GARISPANDUAN

PENYEDIAAN FAIL
REKOD PENSYARAH

UNIT KUALITI KKKJ

 PROGRAM
PENGAJIAN DI KKKJ

UNIT AM SKK (M)

FRP FRP
FRPel
 SENARAI SEMAK
1 BORANG PENGESAHAN
SEMAKAN FRP 4 JADUAL WAKTU

JADUAL WAKTU PENSYARAH

JADUAL WAKTU KELAS
JADUAL WAKTU BILIK

2 MAKLUMAT PENSYARAH KULIAH/MAKMAL/BENGKEL

BIODATA PENSYARAH
SENARAI TUGAS
CARTA AGIHAN
5 MODUL PENGAJARAN

KELAYAKAN AKADEMIK IKHTISAS

STRUKTUR PROGRAM
SUKATAN PELAJARAN

3 TAKWIM

RANCANGAN MENGAJAR
SEMESTER
REKOD KEHADIRAN PELAJAR
REKOD PENILAIAN PELAJAR
TAKWIM JABATAN PENDIDIKAN REKOD PENILAIAN AKHIR i-SEMS
KOLEJ KOMUNITI DOKUMEN SOKONGAN
TAKWIM AKADEMIK KOLEJ
KOMUNITI KELANA JAYA
 SENARAI SEMAK
1 BORANG PENGESAHAN
SEMAKAN FRP 4 JADUAL WAKTU

JADUAL WAKTU PENSYARAH

JADUAL WAKTU KELAS
JADUAL WAKTU BILIK

2 MAKLUMAT PENSYARAH KULIAH/MAKMAL/BENGKEL

BIODATA PENSYARAH
SENARAI TUGAS
CARTA AGIHAN
5 MODUL PENGAJARAN

KELAYAKAN AKADEMIK IKHTISAS

3 TAKWIM



STRUKTUR PROGRAM
SUKATAN PELAJARAN
RANCANGAN MENGAJAR
SEMESTER
TAKWIM JABATAN PENDIDIKAN
KOLEJ KOMUNITI
TAKWIM AKADEMIK KOLEJ
KOMUNITI KELANA JAYA
 SENARAI SEMAK
1 BORANG PENGESAHAN
SEMAKAN FRP 3 MODUL/KURSUS

REKOD KEHADIRAN PELAJAR

REKOD PENILAIAN

2
DOKUMEN SOKONGAN
JADUAL WAKTU KELAS
 Diambil daripada ESIS

Biodata
Pensyarah

Sijil
Kelayakan
SURAT AMARAN

SURAT TUNJUK SEBAB

BORANG PERMOHONAN CUTI

PENANGGUHAN KELAS
 JPKK

AKTIVITI KOLEJ

AKTIVITI KUALITI
PROGRAM/KELAS

PENSYARAH

BENGKEL
 Senarai Tugas
Ketua Program (jika berkaitan)
Pensyarah
Pensyarah Kelas (jika berkaitan)
Penyelia BMB (jika berkaitan)
Setiap pensyarah boleh ambil dari KP/PKP unit
PERLU Cop seperti salinan asal
STRUKTUR PROGRAM
Disahkan benar
oleh Ketua
Program/Ketua
STRUKTUR MODUL Unit

RANCANGAN Tandatangan
MENGAJAR SEMESTER Ketua
Program/Ketua
Unit
 Pertukaran pensyarah kursus

1. Tulis proses peralihan pensyarah dalam ruang catatan

RMM/RMS.
2. Buat salinan RMM/RMS, rekod penilaian dan rekod markah
pensyarah asal. Cop seperti salinan asal.
3. Pensyarah baru rekod pelaksanaan PdP pada RMM/RMS,
rekod penilaian dan rekod markah yang telah dibuat salinan.
4. Salinan asal RMM/RMS, rekod penilaian dan rekod markah
dalam FRP pensyarah asal.
 Pensyarah tidak menghantar FRP untuk semakan
1. Pensyarah perlu menghantar dua kali semakan FRP kepada KP/TPA.
2. Sekiranya pensyarah yang tidak dapat menghantar FRP pada masa
yang ditetapkan, perlu maklumkan sebab kelewatan TPA/KP.
3. TPA akan mengeluarkan memo peringatan bagi pensyarah yang
tidak menghantar FRP pada masa yang ditetapkan dan tanpa
alasan yang munasabah.
4. Sekiranya masih belum mendapat maklumbalas daripada
pensyarah, tindakan selanjutnya akan diambil.
 Pelajar baru lewat daftar / berhenti
1. Tanda k pada rekod kehadiran pelajar.
2. Lampirkan bukti pelajar lewat mendaftar di bahagian
dokumen sokongan.
3. Waktu/jam pelajar lewat perlu diganti dan direkodkan pada
borang rekod kehadiran.
4. Asingkan borang kehadiran kelas ganti.
5. Bagi yang pelajar yang berhenti/tukar kolej, lampirkan surat
berhenti pada dokumen sokongan (perlu certified true copy)
1) Tidak menggunakan cecair pemadam. Kesilapan boleh
dipotong dan dibuat tandatangan ringkas.
2) Rekod Penilaian berterusan dan rekod kehadiran perlu
ditulis tangan
3) Rekod PB perlu di kira secara manual agar dapat
mengelakkan kesilapan dalam penjumlahan markah.
4) Rujuk kurikulum bagi jumlah jam perkuliahan dan
penentuan rekod penilaian.
5) Surat rasmi atau dokumen lain bukti ketidakhadiran
selain sijil sakit pelajar perlu disokong dengan Borang
Permohonan Cuti pelajar yang telah disahkan oleh TPA.
6) Rekodkan penggantian kelas pada ruang catatan.
 Pensyarah Unit Am perlu memaklumkan dan
menyerahkan item penilaian bagi penilaian berterusan
(PB) kepada pensyarah kelas untuk tujuan perekodan
Folio pelajar.
Proses Penilaian Pensyarah akan dijalankan pada Minggu
ke 6 perkuliahan.
Semakan PB oleh Ketua Program pada minggu ke 10
perkuliahan.
 SKK(M) Pensyarah Asist (Amali sahaja)
RANCANGAN hanya catat tarikh yang terdapat dalam
jadual waktu sahaja.
MENGAJAR (RM)
Pada lajur Tarikh Rancang masukkan sama
tarikh cuti Am. Perlu buat catatan bagi kelas
ganti yang dibuat. Gunakan memo
penangguhan kelas.

Unit Kelas ganti boleh di jalankan pada waktu

SKK(M) malam atau pada hari sabtu. Perlu selaras
AM dengan thumb print pensyarah.
Pada ruangan catatan perlu ditulis tarikh
perlaksanaan PB
 Bagi aktiviti/program yang melibatkan semua pelajar kelas
tersebut, TIDAK PERLU lampirkan borang pelepasan dalam FRP.
Pelajar dianggap HADIR sekiranya pelajar hadir program
tersebut.
Bagi ketidakhadiran yang dirancang, pelajar perlu mengisi
Borang Permohonan Cuti Pelajar bersama dokumen sokongan
yang berkaitan dan diajukan kepada pensyarah kursus untuk
kelulusan tidak lewat daripada 3 hari sebelum ketidakhadiran.
Bagi ketidakhadiran yang tidak dirancang (contohnya,
kematian ahli keluarga terdekat), pelajar perlu mengisi Borang
Permohonan Cuti Pelajar bersama dokumen sokongan yang
berkaitan dan diajukan kepada pensyarah kelas untuk kelulusan
tidak lewat daripada 3 hari selepas tarikh ketidakhadiran.
Format Kehadiran
 Pelajar yang tidak mencapai kehadiran 80% dari jumlah jam
pertemuan untuk setiap kursus/LA tidak dibenarkan menduduki
penilaian Akhir.
Pelajar akan diberikan:
Surat Amaran (SA) sekiranya tidak hadir tanpa sebab-sebab
tertentu yang dapat diterima oleh kolej melebihi 10% daripada
jam pertemuan bagi kursus / LA tersebut.
Surat Tunjuk Sebab (STS) sekiranya tidak hadir tanpa sebab
tertentu yang dapat diterima oleh kolej melebihi 20% daripada
jam pertemuan bagi kursus / LA tersebut.
Pensyarah Kursus perlu keluarkan SA/STS kepada pelajar
sekiranya pelajar gagal memberikan sijil cuti sakit(MC) atau surat
kebenaran yang telah disahkan oleh TPA dalam tempoh 5 hari
bekerja selepas ketidakhadiran terakhir pelajar.
 Pelajar yang menerima STS dikehendaki memberi surat /
jawapan tunjuk sebab dalam masa 3 hari bekerja bagi
mengelakkan pelajar ditahan menduduki Penilaian Akhir (PA).

Pensyarah kelas perlu menghantar senarai nama pelajar yang

telah diputuskan tidak mencapai kehadiran 80% oleh TPA ke
Unit Peperiksaan.
Contoh:
Modul : Matematik

Jumlah Jam Pertemuan : 39 Jam

10% daripada jumlah jam = (10/100) *39

= 3.9 jam

Oleh itu, sekiranya pelajar tidak hadir lebih 3.9 jam

perkuliahan, Surat Amaran WAJIB dikeluarkan dalam
tempoh 6 hari bekerja
Contoh:
20% daripada jumlah jam modul = (20/100) *39
= 7.8 jam

Oleh itu, sekiranya pelajar tidak hadir lebih 7.8 jam

perkuliahan, Surat Tunjuk Sebab WAJIB dikeluarkan
dalam tempoh 6 hari bekerja
 Setiap surat amaran/ tunjuk sebab yang dikeluarkan
perlu di fotostat sebanyak 4 salinan iaitu kepada:
1. FRP / FRPel
2. Ibu bapa/Penjaga pelajar
3. Fail Peribadi pelajar (HEP)
4. Unit Kaunseling
Salinan asal surat amaran diserahkan kepada pelajar.
Salinan fotostat surat amaran perlu di cop pengesahan
salinan asal dan tandatangan.