SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI

MS ISO 9001:2008
SEKOLAH-SEKOLAH NEGERI SELANGOR

PROSEDUR KUALITI

PK 17

PENGURUSAN
PEROLEHAN
PK12 SPSK JPNSel 1/4

1. OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan untuk memastikan perolehan dibuat secara cekap, berkesan dengan
mematuhi Arahan Perbendaharaan dan Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan
Kumpulan Wang Sekolah, tanpa Audit Berteguran.

2. SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh semua sekolah di Negeri Selangor dalam menguruskan
perolehan melalui :

2.1 Perolehan
2.2 Pembelian terus
2.3 Sebutharga

3. RUJUKAN

3.1. Manual Kualiti

3.2. Arahan Perbendaharaan
3.3. Pekeliling Perbendaharaan
3.4. Surat Pekeliling Perbendaharaan yang sedang berkuatkuasa
3.5. Buku Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah.

4. DEFINISI

4.1. Perolehan : Suatu kaedah bagi mendapatkan bekalan, perkhidmatan dan kerja yang
ditetapkan oleh Kementerian Pelajaran Malaysia, Jabatan Pelajaran Negeri Selangor
dan Pejabat Pelajaran Daerah.

4.2. Pembelian terus : Kaedah perolehan bekalan, perkhidmatan dan kerja mengikut
penilaian tidak melebihi RM 10,000.00 bagi satu item setahun. Bagi bekalan yang
melebihi RM10,000.00 hingga RM50,000.00 setiap jenis item, pembelian adalah
daripada mana-mana syarikat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan.

4.3. Sebut harga : Kaedah perolehan bekalan, perkhidmatan dan kerja yang melebihi
RM50,000.00 hingga RM100,000.00 dengan mendapat senarai harga sekurang-
kurangnya daripada 3 buah syarikat.

4.4. Kontrak Pusat : Kaedah perolehan bekalan berasaskan Pekeliling Kontrak

Perbendaharaan yang berkuatkuasa dan tiada had nilai perolehan.

4.5. Bekalan : Barangan / peralatan yang diperlukan bagi menjalankan sesuatu aktiviti.

4.6. Kerja : Pembinaan / pembaikan melibatkan kerja kejuruteraan awam, elektrikal dan
mekanikal.

4.7. Perkhidmatan : Adalah tenaga manusia, kepakaran dan kemahiran yang diperoleh
dalam melaksanakan sesuatu kerja.

4.8. P : Pengetua
4.9. GB : Guru Besar
4.10. GPK : Guru Penolong Kanan
4.11. KP : Ketua Panitia
4.12. KPT : Ketua Pembantu Tadbir
4.13. PT : Pembantu Tadbir
No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Kuatkuasa
02 01 NOVEMBER 2011 00 00 03 JANUARI 2012
PK12 SPSK JPNSel 2/4

4.14. LO : Pesanan Tempatan (Sekolah)

4.15. SAP : Surat Akuan Penerimaan
4.16. PWR : Panjar Wang Runcit

5. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN RUJUKAN

A. Pembelian Terus

P/GB/GPK 5.1 Mengadakan mesyuarat Jawatankuasa Minit

Kewangan Sekolah bagi membuat Mesyuarat
Perancangan pembelian dan penetapan
dasar-dasar pembelian.

5.2 Memilih pembekal/syarikat yang telah Borang

mendaftar dalam senarai pembekal yang Pendaftaran
memenuhi kriteria dan diluluskan oleh sekolah. Pembekal /
Syarikat

P/GB/GPK 5.3 Membuat pembelian berdasarkan : Buku tunai,

a) Keperluan Anggaran
b) Kedudukan kewangan mencukupi dengan Belanja
jumlah tanggungan diambilkira Mengurus,
c) Pembekal/Syarikat yang berdaftar sahaja Nota Minta,
KPT/PT d) Kedudukan stok, kuantiti berdasarkan : Buku Stok/
- Baki Stok Kad Petak/
- Penggunaan bulanan Kew PS-4
- Kekerapan keperluan
- Tarikh barangan dapat dibekalkan

P/GB/KPT/PT 5.4 Menggunakan Pesanan Tempatan (Sekolah) Nota Minta

bagi pembelian yang melebihi RM100.00.
Pembelian yang kurang daripada RM100.00
boleh dibuat melalui panjar wang runcit.

KPT/PT 5.5 Memastikan perkara-perkara berikut apabila

menerima perolehan:

KP/KPT/PT a) Sesalinan asal Pesanan Tempatan Invois,

(Sekolah) dikembalikan. Pesanan
b) Bil/invois asal disertakan Tempatan
c) Semak barang-barang dengan nota (Sekolah),
serahan dan bandingkan dengan borang Borang
Pesanan Tempatan (Sekolah) asal. Penilaian
d) Perakuan penerima di dalam Pesanan Prestasi
Tempatan (Sekolah) disahkan Pembekal
(tandatangan dan cap)
e) Mengisi Borang Penilaian Prestasi
pembekal/syarikat sebaik sahaja
menerima perkhidmatan

No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Kuatkuasa
02 01 NOVEMBER 2011 00 00 03 JANUARI 2012
PK12 SPSK JPNSel 3/4

KPT/PT 5.6 Merekod stok/inventori. Kew PA 2,

Kew PA 3,
Kew PA 4,
Kew PA 5,
Kew PS 4

KPT/PT 5.7 Rekod pembelian. Buku daftar bil.

B. Perolehan

KPT/PT 5.8 Menerima dan menyemak semua perolehan SAP

yang dibekalkan menepati spesifikasi.
Seterusnya Pengetua mengesahkan
perolehan yang diterima.

5.9 Merekod stok/inventori. Kew PA 2,

Kew PA 3,
Kew PA 4,
Kew PA 5,
Kew PS 4

5.10 Melaksanakan Penilaian Prestasi Pembekal Borang

bagi setiap perolehan. Penilaian
Prestasi
Pembekal

5.11 Melaksanakan Analisis Penilaian Prestasi Analisis

Pembekal dua kali setahun. Prestasi
Pembekal/Syarikat yang berprestasi rendah Pembekal
dikeluarkan daripada senarai pembekal yang
diluluskan.

5.12 Sekiranya terdapat langkah-langkah yang

tidak mematuhi spesifikasi, ambil tindakan
pembetulan merujuk kepada PK 15
Pengurusan Kawalan Perkhidmatan Yang
Tidak Akur.

No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Kuatkuasa
02 01 NOVEMBER 2011 00 00 03 JANUARI 2012
PK12 SPSK JPNSel 4/4

6. REKOD KUALITI

BIL. JENIS REKOD TEMPOH LOKASI

1. Nota Minta 7 tahun Pejabat Sekolah

2. Invois 7 tahun Pejabat Sekolah

3. Baucer 7 tahun Pejabat Sekolah

4. Borang Pesanan Tempatan (Sekolah) 7 tahun Pejabat Sekolah

5. Kad Inventori 7 tahun Pejabat Sekolah

6. Daftar Inventori 7 tahun Pejabat Sekolah

7. Borang Penilaian Prestasi Pembekal 3 tahun Pejabat Sekolah

8. Analisis Penilaian Prestasi Pembekal 3 tahun Pejabat Sekolah

No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Kuatkuasa
02 01 NOVEMBER 2011 00 00 03 JANUARI 2012