PRIRUNIK ZA IZRADU PREDLOGA PROJEKATA

U ZEMLJAMA CENTRALNE I ISTONE EVROPE I

BIVEG SOVJETSKOG SAVEZA ('99)

POSEBAN OSVRT NA PROJEKTE LOKALNE SAMOUPRAVE

I JAVNE ADMINISTRACIJE

LGI: Inicijativa za reformu lokalne samouprave i javnih slubi Instituta

za otvoreno drutvo, Budimpeta, Madjarska

Guidebook to Proposal Writing in SEE and Former S.U. ('99) by Local

Government and Public Service Initiative, Open Society Institute,
Budapest
Published by arrangement with Local Government and Public Service
Reform Initiative, Open Society Institute, Budapest
Copyright by local Government and Public Service Reform Initiative,
Open Society Institute, Budapest

''Prirunik za izradu predloga projekata u zemljama Centralne i Istone

Evrope i biveg Sovjetskog Saveza ('99)''
Inicijativa za reformu lokalne uprave i javnih slubi Instituta za otvoreno
drutvo, Budimpeta
Izdato u saradnji sa Inicijativom za reformu lokalne uprave i javnih slubi
Instituta za otvoreno drutvo, Budimpeta
Copyright by local Government and Public Service Reform Initiative,
Open Society Institute Budapest

IZDAVA:
Beograd

Stalna konferencija gradova i optina Jugoslavije,

ZA IZDAVAA:

Zorica Vukeli

TIRA:

500 primeraka

Beograd, 2002.

Sadraj:
Saveti i uputstva predlagaima projekta: ta je potrebno prvo da znate
I.
II.
III.
IV.

ta je predlog projekta?
Informacije koje treba da imate pre podnoenja prijave
Kako se u donatorskim fondovima odluuje o projektima koji se
finansiraju
ta je jo vano da znate

Gde da traite finansijska sredstva koja su vam potrebna

I.
II.
III.
IV.

U vlastitom gradu
Traenje domaih i regionalnih izvora finansiranja
Traenje sredstava prema tematici projekta
Traenje sredstava prema vrednosti i vrsti projekta

Ostali aspekti finansiranja

I.
II.
III.
IV.
V.

Kako pripremiti zajedniki zahtev za finansiranje

Da li da i drugi i trei put podnesete prijavu istoj donatorskoj
organizaciji
Kada ne treba da traite sredstva
ta ako je donatorska organizacija odbila predloeni projekat
Organizovanje informacija o izvorima finansiranja

Kako se podnosi prijava

I.
II.

Pismo o interesovanju: ta je to?

Predlog projekta: kljuni elementi dobrog predloga

Epilog: ta posle dobijanja traenih sredstava?

I.
II.
III.
IV.
V.
VI.
VII.

Ugovor
Generalni izvetaji
Finansijski izvetaji
Tekui izvetaji /tromeseni izvetaji
Vodjenje dokumentacije i arhive
Vrednovanje: prikupljanje, sastavljanje i analiza
Kako uvanje dokumentacije pomae u dobijanju dodatnih sredstava i
donacija

Neke napomene na kraju

Renik termina

Predgovor i zahvalnosti uz drugo izdanje prirunika

U januaru 1997.g. Upravni odbor Instituta za otvoreno drutvo iz Budimpete, je

pokrenuo Inicijativu za reformu lokalne samouprave i javnih slubi (LGI) sa
idejom da ona nasledi ulogu Instituta za lokalnu upravu i javne slube (ILGPS) i
nastavi sa ostvarivanjem istih ciljeva.
Osnovna uloga LGI je da se bavi prvenstveno razvojem demokratske i efikasne
uprave na lokalnom nivou kao jednim od osnovnih zadataka tranzicije, i za
razliku od misije koju je imao ILGPS, ona se ne bavi pitanjima univerzitetske
uprave. LGI nastoji da prui podrku irenju znanja medju razliitim dravama i
ima, kao vaan globalni cilj, uspostavljanje odrivih regionalnih mrea koje ine
institucije i strunjaci koji se bave prouavanjem i reformama lokalne uprave.
Prirunik za pisanje predloga projekata u zemljama Istone i Centralne Evrope i
biveg Sovjetskog Saveza, koji je prvobitno objavljen u izdanju ILGPS 1995. bio
je veoma traena knjiga. Zato je LGI odluio da ponovo tampa ovaj prirunik, u
obnovljenom izdanju i samo na dva jezika: engleskom i ruskom. Znanje i vetina
koji su neophodni za izradu kvalitetnih predloga projekata jo uvek su veoma
dragoceni i retki u ovom regionu, pa se nadamo da emo na ovaj nain pomoi
svima koji ele da se upuste u reformske projekte, da budu bolje pripremljeni da
obezbede finansiranje svojih projekata.
Zahvaljujemo se Stefani Barton Farka i Zoltanu Sigetiju to su pokrenuli
inicijativu i napisali prvobitni prirunik, kao i ulieti Goul koja se prihvatila da
preuredi tekst i doda razliite sugestije koje su u medjuvremenu dobijene.
Zahvaljujui njenom entuzijazmu, pred vama se nalazi ovo novo izdanje
Prirunika.
Adrijan Jonesku
Direktor programa, LGI
Februar 1999.

Predgovor prvom izdanju

Institut za lokalnu samoupravu i javne slube, osnovan 1993. god. uz finansijsku podrku
Dorda Sorosa, administrativno je smeten u okviru Istituta za otvoreno drutvo i ima dva
zadatka: da prui pomo u reformisanju lokalne uprave u Centralnoj i Istonoj Evropi i bivem
Sovjetskom Savezu; kao i da radi na unapredjivanju univerzitetske administracije u istom regionu.
Institut finansira vei broj projekata za ostvarivanje ovih zadataka, i upravo jedan od takvih je i
ovaj prirunik za pisanje predloga projekata u Centralnoj i Istonoj Evropi i bivem Sovjetskom
Savezu, kao i priloeni Imenik finansijera-donatorskih organizacija u oblasti javne i univerzitetske
uprave. Izrada ovih prirunika je bila podstaknuta izazitom potrebom da se uspostavi veza
izmedju onih koji imaju odline ideje i onih koji raspolau privatnim i javnim finansijskim
fondovima i trae ideje koje e finansirati. Ono to je zajedniko za obe strane ove jednaine je
istovetni cilj: unapredjivanje tranzicije u regionu, u pravcu razvoja lokalne samouprave i trine
ekonomije.
Ovaj prirunik uklanja tajanstvene nepoznanice vezane za obavezne radnje u pripremi zahteva
za dobijanje donacija, posebno kada se zahtevi upuuju finansijskim institucijama u drugim
zemljama. Pokazalo se da je prirunik koristan zbog nedostatka bilo kakvog praktinog,
neformalnog, a ipak sveobuhvatnog tumaenja koje bi bilo namenjeno onima koji nisu do sada
imali priliku da uestvuju u izradi pisanih zahteva za donacije. I uz prirunik, priprema predloga
nije jednostavna, ali je svakako olakana, jer on ukazuje na osnovnu praksu, procedure,
oekivanja i dinamiku vezane za fazu pripreme, ali i na radnje koje slede ako je predlaga uspeo
da dobije sredstva.
Bez obzira na to to se na Institut prvenstveno bavi pitanjima javne i univerzitetske uprave, ovaj
prirunik je napisan kao naelni prirunik koji e koristiti sastavljaima predloga za projekte
vezane i za neku drugu tematiku od vanosti za dobrobit stanovnitva u Regionu.
Predlog mora da se bavi konkretnim problemom za koji se nudi potencijalno reenje i mora da
predloi kompetentnu grupu ljudi za njegovu realizaciju. Ostali vani aspekti predloga su da
treba da bude iscrpan, logian, dobro obrazloen i ubedljiv. Sastavlja predloga mora da dobro
vlada predmetnom materijom, idealno je da to bude osoba koja e uestvovati u realizaciji
projekta, ali koja se istovremeno razume u proces izrade predloga. Pretpostavljam da ste to Vi.
Prirunik je preveden na 17 jezika koji su u upotrebi u regionima Centralne i Istone Evrope i
bivem Sovjetskom Savezu, poto smo eleli da u upoznavanju i pribliavanju ovog procesa
itaocima uklonimo jezike barijere. Pored toga, ako predlog projekta mora da bude dostavljen
na jeziku koji vam je teak ili nepoznat, na je savet da predlog bude prvo napisan na maternjem
jeziku radi boljeg razumevanja, a zatim preveden na jezik koji je traila donatorska organizacija.

Zoltan Szigethy
Izvrni direktor, ILGPS
Juni 1995.g.

Ovo izdanje Prirunika ne sadri pomenuti imenik

PRVI DEO

Saveti i uputstva za predlagae projekta:

ta treba prvo da znate

I.

ta je predlog projekta?

Predlog je pisani zahtev za finansiranje upuen nekoj fondaciji, korporaciji,

preduzeu, dravnom ili medjudravnom telu, ili osobi. U kontekstu ovog
prirunika, predlog je paljivo i jasno napisan dokument, koji nema vie od 10
do 15 stranica, a iji je cilj da ubedi pomenuti finansijski izvor da treba da
odobri sredstva za projekat. Projekat se bavi nekim pitanjem ili potrebom, kao
to je neka drutvena potreba ili neophodna reforma politike u nekoj oblasti.
Predlog ima sledeih est zadataka:
Definisanje problema
Finansijski izvori ne daju novac bez jakih razloga. Dakle, predlaga mora
dobro da obrazloi zato projekat treba da bude realizovan. U predlogu treba
paljivo opisati problem kojim se projekat bavi i navesti ta je uradjeno po tom
pitanju u datom geografskom podruju, kao i u drugim delovima sveta.
Opisi potencijalnog reenja problema
Poto je problem bio temeljito ispitan i sagledan pre podnoenja predloga
projekta, predlaga je sigurno upoznat sa moguim reenjima koja su
isprobana u lokalnoj ili nekoj drugoj sredini. Predlog treba da sadri opis
potencijalnog reenja koje bi kroz projekat trebalo da bude realizovano i
objanjenje zato se oekuje da predloeno reenje bude uspeno.
Plan delovanja
Predlog predstavlja plan delovanja - korak po korak uz podatke o tome ta
tano predlaga namerava da uradi u svakoj pojedinoj fazi realizacije
projekta. Plan koji je predlaga sastavio bie u potpunosti potovan u obliku u
kom je napisan, osim ako predlaga i finansijer ne budu postigli drugaiji
dogovor.
Zahtev
Predlog treba da bude tano isplanirani zahtev za finansiranje ili tehniku
pomo, opremu, knjige, itd. Predlaga ne sme da moli za novac u paninoj
urbi neposredno pre predvidjenog poetka projekta. Takvi predlozi se
smatraju neprofesionalnim i verovatno nee naii na razumevanje.
Sredstvo za ubedjivanje donatora
Predlog predstavlja i sredstvo za ubedjivanje donatora da pone da razmilja
o predmetnom problemu na isti nain kao predlaga, da dodeli projektu visok
stepen prioriteta, da prihvati finansiranje projekta i da bude uveren u

sposobnost predlagaa da e dobijenim sredstvima pametno raspolagati i da

e projekat dovesti do kraja.
Istovremeno obeanje i obaveza
Prilikom sastavljanja predloga, predlaga daje obeanje da e problem reiti i
obavezuje se da e se pridravati predloenog plana. Kada dobije finansijska
sredstva, ovo obeanje i obaveza predlagaa prerastaju u zakonsku obavezu.
Neke fondacije, dravne i medjudravne finansijske organizacije imaju
detaljne formulare koje predlaga mora da popuni. U tom sluaju, predlaga
ne mora da dostavi i predlog projekta koji je sam pripremio. Medjutim, veina
donatora predvidja da im se dostavi originalni predlog projekta u pisanoj
formi, i to je upravo ono to ovaj prirunik obradjuje. Poto svaka donatorska
organizacija ima razliitu orijentaciju, prioritete, krajnje rokove i ciljeve,
izuzetno je vano da u najveoj moguoj meri budete upoznati sa onim ta
svaka od njih oekuje i trai, i da prezentirate upravo one informacije koje su
traene.
II.

Informacije kojima treba da raspolaete pre podnoenja prijave

Za dobijanje donacija vlada jaka konkurencija. Iznosi raspoloivih finansija su

ogranieni, dok je broj predlagaa u nadmetanju za donacije prilino veliki. Da
biste dobili donacije, va predlog mora da bude dobro isplaniran, jasno napisan, i
upuen odgovarajuoj donatorskoj organizaciji/organizacijama. U sutini, va
predlog mora da bude bolji od predloga konkurencije. Konkretno, predlagai
moraju da zapamte sledee:

Obavite prethodna istraivanja. Morate pokazati finansijeru da ste

strunjak u vaoj oblasti i da moete efikasno da realizujete projekat

Morate jasno da izloite ta tano nameravate da uradite. Koji problem

ete reiti? Kojim grupama populacije e koristiti va rad? Na koji
nain e im to koristiti? Budite konkretni. Finansijeri nisu
zainteresovani da daju novac za maglovite ideje.

Pomirite se sa injenicom da pojedinci obino ne dobijaju donacije.

Donacije se obino daju organizacijama, posebno neprofitnim, i
akademskim institucijama.

Detaljno se obavestite o organizaciji kojoj podnosite zahtev. Bilteni,

godinji izvetaji, publikacije i internet sajtovi predstavljaju dobre
izvore informacija

Ne podnosite zahtev bilo kojoj ili svakoj donatorskoj organizaciji.

Uskladite potrebe vae organizacije sa misijom i ciljevima kojima se
bavi donatorska organizacija. Ako se va projekat bavi obrazovanjem
u osnovnoj koli, nemojte podnositi svoj zahtev organizaciji koja je
orijentisana na visokokolsko obrazovanje, u nadi da e oni proiriti
podruje svoje delatnosti, ili da e prihvatiti da su te dve oblasti ipak
srodne.

Pronadjite najmanje pet do deset potencijalnih donatora koji se bave

vaom delatnou. Ne raunajte na to da ete dobiti novac od svake
organizacije od koje ste ga traili. Pripremite i rezervni plan.

Razmotrite mogunost saradnje sa nekom partnerskom

organizacijom. Time ne samo da ete objediniti strune sposobnosti
svih partnera, a u korist i projekta i uesnika u projektu, nego ete
moda otvoriti mogunosti i za pristup veem broju razliitih donatora.

Ako ste dva puta ranije dobili donacije od jedne organizacije u istoj
oblasti delovanja, imajte u vidu da su neke institucije spremne da
samo nekoliko puta finansiraju jednu istu organizaciju. Ako je to va
sluaj, potraite neki drugi finansijski izvor, koji e moda imati nove
ideje, vee i dugoronije donacije, itd.

Prethodno proverite da li je donatorska organizacija kojoj upuujete

zahtev aktivno angaovana u vaoj zemlji ili regionu. ak i ako je
geografski region odgovarajui, ne uzimajte za gotovo da svi
finansijeri pod ''bivim Sovjetskim Savezom'' podrazumevaju i baltike
drave ili da je u Centralnu i Istonu Evropu ukljuena i Makedonija.
Obavezno dva puta proverite tano geografsko podruje za koje se
finansije odobravaju.

Ne traite vie novca nego to je donator spreman da da. Ako

donatorska institucija nije nikada dala vie od 10.000 $ ni za jedan
pojedinani projekat, takvoj organizaciji ne traba dostavljati zahtev za
75.000 $. To je siguran nain da budete odbijeni. Sa finansijskim
ogranizacijama u tom pogledu nema pogadjanja, biete jednostavno
odbijeni.

Donatorskim institucijama su potrebne veoma kvalitetne, pouzdane organizacije

koje e im pomoi u ostvarivanju njihove misije. U tome se oslanjaju na manje,
novoformirane organizacije iz kojih dobijaju nove ideje, energiju i projekte. Oni
predlagai koji mogu da pokau svoj profesionalizam, koji se obrate
odgovarajuoj donatorskoj instituciji, a imaju dobre, vrste i ostvarljive planove,
imae dobre izglede da donacije i dobiju.

Predlaga mora da bude svestan da je proces dobijanja finansijskih sredstava

veoma sloen i dugotrajan. Ne moete oekivati da ete sredstva, ili ak i
odgovor, dobiti odmah. Proces odluivanja i ugovaranja traje mesecima, ponekad
i znatno due od godinu dana. Tako, organizacije koje raunaju na to da iz
donacija podmire svoje operativne trokove i izdatke vezane za projekte, treba
da planiraju nekoliko godina unapred. Donatorske organizacije rade razliitim
tempom i po razliitoj dinamici, tako da e za jedan isti projekat koji dobija
donacije od veeg broja donatorskih institucija novac obino stizati u razliitim
rokovima. Neki predlagai uspevaju da to okrenu u svoju korist: poto su dobili
deo potrebnih finansijskih sredstava, predloge podnose i drugim finansijerima. I
verovatno je da e se te organizacije lake odluiti da odobre dopunska sredstva
kada vide da je neka druga donatorska organizacija ve uloila sredstva u
predmetni projekat predlagaa.
III Kako se u finansijskim fondovima odluuje o projektima koji se
finansiraju?
Svaka donatorska institucija ima svoje posebne prioritete i interese. Uspeni
predlaga ne alje identine predloge veem broju organizacija, ve svaki
predlog prilagodjava odredjenoj instituciji, posebno naglaavajui aspekte u
kojima se predloeni projekat poklapa sa posebnom misijom koju ima svaka od
ovih organizacija.
Medjutim, donatorske institucije su medjusobno veoma sline po onome ta trae
i ta oekuju od projekta i od predlagaa. One trae projekte koji e unaprediti
njihovu misiju ili ciljeve. Trae organizacije koje se profesionalno ponaaju i
veoma kvalitetne projekte, koji e doprineti njihovom ugledu kao donatora. ele
projekte u koje je uloeno mnogo razmiljanja i planiranja. Ostale karakteristike
predloenih projekata koje donatori oekuju su:

Da projekat ima znaajan i dugotrajan uticaj. Donatori koji ulau u odrive

ili ponovljive projekte ostvarajuju mnogo vei uticaj nego u sluaju
kratkoronih projekata oko kojih se podigne velika buka u jednom
trenutku, a iji znaaj brzo potom izbledi. Donatorske institucije ele da sa
svojim ogranienim sredstvima ostvare to vei uticaj.

Da iz projekta proizadju drugi uspeni projekti, ideje ili studije. Ba kao

to donatorske organizacije vie vole da projekti koje one finansiraju budu
dugoroni, na isti nain ele da ostvare prostornu rairenost svojih
projekata, odnosno rasprostanjenost u vie geografskih regiona. Ovakvom
strategijom se poveava uticaj njihovih ogranienih sredstava, pomae se
veem broju ljudi i raste njihov ugled kao donatora u irem regionu.

10

Kreativnost, inovativnost ili posebnost projekta. Ove karakteristike e

posebno istai ulogu donatorske organizacije i potencijalno mogu da
ostvare vei uticaj od starih i ve isprobanih ideja i projekata.

Visok koeficijent u odnosu izmedju uinka i kotanja projekta. Drugim

reima, donatori se radije opredeljuju za projekte koji e ostvariti to je
mogue vei uinak za isti novac. Ako su svi aspekti projekta isti, projekat
koji e obezbediti pomo za 50.000 ljudi, a kota 10.000 $, bie mnogo
poeljniji od projekta koji e za isti novac obezbediti pomo za stotinu ljudi.

Projekti koji podstiu razvoj. I u ovom sluaju donatorske organizacije

radije daju novac za odrive projekte. Ako bi, na primer, poetno malo
ulaganje moglo da podstakne ekonomski rast ili povea broj ljudi koji se
angauju na ostvarivanju datog cilja, time bi malo ulaganje postalo veoma
isplativo u smislu ostvarenog doprinosa u realizaciji misije.

Istovremeno, postoje i neke karakteristike koje donatorske organizacije ne ele

da vide kada daju novac za projekte. Nepoeljni su primaoci donacija koji se
neprofesionalno odnose prema projektu, koji nisu u stanju da realizuju projekat ili
da se pridravaju ugovora. Nepoeljni su nepoteni primaoci koji
zloupotrebljavaju dobijena sredstva i kre zakon. Donatori ne ele negativan
publicitet u vezi sa kontroverznim korisnikom donacije ili kontroverznim
projektima. Nepoeljni su primaoci koji ne odaju priznanje donatorskoj
organizaciji za njenu pomo kada se objavljuju rezultati projekta. Nepoeljni su
predlozi projekata u kojima nije jasno navedeno ta predlaga namerava da
uradi. I, donatori ne vole predlagae koji mole za novac, koji se ale da je period
odluivanja i ugovaranja suvie dug, ili koji neprekidno i nestruno neto
zapitkuju.
Proces razmatranja predloga njakrae moe da se opie na sledei nain: po
zavretku krajnjeg roka za podnoenje predloga, jedna ili vie osoba koje su za
to zaduene ispred donatorske organizacije e na brzinu pregledati sve predloge
i svrstati ih na jednu od tri gomile: gomilu oznaenu sa ''da'' (koju ocenjiva
-recenzent preporuuje posle prvog itanja kao projekat koji treba finansirati),
gomilu ''moda'' (recenzent preporuuje dalje razmatranje radi odluivanja da li
projekat zasluuje finansiranje) i ''ne'' gomilu (recenzent smatra da projekat ne
zasluuje finansiranje ili da je predlog suvie loe uradjen da bi dobio sredstva)
Ono to je veoma vano da se ima u vidu je da je upravo ovo prvo, brzo i
povrno itanje radi svrstavanja na jednu od tri gomile, moda i jedina prilika
kada e neko pregledati predlog vaeg projekta. Ako je predlog dospeo na ''ne''
gomilu, velika je verovatnoa da projekat vie nikada nee biti razmatran. Poto
recenzent ita veoma brzo i ne ita svaku napisanu re, predlaga, da bi bio
uspean, mora da bude veoma jasan i koncizan u definisanju problema koji se
reava i ciljeva koje projekat treba da ostvari. Ako recenzent ne moe da za

11

prvih 30 sekundi itanja utvrdi o emu se radi, predlog moe lako odmah dospeti
na ''ne'' gomilu.
Gomilu ''da'' po pravilu ine predlozi institucija ili organizacija koje su poznate
donatoru, projekti iji su predmet, ideja ili iznos traenih sredstava prihvatljivi, i
projekti koji ve imaju odezbedjeno delimino finansiranje i trae ''dopunska''
sredstva. Predlaga trai dopunska sredstva kada ve ima obezbedjeno
finansiranje iz drugih izvora i trai odgovarajui iznos kojim bi ''dopunio''
finansiranje. U ''da'' gomilu se svrstavaju dobro sastavljene studije opravdanosti
koje ukazuju na potrebu i efekte predloenog projekta, to svedoi o temeljno
obavljenom istraivakom radu u oblasti predmeta projekta.
Na gomili ''moda'' obino se nalaze predlozi manje poznatih organizacija,
riziniji projekti, predlozi iji se uticaj ne moe odmah sagledati, ili predlozi koje
moraju pregledati strunjaci. Vano je imati na umu da, to je predlog bolje
napisan, vee su anse da predlog iz gomile ''moda'' kasnije bude prebaen u
gomilu ''da''. Temeljito istraivanje, priprema i paljivo pisanje predloga mogu
upravo prevagnuti u tom smeru.
''Ne'' gomilu obino ine predlozi organizacija koje su dostavile aljkave i
nekompletne predloge ili u kojima nisu ispotovani zahtevi, koji trae finansiranje
u onim oblastima kojima se ta donatorska institucija ne bavi; organizacije koje
jednostavno ele da dobiju finansijska sredstva, ali zapravo nisu identifikovale
nijedan konkretan problem koji bi projekat trebalo da rei; organizacije koje su
eventualno identifikovale problem, ali nisu opisale mogua reenja ili prethodne
aktivnosti po tom pitanju; organizacije koje trae sredstva koja su vea od onih
koje donatorska organizacija obino odobrava; i organizacije koje su ve ranije
dobijale sredstva od istog donatora, pa bi sada trebalo da ih trae od nekog
drugog.
Opti principi i postupci koji se opisuju u ovoj knjizi vae za sve predlagae;
medjutim, ovde se posebno bavimo lokalnom upravom i javnom upravom kao
oblastima za koje se trae finansije. Kada se radi o donacijama u ovoj oblasti,
predlagai treba da znaju da veina organizacija koje podravaju i pomau ove
delatnosti ele da doprinesu promeni sistema vrednosti i stavova i da omogue
sticanje novih znanja. Kljuna re je ''reforma''.
U sutini, predlagai bi trebalo da u svojim predlozima dokau zato su ba oni
posebni i zato njihovi projekti zasluuju da budu finansirani. Svaki predlaga je
konkurencija za ostale predlagae, pa bi svaki trebalo da nastoji da se razlikuje
od ostalih i da ubedi donatora da je njegov projekat vredniji od drugih.

12

IV ta je jo vano da znate?
Pre svega predlagai moraju da budu svesni razlike koja postoji izmedju traenih
predloga projekata (RFP)1 i netraenih projekata. Ovaj prirunik se prvenstveno
bavi predlozima projekata koji nisu zatraeni. To su originalni predlozi, koji se
alju donatorskim institucijama koje pruaju pomo u odreenom podruju
delovanja. Znai, donatorska organizacija nije traila konkretan projekat niti
predlog projekta. S druge strane, kada se radi o traenim predlozima,
donatorska organizacija objavljuje konkurs za podnoenje predloga za realizaciju
konkretnog projekta. U ovom sluaju, donator esto ima unapred pripremljene
formulare koje predlaga popunjava i ne trai se dostavljanje originalnog
predloga.
Drugo, vana je reputacija. Kada recenzent pregleda predlog projekta poznate i
ugledne organizacije vea je verovatnoa da e taj predlog svrstati u gomilu ''da''
nego slian predlog neke nepoznate organizacije. U sluaju prvog predlagaa,
recenzent je prilino siguran da e predlaga dobro uraditi posao i da e rezultati
projekta ostvariti znaajan efekat. Kod drugog predlagaa, recenzent ne zna da li
je predlaga zaista tako dobar kako stoji u predlogu, da li e projekat biti uopte
zavren, i, ako bude zavren, da li e njegovi rezultati biti korisni. Na primer,
velika studija o politikoj reformi koju radi ugledna organizacija moda e biti
razmatrana i u narodnoj skuptini, dok e ta ista skuptina u potpunosti ignorisati
identian projekat neke nepoznate organizacije.
Poto veliki broj institucija u Centralnoj i Istonoj Evropi i zemljama biveg
Sovjetskog Saveza tek treba da stekne ugled, za njih su od jo veeg znaaja
projekti, ideje, injenice, priprema, jezik i dokumentacija. Ovakve organizacije
moraju mnogo vie da se potrude od poznatih i ve potvrdjenih predlagaa.
Novije institucije treba da imaju u vidu da njima predlog projekta ne slui samo za
traenje sredstava, ve i za sticanje vlastitog ugleda, na osnovu kvaliteta
obavljenog posla.
I, na kraju, predlaga mora uvek da proveri u svojoj zemlji propise koji reguliu
transfer novanih sredstava iz inostranih finansijskih izvora. Kako se moe izvriti
transfer sa to manje bankarskih trokova i poreza? Da li finansijska organizacija
treba da pripremi odgovarajuu dokumentaciju ili prui dokaze da je oslobodjena
oporezivanja ili da se radi o dobrotvornoj fondaciji? U nekim zemljama drava
moe da zahteva oporezivanje ovakvih novanih transfera, ako transfer nije
izvren pod tano odredjenim uslovima. Veoma je vano da pre podnoenja
zahteva proverite ove propise. Inae, moglo bi se desiti da loe pripremljeni
predlaga bude neprijatno iznenadjen kada ustanovi da je na njegov raun stigla
samo polovina donacije, ili da mora da se ponovo obrati donatoru i trai dodatna
sredstva poto je polovima donacije otila na plaanje poreza.
1)

engl. skraenica od Request for Proposal (zahtev za predlog projekta)

13

DRUGI DEO

Gde da traite potrebna sredstva

14

U vlastitom gradu

Ve poznati izvori finansiranja

Predlaga treba da u svom traenju uvek podje od onih donatorskih organizacija
koje poznaje od ranije. Od tih organizacija treba da zatraite upustva, godinje
izvetaje i publikacije, kao i obrasce za prijave, ako ih ima. Treba da se raspitate
kod slubenika zaduenog za programe i o mogunostima za dobijanje
sredstava od drugih organizacija koje on poznaje.
Alumni
Ovaj deo se posebno odnosi na potrebe za finansiranjem univerziteta. U Americi
i Engleskoj je postalo uobiejena praksa da se diplomci univeziteta angauju na
planu budueg razvoja institucije. U ovim zemljama, univerziteti osnivaju svoja
alumni udruenja, koja imaju ulogu posrednika izmedju bivih studenatadiplomaca koji su tu diplomirali i fakulteta. Alumni asocijacije se bave pruanjem
nekih vrsta usluga (kao to su besplatne ulaznice za neke sportske i kulturne
dogadjaje) i informisanjem (kao to su alumni asopisi) i na taj nain obezbedjuju
aktivno i/ili emocionalno ukljuivanje bivih diplomaca u ivot i razvoj univerziteta.
Alumni asocijacije, pored toga, trae dobrovoljne priloge od svojih lanova, koji
su spremni da se na neki nain odue fakultetu za godine provedene na
studijama i steeno obrazovanje (zbog koga su u poziciji da dobiju bolje plaeni
posao nego to bi inae bio sluaj). Alumni esto rade kao volonteri na
prikupljanju priloga ili uestvuju u dobrotvornim manifestacijama u korist svog
univerziteta.
Dobrotvorne manifastacije
Sakupljanje dobrovoljnih priloga obino se organizuje u okviru dobrotvornih
manufestacija u lokalnoj zajednici ili gradu (sa prihodom od ulaznica namenjenim
nekoj organizaciji), ali i mnogih drugih konkretnih aktivnosti. Na primer, ako se
neki projekat odnosi na poboljanje kola u nekoj sredini, i sama lokalna
zajednica je esto spremna da prui svoj doprinos odnosno da uestvuje u
dobrotvornim manifestacijama. Novac koji je prikupljen ovim putem moe da
poslui da se dopune ili zamene sredstva dobijena od donatorske organizacije.
Evropska Unija
Evropska Unija ima mnogo svojih kancelarija irom Centralne i Istone Evrope i u
zemljama biveg Sovjetskog Saveza. Unija takoe pofrava prikupljanje
informacija u veem broju biblioteka u regionu, u vezi raznih aspekata EU i njenih
projekata. Predlagai mogu poslati svoje prijave za dobijanje donacija iz
programa kao to su ERASMUS, EUROPA, EURYDICE, PHARE, FORCE,

15

PETRA, TACIS i TEMPUS. Od svih izvora finansiranja, EU najvie izdvaja za

projekte u Centralnoj i Istonoj Evropi i bivem Sovjetskom Savezu. Konkurencija
je veoma jaka i kriterijumi su veoma strogi. Osim toga, proces odobravanja
donacija veoma dugo traje. Organizacije koje su zainteresovane da se prijave za
dobijanje donacije Evropske Unije treba da zatrae odgovarajue informacije u
predstavnitvu EU ili konzularnim odeljenjima zemalja lanica.
Biblioteke na nemakom, francuskom i engleskom jeziku
Bibloteke velikih univerziteta u zemljama Centralne i Istone Evrope i biveg
Sovjetskog Saveza mogu da budu od koristi, ali inostrane biblioteke sigurno
mogu da vam pomognu. Gore pomenute biblioteke obino raspolau
raunarskim sistemima za pretraivanje preko kojih moete doi do obilja
informacija. Ako neke knjige nema u biblioteci, bibliotekar moe da je za vas
porui. U pretraivanju treba koristiti kljune rei i izraze kao to su Fondacija,
filantropija, javna administracija, edukacija, finansiranje, neprofitne, donacije,
finansijska pomo, stipendije i fondacije privrednih subjekata 1. Bibliotekar vam
moe mnogo pomoi u ovom kompjuterskom pretraivanju. Na oglasnim tablama
nekih biblioteka se objavljuju informacije ili prijave za finasiranje, projekte,
stipendije, donacije za istraivaki rad, konferencije, seminare i sl.
Trgovinske komore
Amerika, Engleska i Kanada aktivno rade na osnivanju trgovinskih komora irom
Centralne i Istone Evrope i biveg Sovjetskog Saveza. Ove organizacije nisu
samo namenjene unapredjivanju privrednih odnosa, nego rade i na pruanju
pomoi i finansiranju drugih aktivnosti u zemlji domainu. Trgovinske komore
vam mogu pomoi u pronalaenju dobrotvornih fondacija privrednih subjekata i
programa dopunskih donacija. Medjutim, institucija trgovinskih komora u regionu
se veoma razlikuje od tipa komora koje postoje u Americi, Engleskoj i Kanadi,
tako da organizacije koje trae finasiranje treba direktno da se obrate
predstavniku Trgovinske komore i od njega saznaju kakve se sve usluge nude
preko komore.
Pretraivanje preko Interneta i elektronska pota
Organizacije koje koriste elektronsku potu i imaju pristup internetu mogu ui u
baze podataka Evropske Unije DIALOG; ORBIT; DIALCOM i EUROBASEECHO, kao i u biblioteku amerikog Kongresa, univerzitetske biblioteke irom
sveta, web-sajtove pojedinih organizacija, itd. Donatorske organizacije sve vie
objavljuju informacije o svojim delatnostima i mogunostima za dobijanje.
1

Engl: Foundation, Philanthropy, Public Administration, Education, Funding, Fund-Raising, NonProfit, Grants, Financial Aid, Fellowship, Corporate Funds (prim.prev.)

16

donacija na ''World Wide Web'' mrei, tako da internet predstavlja sredstvo od

ogromnog znaaja za prikupljanje informacija. Ako niste uspeli da pronadjete
web sajt odredjene organizacije, pokuajte da ih pozovete i saznate njihovu webadresu veina organizacija je zainteresovana za to da potencijalni predlagai
saznaju to vie o misiji, delatnostima, potrebama organizacije preko ovog izvora
dostupnog javnosti. Kada pronadjete traeni web-sajt moete poslati pismo o
interesovanju elektronskom potom, kako biste dobili detaljnije informacije i
upustva. Na ovaj nain, predlaga moe dobiti detaljne podatke od velikog broja
organizacija, ne pomerajui se od svog pisaeg stola.
Novine, lanci u asopisima, javni informativni servis (PAIS)
Sve ove informacije se mogu dobiti u veim bibliotekama. Servis PAIS radi u
svim amerikim bibliotekama i ambasadi u svakoj zemlji. Novine, periodika i
asopisi objavljuju brojne lanke o finansijskim institucijama, donacijama,
projektima, novim programima itd. Ovakvi lanci vam mogu koristiti u istraivanju
tematskih oblasti kako biste saznali ko ta radi i gde.

17

II Traenje regionalnih ili domaih izvora finansiranja

Ministarstva
U svim zemljama Centralne i Istone Evrope i biveg Sovjetskog Saveza
ministarstva raspolau obiljem informacija. Ministrastvo prosvete, javnih
delatnosti ili ministarstvo inostranih poslova najverovatnije poseduju informacije
o odgovarajuim izvorima finansiranja. Najee ministarstva zdravlja poseduju
kompletne spiskove svih inostranih fondacija i donatorskih organizacija koje su
prisutne u njihovoj zemlji. Donatorske organizacije i korporacije moraju da se
registruju u ministarstvu, i te informacije su danas dostupne javnosti. Ove
informacije vas mogu uputiti na neke druge izvore kao to su:
Privredni subjekti kao donatori
U nekim dravama jo uvek nema mnogo investicija od strane privrednih
subjekata, ali ih ipak ima, dok su u nekim razvijenijim zemljama oni u prilinoj
meri zastupljeni. Poto je investiranje u zemlje Centralne i Istone Evrope i bivi
Sovjetski Savez skorijeg datuma, privredni subjekti aktivno trae projekte,
proizvode i organizacije koje bi finansirali. Oni su spremni da obezbede
finansijska sredstva za odredjene projekte kako bi u javnosti kreirali sliku o
aktivnom uestvovanju kompanije u ivotu lokalne zajednice, i time posredno
obezbedili bolju prodaju svojih proizvoda ili usluga.
Ove kompanije ili preduzea moete relativno lako da identifikujujete: ko se
reklamira na televiziji, na plakatima i u novinama? Ko je pokrovitelj sportskih
dogadjaja? Organizacije mogu dobiti finansijska sredstva u zamenu za
jednostavno objavljivanje u javnosti da je odredjena velika kompanija pokrovitelj
projekta. Poto se ovo sve ee deava, predlagai treba prvo da pronadju
takva preduzea, da se orijentiu na aktivna i u javnosti poznata preduzea, i da
prvi kontakt uspostave sa njihovim rukovodiocima za finansije ili odnose sa
javnou.
Ali, pre toga, neophodno je odgovarajue istraivanje. Koga te kompanije
finasiraju i zato? Kakve koristi e kompanija imati ako prihvati da bude
pokrovitelj nekog dogadjaja ili organizacije? Kada budu razgovarali sa
predstavnicima firme, predlagai treba da uspostave odgovarajuu relaciju
izmedju svojih potreba i potreba kompanije, drugim reima treba da ''prodaju''
svoj projekat, predoavajui predstavnicima kompanije da je predloena
aktivnost neto u emu bi kompanija trebalo da uestvuje. Na primer, da li im je
poznato da e taj projekat imati ogroman uticaj da drutvenu zajednicu i da e
malo ulaganje od strane kompanije u taj projekat-aktivnost proizvesti izvanredan
publicitet u korist kompanije? Da li kompanija moe da prui pomo, eventualno
putem obezbedjivanja nekih proizvoda ili usluga, umesto novanih sredstava?
Na primer, lokalna tamparija moe pokloniti papir za faks i kopiranje, lokalne

18

novine prostor za oglaavanje, dok banka moe da se odrekne svoje provizije

na transfer novca.
Strane vlade
Predstavnitva stranih vlada i ambasade irom regiona takodje raspolau
detaljnim podacima o izvorima finansiranja. Amerika Agencija za medjunarodni
razvoj (USAID) ima predstavnitvo u svakoj dravi, to je sluaj i sa brojnim
vladinim agencijama kao to su Ujedinjene Nacije i Evropska Unija. Konzulati
drugih zemalja takodje imaju podatke o finansijerima i projektima. Telefonski
imenici, gradske informativne slube i osoblje ambasada mogu uputiti
zainteresovane na ova predstavnitva. Mnoge strane ambasade imaju biblioteke,
kulturne centre i itaonice koje bi predlagai trebalo da koriste. Na kraju krajeva,
sve to i postoji zbog javnosti. Diplomatski izaslanici za kulturu, informisanje,
predstavnici nadleni za odnose sa javnou, osoblje zadueno za istraivanje i
bibliotekari mogu dati odgovore na mnoga pitanja.
Treba veoma detaljno i paljivo istraiti sve potencijalne izvore finansiranja.
Vreme koje se na poetku utroi na istraivanje donatorske organizacije, mnogo
je bolje iskorieno nego kada se predlog dostavi organizaciji od koje predlaga
sigurno nee dobiti sredstva.

III Traenje finansija prema tematici projekta

Predlaga mora da zna, pre svega, za koju se tematsku oblast vezuje predmet
njegovog projekta. Na primer, projekat koji se odnosi na seminar o pitanjima
politike u javnom sektoru, pitanju ena na javnim funkcijama, ne potpada samo
pod temu seminara. Zato predlaga treba da potrai sve organizacije koje
podravaju seminare, a bave se pitanjima politike u javnom sektoru, pitanjem
ena na javnim funkcijama, obrazovanjem elnika lokalne administracije, ili
obrazovanjem manjina (kod nekih donacija ene se takoe tretiraju kao manjina).
Na samom poetku, predlaga treba da se raspita i istrai sve donatore koji se
bave pomenutom tematikom. Temeljitim istraivanjem moe se doi i do
dvadesetak potencijalnih izvora finansiranja samo za jednu tematsku oblast, od
kojih se zatim pravi ui izbor, zavisno od ostalih faktora, kao to su geografsko
podruje, raspoloivi iznosi sredstava, demografski inioci, itd. I, na kraju, spisak
treba svesti na konanu grupu organizacija kojima ete poslati svoju prijavu.
Mnoge donatorske organizacije su zainteresovane za finansiranje samo nekih
posebnih demografskih grupa kao to su jevrejske, ruske ili romske zajednice.
Druge su, opet, zainteresovane za pitanja ena, ili projekte sa izbeglicama ili rad
sa posebnim verskim grupama, itd. Predlaga treba jasno da define konkretnu

19

grupaciju, tematsku oblast ili zajednicu kojoj je projekat namenjen, kako bi

mogao da dodje do veeg broja finansijskih izvora.
Predmet ili tematska oblast projekta mora da bude veoma temeljno istraena.
Ovo je jedan od glavnih razloga zato mnogi projekti ne dobijaju sredstva.
Predlaga mora da tako detaljno poznaje predloenu temu da moe da odgovori
na svako postavljeno pitanje. Pored toga, treba da bude upoznat sa tim koje se
jo linosti ili organizacije bave istom tematikom. Ponekad se projekat moe
popraviti ukljuivanjem znanja i sposobnosti drugih eksperata iz iste oblasti. Ali,
od sutinske vanosti je to da predlaga mora da zna sve to se moe znati o toj
tematskoj oblasti, kao i to kako e tano predloeni projekat doprineti irenju
postojeih znanja i aktivnosti.
IV Traenje finansija prema vrednosti i vrsti projekta
Donacije se mogu podeliti u vie kategorija, zavisno od vrste pomoi koja se
trai. Na primer:

Donacije za projekat ine sredstva za finansiranje odredjenog projekta,

kao to je obuka ili istraivanje u vezi sa nekim konkretnim problemom

Delimino finansiranje ili dopunske donacije se trae kada predlaga ve

ima neka sredstva, ali nedovoljna za zavretak projekta, ili kada
predlaga trai delimino finansiranje od dva ili vie finansijskih izvora.

Donacije za finansiranje rada organizacije za vreme dok je angaovana

na projektu

Nenamenske donacije za finasiranje rada organizacije (obino se radi o

neprofitnim institucijama) nevezano za neki konkretni projekat, u smislu
finansijske podrke za odravanje egzistencije i ostvarivanje optih
ciljeva njene misije.

Investicione donacije slue primaocu za ulaganje u kapitalna dobra, kao

to su kupovina zemlje, zgrada ili maina ili poboljanje postojeih
kapaciteta.

Inicijalne (poetne) donacije slue da se lansiraju neki manji projekti i da

pone njihova realizacija.

Predlaga uvek mora da prethodno proveri da li donatorska organizacija kojoj se

obraa daje upravo onu vrstu donacija koja je njemu potrebna. Na primer, neke
donatorske organizacije ne odobravaju finansiranje izgradnje ili opremanje
kancelarija, druge pak ne daju donacije za isplate zarada ili plaanje dravnih
20

poreza. Predlaga bi uvek, ve na poetku, trebalo da proveri koja se

ogranienja primenjuju kod pojedinih donatora.
Kao to je ranije ve reeno, predlaga ne treba da trai donaciju od 75,000
dolara od organizacije koja nikad nije dala vie od 10.000 dolara ni za jedan
projekat. Pored toga, predlaga mora dobro da proui o kojoj se vrsti donacija
radi. Tako, ako neka donatorska organizacija daje donacije za medije u vrednosti
od 25.000 do 30.000 dolara, ali donacije namenjene reformi politike u javnom
sektoru iznose samo od 2.000 do 3.000 dolara, malo je verovatno da e predlog
projekta iz domena politike u javnom sektoru od 15,000 dolara ikada biti
finansiran. Ovakva greka lako moe da se izbegne jednim telefonskim pozivom
na poetku istraivakog procesa. Potrebno je da predlaga objasni finansijeru
za koju temastku oblast se trai finansiranje i u kom iznosu. Ako je 5,000 dolara
maksimum koji se moe dobiti od te organizacije, za preostali deo novca
predlaga treba da se obrati drugim organizacijama.
Jedan koristan savet: nikad ne cicijaite na istraivakom delu posla. Saznajte
to je mogue vie podataka o svim moguim izvorima finansiranja. Obavestite
se o zahtevima, uslovima, interesovanjima, delatnostima, iznosima donacija svih
potencijalnih donatora. Nauite sve to moete o vaoj temi, ukljuujui i
najnovije inicijative i inovacije u toj oblasti u drugim zemljama. Potraite
odgovarajue partnere. Uloite rad i vreme u svoj projekat pre nego to ga
prijavite nekoj donatorskoj organizaciji - na taj nain ete donatoru pokazati svoju
strunost i posveenost projektu, kao i da vam je za dalji rad na toj temi
potrebna finansijska podrka, poto ste sami ve uradili sve to je moglo da se
uradi bez te podrke.

21

TREI DEO

Ostali aspekti finansiranja

22

I.

Kako sastaviti zajedniki zahtev za finansiranje

(zajednike prijave na konkurs)

Zajednike prijave u zemlji

Relativno je lako sainiti zajedniki zahtev ili prijavu u istoj zemlji, pod uslovom
da su predlagai spremni na podelu informacija i odgovornosti sa institutom,
univerzitetom, kolskim centrom sa kojim su u partnerskom odnosu. Mnogi
donatori dobijaju zasebne predloge projekata od slinih institucija sa slinim
ciljevima, a svi su iz istog grada. U takvoj situaciji, donator se ponekad odluuje
da ne finansira nijedan projekat. Ali, ako bi dve ili tri institucije udruile svoje
snage, strunost i informacije i zajedniki nastupile, imale bi vee izglede da tako
obezbede finansiranje.
Predlagai koji su zainteresovani za zajedniki nastup treba da pronadju partnera
u nekoj instutuciji koja ima iste ciljeve ili koja se bavi slinom problematikom.
Zatim, te dve ili vie organizacija treba da razrade mehanizme podele trokova,
radnog prostora, osoblja i drugih resursa. Ovakva ema podele trokova treba da
bude prikazana i u predlogu projekta, zato to su udruivanje snaga i strategije
kojima se smanjuju trokovi veoma popularni kod veine donatorskih
organizacija.
Zajednike prijave u razliitim dravama
Zajednike prijave vie organizacija iz dve ili vie razliitih zemalja mogu da budu
zaista komplikovane. Medjutim, to je apsolutno vredno uloenog truda, jer one
demonstriraju saradnju izvan granica i unutar itavih regija. Veina donatora koji
se bave medjudravnim ili ''regionalnim'' finasiranjem su istovremeno i najvee
donatorske organizacije koje imaju najsloenije procedure za prijavljivanje
projekata. Mnoge od ovih organizacija su vladine ili medjuvladine organizacije
(EU, lanice EU, Savet Evrope, UNDP, UNESCO, itd.), i mnoge distribuiraju
svoje obrasce za prijavljivanje projekata (RFP) preko ambasada, univerziteta i
velikih biblioteka. Kod ovakvih prijava, obino jedna institucija koordinira
zajedniku prijavu projekta, dok ostali partneri daju svoj doprinos. U nekim
sluajevima, jednom od partnera je lake da kompletira prijavu. Na primer, ako
se radi o zajednikoj nemako-poljskoj prijavi za donaciju Evropske Unije, za
nemakog partnera je moda lake (poto je Nemaka lanica Unije) da primi i
administrira sredstva iz donacije. Neke prijave za medjudravne projekte su
izuzetno komplikovane i zbunjujue, ali se trud isplati, poto ove organizacije
raspolau velikim finansijskim sredstvima koja su spremne da distribuiraju i
potrebne su im dobre organizacije koje su spremne da uloe svoj rad i vreme u
odgovarajue projekte.

23

II Da li da i drugi i trei put podnesete prijavu istoj

donatorskoj organizaciji
Mnoge donatorske institucije raspolau ogranienim sredstvima, tako da
pribegavaju ograniavanju broja projekata ili organizacija koje godinje mogu da
finansiraju, ili se, pak, opredeljuju da finansiraju vei broj projekata, ali u tom
sluaju iznosi donacija su srazmerno manji.
Veina donatorskih organizacija e ve na poetku jasno saoptiti svoj stav po
pitanju ponovnih prijava, i veina odobrava donacije samo jednom za datu
tematsku oblast. Osim toga, veina donatora ne odobrava dugorono finasiranje
(due od godinu dana). Organizacije zainteresovane za dobijanje takvih donacija
treba da pomo potrae na nekom drugom mestu i moraju uvek imati na umu
problem organizacione odrivosti, u kontekstu dugoronih programa. Ponekad je
prihvatljivo konkurisati i po drugi i trei ili ak etvrti put kod iste donatorske
institucije, ako je donacija dobijena jo prilikom prvog prijavljivanja, ali u principu
nije dobro osloniti se na samo jednog donatora kao na glavni izvor finansijske
pomoi za vau organizaciju.
III Kada ne treba da traite sredstva
Neke donatorske institucije su voljne da samo jednom pomognu neku
organizaciju, nasuprot tome neke druge su spremne da razvijaju dogorone
odnose, tako da primalac moe da rauna na dobijanje godinje donacije u
periodu od nekoliko godina. Zato pre ponovnog prijavljivanja predlaga treba da
proveri koju vrstu odnosa donator eli da uspostavi. Jo jednom, razlozi za
neprijavljivanje na konkurs za dobijanje donacija (osim ako vam nije drugaije
reeno) mogu da budu sledei:

Donatorska organizacija ne finansira aktivnosti iz tematske oblasti

predloenog projekta

Nerealni trokovi ili rokovi

Predlaga nema jasan i odredjen problem koji hoe da rei

Donatorska organizacija ne finansira projekte u toj zemlji ili regionu

Predlaga je ranije ve dobio sredstva od iste organizacije

Predlaga nije obavio odgovarajue istraivanje u vezi tematske

oblasti i ve mu, jednostavno, oajniki treba finansijska pomo

24

Predlagai ne bi trebalo da gube vreme prijavljujui svoje projekte fondacijama

kod kojih nemaju ansu da dobiju pomo, osim ako donator ne odlui da u
njihovom sluaju napravi izuzetak. Prijave treba da budu upuene samo
odgovarajuim izvorima finansiranja.
IV

ta ako donatorska organizacija odbije

predloeni projekat?

ak se i profesionalnim sastavljaima predloga ee deava da dobiju odgovor

''ne'' nego ''da''. Ovo ''ne'' treba shvatiti kao izazov. Moda bi odgovor koji je sada
''ne'', kroz est meseci ili godinu dana, mogao da se pretvori u ''da''. Odbijeni
predlagai bi trebalo da usavre svoje sposobnosti u pisanju predloga i da
prerade predlog. Osim toga, treba da upoznaju donatora sa reputacijom koju
uivaju, da se i sami upoznaju sa potencijalnim donatorima, obave dodatna
istraivanja, pronadju druge izvore finansiranja, pronadju partnere... Najvie od
svega, ne smeju dopustiti da ih odbijanje obeshrabri. Proces prijavljivanja na
konkurse za donacije je veoma teak i iscrpljujui. Oni koji se lako obeshrabre,
ne mogu oekivati da e uloene napore krunisati uspehom.
Veina donatorskih organizacija svake godine dobija mnogo predloga za projekte
koje bi vredelo finansirati, ali koji iz raznih razloga ne mogu dobiti potrebnu
podrku. Moda zato to su finansijska sredstva ograniena, ili je konkurencija
suvie jaka, ili je predlog preopiran ili suvie ogranien ili se bavi temom koja
nije prioritetna. U svakom sluaju, odbijanje ne znai zatvaranje vrata za sva
vremena. Predlaga moe zatraiti objanjenje zato projekat nije prihvaen za
finasiranje, ili da li e kasnije biti ponovo razmotren, ili da li, moda, u predlogu
nije bilo dato dovoljno podataka. Predlaga moe da zatrai sugestije u smislu
popravljanja predloga ili da mu se preporue neke druge donatorske
organizacije. Predlagai treba bez ustezanja da postave sva relevantna pitanja.
Predstavnik donatorske organizacije moda nee na njih odgovoriti, ali bi do
odgovora mogao doi i sam predlaga, a takve informacije mu mogu biti od
velike koristi u budunosti.
V Organizovanje informacija o izvorima finansiranja
U daljem tekstu dat je jedan imaginarni primer kako bi predlaga mogao da
organizuje neke prikupljene informacije o potencijalnim izvorima finansiranja.
Sastavljanje rang liste prvih deset potencijalnih donatora na osnovu prikupljenih
informacija, jasno e pokazati stepen kompatibilnosti u nivoima finasiranja, i
ukazati na mogunosti prijavljivanja kod veeg broja donatora u isto vreme (kod
jednog za opremu, kod drugog za knjige, treeg za trokove projekta itd.). Iz
ovoga se takodje moe uoiti u kojim oblastima su potrebne dalje informacije. Na
primer, potencijalni donator br. 2 bi mogao da finansira knjige i opremu koji su

25

potrebni za projekat, ali on finansira samo projekte u Centralnoj i Istonoj Evropi.

Neke finansijske organizaciju ukljuuju i Baltike zemlje Centralnu i Istonu
Evropu, a neke ne. Poto se na izmiljeni predlaga iz prve kolone nalazi u
Estoniji, morae da potrai objanjenje od donatora br. 2 o tome ta on
podrazumeva pod Centralnom i Istonom Evropom, kako bi znao da li uopte
moe da se kvalifikuje za finansiranje.
Izrada ovakve liste na bazi dobro obavljenog istraivanja, kao u datom primeru,
moe da nam pomogne da efikasnije predupredimo negativan odgovor na na
predlog projekta. Ako je predlaga dobro organizovao prikupljene informacije, na
osnovu ovakve liste tano e znati kome treba da podnese prijavu, i ta
konkretno treba da trai. Ako je prva donatorska organizacija odbila predlog,
predlaga treba na osnovu tabele da pristupi izradi nove strategije ili saini
potpuno novu tabelu. Moda treba da preispita problem iz novog ili drugaijeg
ugla (kao to je zajednika prijava) i da ponovo prijavi projekat. Najvaniji od
svega je strateki pristup odnosno strateko razmiljanje. to je predlog u veoj
meri usaglaen sa informacijama u pojedinim poljima tabele, manja je
verovatnoa da e projekat biti odbijen. Uloeno vreme, energija, kreativnost i
upornost e na kraju biti nagradjeni.

Ime adresa,
osoba za kontakt
Tematske oblasti
finansiranja
Vrsta finansiranja

Oprema,
putovanja, knjige

Geograsko
podruje
Vrsta korisnika

Baltike zemlje

Iznos donacija
Ciljna grupa
populacije

Potrebno 25.000 $
Gradonaelnici,
mukarci & ene

Smernice,
ogranienja
Krajnji rok

Vaa
organizacija
-predlaga
Ul.111, Estonija
g. Bespari
Obuavanje
gradonaelnika

kolski centri

Poetak projekta

Potencijalni
donator br. 1

Potencijalni
donator br. 2

Ul.4499, Belgija
g.Bogati*
Obuka slubenika
lokalne uprave
Reforma
univerziteta
Putovanja,
materijal

Ul.222, NJ.SAD
g.Lovanovi*
Projekti
skolovanja,
strunog
osposobljavanja
Sve osim
putovanja i
inicijalnih
donacija
Centralna i
Istona .Evropa
Univerziteti i NVO

Baltike zemlje i
Rusija
kolski centri i
univerziteti
Do 15.000 $
Slubenici i
pedagozi
Nema finansiranja
studentskih
projekata
Prijave se

U originalu: Mr. Needsmoney; Ms. Hasmoney; Mr. Lottabucks (prim.prev.)

26

Do 50.000$
Populacija samo
Cen.
Isto.Evrope
Prvo poslati
informativno
pismo
Nije odredjen

avgust 1995.

razmatraju u
januaru, aprilu,
avgustu

27

ETVRTI DEO

Kako se podnosi prijava

28

I Pismo o interesovanju: ta je to?

Pismo o interesovanju (nekad se zove i pismo o nameri) je kratko pismo od 1 do
3 strane koje se alje donatorskoj organizaciji radi uspostavljanja prvog kontakta.
Pismo slui za to da se, pre sastavljanja i dostavljanja kompletnog predloga,
proveri da li se projekat bavi onom vrstom aktivnosti koju je donatorska
organizacija spremna da finansira. Ako je organizacija zainteresovana, zatraie
od predlagaa da dostavi kompletan predlog projekta. U pismu treba da bude
definisana svrha projekta, merljivi ciljevi projekta, rekapitulacija budeta, i da li je
ve ili e biti obezbedjeno finansiranje i iz drugih izvora. Takodje, pismo treba da
sadri objanjenje o tome na osnovu ega je organizacija predlagaa
kvalifikovana da realizuje projekat.
U uvodnom stavu, koji se esto zove saetak (abstract) treba ukratko navesti
najbitnije elemente projekta, ukljuujui i iznos donacije koji se trai. Na primer:
''Slovenaki Institut za obrazovanje, koji predstavlja izvrni direktor g-dja.
Sonja Dravi, trai 40.000 USD od Vrlo-bogate Fondacije za projekat
''edukacija gradonaelnika''. Sredstva su potrebna za finansiranje trokova
u periodu od 1. decembra 1999. do 1. marta 2000. Ukupna cena projekta
iznosi 80.000 USD, s tim to e ostatak sredstava biti obezbedjen od
Bogatake fondacije iz Slovenije*. Ovaj projekat je rezultat estomesenog
rada na prouavanju i sagledavanju problematike vezane za funkciju
gradonaelnika.''
Uz kompletnu informaciju o podacima za stupanje u kontakt sa organizacijom
predlagaa,ovaj prvi stav pisma sadri praktino sve to je potrebno da se zna o
projektu. Recenzent, koji pregleda gomilu ovakvih pisama i koji samo za nekoliko
sekudi treba da proita svako pismo, sa zadovoljstvom e proitati jedan ovako
napisan uvod.
Ovo pismo je donekle slino predlogu projekta, ali je krae, jasnije i ne sadri
nikakve grafikone. Pismo bi trebalo da obuhvati barem sledee elemente:

Kompletnu informaciju za uspostavljanje kontakta sa predlagaem

Jedan uvodni stav (ili saetak)

Jedan ili dva stava o svakoj instituciji koja je ukljuena u projekat

(koliko dugo organizacija radi, ime se bavi, uspesi, ciljevi, itd.)

Jedan ili dva stava o problemu koji se reava (na koji deo grada,
zemlje, populacije, itd. e projekat uticati) kada je problem dobro
definisan, ovo se, ako je mogue, izraava kvantifikovanim podacima,

U originalu: Very Rich Foundation

* U originalu: Slovenian Rich People Foundation

29

(npr. ''Preko 40.000 ljudi ivi u siromatvu'', umesto ''Mnogo ljudi ivi u
siromatvu'')

Jedan do tri stava o predloenoj strategiji za reavanje problema

Jedan do dva stava o prethodnom iskustvu koje organizacija

eventualno ima u radu sa finansijskim organizacijama (npr. drugi
projekti, specijalni programi, saradnja ili publikacije, posebna
dostignua koja imaju veze sa projektom), i zato je predlaga
posebno kvalifikovan za reavanje datog problema.

Jedan stav sa rokovima realizacije projekta, uz tano navodjenje kada

ta treba da se desi.

U osnovnim crtama prikazan budet po glavnim kategorijama trokova

Zavrni stav u kome se rezimira projekat, zahvaljuje na vremenu i daju

podaci za stupanje u kontakt sa nosiocem projekta.

Uobiajena greka koja se pravi u ovim pismima je da vie od polovine pisma

otpada na opisivanje organizacije predlagaa. Prvo pitanje recenzenta je: ''ta
zapravo ova organizacija planira da uradi?'' Ako su ideja i plan prihvatljivi, tek
tada e pogledati kakve su kvalifikacije predlagaa. Ako se u pismu od tri strane,
na dve strane opisuje organizacija predlagaa, stie se utisak da predlaga
nastoji da sakrije injenicu da nema nikakve naroite ideje i da nije obavio
odgovarajue pripremno istraivanje.
Jo nekoliko dodatnih saveta:

Nastojte da pismo uputite na linost, a ne kancelariju ili funkciju.

Upotrebite materijal koji ste prikupili o donatoru da nadjete ime
izvrnog direktora ili odgovarajue osobe za kontakt. Ako u
tampanim materijalima ili na web sajtu niste uspeli da dodjete do
imena, pozovite njihovu centralu i saznajte na koje ime treba
uputiti ovo informativno pismo.

Prikaite svoje kompletne podatke za uspostavljanje kontakta

(telefon, fax, adresa, e-mail, i sve druge naine na koje bi
donatorska organizacija mogla da sa vama stupi u kontakt).
Posebno, kada se radi o medjunarodnim organizacijama koje rade
u mnogim zemljama, u podatke o adresi navedite i dravu, kao i
pozivni broj za zemlju u vaem broju telefona i faksa.

Ako elite da pokaete da ste uradili svoje istraivanje kako treba i

da znate ime se donatorska organizacija bavi, moete na primer

30

rei: ''Odluili smo da se obratimo Vrlo-Bogatoj Fondaciji zbog

dosledne podrke koju prua edukaciji izabranih funkcionera
lokalne uprave, kao to su finasiranje ''Centra za obuku'' u
decembru 1997. i niz seminara za lokalne funkcionere u prolee
1998.g.''

Predjite na stvar. Recenzenti nerado itaju itave stranice

istraivanja da bi tek u poslednjem stavu naili na ono to
planirate da uradite. Detaljni podaci o istraivanju treba da budu
ukljueni u kompletan predlog projekta, a nikako u ovo kratko
pismo.

Navedite konkretno ta elite, na primer, obrazac za prijavljivanje,

smernice za pripremu predloga, zakazivanje sastanka, itd.

Ako uvijeno molite da vas obaveste o moguim vidovima saradnje

(drugim reima: ''Molim Vas da mi kaete kako mogu da od vas
dobijem novac'') nemojte ni da oekujete da ete dobiti odgovor.

Ako ste se sastali sa predstavnikom fondacije ili na neki drugi

nain sa njim komunicirali, posluajte njegov savet. Na osnovu
informacija koje ste od njega dobili preispitajte svoj projekat i vidite
da li se projekat poklapa sa onim ime se fondacija bavi.

U potpunosti sprovedite dobijena uputstva

Posle slanja ovog informativnog pisma, saekajte na odgovor

neko razumno vreme. Koliko je vremena potrebno zavisi od toga
kako ste poslali pismo. Poruka poslata elektronskom potom stie
odmah, ali primalac moda nema vremena da odgovori nedelju
dana ili dve. Pismo moe da putuje nedeljama, a da vam stigne
odgovor potrebno je jo par nedelja. Ako u nekom razumnom roku
ne dobijete odgovor, proverite da li je fondacija dobila vae pismo.

Predlagai moraju da budu svesni injenice da proces odobravanja donacije traje

veoma dugo. Neke donatorske organizacije razmatraju prispela pisma,
informacije i predloge projekata dva ili tri puta godinje. Ponavljamo da
predlagai ne smeju dozvoliti da opstanak njihove organizacije zavisi od
dobijanja neke donacije. Moraju razviti vlastite dugorone operativne strategije.

31

II

Predlog projekta: kljuni elementi dobrog predloga

Propratno pismo i/ili rezime

Naslovna strana je prva strana predloga. U prvom stavu naslovne strane projekat
treba da bude u celosti objanjen. Rezime (ako je potreban) obino se daje u
poslednjem stavu ili nekoliko poslednjih stavova predloga, gde se ponovo
rezimira projekat. Kako je napred objanjeno, pomenuti saetak na poetku
predstavljanja projekta je neophodan, zato to recenzent eli da odmah zna o
emu se radi u projektu. Rezime se daje ponovo na kraju, kako bi italac na kraju
dobio kompletnu sliku o projektu. Ovakav pristup je bolji, nego da se poslednji
stav odnosi na neko relativno beznaajno pitanje.
Naslovna strana mora da sadri jasnu definiciju problema. Idealno je da opis
problema bude vrlo konkretan i kvantitativno izraen, i treba da ukae na neki
drutveni problem koji projekat moe brzo da rei ili da barem ublai. Na primer,
relativno dobar opis problema je sledei: ''U naoj zemlji 75% gradonaenika nije
u stanju da saldira gradski budet''. Medjutim, izjava u stilu ''Mislimo da bi neki
elnici lokalne uprave eleli da uestvuju na seminaru radi razmatranja problema
u njihovim gradovima'' ne predstavlja dobru definiciju problema. U drugom
primeru uopte se ne pominje problem, govori se o eventualnom pristupu nekom
problemu nepotkrepljenom i neproverenom nagadjanju ta bi nepoznati broj
lica eleo da radi. Recenzentu je potpuno svejedno ta bi neka grupa lokalnih
funkcionera eventualno elela da radi. Zato bi inae ograniena sredstva troili
na finansiranje predloenog projekta, kada predlaga nije uspeo da ponudi bilo
kakvo obrazloenje zato je takav projekat neophodan?
Uporedite i sledea dva primera:
''Nemamo dovoljno materijala za sprovodjenje obuke'' i
''Trenutno, na kolski centar poseduje samo 2 prirunika za obuku, koji su
objavljeni 1980. i 1982. na stranom jeziku. Zbog ogranienih sredstava i
nemogunosti naih polaznika da plate vee kolarine, nismo u mogunosti da
ponudimo obuku visokog kvaliteta za funkcionere lokalnih vlasti, to naih 300
polaznika godinje svakako zasluuje, a mi imamo sposobnosti da spovedemo.''
Drugi primer je bolji zato to opis sadri kvantitativne informacije i ubedljivije
prezentira injenicu da potreba zaista postoji. Osim toga se istie da se radi o
problemu drutvenog, a ne linog karaktera. U prvom primeru stoji ''nama je
potrebno'', a u drugom se podrazumeva da su drutvu potrebni dobri lokalni
administratori, a oni ne mogu da budu kvalitetno obueni zbog nedostatka
odgovarajueg materijala za obuku. Medjutim, dui i sloeniji opis sam po sebi
ne mora da bude i bolji. Dobar opis mora da bude koncizan, relativno kratak,

32

itljiv, i da ukazuje na dimenzije odredjenog drutvenog problema. Opis ne treba

da se bavi onim to ''mi'' kao predlaga oekujemo, nego mora da bude
usmeren na neki drutveni problem.
Ciljevi i zadaci
Cilj projekta je definicija viih ciljeva, ka ijem ostvarivanju su usmerene
aktivnosti projekta. Na primer: ''Stvoriemo centar visokog kvaliteta koji e imati
veliki uticaj na kreiranje politike, kao jedan od glavnih inilaca u oblikovanju
politike zemlje u javnom sektoru''. Zadaci projekta su konkretniji, merljivi koraci
koji se preduzimaju radi ostvarivanja tog cilja. Na primer:
''1. Zadatak: Angaovanje 3 uticajna istraivaa u domenu drutvene politike u
javnoj upravi, koji imaju sposobnost da ostvare uticaj i saradnju sa vladom.
2. zadatak: Sprovodjenje dubinskog prouavanja poreske strukture i penzionog
sistema.
3. zadatak: predlaganje zakonskih amandmana da bi se popravilo stanje u ovim
oblastima.
4. zadatak: razgovori sa predstavnicima vlade radi obrazlaganja neophodnih
amandmana... itd''
Cilj i zadaci treba da budu jasni i ostvarljivi u rokovima realizacije projekta. U
zavrnom izvetaju, primalac donacije bi trebalo da opie kako je svaki od ovih
koraka realizovan.
Metodologija/Programske aktivnosti
Predlog se jo konkretnije odredjuje metodologijom nego zadacima. Metodologija
opisuje kako predlaga namerava da ostvari zacrtane zadatke. Kada recenzent
ita deo o metodologiji, potrebno je da moe lako da zamisli ta e predlaga
tano da uradi u pojedinim fazama projekta.
Ako uzmemo isti primer od ranije, neadekvatna metodologija bi bila opisana
sledeim reima:
''Ove zadatke emo realizovati kroz istraivanje i razgovor sa vladinim
ministrima''.
Mnogo potpuniji opis metodologije e se pozabaviti svakim zadatkom
pojedinano i objasniti na koji nain e biti izvren. Na primer:
''U cilju ostvarivanja Zadatka br. 1, pismenim i usmenim putem emo stupiti u
kontakt sa 12 linosti koje su bile najaktivnije u oblasti reforme politike
oporezivanja i penzionog sistema. Prezentiraemo im ovaj projekat, onako kako

33

je on definisan u ovom predlogu, i pitaemo ih da li su zainteresovani da sa

nama saradjuju. Od linosti koje budu odgovorile pozitivno, izabraemo tri
najbolja kandidata, vodei pri tom rauna da to bude grupa koja e moi da
zajedniki radi, zastupa razliite interese, i ostvari rezultate visokog kvaliteta. Po
naoj proceni, ovaj proces se moe zavriti za 3 nedelje. Za realizaciju zadatka
br. 2,....''
Jo jedno vano pitanje vezano za metodologiju odnosi se na podelu poslova na
projektu. U predlogu treba da bude navedeno ko e biti zaduen za koje poslove,
ko e sprovoditi nadzor, ko e poduavati, ko e ocenjivati, a ko sastaviti izvetaj,
itd. Donatorska organizacija moe da zatrai profesionalne biografije
rukovodilaca i osoblja angaovanog na projektu. Ako je projekat obrazovnog
karaktera, donator e moda eleti da zna kako predlaga planira da izvri izbor
studenata ili polaznika obuke. Koje e kriterijume za to da primeni?
Predlagai treba da dobro razmisle koje su im linosti neophodne za realizaciju
projekta, i ta e svaki pojedinac raditi u svakoj konkretnoj fazi projekta. Ovakva
vrsta planiranja ne samo da je od koristi prilikom pisanja predloga i dobijanja
sredstava, nego i u upravljaju projektom i sastavljanju izvetaja.
Jasnoa i jezik
Predlog treba da je dobro isplaniran i razumljiv. Osoba koja sastavlja predlog
treba da zamoli kolege ili druga lica da proitaju dokument i daju svoje miljenje i
sugestije kako da bude jo bolji i jasniji. Mnogi predlagai piu stilom koji koristi
bombastian i komplikovan nain izraavanja, mislei da e tako predlog zvuati
profesionalnije i naunije, ali takva strategija obino izaziva suprotan efekat.
Recenzent hoe da brzo i lako dodje do sutine predloga. I ne eli da utroi
ogromno vreme na deifrovanje frazeologije i muno probijanje kroz tekst koji
praktino ne saoptava nita.
Veina predloga se pie na engleskom, francuskom ili nemakom jeziku, jer su
to najei jezici donatorskih organizacija. Predlagai koji piu predlog na
stranom jeziku, trebalo bi da angauju jo nekoga, po mogustvu nekoga kome
je to maternji jezik, da proita predlog radi ispravki gramatikih i ortografskih
greaka, kao i onih delova dokumenta gde esto dolazi do nesporazuma. Neke
reenice i fraze se ne mogu lako prevesti. Predlagai esto radije piu na svom
maternjem jeziku, posebno u razvojnoj fazi projekta, da bi zatim dali tekst nekom
da to prevede. Urednici bi takodje mogli da pomognu u ispravljanju nekih
preostalih problema.
I, na kraju, neko ko nema nikakve veze sa projektom treba da proita predlog.
Ako ne razume nijedno od pitanja o kojima se tu radi, autor predloga treba da
razmisli o tome da li je potrebno da potpuno preradi svoj predlog projekta.

34

Podrka partnerskih organizacija

Veoma je vano da u predlog bude ukljuena podrka partnerske organizacije u
pisanoj formi, to se obino daje u prilogu, posebno kada se radi o zajednikoj
prijavi ili prijavama za dopunska finansijska sredstva. I svaka druga organizacija
koja je ukljuena u projekat treba da priloi izjavu na svom memorandumu,
potvrdjujui podrku i uee. Ako je predlaga ve obezbedio iz drugog
finansijskog izvora delimino finansiranje projekta, treba da priloi kopiju pisma te
organizacije u kome je naveden iznos dobijene pomoi. I ovo pismo se daje u
prilogu. Predlaga treba s ponosom da prikae finansijsku podrku iz drugih
izvora, poto time demonstrira da druge organizacije veruju u projekat i u
predlagaa.
Osim toga ''podrka'' moe da bude i institucionalna, ne samo finansijska. Na
primer, ako je neka organizacija spremna da ustupi prostor za sastanke ili da
zajedno sa predlagaem radi na projektu, i takvo pismo podrke treba da bude
priloeno. Ako u predlogu stoji ''Radiemo zajedno sa gradskim vladama iz
mesta x i y'', mnogo su bolji izgledi da e finasiranje biti odobreno ako
gradonaelnici tih gradova napiu pisma donatorskoj organizaciji u kojima e rei
da su proitali predlog projekta i da veruju da e projekat biti veoma uspean i
koristan, i da e na svaki nain u punoj meri saradjivati sa predlagaem.
Dinamika realizacije projekta (termin plan)
Poglavlje koje opisuje svaki korak u realizaciji projekta samo e uiniti da predlog
postane bolji. U termin planu mora da bude definisano kada projekat poinje (to
je posebno vano, ako je poetak projekta vezan za odredjeni datum, kao to je
poetak kolske godine, ili period pre izbora), kada e svaka faza biti uradjena i
koliko dugo e trajati, i kada e projekat biti zavren. Ako je metodologija detaljno
opisana, dinamika moe biti relativno jednostavno prikazana. Moe se dati
opisno (npr. ''U maju emo izvriti oglaavanje za 30 uesnika, u junu emo
izvriti izbor uesnika'', itd.), ili u vidu grafikona ili tabele.
Termin plan realizacije projekta

Oglaavanje
Izbor
Obuka
Ocenjivanje
Izvetaj

Maj
1. mesec
XX

Jun
Jul
2.mesec 3. mesec
XX
XX

XX
XX

Avgust
4. mesec

Septembar
5. mesec

XX
XX

35

Tabele su veoma koriste za ilustrovanje dinamike realizacije kada se neke faze

paralelno odvijaju. Na tabeli se to moe jasno i vizuelno prikazati. Ako je
potrebno da u nekoj fazi projekta bude angaovano dodatno osoblje, u grafikonu
treba da bude prikazano kada e se to desiti (ova informacija e takodje uticati
na budet projekta).
Budet
Budet predstavlja opis finansijskih aspekata projekta. U njemu su prikazani svi
planirani trokovi projekta i kako e oni biti podmireni iz svih raspoloivih
finansijskih izvora. Budet moe da predstavlja veoma korisno sredstvo za
planiranje projekta, i zapravo izrada budeta zahteva od predlagaa da veoma
detaljno prethodno isplanira realizaciju projekta.
Donatorske organizacije esto imaju pripremljene obrasce za budet koje
predlaga popunjava. Ako neka institucija i nema takav obrazac, moe se
iskoristiti obrazac neke druge organizacije koji moe da poslui kao model
osnovne konstrukcije za izraunavanje budeta.
Kako da izraunate koliki budet vam je potreban?
1. korak: Utvrdite koje su potrebe projekta u svakoj fazi realizacije. U
poetku moete da ukljuite sve to bi vam bilo potrebno, a zatim da
kasnije eliminiete ono to je nepotrebno ili ono za ta verovatno
neete dobiti sredstva.
2. korak: Utvrdite koliko e kotati svaka kategorija trokova. Nije
preporuljivo da podjete od pretpostavljenih trokova. Sigurno je bolja
strategija da obavite nekoliko telefonskih razgovora i proverite: Koliko
e kotati iznajmljivanje prostora za sastanke? Koliko kota tampanje
prirunika za obuku? Koliko e kotati hrana za uesnike radionice?
Koja je cena novog tampaa u najjeftinijoj prodavnici u gradu? Grube
procene takodje mogu biti problematine. Umesto da samo procenite
da e trokovi angaovanja osoblja za godinu dana iznositi 6000 USD,
izraunajte ko e biti angaovan, u kojoj fazi projekta, koji procenat
njihovog rada e biti vezan za projekat, kolika je plata svakog
zaposlenog lica, koliki su porezi i socijalno osiguranje, itd.. Ovakvom
strategijom ete doi do mnogo tanije kalkulacije.
3. korak: Napravite posebnu kolonu za svaki predvidjeni izvor
finansiranja. U nekim uslovima za odobravanje budeta zahteva se od
predlagaa da tano specificira koja e fondacija snositi trokove
pojedinih elemenata projekta. Ovaj aspekt je vaan zato to su neke
organizacije spremne da plate neke vrste trokova (npr. trokove

36

tampanja), a neke druge ne prihvataju (kao to je kupovina novog

raunara). Tako da je neophodna ova posebna kolona za svaki red
kategorije trokova.
4. korak: Ponovite kalkulaciju budeta, uz eliminisanje nepotrebnih
trokova, dodavanje ili brisanje sastavnih elemenata projekta, itd.
Obavezno konsultujte podatke iz prvobitnog istraivanja u vezi
maksimalnih iznosa donacija koje pojedine organizacije odobravaju,
kao i vrsta trokova koje hoe ili nee da prihvate.
Moe da vam pomogne ako napravite jednu tabelu slinu ovoj:

Osoblje
Oprema
Materijal
Prevodioci
Stipendije
Putovanja
Hotel
Tel/Fax.
UKUPNO

Maj
1. mesec

Jun
2. mesec

Jul
3. mesec

Avgust
4. mesec

1,000

1,000
100
200

2,000
100
200

2,000
100

200

100
1,300

3,000
500
100
4,900

500

250
500

500
100
3,400

100
2,950

Septemba UKUPNO
r
5. mesec
2,000
$ 8,000
300
600
250
500
500
1,500
3,000
1,000
100
500
2,850
15,400

Tabela prikazuje budet po mesecima, ali isto tako moe da se prikae po

godinama, nedeljama ili drugim vremenskim periodima. Osim ako donatorska
organizacija nije iz iste zemlje kao predlaga, budet verovatno mora da bude
izraen u amerikim dolarima, nemakim markama, francuskim francima, ili
evrima. Pri tome morate uzeti u obzir valutne kurseve u periodu izrade budeta,
periodu sastavljanja izvetaja, i u periodima kada se bude vrilo plaanje
izvrenih nabavki.
U stavke koje se obuhvataju budetom spadaju: osoblje (kompletno osoblje, od
direktora projekta do sekretara) trokovi opreme (nametaj, adaptacija prostora,
raunari, tampai, itd.), materijal za potrebe istraivanja i obuavanja (knjige,
papir, softver, pretplata na publikacije), konsultanti, prevodioci, nastavni materijal
(kao to je izdavanje prirunika za obuku), putovanja (ukljuujui dnevnice i
trokove prevoza po zemlji), poslovni prostor i drugi trokovi (kao to su
najamnina, faks, telefon, elektronska pota, kancelarijski materijal, kopiranje,
tampanje, potarina, lanarina, osiguranje i sl.). Mogu se pojaviti i neki drugi
trokovi koji su specifini za odredjeni projekat, zemlju ili organizaciju. Svi ovi
trokovi treba da budu ukljueni u budet.

37

Mnoge donatorske organizacije imaju svoje specifine zahteve u vezi kategorija

trokova koje ulaze u budet. Na primer, neke organizacije imaju posebnu
kategoriju ''administracija'' koja ukljuuje najamninu, dok je kod drugih najamnina
ukljuena u kategoriju ''ostalo''. Ako predlaga nije siguran gde neka stavka
trokova spada, treba da konsultuje predstavnika fondacije.
U budetu mora da bude jasno definisan vremenski period u kome je novac
potreban, i tani rokovi u kojima je potreban. Ovi faktori se moraju uzeti u obzir
kada se definiu rokovi u kojima trane donacije treba da budu isplaene (vodite
rauna o tome da se velike donacije obino isplauju u dve ili vie trani, to
fondaciji omoguava da prati realizaciju projekta, pre nego to poalje sav
novac).
U nekim sluajevima, donatorska organizacija eli da zna ta je sve predlaga
preduzeo da obezbedi finansiranje, i ta e jo preduzeti ubudue, kada
predmetna donacija bude potroena. Na osnovu ove informacije donator moe
da proceni da li predlaga predstavlja dobru investiciju ili ne. Osim ako nije
predvidjeno da projekat traje samo godinu dana, donatorska organizacija je
samo bacila novac, ako ulae u organizaciju koja e se raspasti im finansiranje
bude prestalo. Iz tog razloga, predlagai bi trebalo da se pozabave i pitanjima
dugoronog planiranja i odrivosti. Na taj nain predlaga ne samo da e
spremno moi da odgovori na pitanja donatora, nego e sa samopouzdanjem
moi da i drugima prezentira svoju strategiju i dugorone planove.
Prilog uz predlog projekta
U prilogu se nalaze informacije koje slue kao podrka predlogu. Izmedju ostalog
mogu e priloiti sledee informacije:

Profesionalna biografija svih nosilaca projekta

Spisak lanova upravnog odbora institucije

Pismena potvrda da se radi o neprofitnoj organizaciji ili organizaciji koja je

oslobodjena plaanja poreza

Spisak drugih donatorskih organizacija kojima je dostavljen predlog

projekta, sa odgovorima tih organizacija ili informacijom o tome kada se
odgovor oekuje

Broure i informacije iz tampe

Opis poslova svih nosilaca projekta

38

Pismene ponude isporuilaca sa cenama (u sluajevima kada se nabavlja

oprema)

Statistiki pregledi ili crtei

Sporazumi o saradnji/podrci sa drugim institucijama

Pismena potvrda finansijske podrke drugih organizacija

Predlagai treba uvek da predvide mogunost da bude izvrena redakcija

predloga, odnosno da neko drugi prekontrolie predlog radi provere tanosti i
jasnoe, kao i da dva puta proveri kalkulaciju budeta. Kao pomo u tome moe
da poslui sledei spisak pitanja za konanu proveru predloga pre podnoenja:
1. Proverite opis problema. Da li je problem jasno definisan? Da li je
tema projekta temeljito istraena? Da li predlog zvui nejasno ili
nedovoljno obrazloeno?
2. Da li je iz teksta potpuno jasna podela poslova i odgovornosti po
elemetima projekta?
3. Da li je nedvosmisleno uspostavljena jasna veza izmedju problema
i reenja?
4. Jo jednom uradite finansijsku kalkulaciju. Da li se zbir slae?
5. Da li je vremenska dinamika logina? Da li je jasan redosled
dogadjaja?
6. Proverite ortografiju, gramatiku, itd. Da li je predlog razumljiv?
7. Proverite sve one stavke koje se esto zaboravljaju: Da li je na
predlogu naveden datum? Da li ste napisali va broj telefona, faksa
i e-mail adresu?
8. Da li je prilog kompletan i da li sadri sve potrebne informacije?
9. Kakav je ton predloga? Da li deluje da je profesionalno i
inteligentno uradjen ?
10. Kako predlog izgleda? Da li je isto odtampan i dobro formatiran,
ili je zabrljan i konfuzan? Da li razmaci izmedju redova i izabrani
fontovi olakaavaju itanje? Da li ste u tekstu posebno istakli
najvanije delove ?
39

Nikad se ne moe preterati sa ponovnim itanjem i kontrolama. Kad predlog

konano poaljete poinje period ekanja. esto se na odgovor prilino dugo
eka, ali donatorska organizacija bi trebalo da bude u stanju da vam saopti,
orijentaciono, kada e odluka biti doneta. U tome vam mogu pomoi njihove
publikacije i informacije na njihovom web-sajtu.Poto period razmatranja
projekata i odobravanja donacija tako dugo traje, nikad ne treba prijaviti projekat
ija realizacija treba odmah da pone. Planiranje unapred je od ogromne
vanosti.
Ako se donatorska organizacija posle itanja predloga zainteresovala za projekat
i predlagaa, zapoee proces nekad kratkih, nekad produenih pregovora,
usaglaavanja i dogovaranja. Proces ugovaranja nekad zahteva mnogo
vremena, poto donatori ele da budu upoznati sa svim injenicama, ciframa i
postupcima pre nego to odobre sredstva. Ovo je jedan od razloga zato je
istraivaki proces sastavni deo predloga. Pri zakljuivanju ugovora sa
donatorskom organizacijom, predlaga mora da zna o projektu sve to se o
njemu moe znati. Nedovoljno razumevanje tematike ili plana projekta moe da
se veoma loe odrazi na ugovaranje sa donatorom.

40

PETI DEO

Epilog:
ta posle dobijanja traenih sredstava?

41

I Ugovor
Na kraju e predlaga dobiti obavetenje da li je projekat prihvaen ili ne. Ako je
odgovor pozitivan donatorska organizacija e pozvati primaoca donacije da
potpie zvanini ugovor. Ugovor je pravni dokument koji zahteva od obe strane u
sporazumu da ispune prihvaene obaveze. Predlaga treba da paljivo proita
ugovor i postavi donatoru sva pitanja koja ima. Ovaj ugovor je slian zvaninom
poslovnom ugovoru: donator daje finansijska sredstva korisniku za ispunjavanje
odredjenih obaveza, na slian nain kao to bi preduzee plaalo isporuiocu
opreme. Primalac unapred i mora precizno da zna koje su njegove obaveze. ak
i neprofitne organizacije ili akademske institucije kao korisnici donacija su
formalno odgovorne za izvravanje svojih obaveza iz ugovora. Nerazumevanje
ugovora ili poslovnih aranmana ne predstavlja nikakvo opravdanje.
II Opti izvetaji
Pre potpisivanja ugovora predlaga mora de se obavesti o tome koja vrsta
izvetaja se od njega oekuje. Neke donatorske organizacije oekuju izvetaj
svakog meseca, svaka tri meseca, est meseci, pre uplate svake trane, samo
na kraju projekta, itd.; neke imaju pripremljene posebne formulare za izvetaje, i
u tom sluaju predlaga treba da ih pribavi znatno pre krajnjeg roka za
podnoenje izvetaja. Izvetaje ne bi trebalo podnositi sa zakanjenjem, poto bi
time primalac prekrio ugovor, to moe dovesti do primene ugovorne finansijske
kazne (penala) i dovesti do kanjenja uplate sledee trane donacije. Pored toga,
zakanjenje e ostaviti na donatora nepovoljan utisak. Umesto toga, korisnik
treba da pokae da je savestan i da stekne poverenje donatora.
III Finansijski izvetaji
Donacija je usko povezana sa budetom projekta. Iz budeta se vidi ta tano
predlaga namerava da uradi sa novcem. Ugovor predstavlja sporazum dve
strane prema kome e korisnik upotrebiti dobijeni novac tano kako je opisano u
budetu. A finansijski izvetaj je pisani dokument kojim se pokazuje da je korisnik
upotrebio novac tano onako kako je bilo dogovoreno.
U toku realizacije projekta, primalac donacije mora da paljivo vodi evidenciju
svih trokova po kategorijama iz budeta, tako da moe da sastavi i podnese
detaljni izvetaj obraunatih trokova u odnosu na planirane izdatke. Drugim
reima, svaki put kada se plati neki raun, kupi oprema, plati faktura, isplati ek,
taj podatak se unosi u posebnu kolonu trokova u redu odgovarajue budetske
kategorije i oduzima od obobrenog iznosa budeta za tu stavku.

42

Uzorak budetskog izvetaja

Osoblje
Oprema
Putovanja

Odobreni budet
$ 8000
$1400
$4500

Potroeno
$3567
$1329
$0

Preostalo
$4433
$71
$4500

Ne zaboravite da morate da vodite rauna o valutnom kursu u trenutku nabavke.

Ako bi ovaj zadatak bio zanemaren, nali biste se u situaciji da panino traite
valutni kurs lokalne valute prema valuti donacije koji je vaio u trenutku plaanja,
u periodu od nekoliko prethodnih meseci.
Priznanice ili fakture svakog izvrenog plaanja moraju da se uvaju nekoliko
godina po zavretku projekta, kao to je obino i navedeno u ugovoru. Ovo je
vano ne samo iz knjigovodstvenih razloga i radi izrade izvetaja, nego i zbog
pravnih aspekata. Ako bi donatorska organizacija odluila da izvri finansijsku
kontrolu (reviziju) korisnika godinu ili dve po zavretku projekta, i ako se tada
ustanovi da ne postoje fakture, korisnik bi mogao zapasti u neprilike sa zakonom.
Raunari mogu biti od velike koristi u izradi finansijskih izvetaja. Mogu se
koristiti tabelarni prikazi za prikazivanje prihoda i rashoda i tako smanjiti
mogunost greaka u kalkulaciji. Korienje raunara u vodjenju evidencije o
finansijama zahteva odredjene procedure koje obezbedjuju tanost evidencije.
Samo jedna osoba, na primer direktor projekta, ili knjigovodja ili raunovodja
institucije treba da imaju kontrolu nad finansijama. Jedino ta osoba treba da ima
lozinku za pristup finansijskim podacima u raunaru. Medjutim, prilikom
sastavljanja finansijskog izvetaja, uvek treba da jo neko izvri kontrolu brojki.
Nijedna organizacija ne moe sebi da dozvoli da bude povrna kada se radi o
finansijama.
IV Tekui izvetaji - tromeseni izvetaji
Ovi izvetaji se vie bave, ciljevima, zadacima i aktivnostima. Obino su
predvidjeni u dugoronim projektima (devet ili vie meseci) i dostavljaju se svaka
tri meseca. U tekuim i tromesenim izvetajima se prikazuje da realizacija
projekta tee u skladu sa krajnjim rokom zacrtanim u termin planu i da se
aktivnosti odvijaju po planu. Eventualni problemi ili izmene treba da budu detaljno
objanjeni. Uvek je bolje da donatorska organizacija bude blagovremeno
upoznata sa eventualnim problemima, a ne na kraju. Na primer, ako je zbog
promene vlade planirana reforma pravosudja postala neizvodljiva, to treba to
pre saoptiti donatoru. To je bolje nego da na kraju projekta objanjavate zato
projekat nije mogao da bude zavren.
Tekui izvetaji se odnose na predloenu metodologiju i korake koje je korisnik
preduzeo radi ostvarivanja zacrtanih ciljeva. Izvetaj moe da sadri i ocenu

43

aktivnosti. Na primer, ako se neki deo primenjene metodologije nije pokazao

onoliko uspenim koliko se oekivalo, a korisnik ima tumaenje zato je to tako,
on moe da navede svoje objanjenje.
V Vodjenje dokumentacije i arhive
Svi aspekti sastavljanja i podnoenja izvetaja umnogome su olakani ako se
vri adekvatno zavodjenje i uvanje dokumentacije. Treba voditi evidenciju o
svemu i uvati priznanice od svih transakcija. Dokumentacija omoguava
''praenje'' donacije. Praenje znai da postoje tragovi kroz papire, odnosno da je
mogue praenje kroz papire svih finansijskih priliva, trokova, slubenika,
podataka itd., i ako bismo pratili tu putanju mogli bismo da sagledamo kompletno
finansiranje, raune, izdatke za zaposlene, itd. u vezi projekta.
Jednostavan nain za praenje projekta je vodjenje evidencije koja se bazira na
korienju mesenih registratora. Sve priznanice, rauni, dokumenta iz jednog
meseca uvaju se u jednom registratoru. Svaki mesec treba da ima poseban
registrator. Na svakoj priznanici i dokumentu mora da bude naveden datum. Svi
tromeseni i tekui izvetaji i procene takodje treba da budu odloeni u ove
registratore. Sve mora da bude arhivirano. Pored toga, raunarske datoteke
treba da budu sauvane i na arhivskim diskovima.
Jo jednom, morate da vodite rauna o tome da, poto finansijski izvetaji moraju
da se poklapaju sa budetom, svi rashodi moraju takodje da budu evidentirani po
kategorijama trokova. Evidencija i praenje rashoda po kategorijama mogu da
budu organizovani tako da se u posebnom registratoru uvaju priznanice za
pojedine kategorije trokova, a ne u posebnom primerku mesenih registratora
Ili, u kompjuterskom programu koji koristi ''spreadsheet'' moe se unositi svaki
troak (sa datumom) u odgovarajuu kategoriju. Zatim, kada se priprema
finansijski izvetaj, pojedinani trokovi se mogu sabrati, tako da se u izvetaju
prikazuju samo zbirni iznosi po kategorijama izdataka.
VI Ocenjivanje/Vrednovanje: Prikupljanje, kompilacija i analiza
Predlagai moraju u svom predlogu projekta da navedu kako e se vriti
ocenjivanje projekta. Ima mnogo naina na koje se projekat moe ocenjivati,
zavisno od toga ime se projekat bavi. Ako se projekat bavi polaznicima neke
obuke, onda se oni mogu iskoristiti da daju ocenu projekta kroz pisane primedbe
i upitnike. Postoje i drugi naini za vrednovanje rezultata projekta. Ako se radi o
neemu to ima fiziku dimenziju, kao to je formiranje novog kolskog centra, to
se moe fiziki i ocenjivati.
Kod drugih vrsta projekata, moraju se izumeti naini koji bi dokazali da je
projekat uspean. Ako se projekat odnosio na nacrt neke zakonodavne regulative

44

- kako je regulativa prola i da li je usvojena? Ako se radi o razvojnom projektu u

okviru neke lokalne zajednice, da li je zajednica zadovoljna rezultatom? Kako to
moete da znate? Moete li da uradite analizu na bazi sluajnog uzorka da biste
utvrdili u kolikoj meri je zajednica svesna projekta i koji stepen uspeha je
postignut?
Mnoge donatorske organizacije su spremnije da vrednovanje rezultata projekta
povere nezavisnom ocenjivau, radi objektivnosti i poredjenja rezultata sa slinim
projektima u drugim oblastima. Sve ee se deava da donatorske institucije
predvidjaju i sredstva za plaanje nezavisnog ocenjivaa uspenosti projekta.
Tabele i grafikoni predstavljaju odlino sredstvo da se vizuelno ilustruje uticaj
projekta, posebno ako je uticaj izvren na veliki broj ljudi, ili se uinak moe
prikazati pomou nekih drugih merljivih parametara na jednostavan nain. Na
primer, ukupna efikasnost projekta koji je bio namenjen obuci zaposlenih u
lokalnim upravama mogla bi se prikazati kao na sledeem grafikonu:
Obuka slubenika lokalne uprave

Vizuelno prikazivanje moe efektnije da predoi uticaj koji je projekat imao nego
itave stranice pisanog teksta.
Medjutim, vrednovanje uspenosti projekta moe da se izvri i opisno,
postavljanjem sledeih pitanja:
45

Da li je projekat zaista bio potreban kako smo prvobitno mislili?

Da li je bio potreban samo onim ljudima kojima smo i nameravali da

pomognemo, ili je obuhvatio jo ceo jedan segment populacije?

Kako smo to mogli jo bolje da uradimo?

U kom delu naih aktivnosti smo bili najuspeniji i zato?

Koji segment oigledno nije funkcionisao i zato?

ta nai polaznici/uesnici misle o projektu?

Da li je vreme koje smo planirali zaista bilo dovoljno?

Da li je budet bio preveliki ili premali?

Da li smo usred projekta morali da menjamo metodologiju?

Ako jesmo, zato?

Gore smo naveli deset moguih pitanja koja se koriste za vrednovanje odnosno
ocenjivanje uspenosti projekta. Ako moete da postavite jo 10 bitnih pitanja
koja se posebno odnose na va projekat i na njih pismeno odgovorite, doli ste
do polazne osnove za izradu izvetaja o uspenosti projekta. Ali ovakvo
ocenjivanje nije neto to se radi samo na kraju projekta, to treba da bude stalna
aktivnost, koja se sprovodi u toku cele realizacije projekta.
VII Kako uvanje dokumentacije pomae u dobijanju
dodatnih sredstava i donacija
Ako neko treba da napie predlog projekta, a dostupni su mu brojni drugi ranije
pisani predlozi, finansijski podaci, kalkulacije budeta, obrasci za vrednovanje, i
slino, sasvim je jasno da se na osnovu te dokumentacije moe doi do
orijentacionih smernica o tome kako treba napisati predlog, kako se projekat
realizuje, vrednuje, kako se piu izvetaji, itd. Ovo je jo jedan razlog u prilog
uvanja i arhiviranja dokumentacije, jer moe da bude od ogromne koristi
prilikom pisanja nekih buduih predloga. Veliki deo informacija koje donatorske
organizacije trae su iste ili sline, tako da paljivo sredjena arhiva, ukljuujui i
kompjuterske datoteke, predstavlja solidnu osnovu za poetak rada.

46

ESTI DEO

Neke napomene na kraju

47

Posle razgovora ili sastanka sa potencijalnim donatorom ili nakon dobijanja

donacije, predlaga bi mogao da poalje pismo i zahvali se na poklonjenom
vremenu. Direktor Biroa za Evropu i Nove Nezavisne Drave, pri amerikoj
Agenciji za medjunarodni razvoj, iz Vaingtona D.C. kae:
''Retko se deava da mi se neko zahvali, a kada se to desi, verujte da to dugo
pamtim'' .
Jednim takvim pisamcem stvoriete jo jednu priliku da predstavnika donatorske
fondacije podsetite na sebe. Kasnije e ovaj predstavnik moda imati vie
naklonosti prema vama, kada se bude radilo o odobravanju nove donacije,
preporuci predlagaa nekoj drugoj organizaciji, ili saradnji sa predlagaem na
drugim projektima. U stvari zahvaljivanje je samo jedna od ''Deset zapovesti za
dobijanje finansija''2, a to su :
I

''Samo kopai zlata mogu otkriti zlato.''

Samo istraivanjem i paljivim traenjem moete doi do
finansijskih sredstava. Nekada je vanije da znate od koga
da traite nego kako da traite. Jedini nain na koji moete
saznati od koga da traite je da obavite neophodno
istraivanje.

II

''Udvaranje mora da prethodi prosidbi.''

Ba kao to neete ponuditi brak nekome ako niste uvereni u
medjusobnu kompatibilnost, mora da postoji kompatibilnost
izmedju vas i donatora, pre nego to predloite ''brak''

III

Individualizirajte svoj predlog

Va zahtev treba da bude u najveoj moguoj meri
prilagodjen odredjenom donatoru.
U principu, neodredjeni i magloviti predlozi ne dobijaju
sredstva. Obavezno objasnite zato je
upravo va projekat ono to donator eli da finansira.

IV

Ako novac elite, novac vam i treba

Donatorske organizacije su sklone tome da daju novac tamo gde
su i drugi
ve davali novac. Dopunska finansijska sredstva i drugi izvori
prihoda pruaju veu sigurnost organizaciji da vas i ona podri.

Parafrazirano iz knjige Upravljanje neprofitnom organizacijom. Tomasa Volfa, objavljene 1990,

Prentice Hall Press, str.224-227.Odlina knjiga iz oblasti donatorstva, prikupljanja priloga,
svakodnevnog upravljanja organizacijom

48

Kada traite novac, podjite od pretpostavke da je odgovor ''da''

Uspean prodavac nikada ne pokuava da vam proda neto reima
''Ako ovo kupite'' nego ''Kada ovo kupite''.
Nemojte pokazati nesigurnost, i ponaajte se prema donatorskoj
organizaciji kao da je izvesno da e na kraju vai napori
biti krunisani korisnom saradnjom. Ne zaboravite da je dunost
recenzenta koji pregleda va predlog projekta da
pronadje pouzdane organizacije kojima e dati novac.
Ako mu je posao da opredeljuje sredstva ''pravim ljudima'', nema
razloga da ih ne da ba vama, pod uslovom da ste vi uradili sve
ostalo.

VI

Za pisane prijave: Ako nije jasno na prvi pogled,

bacite u ko i piite ispoetka
Kako je ve reeno, veina predloga prvo prolazi kroz
brzo i povrno informativno itanje. Ako se u tom brzom itanju
ne mogu odmah uoiti neophodne i vane informacije, bacite ga
u ko i piite ispoetka.

VII

Pri sastavljanju budeta, pazite da vam je raunica tana

Vodite rauna da se cifre u kalkulaciji budeta slau.
To umesto vas moe da uradi raunarski ''spreadsheet'' ili koristite
kalkulator. Ako vam se cifre u budetu ne slau, donatorska
organizacija e posumnjati u vau sposobnost da rukujete novcem,
pa je manja varovatnoa da ete novac dobiti.

VIII

Kada niste sigurni, govorite jednostavnim jezikom

argon ili tehnika terminologija nee nikoga impresionirati.
Jasno i direktno pisanje je najcelishodnije.

IX

Ne shvatajte odbijanje lino

Veoma osetljivim ljudima posebno teko pada kada su odbijeni, ali
na odbijanje treba gledati kao na izazov. Protumaite ''ne'' kao da
znai ''pokuaj ponovo''. Upornost se isplati.

Bez obzira na to koliko puta ste se zahvalili, zahvalite se jo

jednom
Negovanje grupe pokrovitelja je od sutinske vanosti. Dugorone
donatorske odnose treba paljivo negovati, izraavanjem

U origninalu: If you cant scan it, can it!

49

zahvalnosti. Pominjanje imena donatora u tampi ili publikacijama

je takodje jedan od naina da pokaete svoju
zahvalnost i izgradite odgovarajue odnose sa donatorskom
organizacijom.
Predlaga koji se pridravao svih ovih pravila a nije dobio finansijska sredstva
treba da zatrai savet od predstavnika donatorske organizacije. esto e
predstavnik biti spreman da pomogne predlagau, tako to e mu objasniti koji
su delovi predloga dobri, a koji nisu. Tako predlaga moe da zadri dobre, a
ostale delove preradi, kako bi na kraju napravio bolji predlog. Moda stil pisanja
nije bio adekvatan. Moda uputstva nisu u potpunosti potovana. Savet od
drugih, kolega ili strunjaka u toj oblasti, moe takodje da bude koristan.
Donatorske organizacije svoj utisak o predlagaima formiraju u neposrednim
susretima i na osnovu onoga to su napisali. Predlagai koji su sproveli opseno
istraivanje, pisali, preradjivali, ponovo itali, korigovali, proveravali gramatiku,
kontrolisali budet, proverili termin-plan, i prekontrolisali kompletan predlog jo
jednom, bie u daleko boljoj poziciji da konkuriu za dobijanje finansijskih
sredstava i bie bolje pripremljeni da reprezentuju sebe i svoju organizaciju.
Uvek se isplati ako za to odvojite vreme i odradite posao kako treba. Sreno!

50

RENIK TERMINA
U ovom reniku termina dati su svi vaniji izrazi koji se koriste u Priruniku.
Obuhvaeni su i najvaniji termini koji se koriste u prijavama za konkurse
donatorskih organizacija, tako da on moe da poslui kao priruni renik u
procesu pisanja prijave na konkurs i predloga projekta.
Assets osnovna sredstva:
Sve to neka osoba ili organizacija poseduje
(npr. zgrada, automobil, aparat za kopiranje, raunar, mala
biblioteka, itd.)
Alumni alumni:
Diplomci istog univerziteta, fakulteta, kolskog centra ili obuke.
Baltics Baltike zemlje:
Drave Estonija, Letonija i Litvanija
Board upravni odbor:
u naem kontekstu, grupa zvaninika ili osoba koje
koje imaju drutveni ili profesionalni ugled, i koji su izabrani da
upravljaju i pomau razvoj organizacije.
Capital support investicije u kapitalna dobra:
ulaganje finansijskih sredstava u izgradnju ili rekonstrukciju
objekata, nabavku osnovne opreme, kupovinu zemljita ili zgrada.
CEE Centralna i Istona Evropa:
Obino se podrazumevaju sledee zemlje:
Poljska, eka Republika, Slovaka Republika, Madjarska,
Rumunija, Slovenija, Hrvatska, Bosna i Hercegovina, Jugoslavija,
Makedonija, Albanija i Bugarska.
CIS Zajednica Nezavisnih Drava:
(v. NIS i Former Soviet Union) Ovaj termin se odnosi na zemlje koje
us nekad bile lanice Sovjetskog Saveza, izuzimajui baltike
drave : Moldavija, Ukrajina, Belorusija, Rusija, Gruzija, Jermenija,
Azerbejdan, Turkmenistan, Uzbekistan, Tadekistan, Kirgistan i
Kazahstan.
Conference konferencija, sastanak:
Skup (obino krai od seminara mada ne uvek) koji se posebno
organizuje radi razmene i irenja informacija, za razliku od obuke ili
edukacije.

51

Curriculum vitae (ili resume) profesionalna biografija:

Saeti opis, na jednoj ili vie stranica, sa podacima
o strunoj spremi, radnom iskustvu, kvalifikacijama, objavljenim
radovima itd.
Data base baza podataka:
Skupina srodnih podataka, kao to su podaci o donatorskim
organizacijama, koji su organizovani u kompjutersku datoteku.
Direct assistance robna donacija:
Donacija u robi, materijalu, opremi i/ili uslugama, umesto u novcu.
Effectivenes delotvornost ili uinak (treba ga razlikovati od efficiency
efikasnost) Delotvornost predloga ili projekta predstavlja meru
njegovog uinka. Delotvoran projekat je onaj koji proizvede eljenu
promenu
Efficiency sposobnost ili efikasnost u nekom radu:
Ostvarivanje eljenih rezultata uz minimalni utroak novca,
resursa, vremena, itd.
Endowment zavetanje, zadubine:
Trajno finansiranje na osnovu investiranih sredstava, koja
obezbedjuju prihod za izdravanje organizacije ili institucije
Evaluation vrednovanje, ocenjivanje:
Merenje delotvornosti ili efikasnosti projekta. Vrednovanjem
projekta se ocenjuje u kolikoj meri su ostvareni postavljeni cilj
i zadaci projekta.
Feasibility study studija opravdanosti:
Studija ili istraivaki projekat iji je cilj utvrdjivanje stepena
izvodljivosti ili opravdanosti projekta. Ovakva studija moe
da prethodi predlogu projekta i slui da podri predlog.
Format struktura, forma:
Spoljanja konstrukcija, oblik i stil predloga. Takodje i izgled
predloga u smislu grafike obrade, uvueni pasusi, razmak izmedju
redova, masna slova za naslove, itd.
Former Soviet Union bivi Sovjetski Savez:
Termin koji se ee koristi za isto geografsko podruje koje se
inae naziva i CIS ili NIS.

52

Fiscal budetski:
U vezi sa finansijama, raunovodstvom i finansijskim izvetajima.
Najee se upotrebljava u kontekstu dravnih finansija.
Fundraising sakupljanje sredstava/dobrovoljnih priloga:
Prikupljanje ili traenje novanih priloga za potrebe neke
organizacije, projekta, programa i sl.
Goal cilj: Stanje ili uslovi koje teimo da ostvarimo koristei sredstva ili
tehniku pomo iz projekta.
Grantee primalac ili korisnik donacije:
Lice ili organizacija koja je dobila donaciju.
Grantsmanship poznavanje donatorskih institucija i procedura :
Umetnost i vetina u istraivanju, prikupljanju informacija, a zatim u
sastavljanju prijave ili predloga projekta za dobijenje sredstava ili
donacija.
Honorarium honorar:
Dobrovoljno plaanje za pruene usluge, mada plaanje nije
zakonska obaveza, obino za gostujueg predavaa ili strunjaka ili
predavaa na obuci.
Incremental budgeting - procentualno poveavanje budeta:
Budetsko finansiranje koje se oslanja na budete iz prethodnih
godina, uz izvesno procentualno godinje poveanje trokova na
ime inflacije i drugih faktora. Poto ovakvo budetsko finansiranje
najbolje funkcionie kada organizacija ima budete od pre pet ili
vie godina koji slue kao polazna osnova, ovo jo uvek nije najbolji
nain za finansiranje predloga za mnoge organizacije u Centralnoj i
Istonoj Evropi, bivem Sovjetskom Savezu i Baltikim zemljama,
poto uglavnom one ni ne postoje due od pet godina.
Internet internet:
Najvea raunarska mrea na svetu. Internet predstavlja
izvanredno sredstvo za istraivanje i prikupljanje informacija o
tematici, donatorskim organizacijama, potencijalnim partnerima, itd.
Letter of inquiry pismo o interesovanju:
Informativno pismo u kome se objanjava delatnost organizacije i
trae sredstva od donatora. Donatorskoj organizaciji prvo se alje
ovo pismo, pre predloga projekta, da bi se proverilo da li ima svrhe
da se poalje predlog.

53

Liabilities dugovanja:
Sve ono to neka organizacija duguje (npr. stanarina, najam
automobila, trokovi za materijal, otplate kredita, grejanje, telefon,
struja, itd.)
Matching funds dopunska sredstva ili donacije:
Vrsta donacije koja, teoretski, odgovara ili je jednaka donaciji
koju je dao neki drugi donator. U praksi, dopunske donacije nisu
uvek jednake sa prvobitnom donacijom, ali u svakom sluaju
pokrivaju deo trokova projekta. Korienje dopunskih donacija je
odlian nain da se stimulie finansiranje.
Methodology metodologija:
Opisuje pristup koji je predlaga usvojio i koji e mu omoguiti
ostvarivanje zadataka projekta. Sadri detaljan opis kako e
predlaga pristupiti realizaciji.
N/A (Not Applicable) ne vai, ne primenjuje se:
Ovom skraenicom se moe odgovoriti na pitanje ili kategoriju koji
se ne odnose ili se ne mogu primeniti na vau organizaciju.
NGO (Non-governmental organization)-NVO (nevladine organizacije):
NVO se nalaze na svim nivoima: lokalnim, regionalnim, dravnim i
medjunarodnim. To su neprofitne organizacije koje su nezavisne od
vlade.
NIS (New Independent States) Nove nezavisne drave:
Termin obuhvata isto geografsko podruje kao CIS (vidi gore)
Objectives zadaci:
Konkretni i merljivi rezultati ijim ostvarivanjem se realizuje cilj
projekta.
Operating funds obrtna sredstva:
Sredstva koja slue za pokrivanje svakodnevih trokova u realizaciji
projekta, sprovodjenju programa ili rada organizacije.
Per diem bukvalno ''po danu'' :
Dnevni denovcac koji dobija svaki uesnik za obroke, lokalni
prevoz, itd. koji nisu ukljueni u dnevnice niti se nadoknadjuju.
Uobiajeno je da dnevni denovcac za zemlje Istone i Centralne
Evrope i biveg Sovjetskog Saveza iznosi 25 do 65 USD,
zavisno od donatorske organizacije i drave.
Philanthropy ovekoljublje, filantropija:
Bukvalno - ljubav prema ljudskom rodu. Termin oznaava

54

darivanje. U naem kontekstu - darivanje sredstava ili davanje

donacija od strane bogatog pojedinca, porodice ili organizacije.
Program program:
Dugoroni predlog plana aktivnosti, u trajanju od obino est
meseci ili due.
Program activities programske aktivnosti:
To je ono to ini projekat. One aktivnosti koje e primalac donacije
uraditi kako bi ostvario zadatke ili ciljeve projekta.
Project projekat:
Izraz koji se obino koristi za opisivanje plana aktivnosti koji
je krai od programa. Projekti obino imaju poetak i kraj, dok
se program moe odnositi na aktuelni plan delovanja bez
definisanog kraja.
Purpose svrha, cilj ili namena:
U kontekstu predloga projekta znaenje isto kao ''goal'', odnosno
cilj koji projekat treba da ostvari.
PVO (Private Voluntary Organization) Privatna volonterska organizacija:
esto se brka sa skraenicom NVO. Osnovna razlika je u tome
da osoblje PVO uglavnom ine polu-obueni volonteri, dok je
je osoblje NVO kvalifikovano i plaeno.
Report izvetaj:
Izvetaj ili beleka o neemu. Izvetaj moe da bude finansijski,
opisni, akademski, administrativni, ili sve to zajedno.
RFP (Request for Proposal) - zahtev za predlog projekta:
Ovakav zahtev obino izdaje neka vladina agencija ili ustanova
(ponekad i fondacija) koja ima odredjena sredstva i eli da ih
potroi u nekoj odredjenoj tematskoj oblasti, geografskom podruju,
ili na odredjenu vrstu programa ili projekta. Ta organizacija trai da
joj se predlozi dostave do definisanog krajnjeg roka za izvodjenje
unapred odredjenog projekta.
Seed Money- inicijalna sredstva:
Poetna sredstva za lansiranje novog projekta ili organizacije
Seminar seminar:
Skup koji se odrava sa ciljem obuavanja ili edukacije, obino traje
bar nedelju ili deset dana

55

Specific Aims posebni ciljevi:

U kontekstu pisanja predloga ima isto znaenje kao strateki
ciljevi ili zadaci
Stipend stipendija:
Plaanje pojedincu, slino deparcu, obino za vreme pohadjanja
nekog programa obuke ili edukacije. Stipendija je dovoljna za
podmirivanje trokova ivota, ali je manja od plate.
Strategy strategija:
U pisanju predloga projekta, strategija obino ima isto znaenje kao
metodologija.
Teaching edukacija, obrazovanje:
U kontekstu predloga, ovaj termin ima akademsku osnovu. Projekat
edukacije podrazumeva studente (studente ili postdiplomce)
nastavnike, moda ak i ispite i akademsko okruenje, za razliku od
obuke.
Timeline termin plan:
Plan sa rokovima u kojima se odvijaju planirane aktivnosti po
nekom programu ili projektu.
Training obuka:
U naem kontekstu, ovaj termin se vie bazira na radu, a ne na
obrazovanju. Obuka moe biti vezana za posao ili struku, moe se
sprovoditi na radnom mestu i mogu je drati profesionalni
predavai. Obuka obino ne zahteva ispit niti akademsko
okruenje.
Trustee ovlaeno lice, lan odbora, staratelj:
U naem kontestu, znaenje je slino lanu upravnog odbora. On ili
ona upravlja fondom, koji predstavlja neku imovinu ili organizaciju,
koja je nekome poverena na upravljanje uz odgovarajue
instrukcije koje se moraju potovati.
Unsolicited proposals netraeni predlozi projekata:
Originalni predlozi koji se alju donatorskim organizacijama, a koji
doprinose aktivnosti u nekoj oblasti; dakle, ne radi se o
odredjenom projektu koji je donatorska organizacija traila.
Drugim reima, predlagau je poznato da donator pomae projekte
u nekoj iroj oblasti pa mu dostavlja svoj originalni
predlog za donaciju u toj oblasti, a da donator nije raspisao
konkurs niti objavio Poziv za dostavljanje predloga.

56

Workshop radionica:
Okupljanje koje obino traje tri do pet dana, radi konkretne
praktine obuke ili takve obuke u kojoj polaznici zaista aktivno
uestvuju u procesu.
Zero-based budget nulti budet (prazan budet):
Vrsta budetskog finansiranja u kome se polazi od pretpostavke
da je svaka stavka budeta ravna nuli, osim ako predlaga moe
da u potpunosti obrazloi i opravda neku drugu cifru.
Drugim reima, nema pretpostavljenih budetskih sredstava, i za
svaku pojedinu cifru se daje obrazloenje zato je vea od nule.

57