MANUAL PROSEDUR KERJA

1.0

KONSEP
Manual Prosedur Kerja (MPK) ialah satu dokumen rasmi yang perlu pada
peringkat Jabatan/pejabat yang boleh dibuat rujukan kerana MPK
mengandungi prosedur-prosedur yang perlu dilalui dan dipatuhi bagi
menentukan

proses

keseluruhan

aktiviti

operasi

sesebuah

Jabatan/Pejabat dengan lebih berkesan. Lihat rajah dibawah:

JABATAN/
PEJABAT

MPK

Kenyataan harapan
Jabatan/Pejabat
Tuju arah yang jelas
Penentuan fungsi yang jelas
Pembahagian aktiviti/tugas
antara bahagian/unit yang
jelas
Rangkaian prosedur dan
pegawai staf yang jelas
bagi setiap aktiviti

Rajah: Konsep Manual Prosedur Kerja

Peningkatan
kecekapan dan
keberkesanan
Jabatan/pejabat

2.0

FAEDAH PENYEDIAAN MPK

2.1

Merekodkan semua prosedur dan peraturan kerja untuk dijadikan

rujukan rasmi;

2.2

Mewujudkan keseragaman dalam cara menjalankan kerja;

2.3

Menentukan peraturan Jabatan/pejabat dipatuhi;

2.4

Mengurangkan kesilapan operasi semasa menjalankan tugas;

2.5

Memendekkan masa latihan bagi kakitangan baru;

2.6

Menyenangkan pertukaran kakitangan dari satu jabatan ke jabatan

lain;

2.7

Menyenangkan kajian ke atas sistem kerja dan membolehkan

sistem dibaiki;

2.8

Mengurangkan arahan lisan mengenai cara menjalankan kerja;

2.9

Menjelaskan kuasa dan hubungan kerja dengan pegawai-pegawai

lain.

3.0

KANDUNGAN MPK
Latar Belakang Jabatan/Pejabat

Senarai borang-borang
yang digunakan

Carta Aliran Kerja

Aktiviti-Aktiviti Utama

Objektif Jabatan/Pejabat

MANUAL
PROSEDUR
KERJA

Carta Organisasi
Jabatan/Pejabat

Proses Kerja AktivitiAktiviti Utama

Aktiviti-Aktiviti Bagi
Setiap Fungsi Utama

Rajah: Kandungan Manual Prosedur Kerja

Fungsi Utama
Jabatan/Pejabat

3.1

Latar Belakang Jabatan/Pejabat.

Latar belakang ini mencatatkan sejarah penubuhan sesebuah
Jabatan/Pejabat dan juga maklumat seperti matlamat dan tujuan
penubuhannya. Maklumat-maklumat ini boleh dijadikan asas untuk
membentuk strategi bertindak serta menjadi sumber untuk
membentuk

dan

menyusun

struktur,

fungsi

dan

objektif

Jabatan/pejabat. Selain itu maklumat tersebut dapat membantu

para penyelidik untuk mengetahui dan mendapatkan bahan-bahan
mengenainya.

3.2

Objektif Jabatan/Pejabat.
Objektif Jabatan/pejabat selaras dengan matlamat penubuhannya
dan menjadi asas bagi proses pengurusan strategik serta
pembentukan objektif bahagian/unit. Tujuannya ialah:
i.

Memberi hala cara yang jelas supaya segala usaha yang

dijalankan menjurus kepada matlamat penubuhannya;

ii.

Menjadi asas penilaian keberkesanan Jabatan/pejabat;

iii.

Memberi tuju arah dan asas bagi pembentukan objektif lebih

khusus dan terperinci pada peringkat Bahagian/unit.

iv.

Menetapkan

keutamaan-keutamaan

jangka

panjang

Jabatan/pejabat.

3.3

Carta Organisasi Jabatan/Pejabat.

Carta ini menggambarkan struktur yang menunjukkan fungsi,
aktiviti dan hirarki dalam sesebuah Jabatan/Pejabat dengan
Jabatan/Pejabat yang lain kerana kelainan dari segi aktiviti, fungsi
dan peranan yang dimainkan. Malah carta ini boleh berubah-ubah
dari semasa ke semasa selaras dengan perkembangan yang
berlaku dalam Jabatan/pejabat. Oleh itu carta ini perlu dikemaskini.
Carta ini dijadikan rangka kerja dan panduan kepada kakitangan
untuk;

i.

Menjelaskan

aktiviti-aktiviti

yang

dijalankan

oleh

Jabatan/pejabat mengikut unit/seksyen/bahagian.

ii.

Rantaian perintah yang menunjukkan peringkat hirarki

sesebuah

Jabatan/pejabat

bagi

membantu

kakitangan

mengenalpasti ketua-ketua yang bertanggungjawab dalam

memberi arahan, membuat keputusan dan memantau kerjakerja yang ditetapkan.

Carta organisasi ini juga berguna kepada pihak pengurusan

bagi membantu membuat perancangan seperti:

3.4

i.

penambahan atau pengurangan kakitangan;

ii.

pembesaran fungsi-fungsi Jabatan/pejabat dan

iii.

saluran maklumat-maklumat pengurusan.

Fungsi Utama Jabatan/Pejabat.

Fungsi utama Jabatan/pejabat adalah tugas-tugas utama yang
dijalankan bagi membolehkan Jabatan/pejabat mencapai objektif
penubuhannya. Fungsi ini bergantung kepada jenis-jenis kegiatan
sesebuah Jabatan/pejabat itu sama ada yang khusus atau yang
biasa.

3.5

Aktiviti-Aktiviti Bagi Setiap Fungsi Utama.

Aktiviti ialah kerja yang dijalankan di bawah fungsi utama dan
pelaksanaannya melibatkan tenaga manusia, peralatan, bahan,
masa dan kos.

3.6

Proses Kerja Bagi Setiap Aktiviti.

Proses Kerja ialah rangkaian tindakan yang perlu diambil secara
berturutan mengikut peraturan yang ditetapkan bagi melaksanakan
sesuatu aktiviti. Sangat penting proses kerja ini disenaraikan
dengan jelas supaya dapat:

i.

Mengelakkan kesilapan operasi dan perundangan kerana

menjalankan tugas;

ii.

Memperlihatkan

tindakan-tindakan

lengkap

yang

perlu

diambil semasa menjalankan tugas;

iii.

Membantu kerja-kerja penyeliaan;

iv.

Memudahkan semakan dan pindaan ke atas proses kerja

apabila pengemaskinian diperlukan;

v.

Mengurangkan arahan biasa yang berulang-ulang;

vi.

Memendekkan masa latihan kakitangan baru;

vii.

Mengekalkan tahap kecekapan dan keberkesanan kerja

seseorang kakitangan;

viii.

Memudah dan melicinkan urusan harian pejabat; dan

ix.

Menjamin pencapaian kualiti kerja melalui standard kerja

yang telah ditetapkan.

3.6.1 Langkah-langkah menyediakan proses kerja.

i.

Semak senarai aktiviti bagi mengenal pasti jenis-jenis

aktiviti yang memerlukan penyediaan proses kerja.

ii.

Sediakan urutan tindakan untuk melaksanakan aktiviti

tersebut.

iii.

Mulakan

dengan

perkataan

kata

kerja

bagi

menyenaraikan setiap proses.

iv.

Senaraikan jawatan kakitangan/JK/staf yang perlu

mengambil tindakan ke atas langkah-langkah yang
berkenaan.

3.7

Carta Aliran Kerja.

Carta Aliran Kerja ialah gambaran secara grafik atau gambarajah
mengenai tindakan-tindakan yang terlibat dalam sesuatu aktiviti
atau prosedur. Carta aliran kerja ini diperlukan kerana:

i.

dapat memperlihatkan dengan jelas setiap langkah atau

tindakan yang perlu diambil mengikut turutan yang betul iaitu
dari peringkat permulaan hingga peringkat selesai.

ii.

memberi pemahaman kepada kakitangan mengenai tugas

dan tanggungjawab masing-masing secara ringkas.

3.8

Borang Yang Digunakan.

Borang adalah alat pengurusan yang penting dalam urusan
pentadbiran pejabat

kerana borang dapat menyimpan dan

merekodkan maklumat penting. Menyenarai dan menyertakan

contoh-contoh borang dalam MPK, akan dapat:
i.

Menjelaskan prosedur-prosedur yang diterangkan;

ii.

Mengumpulkan

borang-borang

yang

digunakan

oleh

Jabatan/pejabat sebagai rujukan;

iii.

Memberi kefahaman kepada pegawai-pegawai mengenai

prosedur-prosedur dan borang-borang yang digunakan
dalam menjalankan tugas-tugasnya dengan berkesan.

4.0

PENUTUP
Dengan menyediakan MPK sebuah Jabatan/pejabat itu pasti dapat
melaksanakan tugas dan tanggungjawab dengan lebih cekap dan
berkesan seterusnya dapat mempertingkatkan produktiviti dan kualiti
Jabatan/pejabat berkenaan kerana:
i.

MPK merupakan alat rujukan dan kawalan jika timbul keraguan

terhadap sesuatu tindakan;

ii.

Kecuaian akan menjadi ketara kerana proses kerja akan dijelaskan

melalui carta aliran kerja;

iii.

Pertindihan kerja, ketidakpastian dan kesamaran dapat dikenal

pasti dan sistem kerja itu dapat dibaiki dengan mudah;

iv.

Kerja yang tergendala, terbengkalai atau tidak dapat dibuat dapat

dipastikan

di

samping

mengenal

pasti

siapa

yang

bertanggungjawab terhadapnya, dan

v.

Setiap langkah diteliti, diikuti dan disemak supaya hasilnya tepat

dan berkesan.

Kesimpulannya, MPK boleh dianggap sebagai satu langkah ke

arah pembaharuan dalam pentadbiran bagi mempertingkatkan kecekapan
dan keberkesanan bekerja dalam sesebuah Jabatan/pejabat kerana MPK
mempunyai susun cara bagaimana hendak melaksanakan tugas dengan
lebih sistematik, mempunyai saluran dan prosedur.

- Tamat -