VOORBEREIDING BEURSDEELNAME

Bij een beursdeelname komt veel kijken. Om alles overzichtelijk te houden, geven we
je hier checklists, tips en ideen voor een goede beursvoorbereiding.
De eerste stap bestaat het vaststellen van je doelstellingen: wat wil je als bedrijf of
organisatie bereiken?
De doelstellingen:

Verkoop: klanten werven, omzet genereren, marktpositionering realiseren

Naamsbekendheid: bedrijf introduceren, naamsbekendheid vergroten, ver
sterken concurrentiepositie

Kennisoverdracht; producten introduceren, innovaties laten zien, publiciteit

genereren, workshops organiseren

Relatiebeheer: meer klantenbinding, versterken imago

1.

Bepaal je beursdoelstellingen

2.

Bepaal je doelgroep

3.

Bepaal de doelstellingen van je stand

4.

Maak een begroting

Stel vast wat je wilt bereiken met je beursdeelname. Dit kan n van bovenstaande
punten zijn, maar ook een combinatie van deze punten.
Tip: maak je doelstelling SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realiseerbaar en
Tijdgebonden).

Stel vast wie je wilt bereiken met je beursdeelname. Maak hiervoor een goede database aan van (potentile) doelgroepen.
Maak een doelgroepenoverzicht:

Klanten

Potentile klanten

Relaties

Directieleden

Toeleveranciers

Media

Enz.
Stel op basis van dit overzicht een uitnodigingenlijst samen.
Tip: grote beursorganisatoren houden bezoekersonderzoeken en geven hiermee inzicht in welke doelgroepen bereikt kunnen worden. Maak hier gebruik van.

Wat moet er op de beursvloer gebeuren om je doelstellingen te bereiken? Ga op zoek

naar het thema, presentatievorm en uitstraling die het beste bij de doelstellingen van
je bedrijf passen.
Tip 1: ga op de stoel van je bezoeker zitten en bekijk vanuit hun perspectief de beurs,
je stand en informatiemateriaal.
Tip 2: maak je stand uitnodigend en onderscheidend.

Waarschijnlijk niet de leukste, maar wel een heel belangrijke klus. Een goede begroting
voorkomt budgetoverschrijdingen en teleurstellingen achteraf. Bovendien brengt het
vooral de mogelijkheden vooraf duidelijk en realistisch in beeld.
Tip: wees zorgvuldig en compleet bij het opstellen van je begroting. Maak bijvoorbeeld
een PM-post en reserveer budget voor onvoorziene zaken.

teugseweg 13
7418 am deventer
p.o. box 870
7400 aw deventer
t + 31 (0)570 65 62 55
f + 31 (0)570 65 61 85
w www.the-inside.nl
e info@the-inside.nl

STANDBOUW I INTERIEURBOUW I EVENEMENTEN I SIGN & DISPL AY

5.

Verzamel informatie over de beurslocatie

6.

Briefing opstellen

7.

Bestellingen plaatsen

8.

Kies en train je standbemanning

9.

Bepaal je communicatie

10.

Vul je communicatie in

11.

Nodig je relaties uit

Bekijk waar je stand komt te staan in het beurscomplex. Zoek uit welke hallen gebruikt worden voor de beurs, of er speciale constructies zijn, welke informatietechnologien er beschikbaar zijn.
Tip 1: zoek van tevoren uit hoe het zit met de bereikbaarheid en infrastructuur rondom
de beurslocatie: is het makkelijk bereikbaar met auto, vliegtuig, bus of trein. Kijk ook
alvast naar de verblijfs- en uitgaansgelegenheden in de buurt.
Tip 2: regel van tevoren parkeerkaarten voor je relaties en personeel.

Stel a.d.h.v. je doelstellingen en je begroting een briefing op voor de standbouwer. De

standbouwer zal n.a.v. deze briefing een standontwerp en offerte presenteren.

Bestel tijdig je exposanten- en opbouwpassen en eventuele catering. Daarnaast dienen de technische voorzieningen besteld te worden zoals elektriciteit, water enz. De
bestellingen voor de technische voorzieningen kunt u ook door uw standbouwer laten
verzorgen.

Je stand mag er dan goed uitzien, het zijn uiteindelijk toch de mensen die het (moeten) doen. Je hebt pas succes wanneer je mensen er helemaal voor gaan en ervan
overtuigd zijn dat zij met een gezamenlijke doelstelling optimaal rendement uit de
beursdeelname gaan halen.

Communicatie vormt een belangrijk onderdeel van je beursvoorbereiding. Hoofdvraag

hierbij is wat je qua communicatie wilt doen om je doelgroep te bereiken. Zorg dat je
communicatie herkenbaar is en aansluit bij de uitstraling van je stand.
Tip: houd tijdens het hele communicatietraject je doelgroepen goed in beeld en ga
weer op de stoel van je bezoeker/klant zitten.

Controleer hoe de persvoorlichting bij de beursorganisatie is geregeld en stel

persdocumenten samen (liefst met fotomateriaal).
Wanneer je persberichten verstuurt, doe dit tijdig.
Bepaal van tevoren welk informatiemateriaal er op de stand moet komen,
voor welke doelgroepen de informatie is en wanneer het wordt verstrekt.
Maak onderscheid aan de hand van je doelgroepen en zorg voor informatie
op maat.

Je uitnodigingsbeleid is belangrijk. Wie vraag je wel en ook: wie niet?

Tip 1: plan bij sommige uitnodigingen ook gelijk een afspraak op de beurs in.
Tip 2: nodig je relaties zo persoonlijk mogelijk uit. Je hebt ze in kaart gebracht, maak
daar gebruik van. Zorg voor de juiste informatie en gepaste aanspreektoon.

teugseweg 13
7418 am deventer
p.o. box 870
7400 aw deventer
t + 31 (0)570 65 62 55
f + 31 (0)570 65 61 85
w www.the-inside.nl
e info@the-inside.nl

STANDBOUW I INTERIEURBOUW I EVENEMENTEN I SIGN & DISPL AY

12.

Maak een draaiboek

Je draaiboek is een werkdocument waarin het tijdspad is uitgezet, de taak- en rolverdeling is vastgelegd en de verantwoordelijkheden zijn verdeeld. Alles wat je tot nu toe
geregeld hebt, komt in het draaiboek terug.
Tip: reserveer in het draaiboek ruimte voor de beursplattegrond, het standontwerp,
het beursreglement en zaken als kledingvoorschriften. Leg in je draaiboek ook vast
hoe je bezoekers wilt gaan registreren.

teugseweg 13
7418 am deventer
p.o. box 870
7400 aw deventer
t + 31 (0)570 65 62 55
f + 31 (0)570 65 61 85
w www.the-inside.nl
e info@the-inside.nl

STANDBOUW I INTERIEURBOUW I EVENEMENTEN I SIGN & DISPL AY

TIJDENS DE BEURS

Aan een periode van voorbereidingen is een eind gekomen. Het is eindelijk zo ver, de
beurs gaat beginnen. Hierbij wat tips en ideen voor tijdens en vlak voor de beurs.

1.

Standbemanning briefen

2.

Test alle apparatuur

3.

Check de standinventaris

4.

Voorbereiden beurs follow-up

Zorg dat je standbemanning in alle opzichten klaar is voor de beurs.

Maak met behulp van je draaiboek een overzicht met daarin:

Wie is waar verantwoordelijk voor

Wat is de taakverdeling

Hoe benaderen we onze bezoekers en hoe spreken we ze aan

Wat zijn de kledingafspraken

Hoe gebruiken we de naamkaartjes/badges
Tip 1: deel tijdig de toegangskaarten en parkeerkaarten uit.
Tip 2: check of de catering goed is geregeld.
Tip 3: neem van tevoren met je standbemanning het bezoekersregistratieformulier
door. Zo weet iedereen precies wat hij of zij moet doen.
Tip 4: overweeg een kick-off met je standbemanning. Een goede manier om iedereen
voor te bereiden op de beursdeelname.

Niets zo vervelend als apparatuur die het niet blijkt te doen als de beurs begint. Het
geeft een verkeerd beeld bij klanten en bezoekers, want je wekt de indruk niet goed
voorbereid te zijn.

Belangrijk om vooraf te controleren of alle noodzakelijke spullen ook daadwerkelijk op

de stand zijn.
Tip 1: maak een uitgebreide materiaal- en checklist voor kantoorartikelen, keukenartikelen, informatiemateriaal, EHBO-trommel enz.
Tip 2: zorg voor een goede opslagruimte in je stand, maar houdt deze buiten het blikveld van de bezoekers. Maak geen magazijn van je stand.

Een goede beurs follow-up is zeker niet iets wat je alleen na de beurs doet. Je followup moet al aan in het voortraject worden bepaald en een onderdeel zijn van je doelstellingen.

zorg ervoor dat je standbemanning goed op de hoogte is van de doelstellingen

en de verwachte follow-up.

Geef prioriteit aan je belangrijkste prospects en neem na de beurs gelijk con
tact met ze op.

Maak tijdens het gesprek op de beurs notities van opmerkelijke en kenme
kende zaken van je prospects en neem deze mee in de follow-up.

Zorg ervoor dat de leads al tijdens de beurs in gang worden gezet. Dit doe je

door afspraken te maken met je standbemanning over de gewenste vervolg
acties per lead.

5.

teugseweg 13

Bezoekers bedanken

7418 am deventer

Zorg dat je je bezoekers op een passende manier bedankt, bijvoorbeeld met een
gadget of kaartje. Een bedankje is niet alleen een blijk van waardering van jouw kant,
maak ook een extra gelegenheid om je bedrijf onder de aandacht te brengen en te
houden.

p.o. box 870

7400 aw deventer
t + 31 (0)570 65 62 55
f + 31 (0)570 65 61 85
w www.the-inside.nl
e info@the-inside.nl

STANDBOUW I INTERIEURBOUW I EVENEMENTEN I SIGN & DISPL AY

6.

Organiseer een (netwerk)borrel

7.

Dagelijkse evaluatie

Een mooie manier om elkaar aan het einde van de dag in een meer informele setting
nogmaals te ontmoeten.
Tip: nodig selectief mensen uit voor je borrel, je wilt geen caf-functie gaan vervullen op de beurs. Nodig daarom alleen die klanten en bezoekers uit waaraan je nogmaals aandacht wilt besteden.

Evalueren is zeker niet iets wat je alleen maar aan het einde van de rit moet doen.
Met tussentijdse (dagelijkse) evaluaties houd je de vinger aan de pols en ben je in
staat tot snelle veranderingen en aanpassingen.
Tip: maak een evaluatiesheet met hierop onderwerpen die je dagelijks wilt bespreken.

teugseweg 13
7418 am deventer
p.o. box 870
7400 aw deventer
t + 31 (0)570 65 62 55
f + 31 (0)570 65 61 85
w www.the-inside.nl
e info@the-inside.nl

STANDBOUW I INTERIEURBOUW I EVENEMENTEN I SIGN & DISPL AY

NA DE BEURS

De beurs zit erop, het werk is klaar..maar na de beurs begint pas het
echte werk. Het zaaien is voorbij, het oogsten kan beginnen.

1.

Direct na de beurs

Tijd voor de follow-up. Veel komt aan op de eerste dagen na het beursbezoek, want
dan zit jouw stand nog vers in het geheugen bij de klant. Maak een actielijst en denk
hierbij aan:

De telefonische of schriftelijke opvolging van documentatietoezendingen

Het bezoekplan van de accountmanagers

De actieplannen per prospect

De direct mailactie

De pr-campagne

De advertentiecampagne
Enz.
Tip 1: maak een planning waarin staat wanneer welk contact door wie wordt benaderd en stel daarbij prioriteiten.
Tip 2: neem binnen 1 week contact op met de belangrijkste prospects. Houd hierbij
rekening met de prioriteit die je al tijdens het gesprek op de beurs aan het contact
hebt gekoppeld.
Tip 3: zorg dat je opvalt in de follow-up. Na afloop van een beurs ontvangt een bezoeker van de meeste bedrijven die hij of zij heeft bezocht een mailing. Zorg dat je
er uit springt door bijvoorbeeld een kleine attentie of een persoonlijke boodschap
mee te sturen.
Tip 4: benader zoveel mogelijk al je gelegde contacten zelf. Jij hebt al het vertrouwen van die persoon in kwestie en het is maar de vraag of een collega hetzelfde
vertrouwen krijgt.

2. Afrekenen

Tijd voor de eindrekening. Het is belangrijk om na te gaan of je binnen budget bent

gebleven.

3.

Interne evaluatie houden

Zonder evaluatie weet je niet of je het goed hebt gedaan. Leg de uitkomsten van de
interne evaluatie vast in een kort verslag.
Tip: splits je evaluatie op in 3 delen:
a)
Algemene evaluatie

Heb je je doelstellingen bereikt; wat zijn eventuele verbeterpunten.
b)
Evaluatie van de beurscontacten

Het aantal leads, de kwantiteit en kwaliteit van je bezoekers.
c)
Evaluatie standbemanning

Hoe hebben ze het gedaan, zijn vooraf gemaakte afspraken nagekomen,

heeft een training effect gehad?
teugseweg 13
7418 am deventer
p.o. box 870
7400 aw deventer
t + 31 (0)570 65 62 55
f + 31 (0)570 65 61 85
w www.the-inside.nl
e info@the-inside.nl

STANDBOUW I INTERIEURBOUW I EVENEMENTEN I SIGN & DISPL AY

4.

Externe evaluaties houden

5.

Communiceer de evaluaties intern

Ook een externe evaluatie is een belangrijk onderdeel van je beursdeelname. Extern
kun je met de volgende partijen evalueren:
a)
Standbouwer/ontwerper.

Hoe was de samenwerking, is alles naar tevredenheid en tijdig opgeleverd en
gebouwd?
b)
Toeleveranciers.

Hoe was de kwaliteit van de verschillende toeleveranciers, zijn de afspraken
nagekomen?

Het is belangrijk om de resultaten van zowel de interne als de externe evaluatie ,

intern goed terug te koppelen en te communiceren. Let wel op dat je niet zomaar
alle informatie het bedrijf doorstuurt. Zeker wanneer er minder goede zaken aan het
licht komen, is het belangrijk om daar respectvol, verstandig en soms terughoudend
mee om te gaan.
Tip: wanneer er iets te vieren is, vier dat dan ook. Een succesvolle beursdeelname
is het gevolg van een gezamenlijke inspanning. Deel je successen met alle betrokkenen.

teugseweg 13
7418 am deventer
p.o. box 870
7400 aw deventer
t + 31 (0)570 65 62 55
f + 31 (0)570 65 61 85
w www.the-inside.nl
e info@the-inside.nl

STANDBOUW I INTERIEURBOUW I EVENEMENTEN I SIGN & DISPL AY