ระบบฐานขอมูล (Database System)

เรื่องระบบฐานขอมูล ขอเสนอเนื้อหาเปน 2 ฉบับ ดังนี้

1. เอกสารฉบับนี้จะกลาวถึงเรื่องระบบฐานขอมูลในมุมมองของโปรแกรม Microsoft Access

2. เอกสารฉบับที่ 2 เกี่ยวกับระบบฐานขอมูลในแนวคิดเชิงเทคนิค กอนที่จะลงมือออกแบบ

ฐานขอมูลในระดับแนวคิด (Conceptual Level Design)ตอไป หากมีความประสงคจะขามไปอานฉบับที่
2 ก็คลิ๊กที่นี่

สําหรับเรื่องเกี่ยวกับฐานขอมูล มี วิชัย ตฤษณาภัทร และสมชัย ชัยสกุลสุรินทร (คูมือเรียน

Microsoft Access 2000 Step by Step กรุงเทพฯ : ซีเอ็ดยูเคชั่น, 2543 หนา 24-29) กลาวไววา

ฐานขอมูล (Database) คือ กลุมของขอมูลที่มีความสัมพันธเกี่ยวของเปนเรื่อง

เดียวกัน เชน กลุมขอมูลเกี่ยวกับพนักงานบริษัท ประกอบดวย รหัสพนักงาน ชื่อ นามสกุล เบอร
โทรศัพท และกลุมขอมูลดังกลาวถูกจัดเก็บอยูรวมกันหลาย ๆ กลุม ซึ่งอาจจะเก็บอยูในรูปแฟมเอกสาร
หรืออยูในคอมพิวเตอร

กลาวโดยสรุปแลว ฐานขอมูลมีลักษณะสําคัญ ดังนี้

เปนเรื่องเกี่ยวกับการจัดเก็บขอมูล

ขอมูลที่จัดเก็บมีความสัมพันธเกี่ยวของเปนเรื่องเดียวกัน

สามารถแสดงออกมาอยูในรูปแบบของตารางได

สวนประกอบของตารางขอมูลในฐานขอมูล

โดยทั่วไปแลวตารางขอมูลที่ใชงานกันจะประกอบดวย แถว (Row) และคอลัมน(Column) ตาง

ๆ แตถามองกันในรูปแบบของฐานขอมูลแลว เราจะเรียกรายละเอียดในแถววา เรคอรด (Record) และ
เรียกรายละเอียดในแนวคอลัมนวา ฟลด (Field)

ในฐานขอมูล 1 ระบบ อาจประกอบดวยตารางขอมูลมากกวา 1 ตาราง ฐานขอมูลที่มี

ตารางขอมูลมากกวา 1 ตาราง และมีตารางตั้งแต 1 คูขึ้นไปที่มีความสัมพันธกันดวยฟลดใดฟลด
หนึ่ง เราเรียกฐานขอมูลประเภทนี้วา “ฐานขอมูลเชิงสัมพันธ” หรือ Relational Database

ประโยชนของระบบฐานขอมูล

ฐานขอมูลจะชวยสรางระบบการจัดเก็บขอมูลขององคกรใหเปนระเบียบ แยกแยกขอมูลตาม
ประเภท ทําใหขอมูลประเภทเดียวกันจัดเก็บอยูดวยกัน สามารถคนหาและเรียกใชไดงาย ไมวาจะนํามา
พิมพรายงาน นํามาคํานวณ หรือนํามาวิเคราะห ซึ่งทั้งนี้ขึ้นอยูกับการใชประโยชนขององคกรหรือ
หนวยงานนั้น ๆ

จากประโยชนของระบบฐานขอมูลดวยคอมพิวเตอรขางตน อาจกลาวไดระบบฐานขอมูลมีขอดี
มากกวาการเก็บขอมูลในระบบแฟมขอมูล ดังนี้
 1. หลีกเลี่ยงความขัดแยงของขอมูลได

2. สามารถใชขอมูลรวมกัน

3. สามารถลดความซ้ําซอนของขอมูล

4. การรักษาความถูกตองเชื่อถือไดของขอมูล

5. สามารถกําหนดความเปนมาตรฐานเดียวกันได

6. สามารถกําหนดระบบรักษาความปลอดภัยใหกับขอมูลได

7. ความเปนอิสระของขอมูล

ประโยชนของฐานขอมูลเชิงสัมพันธ

1. ชวยลดความซ้ําซอนของการจัดเก็บขอมูล

2. ชวยใหสามารถเรียกใชขอมูลไดตรงกัน(ขอมูลอับเดทไดทันเวลา) เนื่องจากขอมูลถูกแกไข
จากที่เดียวกัน

3. ชวยปองกันการผิดพลาดจากการปอนขอมูลและแกไขขอมูล(ปอนขอมูลที่ตารางหลัก)

4. ชวยประหยัดเนื้อที่การจัดเก็บขอมูลในคอมพิวเตอร และอื่น ๆ (ไมเก็บขอมูลซ้ําซอน เก็บ

ขอมูลเทาที่จําเปน)

โครงสรางของฐานขอมูล

โครงสรางของฐานขอมูลประกอบดวย

1. Character คือ ตัวอักขระแตละตัว / ตัวเลข / เครื่องหมาย

2. Field คือ เขตขอมูล / ชุดขอมูลที่ใชแทนความหมายของสื่อโครงสราง เชน ชื่อของบุคคล

ชื่อของวัสดุสิ่งของ

3. Record คือ ระเบียน หรือรายการขอมูล เชน ระเบียนของพนักงานแตละคน

4. Table /File คือ ตาราง หรือแฟมขอมูล ประกอบขึ้นดวยระเบียนตางๆ เชน ตารางขอมูลของ

บุคคล ตารางขอมูลของวัสดุสิ่งของ

5. Database คือ ฐานขอมูล ประกอบดวยตาราง และแฟมขอมูลตางๆ ที่เกี่ยวของหรือมี

ความสัมพันธกัน
 ชนิดของขอมูลของเขตขอมูลในตารางขอมูล (โปรแกรม Microsoft Access)

ชนิดของขอมูล (Data Type) แบงเปนและมีความหมายดังนี้

1. Text เปนขอมูลชนิดตัวอักษร ขนาดความกวาง 255 ตัว ปกติโปรแกรมกําหนด(Default)ไว

50 ตัว ใชกําหนดใหฟลดสําหรับเก็บขอมูลเปนอักขระ ไดแก ตัวอักษร ตัวเลข ชองวาง
เครื่องหมายวรรคตอนหรือสัญลักษณอื่นๆ

2. Memo ขอมูลแบบขอความใชบันทึกรายละเอียดปลีกยอยที่ไมอาจกําหนดไดอยางแนนอน
สามารถบันทึกขอมูลไดถึง 64,000 ตัว

3. Number ใชกําหนดใหฟลดที่เก็บขอมูลเปนตัวเลขที่คํานวณได เชน ราคาสินคา หรือจํานวน

สิ่งของโดยฟลดที่กําหนดดวยชนิดของขอมูลชนิดนี้จะรับ เฉพาะตัวเลขหรือจุดทศนิยมเทานั้น
ตัวเลขแบงออกเปนตัวเลขตางๆชนิด ซึ่งมีขนาดขอมูลแตกตางกัน ไดแก Byte Integer Long
integer Single และ Double

การกําหนดขนาดฟลด (Field Size) ใหขอมูลชนิด Number

ตารางที่ .1 ตัวเลขชนิดตางๆ และขนาดขอมูล

ขนาดเขตขอมูล คาขอมูลที่บันทึกได ตําแหนง ขนาดขอมูล

ทศนิยม
Byte 0-255 - 1 Byte

Integer -32,768 ถึง 32,767 - 2 Byte

Long Integer -22,147,483,648 ถึง - 4 Byte

+2,147,483,648
Single 7 ตําแหนง 4 Byte
-3.4 x 1038 ถึง +3.4 x 1038
Double 15 ตําแหนง 8 Byte
-1.797 x 10308 ถึง +1.797 x
10308

ขอมูลที่ Microsoft Access จะแสดงออกมาจากฟลดตางๆ จะถูกกําหนดดวยรูปแบบที่

แนนอน ซึ่งขึ้นอยูกับชนิดของขอมูลที่กําหนดใหฟลดนั้นๆ เชน ขอมูลชนิด Number จะถูกจัดใหชิดขอบ
ฟลดทางขวาเสมอ ในขณะที่ขอมูลชนิด Text จะถูกจัดใหชิดขอบซายของฟลดเสมอ

4. Data / Time ใชกําหนดใหฟลดที่ตองการเก็บขอมูลประเภทวันที่ เวลา

5. Currency ตัวเลขทางการเงิน ใชกําหนดกับขอมูลเกี่ยวกับสกุลเงินตราของประเทศตางๆ

6. AutoNumber ตัวเลขที่ใชในการนับระเบียน เปนขอมูลตัวเลขเรียงลําดับที่โปรแกรมกําหนดให

เองและจะเปนตัวเลขที่ไมซ้ํากัน ซึ่งถาผูใชเลือกทําเปน Primary Key จะมีรูปกุญแจนําหนาชื่อฟลด
 7. Yes/No เก็บคาขอมูลทางตรรกศาสตรมี 2 คา ใชกําหนดใหฟลดที่ตองการเก็บ ขอมูล โดยใช
ตัวอักษรตัวเดียวที่แสดงคาความจริงเปนใช (Yes, True) หรือไมใช (No, False) ซึ่งฟลดที่กําหนดดวย
ชนิดของขอมูลนี้จะรับคา Y หรือ y (Yes), N หรือ n (N), T หรือ t (True) และ F หรือ f (false) โดย
ความยาวฟลดนี้กําหนดไวเพียง 1 ตัวอักษรเทานั้น

8. OLE Object ใชกําหนดใหกับฟลดที่เก็บขอมูลเปนรูปกราฟก

9. Hyperlink ชนิดขอมูลสําหรับเก็บที่อยูของไฟล หรือเว็บไซทที่อยูในอินเทอรเน็ต

องคประกอบของระบบฐานขอมูล

ระบบฐานขอมูลโดยสวนใหญแลว เปนระบบที่มีการนําเอาคอมพิวเตอรมาชวยในกระบวนการจัดเก็บ
ขอมูล คนหาขอมูล ประมวลผลขอมูล เพื่อใหไดสารสนเทศที่ตองการแลวนําไปใชในการปฏิบัติงานและ
บริหารงานของผูบริหาร โดยอาศัยโปรแกรมเขามาชวยจัดการขอมูล จากกระบวนการดังกลาวนี้

จากกระบวนการดังกลาวนี้ระบบฐานขอมูลจึงมีองคประกอบ 5 ประเภท คือ

1. ฮารดแวร(Hardware)

2. โปรแกรม ( Program หรือ Software) ซึ่งมีหนาที่ควบคุมดูแลการสรางฐานขอมูล การเรียกใช

ขอมูล และ การจัดทํารายงาน เรียกวา โปรแกรมระบบจัดการฐานขอมูล (Database Management
System : DBMS)

3. ขอมูล (Data) โปรดอานบทที่ 1 เรื่อง ."ขอมูล"

4. บุคลากร (Peopleware) คือ ผูใชงาน (User) พนักงานปฏิบัติการ (Operator) นักวิเคราะห

และออกแบบระบบ (System Analyst) ผูเขียนโปรแรมประยุกตใชงาน (Programmer) และผูบริหาร
ฐานขอมูล (Database Administrator : DBA)

5. ขั้นตอนการปฏิบัติงาน (Procedure) เปนขั้นตอนและวิธีการตาง ๆ ในการปฏิบัติงาน เพื่อการ

ทํางานที่ถูกตองและเปนไปตามขั้นตอนที่ไดกําหนดไว จึงควรทําเอกสารที่ระบุขั้นตอนการทํางานของ
หนาที่ตาง ๆ ในระบบฐานขอมูล ทั้งขั้นตอนปกติ และขั้นตอนในสภาวะที่ระบบเกิดปญหา (Failure)

เมื่ออานตรงนี้ก็คาดวา นักศึกษามีความรูความเขาใจเกี่ยวกับ ระบบฐานขอมูล ที่สรางดวยโปรแกรม

Microsoft Access แลว
การสรางไฟลฐานขอมูล

เนื้อหา (Contents)
ชนิดของ Object (วัตถุ) ของ Access

โครงสรางของฐานขอมูล

ชนิดของขอมูลของเขตขอมูลในตาราง

ขั้นตอนในการสรางฐานขอมูล

การสรางตาราง (Table)

ตัวอยางไฟล

คําวา Software, Program และ Application มีผูใชแทนกันไดในหลาย

โอกาส ในเอกสารนี้ขอเรียกกวา Application ทั้งนี้ก็เนื่องมาจากเราจะพัฒนาโปรแกรม
กันบนโปรแกรมสําเร็จรูปที่เรียกวา Microsoft Access 2000 การพัฒนาโปรแกรม
สําหรับจัดการฐานขอมูลดังกลาว เปนงานที่ไมงายและไมยากจนเกินไป ผูใชที่ไมใช
Programmer อาจใชโปรแกรม Microsoft Access 2000 นํามาพัฒนาเปนโปรแกรม
สําหรับงานของตนเองได

สําหรับ Microsoft Access 2000 แลวเปนระบบการจัดการฐานขอมูล

(Database Management System, DBMS) แบบสัมพันธ (Relational Database
Management System, RDBMS) ซึ่งฐานขอมูลของ Access จะมองแฟมขอมูลเปนแบบ
ตาราง (Table) ถาเปรียบเทียบก็จะคลายๆ กับโปรแกรม dBase, Foxbase แตจะตางกัน
ตรงที่วา Access 1 แฟมขอมูลจะสามารถเก็บขอมูลไดมากกวา 1 ตาราง ซึ่งประกอบไป
ดวยฟลดหรือคอลัมนและเรคอรดหรือแถว โดยในแตละตารางตองมีคียที่เหมือนกันจึงจะ
สามารถเชื่อมโยงตาราง 2 ตารางหรือมากกวาใหสัมพันธกันเพื่อที่จะนํามาใชงานไดตอไป

Microsoft Access เปนโปรแกรมการจัดการฐานขอมูลโปรแกรมหนึ่งที่มี

ประสิทธิภาพในการจัดการฐานขอมูลไดดีอยางยิ่ง มีความสมบูรณมากกวาโปรแกรม
จัดการฐานขอมูลเดิมๆ Microsoft Access เปนโปรแกรมที่ทํางานบน Microsoft
Windows ทําใหการทํางานทําไดงายสะดวก รวดเร็ว และมี Tools ที่ชวยการทํางานมาก
จึงไมจําเปนตองจดจําคําสั่งในการทํางาน คําวา Microsoft Access 2000 ตอไปนี้ขอ
เรียกวา Access

เอกสารเรื่อง การสรางไฟลฐานขอมูล นี้ จะกลาวถึงเนื้อหาดังนี้ ชนิดของ

Object (วัตถุ) ของ Access โครงสรางของฐานขอมูล ชนิดของขอมูลของเขตขอมูลใน
ตาราง ขั้นตอนในการสรางฐานขอมูล การสรางตาราง (Table) ขอใหผูศึกษาใจเย็น ๆ
ศึกษาเรื่องนี้ ซึ่งเปนพื้นฐานที่สําคัญมาก ใหเขาอยางถองแท
1. ชนิดของ Object (วัตถุ) ของ Access
ระบบจัดการในฐานขอมูลของ Access ประกอบดวย Object ตางๆ ไดแก

1.1 Table (ตาราง) เปน Object ที่เปนฐานการทํางานหลักของ Access เพราะ

ทุกๆ Object ตองทํางานรวมกับ Table ดวยกันเปนสวนใหญ

1.2 Query (แบบสอบถาม) เปน Object ที่ใชสําหรับเลือกขอมูลจาก Table ที่

ตองการจากขอมูลทั้งหมด แลวรายงานออกมาเปนขอมูลแคเพียงบางสวน ซึ่ง
อาจเปนขอมูลที่มาจาก Table มากกวา 1 Table โดยใชความสัมพันธของ
Table หมายความวาสามารถเลือกขอมูลที่ตองการดูได

1.3 Form (แบบฟอรม) เปน Object ที่ ใชสําหรับเปนหนาตางควบคุมการทํางาน

การปอนขอมูลเขา Table การแกไขขอมูลใน Table การแสดงผลขอมูลจาก
Table หรือ Query และอื่นๆ เกี่ยวกับขอมูล เพื่อความสะดวกและสวยงาม

1.4 Report (รายงาน) เปน Object ที่ใชสําหรับแสดงขอมูลจาก Table หรือ

Query ออกมาเปนรายงานตามที่ตอ  งการในรูปแบบตางๆ กัน แลวแตผูใชหรือ
ผูเขียน Application กําหนด

1.5 Macro (แมโคร) เปน Object ที่เปนชุดคําสั่งของ Access หลายๆ คําสั่งบรรจุ

ไวในหนึ่ง Macro โดยจะทํางานเรียงตอกันไปเรือ่ ยๆ ตามคําสั่งที่สรางไว โดย
ผูใชไมตองสั่งทํางานทีละคําสั่ง

1.6 Module (โมดูล) เปน Object ที่เปนคําสั่งที่เขียนขึ้นมาดวย Access Basic ซึ่ง

สามารถเขียนเองและนําไปใช เพื่อใหการทํางานของ Application ตามคําสั่งที่
เขียนไว

1.7 Page เปน Text file ประเภท HTML หรือเรียกวา เว็บเพจ ใชสําหรับการดูและ
การทํางานกับขอมูลจากระบบอินเตอรเน็ตหรืออินทราเน็ต

2. โครงสรางของฐานขอมูล
โครงสรางของฐานขอมูลประกอบดวย

1.8 Character คือ ตัวอักขระแตละตัว / ตัวเลข / เครื่องหมาย

1.9 Field คือ เขตขอมูล / ชุดขอมูลที่ใชแทนความหมายของสื่อโครงสราง เชน

ชื่อของบุคคล ชื่อของวัสดุสิ่งของ

1.10Record คือ ระเบียน หรือรายการขอมูล เชน ระเบียนของพนักงานแต

ละคน
 1.11Table /File คือ ตาราง หรือแฟมขอมูล ประกอบขึ้นดวยระเบียนตางๆ เชน
ตารางขอมูลของบุคคล ตารางขอมูลของวัสดุสิ่งของ

1.12Database คือ ฐานขอมูล ประกอบดวยตาราง และแฟมขอมูลตางๆ ที่

เกี่ยวของหรือมีความสัมพันธกัน

3. ชนิดของขอมูลของเขตขอมูลในตาราง
ชนิดของขอมูล (Data Type) แบงเปนและมีความหมายดังนี้

3.1 Text เปนขอมูลชนิดตัวอักษร ขนาดความกวาง 255 ตัว ปกติโปรแกรมกําหนด(Default)ไว 50 ตัว ใชกําหนดใหฟลด

สําหรับเก็บขอมูลเปนอักขระ ไดแก ตัวอักษร ตัวเลข ชองวาง เครื่องหมายวรรคตอนหรือสัญลักษณอื่นๆ

3.2 Memo ขอมูลแบบขอความใชบันทึกรายละเอียดปลีกยอยที่ไมอาจกําหนดไดอยางแนนอน สามารถบันทึกขอมูลไดถึง 64,000

ตัว

3.3 Number ใชกําหนดใหฟลดที่เก็บขอมูลเปนตัวเลขที่คํานวณได เชน ราคาสินคา หรือจํานวนสิ่งของโดยฟลดที่กําหนดดวยชนิดของ

ขอมูลชนิดนี้จะรับ เฉพาะตัวเลขหรือจุดทศนิยมเทานั้น ตัวเลขแบงออกเปนตัวเลขตางๆชนิด ซึ่งมีขนาดขอมูลแตกตางกัน ไดแก Byte
Integer Long integer Single และ Double

การกําหนดขนาดฟลด (Field Size) ใหขอมูลชนิด Number

ตารางที่ .1 ตัวเลขชนิดตางๆ และขนาดขอมูล

ขนาดเขต คาขอมูลที่บันทึกได ตําแหนง ขนาด

ขอมูล ทศนิยม ขอมูล
Byte 0-255 - 1 Byte

Integer -32,768 ถึง 32,767 - 2 Byte

Long Integer -22,147,483,648 ถึง - 4 Byte

+2,147,483,648
Single 7 ตําแหนง 4 Byte
38 38
-3.4 x 10 ถึง +3.4 x 10
Double 15 ตําแหนง 8 Byte
-1.797 x 10308 ถึง +1.797 x 10308

ขอมูลที่ Access จะแสดงออกมาจากฟลดตางๆ จะถูกกําหนดดวยรูปที่แนนอน ซึ่งขึ้นอยูกับ

ชนิดของขอมูลที่กําหนดใหฟลดนั้นๆ เชน ขอมูลชนิด Number จะถูกจัดใหชิดขอบฟลดทางขวา
เสมอ ในขณะที่ขอมูลชนิด Text จะถูกจัดใหชิดขอบซายของฟลดเสมอ

a. Data / Time ใชกําหนดใหฟลดที่ตองการเก็บขอมูลประเภทวันที่ เวลา

 b. Currency ตัวเลขทางการเงิน ใชกําหนดกับขอมูลเกี่ยวกับสกุลเงินตรา
ของประเทศตางๆ

c. AutoNumber ตัวเลขที่ใชในการนับระเบียน เปนขอมูลตัวเลข

เรียงลําดับที่โปรแกรมกําหนดใหเองและจะเปนตัวเลขที่ไมซ้ํากัน ซึ่งถา
ผูใชเลือกทําเปน Primary Key จะมีรูปกุญแจนําหนาชื่อฟลด

d. Yes/No เก็บคาขอมูลทางตรรกศาสตรมี 2 คา ใชกําหนดใหฟลดที่

ตองการเก็บ ขอมูล โดยใชตวั อักษรตัวเดียวที่แสดงคาความจริงเปนใช
(Yes, True) หรือไมใช (No, False) ซึ่งฟลดที่กําหนดดวยชนิดของ
ขอมูลนี้จะรับคา Y หรือ y (Yes), N หรือ n (N), T หรือ t (True) และ F
หรือ f (false) โดยความยาวฟลดนี้กําหนดไวเพียง 1 ตัวอักษรเทานั้น

e. OLE Object ใชกําหนดใหกับฟลดที่เก็บขอมูลเปนรูปกราฟก

f. Hyperlink ชนิดขอมูลสําหรับเก็บที่อยูของไฟล หรือเว็บไซทที่อยูใน

อินเทอรเน็ต

4. ขั้นตอนในการสรางฐานขอมูล
ในการสรางฐานขอมูลพอจะสรุปถึงวิธีการหรือขั้นตอนในการสรางฐานขอมูลไดดังนี้

4.1 กําหนดวัตถุประสงคของฐานขอมูล

ขั้นตอนแรกในการสรางฐานขอมูลนั้น คือ ผูใชตองกําหนดวัตถุประสงคในการ

สรางและกําหนดวาฐานขอมูลจะถูกใชอยางไร ที่สาํ คัญคือตองทราบวาเราตองการ
ขอมูลใดบางจากฐานขอมูล จึงจะสามารถกําหนดหัวเรื่องตางๆ ที่จําเปนตองเก็บ
ขอมูล และขอมูลใดบางที่จะตองเก็บในแตละหัวเรื่อง นอกจากนั้นจะตองมีการ
ปรึกษากับผูที่จะใชฐานขอมูลที่เราสรางขึ้นมา เพื่อทราบความตองการวาผูใช
ตองการฐานขอมูลอยางไร จากนั้นเราก็รวบรวมขอมูลตางๆ ที่เปนประโยชนในการ
สรางฐานขอมูล

4.2 สรางตารางที่ตองการ

การสรางตารางเปนขั้นตอนทีย
่ ุงยากที่สุดในขั้นตอนของการออกแบบฐานขอมูล
เนื่องจากตารางนั้นเปนสวนสําคัญที่สุดในฐานขอมูล ถาเราออกแบบตารางไดดี ก็สามารถ
นําขอมูลจากตารางนัน้ ไปทําประโยชนอยางอื่นได เชน Query, รายงาน, แบบฟอรม เปน
ตน อยางไรก็ตามเราควรจะรูกฎหรือแนวทางปฏิบัติในการสรางตารางดวย เพื่อใหเกิด
ประโยชนสูงสุดในการทํางาน สําหรับแนวทางในการสรางตารางพอสรุปไดดังนี้
 - ขอมูลที่อยูในตารางและระหวางตารางไมควรมีซ้ํากัน

- แตละตารางควรมีขอมูลเพียงหนึ่งหัวเรื่องเทานั้น

4.3 กําหนด Field ที่ตองการ

ในแตละตารางจะมีขอมูลที่อยูในเรื่องเดียวกัน เชน ตารางนักเรียนอาจมี Field ของ

ชื่อนักเรียน ที่อยู วิชาที่ลงทะเบียน เกรด เปนตน ถาตองการกําหนด Field ตางๆ ลงใน
ตาราง ควรคํานึงถึงขอกําหนดดังนี้

 ในแตละ Field ควรมีความสัมพันธกับหัวเรื่องของตาราง

 ไมควรสราง Field ที่เปนผลไดมาจากการคํานวณ

 รวบรวมขอมูลทั้งหมดที่ตองการ

 เก็บขอมูลในสวนที่เล็กที่สุด ตัวอยางเชน การเก็บที่อยู ควรเก็บบานเลขที่ หมู

ที่ ถนน อําเภอ จังหวัด รหัสไปรษณีย แทนที่จะเก็บขอมูลทั้งหมดไวรวมอยูใน
Field เดียวกัน

4.4 ระบุ Field ตางๆ ซึ่งมีคาที่ไมซ้ํากันในแตละ Record

เพื่อที่จะให Microsoft Access เชื่อมตอกับขอมูลที่เก็บในแตละตาราง เชน

เชื่อมตอขอมูลลูกคากับขอมูลการสั่งซื้อของลูกคารายนั้นทั้งหมด แตละตารางใน
ฐานขอมูลจะตองมี Field หรือชุดของ Field ที่สามารถระบุถึงแตละ Record ในตารางได
โดยที่ไมมีคาที่ซ้ํากัน ซึ่งจะเรียก Field หรือชุดของ Field ที่มีลักษณะเชนนั้นวา คียหลัก
หรือ Field หลัก

4.5 กําหนดความสัมพันธระหวางตาราง

เมื่อมีการปอนขอมูลลงในตารางตางๆ และมีการระบุ Field ที่เปนคียหลักแลว ใน

กรณีที่มีตารางมากกวา 1 ตารางที่ทํางานสัมพันธกัน จะตองมีการกําหนดความสัมพันธ
ของตารางเหลานั้นดวย เพื่อที่จะใหตารางเหลานั้นทํางานรวมกันไดสะดวกขึ้น

4.6 ปรับปรุงการออกแบบ

หลังจากที่ไดสรางตาราง Field และความสัมพันธตางๆ ที่เราตองการแลว ขั้นตอน

ตอไปก็จะเปนการปรับปรุงการออกแบบและตรวจหาขอบกพรองที่อาจยังคงเหลืออยู ซึ่ง
จะเปนการงายหากมีการเปลี่ยนแปลงการออกแบบฐานขอมูลของเราในตอนนี้ ดีกวาที่จะ
เปลี่ยนแปลงหลังจากที่ไดมีการปอนขอมูลลงไปในตารางแลว

4.7 ปอนขอมูลและสรางสวนตางๆ ของฐานขอมูลเพิ่มเติม

 เมื่อเราพอใจวาโครงสรางของตารางตรงกับหลักการออกแบบดังที่อธิบายมาแลว ก็
ถึงเวลาที่จะทํางานตอไป และเพิ่มขอมูลที่มอ
ี ยูทั้งหมดของเราในตาราง จากนั้นเราก็
สามารถสรางแบบสอบถาม ฟอรม รายงาน data access pages แมโคร และ โมดูล
ตามที่เราตองการได

5. การสรางตาราง (Table)
ตาราง (Table) หมายถึง กลุมของขอมูลใดขอมูลหนึ่งที่มีความเกี่ยวของกันหรือมีความสัมพันธกัน และ
ถูกรวบรวมเปนเรื่องราวเดียวกัน ถูกจัดมารวมอยูในที่เดียวกันอยางเปนระเบียบเรียบรอย ทําใหงายตอการ
คนหา เขาใจและนําไปใชงาน

ในแตละ Database สามารถมี Table ไดตั้ง 1 Table ขึ้นไป ซึ่งในแตละ Table จะ

มีความสัมพันธกันระหวาง Table หรือไมก็ได ทั้งนี้ขึ้นอยูกับวัตถุประสงคและเรื่องราวของ
การใชงานและการนําขอมูลใน Table ไปใชงานอีกดวย

ในแตละ Table จะประกอบไปดวย Record ตั้งแต 1 Record ขึ้นไป และในแตละ

Record ก็จะประกอบไปดวย Field ตั้งแต 1 Field ขึ้นไป จํานวน Field ขึ้นอยูกับออกแบบ
Table เพราะฉะนั้นกอนที่จะทําการสราง Table ก็ควรที่จะออกแบบ Table ใหเรียบรอย
กอนวา ใน Table จะมี Field อะไรบาง จะนําไปใชประโยชนอะไร ในแตละ Field มี
ความสัมพันธกันหรือไม จะสรางกี่ Table และจะสรางใหแตละ Table มีความสัมพันธกัน
หรือไมอยางไร

5.1 วิธีการสรางตาราง (Table)

การสรางตารางและฟลด เชน ตารางผูปวยมีขั้นตอนและวิธีการดังนี้

5.1.1 เปดโปรแกรม Access แลวเลือก Blank Access database ดังรูป

 รูปที่ 1

5.1.2 ตั้งชื่อไฟลวา Ptdatabase เลือกที่อยู(Folder)ของไฟลดวย ดังรูปที่ 2

รูปที่ .2
 เมื่อตอบ Create จะไดหนาตาง Ptdatabase : Database ดังรูปที่ .3

รูปที่ 3

5.1.3 จากหนาตางตามรูปที่ 3

ใชเมาสกดปุม Table และ New เพื่อสรางโครงสรางของตาราง และจะปรากฏ

หนาตาง New table (ตารางใหม) ในรูปที่ 4 ใหเลือก Design View และตอบ O.K.

รูปที่ 4

เมื่อตอบ O.K.จะไดหนาตารางสําหรับสรางฟลด ดังรูปที่ 5

 รูปที่ 5 ตารางโครงสราง (Table Structure)

5.1.4 ใหพิมพชื่อ (Field name) และชนิดของขอมูล (data type) สวนคําอธิบาย

จะใสหรือไมใสก็ได สวนลางจะเปนสวนระบุคุณสมบัติของฟลด (Field Properties) เชน
ความกวางของฟลด (Size) ควรพิมพในชอง Caption เพื่อความสะดวกในการสราง
แบบฟอรมและรายงานตอไป

รูปที่ 6

การกําหนด Properties ใหกับชนิดของขอมูลแบบตางๆ ไดตามตองการ ซึ่ง

ในแตละชนิดของแบบขอมูลจะมี Properties ที่ใหสําหรับกําหนดตางกันไป ตัวอยางของ
Windows ที่ใหกําหนด Properties ไดแก

ตารางที่ 2 Properties ที่สามารถกําหนดการทํางานของเขตขอมูล

Properties ลักษณะการทํางาน
Allow Zero สําหรับการกําหนดวายอมใหเขตขอมูลนี้มีความยาว
Length เปน 0 หรือไม
Caption สําหรับตั้งชื่อเขตขอมูลเวลาแสดงใน Table ที่แตกตาง
 ไปจากชื่อเขตขอมูลทีก ่ ําหนด เชน ชื่อ Singer_ID ตั้ง
ชื่อใหมเปน รหัสประจําตัว เปนตน
Decimal Places สําหรับกําหนดจุดทศนิยมที่ตองการใหกับขอมูลที่เปน
Numeric
Default Value สําหรับกําหนดคาตั้งตนที่ใหแสดงในเขตขอมูล
Field Size สําหรับกําหนดขนาดของเขตขอมูลตามที่ตองการ
Format สําหรับกําหนดรูปแบบของเขตขอมูลที่จะใชสําหรับการ
แสดงขอมูล
Indexed สําหรับกําหนดวาเขตขอมูลนี้เปนเขตขอมูลที่กําหนด
เปน Indexed Key หรือไม
Input Mask สําหรับกําหนดรูปแบบของเขตขอมูลที่จะใชสําหรับ
เวลาปอนขอมูล
Required สําหรับกําหนดวาเขตขอมูลนี้ตองการขอมูลหรือไม
Validation Rule สําหรับกําหนดหรือตัง้ คาที่จะสามารถปอนไดในเขต
ขอมูลนั้นๆ
Validation Text สําหรับกําหนดขอความแสดงเมื่อปอนขอมูลเกินคา
ที่ตั้งหรือกําหนดใหสามารถปอนขอมูลได
Unicode สําหรับใชหรือไมใชขอ มูลที่มีชุดอักษรที่เปน Unicode
Compression

5.1.5 บันทึกโครงสรางตาราง

การบันทึกโครงสรางของตาราง ใหกด เมนู File และ Save จะมีหนาตาง Save As

ใหพิมพชื่อตาราง pt หรือใชชื่อที่โปรแกรมกําหนดให คือ Table 1 เสร็จแลวกดปุม OK

ที่ฟลดใหใส Primary Key โดยกด Icon รูป กุญแจ (ถาลืมใสโปรแกรมจะสอบถาม

ใหกําหนด Primary Key ถาตองการใหกด Yes จากนั้น Access จะกําหนดฟลดใหมใหชื่อ
IDI ชนิดขอมูล Counter(Autonumber) และมีรูปลูกกุญแจขางหนาแสดงวาเปน Primary
Key)
 5.1.6 การสราง Combo box

รูปที่ 7

ในการออกแบบตารางที่แถบ Lookup ของ Field Properties สามารถ

กําหนดใหนําขอมูลจากแหลงขอมูลอื่นมาบันทึกได เพื่อประหยัดเวลาในการพิมพขอมูล
และเพิ่มความถูกตองของขอมูล ตัวอยางในรูปขางตน เปนการสราง combo Box ใหนํา
ขอมูลจาก Value List ซึ่งมีรายการขอมูลสถานภาพสมรส ที่เตรียมเอาไวในรายการ Row
Source เมื่อถึงเวลาบันทึกขอมูลลงในตาราง ก็เพียงกดเลือกขอมูลที่ตองการ โดยไมตอง
พิมพ

นอกจากนี้ ยังสามารถนําขอมูลจากตาราง หรือแบบสอบถามอื่นๆ เขามา

บันทึกได โดยกําหนดให Row Source Type เปน Table/Query และระบุชื่อ Table หรือ
Query ที่ตองการ วิธีการดังกลาวนี้เรียกวา การใชตารางอางอิง หรือ Table Lookup ซึ่งจะ
เก็บขอมูลที่ใชบอยๆ โดยกําหนดเปนรหัส และชื่อเต็มเอาไว เชน ขอมูลรหัสจังหวัด ชื่อ
จังหวัด รหัสตําบล รหัสอําเภอ ชื่ออําเภอ รหัสหนวยงาน ชื่อหนวยงาน เปนตน ขอมูลที่
เกิดขึ้นซ้ําๆ กันในระบบสารสนเทศ จึงนิยมบันทึกเพียงรหัส เพื่อประหยัดเนื้อที่จัดเก็บ
ขอมูล และใช Table Lookup ไวอางอิง เมื่อตองการบันทึกขอมูล หรือแสดงขอมูลที่เปน
ชื่อเต็ม ก็เชื่อมโยงและดึงมาใชงานไดตามตองการ

รายการทํา Combo box ตามโครงสรางตาราง pt (ดูไดจากไฟล

Ptdatabase)
 ตารางที่ 3 รายการขอมูลสําหรับกําหนดไวใหเลือกปอนโดยอัตโนมัติบนเขตขอมูลแต
ละเขตขอมูล

เขตขอมูล กลุมรายการขอมูล
สถานะภาพ โสด, สมรส, หยา, มาย
สมรส
สัญชาติ ไทย, จีน, อื่นๆ ระบุ……………………….
ศาสนา พุทธ, คริสต, อิสลาม, อื่นๆ ระบุ…………….
อาชีพ บุคคลในปกครอง, รับราชการ, รัฐวิสาหกิจ, คาขาย,
รับจางทั่วไป, แมบาน, เกษตรกร, อื่นๆ ระบุ……………..
กลุมคนไข คนไขนอก, คนไขใน
ประเภทคนไข ผูปวยผูใหญ

เด็กอายุ 0-5 ป 11 เดือน จายเอง

เด็กอายุ 0-5 ป 11 เดือน สงเคราะห

เด็กอายุ 6-11 ป 11 เดือน จายเอง

เด็กอายุ 6-11 ป 11 เดือน สงเคราะห

สิทธิ ผูประกันสังคม, ผูประกันสุขภาพ, ผูประกันบริษัทเอกชน,
รักษาพยาบาล ผูประกันภัยรถยนต, ผูสูงอายุ, บัตรสงเคราะหผูมีรายได
นอย, เด็ก 0-12 ป, ขาราชการและครอบครัว, รัฐวิสาหกิจ
และครอบครัว, ทหารผานศึกและครอบครัว, อาสาสมัคร
สาธารณสุขและครอบครัว , ผูพิการและทุพพลภาพ, ผู
จายเงินดวยตนเอง, อื่นๆ ระบุ…………….

5.2 การปอนขอมูล

การปอนขอมูลใหเลือกชื่อตาราง และกดปุม Open ในหนาตาง Database เมื่อเปด

ตาราง pt หรือ Table 1 จะมีชองวางใหเติมขอมูล จากนั้นใหบันทึกขอมูลลงในตารางตาม
ตัวอยางตอไปนี้ จํานวน 13 ระเบียน

ตารางที่ 4 ขอมูลปอนลงตาราง pt
ประ
สัญ
วันแรก สถานภาพ กลุม
Hn ชื่อ - นามสกุล อายุ ศาสนา อาชีพ ที่อยู
รับ สมรส คนไข เภท
ชาติ
คนไข
45003529 22/4/45 นายกังวล สาร 25 โสด ไทย พุทธ คาขาย 696 ถ.ราชพฤกษ ใน ผูใหญ
กันฑ อ.วังทอง จ.
พิษณุโลก
45003530 23/4/45 นาย 30 หยา ไทย คริสต คาขาย 55 ถ.มิตรภาพ อ. ไน ผูใหญ
ประมูล พันธ วังทอง จ.
เทศน พิษณุโลก
45003531 25/4/45 นางแสง 28 หมาย จีน คริสต ราชการ 20 หมู 8 ถ. นอก ผูใหญ
เดือน จํานงสิน มิตรภาพ อ.วังทอง
จ.พิษณุโลก
45003532 28/4/45 นางจิต แจม 36 สมรส ไทย อิสลาม ราชการ 425 ถ.ราชดําเนิน นอก ผูใหญ
เจริญ อ.วังทอง จ.
พิษณุโลก
45003533 30/4/45 นางสมใจ หนอ 40 สมรส ไทย พุทธ แมบาน 31 ถ.ชัยพฤกษ อ. นอก ผูใหญ
ไทย วังทอง จ.
พิษณุโลก
45003534 1/5/45 นายโกโต ไทย 45 สมรส ญี่ปุน คริสต เกษตรกร 50 หมู 3 ถ. นอก ผูใหญ
เจริญ ฯ ประชา อ.วังทอง
จ.พิษณุโลก
45003535 3/5/45 นาย 52 โสด อินเดีย อิสลาม รับจางฯ 99 หมู 1 อ.วัง ใน ผูใหญ
จันทร เพ็ชรสิน ทอง จ.พิษณุโลก
45003536 12/5/45 นางสาว 18 โสด ไทย ไทย คาขาย 248 หมู 2 อ.วัง ใน ผูใหญ
ศรี เจริญเทียน ทอง จ.พิษณุโลก
45003537 15/5/45 นางสาวลัด 20 โสด จีน คริสต รับจางฯ 357 หมู 3 อ.วัง ใน ผูใหญ
ดา ทวีโชค ทอง จ.พิษณุโลก
45003538 20/6/45 นางโสภิต ภูสิต 29 สมรส ไทย ไทย แมบาน 468 หมู 4 อ.วัง ใน ผูใหญ
ตา ทอง จ.พิษณุโลก
45003539 25/8/45 นาย 35 หมาย ไทย ไทย ราชการ 357 หมู 5 อ.วัง นอก ผูใหญ
สวัสดิ์ โกสินทร ทอง จ.พิษณุโลก
สุข
45003540 25/8/45 นายนาวิน มี 36 สมรส จีน ไทย เกษตรกร 258 หมู 3 อ.วัง ใน ผูใหญ
ทรัพย ทอง จ.พิษณุโลก
45003541 25/8/45 นายภูผา ดง 28 โสด ไทย ไทย ราชการ 159 หมูที่ 3 อ.วัง นอก ผูใหญ
เจริญ ทอง จ.พิษณุโลก

การบันทึกขอมูลใชเมนู Filc และเลือก Save เสร็จแลวเปดหนาตาง pt หรือ

่ นาตางๅ ptdatabase : Database (ตารางที่ 3)
โปรแกรมจะกลับมาทีห

5.2.1 ขอมูลในแตละแถวจะไมซ้ํากัน

ขอมูลที่จัดเก็บในแตละแถวจะไมมีขอมูลที่ซา้ํ กัน ทั้งนี้เพราะการจัดการฐานขอมูลที่

ดีไมควรจะมีขอมูลที่ซา้ํ ซอนกันปรากฏอยูใน Table โดยระบบัจดการฐานขอมูลจะมีกลไก
ที่ใชในการควบคุมไมใหมีความซ้ําซอนเกิดขึ้น เพราะถาเกิดการซ้ํากันระบบจะมีการเตือน
ผูใชใหทราบไมวาจะเปนเสียงเตือน หรือมีขอความแสดงความผิดพลาดใหผูใชทราบวา
เกิดขอมูลที่ซ้ํากัน

ตารางที่ 5 รหัส hn เปนแอททริบิวตที่ไมอนุญาตใหมีขอมูลซ้ํากันได

รหัสนักศึกษา ชื่อ – นามสกุล อายุ วันเดือนปเกิด

380105501100 อโรชา ชีรนร 18 15/9/1980
วณิชย
380105501110 สําเภา มีสมบัติ 18 27/04/1980
380105501120 อรุณศรี วิช 17 09/11/1981
ชภัทร
380105501100 เมธี วิชชภัทร 18 02/01/1980
 จะเห็นไดวารหัสนักศึกษาหมายเลข 38010551100 มีซ้ํากัน 2 คน คือ อโร
ชา ชีวนรวณิชย และ เมธี วิชชภัทร ขอมูลของเมธีจะไมสามารถบันทึกลงในฐานขอมูล
ได เพราะรหัสนักศึกษาเปนคียของรีเลชั่นนี้ ฉะนั้นจะมีขอมูลที่มีรหัสเดียวกัน 2 Table ได

5.2.2 การเรียงลําดับของขอมูลในแตละแถวไมเปนสาระสําคัญ

การจัดเก็บขอมูลใน Table จะถูกจัดเรียงตามลําดับลงบนสื่อที่เก็บขอมูลไมวา จะ

เปนฮารดดิสกหรือแผนดิสกก็ตามแตการเรียกใชขอมูลใน Table สามารถเรียนใชขอมูล
หรือดึงขอมูลจาก table ไดตามที่ความตองการของผูใช

5.2.3 การเรียกลําดับของแอททริบิวตจะเรียกลําดับกอนหลังอยางไรก็ได

การเรียกลําดับของแอททริบวิ ตแตละแอททริบิวตของ Table จะเรียงลําดับอยางไร

ก็ได ไมมีการระบุวาแอททริบิวตซายสุดจะตองเปน แอททริบิวตแรก หรือแอททริบิวตขวา
สุดจะตองเปนแอททริบิวตสุดทาย ทั้งนี้เพราะการอางถึงแอททริบวิ ตใดๆ จะตองใชชื่อของ
แอททริบิวตนั้นๆ ในการอางถึงไมไดใชลําดับที่ของแอททริบิวตนน
ั้ ที่ปรากฏอยูในการอาง
ถึงแอททริบิวต

5.2.4 คาของขอมูลในแตละแอททริบิวตของระเบียนหรือแถวหนึ่งๆ จะบรรจุ

ขอมูลไดเพียงคาเดียว (Single Value)

ขอมูลในแตละแอททริบิวตของระเบียนหนึ่งๆ จะตองบรรจุขอมูลเพียงคาเดียวไมใช
กลุมของขอมูลที่แสดงคาที่มากกวาหนึ่งแถว (Repeating Group)

จากตารางขางลางจะเห็นวา แอททริบิวตที่ไมอนุญาตใหมีขอมูลมากกวา 1 คาไดใน

แอททริบิวตหนึ่งๆ ฉะนั้นขอมูลของแอททริบิวตวันเดือนปเกิดของเมธีจะไมสามารถเก็บลง
ฐานขอมูลได เพราะมีคามากกวา 1 คา ในแอททริบิวต

ตารางที่ 6 แอททริบิวตที่ไมอนุญาตใหมีขอมูลมากกวา 1 คา

รหัสนักศึกษา ชื่อ – นามสกุล อายุ วันเดือนปเกิด

380105501100 อโรชา ชีรนร 18 15/9/1980
วณิชย
380105501110 สําเภา มีสมบัติ 18 27/04/1980
380105501120 อรุณศรี วิช 17 09/11/1981
ชภัทร
380105501100 เมธี วิชชภัทร 18 02/01/1980

04/01/1980

5.2.5 คาของขอมูลในแตละแอททริบิวตจะบรรจุคาของขอมูลชนิดเดียวกัน
ขอมูลในแตละแอททริบิวตจะเปนคาของขอมูลประเภทเดียวกัน ซึ่งถูกกําหนดใหไมสามารถที่จะรับคา
ของขอมูลตางประเภทกันได

จากตารางขางลาง แอททริบิวตแตละแอททริบิวตกําหนดคาของขอมูลเปนดังนี้

รหัสนักศึกษา กําหนดใหรับคาขอมูลที่เปนตัวอักษรและตัวเลข (character)

ชื่อ – นามสกุล กําหนดใหรับคาขอมูลที่เปนตัวอักษรและตัวเลข

(character)

อายุ กําหนดใหรับคาขอมูลที่เปนตัวเลขเทานั้น
(Numeric)

วันเดือนปเกิด กําหนดใหรับคาขอมูลที่เปนวันที่เทานั้น (Data)

ตารางที่ 7 แอททริบิวตตองบรรจุขอ
 มูลชนิดเดียวกัน

รหัสนักศึกษา ชื่อ – นามสกุล อายุ วันเดือนปเกิด

380105501100 อโรชา ชีรนร 18 15/9/1980
วณิชย
380105501110 สําเภา มีสมบัติ สิบแปด 27/04/1980
380105501120 อรุณศรี วิช 17 09/11/1981
ชภัทร
380105501100 เมธี วิชชภัทร 18 02/01/1980

5.3 การจัดการเกี่ยวกับ Table

5.3.1 การแกไขโครงสรางของ Table

โครงสรางฐานขอมูลที่เราออกแบบและสรางเรียบรอยแลวนั้น เมื่อนํามาวิเคราะห
หรือตรวจสอบกับขอมูลจริงๆ แลว อาจมีการเปลี่ยนแปลงโครงสรางเกิดขึ้นได เชน เพิ่ม
ฟลด ลบฟลด ที่ไมตองการทิ้ง หรือเปลี่ยนแปลงคุณลักษณะตางๆ (ชื่อ ชนิดของขอมูล
ความยาว หรือตําแหนง ทศนิยม) ในที่นี้สมมุติวาตองการเพิ่มขอมูลเกี่ยวกับรหัสการ
วินิจฉัยโรค (DXID)

จากความตองการในการเพิ่มเติมขอมูลทําใหตองเปลี่ยนแปลงโครงสรางของ
ฐานขอมูล โดยกดที่ปม ุ Design ในหนาตาง Database : ptdatabase จะปรากฏหนาตาง
จากนั้นใชลูกศรเลื่อนเลือกที่ที่จะใหฟลดใหมเพิ่มเขาไป แลวกดแปน Insert หรือ อาจ
เลือกฟลดวางที่อยูตอจากฟลดสุดทายของโครงสรางฐานขอมูลเดิม หลังจากนั้นให
กําหนดลักษณะแกฟลดใหมตามขั้นตอนตอไปนี้

1. พิมพ “รหัส” ในชองชื่อฟลดจากนัน

้ กด Tab
 2. เลือกชนิดขอมูล text ในชองชนิดของขอมูลและกด Tab

3. ในชอง Size บริเวณ Field Properties กําหนด 5 ถาตองการเคลื่อนยายฟลด

เดิมที่มีอยูแลวทําไดโดย เลือกตําแหนงใหมโดยการลากเมาสทป ี่ ุมซายสุด คือ field
selector โดยขณะที่กดปุมเมาสคางอยูนั้น ที่หัวของแถบเลื่อนของเมาสใหเลือ ่ นฟลด (ยัง
กดเมาสคางอยู) ไปยังตําแหนงใหมที่ตองการ

เมื่อแกไขเสร็จแลวใชเมนู File และ Save

ตอจากนี้ใหเพิ่มเติมขอมูลในตาราง โดยกดปุม Open ในหนาตาง Database :

ptdatabase แลวเพิ่มเติมขอมูล

5.3.2 การเปลี่ยน Font

- เปด Table ที่ตองการ

- เลือก Font จาก Menu Format (รูปแบบ-แบบอักษร)

- กําหนดรายละเอียดตามตองการ

5.3.3 การกําหนดสีพื้นและตาราง

- เลือก Cells จาก Menu Format (รูปแบบ – เซลล)

- กําหนดลักษณะและสีตางๆ ตามตองการ ไดแก การแสดงเสนตรง (แนวนอน

แนวตั้ง) ลักษณะของเซลล (แบน ยก ยุบตัว) สีเสนตาราง สีพน
ื้ หลัง

5.3.4 การเลื่อน Record Pointer

- เลือก Goto จาก Menu Edit (แกไข-ไปที)่

- เลือก First, Last, Next, Previous, New

5.3.5 การกําหนดความกวาง Coumn

- เลื่อน Mouse ไปยังเสนแบง Column

- กด Mouse คางไวพรอมกับลากซาย-ขวา หรือ Double click ใหความกวาง

พอดีกับขอมูล หรือ

- Click Mouse ที่ชื่อ column

- เลือก Column Width จาก Menu Format (รูปแบบ-ความกวางของเซลล)

 - กําหนดความสูงตามตองการ ดวยคําสั่ง รูปแบบ-ความสูงของเซลล

5.3.6 การซอน (Column

- เลือก Column ที่ตองการ

- เลือก Hide Columns จาก Menu Format

5.3.7 การยกเลิกการซอน Column

- เลือก Unhide Columns จาก Menu Format

- ยกเลิกการซอนหรือซอน Column ที่ตองการ

- Close

5.3.8 Freeze Column

- เลือก Column / กลุม Column ที่ตองการ

- เลือก Freeze Columns จาก Menu Format

5.3.9 Unfreeze Column

- เลือก Unfreeze All Columns จาก Menu Format

5.3.10 การเปลี่ยนชื่อ Column / Field

- เลือก Field ที่ตองการ

- เลือก Rename Column จาก Menu Format หรือ Double Click ที่ชื่อ Field

- แกไขชื่อตามตองการ

โปรแกรมจะเปลี่ยนชื่อฟลดในโครงสรางของ Table ตามชื่อใหมใหทันที

5.3.11 การเพิ่มระเบียน

- เลือก Record จาก Menu Insert หรือ

- เลือก Data Entry จาก Menu Records

5.3.12 การลบระเบียน

- Click ชองดานหนาของ Record ที่ตองการลบ

 - กด Delete

5.3.13 การเรียงลําดับขอมูลทีละฟลด

- เลือก Field ที่ตองการเรียง

- เลือก Sort จาก Menu Record

- เลือก Ascending/Descending

5.3.14 การเรียงลําดับขอมูลหลายๆ ฟลด

- เลือก Filter จาก Menu Records

- เลือก Advanced Filter/Sort

- กําหนด Field ที่จะเรียงในชอง Field

- กําหนดลักษณะการเรียงในชอง Sort

- เลือก Apply Filter/Sort จาก Menu Filter

5.3.15 การเลือกขอมูลโดยใช Filter

- เลือก Filter จาก Menu Record

- เลือก Filter By Form

- กําหนดเงื่อนไขใน Field ที่ตองการ เชน ชองอายุ  =

20 เพศ = ชาย

- เลือก Apply Filter/Sort จาก Menu Filter

5.3.16 การยกเลิก Filter

- เลือก Remove Filter/Sort จาก Menu Records

5.3.17 การเพิ่มความถูกตองใหขอมูลในตาราง

วิธีหนึ่งที่ชวยเพิ่มความถูกตองใหการปอนขอมูลลงในตารางก็คือการกําหนดคุณสมบัติใหกับฟลดขอมูล
สมมุติวาผูที่กรอกขอมูลเปนคนขี้ลืม บางครั้งมีการลืมเติมขอมูลลงในฟลด ดังนั้นเพื่อกําหนดใหระบบการ
ทํางานคอยเตือนผูกรอกขอมูบใหรูตัววาตองปอนขอมูลลงในฟลดขอมูลดังกลาว เราสามารถกําหนด
คุณสมบัติจําเปน (required) ใหกับฟลด โดยคุณสมบัติจําเปนจะทําใหตารางไมยอมรับขอมูลเรคอรด
นั้นๆ หากผูใชงานไมปอนขอมูลลงในฟลดที่กําหนด
กระบวนการทํางานเกิดขึ้นเนื่องจากคาของฟลดที่ไมถูกปอนขอมูลใดๆ ไวจะมีคาเปน Null ซึ่งการกําหนด
คุณสมบัติจําเปนใหกับฟลดจะทําใหฟลดขอมูลไมยอมรับคา Null และจะแจงเตือนขึ้นเมื่อตรวจพบ การ
กําหนดคุณสมบัติ จําเปน ใหกับฟลดทําไดดังนี้

เปดตารางขึ้นในมุมมองการออกแบบ คลิ๊กเลือกที่ฟลดขอมูล ชื่อ- นามสกุล คลิ๊กเลือกที่ปุมลูกศร

ดานขวาชองรายการ Required เพื่อเปลี่ยนตัวเลือกในชองรายการเปน ใช(Yes) แลวปดตารางประวัติ
ผูปวยเอง สําหรับฟลด hn เมื่อกําหนดเปน Primary key จะไมปอนขอมูลไมไดเชนกัน

การเชื่อมโยงความสัมพันธ (Relationship)

เนื้อหา (Content)

ความสัมพันธแบบ One-to-Many

การสรางแบบฟอรมจากตารางที่เชื่อมโยง

ความสัมพันธแบบ One-to-One

การสรางฟอรมจากตาราง Tax

การสรางความสัมพันธแบบ Many-To-Many

การสราง Query (แบบสอบถาม) จากตารางที่เชื่อมโยงแบบ Many-to-Many

ตัวอยางไฟล

เรื่อง การเชื่อมโยงความสัมพันธเปนตอนตอจากการสรางตาราง ถาระบบงานนั้นมีขอมูลที่จําแนกเก็บไว

หลายตาราง เรามีความจําเปนตองสรางการเชื่อมโยงความสัมพันธ เพื่อการใชขอมูลรวมกัน ระบบฐานขอมูลจะมี
ขอมูลในแฟม หรือตารางตางๆ จํานวนมาก โดยแยกออกตามลักษณะของงาน ในการทํารายงานหรือการเพิ่มเติม
ขอมูลสามารถเรียกใชขอมูลจากตารางตางๆ เขามาใชงานรวมกันได ทําใหประหยัดเวลาลดความซ้ําซอนของ
ขอมูล เพิ่มความถูกตองของขอมูลมากขึ้น การใชประโยชนจากตารางหรือแฟมขอมูลรวมกันจะตองมีขอมูลซึ่งเปน
ตัวเชื่อมโยง (Linked Field) เพราะฉะนั้นตอนออกแบบตารางจะตองคํานึงถึงฟลดที่เปนตัวเชื่อมโยงดวย และ
ดําเนินการเชื่อมโยงความสัมพันธตามวิธีการดังตอไปนี้

1 ความสัมพันธแบบ One-to-Many (ตัวอยางไฟล)

 ความสัมพันธดังกลาวนี้ขอมูล 1 ระเบียนในตาราง Table 1 จะปรากฎในตารางที่ 2 ไดหลายระเบียน ดัง
ตัวอยางตาราง Project มีโครงสรางประกอบดวยฟลดดังนี้

Pid รหัสโครงการ เปน Primary Key

Project Name ชื่อโครงการ

Id รหัสอาจารย

Project Lead หัวหนาโครงการ

Project Description ประเภทโครงการ

Note หมายเหตุ

Start Data วันที่เริ่มโครงการ

New Project เปนโครงการใหมหรือไม

Id เปนขอมูลของ Id ในตาราง Table 1 ฉะนั้นจะตองมีชนิดและขนาดเทากับ Id ในตาราง PersonTable ซึ่งจะ

ใชเปนฟลดเชื่อมโยงตารางทั้งสองในตารางใหมนี้มีรหัสประจําตัวอาจารยไดหลายระเบียนหมายความวาอาจารยรวม
ทํางานหลายโครงการ โครงสรางตาราง และตัวอยางขอมูลแสดงในรูปตอไปนี้

Table: Projects
Pid Projects Name ID Project Load Project Description
101 COMSA 101 สุชาติ การอบรม
102 การพัฒนาสิ่งแวดลอม 102 สมพร การวิจัย
103 การอบรมครูประจําการ 107 สมคิด การอบรม
104 การสํารวจความคิดเห็นการเลือกตั้ง 104 สมชาย การวิจัย
105 บทบาทของนักศึกษา 102 สมประสงค การสัมนา
107 คายอาสาพัฒนาชนบท 107 สายใจ คายอาสาสมัคร
 108 คอมพิวเตอรเบื้องตน 107 วิชาญ อบรม

การเชื่อมโยงความสัมพันธใชเมนูคําสั่ง Tools > Relationships (เครื่องมือ > ความสัมพันธ) เมื่อปรากฏ

หนาตาง Add Table ใหเลือกตาราง Project และ PersonTable แลวใชเมาสลากโยงฟลด ID จากตารางทั้ง 2
เขาหากัน จะมีเสนโยงความสัมพันธใหเปนดังรูปตอไปนี้ จากนั้นกดปุม Create

จากนั้นใหบันทึกความสัมพันธลงไฟดดวยเมนู File > Save (แฟม > บันทึก)

การสรางแบบฟอรมจากตารางที่เชื่อมโยง
เมื่อเชื่อมโยงความสัมพันธกันแลว จะนําแบบความสัมพันธนี้ไปใชประโยชนในการสราง
แบบฟอรม (Form) แบบสอบถามขอมูล (Query) และรายงาน

ตัวอยางตอไปนี้แสดงการนํารูปแบบความสัมพันธไปสรางแบบฟอรมดวยตามขั้นตอนดังนี้

1. จากหนาตาง Database เลือก Form และ New

2. จากหนาตาง New Form กดปุม Auto Form : Columnar

3. เลือกตาราง Projects เปนสําหรับสรางฟอรมหลัก และตอบ OK จะไดฟอรม จากนั้นใหออกแบบแกไข

ฟอรม ดวยคําสั่ง View > Form Dasign (มุมมอง > มุมมองออกแบบฟอรม) จะไดฟอรมตามตัวอยาง
ในรูป

4. จากรูปขางบน กดปุม Subform/Subreport (ฟอรมยอย/รายงานยอย) จากกลองเครื่องมือแลวกดเมาสวาด

กลองสี่เหลี่ยมดานลางของฟอรม เพื่อกําหนดพื้นที่ในการวางฟอรมยอย

5. ระบุตารางที่จะนํามาสรางฟอรมยอย ที่รายการ Table/Query ตามรูป

 6. เลือก Table สําหรับสรางฟอรมยอย และเลือกฟลดตางๆ ของตาราง PersonTable สําหรับแสดงใน
ฟอรมยอย ดังรูปตอไปนี้

7. ตั้งชื่อฟอรมยอย เชน แบบฟอรมขอมูลอาจารย

8. บันทึกไฟลฟอรมหลัก ดวย เมนู File > Save

9. เรียกดูฟอรมหลักและฟอรมยอยที่สรางขึ้น ดวยเมนู View > Form ดังแสดงรูปตอไปนี้

2 ความสัมพันธแบบ One-to-One (ตัวอยางไฟล)

ความสัมพันธดังกลาวนี้ขอมูล 1 ระเบียนในตารางที่ 1 จะปรากฏในตารางที่ 2 ไดเพียง 1 ระเบียน ดัง

ตัวอยางตาราง Tax มีโครงสรางประกอบดวยฟลดดังนี้

Id รหัสอาจารย เปน Primary key

Salary เงินเดือน

Income รายไดอื่นๆ

Id เปนขอมูลของ Id ในตาราง Tax ฉะนั้นจะตองมีชนิดและขนาด

เทากับ Id ใน ตาราง PersonTable ซึ่งจะใชเปนฟลดเชื่อมโยงตารางทั้งสอง ในตารางใหมนี้มีรหัสประจําตัว
อาจารยไดเพียง 1 ระเบียน โครงสรางตารางและตัวอยางขอมูล แสดงในรูปตอไปนี้
 ID SALARY INCOME
101 225000 112300
102 354000 263000
103 462000 25430
104 236400 15300
105 365800 35420
106 456000 12350
107 236000 23600
108 398000 23400
109 235000 15300
110 124000 12350

การเชื่องโยงความสัมพันธใชเมนูคําสั่ง Tools > Relationships เมื่อปรากฏหนาตาง Add Table ใหเลือก

ตาราง PersonTable และ Tax แลวใชเมาสลากโยงฟลด ID จากตารางทั้ง 2 เขาหากัน จะมีเสนโยงความสัมพันธ
ใหเห็น จากนั้นกดปุม Create ในหนาตาง Relationships

เมื่อสรางความสัมพันธแลว ใหบันทึกดวยเมนู File > Save ผลของการเชื่อมโยงไฟลแสดงใหเห็นตามรูป

การสรางฟอรมจากตาราง Tax
กอนที่จะนํารูปแบบความสัมพันธไปสรางแบบฟอรม ลองสรางฟอรมจากตาราง Tax กอนโดยเลือก
ชนิด ตาราง และคํานวณหาคาตางๆ ดวย ตามขั้นตอนดังนี้

1. จากหนาตาง Database เลือก Form > New

2. จากหนาตาง New Form เลือกฟอรมชนิด Auto Form : Tabular และ เลือกตาราง Tax เพื่อสราง
ฟอรม
3. เลือก Style ตามตองการ

4. ตั้งชื่อฟอรม เชน frmTax (แบบฟอรมภาษี)

5. บันทึกฟอรม ดวย เมนู File > Save ตั้งชื่อ frmTax (แบบฟอรมภาษี)

6. เรียกดูฟอรมที่สราง ดวยเมนู View > Form

7. ปรับรูปแบบฟอรมใหมดวยเมนู (มุมมอง > มุมมองออกแบบ)

8. พิมพหัวคอลัมนในสวนหัวของฟอรม โดยใชแถบเครื่องมือ A Tool หัวคอลัมนที่

พิมพ ไดแก Total Income, Expense, Discount, Net Income และ Tax

9. เติมชอง Text Box โดยใชแถบเครื่องมือ ab ในบริเวณ Detail ของฟอรม เพื่อใสคาจากการ

คํานวณ ซึ่งจะปรากฏขอความวา Unbound

10. เรียกใชคําสั่งควบคุม ดวยเมนู View > Properties (มุมมอง > คุณสมบัติ) เพื่อกําหนดคุณสมบัติใหกับ
ชอง Text Box

11. กดที่ชอง Unbound และกําหนดคุณสมบัติ โดยตั้งชื่อ และระบุการคํานวณแตละชองดังนี้

ชองที่ 1

Name Total Income

Control Source = [Salary]+[Income]

ชองที่ 2

Name Expense

Control Source = [Total Income]* 0.4

ชองที่ 3

Name Discount
 Default Value 30000

ชองที่ 4

Name Net Income

Control Source = [Total Income]-[Expense]-[Discount]

ชองที่ 5

Name Tax

Control Source = [Net Income]* 0.05

3 การสรางความสัมพันธแบบ Many-To-Many (ตัวอยางไฟล)

ความสัมพันธดังกลาวนี้มีขอมูลจากตารางที่ 1 ไปปรากฏในตารางที่ 2 หลายระเบียน และมีขอมูลจาก

ตารางที่ 2 ไปปรากฏในตารางที่ 1 หลายระเบียนเชนกัน ดังตัวอยางเชน อาจารยคนเดียวกันสอนหลายวิชา และ
วิชาเดียวกัน มีอาจารยสอนหลายคน ฉะนั้นการออกแบบตารางเชนนี้ จะใชวิธีการเดิมไมได เพราะแตละตารางมี
ฟลด เชื่องโยง ซึ่งเปน Primary key จะมีขอมูลซ้ํากันไมไดจึงตองใชวิธีสรางตารางที่ 3 เพื่อเชื่อมโยงตารางที่ 1 กับ
ตารางที่ 2

ตัวอยางตอไปนี้ PersonTable เปนตารางที่ 1 Curicul เปนตารางที่ 2 และ StCurri เปนตารางที่ 3

วิธีการและขั้นตอนมีดังตอไปนี้

1. สรางตารางหลักสูตร Curricul

ตาราง Curricul เปนตัวอยางตารางหลักสูตร หรือโปรแกรมการศึกษา มีโครงสรางประกอบดวยฟลด ดังนี้

Cid รหัสวิชา เปน Primary key

Cname ชื่อวิชา

Credit จํานวนหนวยกิต
 Description คําอธิบายรายวิชา

Roomno หองที่เรียน

Day วันที่เรียน

Time เวลาเรียน

2. บันทึกโครงสรางของตาราง ชื่อ Curricul

3. เปดตารางดวยคําสั่ง มุมมอง > มุมมองแผนขอมูล พรอมกับพิมพขอมูลหลักสูตร ดังตัวอยางตอไปนี้

CID CNAME CREDIT DESCRIPTION ROOMNO DAY TIME

ค02 โปรแกรมภาษา 3 หลักการเขียนโปรแกรม 4405 จันทร 13:00-16:00
ค03 ระบบสารสนเทศ 3 ขอมูลและสารสนเทศ 3304 อังคาร 9:00-12:00
ค04 โปรแกรมประมวลผล 1 การใชโปรแกรม 3403 พุธ 8:00-9:00
ค05 การพัฒนาระบบ 3 การออกแบบ 3605 ศุกร 13:00-16:00
ค06 การวิเคราะห 3 การศึกษาวิเคราะห 4401 อังคาร 9:00-12:00
ค10 คอมพิวเตอร 2 ระบบคอมพิวเตอร 4402 จันทร 8:00-10:00
ท01 หลักภาษาไทย 3 ไวยากรณ 3301 พฤหัสบดี 9:00-12:00
ท02 วรรณกรรมไทย 3 วรรณคดีและวรรณกรรม 3401 ศุกร 13:00-16:00
อ01 วรรณกรรมอเมริกัน 2 ประวัติวรรณกรรม 3402 พุธ 10:00-12:00
อ02 การเขียนภาษาอังกฤษ 2 การรวบรวมขอมูล 3401 พฤหัสบดี 8:00-10:00

4. สรางตารางใหม ชื่อ StCuric ตามตัวอยางในรูปตอไปนี้

ตาราง StCuric เปนตารางที่เชื่อมโยง ตาราง PersonTable และ Curricul จะเปนตารางที่บันทึกขอมูลซ้ํา คือ

ผูสอนคนเดียวกันมีขอมูลซ้ําเพราะสอนหลายวิชา และวิชาเดียวกันมีขอมูลซ้ําเพราะมีผูสอนหลายคน ในตารางที่
3 นี้จะบันทําขอมูลเฉพาะรหัสอาจารย และรหัสวิชาเทานั้น และ
มี IDI เปน Primary Key ชนิด Counter(AutoNumber) ซึ่งโปรแกรมจะเติมขอมูลใหเอง โดยเรียงตามลําดับ
 5.พิมพขอมูลลงในตารางดังตอไปนี้

Table: StCurric
IDI ID CID
1 101 อ01
2 101 อ02
3 102 ค01
4 102 ค03
5 103 ค04
6 103 ค05
7 104 ค02
8 104 ค06
9 105 ท01
10 105 ท02
11 106 ค06
12 107 อ01
13 108 อ02
14 109 ท01
15 110 ท02

จากตารางขอมูล จะเห็นวาอาจารย รหัส 101 มีซ้ํา 2 ระเบียน เพราะสอน 2 วิชา คือ รหัสวิชา อ
01 และ อ02 ในขณะเดียวกัน วิชา อ01 ก็มซี ้ํา 2 ระเบียน เพราะมีผูสอน 2 คน คือ รหัส 101 และ 107

การเชื่อมโยงความสัมพันธ

การเชื่อมโยงความสัมพันธใชคําสั่งและขั้นตอนดังที่กลาวมาแลวเพิ่มตาราง ทั้ง 3 เขามาใน

หนาตาง Relationships และลากเสนเชื่อมโยงตาราง PersonTable กับ StCurric ดวยฟลด Id เชื่อมโยง
ตาราง StCurric กับ Curricul ดวยฟลด Cid ผลของการเชื่อมโยงแสดงในรูปตอไปนี้
 รูปแบบการเชื่อมโยงนี้นําไปใชประโยชนในการสรางแบบสอบถาม (Query)

การสราง Query (แบบสอบถาม) จากตารางที่เชื่อมโยงแบบ Many-to-

Many
1. จากหนาตาง Database เลือกรูป Query และกดปุม New เลือก Design View

2. ระบุตารางทั้ง 3 ในหนาตาง Add Table โดยกดชื่อตารางและกดปุม Add (เพิ่ม)

3. ลากฟลดที่ตองการแสดงในตาราง Query

4. การแสดงผลขอมูลที่เชื่อมโยงตาราง ใชเมนู View > Datasheet เพื่อดูขอมูลจากตาราง Query ที่ได

จากความสัมพันธ แบบ Many-to-Manyดังแสดงในรูปตอไปนี้

Select Query: Query1

ID NAME CID CNAME CREDIT
101 กอบชัย สุขใจ อ วรรณกรรมอเมริกัน 2

01
101 กอบชัย สุขใจ อ02 การเขียนภาษาอังกฤษ 2
102 สมใจ ชื่นบาน ค03 ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ 3
103 แรมสมร สถาพร ค04 โปรแกรมประมวลผลคํา 1
103 แรมสมร สถาพร ค05 การพัฒนาระบบคอมพิวเตอรชวยสอน 3
104 ธีระ นพคุณ ค02 โปรแกรมภาษาแอสเซมบลี 3
104 ธีระ นพคุณ ค06 การวิเคราะหและออกแบบ 3
105 นิตยา ศรีงาม ท01 หลักภาษาไทย 3
105 นิตยา ศรีงาม ท02 วรรณกรรมไทย 3
106 พล แสนสุข ค06 การวิเคราะหและออกแบบระบบ 3
107 อรวรรณ แสงระวี อ01 วรรณกรรมอเมริกัน 2
108 สุรพล เอกราช อ02 การเขียนภาษาอังกฤษ 2
109 สุวิมล แรมสมร ท01 หลักภาษาไทย 3
110 เอก โอบออม ท02 วรรณกรรมไทย 3
 จากตาราง Query สามารถกําหนดเงื่อนไขในการสืบคนขอมูล และนําไปสรางรายงานตอไป

แบบสอบถาม (QUERY)

เนื้อหา (Content)
วิธีการสราง Query

ตัวอยางที่ 1 แบบ Boolean logic AND

ตัวอยางที่ 2 แบบ เงื่อนไขที่ผูใชเลือกได

ตัวอยางที่ 3 แบบ Boolean logic OR

ตัวอยางที่ 4 แบบ คําสั่ง Like

การกําหนด Parameter สําหรับการสืบคนขอมูล

การแกไขแบบสอบถาม

การสรางเขตขอมูลจากการคํานวณ

การจัดรูปแบบตัวเลข

การบันทึก Query

ตัวอยางไฟล
เรื่องที่ 3 ตอเนื่องจากการสรางตาราง และการสรางความสัมพันธ ก็คือ เรื่องแบบสอบถาม แบบสอบถามใชเพื่อการ
สืบคนขอมูลที่ตองการ และจัดเตรียมตาราง หรือรวมขอมูลจากตารางตางๆ ที่ความสัมพันธกัน คลายกับการสรางตารางใหมโดยใช
ขอมูลจากตารางที่มีอยูแลว ดังตัวอยางในเรื่อง การสรางความสัมพันธ ดูไดจากหัวขอ การสราง Query (แบบสอบถาม) จากตารางที่
เชื่อมโยงแบบ Many-to-Many เปนตน

ผลจากการสรางแบบสอบถาม จะนําไปใชงานตางๆ ไดตามความตองการ เชน การสรางฟอรม การทํารายงาน เปนตน

วิธีการสราง Query (ดูตัวอยางไดจากไฟล ptdatabase1)

1. คลิ๊กเลือก Queries จากหนาตาง Database และ Click ปุม New ดังรูป
2. เลือก Design View จากหนาตาง New Query แลวตอบ OK

3. เลือกตารางที่ตองการ เชน pt แลว คลิ๊ก ปุม Add และ Click ปุม Close
 4. เลือกเขตขอมูล (Field) ที่ตองการแสดงในชองเขตขอมูล (Field)

5. เลือกลักษณะการเรียงลําดับ ในชอง Sort ถาตองการ

6. กําหนดเงื่อนไขที่ตองการ ในชอง Criteria ดังตัวอยางตอไปนี้

ตัวอยางที่ 1 ตองการแสดงขอมูลเฉพาะระเบียนที่มี
อายุ “>30” และสถานภาพสมรส “โสด” ใหพิมพของมูลลงใน
แถว Criteria ที่ตองกับคอลัมนเพศ และอายุ ดังตัวอยาง
ตอไปนี้ การกําหนดเงื่อนไขลงในแถว Criteria แถวเดียวกัน เปนการ
ระบุวาเงื่อนไขตองเปนจริงทั้ง
คู เรียกวา Boolean logic AND
 ตัวอยางที่ 2 ตองการแสดงขอมูลจากเงื่อนไขที่ผูใชเลือกได
เอง เชน ถาตองการคนขอมูล อายุ และ สถานภาพ ที่ตองการ ในกรณี
นี้ไมตองกําหนดเงื่อนไขเฉพาะลงในชอง Criteria แตให
กําหนด parameter โดยพิมพคําชี้แจงใหผูใชปฏิบัติลงใน
เครื่องหมาย [ ] ลงในแถว Criteria ที่ตรงกับคอลัมน เพศ และ
อายุ ซึ่งเปนการกําหนด Parameter สําหรับเงื่อนไขแบบไม
เจาะจง
 เมื่อดูผลที่ไดจากเงื่อนไข โดยกดคําสั่ง View > Query view จะมีขอความ Parametet ใหระบุขอมูลที่ตองการ เชน พิมพคํา
วา 25 ในชองวางของ Parameter แรก และพิมพสถานภาพสมรส เชน โสด ในชองวางของ Parameter ที่ 2 เมื่อระบุขอความ
ใน Parameter เสร็จแลว จะแสดงผลขอมูลที่ตองการ

ตัวอยางที่ 3 ตองการแสดงขอมูลจากเงื่อนไขอยางใดอยางหนึ่งที่ผูใช
เลือกไดเอง เชน ตองการคนหาขอมูล ชื่อผูปวย ก็ได หรือ จะคนหากลุม
ของผูปวยก็ได (คนไขใน/คนไขนอก)ก็ได ให
กําหนด Parameter โดยพิมพคําอธิบายหรือคําชี้แจง
ใน เครื่องหมาย [ ] ในแถว Criteria ที่ตรงกับ
คอลัมน ชื่อ และพิมพคําชี้แจงใน เครื่องหมาย [ ] ในแถว Or ที่ตรง
กับคอลัมนกลุมคนไข ซึ่งเปนการกําหนด Parameter สําหรับ
เงื่อนไขแบบไมเจาะจงเชนเดียวกับตัวอยางที่ 2 แตแตกตางกันที่
กําหนด Parameter ตางแถวกัน ในการคนหาขอมูล โปรแกรม
จะตรวจสอบเงื่อนไขใดเงื่อนไขหนึ่งที่เปนจริง เรียกวา
ใช Boolean logic OR ดังตัวอยางตอไปนี้

เมื่อขอดูผลที่ไดจากเงื่อนไข โดยกดคําสั่ง View > Query view จะมีขอความ Parameter ใหระบุขอมูลที่ตองการ คือใหพิมพ
ชื่อลงในชองวางของ Parameter แรก และพิมพ ”คนไขใน หรือ คนไขนอก” ในชองวางของ Parameter ที่ 2

การกําหนด Parameter สําหรับการสืบคนขอมูล

การกําหนด Parameter สําหรับการสืบคนขอมูล ดังตัวอยางที่ 2 และ 3 จะตองพิมพขอมูลที่ตองการคนหาใหครบถวน ถาคน
จากเขตขอมูลชื่อ สถานภาพ หรือ กลุมคนไข ตองพิมพเต็ม เชน “กังวล สารกัณฑ” “โสด” “คนไขใน” จะพิมพยอ เชน
“ก” “กังวล” “สารก” ไมได อยางไรก็ตามโปรแกรมมีฟงกชันสําหรับตัดคําเพื่อความสะดวกในการคนหาขอมูล ดังตัวอยางตอไปนี้

Like & [โปรดชื่อ-นามสกุลที่ตองการคนหา]&”*”

คนหาชื่อบุคคลที่ลงทายดวยคําอะไรก็ได ระบุเพียงคําตน เชน “ก” “กัง” “กังว”

Like “*” & [โปรดระบุชื่อ-นามสกุลที่ตองการคนหา]

คนหาชื่อบุคคลที่ขึ้นตนดวยคําอะไรก็ได ระบุเพียงคําทาย เชน “ฑ” “กัณฑ” “สารกัณฑ”

Like “*” & [โปรดระบุชื่อ-นามสกุลที่ตองการคนหา] & “*”

คนหาชื่อจังหวัดที่ขึ้นตนและลงทายดวยคําอะไรก็ได ระบุเพียงคําที่มีอยูในขอความนั้นๆ หรือระบุเพียงอักษรสระเพียงตัวเดียวที่มีอยูในชื่อนั้นก็
ได ตัวอยางดังรูป

การระบุคําคนยอ สั้นมากๆ จะตองใชวิจารณญาณใหดี มิฉะนั้น ขอมูลที่คนไดจะมีมากมายจนเกินความตองการ หรือไม

ตรงกับความตองการ

ตัวอยางที่ 4 นี้เปนการกําหนด Parameter ที่ตองการคนหา

ขอมูลที่ระบุเพียงคําสั้นๆ และสอบถามเงื่อนไขแบบเลือกอยางใดอยางหนึ่ง
ใช Boolean logic OR
 Between [ระบุอายุที่ตองการคนหาตั้งแต อายุ] and [ถึงอายุ]

คนหาขอมูลตัวเลข โดยระบุชวงอายุที่ตองการ เชน คนหาผูปวยที่มีอายุ ระหวาง 20 ถึง 45 เปนตน

การแกไขแบบสอบถาม
- คลิ๊ก Query ที่ตองการแกไข จากนั้นคลิ๊กปุม Design บนเมนูของหนาตาง Database

- หรือเอาเมาสชี้ใหตรง Query ที่ตองการแกไข แลวคลิ๊กขวา เลือก Design View

การสรางเขตขอมูลจากการคํานวณ
- ขั้นตอนการสรางแบบสอบถามเหมือนเดิม โดยเพิ่มขึ้นในคอลัมนวางถัดไปในตาราง Query

เขตขอมูล เลขประจําตัว เงินเดือน รายไดอื่น รายไดรวม : [เงินเดือน]+[รายไดอื่น]

ตาราง เงินเดือน เงินเดือน เงินเดือน
เรียงลําดับ
แสดง    
เงื่อนไข
หรือ
 - พิมพชื่อเขตขอมูล (Field) ใหมและสูตรในการคํานวณ ตามรูปแบบตอไปนี้

ชื่อเขตขอมูลใหม : [เขตขอมูล] การคํานวณ

ตัวอยาง

รายไดรวม : [เงินเดือน]+[รายไดอื่น

การจัดรูปแบบตัวเลข
- Click เลือกเขตขอมูลที่ตองการ

- เลือก Properties จาก Menu View

- เลือกรูปแบบในชอง Format

การบันทึก Query
- เลือก Save จาก Menu File

- ตั้งชื่อ Query ควรตั้งชื่อใหสื่อความหมายที่กําหนดเงื่อนไขในการคนหา เวลาใชงานจะไดสะดวก

การสรางฟอรม

เนื้อหา (Content)
ความหมายของฟอรม

วิธีการสรางฟอรม

คําอธิบาย Navigator

การกําหนด Properties ของฟอรม

การจัดการเกี่ยวกับฟอรมตาง ๆ
 การสราง Command Button

การเปลี่ยน Format

ตัวอยางไฟลที่สรางฟอรม

เมื่อทําการสราง Table และ Query เปนที่เรียบรอยแลว สําหรับการทํางานในขั้นตอไป ก็คือนํา Table ไปใชงาน

อื่นๆ การนํา table ไปใชงานไดมีหลายวิธี วิธีหนึ่งที่จะนํา Table ไปใชไดแก การสราง Form จาก Table ที่ไดมีการสราง
เอาไวแลว

นอกจากนี้ สามารถสรางฟอรมจาก Query ที่กลาวไวแลว ในเรื่อง การสรางความสัมพันธ และ การสราง Query

ในเรื่องตอไปนี้จะกลาวถึงวิธีการตางๆ ที่เกี่ยวกับ Form อันไดแก ความหมายของ Form, วิธีการสราง Form, การ

แกไขเปลี่ยนแปลงใน Form, การจัดการเกี่ยวกับ Form ฯลฯ ตอนทายเรื่องนี้จะมี Link ไปยังตัวอยางไฟล

1. ความหมายของฟอรม
การสรางหนาตางหรือรูปแบบสําหรับการแสดงขอมูล การปอนขอมูล การแกไขเปลี่ยนแปลงขอมูล ใน Table บน
Database ที่ทํางานอยูโดยจะเปนในลักษณะขอมูล (Record) ตอ ขอมูล (Record) ซึ่ง Form ดังกลาวสามารถที่จะ
ทําการสรางขึ้นมาไดเองตามความตองการหรือจะใชเครื่องมือชวยในการสรางก็ได แตละวิธีจะมีวิธกี ารสรางแตกตางกันออกไป

ในแตละ Form จะสรางมาจาก Table หรือ Query เพียง 1 Table หรือ Query เทานั้น และในแตละ
Form ก็จะประกอบไปดวย Option ในการแสดงและการทํางานตางๆ กัน ทั้งนี้ขึ้นอยูกับวาการสราง Form นั้นๆ ใชเพื่ออะไร
ตองการใหมี Option อะไรอยูบน Form นั้นตองการที่จะใหประกอบไปดวย Option อะไรบาง สําหรับทําอะไร เพื่ออะไร
Form ที่ดีไมควรที่จะดูแลวรกมากเกินไป ไมใชวาตองการอะไรก็ใสลงไปใน Form ทั้งหมด ตองคํานึงถึงความเหมาะสม ความ
สวยงาม ไมเลอะเทอะ ดูแลวรูสึกวารกหูรกตาจนเกินไป

2. วิธีการสรางฟอรม
วิธีการออกแบบและสรางฟอรม ทําดังตอไปนี้

 คลิ๊กที่ Object Forms ตามรูป

 รูปที่ 1

 คลิ๊ก ที่ New จะไดหนาตาง New Form ตามรูปตอไปนี้

รูปที่ 2

 เลือกรูปแบบฟอรม เชน Autoform : Columnar เพื่อใหโปรแกรมสรางฟอรมเอง โดยอัตโนมัติ

 ระบุชื่อตารางในชอง Choose the table or query where the object’s data

comes from : แลวตอบ OK
  จากนั้นจะไดฟอรมตามรูปตอไปนี้ แลวใหปอนขอมูลจากฟอรมนี้ (ถายังไมไดพิมพ)

รูปที่ 3

ฟอรมที่ไดจะแสดงระเบียนแรก ถา
ตองการดูตอไปนี้ คลิ๊ก ปุมของ Navigator ดังนี้

รูปที่ 4 Navigator

รูปลูกศรซายมือ คลิ๊กแลวจะเปดระเบียนแรก

รูปลงศรถัดมา คลิ๊กแลวจะเปดระเบียนกอนหนานั้น

รูป ใหใสหมายเลขระเบียน จากนั้น Enter จะเปดระเบียนหมายเลขนั้น

รูปลูกศรขวา คลิ๊กแลวจะเปดระเบียนถัดไป

รูปลูกศรขวา คลิ๊กแลวจะเปดระเบียนสุดทาย

รูปลูกศรขวามือสุด จะเปนการกรอกขอมูลใหม
 หมายเลข แสดงจํานวนระเบียนทั้งหมด จากภาพแสดงวามีทั้งหมด 4 ระเบียน

 บันทึกฟอรม ใช Menu File > Save จากนั้นจะมีหนาตาง Save As ใหพิมพชื่อ ptform
จากนั้น คลิ๊ก OK แลวปดหนาตางของ Ptform

 การเรียนใช ptform ให คลิ๊ก ที่ ptform แลว คลิ๊ก Open ของหนาตาง Database (ดูตัวอยาง
ptform ในไฟล ptdatabase1.mdb)

3. การกําหนด Properties ของฟอรม

Properties คือ การกําหนดคุณสมบัติตางๆ ใหกับเครื่องมือที่ใชสําหรับสราง Form ซึ่งเครื่องมือแตละอยางจะมี
คุณสมบัติแตกตางกันไปดวย การเรียกหนาตางการกําหนดคุณสมบัติหรือ Properties นั้นทําใหโดยการกดปุมทางดานขวาของ
Mouse แลวเลือก Properties

คุณสมบัติที่ใหกําหนดมีมากมายหลายอยาง ทั้งนี้จะขึ้นอยูกับเครือ่ งมือใดจะมีคุณสมบัติใด คุณสมบัติที่ใชกัน

มากๆ ไดแก

ตารางที่ 1 การกําหนดคุณสมบัติของฟอรม

คุณสมบัติ การกําหนดคุณสมบัติ
After Update กําหนดการทํางานสําหรับการทํางานกับ Macro หรือ Event Procedure
Allow Editing กําหนดวาจะใหมีการแกไขเปลี่ยนแปลงขอมูลหรือไม
Allow กําหนดวาถามีการแกไขเปลี่ยนขอมูลแลวจะใหไปทําการแกไขขอมูลที่ Table
Updating
Auto Center กําหนดวาจะใหมีการจัดกึ่งกลางใหโดยอัตโนมัติหรือไม
Auto Resize กําหนดวาจะใหมีการ Resize โดยอัตโนมัติหรือไม
Back Color กําหนดสีของสวนที่เลือก
Back Style กําหนดรูปแบบของสวนที่เลือก
Before กําหนดการทํางานสําหรับการทํางานกับ Macro หรือ Event Procedure
Update
Border color กําหนดสีของเสนกรอบ
Border Line กําหนดรูปแบบของเสน
Style
Border Style กําหนดรูปแบบของเสนกรอบ
Border กําหนดความกวางของเสนกรอบ
Width
Can Grow กําหนดขนาดของสวนที่เลือกจะสามารถลดลงจากขนาดที่สรางเอาไวได ถาไมมีขอมูล
Can Shrink กําหนดขนาดของสวนที่เลือกจะสามารถเพิ่มขึ้นจากขนาดที่สรางเอาไวได ถาขอมูลมีขนาดใหญ
กวาสวนที่เลือก
Caption กําหนดขอความที่จะแสดงในสวนของ Title
Column กําหนดจํานวนของ Column ที่แสดง
Count
Column กําหนดขอความในสวนหัวของ Column ที่แสดง
Heads
Column กําหนดความกวางของ Column ที่แสดง
Widths
Control Box กําหนดวาจะใหมีการแสดงในสวนของ Control Box หรือไม
Control กําหนดแหลงขอมูลเพื่อเปนสวนควบคุม
Source
Decimal กําหนดจํานวนของจุดทศนิยมที่จะแสดง
Places
Default กําหนดคาเริ่มตน
Value
Default View กําหนด View ที่จะแสดงวาจะใหแสดงแบบประเภทใด
Display Type กําหนดประเภทของการแสดง
Display กําหนดใหแสดงเมื่อใด
When
Font ltalic กําหนดวาตัวอักษรที่แสดงจะเปนตัวเอียงหรือไม
Font Name กําหนดชื่อของตัวอักษรที่จะแสดง
Font Size กําหนดขนาดของตัวอักษรที่จะแสดง
Font กําหนดวาตองการใหมีการขีดเสนใตขอความหรือไม
Underline
Font Weight กําหนดน้ําหนักของตัวอักษรทีจ่ ะแสดง
Fore Color กําหนดสีของตัวอักษรที่จะแสดง
Format กําหนดรูปแบบการแสดงของขอมูลที่จะแสดง
Height กําหนดความสูง
Input Mask กําหนดรูปแบบการรับคาของขอมูล
Left กําหนดตําแหนงทางดานซาย
Link Child กําหนดเขตขอมูลที่ใชเชื่อมโยง
Fields
Link master กําหนดเขตขอมูลหลักที่จะใชเชื่อมโยง
Fields
List Rows กําหนดจํานวนแถวใน List ที่สรางวาจะแสดงกี่แถวใน List หนึ่ง
List Width กําหนดความกวางของ List
Locked กําหนดวาสวนที่เลือกนั้นๆ จะสามารถแกไขเปลี่ยนแปลงไดหรือไม
Max Button กําหนดวาจะใหมีการแสดงในสวนของ Max Button หรือไม
Min Button กําหนดวาจะใหมีการแสดงในสวนของ Min Button หรือไม
Name กําหนดชื่อของเครื่องมือในการสราง Form
Navigation กําหนดวาจะใหมีการแสดงในสวนของ Navigation Buttons หรือไม
Buttons
On Change กําหนดการทํางานสําหรับการทํางานกับ Macro หรือ Event Procedure
On Click กําหนดการทํางานสําหรับการทํางานกับ Macro หรือ Event Procedure
On Dbl click กําหนดการทํางานสําหรับการทํางานกับ Macro หรือ Event Procedure
On Enter กําหนดการทํางานสําหรับการทํางานกับ Macro หรือ Event Procedure
On Exit กําหนดการทํางานสําหรับการทํางานกับ Macro หรือ Event Procedure
On Got กําหนดการทํางานสําหรับการทํางานกับ Macro หรือ Event Procedure
Focus
On Key กําหนดการทํางานสําหรับการทํางานกับ Macro หรือ Event Procedure
Down
On Key กําหนดการทํางานสําหรับการทํางานกับ Macro หรือ Event Procedure
Press
On Key Up กําหนดการทํางานสําหรับการทํางานกับ Macro หรือ Event Procedure
On Lost กําหนดการทํางานสําหรับการทํางานกับ Macro หรือ Event Procedure
Focus
On Mouse กําหนดการทํางานสําหรับการทํางานกับ Macro หรือ Event Procedure
Down
On Mouse กําหนดการทํางานสําหรับการทํางานกับ Macro หรือ Event Procedure
Down
On Mouse กําหนดการทํางานสําหรับการทํางานกับ Macro หรือ Event Procedure
Up
Picture กําหนดแหลงหรือชื่อของรูปภาพที่จะใชกับ Form
Record กําหนดวาจะใหทําการ Lock ขอมูลใหมีการแกไขเปลี่ยนแปลงไดหรือไม
Locks
Record กําหนดวาจะใหมีการแสดงในสวนของ Record Selectors หรือไม
Selectors
Record กําหนดแหลงขอมูลวามาจาก Table หรือ Query ใด
Source
Row Source กําหนดแหลงขอมูลในแถวแตละแถว
Row Source กําหนดชนิดของแหลงขอมูลในแตละแถว
Type
Scroll Bars กําหนดวาตองการใหการแสดงสวนของ Scroll Bars บน Form หรือไม
Top กําหนดตําแหนงทางดานบนของสวนที่เลือก
Visible กําหนดวาจะใหมีการแสดงสวนทีเ่ ลือกหรือไม บน Form
Width กําหนดความกวางของสวนที่เลือก

4. การจัดการเกี่ยวกับฟอรมตาง ๆ ดังนี้
 การแสดง Form

- คลิ๊กชื่อฟอรม

- คลิ๊กเมนู View > Form View หรือจะใชคลิ๊กขวาก็ได โดยใชเมาสชี้ใหตรง Object : Form แลว
คลิ๊ก Open

 การแกไข Form

- คลิ๊ก ปุม Form design (ออกแบบ) หรือจะใชคลิ๊กขวา โดย ใชเมาสชี้ใหตรง Title bar ของ Form ที่
จะเปดแลวคลิ๊กขวาเลือก Form View

 การเพิ่มฟลด

- เลือก Field List จาก Menu View

- ลากชื่อ Field มาวาง ณ ตําแหนงที่ตองการในชอง Detail

- ปดหนาตางแสดงชื่อ Field

 การพิมพขอความ

- คลิ๊กในชอง Text Box หรือ Text Tool

- พิมพขอความ

 การจัด Font, Size, Style

- คลิ๊ก ขอความ หรือ ชื่อฟลดที่ตองการ

- เลือก font, Size, Style จาก Toolbar

 การกําหนดสีตัวอักษร, สีพื้น, สีกรอบ

- คลิ๊ก เลือกขอความ

- คลิ๊ก ICON ที่ตองการ เชน

Fore Color

Back Color

Border Color

- เลือกสีที่ตองการ

การสราง Command Button

- คลิ๊ก ปุม Command Button

- คลิ๊ก ตําแหนงที่ตองการบน Form

- เลือกชุดคําสั่งและคําสั่งที่ตอ งการ ดังแสดงในภาพและตัวอยางคําสั่ง ตอไปนี้

Record Navigation - Go to First Record

- Go to last Record

- Go to Next Record

- Go to Previous Record

Record Operations - Add New Record

- Delete Record

Form Operations - Close Form

- Open Form

- Print Form

Report Operations - Preview Report

- Print Report
 รูปที่
5 รูปที่ 6

- คลิ๊ก ปุม Next>

- เลือกแสดงขอความ หรือรูปภาพ ที่อธิบาย Button

- คลิ๊ก ปุม Finish

 การนําภาพมาไวใน Form

- คลิ๊ก ปุม Image (Icon กรอบวัตถุไมมีกรอบ) จาก Tool box

- วาดกรอบแสดงภาพ ณ ตําแหนงที่ตองการ

- เลือกชนิดของวัตถุ เชน จาก Microsoft Clip Gallery

- เลือกชื่อรูปภาพที่ตองการ

 การบันทึก Form

- เลือก Save จาก Menu file

- ตั้งชื่อ Form

 การแสดง Form Header/Footer

- เลือก Form Header/Footer จาก Menu View

- พิมพขอความที่ตองการใน Form Header/Footer

 การสราง Form Wizard

- คลิ๊ก เลือก Form

- คลิ๊ก ปุม New

- เลือก form Wizard

- เลือกชื่อ Table (เลือก Table ไดมากกวา 1 Table)

- เลือก Field ที่ตองการแสดงบน Form โดยคลิ๊ก > หรือ >>

- คลิ๊ก ปุม Next>

- เลือกลักษณะการแสดงที่ตองการ

- คลิ๊ก ปุม Next>

- พิมพชื่อ (Title) ของ Form

- คลิ๊ก ปุม Finish

 การสราง AutoForm แบบตางๆ

- คลิ๊ก เลือก Form

- คลิ๊ก ปุม New

- เลือก AutoForm

Columnar
 Tabular

Datasheet

- เลือกชื่อ Table

การเปลี่ยน Format
- เลือกฟอรมที่ตองการและเลือกปุมการออกแบบ (Design บนหนาตาง Database)

- เลือก AutoFormat จาก Menu Format

- เลือกลักษณะที่ตองการจากรายการ ตามตัวอยางในภาพตอไปนี้

รูปที่ 7

 การสราง Chart Wizard

- คลิ๊ก เลือก Form

- คลิ๊ก ปุม New

- เลือก Chart Wizard

- เลือกชื่อ Table
 - เลือก Field ที่ตองการทํากราฟ เชน อายุ

- Click>

- คลิ๊ก ปุม New>

- เลือกชนิดของกราฟที่ตองการ

- คลิ๊ก ปุม Next>

- พิมพ Title

- คลิ๊ก ปุม Finish

การสรางรายงาน (Report)

เนื้อหา (Content)
วิธีการสรางรายงาน

การพิมพรายงาน

ไฟลตัวอยาง

การสราง Report นี้เปนสวนหนึ่งที่สําคัญของฐานขอมูล เพราะในบางครั้งเราจําเปนที่จะตองทําหลักฐานเก็บไวในลักษณะของ

เอกสาร หรืออาจจะเปนการนําเสนอเพื่อรายงานใหกับหัวหนางาน เปนตน การสรางรายงานนี้มีไฟลตัวอยางไวในโฟลเดอร report ชื่อไฟล
Report.mdb

วิธีการสรางรายงาน
สําหรับขั้นตอนแรกที่ออกรายงานนั้นทานตองทําการตรวจสอบกอนวาขอมูลที่ตองการนํามา สรางเปนรายงานนั้นอยูที่ตารางใดบาง
และมีตารางใดบางที่เกี่ยวของ จะออกแบบ(Desing)รายงานใหมีรูปแบบอยางใด จําเปนตองสราง Query จากตารางที่มีขอมูลหรือไม สมมติเชน ถา
เราตองการสรางรายงานเพื่อที่จะพิมพใบสั่งสินคาดังรูปที่ 1

ใบสั่งซื้อ
รหัสใบสั่งซื้อ 1 ผูสั่งซื้อ สิทธิศักดิ์
วันที่สั่งซื้อ 1 April 2002
สินคา จํานวน ราคา จํานวนเงิน
Mouse 2 150 300.00
 Disk 1 96 96.00
CD ROM 3000 3 9,000.00
รวมเงิน 9396.00 บาท

รูปที่ 1

จากรูปที่ 1 จะเปนตัวอยางรายงาน ถาตองการออกรายงานดังรูปเราจะตองมาดูวาเราจะใชฟลดไหนบางในรายงาน ซึ่งผูเขียนจะ

สรุปใหเปนตารางดังตอไปนี้ คือ

ฟลดที่ ตารางที่ฟลดนั้นเก็บอยู

แสดง
รหัสใบสั่งซื้อ Orders

ชื่อผูซื้อ Customer

วันที่สั่งซื้อ Orders

ชื่อสินคาที่สั่งซื้อ Product

OrderDetail
จํานวนที่สั่ง
Product
ราคาตอหนวย
ไมมีในตารางใด แตจะใชจํานวนที่สั่งซื้อคูณกับราคาสินคา
จํานวนเงิน
ไมมีในตารางใด แตจะนําจํานวนเงินที่สั่งซื้อสินคาแตละอยางมาคูณกัน
รวมเงิน

ตารางที่ 1

จากตารางที่ 1 เราจะสังเกตเห็นวาขอมูลที่เราตองการนํามาออกใบสั่งซื้อจะประกอบไปดวยฟลดตาง ๆ ซึ่งอยูในทุก ๆ ตาราง

ดังนั้น เราจึงมีความจําเปนตองสราง Query ขึ้นมาเพื่อที่จะเลือกฟลดตาง ๆ เหลานั้นมาทําเปนใบสั่งซื้อ ดังรูปที่ 2
 รูปที่ 2

จากรูปที่ 1 ใหสังเกตดูในคอลัมนสุดทาย (คอลัมนจํานวนเงิน) จะเปนการนําจํานวนที่สั่งซื้อกับราคาสินคามาคูณกัน ซึ่งจะ

เทากับจํานวนเงินที่สั่งซื้อนั่นเอง (ตรงนี้เราจะใชหลักการคํานวณใน Query) เมื่อสราง Query เสร็จเรียบรอยแลวให Save ลงในชื่อ
qryReport จากนั้นเราก็จะนํา Query ที่เราสรางขึ้นมาไปสรางเปน Report โดยการ Click ที่ Report แลว Click ที่
หมายเลข  แลว Click ที่หมายเลข  จากรูปที่ 3 แลวจะไดดังรูปที่ 4




รูปที่ 3


 

รูปที่ 4

¶ รูปแบบของรายงานที่จะสราง

· ชื่อ Query หรือ Table ที่จะนํามาสรางเปน Report

จากรูปที่ 4 ให Click ที่ “ตัวชวยสรางรายงาน (Report Wizard)” และเลือก Query ที่เราสรางขึ้นดังรูป
ที่ 2 แลวตอบ “ตกลง (OK)” จะไดดังรูปที่ 5




 รูปที่ 5

¶ ชื่อ Query หรือ Table ที่ตองการนําไปสรางเปน Report ใหตรวจสอบเพื่อความถูกตอง

· ชื่อฟลดที่มีใน Query หรือ Table ที่เลือกมาในหลายเลข ¶

¸ ชื่อฟลดที่จะเลือกเขามาทําเปน Report

จากรูปที่ 5 ใหเลือกทุก ๆ ฟลดที่จะนํามาทํา Report แลว Click ที่ปุม “ถัดไป> (Next)” จะไดดังรูปที่ 6
 รูปที่ 6

จากรูปที่ 6 ใหเลือกฟลดที่จะมาจัดเปนกลุม แตสําหรับการออกรายการสั่งซื้อของเราไมจําเปนตองมีการแบงกลุม ดังนั้น ใน

ขั้นตอนนี้เราจึง Click ที่ปุม “ถัดไป > (Next)” แลว จะไดดังรูปที่ 7

รูปที่ 7
 จากรูปที่ 7 ถาหากตองการเรียงลําดับการแสดงผลของขอมูลในรายงานก็สามารถเลือกได เชน ถาตองการใหเรียงลําดับตามชื่อ
สินคาก็ใหเลือก Product.Name แตสําหรับตัวอยางนี้เราไมมีการเรียงลําดับ จากนั้นให Click ที่ “ถัดไป > (Next)” จะไดดังรูปที่ 8

รูปที่ 8

จากรูปที่ 8 ใหเลือกรูปแบบการในการเรียงฟลดที่จะแสดงผลในรายงานจาก “เคาโครง (LayOut)” และใหเลือกแนวการ

พิมพบนกระดาษจากรายการเลือกของ “การวางแนว (Orientation)” จากนั้นให Click ที่ปุม “ถัดไป > (Next)” แลวจะไดดังรูปที่ 9
 รูปที่ 9

จากรูปที่ 9 ใหเลือกรูปแบบของรายงานที่ตองการแลว Click ที่ปุม “ถัดไป > (Next)” แลวจะไดดังรูปที่ 10

รูปที่ 10

 “แสดงตัวอยางรายงาน (Preview the report)” ใหแสดงรายงานทันทีเรา Click ที่ปุม Finish

 “ปรับเปลี่ยนการออกแบบรายงาน (Modify the report’s design)” ใหแสดง Report ใน Design

Mode

 “แสดงวิธีใชในขณะที่ทํางานกับรายงานหรือไม (Display Help on working with report ?)” ถาหาก

เลือกรายงานนี้จะเปด Help File ใน Report เมื่อเรียกใชงาน

จากรูปที่ 10 ใหพิมพขอความที่จะทําเปน Report Title และ Report Title นี้จะหมายถึงชื่อของรายงานดวย

ดังนั้น ถาหากเราตองการเปลี่ยนชื่อของรายงานที่เราสรางขึ้น ก็สามารถทําไดโดย Click Mouse ปุมขวาที่ชื่อของรายงานที่ตองการเปลี่ยนชื่อแลวให
เลือก Rename แลวพิมพชื่อรายงานใหมลงไปไดเลย (ในตัวอยางจะเปลี่ยนชื่อเปน repReport)

เมื่อไดรายงานที่ออกแบบมาใหแลวขั้นตอนตอไปก็คือ การปรับแตงรายงานใหเหมาะสมดังรูปที่ 11
 รูปที่ 11

จากรูปที่ 11 ดูที่ฟลด “=SUM ([จํานวนเงิน])” ฟลดนี้จะเปนยอดเงินรวมของรายการสั่งซื้อแตละใบ ทําไดโดยการ

ใช Mouse ลาก Text Box ใน Toolbox มาวางลงใน Report จากนั้นใหพิมพคําสั่งการคํานวณลงในชอง Control
Source ดังรูปที่ 12

รูปที่ 12

จากรูปที่ 12 “=SUM ([จํานวนเงิน])” หมายถึง การเรียกใช Function Sum เพื่อคํานวณหายอดเงินรวมใน

ใบสั่งซื้อแตละใบ
 การสรางรายงานจําเปนหรือไมที่จะตองสราง Query ? ถาหากวามีสิ่งที่เราตองการอยูในตารางเดียวก็ไมมีความจําเปนที่จะตองสราง
Query แตถาหากวาสิ่งที่จะตองใชในการออกรายงานนั้นอยูในหลายตาราง เราก็จําเปนจะตองสราง Query

การพิมพรายงาน
เมื่อไดปอนรายละเอียดตาง ๆ ลงในใบสั่งซื้อแลวเราจะใหผูใช Click ที่ปุมพิมพเพื่อพิมพใบสั่งซื้อออกไปที่เครื่องพิมพ แตกอนที่
จะสั่งพิมพเราตองไปออกแบบรายงานใหมีหนาตาเหมือนกับใบสั่งซื้อที่เราไดออกแบบเก็บไวแลวในชื่อ qryReport แตการที่จะเรียกใชรายงานที่เราได
ออกแบบไวอยางถูกวิธีนั้นเราตองสรางปุมขึ้นมาเพื่อใหผูใชไดทราบ

รูปที่ 13

ดังจะเห็นไดจากรูปที่ 13 ซึ่งเปนรูปเครื่องพิมพ การสรางปุมที่เปนรูปเครื่องพิมพแบบนั้นเราจะใช Command Button จาก Toolbox ซึ่ง

ขั้นตอนในการสรางเราจะเริ่มจากการเปดฟอรมหลัก (frmOrderMain) ของใบสั่งซื้อในโหมดของการออกแบบ (Design Mode) โดยการ
Click ที่ปุม “ออกแบบ” จากนั้นให Click ที่ Command Button ใน Toolbox แลว Drag Mouse ลงในฟอรมหลักแลว
ทําตามขั้นตอนของ Wizard ตอไปนี้

ขั้นที่ 1 ให Click ที่ Report Operation และ Print Report แลว Click ที่ปุม “ถัดไป > (Next)” ดัง
รูปที่ 14
 รูปที่ 14

จากรูปที่ 14 การเลือกประเภท (Categories) ตาง ๆ จะมี Action ดังตอไปนี้

1. Record Navigation

- Find Next ใชในการคนหา Record ตอไป

- Find First ใชในการคนหา Record แรก ที่ตรงตามเงื่อนไข

- Go to First Record ยายไปที่ Record แรก

- Go to Last Record ยายไปที่ Record สุดทาย

- Go to Next Record ไป Record ตอไป

- Go to Previous Record ถอยหลังไป 1 Record

2. Record Operations

- Add New Record เพิ่ม Record ใหม

- Delete Record ลบ Record ปจจุบัน

- Duplicate Record เพิ่ม Record เขามาใหมโดยใหมีขอมูลเหมือนกับ Record กอนหนา

- Print Record พิมพ Record

 - Save Record จัดเก็บ Record ที่กําลังแสดงลงในฐานขอมูล

- Undo Record ยกเลิกการกระทํากับ Record ครั้งหลังสุด

3. Form Operation

- Apply Form Filter ใชในการเลือกกลุมขอมูลขึ้นมาแสดงบน Form

- Close Form ใชปด Form ที่ตองการ

- Edit Form Filter ใชในการแกไข Form Filter

- Open Form ใชในการเปด Form

- Open Page ใชในการเปด Page ขึ้นมาแสดงผล

- Print A Form ใชในการพิมพ Form

- Print Current Form ใชในการพิมพ Form ที่กําลังแสดงอยู

- Refresh Form Data ใชในการปรับปรุงขอมูลที่ไดทําการแกไขครั้งลาสุดใหบันทึกลงในฐานขอมูล

4. Report Operation

- Mail Report ใชในการสง Report ออกไปทางจดหมายอิเล็กทรอนิกส (E - Mail)

- Preview Report พิมพรายงานออกไปที่ออกรูป

- Print Report พิมพรายงานออกไปที่เครื่องพิมพ

- Send Report to File พิมพรายงานออกไปที่แฟมขอมูล

5. Application

- Quit Application ใชออกจาก Microsoft Access

- Run Application ใชในการเรียก Application อื่นขึ้นมาทํางาน

- Run MS Word ใชในการเรียก Microsoft Word ขึ้นมาทํางาน

- Run MS Excel ใชในการเรียก Microsoft Excel ขึ้นมาทํางาน

- Run NotePad ใชในการเรียก NotePad ขึ้นมาทํางาน

 6. Miscellaneous

- Auto Dialer ใชในการหมุนโทรศัพท

- Print Table ใชในการพิมพตาราง

- Run Macro ใชในการเรียกใชงาน Macro

- Run Query ใชในการเรียกใชงาน Query

ขั้นที่ 2 Click ที่ชื่อ Report ที่ตองการพิมพในรูปที่ 15 แลว Click ที่ปุม “ถัดไป > (Next)“ แลวจะไดดังรูป
ที่ 16

รูปที่ 15



 รูปที่ 16

¶ ถาเลือกที่ “ขอความ (Text)” จะเปนการแสดงขอความบน Command Button โดยพิมพขอความลงในชองนี้

· รายชื่อรูปรูปที่ตองการแสดงบน Command Button ถาตองการใชรูปอื่นที่นอกเหนือจากที่มีมาให ให Click ที่ปุม

“เรียกดู (Browse)”

ขั้นที่ 3 Click ที่ Printer แลว Click ที่ “เสร็จสิ้น (Finish)” (ถาตองการที่จะเปลี่ยนรูปหรือใหแสดงเปน
ขอความแทนให Click ที่ปุม “ถัดไป (Next)”) ก็เปนอันสรางเสร็จเรียบรอย จากนั้นใหปดฟอรมใบสั่งซื้อ แลว Double Click ที่ชื่อฟอรม
ใบสั่งซื้อเพื่อเปดฟอรมในการรับขอมูล หรือจะ Click ที่ชื่อฟอรมแลว Click ที่ปุม “เปด (Open)” ก็ได เมื่อเลือกรายการสั่งซื้อแลวใหไดดังรูป
ที่ 13 แลวให Click ที่ปุมพิมพที่สรางขึ้นเพื่อพิมพขอมูลออกไปที่เครื่องพิมพ แตปญหามันอยูที่วา ขอมูลที่สั่งพิมพออกมานั้นไมถูกตองเพราะการพิมพ
จะพิมพรายการสั่งซื้อออกมาทั้งหมด วิธีแกไขก็คือ ใหเปดฟอรมในการรับรายการสั่งซื้อในโหมดของการออกแบบ (Design Mode) อีกครั้งหนึ่ง
จากนั้นให Click ที่ปุมพิมพใบสั่งซื้อที่สรางขึ้น แลวมา Click ที่ Event On Click จาก Properties (ถาหากมองไม
เห็น Properties ให Click ที่เมนู “มุมมอง (View)” แลวเลือก “คุณสมบัติ (Properties)”) ดังรูปที่ 17
 รูปที่ 17

เมื่อ Click ที่ตําแหนง ... ขาง Combo Box ของ On Click ในรูปที่ 17 จากนั้นเลือก Code แลวจะเขาสูจอภาพ
ของ Visual Basic Editor ไดขอความดังตอไปนี้ และขอความที่เห็นนี้เรียกวา Access Basic ซึ่งเปน Code ที่ Access สรางขึ้นมา
เพื่อใชในการพิมพรายงาน

Sub Command 12_Click()

On Error Go To Err_Command12_Click

Dim stDocName As String

StDocName = “repReport”

DoCmd.OpenReport stDocName, acNormal,,

“[OrderID]=forms![frmOrderMain].[OrderID]”

Exit_Command12_Click:

Exit Sub

Err_Command12_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_Command12_Click

End Sub

“[OrderID]=forms![frmOrderMain].[OrderID]” คือสวนที่จะตองพิมพเพิ่มเพื่อใหการพิมพรายงานได
ถูกตอง และขอความนี้มีความหมายวาเลือกเอา OrderID ที่ตรงกันกับ OrderID ที่กําลังเลือกอยูในฟอรม frmOrderMain สําหรับปุมที่
เปนรูปลูกศรชี้ไปที่ประตูนั้นจะเปนปุมในการปดฟอรมใหทําเหมือนกับปุมพิมพ และใหเลือก Form Operation จาก “ประเภท Categories)”
และเลือก Close From จาก Actions แทน ทดลองทํานะครับ

การกําหนด Form แรก

ใหทํางานเมื่อไฟลฐานขอมูลถูกเรียกใชงาน

เปนการกําหนด Form ที่สรางขึ้น ปรากฎแทนที่จอภาพของ Database ซึ่งจะตองกําหนดให

โปรแกรม Microsoft Access ทราบวา Form ใด ที่ทําหนาที่ Form แรกเมื่อไฟลฐานขอมูลถูกเรียกใชงาน

วิธีการกําหนด มีดังนี้
1. เลือก Tools > Startup ตามลําดับ

2. จะปรากฎจอภาพดังรูป

3. กําหนด Form ที่จะทําหนาทีเป

่ น Form เริ่มตนในการทํางาน โดยกําหนดในชอง Display
Form/Page: ดังรูป

4. เลือก Form ชื่อ Title และ ปลด Check Box ตามตัวอยาง

5. คลิ๊กที่ปุม OK

6. ปดไฟลฐานขอมูล

7. เปดไฟลฐานขอมูลใหมอีกครั้งหนึ่ง จะปรากฎ Form “title” บนจอภาพทันที โดยจะไมปรากฎ

จอภาพของ Database อีกดวย (เนื่องจากปลด Display Database Window ออก)

8. ในกรณีที่เปดไมใช Startup ดังกลาว .ใหกดแปน Shift คางไวขณะที่เปดไฟลฐานขอมูล

การสรางเมนู(Menu)ใหกับฟอรม(Form)

1. เลือก View>Toolbar>Customize ตามลําดับ

2. คลิ๊กที่ปุม New จะปรากฎกรอบโตตอบ สําหรับกําหนดชื่อใหกับ Toolbar ที่

ตองการสรางขึ้น

3. กําหนดชื่อ ในชอง Toolbar name :

4. คลิ๊กที่ปุม OK จะปรากฎตัวของ Toolbar ที่กําหนดขึ้นใหมบนจอภาพ ตามชื่อของ

Toolbar ที่กําหนด
5. คลิ๊ก Tab : Commands เลือก Built-in Menu ในชอง Categories

6. ลากเมนู File ในชอง Commands มาวางไวบนแถบเมนูที่สรางขึ้น ดังรูป

7. คลิ๊ก Tab : Toolbars และเลือก “Custom2” ในชอง Toolbars จากนั้นคลิ๊กปุม Properties จาก
ปรากฎจอภาพดังรูป

8. เปลี่ยนประเภทของ Toolbar ในชอง Type จาก Toolbar เปน Menu Bar ดังรูป
9. คลิ๊กปุม Close

10.คลิ๊กที่ปุม Close อีกครั้ง แลวเปด Form ใหม ใน Mode Design

11.กําหนดชื่อของเมนูที่สรางขึ้นใน Property “Menu Bar” ของ Form ในที่นี้ก็คือ ใสชื่อ Custom2

12.บันทึกแลว Open Form จะสังเกตเห็นเมนูที่สรางขึ้นบนจอภาพแทน Menu ของ Microsoft

Access

การสรางแถบเครื่องมือ(Toolbar)ใหกับฟอรม(Form)

1. เลือก View>Toolbar>Customize ตามลําดับ

2. คลิ๊กที่ปุม New จะปรากฎกรอบโตตอบ สําหรับกําหนดชื่อใหกับ Toolbar ที่
ตองการสรางขึ้น

3. กําหนดชื่อ ในชอง Toolbar name :

4. คลิ๊กที่ปุม OK จะปรากฎตัวของ Toolbar ที่กําหนดขึ้นใหมบนจอภาพ ตามชื่อของ

Toolbar ที่กําหนด
5. คลิ๊ก Tab ชื่อ Commands

6. เลือก Categories แลว ลาก Icon ของ Commands: ไปไวยัง Toolbar ที่สรางขึ้น

7. เลือกเสร็จแลว คลิ๊กปุม Close

8. เปด Form ใหม แลวกําหนดชือ

่ ของ Toolbar ที่สรางขึ้นใน Property “Toolbar”
ของ Form
9. บันทึกแลวทําการเปด Form จะสังเกตเห็น Toolbar ที่สรางขึ้นแทน Toolbar ของ
Microsoft Access

10. หากตองการให Toolbar ที่สรางขึ้นปรากฎที่ใดก็ได เชน ปรากฎที่ใต Title Bar

ของ Form ใหลาก Toolbar นั้นไปวางยังตําแหนงที่ใต Title Bar เปนตน