`

JABATAN PELAJARAN JOHOR

SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI (SPSK)
KE ARAH MS ISO 9001:2008
PENGURUSAN PEMBELAJARAN & PENGAJARAN
SEKTOR JAMINAN KUALITI
PEJABAT PELAJARAN DAERAH
SEKOLAH RENDAH / MENENGAH NEGERI JOHOR

Manual Kualiti

BAHAGIAN 1 : PENGENALAN
1.1. Pengenalan Kepada Manual Kualitii
Dokumen ini adalah merupakan Manual Kualitii di Sekolah Rendah / Menengah Negeri
Johor (SRNJ / SMNJ). Manual Kualitii ini disediakan untuk memenuhi matlamat dan
objektif P dan P di sekolah ini, selaras dengan kehendak dan ke arah keperluan MS ISO
9001:2008. Ia mengandungi dasar kualiti, objektif kualiti, penerangan ringkas mengenai
SPSK dan prinsip-prinsip asas yang memandu pelaksanaan program Pengajaran &
Pembelajaran. Manual ini dilengkapi dengan Prosedur Kualiti dan Dokumen Sokongan
yang berkaitan dengannya seperti borang, Surat Pekeliling Ikhtisas, Akta, Ordinan dan
buku-buku panduan yang dikeluarkan oleh Pejabat Pelajaran Daerah (PPD), Jabatan
Pelajaran Negeri (JPN) dan Kementerian Pelajaran Malaysia (KPM).
1.2. Tujuan
Tujuan Manual Kualitii ini disediakan adalah untuk :a. Menerangkan maklumat asas mengenai organisasi SRNJ / SMNJ;
b. Menerangkan secara ringkas SPSK yang dilaksanakan di SRNJ / SMNJ;
c.

Menggariskan dasar dan prinsip asas bagi aktiviti P dan P di SRNJ / SMNJ;

d. Menjelaskan mengenai pengecualian aplikasi dalam memenuhi keperluan ke

arah MS ISO 9001:2008.
1.3. Kandungan Manual Kualitii
Manual ini mengandungi 4 bahagian seperti berikut :Bahagian

Pengenalan

Bahagian

Maklumat Organisasi

Bahagian

Strategi Pelaksanaan Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti

( SPSK ) Negeri Johor

Bahagian

Dasar Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti ( SPSK )

Negeri Johor
Seksyen 4:

Sistem Pengurusan Kualiti

Seksyen 5:

Tanggungjawab Pengurusan

Seksyen 6:

Pengurusan Sumber

Seksyen 7:

Penghasilan Perkhidmatan

Seksyen 8:

Pengukuran, Penganalisisan dan

Penambahbaikan

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor

| 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00

Muka Surat | 2

Manual Kualiti

BAHAGIAN 2

: MAKLUMAT ORGANISASI

Organisasi yang terlibat adalah sekolah-sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor yang
melaksanakan dan mengamalkan Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti ( SPSK )
2.1 Latar Belakang Organisasi
2.1.1 Jabatan Pelajaran Johor
Jabatan Pelajaran Johor merupakan organisasi pendidikan yang bertanggungjawab
memastikan sistem pendidikan di negeri Johor dapat dilaksanakan dengan berkesan
sebagaimana kehendak matlamat Dasar Pelajaran Kebangsaan.
Alamat Jabatan Pelajaran Johor:Jabatan Pelajaran Johor,
Wisma Pendidikan,
Jalan Tun Abdul Razak,
80604 Johor Bahru,
Johor Darul Takzim.
Tel
Faks

: 07 2310 000
: 07 2347 125

Visi
SEKOLAH UNGGUL PENJANA GENERASI TERBILANG
Misi
MEMBANGUN POTENSI INDIVIDU MELALUI PENDIDIKAN BERKUALITI
Slogan
SELANGKAH DI HADAPAN ( ONE STEP AHEAD )
Moto
JOHOR TOP 5

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor

| 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00

Muka Surat | 3

Manual Kualiti
Pejabat-Pejabat Pelajaran Daerah

:-

Bil

Pejabat Pelajaran

Telefon / Faks

Pejabat Pelajaran Daerah Johor Bahru

JKR 6365, Jalan Abdul Rahman Andak
80100 Johor Bahru.

07-2236332
07-2235875 - Faks

Pejabat Pelajaran Daerah Kulai

Persiaran Indahpura 4
Indahpura
81000 Kulaijaya.

07-6632677
07-6632782 Faks

Pejabat Pelajaran Daerah Pontian

Wisma Pelajaran
JKR 1927P
Jalan Alsaggof
82000 Pontian

07-6871677
07-6871671
07-6870580 Faks

Pejabat Pelajaran Daerah Kota Tinggi

Aras 3 Bangunan Sultan Iskandar
Jalan Kolam Air
81900 Kota Tinggi

07-8831012
07-8832480 Faks

Pejabat Pelajaran Daerah Batu Pahat

JKR BP 2350 (P)
Jalan Zaharah
83000 Batu Pahat

07-4342201
07-4342335
07-4343226 Faks

Pejabat Pelajaran Daerah Mersing

KM 2 Jalan Jemaluang
86800 Mersing

07-7992025
07-7991828 Faks

Pejabat Pelajaran Daerah Kluang

275524 Jalan Sentosa
86000 Kluang

07-7722946
07-7722540 Faks

Pejabat Pelajaran Daerah Segamat

JKR 1884, Jalan Aji
85000 Segamat

07-9311132
07-9314476 Faks

Pejabat Pelajaran Daerah Muar

JKR 242, Jalan Arab
84000 Muar

06-9521898
06-9528795 Faks

10

Pejabat Pelajaran Daerah Pasir Gudang

d/a SK Kota Puteri 4,
Jalan Penaga, Bandar Kota Puteri,
80750 Masai

07 3881210
07-3881203 - Faks

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor

| 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00

Muka Surat | 4

Manual Kualiti

BAHAGIAN 3 : MAKLUMAT SEKOLAH RENDAH/MENENGAH NEGERI JOHOR

3.1 Pengenalan

Organisasi yang terlibat adalah sekolah-sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor yang
melaksanakan dan mengamalkan Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti ( SPSK )

3.1.1

Latar Belakang SRNJ / SMNJ (CONTOH:-SK Bandar UDA (2)

Sekolah Kebangsaan Bandar Uda 2 ( SKBU 2 ) telah dibuka pada 15 April

1990. Pada awal penubuhannya, sekolah ini merupakan cawangan Sekolah
Kebangsaan Kompleks UDA, Johor Bahru.

Sekolah ini mempunyai

pentadbiran sendiri pada 15 April 1990 apabila guru besar dilantik bertugas di
sekolah ini.
Pada awal pembinaan, kemudahan fizikal terdiri daripada 1 blok kantin dan 2
blok 3 tingkat yang mengandungi pejabat, bilik guru besar, pusat sumber,
musollah, bilik kesihatan, bilik kaunseling, kedai buku, bilik guru, makmal sains,
bengkel kemahiran hidup dan stor am. Sekolah ini dibina di bawah projek
Kementerian Pelajaran Malaysia dan dimulakan pada tahun 1988 dengan
nilaian projek kurang 2.5 juta. Sekolah ini terletak di Jalan Padi Mahsuri,
Bandar Baru Uda, Johor Bahru dengan keluasan tapak, 4 ekar. Pada tahun
2000, tambahan 1 blok bangunan 4 tingkat dibina untuk menampung bilangan
pelajar yang semakin bertambah.

Lokasi sekolah, di bahagian timur ialah Jalan Padi Mahsuri, perumahan Padi
Ria dan Padi Huma. Di bahagian barat ialah kawasan perumahan Padi
Mahsuri. Manakala di bahagian utara ialah rumah kedai dan ibu pejabat
Syarikat Bandar Baru Uda serta bahagian selatan pula ialah kawasan
Kampung Muafakat. Bilangan pelajar dan guru bertambah dua kali ganda
menjelang tahun 2002. Semasa sekolah ini dibuka pada 15 April 1990, jumlah
pelajar seramai 500 orang, bilangan guru ialah 25 orang dan 3 orang
kakitangan sokongan terdiri daripada 2 orang pembantu tadbir dan seorang
pembantu am rendah.

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor

| 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00

Muka Surat | 5

Manual Kualiti
Pada tahun 2002 bilangan guru bertambah 82 orang, kakitangan 5 orang dan
murid-murid seramai 1810 orang.

Bil
1
2
3
4

Tahun
01.05.1990 17.01.1994
17.01 1994 16 .06.1998
16.06.1998 - 2003
2003 sekarang

Guru Besar
Encik Mohd Shariff bin Khamis
Encik Khalid bin Elias
Encik Amir bin Anuar
Pn Fuziah bt Hj Hassan

Antara kejayaan yang yang diperolehi sekolah ini adalah seperti jadual di
bawah:-

3.1.2

Bil

Tahun

Kejayaan

2002

Anugerah Sekolah Harapan Negara Peringkat Daerah Johor

Bahru (kategori Bandar )

2004

62 orang murid mendapat 5A

2005

78 orang murid mendapat 5A

2006

75 orang murid mendapat 5A

2006

Sekolah Terbaik Peringkat Kebangsaan Club Cyberkids

2006

Terbaik UPSR Kategori GPS Negeri Johor.

2006

Sekolah Cemerlang UPSR Negeri Johor

2005

Sekolah Cemerlang UPSR Negeri Johor

2005

Tandas Awam Bersih ( Majlis Bandaraya Johor Bahru )

Fungsi Sekolah SRNJ / SMNJ

SRNJ / SMNJ sebagai institusi untuk mendidik murid-murid peringkat sekolah
rendah yang terpilih sebagai persediaan pengajian ke peringkat tinggi selaras
dengan Falsafah Pendidikan Kebangsaan.
Bidang-bidang yang dicakupi adalah:a.

Pengajaran

b.

Pembelajaran

c.

Bimbingan dan pembentukan sahsiah

d.

Aktiviti Kokurikulum

e.

Pentadbiran

f.

Perhubungan dengan komuniti dan agensi luar

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor

| 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00

Muka Surat | 6

Manual Kualiti
3.1.3 Visi SRNJ / SMNJ (CONTOH :- SK BANDAR BARU UDA 2 )
Menjadikan SK Bandar Baru Uda 2 Sekolah Unggul Penjana Generasi
Terbilang
3.1.4 Misi SRNJ / SMNJ (CONTOH :- SK BANDAR BARU UDA 2)
Membangun Potensi Individu Melalui Pendidikan Berkualiti
3.1.5 Dasar Kualiti
SRNJ / SMNJ komited untuk menyediakan dan melaksanakan P dan P yang
berkualiti bagi memenuhi keperluan pelanggan. Adalah menjadi komitmen
pihak pengurusan dan semua anggota untuk mematuhi keperluan-keperluan
SPSK dan meningkatkan keberkesanannya secara berterusan.

Bagi memastikan tujuan ini, Dasar Kualiti berserta dengan objektifnya disemak
semula semasa Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan untuk memastikan
kesesuaiannya yang berterusan. Dasar Kualiti ini disebar luas kepada seluruh
anggota SRNJ / SMNJ melalui media cetak, taklimat pengurusan dan papan
kenyataan untuk difahami dan dihayati.
3.1.6 Objektif Kualiti
Objektif SPSK adalah

a. Melaksanakan

100%

Pengajaran

&

Pembelajaran

berdasarkan

Rancangan Pelajaran Tahunan kecuali berlaku perkara-parkara yang di

luar kawalan SRNJ / SMNJ
b. Memastikan pencapaian murid Tahap 2 sekolah Rendah Negeri Johor
mencapai 65% lulus keseluruhan atau peningkatan 3 % dari tahun
sebelumnya dalam peperiksaan Pertengahan Tahun, Akhir Tahun dan
UPSR.
c. Memastikan 100 % murid sekolah Rendah Negeri Johor mendapat
Perkhidmatan Bimbingan dalam Kemahiran Belajar, Pembangunan Diri
Murid, Motivasi dan Kerjaya, melainkan berlaku perkara-perkara yang di
luar kawalan sekolah.
d. 100 % aduan dan maklum balas pelanggan akan dilayan sebagaimana
yang dinyatakan dalam Prosedur Kualiti Aduan Pelanggan.
e. Melaksanakan Pengurusan Kewangan Tanpa Teguran Audit.

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor

| 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00

Muka Surat | 7

Manual Kualiti
3.1.7 Struktur Organisasi
(Rujuk Lampiran 2)
3.1.8 Pelanggan SRNJ / SMNJ
Bil.
1

Organisasi

Pelanggan

Sekolah

Semua Murid SR Negeri Johor

Luar sekolah

Ibu bapa/penjaga murid

Masyarakat setempat

Pejabat Pelajaran Daerah

Jabatan Pelajaran Johor

Kementerian Pelajaran Malaysia

2.

3.

3.1.9

Stake Holder

Piagam Pelanggan SRNJ / SMNJ (CONTOH SK BANDAR BARU UDA 2 )

a.

Memastikan sistem pendidikan berjalan dengan baik di sekolah ini bagi

memenuhi keperluan individu, masyarakat dan negara serta matlamat
perpaduan negara.

b.

Menyediakan

staf

yang

mencukupi

serta

berdedikasi,

komited,

berdisiplin, bertanggungjawab dan produktif.

c.

Memastikan semua kanak-kanak dan pelajar mendapat tempat belajar

pada hari pertama persekolahan bermula.

d.

Menentukan setiap guru dan kakitangan dapat berkhidmat dengan cekap

dan berkesan sepanjang masa.

e.

Memastikan kami sentiasa peka dan responsif kepada kehendak dan

keperluan pelanggan murid, masyarakat dan negara.

f.

Menentukan segala surat kepada sekolah diberi jawapan dengan

segera.

g.

Bersedia memberi penerangan dan maklumat terkini dengan lengkap,

tepat dan cepat kepada yang berkenaan.

h.

Sentiasa bersedia dan sanggup menerima pendapat, cadangan, syor

dan yang membina dari semua pihak demi meningkatkan prestasi
perkhidmatan dan kecemerlangan akademik.

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor

| 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00

Muka Surat | 8

Manual Kualiti

3.2

STATUS PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI ( SPSK )

3.2.1

Skop Pelaksanaan
Skop pelaksanaan SPSK SRNJ / SMNJ meliputi program dan aktiviti yang
berkaitan dengan P dan P . Pengecualian aplikasi pelaksanaan MS ISO
9001:2008 sebenar adalah meliputi keperluan-keperluan yang dinyatakan di
bawah:a.

Seksyen 7.3 :

Reka Bentuk dan Pembangunan Proses;

b.

Seksyen 7.6 :

Kawalan Ke Atas Peralatan Pengukuran dan

Pemantauan.

(Rujuk seksyen yang berkenaan untuk justifikasi pengecualian)

3.2.2

Penerangan Mengenai SPSK

Perkara utama yang ditentukan di dalam standard MS ISO 9001:- 2008 adalah
menguruskan proses yang terlibat dalam SRNJ / SMNJ, menggunakan
pendekatan proses, meningkatkan kecekapan dan keberkesanan sistem
pengurusan P dan P supaya kehendak pelanggan dan stakeholders dapat
dipenuhi. Penerangan lanjut mengenai Model SPSK berasaskan pendekatan
proses dijelaskan dalam Lampiran 1. Siri MS ISO 9001:2008 berlandaskan
kepada 8 (lapan) prinsip yang asas kepada falsafah dan matlamat standard ini
diwujudkan. Prinsip-prinsip tersebut adalah :a.

Tumpuan kepada pelanggan;

b.

Kepimpinan;

c.

Penglibatan anggota organisasi;

d.

Pendekatan proses;

e.

Pengurusan P dan P yang mengamalkan pendekatan sistem;

f.

Penambahbaikan secara berterusan;

g.

Pendekatan membuat keputusan berdasarkan fakta;

h.

Hubungan dengan pembekal untuk faedah bersama.

Pewujudan,

pelaksanaan

dan

pengekalan

prestasi

serta

keupayaan

pengurusan kualiti P dan P SRNJ / SMRJ memenuhi kehendak dan jangkaan

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor

| 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00

Muka Surat | 9

Manual Kualiti
pelanggan serta stakeholders berlandaskan 8 (lapan) prinsip di atas
ditunjukkan di dalam Lampiran 1.

3.2.3

Definisi
Definisi istilah boleh dirujuk terus di lampiran Definisi Singkatan Perkataan dan
Para 4 di setiap Prosedur Kualiti (PK).

SEKSYEN 4

BAHAGIAN 4
4.1.

: DASAR SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI ( SPSK )

Keperluan Am
SPSK Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor diwujud, dilaksana, didokumen,
dan dikemas kini serta diselenggarakan dengan cara yang sistematik. Ia juga
memberi

tumpuan

kepada

penambahbaikan

secara

berterusan

terhadap

keberkesanan P dan P di sekolah rendah dan menengah selaras dengan kehendak

MS ISO 9001:2008.
a. Merancang dan melaksanakan proses-proses yang terlibat dalam P dan P ;
b. Menentukan turutan dan hubung kait antara proses-proses ini di Lampiran 1;
c.

Menentukan kriteria dan kaedah bagi menilai keberkesanan operasi serta

kawalan ke atas proses-proses tersebut bagi memastikan keberkesanannya;

d. Menyediakan sumber dan maklumat yang diperlukan untuk pelaksanaan dan

pemantauan proses-proses tersebut;
e. Memantau dan menilai proses-proses melalui audit dalam, kajian semula
pengurusan, aduan dan maklum balas pelanggan serta pemantauan oleh
pegawai-pegawai yang dipertanggungjawabkan;
f.

Melaksanakan tindakan-tindakan yang perlu bagi memastikan pencapaian

matlamat yang dirancang dan membuat penambahbaikan yang berterusan ke
atas proses-proses tersebut.

4.2.

Keperluan Dokumentasi
Pelaksanaan SPSK adalah berasaskan kepada 4 peringkat dokumen iaitu :a) Manual Kualitii;
b) Prosedur Kualiti;

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor

| 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00

Muka Surat | 10

Manual Kualiti
c) Rekod Kualiti;
d) Dokumen Sokongan.

a)

Manual Kualitii

Manual Kualitii adalah dokumen asas yang mengandungi dasar dan objektif
kualiti di Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor. Penerangan ringkas
mengenai SPSK termasuk bagaimana seksyen-seksyen dalam Standard MS ISO
9001:2008 dipatuhi.

b)

Prosedur Kualiti

Prosedur Kualiti adalah dokumen yang menggariskan tujuan dan proses kerja bagi
melaksanakan segala aktiviti pengurusan dan operasi SPSK di Sekolah Rendah /
Menengah Negeri Johor.
c)

Rekod Kualiti

Rekod Kualiti adalah dokumen yang menjadi bukti pematuhan SPSK.

Struktur dokumen kualiti ini digambarkan oleh Rajah 1 berikut :RAJAH 1 :- HIERARKI DOKUMENTASI

MANUAL
KUALITI

Menerangkan
Dasar dan objektif kualiti
Sistem Pengurusan Kualiti mengikut seksyen-seksyen
dalam Standard MS ISO 9001:-2008 dan dasar
mengenainya

PROSEDUR
KUALITI

REKOD KUALITI DAN

DOKUMEN
SOKONGAN

d)

Menerangkan
Proses-proses yang dijalankan bagi pelaksanaan Sistem
Pengurusan Kualiti

Menerangkan
Bukti pematuhan SPSK yang diamalkan
Dokumen yang menyokong pelaksanaan SPSK
seperti Surat Pekeliling, Arahan Perbendaharaan
dan Garis Panduan

Dokumen Sokongan

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor

| 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00

Muka Surat | 11

Manual Kualiti
Dokumen Sokongan adalah dokumen yang menjadi rujukan dan panduan serta
perlu dipatuhi dalam melaksanakan aktiviti-aktiviti yang telah didokumenkan dalam
dokumen kualiti.
4.3 Kandungan Dalam Manual Kualitii
Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor perlu menyediakan Manual Kualitii yang
mengandungi perkara-perkara berikut :a.

Dasar dan Objektif Kualiti;

b.

Skop pelaksanaan SPSK;

c.

Penjelasan pengecualian aplikasi (exclusion) dalam pematuhan MS ISO 9001:2008;

d.

Rujukan kepada Prosedur-prosedur Kualiti dan dokumen sokongan dalam SPSK;

e.

Huraian tentang prinsip-prinsip dalam merancang, melaksana, memantau dan

menilai SPSK;

f.

Proses-proses yang dikenal pasti di dalam pelaksanaan SPSK.

Dokumen Berkaitan
Manual Kualiti
PK01 hingga PK17

4.4 Kawalan Dokumen

Dokumen kualiti yang dikawal di dalam SPSK ialah :-

a.

Manual Kualitii;

b.

Prosedur Kualiti;

c.

Rekod Kualiti;

d.

Dokumen Sokongan.

Dokumen-dokumen ini dikawal melalui cara berikut:a.

Dokumen baru
i.

Dokumen kualiti yang perlu dikawal ialah Manual Kualitii, Prosedur Kualiti,
Rekod Kualiti dan Dokumen Sokongan;

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor

| 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00

Muka Surat | 12

Manual Kualiti
ii.

Wakil Pengurusan adalah bertanggungjawab memastikan dokumen-dokumen

kualiti yang dirujuk dalam SPSK adalah yang terkini dan ditempatkan di lokasi
yang mudah dirujuk oleh mereka yang terlibat. Dokumen kualiti yang disimpan
secara elektronik perlu disokong oleh sistem back-up;

iii.

Manual Kualitii, Prosedur Kualiti dan Dokumen Sokongan hendaklah diluluskan

oleh Pengarah Pelajaran Johor;

iv.

Setiap keluaran Manual Kualitii, Prosedur Kualiti dan Dokumen Sokongan

diberikan identifikasi dan dicatatkan nombor keluaran, tarikh keluaran, nombor
pindaan, tarikh pindaan dan tarikh kuatkuasa. Pemegang dokumen dan
nombor salinan dokumen dikenal pasti melalui Senarai Edaran. Senarai
Edaran diselenggarakan oleh Pengurus Kualiti Negeri;

v.

Dokumen-dokumen kualiti hanya diedarkan kepada pemegang-pemegang

dokumen yang disenaraikan dalam Senarai Edaran dan dokumen-dokumen ini
dicap dengan DOKUMEN TERKAWAL, manakala dokumen kualiti yang perlu
diedarkan kepada pihak lain selain daripada pemegang di dalam Senarai
Edaran adalah diklasifikasikan semula sebagai dokumen tidak terkawal.
Dokumen tersebut akan dicap sebagai SALINAN TIDAK TERKAWAL di
penjuru sebelah kanan atas. Dokumen tersebut tidak akan terlibat di dalam
sebarang pindaan untuk dikemas kini;

vi.

Satu Senarai Induk Dokumen Kualiti dalaman dan luaran, yang mengandungi
semua dokumen kualiti yang digunakan dalam SPSK dan status terkini,
disediakan. Senarai ini dikemas kini dari masa ke semasa apabila berlaku
perubahan ke atas status dokumen-dokumen tersebut;

vii. Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor menyediakan Dokumen Kualiti

dalam bentuk bercetak.

b. Pindaan Dokumen
i.

Setiap anggota boleh memberikan cadangan pindaan kepada dokumen kualiti.

Cadangan pindaan mesti dikemukakan kepada Wakil Pengurusan dengan
menggunakan Borang Cadangan Pindaan;

ii.

Sebarang pindaan ke atas Manual Kualitii, Prosedur Kualiti dan Dokumen

Sokongan hendaklah mendapat kelulusan Pengarah Pelajaran Johor;

iii.

Semua pindaan yang dibuat dicatatkan di dalam rekod pindaan;

iv.

Pindaan ke atas Manual Kualitii dibuat dengan menggantikan muka surat yang
terlibat dengan pindaan, nombor pindaan ditambah dan tarikh kuat kuasa yang

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor

| 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00

Muka Surat | 13

Manual Kualiti
baru akan diberikan. Bagi pindaan yang melebihi 50%, keseluruhan dokumen
digantikan dengan nombor keluaran ditambah dan tarikh kuatkuasa baru
diberikan;
v.

Pindaan ke atas Prosedur Kualiti dibuat dengan menggantikan keseluruhan

dokumen dan nombor keluaran ditambah serta tarikh kuat kuasa baru
diberikan;

vi.

Dokumen-dokumen

yang

telah

dipinda

diedarkan

kepada

pemegang

pemegang dokumen;
vii. Pemegang dokumen bertanggungjawab memasukkan semua pindaan dan
mengeluarkan dokumen yang tidak terpakai serta memusnahkannya.
c.

Pengurusan Dokumen
Pengurus Dokumen Sekolah Rendah / Menengah

Negeri Johor ialah

Pengurus Kualiti Negeri Johor yang dilantik oleh Pengarah Pelajaran Johor.
Tugas pengurus dokumen ialah menyelenggara naskah dokumen induk,
menyelaras pindaan dokumen, senarai edaran dokumen dan penyimpanan
yang dikenal pasti dalam setiap Prosedur Kualiti.

Dokumen Berkaitan
PK12 Pengurusan Kawalan Dokumen Dan Rekod
4.5 Kawalan Rekod
Sekolah

Rendah / Menengah

Negeri Johor hendaklah mewujudkan dan

menyelenggarakan satu prosedur berhubung Pengurusan Rekod Kualiti. Senarai Induk

bagi rekod kualiti diwujudkan untuk kemudahan pengendalian dan pengesanan rekod.
Had masa penyimpanan dikenal pasti dan rekod kualiti disimpan dengan selamat dalam
fail-fail atau folder atau buku tertentu yang mudah dibaca dan dirujuk semula. Jika
rekod disimpan secara elektronik, satu sistem sokongan (back up) bagi rekod-rekod
berkenaan hendaklah disimpan secara sistematik untuk rujukan sebagai bukti objektif
kepada aktiviti-aktiviti kualiti. Pelupusan rekod-rekod kualiti dibuat mengikut Surat
Pekeliling Am Bil. 1/1997.
Dokumen Berkaitan
PK12 :- Pengurusan Kawalan Dokumen dan Rekod

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor

| 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00

Muka Surat | 14

Manual Kualiti
SEKSYEN 5

BAHAGIAN 5
5.1.

TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN

Komitmen Pengurusan
Pihak pengurusan atasan Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor komited dalam
membangun, melaksana dan menambahbaik secara berterusan keberkesanan SPSK
dengan cara:a.

Komunikasi kepada semua kakitangan tentang pentingnya memenuhi kehendak

pelanggan serta mematuhi peraturan dan undang-undang;

5.2.

b.

Mewujudkan dasar kualiti;

c.

Mewujudkan objektif-objektif kualiti;

d.

Menjalankan Kajian Semula Pengurusan;

e.

Memastikan penyediaan sumber-sumber yang mencukupi.

Tumpuan Kepada Pelanggan

Pihak

pengurusan

atasan

Sekolah

Rendah

Menengah

Negeri

Johor

bertanggungjawab memastikan kehendak pelanggan sekolah dikenal pasti dan

dipenuhi dengan tujuan meningkatkan kepuasan pelanggan. Piagam Pelanggan
disediakan bagi menentukan tahap perkhidmatan yang diberikan. Prestasi SPSK
Sekolah Rendah / Menengah

Negeri Johor diukur melalui penilaian ke atas

kepuasan pelanggan. Saluran untuk menerima cadangan dan aduan pelanggan bagi
menilai tahap kepuasan pelanggan disediakan melalui perjumpaan dan perbincangan
dengan ibu bapa, masyarakat dan stakeholder (mengikut kesesuaian).
Dokumen Berkaitan
PK08 Pengurusan Aduan Pelanggan
5.3.

Dasar Kualiti
Dasar Kualiti Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor adalah untuk menyediakan
P dan P yang berkualiti bagi memenuhi keperluan pelanggan selaras dengan dasar
dan Falsafah Pendidikan Kebangsaan melalui pelaksanaan SPSK. Dasar ini akan
disebar luas kepada seluruh warga sekolah dan akan dikaji semula dari masa ke
semasa mengikut kesesuaian dan kehendak Kementerian Pelajaran Malaysia.

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor

| 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00

Muka Surat | 15

Manual Kualiti
5.4.

Perancangan
5.4.1. Objektif Kualiti SRNJ / SMNJ
Pihak pengurusan atasan akan memastikan objektif kualiti termasuk
keperluan-keperluan proses P dan P diwujudkan pada setiap tahap dan bagi
setiap fungsi di sekolah. Bagi tujuan ini pihak sekolah akan:-a.

Melaksanakan sepenuhnya P dan P yang dijadualkan dalam program

sekolah;

b.

Memastikan program peningkatan akademik murid dilaksanakan secara

berterusan.

5.4.2. Perancangan SPSK

Pihak pengurusan atasan Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan
memastikan:-a. Perancangan SPSK dilaksanakan seperti mana yang didokumenkan dan
objektif kualiti yang ditetapkan dapat dicapai. Perancangan SPSK akan
mengambil kira perkara-perkara berikut:-i.

Kemahiran dan pengetahuan guru-guru;

ii.

Sumber yang diperlukan seperti kewangan dan infrastruktur;

iii. Dokumen yang perlu bagi melaksanakan SPSK serta rekod-rekod

hasil daripadanya;
iv. Sebarang perubahan kepada SPSK ini adalah terancang dan akan
dipatuhi.
b. SPSK kekal kukuh walaupun berlaku perubahan dalam organisasi.
Sekiranya perubahan dalam organisasi menyebabkan perubahan kepada
SPSK yang telah didokumenkan, perubahan tersebut akan didokumenkan.

5.5.

Tanggungjawab, Kuasa dan Komunikasi

5.5.1. Tanggungjawab dan Kuasa
Pengurusan atasan Sekolah Rendah / Menengah

Negeri Johor akan

memastikan tanggungjawab dan kuasa adalah jelas. Pengarah Pelajaran Johor

boleh mengarahkan mana-mana pegawai atau guru yang dilantik sebagai
Wakil

Pengurusan,

Pengurus

Kualiti

atau

Ketua

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor

| 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00

Juruaudit

dalam

Muka Surat | 16

Manual Kualiti
melaksanakan tugas, kuasa dan tanggungjawab untuk disebarkan kepada
semua staf dalam organisasi masing-masing.
5.5.2. Wakil Pengurusan
Wakil Pengurusan mempunyai tanggungjawab berikut :a. Mewujud, melaksana dan menyelenggarakan SPSK yang memenuhi
kehendak, matlamat dan objektif selaras dengan keperluan MS ISO
9001:2008;
b. Melaporkan kemajuan dan keberkesanan pelaksanaan SPSK dan
sebarang keperluan penambahbaikan;
c.

Berurusan dengan pihak-pihak luar mengenai perkara-perkara berkaitan

dengan SPSK sekolah;

d.

Memastikan aktiviti-aktiviti yang berkaitan dengan kesedaran terhadap

keperluan

pelanggan

sentiasa

dilaksanakan

di

kalangan

anggota

organisasi yang terlibat dalam pelaksanaan SPSK.

5.5.3. Komunikasi Dalaman

Pihak pengurusan atasan akan memastikan komunikasi di organisasi adalah
berkesan melalui:a. Mesyuarat;
b. Sesi taklimat dan perbincangan;
c.

Papan kenyataan;

d. Maklum balas pelanggan;

e. Memo dalaman;
f.

5.6.

Perhimpunan.

Kajian Semula Pengurusan

5.6.1. Am
Pihak pengurusan atasan bertanggungjawab mengadakan mesyuarat kajian
semula pengurusan sekurang-kurangnya SEKALI setahun. Kajian semula ini
perlu dilaksanakan bagi memastikan SPSK Sekolah Rendah / Menengah
Negeri Johor sentiasa berkesan dalam memenuhi semua keperluan yang

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor

| 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00

Muka Surat | 17

Manual Kualiti
telah ditetapkan. Mesyuarat dipengerusikan oleh Pengurus Kualiti Negeri
Johor dan minit mesyuarat akan dicatat oleh ahli mesyuarat yang dilantik
secara giliran. Rekod-rekod Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan akan
diselenggara mengikut kehendak Seksyen 4.2.4.
5.6.2. Input Kepada Kajian Semula Pengurusan
Agenda Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan merangkumi:a. Pencapaian Dasar dan Objektif Kualiti;
b. Penemuan Audit Dalam;
c.

Aduan dan Maklum balas Pelanggan;

d. Laporan berkaitan dengan prestasi proses penyediaan dan penyampaian

produk atau perkhidmatan yang tidak memenuhi keperluan yang
ditetapkan;
e. Laporan status tindakan pembetulan dan pencegahan;
f.

Tindakan susulan ke atas Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan yang

lepas;

g. Perubahan yang boleh memberi kesan kepada SPSK;

h. Cadangan penambahbaikan.

Dokumen Berkaitan
PK16 Tindakan Pembetulan, Pencegahan dan Penambahbaikan
PK17 :- Kajian Semula Pengurusan
5.6.3. Hasil Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan
Pihak pengurusan atasan bertanggungjawab mengambil tindakan ke atas
keputusan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan berkaitan dengan:a. Peningkatan keberkesanan SPSK dan proses prosesnya;
b. Peningkatan kualiti perkhidmatan kepada pelanggan;
c.

Sumber-sumber yang disediakan.

Keputusan-keputusan hasil daripada Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

hendaklah disampai dan dimaklumkan kepada anggota organisasi. Semua
rekod Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan disimpan dan diselenggara.

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor

| 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00

Muka Surat | 18

Manual Kualiti
Dokumen Berkaitan
PK16 Tindakan Pembetulan, Pencegahan dan Penambahbaikan

SEKSYEN 6

BAHAGIAN 6
6.1.

PENGURUSAN SUMBER

Bekalan Sumber
Pihak pengurusan atasan bertanggungjawab untuk mengenalpasti, merancang dan
berusaha mendapatkan sumber yang mencukupi untuk melaksanakan proses
pengurusan berkualiti termasuk:a.

Mendapatkan bilangan staf yang mencukupi;

b.

Staf yang terlatih;

c.

Pengagihan peruntukan kewangan yang mencukupi;

d.

Peralatan infrasruktur sekolah yang sesuai;

e.

Persekitaran kerja yang kondusif.

Dokumen Berkaitan
PK02 - Pengurusan Jadual Waktu
PK10 Pengurusan Perkembangan Staf
PK11 Pengurusan Perolehan / Pembelian
6.2.

Sumber Manusia
6.2.1. Am
Pihak pengurusan atasan organisasi akan menentukan dengan PPD, berusaha
menyediakan staf yang kompeten berdasarkan opsyen, latihan, kemahiran dan
pengalaman yang sesuai dari masa ke semasa dalam memastikan proses
perkhidmatan di sekolah mengikut piawaian kualiti yang ditetapkan.
6.2.2 Kompetensi, kesedaran dan latihan
Pihak pengurusan atasan Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor hendaklah:a.

Menentukan opsyen dan latihan guru mencukupi untuk menjalankan tugas-tugas

yang memberi kesan kepada kualiti P dan P;

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor

| 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00

Muka Surat | 19

Manual Kualiti
b.

Memberi latihan atau mengambil inisiatif untuk memenuhi keperluan P dan P;

c.

Menilai keberkesanan inisiatif yang diambil untuk memenuhi keperluan P dan P

yang berkesan;

d.

Memastikan anggota organisasi sedar akan kepentingan tugas masing-masing

dan bagaimana mereka menyumbang untuk mencapai objektif kualiti P dan P.

e.

Menyelenggara rekod-rekod pendidikan, latihan, pengetahuan dan kemahiran

(Seksyen 4.2.4.).
Dokumen Berkaitan
PK10 Pengurusan Perkembangan Staf
PK04 Pengurusan Pencerapan

6.3.

Infrastruktur
Pihak pengurusan atasan organisasi hendaklah menentukan, menyediakan

dan

menyelenggara infrastruktur yang diperlukan bagi mencapai kualiti perkhidmatan

yang ditetapkan. Infrastruktur ini merangkumi:a.

Bilik darjah dan kemudahan yang berkaitan;

b.

Peralatan yang meliputi perkakasan dan perisian;

c.

Kemudahan komunikasi.

Dokumen Berkaitan
PK11 - Pengurusan Perolehan dan Pembelian

6.4.

Persekitaran Kerja
Pengurusan atasan organisasi akan mewujud, mengurus dan memastikan
persekitaran tempat kerja memenuhi kepuasan hati staf, memotivasi dan
menghasilkan suasana kerja yang kondusif bagi menyokong kepada penghasilan
proses P dan P yang berkualiti.
Dokumen Berkaitan
PK10 - Pengurusan Perkembangan Staf

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor

| 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00

Muka Surat | 20

Manual Kualiti
SEKSYEN 7

BAHAGIAN 7: PROSES PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN PEMBELAJARAN

DAN PENGAJARAN (P dan P)
7.1.

Perancangan Bagi Penghasilan Perkhidmatan

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan merancang dan menyediakan
kaedah untuk mengurus dan melaksanakan proses P dan P

dengan berkesan

selaras dengan Falsafah Pendidikan Kebangsaan. Perancangan ini merangkumi :a. Penetapan objektif kualiti dan keperluan P dan P berpandukan pekeliling
berkaitan;
b. Mewujudkan proses-proses, dokumen dan sumber-sumber yang diperlukan;
c.

Penyediaan

kriteria

bagi

tujuan

menjalankan

pemantauan,

pencerapan,

peperiksaan dan penilaian yang perlu bagi mewujudkan P dan P yang berkesan;
d. Penyelenggaraan rekod-rekod kualiti sebagai bukti pematuhan kepada keperluan
SPSK.
Dokumen Berkaitan
Manual Kualitii
PK01 hingga PK17

7.2.

Proses-Proses Yang Berkaitan Dengan Pelanggan

7.2.1. Menentukan Keperluan-Keperluan Perkhidmatan Yang Hendak
Disampaikan.
Sekolah Rendah / Menengah

Negeri Johor akan memastikan proses

P dan P mematuhi pekeliling Kementerian Pelajaran Malaysia dari masa ke

semasa.
Dokumen Berkaitan
Manual Kualitii
PK01 hingga PK17
7.2.2. Semakan Semula Ke Atas Keperluan-Keperluan Perkhidmatan Yang
Hendak Disampaikan.
Sekolah Rendah / Menengah

Negeri Johor akan menyemak semula

keperluan P dan P yang akan dilaksanakan. Penyemakan ini dilakukan

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor

| 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00

Muka Surat | 21

Manual Kualiti
sebelum organisasi membuat komitmen untuk melaksanakan P dan P kepada
murid-murid. Organisasi akan memastikan :a. Semakan semula keperluan P dan P dipenuhi;
b. Sebarang perbezaan akan diselesaikan terlebih dahulu sebelum sesi
persekolahan bermula;
c.

Organisasi mempunyai keupayaan untuk memenuhi semua keperluan

dan P yang dikenal pasti dalam proses pelaksanaan P dan P kepada

murid-murid.

Dokumen Berkaitan
Manual Kualiti
PK01 hingga PK17
7.2.3. Komunikasi Dengan Pelanggan.
Sekolah Rendah / Menengah

Negeri Johor akan menentukan dan

melaksanakan kaedah berkomunikasi secara berkesan dengan murid, ibu

bapa, masyarakat setempat dan pihak atasan mengenai:a. Maklumat berkaitan P dan P yang dilaksanakan;
b. Sebarang pertanyaan dan kemusykilan serta pindaan;
c.

Maklum balas pelanggan termasuk aduan pelanggan.

Kaedah Komunikasi dengan pelanggan dilakukan melalui:a. Surat menyurat

b. Teknologi Maklumat dan Komunikasi ( ICT )

7.3.

Reka Bentuk Dan Pembangunan Proses.

Seksyen ini tidak digunapakai kerana reka bentuk kurikulum sekolah telah
disediakan oleh Bahagian Perkembangan Kurikulum.
(Seksyen ini dikecualikan dalam skop pelaksanaan )

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor

| 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00

Muka Surat | 22

Manual Kualiti
7.4.

Perolehan
7.4.1. Proses Perolehan / Pembelian.
Sekolah Rendah / Menengah

Negeri Johor akan memastikan proses

Perolehan dan Pembelian mematuhi Arahan Perbendaharaan.

Dokumen Berkaitan
PK11 - Pengurusan Perolehan / Pembelian
7.4.2. Maklumat Perolehan/Pembelian.
Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan menentukan ciri-ciri bahan
dan perkhidmatan yang bakal diperolehi di samping mengenal pasti pembekal
di mana berkaitan di dalam pembelian bahan dan perkhidmatan. Pembekal
perlu mengikut spesifikasi yang telah ditetapkan oleh pihak organisasi atau
PPD atau JPN atau KPM.
7.4.3. Verifikasi Ke Atas Bahan & Perkhidmatan Yang Diperolehi.
Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan menentukan ciri-ciri bahan
dan melaksanakan pemeriksaan bagi memastikan bahan dan perkhidmatan
mengikut spesifikasi yang telah ditetapkan oleh organisasi atau PPD atau JPN
atau KPM.
Dokumen Berkaitan
PK11 - Pengurusan Perolehan / Pembelian
7.5.

Proses Penyediaan P dan P.

7.5.1. Kawalan Ke Atas Proses Penyediaan P dan P.
Sekolah Rendah / Menengah

Negeri Johor akan merancang dan

melaksanakan proses P dan P kepada pelanggan secara terkawal dengan

memastikan perkara-perkara berikut :a. Ada maklumat yang menerangkan dengan jelas ciri-ciri P dan P yang
hendak disampaikan;
b. Arahan kerja. (ikut keperluan);
c.

Penggunaan Bahan Bantu Mengajar (BBM) yang sesuai;

d. Instrumen pemantauan dan pengukuran tahap pencapaian disediakan;

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor

| 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00

Muka Surat | 23

Manual Kualiti
e. Pelaksanaan sistem pemantauan dan penilaian.
Dokumen Berkaitan
Manual Kualitii Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor
PK01 hingga PK17
7.5.2.

Kesahan Proses Penyediaan dan Penyampaian P dan P Kepada

Pelanggan.
Sekolah akan membuat kesahan ke atas proses P dan P untuk menghasilkan
P dan P yang berkesan dengan :a.

Menentukan kriteria bagi tujuan semakan dan kelulusan untuk proses P

dan P dilaksanakan dalam perkhidmatan;

b.

Memastikan peralatan dan personel yang sesuai;

c.

Penggunaan kaedah dan prosedur yang sesuai untuk proses P dan P;

d.

Mewujud dan menyelenggarakan rekod dan dokumentasi P dan P;

e.

Mengesah semula ( Revalidation).

Dokumen Berkaitan
PK03 Pengurusan P dan P
PK02 Pengurusan Jadual Waktu
PK04 Pengurusan Pencerapan
PK05 Pengurusan Peperiksaan
PK13 Pengurusan Bimbingan
7.5.3. Identifikasi Dan Kemudahkesanan
Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan mewujudkan (mengikut
kesesuaian) kaedah identifikasi dan kemudahkesanan yang sesuai. Rekodrekod yang berkaitan akan dikawal.
Dokumen Berkaitan
Manual Kualitii
PK01 hingga PK17

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor

| 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00

Muka Surat | 24

Manual Kualiti
7.5.4. Harta Hak Milik Pelanggan
Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan mengawal ke atas harta
hak milik pelanggan dengan cara mengenal pasti, mengesahkan dan
menjaganya dengan selamat.
7.5.5. Pemuliharaan
Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan memastikan sebarang
bahan dan peralatan organisasi akan dikendali, dikenal pasti, dijaga,
dipulihara dan disimpan.
Dokumen Berkaitan
Manual Kualiti
PK01 hingga PK17
7.6.

Kawalan Ke Atas Peralatan Pengukuran dan Pemantauan.

Seksyen ini tidak digunakan kerana organisasi tidak mempunyai peralatan yang
memerlukan pengukuran dan pemantauan.

SEKSYEN 8

BAHAGIAN 8:

8.1.

PENGUKURAN, PENGANALISISAN DAN

PENAMBAHBAIKAN

Am
Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan merancang dan melaksanakan
proses pemantauan, pengukuran, penganalisisan serta penambahbaikan yang
diperlukan bagi :a.

Membuktikan pelaksanaan proses P dan P menepati keperluan yang ditetapkan;

b.

Memastikan keperluan SPSK dipatuhi;

c.

Membuat penambahbaikan yang berterusan dan menyeluruh secara berkesan ke

atas SPSK.

Kaedah-kaedah yang bersesuaian digunakan bagi tujuan pemantauan, pengukuran

dan penganalisisan ke atas keberkesanan SPSK.

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor

| 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00

Muka Surat | 25

Manual Kualiti
Dokumen Berkaitan
Manual Kualiti
PK01 hingga PK17
8.2

Pemantauan dan pengukuran

8.2.1. Kepuasan Pelanggan
Sekolah Rendah / Menengah

Negeri Johor akan memantau maklumat

berhubung persepsi pelanggan

terhadap perkhidmatan bagi memenuhi

keperluan pelanggan. Kaedah yang sesuai akan ditentukan bagi mendapatkan

maklumat daripada pelanggan. Maklumat

kepuasan pelanggan akan

diperolehi melalui:a.

Aduan pelanggan;

b.

Audit dalam;

c.

Keputusan mesyuarat dengan wakil pelanggan;

d.

Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan;

e.

Peti Cadangan.

Dokumen Berkaitan
PK 08 Pengurusan Aduan Pelanggan
PK 14 Pengurusan Audit Dalam
PK 17 - Kajian Semula Pengurusan
8.2.2. Audit dalam
Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan menjalankan Audit Dalam
mengikut jadual yang telah ditetapkan bagi memastikan sama ada SPSK :a. Mematuhi apa yang dirancangkan seperti dalam keperluan Standard
Kualiti dan keperluan SPSK yang telah diwujudkan oleh organisasi;
b. Telah dilaksana dan diselenggarakan secara berkesan.

Program audit yang dirancang akan mengambil kira perkara berikut:a. Audit Dalam dilaksanakan sekurang-kurangnya sekali setahun bagi
mengesahkan

kerja-kerja

mengikut

prosedur

dan

memastikan

keberkesanan SPSK.

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor

| 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00

Muka Surat | 26

Manual Kualiti
b. Wakil Pengurusan / Jawatankuasa Kualiti

bertanggungjawab untuk

merancang dan menjadualkan Audit Dalam. Perancangan dan jadual

audit perlu mengambil kira:i.

Status keberkesanan pelaksanaan;

ii.

Kepentingan status yang akan diaudit;

iii.

Keputusan audit yang lepas.

c. Audit Dalam dijalankan oleh individu yang dipertanggungjawabkan dan

tidak terlibat dengan aktiviti yang diaudit.
d. Pihak

yang

diaudit

perlu

mengambil

tindakan

pembetulan

dan

pencegahan ke atas ketidakakuran yang ditemui oleh juru audit;

e. Audit Susulan akan dijalankan bagi memastikan tindakan pembetulan dan
pencegahan ke atas ketidakakuran yang ditemui telah dilaksanakan
dengan berkesan;
f.

Laporan audit disediakan selepas audit dijalankan dan hendaklah

dibentangkan dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.

Dokumen Berkaitan
PK 14 Pengurusan Audit Dalam
PK15 Pengurusan Kawalan Perkhidmatan Tidak Akur
PK16 Tindakan Pembetulan, Pencegahan Dan Penambahbaikan
8.2.3. Pemantauan dan Pengukuran Proses
Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan menjalankan pemantauan
dan pengukuran ke atas proses bagi mengukur kesesuaian SPSK.
Pengukuran ini dibuat melalui:a. Audit Dalam;
b. Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan;
c.

Aduan dan Maklum Balas Pelanggan.

Sekiranya proses yang dilaksanakan tidak dapat menghasilkan output yang

dirancang, tindakan pembetulan akan diambil dengan serta merta.

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor

| 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00

Muka Surat | 27

Manual Kualiti
Dokumen Berkaitan
Manual Kualiti
PK01 hingga PK17
8.2.4. Pemantauan dan Pengukuran Proses-Proses P dan P .
Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan memantau dan mengukur
proses-proses P dan P bagi memenuhi keperluan yang ditetapkan.
Pemantauan dan pengukuran ini dibuat mengikut tahap yang sesuai. Rekodrekod mengenai pemantauan dan pengukuran disimpan dan diselenggara
seperti Seksyen 4.2.4.

Dokumen Berkaitan
Manual Kualiti
PK01 hingga PK17
8.3.

Kawalan Ke Atas Perkhidmatan Yang Tidak Memenuhi Keperluan Yang

Ditetapkan.
Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan memastikan perkhidmatan yang
tidak menepati keperluan dikawal melalui aktiviti pemantauan dan pengukuran.
Pemantauan dan pengukuran akan dilaksanakan di semua peringkat dalam proses
P dan P di organisasi. Proses perkhidmatan yang tidak memenuhi keperluan yang
ditetapkan akan ditentukan statusnya dan diasingkan berdasarkan prosedur tindakan
pembetulan yang berkuat kuasa. Pihak organisasi akan mengambil tindakan
pembetulan perkhidmatan yang tidak memenuhi spesifikasi yang ditetapkan seperti
berikut :a.

Proses perkhidmatan yang tidak memenuhi keperluan P dan P akan

diasingkan.

b.

Alatan atau bahan yang tidak memenuhi spesifikasi tidak akan digunakan bagi
tujuan asalnya.

c.

Rekod-rekod berkaitan produk yang tidak memenuhi keperluan akan disimpan

dan diselenggara. ( Seksyen 4.2.4)

Dokumen Berkaitan
Manual Kualiti
PK01 hingga PK17

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor

| 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00

Muka Surat | 28

Manual Kualiti

8.4.

Analisis Data
Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan menentukan, mengumpul dan
menganalisis data yang perlu untuk menunjukkan kesesuaian serta keberkesanan
Sistem Pengurusan

Kualiti. Penilaian dan penambahbaikan yang menyeluruh ke

atas SPSK boleh dibuat. Analisis ini akan meliputi data yang dihasilkan daripada
pemantauan,

pengukuran

dan

sumber-sumber

lain

yang

bersesuaian.

Penganalisisan data akan memberi maklumat berkaitan dengan:a.

Kepuasan pelanggan ( Seksyen 8.2.1);

b.

Memenuhi objektif P dan P ( Seksyen 7.2.1);

c.

Ciri-ciri dan arah aliran proses P dan P serta ruang untuk Tindakan
Pencegahan;

d.

Prestasi pembekal.

Analisis Data akan dijalankan seperti di bawah.

Jenis Data

Kekerapan

Tanggungjawab

Kaedah

Setiap 6 bulan

Pengurusan

Deskriptif

Setahun Sekali

Pengurusan

Deskriptif

Setahun Sekali

Pengurusan

Deskriptif

Prestasi Pembekal

Setahun Sekali

Pengurusan

Deskriptif

Perkembangan Staf

Setahun Sekali
Berdasarkan aktiviti

Pengurusan

Deskriptif

a.

Kepuasan Pelanggan

b.

Pencapaian Objektif
Kualiti
Ciri-ciri dan arah aliran
proses dan perkhidmatan

c.
d.
e.

Dokumen Berkaitan
Manual Kualiti
PK01 hingga PK17

8.5.

Penambahbaikan
8.5.1. Penambahbaikan yang berterusan
Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan membuat penambahbaikan yang
berterusan dan menyeluruh ke atas keberkesanan SPSK melalui:a.

Dasar Kualiti;

b.

Objektif Kualiti;

c.

Analisis Data;

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor

| 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00

Muka Surat | 29

Manual Kualiti
d.

Laporan Audit Dalam;.

e.

Tindakan Pembetulan;

f.

Tindakan Pencegahan;

g.

Kajian Semula Pengurusan;

h.

Cadangan daripada pelanggan;

i.

Penanda aras ( bench marking).

Dokumen Berkaitan
PK16 Tindakan Pembetulan, Pencegahan dan Penambahbaikan
8.5.2. Tindakan Pembetulan
Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan mengambil tindakan untuk
menghapuskan punca ketidakpatuhan supaya tidak berlaku lagi. Tindakantindakan pembetulan hendaklah bersesuaian dengan kesan ketidakpatuhan
yang ditemui. Prosedur yang didokumenkan bertujuan untuk :a.

Mengkaji semula ketidakakuran termasuk aduan pelanggan;

b.

Menentukan sebab-sebab ketidakakuran;

c.

Mengetahui sejauh mana tindakan yang perlu diambil supaya

ketidakakuran tidak berulang;

d.

Penentuan dan pelaksanaan tindakan yang diperlukan;

e.

Merekod hasil tindakan yang telah diambil;

f.

Mengkaji semula tindakan pembetulan yang telah dilaksanakan.

Dokumen Berkaitan
PK16 Tindakan Pembetulan, Pencegahan dan Penambahbaikan
8.5.3. Tindakan Pencegahan
Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan menentukan tindakan bagi
menghapuskan punca-punca ketidakakuran bagi tujuan mencegah masalah
berulang. Tindakan pencegahan hendaklah bersesuaian dengan kesan dan
masalah-masalah yang dijangka. Prosedur tindakan pencegahan akan
diwujudkan meliputi perkara-perkara berikut :-

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor

| 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00

Muka Surat | 30

Manual Kualiti
a.

Menentukan kemungkinan ketidakakuran dan punca-puncanya;

b.

Menilai keperluan untuk tindakan bagi memastikan ketidakakuran tidak

berulang;

c.

Menentu dan melaksana tindakan yang diperlukan;

d.

Merekod tindakan-tindakan yang dilaksanakan (Seksyen 4.2.4.);

e.

Merekod, menyimpan dan menyelenggara hasil tindakan pencegahan;

f.

Mengkaji semula tindakan pencegahan yang telah dilaksanakan.

Dokumen Berkaitan
PK16 Tindakan Pembetulan, Pencegahan dan Penambahbaikan

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor

| 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00

Muka Surat | 31

Manual Kualiti
Lampiran 1
Pemetaan Proses
Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti Negeri Johor
(Pengurusan P dan P )
Pelanggan

Penyediaan Sumber
Pengurusan Pembelajaran dan
Pengajaran
6.1:- Bekalan Sumber

7.2 :- Proses Berkaitan Dengan Pelanggan

Pengurusan Latihan

Perancangan
Perkhidmatan
7.1 :-Perancangan Penyampaian Perkhidmatan
7.5.2.:-Penyediaan Proses P DAN P

6.2:- Sumber Manusia

Perkhidmatan
Yang Diberikan

Perolehan
6.3:- Infrastruktur
6.4:- Persekitaran Kerja
7.4:- Perolehan

6.4 :-Persekitaran kerja

7.5.3:-Identifikasi & Kemudahkesanan
8.2.3:-Pemantauan & Pengukuran
8.2.4:-Pemantauan & Pengukuran P dan
P
8.3 :-Kawalan Perkhidmatan Yang
Tidak Akur

Penrekodan &
Penyimpanan Maklumat

Kawalan
7.5.1 :- Kawalan Proses Penyediaan
P dan P
7.5.3 :- Identifikasi Dan Kemudahkesanan
8.2.4 :- Pemantauan dan Pengukuran
8.3 :- Kawalan Perkhidmatan Yang Tidak Akur

4.2.3 :- Kawalan Dokumen

4.2.4 :- Kawalan Rekod
Pelanggan

Umum
4.1 :-Keperluan Am
4.2 :-Keperluan Dokumentasi
5.5 :-Tanggungjawab, Kuasa & Komunikasi
7.1 :-Penyampaian Perkhidmatan
8.1 :-Pengukuran, Penganalisisan & Penambahbaikan
8.4 :-Analisa Data
8.2.1 :-Kepuasan Pelanggan
Pengecualian

5.2.
7.2.
7.5.4.
8.2.2.
5.6.

:-Aduan Pelanggan
:-Proses Berkaitan Dengan Pelanggan
:-Harta Hak Milik Pelanggan
:-Audit Dalam
:-Kajian Semula Pengurusan

Analisis &
Penambahbaikan
8.5 :- Penambahbaikan

7.3 :- Reka Bentuk Dan Pembangunan Proses

7.6 :- Kawalan Ke Atas Peralatan Pengukuran Dan Pemantauan

Catatan :-

Aliran Kerja/Proses
Interaksi

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor

| 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00

Muka Surat | 32

Manual Kualiti

Lampiran 2
CARTA ORGANISASI
SEKOLAH RENDAH / MENENGAH NEGERI JOHOR (CONTOH)
PENGETUA/GURU BESAR

GURU PENOLONG KANAN

(Pentadbiran)

GPK HEM

GPK PETANG

GURU PENOLONG KANAN

(Kokurikulum)
GURU BIMBINGAN
DAN KAUNSELING

Kurikulum

Pentadbiran

SPBT

Keselamatan

Unit Beruniform

Majlis Sukan

Ketua Bidang

Perjawatan

Kantin

Biasiswa

Kelab Permainan

Persatuan / Kelab

Ketua Panitia

Kewangan

Koperasi

Kesihatan/Kebajikan

Jadual Waktu

Maklumat & Data

B&K

Disiplin

Pusat Sumber

Bangunan

Majlis Ketua Tingkatan

Pendaftaran

Peperiksaan

Peralatan/Perabot

Data SRM

P. Pencegahan Dadah

SPKS MS ISO

Staf Sokongan

AJK Keceriaan

Dakwah & Agama

Bilik Khas / Bengkel

Perkembangan Staf

Penyelia Tingatan
& Guru Kelas

Majlis Pencegahan
Jenayah

MBMMBI / 60:40

Pemantauan &
Pencerapan

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor

| 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00

Penerbitan

Carta Organisasi berbeza

mengikut kesesuaian sekolah

Muka Surat | 33