FAIL MEJA

NAMA

NORKHAIRULKHARIAH BINTI MOHAMED

JAWATAN DAN GRED

BAHAGIAN
JABATAN
ORGANISASI

TAMIZI
SETIAUSAHA PEJABAT (N17)
TEKNOLOGI MAKLUMAT
MAJLIS PERBANDARAN KUANTAN

NO. PINDAAN: 1
TARIKH KUAT KUASA:
01.06.2012

ARAHAN
1.

Fail Meja (FM) ini mengandungi maklumat-maklumat serta atur cara bagi tiap-tiap
tugas yang dijalankan oleh sesuatu jawatan.

2.
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)
l)

Maklumat-maklumat yang perlu ada dalam FM ini adalah:

Maklumat Majlis Perbandaran Kuantan;
Objektif Jabatan;
Objektif Bahagian;
Carta Organisasi Jabatan;
Carta Organisasi Kedudukan Pegawai;
Senarai Tugas/Kuasa Dan Hubungan;
Peraturan-Peraturan Pentadbiran;
Proses Kerja;
Carta Aliran Kerja;
Senarai Semak/Checklist;
Senarai Undang-Undang/Peraturan;
Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai;

Fail Meja|MAJLIS PERBANDARAN KUANTAN

m)
n)
o)

Senarai Borang-Borang Yang Digunakan;

Norma Kerja; dan
Senarai Tugas Harian.

3.

FM ini bukanlah hak pegawai sendiri tetapi ada kaitan dengan jawatannya. FM ini
hendaklah diletakkan di atas meja. Sekiranya berlaku pertukaran, fail ini hendaklah
diserahkan kepada Pengarah Jabatan/Ketua Bahagian.

4.

Pengarah Jabatan, Ketua Bahagian dan Penjawat hendaklah memastikan bahawa

a)
b)

FM ini dikaji semula dan dikemaskini:

Apabila berlaku pertukaran pegawai atau portfolio tugas; dan
Sekurang-kurangnya sekali setahun.

KANDUNGAN
Bil.

Perkara

Halaman

1.0

MAKLUMAT MAJLIS PERBANDARAN KUANTAN

1-4

2.0

OBJEKTIF JABATAN

3.0

OBJEKTIF BAHAGIAN

4.0

CARTA ORGANISASI JABATAN

5.0

CARTA ORGANISASI KEDUDUKAN PEGAWAI

6.0

SENARAI TUGAS/KUASA DAN HUBUNGAN

8-9

7.0

PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

10

8.0

PROSES KERJA

11-16

9.0

CARTA ALIRAN KERJA

17-27

Fail Meja|MAJLIS PERBANDARAN KUANTAN

10.

SENARAI SEMAK/CHECKLIST

28

SENARAI UNDANG-UNDANG/PERATURAN

29

SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

30

SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN

31

0
11.0
12.
0
13.

NORMA KERJA

32-37

0
SENARAI TUGAS

38

14.
0
15.
0
1.0

MAKLUMAT MAJLIS PERBANDARAN KUANTAN

1.1

LATARBELAKANG

MPK merupakan salah satu PBT yang mempunyai kuasa autonomi sebagai sebuah
Kerajaan Tempatan. Penubuhannya bermula dengan Kuantan Sanitary Board pada 1 Ogos
1913, kemudiannya berkembang menjadi Kuantan Town Board pada tahun 1937, Kuantan
Town Council pada tahun 1953 dan diberi penarafan sebagai Majlis Perbandaran Kuantan
mulai tahun 1979.
Kawasan pentadbiran MPK adalah seluas 2065 kilometer persegi, terbahagi kepada enam
mukim iaitu Mukim Kuala Kuantan, Mukim Ulu Kuantan, Mukim Beserah, Mukim Sungai
Karang, Mukim Penor dan Mukim Ulu Lepar. Kawasan ini meliputi tiga kawasan parlimen
iaitu Parlimen Kuantan, Parlimen Indera Mahkota, dan Parlimen Paya Besar yang
terbahagi kepada lapan Dewan Undangan Negeri (DUN) iaitu Teruntum, Tanjung Lumpur,

Fail Meja|MAJLIS PERBANDARAN KUANTAN

Inderapura, Semambu, Beserah, Sungai Lembing, Pancing dan Lepar. Jumlah penduduk
pula adalah seramai 490,000 orang.
Secara asasnya, pentadbiran MPK dijalankan berdasarkan kepada dua prinsip iaitu di luar
bidang kuasa (ultra-vires) dan keupayaan yang kompeten (general competence). MPK
melaksanakan tanggunjawabnya, berdasarkan perundangan di bawah Akta Kerajaan
Tempatan 1976 (Akta 171), Akta Perancangan Bandar dan Desa 1976 (Akta 172), Akta
Jalan, Parit dan Bangunan 1986 (Akta 133), Undang-Undang Kecil (UUK) dan Enakmen
yang telah diluluskan.

1.2

VISI, MISI DAN OBJEKTIF

Dalam mentadbir Kuantan, MPK telah menetapkan visi Kuantan sebagai Pusat
Pertumbuhan Utama Wilayah Timur Yang Makmur Menjelang 2014. Bagi mencapai visi
tersebut, lima misi dirangka iaitu memastikan Kuantan dibangunkan dengan cekap dan
berkesan melalui; pembangunan perbandaran yang kondusif; kemudahan infrastruktur
yang lengkap dan berkualiti tinggi; pembangunan warga Kuantan yang cemerlang;
pengekalan dan pemuliharaan persekitaran yang mapan; dan sistem pentadbiran yang
terbaik, berintegriti dan berhemah.
Objektif MPK adalah Menyediakan dan menyampaikan perkhidmatan perbandaran yang
berkualiti tinggi kepada semua warga Kuantan, stakeholder dan semua pelanggan

1.3

FUNGSI UTAMA

Fail Meja|MAJLIS PERBANDARAN KUANTAN

Sebagai sebuah PBT yang berhubung secara langsung dengan masyarakat setempat,
fungsi dan peranan MPK adalah sangat luas. Berdasarkan kepada Akta 171, fungsi utama
MPK meliputi:
(a)

perkhidmatan perbandaran;

(b)

penyediaan kemudahan infrastruktur dan kemudahan awam;

(c)

kawalan perniagaan; dan

(d)

pembangunan masyarakat;

MPK turut berfungsi sebagai pihak berkuasa perancang tempatan di bawah Akta 172 dan
kawalan pembinaan bangunan melalui Akta 133.

1.4 STRUKTUR PENTADBIRAN DAN CARTA ORGANISASI MPK

Pentadbiran MPK diketuai oleh Yang Dipertua (YDP) dengan dibantu oleh tenaga kerja
seramai 1283 orang. MPK turut dibantu oleh 24 orang Ahli Majlis serta Ex-Officio. Secara
keseluruhannya, MPK mempunyai 12 jabatan dan 32 bahagian.
Carta Organisasi Majlis Perbandaran Kuantan

Fail Meja|MAJLIS PERBANDARAN KUANTAN

2.0

OBJEKTIF JABATAN TEKNOLOGI MAKLUMAT

a)

Memastikan semua sistem-sistem aplikasi dapat beroperasi dengan lancar

dan memenuhi kehendak pengguna.

b)

Memastikan semua perkakasan berada di dalam keadaan boleh digunapakai

oleh semua kakitangan tanpa sebarang gangguan

c)

Memastikan tahap kemahiran dan pengetahuan kakitangan ICT sentiasa

seiring dengan perkembangan teknologi semasa.

Fail Meja|MAJLIS PERBANDARAN KUANTAN

d)

Memastikan semua kakitangan MPK terutamanya diperingkat pentadbiran

dan pengurusan mahir dan fasih dalam penggunaan IT

3.0

OBJEKTIF BAHAGIAN

-TIADA-

Fail Meja|MAJLIS PERBANDARAN KUANTAN

4.0

CARTA ORGANISASI JABATAN

JABATAN TEKNOLOGI MAKLUMAT

PENGARAH JABATAN

SETIAUSAHA PEJABAT

BAHAGIAN PEMBANGUNAN
SISTEM APLIKASI

BAHAGIAN OPERASI &

SOKONGAN APLIKASI

BAHAGIAN PENYELENGGARAAN
PERKAKASAN & BANTUAN
TEKNIKAL

BAHAGIAN PENTADBIRAN &

KEWANGAN

5.0

CARTA ORGANISASI KEDUDUKAN PEGAWAI

JABATAN TEKNOLOGI MAKLUMAT
PENGARAH JABATAN
PEGAWAI TEKNOLOGI MAKLUMAT (F48)
HAJI MOHD FAUZEE BIN MUHAMMAD

SETIAUSAHA PEJABAT (N17)

NORKHAIRULKHARIAH BT MOHAMED TAMIZI

BAHAGIAN PEMBANGUNAN
SISTEM APLIKASI

BAHAGIAN OPERASI DAN

SOKONGAN APLIKASI

BAHAGIAN PENYELENGGARAAN
PERKAKASAN & BANTUAN
TEKNIKAL

BAHAGIAN PENTADBIRAN &

KEWANGAN

PEGAWAI TEKNOLOGI MAKLUMAT

(F44)

PENOLONG PEGAWAI
TEKNOLOGI MAKLUMAT
(F32)

PENOLONG PEGAWAI

PEMBANTU TADBIR (P/O)

(N17)

MOHAMAD ANWAR BIN

PENOLONG PEGAWAI
TEKNOLOGI MAKLUMAT (F29)
PENOLONG PEGAWAI TEKNOLOGI
MAKLUMAT (F29)

TEKNOLOGI MAKLUMAT(F29)
PEMBANTU AM PEJABAT (N1)

PENOLONG PEGAWAI
TEKNOLOGI MAKLUMAT
(F29)
PEMBANTU TADBIR (P/O)
(N17)

PEMBANTU TADBIR (P/O) (N17)

NORHASHIMAH BT IBRAHIM

PEMBANTU TADBIR (P/O)

(N17)

OPERATOR MESIN PROSESAN DATA

(F11)

6.0

SENARAI TUGAS/KUASA DAN HUBUNGAN

Tugas Pegawai Atasan
Yang Ada Hubungan

Tugas dan Tanggungjawab

Kuasa Yang Diberi

Tugas Pegawai-pegawai
Lain Yang Ada Hubungan
Serta Jenis Hubungan

Penyelarasan Minit-Minit Mesyuarat

1. Pengarah

Mesyuarat Jabatan Teknologi

Maklumat
Semua urusan berkaitan
Taklimat Korporat
pentadbiran/perkhidmatan
jabatan.
Mengambil Catatan
Menguruskan Hal Ehwal Pengarah
Jabatan

Penyediaan
maklumat, kertas
kerja

2. Pegawai-Pegawai
Lain

Mengedarkan dokumen.
Dengan Penyediaan surat/ memo kepada
Maklumat/Fail/
jabatan yang berkenaan.
Tempahan
Penginapan/
Mengedarkan minit
Tempahan
mesyuarat kepada ahliKenderaan
Yang ahli mesyuarat yang
Melibatkan
terlibat
Mesyuarat Dalaman
dan
Luaran/
Mencatat Program/
Mengendalikan
Temu
Janji
Pengarah Jabatan

Semua urusan berkaitan

Pengarah/
Pentadbiran/
Perkhidmatan
jabatan
(sekiranya
perlu)dan
aktiviti-aktiviti lain jabatan.

Pembantu Am Pejabat

Tugas Pegawai Atasan

Yang Ada Hubungan

Tugas dan Tanggungjawab

Menyelenggarakan Buku-Buku
Mesyuarat, Penyediaan Dokumen
Mesyuarat
Mesyuarat Jabatan
Taklimat Korporat
Penyediaan Kertas Taklimat, Surat
Mesyuarat, memo, Kertas Kerja,
serta melaksanakan arahan-arahan
lain daripada pegawai atasan dari
semasa ke semasa
Merekodkan Surat Keluar Masuk
Pengarah Jabatan
Menyelenggarakan dan Mengambil
Catatan Laporan menghadiri
Mesyuarat Luaran dan Fail-Fail Sulit

Kuasa Yang Diberi

Tugas Pegawai-pegawai
Lain Yang Ada Hubungan
Serta Jenis Hubungan

7.0

PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
Bil.

Proses/Aktiviti

Peraturan Pentadbiran

1.

Perintah Am Bab A,B,C,D,E & F

2.

Arahan Perbendaharaan

3.

Pekeliling Perkhidmatan

4.

Pekeliling Perbendaharaan

5.

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam

8.0

PROSES KERJA
a)

Proses Catatan Trengkas Untuk Surat/Memo/Kertas Kerja/Taklimat dan Laporan

Bil.

Proses Kerja

untuk

Pegawai Yang
Meluluskan/Dirujuk

1.

Mengambil catatan trengkas

kerja/taklimat dan laporan.

surat/memo/kertas Pengarah

2.

Mendapatkan fail berkaitan untuk kandungan terkini bagi Pembantu Am Pejabat

surat/memo.

3.

Menaip surat/memo/kertas kerja/ taklimat dan laporan.

4.

Menghantar surat/memo/kertas kerja/ taklimat dan laporan Pengarah

untuk semakan/tandatangan Pengarah.

5.

Membuat pindaan surat/memo/kertas kerja/ taklimat dan Pengarah

laporan.(jika perlu).

6.

Membuat salinan
laporan.

Setiausaha Pejabat

surat/memo/kertas kerja/ taklimat dan Pembantu Am Pejabat

Seksyen Undangundang Peraturan

7.

Merekodkan surat/memo dalam buku rekod surat keluar Setiausaha Pejabat

Pengarah. (jika ada tindakan).

8.

Mengedarkan surat/memo/laporan kepada Jabatan/Bahagian Pembantu Am Pejabat

berkaitan.

b)
Bil.

Proses Menaip Surat/Memo, Kertas Kerja, Kertas Taklimat Dan Lain-Lain

Proses Kerja

Pegawai Yang
Meluluskan/Dirujuk

1.

Terima draf kertas kerja, maklumbalas, minit mesyuarat dan Pengarah/ketua

sebagainya.
Bahagian

2.

Menaip draf surat, memo, kertas kerja, maklumbalas, minit Setiausaha Pejabat
mesyuarat dan sebagainya.

3.

Menyemak jika ada kesilapan.

4.

Menghantar untuk semakan/tandatangan Pengarah/Ketua Pengarah/Ketua

Bahagian.
Bahagian

5.

Membuat pindaan (jika perlu).

6.

Membuat salinan fotostat dan memasukkan satu salinan ke Setiausaha Pejabat

dalam fail.

Pengarah/Ketua
Bahagian

Seksyen Undangundang Peraturan

7.

Merekodkan surat/memo dalam buku rekod surat keluar.

Setiausaha Pejabat

8.

Mengedarkan surat/memo ke Jabatan/Bahagian terlibat.

Setiausaha Pejabat

c)

Proses Mengambil Minit Mesyuarat Jabatan/Taklimat Korporat

Bil.

Proses Kerja

Pegawai Yang
Meluluskan/Dirujuk

1.

Mengambil minit mesyuarat.

Pengarah/Ketua
Bahagian

2.

Menaip draf minit mesyuarat.

Setiausaha Pejabat

3.

Mengemukakan draf minit

Pengarah/Ketua Bahagian.

4.

Membuat pindaan draf minit mesyuarat (sekiranya ada).

5.

Mengedarkan

minit

mesyuarat

mesyuarat

kepada

untuk

semakan Pengarah/Ketua
Bahagian

Pengarah

Pengarah/Ketua
Bahagian
atau Setiausaha

Seksyen Undangundang Peraturan

pegawai terlibat melalui email atau edaran biasa.

d)
Bil.

Pejabat/PAP

Proses Pengurusan Surat Kepada Pengarah

Proses Kerja

Pegawai Yang
Meluluskan/Dirujuk

1.

Terima surat daripada Bahagian pentadbiran dan Pengurusan Setiausaha

Sumber Manusia dan lain-lain jabatan.
Pejabat/Pembantu Am
Pejabat

2.

Buka/rujuk surat-surat berkenaan.

Setiausaha Pejabat

3.

Cop terima pada setiap surat-surat yang diterima.

Setiausaha Pejabat

4.

Rekod surat-surat berkenaan dalam daftar surat terima.

Setiausaha Pejabat

5.

Edar surat-surat kepada Pengarah, Ketua-Ketua Bahagian Pembantu Am Pejabat

dan Pegawai yang berkaitan.

Seksyen Undangundang Peraturan

6.

Rujuk surat-surat keluar daripada Pengarah dan ambil Setiausaha Pejabat

tindakan.

7.

Edar kepada pegawai yang berkenaan mengikut minit Setiausaha Pejabat

Pengarah.

8.

Cari / dapatkan fail surat-surat berkaitan.

Pembantu Am Pejabat

9.

Minit surat-surat dalam fail.

Pembantu Am Pejabat

10.

Ambil tindakan berkaitan dan sediakan surat.

Setiausaha Pejabat

11.

Rujuk kepada Pengarah untuk semakan dan tandatangan.

Setiausaha Pejabat

12.

Buat salinan surat untuk fail.

Pembantu Am Pejabat

13.

Minit salinan surat dalam fail.

Pembantu Am Pejabat

14.

Hantar surat kepada yang berkenaan.

Simpan fail berkenaan.

Pembantu Am Pejabat

e)
Bil.

Proses Kerja Pengurusan Kehadiran Mesyuarat Dalaman/Luaran

Proses Kerja

Pegawai Yang
Meluluskan/Dirujuk

Seksyen Undangundang Peraturan

1.

Terima surat panggilan mesyuarat.

Setiausaha Pejabat

2.

Merekod tarikh mesyuarat ke dalam jaadual Pengarah.

Setiausaha Pejabat

3.

Mendapatkan
mesyuarat.

4.

Mendapatkan maklumat berkaitan

menghadiri mesyuarat (jika perlu).

f)

fail

dan

memasukkan

kandungan

sebelum

surat Setiausaha Pejabat

Pengarah Setiausaha Pejabat

Proses Penyediaan Elaun Perjalanan Pengarah

Bil.

Proses Kerja

Pegawai Yang
Meluluskan/Dirujuk

1.

Terima arahan dan maklumat daripada Pengarah berkaitan Pengarah

perjalanan yang perlu dituntut.

2.

Membuat perkiraan berdasarkan maklumat yang diberi.

Setiausaha Pejabat

Seksyen Undangundang Peraturan

3.

Melengkapkan maklumat di dalam format yang disediakan Setiausaha Pejabat

oleh Jabatan Perbendaharaan.

4.

Menghantar kepada Pengarah/Pembantu

semakan dan tandatangan.

Tadbir

untuk Setiausaha Pejabat

9.0

CARTA ALIRAN KERJA

a.

Carta Alir Proses Catatan Trengkas Untuk Surat/Memo/Kertas Kerja/Taklimat

Dan Laporan

Mengambil catatan untuk

Setiausaha Pejabat

surat/memo/kertaskerja/taklimat/laporan

Mendapatkan fail berkaitan untuk

kandungan surat/memo

Pembantu Am Pejabat

Menaip surat/memo/kertas
kerja/taklimat dan laporan

Setiausaha Pejabat

Menghantar surat/memo untuk

semakan/tandatangan Pengarah/
Ketua Bahagian
Membuat pindaan surat/memo/
kertas kerja dan laporan (jika
perlu)
Merekodkan surat/memo dalam
fail

Setiausaha Pejabat
Pengarah/Ketua
Bahagian/Pen.Peg.Teknologi
Maklumat
PAP

Mengedarkan surat/memo kepada

Jabatan/Bahagian berkaitan

b.

PAP

Carta Alir Proses Menaip Surat/memo, kertas kerja, Kertas Taklimat Dan Lainlain
Terima draf kertas kerja, maklum balas,

minit mesyuarat dan sebagainya

Menaip draf surat, memo, kertas

kerja, maklumbalas, minit
mesyuarat dan sebagainya

Setiausaha Pejabat

Setiausaha Pejabat

Menyemak jika ada kesilapan

Menghantar surat untuk
semakan / tandatangan
Pengarah/Ketua Bahagian
Membuat pindaan (jika perlu)
Membuat salinan fotostat dan
memasukkan satu salinan dalam
fail berkenaan
Mengedarkan kepada Jabatan
/Bahagian terlibat

c.

Pengarah/Ketua
Bahagian/Pen.Peg.
Teknologi Maklumat
Setiausaha Pejabat
Pengarah/Ketua
Bahagian/Pen.Peg.
Teknologi Maklumat
Pembantu Am Pejabat
Pembantu Am Pejabat

Carta Alir Proses Mengambil Minit Mesyuarat Jabatan/Taklimat Korporat

Mengambil minit mesyuarat

Menaip draf minit mesyuarat

Mengemukakan draf minit

mesyuarat untuk semakan
Pengarah/Ketua Bahagian
Membuat pindaan draf minit
mesyuarat (jika perlu)

Mengedarkan minit mesyuarat melalui

email atau edaran biasa

Setiausaha Pejabat

Setiausaha Pejabat

Setiausaha Pejabat
Pengarah/ketua
Bahagian/Pen.Peg.
Teknologi Maklumat
Setiausaha
Pejabat/Pembantu Am
Pejabat

Terima Surat

Buka / rujuk surat-surat

d.

Carta Alir Proses Pengurusan Surat Kepada Pengarah

Cop terima pada surat-surat
Rekod surat-surat

Setiausaha Pejabat

Setiausaha Pejabat
Edar surat-surat kepada Pengarah, Ketua-ketua Bahagian
Setiausaha Pejabat
Rujuk surat-surat keluar daripada Pengarah dan ambil tindakan
Setiausaha Pejabat

Setiausaha Pejabat
Edar kepada pegawai yang berkenaan ikut minit Pengarah
Setiausaha Pejabat
Cari/dapatkan fail surat-surat
Pembantu Am Pejabat
Minit surat-surat dalam fail
Ambil tindakan dan sediakan surat

Setiausaha Pejabat

Setiausaha Pejabat
Rujuk kepada Pengarah untuk semakan dan tandatangan
Setiausaha Pejabat
Buat salinan surat untuk fail
Minit salinan surat dalam fail
Hantar surat kepada yang berkenaan

Simpan fail

Setiausaha Pejabat

Pembantu Am Pejabat
Pembantu Am Pejabat

Pembantu Am Pejabat

Pembantu Am Pejabat

e.

Carta Alir Proses Pengurusan Kehadiran Mesyuarat Dalaman/Luaran

Terima surat panggilan mesyuarat

Merekod tarikh mesyuarat ke

dalam jadual Pengarah
Mendapatkan fail dan
memasukkan kandungan surat
mesyuarat
Merekod surat/fail keluar kepada
Ketua Bahagian/
Merekod surat ke dalam fail
sekiranya tiada tindakan

f.

Setiausaha Pejabat

Setiausaha Pejabat
Setiausaha Pejabat

Setiausaha Pejabat

Setiausaha Pejabat

Carta Alir Proses Penyediaan Elaun Perjalanan Pengarah

Terima arahan dan maklumat daripada

Setiausaha Pejabat

Pengarah berkaitan perjalanan

yang perlu dituntut

Membuat perkiraan berdasarkan

maklumat yang diberi
Melengkapkan maklumat di dalam
format yang disediakan oleh
Jabatan Perbendaharaan
Menghantar kepada Pengarah/
Pembantu Tadbir untuk semakan
dan tandatangan

10.0

Setiausaha Pejabat

Setiausaha Pejabat

Setiausaha Pejabat

SENARAI SEMAK/CHECKLIST
a.

Proses Catatan Trengkas Untuk Surat/Memo/Kertas Kerja/Taklimat Dan

Laporan.

Bil.

Tindakan

Tanda

1.

Mengambil catatan untuk surat/memo/ kertas kerja/taklimat

dan laporan.

2.

Mendapatkan fail berkaitan untuk kandungan surat/memo.

Menaip surat/memo/kertas kerja dan laporan.

3.
Menghantar
surat/memo/kertas
kerja/taklimat
dan
laporanuntuk semakan/tandatangan Pengarah Jabatan.
4.
Membuat pindaan surat/memo/kertas kerja/taklimat dan
laporan (jika perlu).
5.

Membuat salinan surat/memo/kertas kerja/taklimat dan

laporan.

6.

Merekodkan
berkaitan.

7.

Mengedarkan
surat/memo/laporan
Jabatan/Bahagian berkaitan.

surat/memo

kepada

Jabatan

/Bahagian

kepada

8.

b.

Proses Menaip Surat/Memo, Kertas Kerja, Kertas Taklimat Dan Lain-Lain

Bil.

Tindakan

Tanda

1.

Terima draf kertas kerja, maklumbalas, minit mesyuarat dan

sebagainya.

2.

Menaip draf surat, memo, kertas kerja, maklumbalas, minit

mesyuarat dan sebagainya.
Menyemak jika ada kesilapan.

3.
4.

Menghantar untuk semakan/tandatangan Pengarah/Ketua

Bahagian.
Membuat pindaan (jika perlu).

5.
6.

Membuat salinan fotostat dan memasukkan satu salinan ke

dalam fail.
Merekodkan surat/memo dalam buku rekod surat keluar.

7.
Mengedarkan surat/memo ke Jabatan/Bahagian terlibat.
8.

c.

Proses Mengambil Minit Mesyuarat Jabatan/Taklimat Korporat

Bil.

Tindakan

Tanda

1.

Mengambil minit mesyuarat.

2.

Menaip draf surat minit mesyuarat.

3.

Menghantar draf minit

Pengarah/Ketua Bahagian

4.

Membuat pindaan draf minit mesyuarat (jika perlu).

5.

Mengedarkan minit mesyuarat kepada Pengarah atau

pegawai terlibat melalui email atau edaran biasa.

d.

Bil.

mesyuarat

untuk

semakan

Proses Pengurusan Surat Kepada Pengarah

Tindakan

Tanda

Catatan

1.

Terima
surat
daripada
Bahagian
pentadbiran dan Pengurusan Sumber
Manusia dan lain-lain jabatan.

2.

Buka/rujuk surat-surat berkenaan.

3.

Cop terima pada setiap surat-surat yang

diterima.

4.

Rekod surat-surat
daftar surat terima.

5.

Edar surat-surat kepada Pengarah,

Ketua-Ketua Bahagian dan Pegawai yang
berkaitan.

6.

Rujuk
surat-surat
keluar
Pengarah dan ambil tindakan.

7.

Edar kepada pegawai yang berkenaan

mengikut minit Pengarah.

8.

Cari / dapatkan fail surat-surat berkaitan.

9.

Minit surat-surat dalam fail.

10.

Ambil tindakan berkaitan dan sediakan

surat.

11.

Rujuk kepada Pengarah untuk semakan

dan tandatangan.

12.

Buat salinan surat untuk fail.

13.

Minit salinan surat dalam fail.

14.

Hantar surat kepada yang berkenaan.

Simpan fail berkenaan.

berkenaan

dalam

daripada

e.

Proses Kerja Pengurusan Kehadiran Mesyuarat Dalaman/Luaran

Bil.

Tindakan

1.

Terima surat panggilan mesyuarat.

Merekod tarikh mesyuarat ke dalam jaadual Pengarah.

2.
Mendapatkan fail dan memasukkan kandungan surat
mesyuarat.
3.
Mendapatkan maklumat berkaitan sebelum Pengarah
menghadiri mesyuarat (jika perlu).
4.

Tanda

f.

Proses Penyediaan Elaun Perjalanan Pengarah

Bil.

Tindakan

Tanda

Terima arahan dan maklumat daripada

Pengarah
berkaitan perjalanan yang
perlu dituntut.

Membuat
perkiraan
maklumat yang diberi.

Melengkapkan maklumat di dalam format

yang
disediakan
oleh
Jabatan
Perbendaharaan.

Menghantar kepada Pengarah/Pembantu

Tadbir untuk semakan dan tandatangan.

berdasarkan

Catatan

11.0

SENARAI UNDANG-UNDANG/PERATURAN

Bil.

Senarai Undang-undang/Peraturan

Akta Kerajaan Tempatan 1976 (Akta 171)

Akta Jalan, Parit dan Bangunan 1974 (Akta 133)

Akta Perancang Bandar dan Desa 1976 (Akta 172)

Akta Pengangkutan Jalan 1987 (Akta 333)

Akta Makanan 1983

Enakmen Hiburan 1993

Enakmen Rumah Tumpangan

Enakmen Kawalan Kerbau-Lembu 1993

Undang-Undang Kecil

10

Peraturan/Perintah Majlis

11

Kaedah-Kaedah

12

Perintah Am

13

Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam

12.0

SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

Bil.

Senarai Jawatankuasa

-TIADA-

Keanggotaan

13.0

SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN

Bil.

Tugas/Proses

-TIADA-

Borang

14.0

NORMA KERJA
Bil.

1.

Kerja/Aktiviti/Projek

Petunjuk Prestasi
(Kuantiti/Kualiti/
Masa/Kos)

Proses Catatan Trengkas Untuk Surat/Memo/Kertas

Kerja/Taklimat Dan Laporan.

30 Minit

a. Mengambil
catatan
trengkas
untuk
surat/memo/kertas kerja/ taklimat dan laporan.

100%

b. Mendapatkan fail berkaitan untuk kandungan

terkini bagi surat/memo.

100%

c. Menaip surat/memo/kertas kerja/ taklimat dan

laporan.

100%

d. Menghantar surat/memo/kertas kerja/ taklimat dan

laporan untuk semakan/tandatangan Pengarah.

100%

e. Membuat pindaan surat/memo/kertas

taklimat dan laporan.(jika perlu).

kerja/

100%

f. Membuat

kerja/

salinan

surat/memo/kertas

100%

taklimat dan laporan.

Bil.

2.

g. Merekodkan surat/memo dalam buku rekod surat

keluar Pengarah. (jika ada tindakan).

100%

h. Mengedarkan
surat/memo/laporan
Jabatan/Bahagian berkaitan.

100%

kepada

Kerja/Aktiviti/Projek

Proses Menaip Surat/Memo, Kertas Kerja, Kertas

Taklimat Dan Lain-Lain.

Petunjuk Prestasi
(Kuantiti/Kualiti/
Masa/Kos)
30 Minit

a. Terima draf kertas kerja, maklumbalas, minit

mesyuarat dan sebagainya.

100%

b. Menaip draf surat, memo, kertas kerja,

maklumbalas, minit mesyuarat dan sebagainya.

100%

c. Menyemak jika ada kesilapan.

100%

d. Menghantar
untuk
semakan/tandatangan
Pengarah/Ketua Bahagian.

100%

Bil.

3.

e. Membuat pindaan (jika perlu).

100%

f. Membuat salinan fotostat dan memasukkan satu

salinan ke dalam fail.

100%

g. Merekodkan surat/memo dalam buku rekod surat

keluar.

100%

h. Mengedarkan surat/memo ke Jabatan/Bahagian

terlibat.

100%

Kerja/Aktiviti/Projek

Petunjuk Prestasi
(Kuantiti/Kualiti/
Masa/Kos)

Proses Mengambil Minit Mesyuarat Jabatan/Taklimat

Korporat.

3 Hari

a. Mengambil minit mesyuarat.

100%

b. Menaip draf minit mesyuarat.

100%

c. Mengemukakan draf minit mesyuarat

semakan Pengarah/Ketua Bahagian.

untuk

100%

Bil.

4.

d. Membuat pindaan draf minit mesyuarat (sekiranya

ada).

100%

e. Mengedarkan minit mesyuarat kepada Pengarah

atau pegawai terlibat melalui email atau edaran
biasa.

100%

Kerja/Aktiviti/Projek

Proses Pengurusan Surat Kepada Pengarah.

Petunjuk Prestasi
(Kuantiti/Kualiti/
Masa/Kos)
30 Minit

a. Terima surat daripada Bahagian pentadbiran dan

Pengurusan Sumber Manusia dan lain-lain
jabatan.

100%

b. Buka/rujuk surat-surat berkenaan.

100%

Bil.

5.

c. Cop terima pada setiap surat-surat yang diterima.

100%

d. Rekod surat-surat berkenaan dalam daftar surat

terima.

100%

e. Edar surat-surat kepada Pengarah, Ketua-Ketua

Bahagian dan Pegawai yang berkaitan.

100%

f. Rujuk surat-surat keluar daripada Pengarah dan

ambil tindakan.

100%

g. Edar kepada pegawai yang berkenaan mengikut

minit Pengarah.

100%

h. Cari / dapatkan fail surat-surat berkaitan.

100%

i. Minit surat-surat dalam fail.

100%

j. Ambil tindakan berkaitan dan sediakan surat.

100%

k. Rujuk kepada Pengarah untuk semakan dan

tandatangan.

100%

l. Buat salinan surat untuk fail.

100%

m. Minit salinan surat dalam fail.

100%

n. Hantar surat kepada yang berkenaan.

100%

o. Simpan fail berkenaan.

100%

Kerja/Aktiviti/Projek

Proses Kerja Pengurusan Kehadiran Mesyuarat

Dalaman/Luaran.

Petunjuk Prestasi
(Kuantiti/Kualiti/
Masa/Kos)
30 Minit

Bil.

a. Terima surat panggilan mesyuarat.

100%

b. Merekod tarikh mesyuarat ke dalam jaadual

Pengarah.

100%

c. Mendapatkan fail dan memasukkan kandungan

surat mesyuarat.

100%

d. Mendapatkan maklumat berkaitan sebelum

Pengarah menghadiri mesyuarat (jika perlu).

100%

Kerja/Aktiviti/Projek

Petunjuk Prestasi

(Kuantiti/Kualiti/
Masa/Kos)
6.

Penyediaan Elaun Perjalanan Pengarah.

30 Minit

a. Terima arahan dan maklumat daripada Pengarah

berkaitan perjalanan yang perlu dituntut.

100%

b. Membuat perkiraan berdasarkan maklumat yang

diberi.

100%

c. Melengkapkan maklumat di dalam format yang

disediakan oleh Jabatan Perbendaharaan.

100%

d. Menghantar kepada Pengarah/Pembantu Tadbir

untuk semakan dan tandatangan.

100%

15.0

SENARAI TUGAS
Nama

Norkhairulkhariah binti Mohamed Tamizi

Jawatan

Setiausaha Pejabat

Unit

Pentadbiran

Bahagian

Teknologi Maklumat

Jabatan

Teknologi Maklumat

Senarai Tugas Dan Tanggungjawab:

1.

Menyelaras Mesyuarat Jawatankuasa Pemandu Komputer

2.

Menguruskan hal ehwal Pengarah iaitu mengaturkantemu janji,

menyelaras kehadiran ke mesyuarat-mesyuaratdalaman dan luaran,
membuat tuntutan elaun perbatuan, menaip surat-surat, memo segera,
taklimat dan laporan, menguruskan surat-surat keluar/ masuk dan sebagainya.

3.

Menyelaraskan mesyuarat-mesyuarat peringkat jabatan.

4.

Mengambil dan menyediakan Minit Perjumpaan Hari Khamis (Korporat).

5.

Mengambil dictation dan menaip.

6.

Menaip laporan menghadiri mesyuarat dalaman dan luaran.

7.

Menaip kertas kerja untuk dibawa ke mesyuarat dalaman dan luaran.

8.

Merekod mesyuarat di dalam diari dan di bilik Pengarah.

9.

Mengendali fail-fail mesyuarat dan menyimpan dengan baik.

10.

Menyelaras dan menyediakan fail-fail untuk pegawai hadir ke mesyuarat.

11.

Menerima arahan dan membantu mana-mana pegawai dari semasa ke

semasa sepertimana yang diarahkan.

12.

Mengendalikan kerja-kerja pentadbiran Jabatan seperti merekod surat

masuk dan kerja-kerja failing.