SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI (SPSK)

1. PK01- Pengurusan panitia - Ketua Panitia & dan Setiausaha Panitia.

Simpan segala dokumen berkaitan PK yang terlibat dlm fail keras. Surat menyurat (yang ada
nombor rujukan) dalam fail kertas putih “berbuka”. Nombor rujukan fail putih tak perlu tukar.
· Fail PK keras tidak perlu diberi nombor rujukan.
· Untuk panitia kecil, 1 fail keras memadai.
· Borang SPSK PK 01/2 (Laporan Perlaksanaan Program panitia MP & PK01/3 (Program
Peningkatan Matapelajaran)

2. PK 02 – Pengurusan jadual waktu - Guru Jadual Waktu

· Mestikan diserahkan 7 hari sebelum sesi persekolahan dimulakan.
· Mesti tandatangan penerimaan
· Borang SPSK PK 02/1 (Borang slip guru ganti- ditampal dalam BRM))

3. PK03 – Pengurusan P & P – Semua guru mata pelajaran

· Mesti isi PK03/3 – Rekod Pencapaian100%
· 1 borang untuk 1 mp untuk tingkatan yang sama. Mp/tingkatan berlainan, guna borang
berasingan.
· Tulis refleksi ringkas
· Boleh digunakan semasa pencerapan
· Disimpan dalam BRM, dan dikumpul pada akhir tahun.
· Selain itu borang PK03/1 Rekod penggunaan bilik khas, PK03/2 -rekod pengambilan
dan pemulangan alatan (disimpan di bilik khas tersebut).

4. PK04 – Pencerapan
· PGB /GPK/ Guru yang diberi tanggungjawab untuk melaksanakan pencerapan.
· Semua guru harus dicerap sekurang-kurangnya sekali dalam setahun. Guru
bermasalah dicerap lebih kerap.
· Guna elemen 9 dan PK03/3 dan borang pencerapan PK 04/1

5. PK05 – Pengurusan Peperiksaan – SU peperiksaan dalaman

· Hanya perlu isi borang-borang untuk PPT dan PAT sahaja.
· Peperiksaan setara tidak perlu isi borang PK.
· PK 05/2 - JSU juga untuk PPT dan PAT sahaja
· Boleh guna JSU yang ditelah ditentukan oleh PPD dan LPM jika ada.
 · Isi borang PK05/1- Agihan tugas penggubal soalan,
· PK05/3 Penyerahan draf soalan dan skema jawapan,
· PK05/4 Rekod pengambilan kertas soalan oleh pengawas
· peperiksaan,
· PK05/5 Penyerahan skrip jawapan murid (Borang tak boleh diubah)

6. PK06 - Pengurusan Semakan Hasil Kerja Murid

· PGB/GPK/Guru yang diberi tanggungjawab untuk melaksanakan pencerapan.
· Borang PK06/1 mesti diisi oleh semua GMP
· Jika terdapat pelajar yang tidak menghantar buku/tidak membuat latihan 3X, hantar B
& K.
· Borang PK06/1, selepas merekod 25 latihan, hantar ke pentadbir untuk tandatangan
dan simpanan, GMP buat salinan dan simpan salinan.
· PK 06/1 Rekod Semakan Kerja Murid
· Mp PJK juga mesti isi PK06/1
· PK 06 /2 Rekod Semakan Kerja Murid oleh pentadbir

7. PK07- Pengurusan Mesyuarat

· Semua Pengerusi dan SU bagi mesyuarat yang utama di sekolah
· Mesti hantar surat panggilan mesy. (PK 07/1-Notis mesyuarat) 7 hari sebelum
mesyuarat. Hantar melalui emel dan print sebagai  rekod edaran menggantikan PK07/4.
· Minit mesy. juga digalakkan dihantar melalui emel dan borang maklumbalas PK07/5
juga diisi online.
· Semua mesyuarat mesti sebut tentang SPSK.
· Borang yang lain : PK 07/2 Senarai kehadiran mesy, PK 07/3 Contoh format minit
mesyuarat.

8. PK08 - Pengurusan Bimbingan – Guru kaunseling

· Guna buku Panduan Perlaksanaan B & K di sekolah rendah dan menengah tahun 2009.
· Tak perlu guna borang SPSK.

9. PK09 - Pengurusan Pusat Sumber – Guru media

· Mesti ada peraturan pinjaman/ pemulangan buku.
· Sistem automasi yang dapat analisis rekod pinjaman dan pemulangan.
· Keluarkan surat peringatan jika murid tak pulang buku. (PK09/1).
10. PK10 - Pengurusan Perkembangan Staf – JK LADAP
· Edar borang matrik kompetensi (PK10/1)
· Buat analisis keperluan latihan (PK10/2)
· Sediakan rancangan latihan (PK10/3)
· P/GB keluarkan surat arahan laksanakan latihan.
· Uruskan latihan.
· Rekod dalam Kad Biru
· Edar borang penilaian/keberkesanan/pelaporan kursus pd hari terakhir (PK10/4, 5, 6)
pd hari terakhir latihan

11. PK11 - Pengurusan Aduan Pelanggan – PK HEM & Guru kaunseling

Terima aduan:
• Borang sduan pelanggan (PK11/1)
• Laporan penyiasatan aduan pelangan (PK11/2)
• Laporan Aduan (PK11/2) diserah kepada Pengetua dalam tempoh 3 hari &
maklumbalas kpd pengadu (PK11/3) dalam tempoh 7 hari.

12. PK12 - Pengurusan Maklum Balas Pelanggan – PK HEM/guru kaunseling/bimbingan

• Edar instrumen penilaian P&P (PK 12/1) dua kali setahun. Setiap guru dinilai
10 orang murid.
• PKU02-1 Borang maklumbalas pelanggan (Ibubapa/pelajar/guru)
• PK05 2 –Borang kepuasan staf
• Buat analisis P & P oleh murid (PK12/2
• Bincang dengan guru jika didapati tak kompeten.

13. PK13 - Pengurusan Kawalan Dokumen dan Rekod -Guru terpilih

· bertujuan untuk menjelaskan tatacara kawalan dokumen dan rekod kualiti bagi
memastikan semua dokumen dan rekod yang digunakan dalam sistem pengurusan
dokumen dan rekod kualiti dilaksana mengikut kaedah yang ditetapkan di bawah
prosedur ini.
· juga bertujuan supaya rekod kualiti dikendalikan dengan baik, dapat dibaca, mudah
dikenal dan mudah diperolehi semula.
· bertujuan untuk mengawal, mengenal, menyimpan, menjaga, mendapatkan semula
dan melupuskan rekod kualiti.
· PK 13  1 Akuan penerimaan dokumen kualiti
· PK 13  2 Borang cadangan pindaan
 · PK 13  3 Borang rekod pindaan
· PK 13  4 Senarai induk dokumen kualiti
· PK 13  5 Akuan penerimaan dokumen individu
· PK 13  6 Senarai induk lampiran kualiti
· PK 13  7 Senarai pelupusan rekod

14. PK14 - Pengurusan Audit Dalam- Guru terpilih

· Menyediakan Jadual Audit Dalam-PK14/1
· Jadual Pelaksanaan Audit Dalam PK14/2
· Catatan Audit PK14/6
· Senarai Semak Proses Audit Dalam PK14/3
· Laporan Ketakakuran ( NCR ) PK14/4
· Laporan Peluang Penambahbaikan PK14/5
· Laporan Keseluruhan PK14/6
· Senarai Semak Proses Audit Dalam

15. PK17 - Pengurusan Perolehan dan Pembelian – KPT/PT Kewangan

· Panitia membuat Anggaran Belanjawan PK 11/1
· Mengisi borang nota minta PK 11/2
· Syarikat/pembekal mendaftar dengan sekolah. PK 11/3
· Sekolah menilai prestasi pembekal PK 11/4
· Sekolah menganalisis prestasi pembekal PK 11/5

 ****Dokumen kualiti boleh di dapat dari laman web JPS dengan guna kod sekolah
sebagai username dan password. Prosedur kualiti dicap “SALINAN TIDAK
TERKAWAL”. Borang-borang tak perlu dicap. Semua borang tidak boleh diubah
langsung. Yang boleh diubah hanya logo dan nama sekolah.****