials for shipping

Prepare paperwork and submit

Set up and hold pre-show briefing

literature

meeting in office to discuss:

orders for
o

Gather display products and

Carpet and padding o

Furnishings, tables, chairs

Drayage

Electrical

Audio Visual

Agenda

Show purpose

Demonstrations

Rehearsals

Show specials, etc.

Create binder with:

Supervise booth setup

Copies of all orders and checks for

Hold staff pre-show briefing

services paid in advance

During Show

Phone numbers of all vendors

Reserve next year's space

Conduct daily staff meetings

Make arrangements for booth

Insurance documents
Engineering certificate for exhibit

Shipping manifest

Return shipping labels

Additional badge forms

Upon Arrival

dismantle and shipping

Supervise booth dismantle

After Show

Handle leads

Check on freight arrival

Send thank-you notes

Check with hotel about staff

Start planning the next show

reservations, meeting rooms and catering

Find service area, meet electrician

and confirm date and time for electrical
installation