SISTEM PENGURUSAN FAIL UNIT BIMBINGAN & KAUNSELING SEKOLAH-SEKOLAH NEGERI SELANGOR

1. PENDAHULUAN Sistem Fail adalah sebahagian daripada Pengurusan Rekod yang melibatkan urusan penyusunan dan penyimpanan mengikut klasifikasi rekod supaya mudah dikesan dan diperoleh dengan cepat apabila dikehendaki. Setiap organisasi sama ada berbentuk perniagaan atau profesional, kecil atau besar adalah memerlukan penyimpanan rekod yang baik untuk rujukan di kemudian hari. Faktorfaktor penting mengenai produk, data statistik, maklumat mengenai pekerja dan klien boleh didapatkan melalui fail-fail yang disimpan secara sistematik. 2. APAKAH SISTEM FAIL Satu proses klasifikasi penyusunan dan penyimpanan rekod supaya ianya dapat diperoleh dengan segera apabila dikehendaki. Pengetahuan yang mendalam mengenai Sistem Fail adalah penting kepada seseorang kakitangan untuk kecekapan sesuatu jabatan. Seorang Pengurus pula hendaklah sentiasa mengetahui teknik penyimpanan fail, rekod-rekod pentadbiran dan juga perlu menentukan apakah sistem penyimpanan rekod yang pautu diamalkan, peralatan yang patut diberi dan personal yang dikehendaki bagi menyelenggarakan sistem fail. 3. LATAR BELAKANG SISTEM FAIL DI SEKOLAH-SEKOLAH 3.1 Setiap sekolah mempunyai sistem fail sendiri. Ianya berbeza di antara sebuah sekolah dengan yang lain. Di antara kelainan-kelainan ini adalah seperti berikut:o Cara mengelaskan tajuk-tajuk besar dan pecahan tajuk kecil. o Nombor fail untuk satu-satu perkara (tajuk) berbeza di antara sekolah. o Perkara-perkara yang boleh digolongkan dalam satu tajuk besar diasingkan dan kesannya jadi bercampur aduk. o Kulit fail dan cara penulisan fail berbeza. Kulit fail mungkin daripada fail tegak, lipat, spring dan sebagainya. o Sukar hendak mengesan / mencari satu-satu fail.
o

Adalah kecenderungan menambah nombor fail baru kepada nombor yang telah ada. Ini dibuat jika timbul sesuatu perkara / tajuk baru. Contohnya jika sesebuah sekolah mempunyai 100 buah fail, ianya akan menambah kepada nombor 101, 102 dan seterusnya tanpa mengambil kira tajuk / perkara tersebut.
1

Unit Bimbingan dan Kaunseling SMK Tinggi Klang ________________________

Dengan ringkasnya tiada sistem yang tersusun mengikut prinsip-prinsip sistem memfail. 3.2 Memandangkan adanya ketidakseragaman dan sistem fail yang kurang memuaskan ianya boleh menimbulkan banyak masalah. Di antaranya:o Penyimpanan rekod yang kurang kemas / teratur. o Sukar hendak mencari fail. Terpaksa membaca dari Daftar Fail.
o

Pengetua / Guru Besar atau Pembantu Tadbir atau Guru Bimbingan dan Kaunseling baru terpaksa mengambil masa untuk memahami sistem / nombor fail sesebuah sekolah. Proses ini berulang jika berlaku pertukaran Pengetua / Guru Besar atau Pembantu Tadbir atau Guru Bimbingan dan Kaunseling di sekolah baru.

3.3 Salah satu daripada cara bagi melicinkan Pentadbiran Sekolah ialah dengan mewujudkan suatu sistem fail yang baik dan seragam. 4. PRINSIP-PRINSIP SISTEM FAIL 4.1 Fail berkulit nipis lebih baik dari fail berkulit tebal kerana menjimatkan ruang. 4.2 Mudah disediakan dan disimpan 4.3 Murah dan mudah didapati 4.4 Cara yang mudah diperluas dan dipakai berterusan (aktif). 4.5 Rekod mudah dicari bila diperlukan tanpa membuang masa yang banyak. 4.6 Beri tanda bila dikeluarkan 4.7 Pengedaran fail bersistem 5. MAKLUMAT SISTEM FAIL 5.1 Memberi fail yang betul. 5.2 Tepat kepada orang yang memerlukan. 5.3 Tepat pada masa yang ditetapkan 5.4 Kos yang terendah 5.5 Menyampaikan maklumat apabila diperlukan oleh pelanggan

Unit Bimbingan dan Kaunseling SMK Tinggi Klang ________________________

6. KEPERLUAN TERHADAP SISTEM FAIL YANG BAIK 6.1 Kepadatan 6.2 Asesibiliti 6.3 Ekonomi 6.4 Keenjalan 6.5 Lokasi - seboleh-bolehnya menggunakan ruang yang minima. - mudah untuk dirujuk. - menentukan sistem penyimpanan fail adalah dengan kos yang minima - hendaklah maksud pembesaran ruang di masa hadapan

- hendaklah diletakkan di tempat yang mudah dan segera diperoleh tanpa berlengah. 6.6 Rujukan Silang- supaya memberi kemudahan dalam mengesan lain-lain dokumen yang berkaitan atau rekod dapat dicari di bawah berbagai tajuk. 6.7 Rentention 6.8 Klasifikasi bagi memperolehkan fail-fail yang tidak lagi aktif dipindahkan untuk memberi kemudahan di dalam membuat rujukan.

7. PENGELASAN SISTEM FAIL 7.1 Memberi tajuk fail:

01 - Kurikulum 02 - Kokurikulum 03 - Hal Ehwal Murid 04 Perjawatan

&

Perkhidmatan Kakitangan

05 - Kewangan dan Akaun 06 - Pentadbiran Am Sekolah 07 Perhubungan 08 - Kemudahan Fizikal 09 - Asrama 10 - Audit

Masyarakat
7.2

Mengkelas dan memberi kod kepada fail Fail hendaklah dikelaskan dan diberi nombor Kod yang sesuai. Fail boleh disusun mengikut tajuk - besar atau Level Pertama. Tiap-tiap satu level pertama dipecahkan kepada perkara / tajuk kecil (Level Kedua) dan seterusnya tajuk-tajuk level Kedua dipecahkan lagi kepada tajuk-tajuk lebih kecil / aktiviti (Level Ketiga).

Unit Bimbingan dan Kaunseling SMK Tinggi Klang ________________________

Contoh: Tajuk Besar Perkara Aktiviti Kod Fail: 01 / 01 / 01 Tajuk Besar Perkara Aktiviti 7 PENDAFTARAN, PENGELUARAN DAN PENYEMAKAN 7.2 Definisi Pendaftaran: Satu cara merekod segala fail-fail yang telah dibuka dengan sistematik. 7.3 Jenis Pendaftaran Fail: A) SISTEM DOKET i. Sistem ini ialah satu sistem yang menunjukkan pergerakan fail yang mudah dikesan. ii. Sistem ini merupakan satu pendaftaran berpusat (Central Registry), dengan menggunakan borang Am 89A tiap-tiap pergerakan fail hendaklah melalui pusat pendaftaran untuk didaftar pergerakannya dengan menggunakan borang Am 89. Tiap-tiap fail hendaklah dicatat pergerakannya. iii. Am 89 (Doket Paharasat Bilangan Pergerakan) dan Am 89A (Doket Paharasat Abjad Pendaftaran) ini boleh dibeli dari Jabatan Cetak atau kedai-kedai. Sistem doket diamalkan oleh agensi-agensi kerajaan. iv. Apabila sebuah fail perlu diedarkan, fail itu hendaklah direkodkan dalam doket Am 89 senarai fail dan dituliskan di muka fail kepada sesiapa fail itu diedarkan seterusnya pegawai berkenaan akan membuat catatan selanjutnya hingga selesai dan fail itu dikembalikan kepada pegawai menjaga fail. Butir pengedaran, nama pegawai, tarikh dikeluarkan & tarikh dikembalikan. v. Fail-fail boleh hilang dalam masa diedarkan. Satu sistem hendaklah ditentukan sama ada fail dihantar semula ke pegawai lain atau menyediakan borang perjalanan fail. Kurikulum Peperiksaan PMR 01 01 01

Unit Bimbingan dan Kaunseling SMK Tinggi Klang ________________________

vi. Pengedaran fail yang mempunyai pengelasan keselamatan hendaklah dibuat terus daripada pegawai menjaga fail kepada pegawai berkenaan. Kalau melalui PAR, fail-fail itu hendaklah dimasukkan ke dalam sampul surat dan dilakri seal sebelum diedarkan.
vii.

Bagi fail SDF satu buku senarai fail hendaklah disediakan. Maklumatmaklumat mengenai Nombor Fail, tarikh dikeluarkan dan tarikh untuk dikembalikan dimuatkan dalam catatan dalam buku Rekod SDF.

B) SISTEM KAD C) SISTEM BUKU D) SISTEM KOMPUTER 8.3 Organisasi Besar Di peringkat sekolah kita boleh menggunakan tiga (3) sistem, iaitu Sistem Kad, Sistem Buku atau sistem Komputer. Sistem Kad adalah lebih sesuai dan digalakan kerana sistem ini adalah yang terbaik dan digunakan di kebanyakkan sekolah pada masa ini. Dalam sistem kad, kita hanya menggunakan tiga (3) perkara penting yang perlu dicatat dalam kad tersebut. a) Nombor Rujukan b) Tajuk c) Tarikh dibuka

8 PERKARA-PERKARA LAIN DALAM FAIL 8.2 Sampul Kecil: Satu fail sementara dibuka kerana fail asalnya tidak ditemui. Fail ini mengandungi satu tajuk sahaja. Bila sudah digunakan ianya hendaklah ditutup dan dimasukkan ke dalam fail besar. Fail ini tidak aktif. 8.3 Kertas Minit: Tiap-tiap fail perlu disediakan kertas minit dan salinan surat-surat yang dihantar dan dimasukkan surat-surat berkenaan dengan memberi nombor rujukan (enclosure number). Surat-surat yang dimasukkan ke dalam fail hendaklah direkod pada kertas minit. Hanya Borang Am 6 hendaklah digunakan. Bila memerlukan fail hendaklah ditentukan borang Am 6 (Kertas Minit) disematkan di sebelah kiri fail bagi tujuan merekod keluar masuk surat menyurat. Bila mencatat tentukan:
Unit Bimbingan dan Kaunseling SMK Tinggi Klang ________________________

Kandungan masuk Kandungan keluar 5 5 6 5

dakwat MERAH dakwat BIRU / HITAM

Contoh: i)
Tarikh Surat Diterima: 23/7/2006Daripada : SMK Taman Anggerik Desa, Kajang. Tarikh Surat Dikandung Dalam Fail : 23/7/2006 Ruj. No. SMKTAD/ 03/03/03/07 (23) Tindakan : Encik Khamsani Kassim Kaunselor Pelajar Surat Bertarikh : 23/7/2006 Kepada : Jabatan Perpaduan Negara & Intergrasi Nasional Tarikh Surat Dihantar: 23/7/2006 Ruj. No. SMKTK/ 03/03/03/07 (6)

ii) iii)

Nombor turutan hendaklah ditulis di sebelah kiri dalam garisan dan dibulatkan. iv) Pada surat yang dikandungkan hendaklah ditulis nombor bilangan kandungan surat di sudut atas sebelah kanan seperti nombor urutan yang telah tercatat atau nombor turutan berikutnya bagi surat masuk dan dibulatkan nombor itu.

9 ARAHAN PENUTUPAN FAIL 9.2 Fail hendaklah ditutup apabila mengandungi 100 kandungan atau bila difikirkan terlalu tebal. 9.3 Setelah fail itu penuh catatkan bilangan jilid pada nombor rujukannya, buka fail lain dengan menggunakan jilid 2 dan nombor yang sama digunakan. Hanya bilangan kandungan dimulakan dengan baru (mula dari 1)
9.4

Fail yang memerlukan tindakan segera, maka tanda-tanda bercetak yang menunjukkan jenis tindakan perlu disematkan pada kulit fail. Misalnya Tindakan Serta Merta (AM 99) atau Segera (Am 99B).

10 PERINGKAT KESELAMATAN FAIL Ketua Pejabat hendaklah menentukan fail-fail tertentu diberi peringkat keselamatan. Fail-fail itu boleh diberikan kepada jenis-jenis di bawah: Jenis RAHSIA BESAR RAHSIA SULIT Untuk Keselamatan Negara Tender Laporan Salah Laku Warna Kuning Berpalang, Merah depan & belakang Merah Jambu Berpalang depan & belakang Hijau

Unit Bimbingan dan Kaunseling SMK Tinggi Klang ________________________

TERHAD BIASA

Fail Peribadi Terbuka / Harian

Putih Putih

11 PENGELASAN DAN KOD FAIL UNIT BIMBINGAN & KAUNSELING Berikut adalah penerangan kepada pengelasan dan kod fail untuk Unit Bimbingan dan Kaunseling: Perkara 11.1 Singkatan Nama Sekolah 11.2 Tajuk Besar 11.3 Perkara 11.4 Bidang Hal Ehwal Pelajar Bimbingan & Kaunseling Pengurusan & Pentadbiran Perkhidmatan & Sesi Kaunseling Program & Aktiviti Pengurusan Stok & Inventori Peluang Pendidikan & Kebajikan Am & Pelbagai Surat Pekeliling Ikhtisas Kod SMKTK 03 03 01 02 03 04 05 06 01

11.5 Aktiviti

11.6 Bilangan surat (ditulis dalam kurungan) seterusnya selepas Nombor Fail UBK Cara menulis: CONTOH : SMKTK 03 / 03 / 01 / 01 ( 01 )

- ( 01 ) dan

Unit Bimbingan dan Kaunseling SMK Tinggi Klang ________________________

SISTEM PENGURUSAN FAIL UNIT BIMBINGAN & KAUNSELING

01 - BIDANG PENGURUSAN & PENTADBIRAN

SMKTK 03 / 03 / 01 / 01 SMKTK 03 / 03 / 01 / 02 SMKTK 03 / 03 / 01 / 03 SMKTK 03 / 03 / 01 / 04 SMKTK 03 / 03 / 01 / 05 SMKTK 03 / 03 / 01 / 06 SMKTK 03 / 03 / 01 / 07 SMKTK 03 / 03 / 01 / 08 SMKTK 03 / 03 / 01 / 09 SMKTK 03 / 03 / 01 / 10 - Surat Pekeliling Ikhtisas / Perkhidmatan / Am - Surat Siaran Perkhidmatan Unit B&K - Struktur Organisasi dan Senarai Tugas Ahli Jawatankuasa Unit B&K - Data Statistik Guru, Kakitangan & Murid - Laporan Kajian Tindakan Yang Telah Dilaksanakan - Kewangan Pekeliling Kewangan, PCG Bimbingan & Kaunseling - Kewangan Anggaran Perbelanjaan Aktiviti Tahunan & Permohonan Peruntukan UBK - Kewangan Sumbangan/ Derma yang diterima - Surat Panggilan Mesyuarat dan Minit Mesyuarat UBK - Fail Timbul

02 - BIDANG PERKHIDMATAN & SESI KAUNSELING

SMKTK 03 / 03 / 02 / 01 SMKTK 03 / 03 / 02 / 02 SMKTK 03 / 03 / 02 / 03 SMKTK 03 / 03 / 02 / 04 SMKTK 03 / 03 / 02 / 05 SMKTK 03 / 03 / 02 / 06 SMKTK 03 / 03 / 02 / 07 - Tinjauan Keperluan Perkhidmatan Bimbingan & Kaunseling - Kaji Selidik Murid Yang Bermasalah Dalam Kelas - Temujanji Kaunseling Individu - Temujanji Kaunseling Kelompok - Temujanji Kaunseling Kerjaya - Temujanji Konsultasi Ibubapa - Temujanji Konsultasi Agensi Luar
8

Unit Bimbingan dan Kaunseling SMK Tinggi Klang ________________________

SMKTK 03 / 03 / 02 / 08 SMKTK 03 / 03 / 02 / 09 SMKTK 03 / 03 / 02 / 10

- Kes Rujukan Perkhidmatan Kaunseling - Transkrip Pengakuan Murid - Kontrak / Aku Janji Murid

03 - BIDANG PROGRAM & AKTIVITI

SMKTK 03 / 03 / 03 / 01 SMKTK 03 / 03 / 03 / 02 SMKTK 03 / 03 / 03 / 03 SMKTK 03 / 03 / 03 / 04 SMKTK 03 / 03 / 03 / 05 SMKTK 03 / 03 / 03 / 06 SMKTK 03 / 03 / 03 / 07 SMKTK 03 / 03 / 03 / 08 SMKTK 03 / 03 / 03 / 09 SMKTK 03 / 03 / 03 / 10 SMKTK 03 / 03 / 03 / 11 SMKTK 03 / 03 / 03 / 12 SMKTK 03 / 03 / 03 / 13 SMKTK 03 / 03 / 03 / 14 SMKTK 03 / 03 / 03 / 15 SMKTK 03 / 03 / 03 / 16 SMKTK 03 / 03 / 03 / 17 SMKTK 03 / 03 / 03 / 18 SMKTK 03 / 03 / 03 / 19 - Rancangan Aktiviti & Laporan Tahunan - Program Maju Diri (PMD) / Program Cahaya Iman (PCI) - Program Minggu Silaturrahim - Program Teknik Belajar Berkesan / Pengurusan Masa / Jadual Waktu Belajar - Program Pendidikan Kaunseling Kerjaya - Program Kepemimpinan Murid - Program Menangani Gejala Sosial / Anti Buli - Program Peningkatan UPSR/ PMR / SPM & STPM - Program Teknik Mengangani Stres UPSR/PMR/SPM & STPM - Program Motivasi Lepas UPSR/PMR - Program Lawatan Sambil Belajar - Program Peningkatan Profesionalisme Guru & Kakitangan - Program Konsultasi Keibubapaan - Program Mentor-Mentee - Program Pembimbing Rakan Sebaya (PRS) - Program Kepimpinan Ketua Darjah/Tingkatan - Program Pemantapan Jati Diri Murid - Program Ponteng Sifar - Program Pendidikan Pecegahan Dadah/Rokok/Alkohol/Inhalan
9

Unit Bimbingan dan Kaunseling SMK Tinggi Klang ________________________

SMKTK 03 / 03 / 03 / 20

- Program Minggu Bimbingan dan Kaunseling Sekolah

04 - BIDANG PENGURUSAN STOK & INVENTORI

SMKTK 03 / 03 / 04 / 01 SMKTK 03 / 03 / 04 / 02 SMKTK 03 / 03 / 04 / 03 SMKTK 03 / 03 / 04 / 04 SMKTK 03 / 03 / 04 / 05 SMKTK 03 / 03 / 04 / 06 SMKTK 03 / 03 / 04 / 07 SMKTK 03 / 03 / 04 / 08 SMKTK 03 / 03 / 04 / 09 SMKTK 03 / 03 / 04 / 10 - Pekeliling Am - Pengurusan Kemudahan Fizikal - Pengurusan Harta Modal (Kew. 312 A & B) - Pengurusan Inventori (Kew. 313) - Pengurusan Bahan Bekalan Pejabat UBK (Kew. 314) - Pergerakan Harta Modal & Inventori (Kew. 315) - Pengurusan Bahan Buku - Pengurusan Bahan Bukan Buku - Pengurusan Bahan Bercetak (Bukan Buku) - Semakan Stok

05 - BIDANG PELUANG PENDIDIKAN & KEBAJIKAN

SMKTK 03 / 03 / 05 / 01 SMKTK 03 / 03 / 05 / 02 SMKTK 03 / 03 / 05 / 03 SMKTK 03 / 03 / 05 / 04 SMKTK 03 / 03 / 05 / 05 SMKTK 03 / 03 / 05 / 06 SMKTK 03 / 03 / 05 / 07 - Urusan Kebajikan Murid - Urusan Penghantaran Murid untuk Program Luar - Urusan Biasiswa / Dermasiswa - Institusi Pengajian Tinggi Awam (IPTA) - Institusi Pengajian Tinggi Swasta (IPTS) - Kolej Matrikulasi Kementerian Pelajaran Malaysia - Kemasukan ke Politeknik / IKBN / ILP / IKM/ Kolej Komuniti
10

Unit Bimbingan dan Kaunseling SMK Tinggi Klang ________________________

SMKTK 03 / 03 / 05 / 08 SMKTK 03 / 03 / 05 / 09 SMKTK 03 / 03 / 05 / 10

- Kemasukan Sekolah Menengah Teknik & Vokasional - Kemasukan Maktab Rendah Sains Mara (MRSM) - Kemasukan Sekolah Berasrama Penuh (SBP)

06 - BIDANG AM & PELBAGAI

SMKTK 03 / 03 / 06 / 01 SMKTK 03 / 03 / 06 / 02 SMKTK 03 / 03 / 06 / 03 SMKTK 03 / 03 / 06 / 04 SMKTK 03 / 03 / 06 / 05 SMKTK 03 / 03 / 06 / 06 SMKTK 03 / 03 / 06 / 07 SMKTK 03 / 03 / 06 / 08 SMKTK 03 / 03 / 06 / 09 SMKTK 03 / 03 / 06 / 10 - Kelab Bimbingan & Kaunseling - Kelab Pembimbing Rakan Sekerja (PERASA) - Kelab Pendidikan Kerjaya - Skim Lencana Anti Dadah (SLAD) - Program Sihat Tanpa Aids Rokok (PROSTAR) - Unit Kurikulum Sekolah - Unit Hal Ehwal Murid Sekolah - Unit Kokurikulum Sekolah - Persatuan Ibu Bapa & Guru - Am Takwim, Minit Mesyuarat, Siaran Sekolah dll.

Unit Bimbingan dan Kaunseling SMK Tinggi Klang ________________________

11