FAKULTI KEMANUSIAAN, SENI DAN WARISAN

AK31203 PERHUBUNGAN AWAM KORPORAT

SEMESTER 2 SESI PENGAJIAN 2017|2018
TAJUK TUGASAN: TUGASAN KUMPULAN

NO NOMBOR MATRIK NAMA

1 BA15110539 NURUL JANNAH BINTI MAHADI
2 BA15110640 SITI ZULAIHA BINTI SAHAR
3 BA15110403 NOR HIDAYU BINTI MOHAMAD ZAMRI
4 BA15160817 MOHAMMAD ARFAHZANSHAH BIN MARLAN
5 BA15110231 KHAIRUNNISA NADIRA BINTI ASRI
6 BA15110146 FARISHA HAZIQAH BINTI MAT AROS
7 BA15110082 CALVIN CHOONG
8 BA15110354 (HA24) MUHAMMAD LUQMAN HAKIIM BIN HAMZAH

NAMA PENSYARAH: ABDUL RASHID SALLEH @ BOB RASHID

1.0 KEPENTINGAN PERHUBUNGAN AWAM KORPORAT KEPADA SYARIKAT

1.1 Definisi Perhubungan Awam

Korporat ialah satu daripada tiga terma perusahaan yang didefinisikan sebagai entiti
yang sah yang tidak boleh dipisahkan daripada pemilik dan pengurusan (Robbins dan
Coulter, 2005).

Perhubungan Awam (PR) ialah satu kaedah pengurusan yang direka untuk
mewujudkan sokongan diantara pelbagai firma. Manakala menurut Bahtiar et al. (2005)
Perhubungan Awam adalah salah satu usaha yang terancang dan berterusan dalam
bertujuan untuk mengukuhkan dan mengendalikan nama baik dan persefahaman antara
organisasi dengan orang awam.

Dalam erti kata lain, Perhubungan Awam merupakan satu amalan sesebuah
organisai untuk membantu organisasi tersebut dan khlayaknya menyesuaikan diri
antara satu sama lain. Menurut Broom (2009) Perhubungan Awam adalah fungsi
pengurusan yang mewujudkan dan mengekalkan faedah bersama hubungan di antara
organisasi dan awam bergantung dengan kegagalannya.

Perhubungan Awam kini merupakan salah satu cabang yang sangat penting
dalam pembinaan reputasi yang baik di dalam sesebuah organisasi. Hal ini kerana,
pembinaan imej yang positif adalah satu objektif jangka panjang oleh setiap organisasi.
Imej yang positif akan membantu dalam membina imej yang baik bagi sesebuah
organisasi dan sebaliknya imej yang buruk akan meruntuhkan organisasi itu.

Dalam konteks ini, pembentukan imej yang diingini bukanlah satu usaha yang
boleh dibina dalam masa sehari. Namun, ia memerlukan masa yang sangat panjang dan
kadang-kala mengambil masa bertahun-tahun.

Kecacatan dalam organisasi kadang-kala disebabkan oleh peristiwa-peristiwa

yang berlaku di luar kawalan pentadbiran. Seperti pepatah melayu mengatakan bahawa
“seekor kerbau membawa lumpur akan terpalit”. Pertalian ini umpama pertalian
sebagai “irama dan lagu”.

Justeru itu, pada kaca mata orang luar setiap pengamal Perhubungan Awam
dalam organisasi perlulah bertanggungjawab kepada majikannya. Hal ini kerana
pengamal Perhubungan Awam bertanggungjawab sepenuhnya dalam mencorakkan

1
warna organisasinya. Maka Perhubungan Awam ini amat penting bagi syarikat dan
organisasi yang sedang membangun jika mereka ingin merealisasikan objektif jangka
panjang mereka dan ia sekaligus dapat menjaga nama baik mereka dan mengekalkan
keberadaan firma mereka.

1.2 Kepentingan Perhubungan Awam Korporat Kepada Syarikat Atau

Organisasi.

1.2.1 Menyelesaikan Sesuatu Masalah Secara Rasional Yang Dihadapi

Oleh Organisasi.

Menurut I Gusti Ngurah Putra (1999), Perhubungan Awam mempunyai fungsi

utama seperti membuat penyesuaian terhadap kepentingan organisasi berkaitan
hal yang berlaku dalam organisasi.

Contohnya, Perhubungan Awam bertanggungjawab dalam

menaturalkan isu yang dihadapi oleh organisasinya berdasarkan penyesuaian
terhadap lingkungan tempat organisasi tersebut beroperasi. Selain itu, adalah
menjadi tanggungjawab kepada pengamal PR untuk melepaskan segala
maklumat yang perlu bagi memastikan pihak berkuasa dan pihak berkenaan
dapat mengawal setiap masalah yang berlaku dalam organisasinya.

Hal ini kerana, Perhubungan Awam mampu merangka, menganalisis

dan menginterpretasikan pendapat orang awam mengenai isu-isu dan tindakan
yang mungkin akan memberi kesan baik atau sebaliknya ke atas operasi dan
perancangan organisasinya. Dengan demikian, imej sesebuah organisasi akan
sentiasa terpelihara. Maka, jelas dilihat bawa Perhubungan Awam dapat
menyelesaikan sesuatu masalah secara rasional dan ini menunjukkan betapa
pentingnya Perhubungan Awam kepada organisasi dan syarikat.

1.2.1 Membantu Menyusun Pelbagai Langkah Strategi Untuk Mencapai

Langkah Untuk Mencapai Misi Organisasi

Lena Satlita (2004), menyatakan bahawa PR bertanggungjawab untuk

membangunkan dan memelihara organisasinya dalam pelbagai bidang.
Contohnya, perhubungan membantu organisasinya dalam menyusun pelbagai

2
langkah kerja yang dirancang dan mesti dilaksanakan oleh organisasinya demi
mencapai misi yang ditetapkan.

Selain itu, pengamal Perhubungan Awam secara tidak langsung akan

terlibat dalam membuat kajian dan mengenalpasti setiap masalah,
membangunkan program dan memegang tanggungjawab utama dalam proses
pelaksanaannya.

Hal ini kerana, organisasi yang berjaya dan mempunyai nama yang baik
akan diterima oleh masyarakat sebagai aset kepada bangsa dan Negara.
Kesannya, organisasi yang berjaya akan sentiasa mendapat sokongan daripada
khalayak yang akhirnya akan membantu meningkatkan imej organisasi tersebut.

Maka, Perhubungan Awam amat penting kepada syarikat dan organisasi

bagi membantu menyusun pelbagai langkah dan strategi untuk mencapai misi
organisasi tersebut.

1.2.3 Menjadi Penasihat Kepada Pihak Atasan Dalam Sesebuah

Organisasi

Onong (1998), menyatakan bahawa perhubungan amat membantu para

pemimpin dan orang atasan organisasi dalam berkomunikasi dengan khalayak
ramai. Contohnya, Perhubungan Awam akan menjadi penasihat kepada
pemimpin organisasi mengenai hal-hal yang penting yang perlu diberitahu dan
yang tidak perlu diberitahu kepada khalayak.

Hal ini berlaku demikian kerana, melalui nasihat tersebut ia dapat

menubuhkan polisi baru, prosedur dan tindakan yang akan mendatangkan
faedah bersama kepada organisasi dan kumpulannya. Dengan demikian, imej
sesebuah organisasi juga akan sentiasa terpelihara.

Maka, Perhubungan Awam ini penting kepada syarikat dan organisasi

kerana ia boleh menjadi penasihat kepada pihak atasan. Dan melalui nasihat-
nasihat tersebut, secara terang-terangan orang atasan dapat membuat sesuatu
yang lebih bijak bagi memastikan kekalnya organisasi dan syarikat tersebut di
dalam pasaran.

3
1.2.4 Bertanggungjawab Dalam Mewujudkan Hubungan Yang Baik
Antara Organisasi Yang Lain.

Menurut Edwin dan Emery (1988), fungsi Perhubungan Awam adalah untuk
mencipta hubungan yang saling bermanfaat antara organisasi secara terancang
dan sistematik. Contohnya, pengamal Perhubungan Awam bertanggungjawab
dalam mewujudkan komunikasi dua arah antara organisasi yang lain.

Selain itu, setiap program yang dilaksanakan haruslah mengambil kira

pendapat dari organisasi dan khalayak. Sekiranya sesuatu keadaan itu memberi
impak negatif kepada organisasi lain, pengamal Perhubungan Awam haruslah
memastikan pihak berkenaan mendapat makluman mengenainya dan diberikan
pendidikan tentang cara untuk mengatasinya.

Ia bertujuan untuk mewujudkan kepercayaan sesama organisasi yang

lain. Hal ini kerana, Kepercayaan yang terjalin akan dapat merapatkan jurang
persafahaman antara organisasi. Di mana, persefahaman yang wujud akan
menimbulkan kepercayaan dalam kalangan masyarakat yang akan membantu
meningkatkan reputasi sesebuah organisasi.

1.2.5 Bertanggungjawab Untuk Membina Identiti Organisasi Dengan

Menyebarkan Maklumat Berkaitan Sesuatu Yang Dianggap
Penting Oleh Organisasinya.

Perhubungan Awam juga bertujuan untuk menarik perhatian khalayak ramai

melalui media bagi membantu meningkatkan reputasi organisasi tersebut.
Shawaluddin Anis, (1993) menyatakan bahawa masyarakat mempunyai sikap
yang sensitif dan interaktif berdasarkan maklumat yang diperolehi daripada
pelbagai media.

Oleh itu, melalui media Perhubungan Awam akan menyebarkan

maklumat berkaitan organisasinya demi mendapatkan perhatian daripada
khalayak. Contohnya, Perhubungan Awam akan merumuskan kegiatan-
kegiatan yang bertujuan untuk meningkatkan pemahaman masyarakat terhadap
aktiviti organisasinya.

4
 Selain itu, pengamal Perhubungan Awam juga memastikan setiap mesej
yang disiarkan di sudut media adalah benar, teruji dan boleh ditentukan
kesahihannya. Hal ini dilakukan oleh PR bagi memastikan setiap mesej yang
disampaikan benar-benar sampai kepada khalayak sasaran dalam
membangunkan reputasi organisasinya. Maka, ini menunjukkan betapa
pentingnya Perhubungan Awam kepada organisasi dan syarikat-syarikat.

1.2.6 Menangani Krisis.

Pengurusan Risiko merupakan bahagian penting dalam fungsi Perhubungan
Awam korporat. Cara syarikat atau organisasi bertindak balas kepada krisis
boleh menjejaskan reputasinya dalam masyarakat dalam jangka masa bertahun-
tahun yang akan datang.
Jabatan Perhubungan Awam perlu mengendalikan situasi yang sukar ini
dengan bijak, dan Pengamal Perhubungan Awam mesti mempunyai keupayaan
untuk menyampaikan maklumat dengan bijak.
Sama ada krisis melibatkan kemalangan di loji syarikat atau pelepasan
maklumat pelanggan yang tidak sengaja, kakitangan Perhubungan Awam
bertanggungjawab untuk menyusun tindak balas syarikat dan membimbing
strategi syarikat untuk mengendalikan krisis.
Kakitangan Perhubungan Awam perlu memberi maklumat kepada
media dengan tepat dan menasihati ahli eksekutif dan kakitangan yang
bertindak sebagai jurucakap semasa krisis. Maka, secara tidak langsung, krisis
yang berlaku didalam organisasi dan syarikat dapat ditangani dengan baik.

1.2.7 Menyebarkan Maklumat Mengenai Syarikat Dan Organisasi.

Pengamal Perhubungan Awam bertanggungjawab untuk berkongsi misi,
produk dan pencapaian syarikat dengan media dan pihak yang berkepentingan.
Mereka menggunakan pelbagai kaedah untuk memberitahu kisah
syarikat, termasuk menyediakan bahan komunikasi, menulis siaran akhbar dan
jawatan media sosial, menyelaraskan iklan, menulis ucapan, mengekalkan
laman web dan mengadakan acara khas.
Di sesetengah syarikat, jabatan Perhubungan Awam mungkin juga
mengendalikan komunikasi dalaman dengan pekerja. Penjenamaan adalah
kebimbangan khusus dari jabatan PR korporat. Penjenamaan memastikan

5
semua komunikasi dan bahan syarikat mempunyai tema dan mesej yang
konsisten.
Persatuan Perhubungan Awam Amerika menyatakan bahawa
penjenamaan boleh membantu syarikat meningkatkan kepercayaan dengan
pelanggan dengan memberikan keaslian dan keistimewaan yang menaikkan
jenama. Maka, dengan jelas terlihat kepentingan Perhubungan Awam sebagai
ejen penyebaran maklumat mengenai syarikat dan organisasi.

1.2.8 Sebagai Penghubung Kepada Media.

Jabatan Perhubungan Awam korporat adalah titik hubungan kepada media.

Apabila Pengamal Perhubungan Awam menerima panggilan atau e-mel
daripada media yang meminta maklumat atau penjelasan, pihak Perhubungan
Awam akan meneliti isu tersebut dan akan menyediakan tindak balas yang
sesuai dengan situasi yang berlaku.

Dalam beberapa kes, pihak Perhubungan Awam mungkin akan

bertindak sebagai jurucakap syarikat. Namun dalam lain-lain hal, mereka
mungkin akan membuat temubual dengan wartawan atau wakil media dengan
eksekutif atau pengurus syarikat.

Pengamal Perhubungan Awam juga akan menghubungi media untuk

menceritakan kisah yang membentangkan syarikat itu dalam keadaan positif.
Maka, Perhubungan Awam korporat ini penting sebagai penghubung kepada
media-media luar.

6
2.0 TANGGUNGJAWAB SOSIAL KORPORAT (CSR)
2.1 Definisi Tanggungjawab Sosial Korporat (CSR)

Setiap organisasi mempunyai agenda tersendiri dalam memasarkan dan mempromosikan

produk atau perkhidmatan yang disediakan. Pelaburan sumber yang terhad akan
membataskan pulangan besar kepada organisasi. Tetapi, sesebuah organisasi tidak
sepatutnya hanya mementingkan keuntungan sendiri semata-mata, tetapi soal kepentingan
sosial dan kebajikan masyarakat sekeliling juga perlu diambil kira.

Oleh hal demikian, pelaksanaan langkah alternatif perlu dilakukan bagi membantu
mendapatkan pulangan besar. Bahtiar Mohamad (2009), mengatakan dengan
menunjukkan nilai keprihatinan terhadap komuniti sekitar, ianya dapat memberi ganjaran
besar kepada organisasi.

Nilai keprihatinan dapat ditunjuk dalam pelbagai cara dan salah satunya adalah
melalui aktiviti Tanggungjawab Sosial Korporat (CSR). Organisasi boleh mewujudkan
hubungan komuniti yang baik supaya kelak akan mendapat sokongan daripada mereka
bagi jangka masa yang lebih panjang.

Manteaw (2008) mengatakan CSR secara umumnya telah dijadikan sebagai strategi
dalam perniagaan oleh kebanyakan syarikat korporat kerana ianya merupakan salah satu
usaha bagi meningkatkan hubungan baik syarikat dengan masyarakat.

Menurut Norajila (2011) pula, CSR merupakan pelan tindakan yang menunjukkan
komitmen sesebuah organisasi bertindak balas terhadap keadaan persekitaran sosial di
sekeliling mereka. Dalam melaksanakan CSR, organisasi boleh menyumbang terhadap
pembangunan ekonomi dengan meningkatkan taraf hidup pekerja, keluarga pekerja dan
komuniti tempatan melalui kaedah yang dapat memberi pulangan faedah untuk
perniagaan.

Dengan peningkatan tersebut, pekerja secara tidak langsung akan lebih termotivasi
untuk menyumbang tenaga sekaligus meningkatkan produktiviti kepada organisasi yang
disandang jawatan. Perkara ini juga menunjukkan bahawa sesebuah organisasi tidak
sepatutnya hanya mementingkan keuntungan semata-mata, namun perlu mengambil kira
kepentingan sosial dan kebajikan masyarakat sekeliling.

7
 Tanggungjawab sosial secara asasnya lebih terdorong kepada pihak berkepentingan
dalaman dan kemudian berkembang kepada masyarakat berdekatan organisasi. Ianya
melibatkan pihak berkepentingan seperti pemegang saham serta merangkumi komuniti
tempatan.

Hubungan yang terbentuk melalui CSR menunjukkan ianya sebagai satu bentuk
pengurusan yang strategik dan boleh menggalakkan organisasi lebih memahami hubungan
antara pekerja dan komuniti setempat yang menjadi ‘aset’ untuk menyumbang terhadap
keperluan dan kepentingan dalam jangka masa yang kedepan.

Oleh hal demikian, tanggungjawab sosial korporat ini perlu diberi penekanan dalam
usaha membantu memastikan kebajikan masyarakat yang dikehendaki sentiasa terjaga
dengan baik.

Menurut Nik Nazli (2003), terdapat tujuh jenis tanggungjawab sosial korporat yang
boleh diamalkan oleh organisasi sebagai satu lambang bagi menghargai dan mengambil
berat komuniti mengikut radius berdekatan organisasi. Salah satunya adalah dari segi
tanggungjawab kepada masyarakat. Organisasi boleh memainkan peranan untuk
menunjukkan peranan tanggungjawab tersebut dengan menyediakan peruntukan biasiswa
kepada pelajar-pelajar cemerlang di samping membina kemudahan komuniti dan
menyumbang kepada aktiviti-aktiviti berbentuk kemasyarakatan.

Dalam menjayakan tanggungjawab ini, sumbangan dana kepada masyarakat

selalunya akan dilakukan oleh filantropi korporat. Menurut Carroll (1991), tanggungjawab
filantropi atau perikemanusiaan merangkumi tindakan-tindakan sektor korporat yang
bertindakbalas terhadap jangkaan masyarakat iaitu perniagaan menjadi warganegara
korporat yang baik (good corporate citizenship).

Perkara ini juga termasuk dalam membuat keputusan atau program yang berkaitan
dengan kebajikan manusia. Antara contoh sumbangan sektor korporat yang dapat
dilaksanakan adalah seperti sumbangan terhadap seni, pendidikan atau keperluan
komuniti.

Sektor korporat dilihat sebagai warganegara korporat yang baik. Keadaan ini
ditunjukkan melalui tanggungjawab filantropi dimana sesebuah perniagaan atau
perusahaan itu bersedia untuk menyumbangkan sumber kewangan dan tenaga kepada
masyarakat dan juga untuk meningkatkan taraf hidup.

8
 Selain itu, Norajila (2011) turut mengatakan bahawa pelaksanaan CSR dipercayai
sangat membantu dalam meningkatkan reputasi syarikat. Oleh hal demikian, kebanyakan
organisasi mengambil peluang untuk melakukan pelbagai program melibatkan CSR demi
meningkatkan reputasi sekaligus meningkatkan imej mereka yang baik pada mata
masyarakat.

Sebagai usaha untuk meningkatkan reputasi dan imej syarikat, Muthu (2007),
mengatakan bahawa syarikat korporat perlu memastikan usaha CSR yang dilakukan perlu
bersifat strategik supaya dapat memberi impak pembangunan yang positif kepada
masyarakat yang disasarkan.

2.2 Kepentingan CSR

Konsep CSR mula diterima pakai dalam organisasi kerana dipercayai mendatangkan
pulangan profit yang berlanjutan untuk jangka masa panjang. Selain itu, masyarakat juga
mula menyedari bahawa terdapat faedah yang boleh diterima dan dinikmati melalui
pelaksanaan konsep CSR oleh organisasi.

CSR atau kerakyatan korporat (corporate citizenship) telah menjadi satu

pertimbangan yang penting dalam membuat sesuatu keputusan dalam pelaburan sama ada
akan mendatangkan pulangan yang baik atau merugikan.

Norajila (2011:215) juga mengatakan berdasarkan tinjauan yang dibuat oleh unit
kepakaran ekonomi (Economist Intelligence Unit), 88% daripada eksekutif di pelbagai
syarikat mengatakan CSR menjadi satu pertimbangan yang penting dalam proses membuat
keputusan berkaitan pelaburan berbanding 54% pada tahun 2007. Oleh hal demikian,
organisasi korporat mula mempertimbangkan konsep CSR amat penting untuk
dilaksanakan.

Kepentingan CSR yang seterusnya adalah satu langkah strategik yang boleh
dilaksanakan oleh syarikat bertujuan menghubungkan organisasi dengan masyarakat
awam. Sehingga ini, terdapat pelbagai program CSR yang telah dilaksanakan oleh
organisasi dan ternyata memberi pulangan baik dan meningkatkan imej organisasi ke arah
lebih positif. Ianya juga dapat merangkumi usaha memperbaiki keadaan tempat berkerja,
pemasaran pruduk, pemuliharaan alam sekitar dan pembangunan komuniti.

9
 Kepentingan seterusnya adalah CSR berupaya membantu dalam meningkatkan
jenama (brand enhancement) dan nilai moral pekerja yang lebih baik. Perkara ini dapat
dibuktikan apabila, masyarakat berpotensi lebih mengenali organisasi yang melaksanakan
CSR dan sekaligus dapat memperkenalkannya dengan lebih luas kepada orang lain.

Sebagai contoh, sebuah syarikat minuman isotonik mengadakan program gotong

royong bersama masyarakat di sesebuah kampung dan memberi minuman isotonik kepada
masyarakat di kampung tersebut secara percuma. Perkara ini secara tidak langsung akan
membuatkan masyarakat kampung tersebut menyedari kewujudan syarikat tersebut yang
tidak pernah diketahui sebelum ini. Situasi ini dapat menyumbang ke arah peningkatan
jenama bagi syarikat tersebut.

10
3.0 PENGURUSAN KOMUNIKASI PRS CORPORATION: MAJLIS KASIH
RAMADAN BERSAMA ANAK YATIM HOME TUARAN

3.1 Pengurusan Komunikasi

PRS Corporation telah menerima sebuah syarikat tekstil terkemuka negara iaitu syarikat
Jakel sebagai pelanggan PRS Corporation atau “client” dalam membantu usaha mereka
merealisasikan strategi syarikat tersebut untuk mengadakan program CSR melibatkan
komuniti sekitar radius berhampiran di Kota Kinabalu, Sabah.

Berdasarkan penyelidikan yang telah dilakukan oleh PRS Corporation, syarikat Jakel
lebih berpotensi untuk melakukan CSR berbentuk tanggungjawab terhadap masyarakat
dengan pemberian sumbangan berbentuk barangan mahupun dari segi kewangan.

Hal ini kerana profil syarikat Jakel ternyata mempunyai nilai keuntungan yang tinggi
pada setiap tahun. Malah, syarikat berstatus filantropi korporat ini berpotensi dalam
melakukan aktiviti kebajikan kerana pengarah urusan syarikat yang lebih selesa dipanggil
Datuk Faroz sendiri merupakan seorang dermawan yang suka membantu masyarakat
disebalik nama syarikat yang dimilikinya.

3.1.1 Perancangan komunikasi

PRS Corporation dalam usaha menjayakan rundingcara terhadap syarikat Jakel terlebih
dahulu membuat perancangan pengurusan komunikasi yang strategik. Proses
komunikasi yang efektif dilaksanakan supaya lebih teratur dan profesional dalam
kalangan pekerja PRS Corporation dan ketika berurusan dengan klien iaitu syarikat
Jakel. PRS Corporation terlebih dahulu mengenalpasti program yang sesuai untuk
dilaksanakan, objektif perlaksanaan program, tema dan juga sasaran yang tepat untuk
dipilih.

3.1.2 Pelaksanaan komunikasi

Pelaksanaan komunikasi yang baik dapat mengawal keharmonian dalaman syarikat

iaitu antara pekerja dan majikan. Struktur komunikasi yang baik seperti penyampaian
maklumat yang jelas tanpa menimbulkan sebarang salah faham akan memaparkan imej
yang positif. Oleh itu, pengawalan struktur pengurusan yang efektif oleh organisasi
amat penting supaya dapat menyakinkan klien untuk mendapatkan khidmat konsultasi
yang terbaik.

11
 3.1.3 Koordinasi komunikasi

Kakitangan PRS CORP Corporation perlu cakna terhadap setiap jenis komunikasi yang
diterapkan dalam budaya syarikat dan memberikan komitmen yang terbaik dalam
mengaplikasikannya terhadap perlaksanaan tugasan. Koordinasi ini sangat penting
dalam mempengaruhi elemen-elemen yang diperlukan bagi menjayakan perancangan
yang telah dirancang dan menjadikannya sebagai satu proses komunikasi yang
strategik.

3.1.4 Pengawalan komunikasi

Kawalan terhadap komunikasi sangat penting supaya tidak melampaui batasan terhadap
pihak tertentu dan menggelakkan syarikat daripada terpalit kesan sensitif. Pengawalan
ini amat dititikberatkan kepada setiap kakitangan PRS Corporation supaya imej bersih
sentiasa dikawal. Proses pengawalan komunikasi dilaksanakan kepada pekerja,
komunikasi antara pekerja dan majikan, pihak pengurusan dan juga pihak
berkepentingan.

Kakitangan PRS Corporation juga sangat ditegaskan supaya menjaga

komunikasi pada tahap terbaik ketika berurusan dengan klien. Hal ini bertujuan bagi
menjaga imej dan kredibiliti syarikat kepada pandangan luar serta mengelakkan
daripada tercetus krisis dan kontroversi.

3.2 Rekaan Program Komprehensif

3.2.1 Hubungan komuniti

Setelah melakukan beberapa siri konsultasi bersama pegawai syarikat Jakel cawangan
Sabah bahagian Sepanggar iaitu Jakel Alamesra, PRS Corporation telah merancang
untuk melakukan sebuah program komprehensif bagi meningkatkan reputasi dan imej
syarikat Jakel tersebut.

Program berbentuk CSR melibatkan komuniti amat sesuai untuk dilaksanakan

berdasarkan keadaan kawasan dan komuniti yang telah diselidik. Bersesuaian dengan
perayaan Hari Raya Aidilfitri yang bakal disambut oleh masyarakat Islam pada 15 Jun
2018 nanti, PRS Corporation telah merangkakan sebuah program CSR yang
membolehkan syarikat Jakel memberi sumbangan dana kepada komuniti berdekatan
pada satu majlis yang dianjurkan iaitu bertema Kasih Ramadan Bersama Anak Yatim.

12
 Komuniti yang disasarkan adalah anak-anak yatim Home Tuaran yang berlokasi
tidak jauh dari Jakel Alamesra. PRS Corporation terlebih dahulu berurusan dengan
kakitangan pengurusan Anak Yatim Home Tuaran bagi mendapatkan senarai nama
anak-anak yatim yang bakal menerima sumbangan daripada CSR yang bakal
dilaksanakan.

Seramai 30 orang anak yatim dipilih bagi menerima sumbangan pada majlis
tersebut yang bakal dianjurkan. Berikut merupakan objektif yang diusulkan dan telah
mendapat persetujuan daripada pihak Jakel iaitu:

I. Melaksanakan kebajikan dengan mengagihkan sumbangan kepada anak-anak yatim.

II. Menerapkan nilai dermawan dalam kalangan kakitangan syarikat Jakel.
III. Mendekatkan hubungan antara kakitangan syarikat Jakel Alamesra dengan anak-anak
yatim.

Program CSR bersama anak yatim Home Tuaran dirangka akan dilaksanakan
pada 27 Mei 2018 iaitu Ahad di dua lokasi iaitu pada sesi tengahari bermula jam dua
petang sehingga jam lima petang bertempat di bangunan Jakel Alamesra.

Manakala berbuka puasa pula diadakan di lokasi Hotel Klagan yang berada
berhampiran Jakel Alamesra tersebut. Pergerakan anak-anak yatim tersebut diuruskan
oleh syarikat Jakel dengan menyediakan pengangkutan bas untuk pergerakan pergi dan
pulang mereka daripada tempat tinggal.

Tentatif yang disediakan adalah bersesuaian dengan menghormati bulan

Ramadhan dan tidak membebankan anak-anak yatim. Setelah mereka tiba di
perkarangan bangunan Jakel Alamesra, mereka akan dialu-alukan oleh Datuk Faroz
sendiri, Datuk Mohd Amran Mohd Nor, Pengarah Urusan Jakel Sabah serta kakitangan
yang terlibat.

Anak-anak yatim akan berpeluang untuk beramah mesra bersama Datuk Faroz,
Datuk Amran dan kakitangan Jakel sebelum memulakan slot bertadarus di perkarangan
bangunan Jakel bagi menghidupkan lagi suasana Ramadhan.

Setelah selesai bertadarus, pada jam tiga petang Datuk Faroz memberi baucer
pakaian bernilai RM 200 kepada setiap anak-anak yatim diiringin Datuk Amran.
Baucer tersebut kemudiannya membolehkan anak-anak yatim menebus sebarang

13
 pakaian atau aksesori hari Raya bernilai RM 200 tertakluk kepada nilai baucer yang
diberikan.

Strategi yang dirangka ini bertujuan meningkatkan imej syarikat Jakel pada
komuniti sekelilingnya. Pemilihan CSR yang menampilkan sumbangan baucer dan
penebusan pakaian di syarikat tekstil tersebut sedikit sebanyak akan memberi ingatan
kepada masyarakat sekeliling terutamanya anak-anak yatim Home Tuaran untuk terus
menghargai dan mengingati produk keluaran syarikat Jakel ini. Perkara ini bersesuaian
dengan tagline yang dicipta oleh Datuk Faroz iaitu “Ingat Kain, Ingat Jakel” dan “Ingat
Raya. Ingat Jakel”.

3.3 Aturcara Majlis

Setelah berakhirnya aktiviti membeli-belah bersama anak yatim, acara pada hari tersebut akan
diteruskan lagi dengan majlis berbuka puasa di Hotel Klagan, yang berdekatan dengan pusat
membeli-belah 1 Borneo. Majlis ini dianggarkan bermula pada pukul 5.00 petang sehingga
7.00 petang. Hal yang demikian kerana untuk memberi laluan kepada para jemputan dan anak-
anak yatim untuk menunaikan solat tarawih di Masjid Universiti Malaysia Sabah (UMS).

3.4 Kemudahan Pengangkutan

Seramai 30 orang anak yatim akan dibawa ke Hotel Klagan 1 Borneo dengan menaiki bas yang
disediakan oleh pihak syarikat Jakel. Untuk makluman, bas ini boleh memuatkan sehingga 40
orang penumpang di dalamnya. Hal ini berikutan untuk memudahkan pergerakan anak-anak
yatim ini ke tempat majlis berkenaan meskipun ianya tidak seberapa jauh dengan pusat
perniagaan Jakel yang juga terletak di Alamesra. Anak-anak yatim ini akan dijemput sekitar
pukul 4.30 petang, usai solat Asar.

3.5 Jemputan Majlis

Majlis ini dihadiri oleh Menteri Pembangunan Masyarakat dan Hal Ehwal Pengguna Sabah,
Datuk Jainab Ahmad Ayid dan akan dirasmikan oleh Datuk Mohamed Faroz Mohamed Jakel
merangkap Ketua Pegawai Eksekutif (CEO) Jakel Malaysia. Selain itu, Datuk Mohd Amran
Mohd Nor, Pengarah Urusan Jakel Sabah dan Pengurus Home Tuaran, Junaidah Hassan akan
turut hadir untuk memeriahkan lagi majlis berbuka puasa tersebut. Mereka merupakan
golongan yang penting berikutan dengan jawatan yang dipegang oleh mereka dalam syarikat
Jakel merupakan jawatan yang tertinggi dalam pengurusan syarikat Jakel.

14
3.6 Hubungan Media

Hubungan media merupakan satu aktiviti dalam usaha untuk menjalin hubungan yang baik
antara organisasi dan media luar. Ianya berfungsi untuk memaklumkan aktiviti yang akan
berlangsung dalam organisasi kepada media supaya mendapat liputan yang baik mengenai
aktiviti tersebut. Selain itu, hubungan media juga dapat berfungsi sebagai penghubung antara
wartawan dan perhubungan awam organisasi dalam bertukar maklumat dan memberi bantuan
ketika diperlukan.

Dalam konteks syarikat Jakel, PRS Corporation akan menjemput wartawan dari akhbar
tempatan iaitu Sabah Times, Utusan Borneo, New Straits Times, dan RTM bagi membuat
liputan ketika CSR majlis Berbuka Puasa tersebut berlangsung.

Tujuan memilih beberapa syarikat akhbar di Sabah ini adalah bertujuan bagi
mendapatkan akses menyeluruh daripada rakyat mengenai aktiviti CSR ini. Selain itu, tindakan
PRS Corporation tidak hanya memilih akhbar tertentu sahaja adalah bertujuan bagi
mengelakkan syarikat Jakel terpalit isu berat sebelah terhadap syarikat akhbar lain dari segi
pemberian maklumat.

Pada masa sama, hubungan media ini bertujuan bagi meningkatkan imej, reputasi dan
membantu mendapatkan pulangan besar kepada klien iaitu syarikat Jakel untuk jangka masa
panjang.

Beberapa kajian mengenai syarikat akhbar yang terdapat di Sabah telah dilaksanakan
sebelum dipilih oleh PRS Corporation untuk membuat liputan mengenai CSR syarikat Jakel.
Antara faktor pemilihannya adalah dari segi bahasa, jumlah edaran akhbar.

Akhbar Utusan Borneo, menampilkan Bahasa Malaysia dan pada masa sama, Utusan
Borneo turut menampilkan sisipan bahasa Kadanzandusun. Selebihnya, Sabah Times dan New
Straits Time dipilih kerana mengunakan bahasa Inggeris. Gabungan tiga bahasa ini sangat
penting memandangkan rakyat Sabah terdiri daripada pelbagai kaum dan membolehkan
mereka memahami berita CSR Jakel yang bakal disiarkan.

Seterusnya, setiap syarikat akhbar tersebut dilihat mengedarkan akhbar hampir 30,000
edaran sehari menunjukkan peratusan tinggi penduduk di Sabah untuk melihat kejayaan aktiviti
CSR yang dilaksanakan oleh syarikat Jakel. Perkara ini sekaligus bakal membuatkan penduduk
mengingati syarikat tersebut terutama apabila sudah menjelang perayaan Aidilfitri.

15
 Selain itu, jangka waktu yang diambil oleh wartawan untuk menyiapkan sekaligus
menyiarkan berita kepada khalayak juga memainkan peranan penting. Hal ini kerana menurut
Gurton (2001), bagi menjalin hubungan media yang baik, sikap pengurusan secara profesional
sangat dititikberatkan.

Ianya dapat dilakukan melalui mengetahui nilai kepentingan masa bagi wartawan.
Selain itu, memahami sikap dan keperluan wartawan juga penting dalam usaha menjaga
hubungan media yang baik. Secara kesimpulannya, kerjasama hubungan media amat signifikan
dan memberi impak besar terhadap kesedaran orang awam terhadap organisasi.

3.7 Hubungan Kerajaan

Hubungan kerajaan adalah bertujuan untuk memberi tumpuan bagaimana sesebuah organisasi
berinteraksi dengan kerajaan, cawangan lain dan para pegawai. Melalui Perhubungan Awam,
ianya dapat membantu sesebuah organisasi ataupun syarikat dalam membina interaksi serta
hubungan yang positif dengan kerajaan di samping dapat mencipta imej dan reputasi yang baik
dalam syarikat.

Program Majlis Kasih Syawal Bersama Anak Yatim Home Tuaran yang dianjurkan
oleh pihak Jakel bakal menjemput YB Datuk Hajah Jainab Datuk Sri Panglima Hj. Ahmad
Ayid. Beliau merupakan Menteri Pembangunan Masyarakat dan Hal Ehwal Pengguna
merangkap UMNO bahagian kawasan Sepanggar.

YB Datuk Hajah Jainab dijemput berikutan dengan majlis yang dilaksanakan ini
bersesuaian dengan jawatan yang dipegang oleh beliau. Bahagian pembangunan masyarakat
sememangnya berkait rapat dengan struktur pengurusan rumah anak yatim.

Selain itu, majlis ini dianjurkan di kawasan berhampiran Sepanggar iaitu Hotel Klagan,
1 Borneo. Justeru, ianya amat sesuai dengan beliau yang merupakan UMNO di kawasan
tersebut.

Melalui majlis ini, pihak Jakel yang menjemput YB Datuk Hajah Jainab dapat
berinteraksi dengan beliau secara berdepan. Bukan itu sahaja, pengurusan yang cekap dalam
penganjuran majlis dapat dipamerkan sekaligus berpotensi untuk mencipta imej dan reputasi
yang baik di mata pemimpin.

16
 Hal ini perlu dititikberatkan kerana hubungan bersama pihak kepentingan perlu dijaga
baik untuk memastikan taraf pengurusan syarikat Jakel dapat dipertingkatkan dan diperbaiki
hari demi hari.

Di samping, melalui jemputan beliau, identiti syarikat Jakel juga dapat dipromosikan
dengan lebih terperinci. Perkara ini membuka peluang syarikat Jakel untuk mempamerkan
kelebihan syarikat mereka kepada pihak berkepentingan dengan adanya jemputan daripada
pihak kerajaan.

Hal yang demikian kerana dalam membina sebuah syarikat yang utuh, ketiga-tiga aspek
iaitu identiti, imej dan reputasi perlu ditambahbaik dari semasa ke semasa agar syarikat Jakel
semakin dikenali bukan sahaja dalam pasaran Malaysia tetapi juga di luar negara.

3.8 Dekorasi dan Persiapan Tempat

Majlis berbuka puasa pada kali ini bertemakan konsep Aildilftri berikutan majlis ini diadakan
menjelang pada Hari Raya. Dekorasi dan hiasan dalaman tempat pada majlis itu akan
disediakan oleh pihak PRS Corporation sendiri mengikut kesesuaian tema yang telah
ditetapkan oleh pihak Jakel. Hal ini sekaligus akan memudahkan pihak syarikat Jakel kerana
segala kemudahan seperti peralatan teknikal, mikrofon, rostrum dan sebagainya sudah siap
disediakan oleh pihak hotel sendiri.

3.9 Aturcara Majlis Berbuka Puasa

Anak-anak yatim ini akan diambil di Alamesra lebih awal sebelum acara bermula. Hal ini untuk
memastikan perjalanan majlis berjalan lancar mengikut perancangan masa yang sudah diatur.
Setelah itu, para tetamu jemputan dianggarkan tiba ke majlis sekitar jam 5:15 petang. Para
tetamu kehormat yang hadir ke majlis ini akan menaiki kenderaan mereka sendiri. Pihak
protokol akan menjemput mereka di bahagian pintu utama Hotel Klagan.

Usai kedatangan para tetamu kehormat, majlis akan dimulakan dengan bacaan doa yang
akan diketuai oleh Ustaz Nazri, salah seorang pengajar dari rumah anak ayatim tersebut.

Pada jam 5:30 petang, majlis akan diteruskan dengan ucapan alu-aluan yang akan
disampaikan oleh Datuk Mohd Amran Mohd Nor, Pengarah Urusan Jakel Sabah. Kemudian,
majlis akan diteruskan lagi dengan ucapan perasmian daripada Datuk Mohamed Fairoz, selaku
Pengarah Urusan Jakel Malaysia.

17
 Setelah berakhirnya upacara perasmian majlis yang dianggarkan pada jam 5:45 petang,
acara akan diteruskan lagi dengan sesi penyampaian wang sumbangan sebanyak RM150
kepada seramai 30 orang anak yatim. Sumbangan wang yang diberikan adalah sebagai salah
satu usaha pihak Jakel untuk membantu anak-anak yatim ini.

Melalui wang yang diberikan, anak-anak yatim ini sekurang-kurangnya dapat membeli
pelbagai keperluan mereka yang lain. Bukan itu sahaja, bantuan wang RM150 sedikit sebanyak
mampu meringankan beban pihak rumah anak yatim. Sumbangan wang ini sepenuhnya ditaja
oleh pihak syarikat Jakel sendiri.

Sesi penyampaian wang sumbangan ini dianggarkan akan selesai kira-kira pada pukul
6:15 petang. Setelah itu, sesi beramah mesra bersama tetamu jemputan akan diadakan sambil
menunggu waktu berbuka puasa. Majlis berbuka puasa dianggarkan pada jam 6.30 petang. Para
tetamu jemputan dan anak-anak yatim akan dijemput untuk menjamah hidangan yang telah
disediakan oleh pihak hotel Klagan.

Pada jam 6:50 petang, para tetamu jemputan dan anak-anak yatim akan dibawa ke
ruangan solat yang disediakan oleh pihak hotel. Hal ini bertujuan memudahkan mereka untuk
menunaikan solat Maghrib dan Isyak seterusnya solat Terawih secara berjemaah.

Usai berakhirnya solat Terawih, para tetamu jemputan akan diiring keluar menuju ke
bahagian pintu utama hotel. Manakala, anak-anak yatim akan dijemput menggunakan
pengangkutan bas yang disediakan untuk menghantar mereka semula ke tempat kediaman
Home Tuaran.

18
4.0 SUMBER MANUSIA

Dalam Tanggungjawab Sosial Korporat, terdapat beberapa unit yang perlu ditubuhkan bagi
memastikan kelancaran aktiviti CSR bagi PRS Corporation ini. Antaranya adalah unit sumber
manusia, unit logistik, setiausaha, bendehari, pengarah, unit protokol, unit media dan publisiti
serta unit urusetia

4.1 Definisi Sumber Manusia

Sumber Manusia atau dipanggil sebagai “Human Resource” (HR) boleh didefinisikan
sebagai suatu komuniti dalam syarikat yang berfungsi untuk mengendalikan keperluan dan
masalah pekerja dan mencari rekrut untuk sesebuah syarikat. Jelasnya, sumber manusia
penting bagi sesebuah organisasi kerana ia membolehkan sesebuah urusan syarikat dalam
berjalan secara sistematik dan mencapai objektif syarikat. Sesebuah organisasi atau
perniagaan juga perlu kerjasama dari sumber manusia dari luar atau rakan-rakan
perniagaan lain untuk wujud.

Tujuan unit sumber manusia dalam PRS Corporation adalah untuk memastikan
bahawa pekerja yang diambil bekerja digunakan dengan cekap dan berkesan dan berupaya
menyumbang kepada pencapaian matlamat organisasi serta memastikan organisasi dapat
terus berdaya saing dan berdaya tahan.

Unit sumber manusia juga mengendalikan pembayaran gaji kepada pekerja-pekerja

serta pelbagai perkara seperti cuti, bonus, dan faedah kesihatan. Unit ini juga merupakan
‘aset’ yang penting bagi PRS Corporation. Manusia merupakan nadi utama dalam
sesebuah organisasi, ia menitikberatkan aspek motivasi pekerja termasuklah persekitaran
dan peluang agar pekerja dapat menggunakan bakat dan kebolehan mereka untuk
kemajuan diri sendiri dan agar operasi PRS Corporation dapat berfungsi dengan lancar dan
efektif.

19
4.2 Kepentingan Sumber Manusia

Sumber manusia adalah penting kepada sesebuah organisasi dalam pelbagai aspek, dari
perancangan strategik kepada imej organisasi. Sumber Manusia dapat menambahbaikan
pengalaman pekerja sepangjang tempoh pekerjaan lalu mengukuhkan operasi perniagaan.

Sumber manusia yang berpengalaman dapat menambahbaikan pengurusan strategik

dan pembuatan keputusan dalam organisasi yang mendasari penilaian kakitangan semasa
dan unjuran untuk keperluan tenaga kerja masa depan berdasarkan permintaan perniagaan.

Selain itu, sumber manusia menggariskan struktur pampasan yang realistik yang
menetapkan gaji syarikat bersaing dengan perniagaan lain dalam industri atau syarikat
yang bersaing untuk pekerja yang mempunyai kemahiran serupa. Mereka menjalankan
kajian gaji untuk mengekalkan kos pampasan selaras dengan status kewangan semasa
organisasi dan pendapatan yang diunjurkan.

Sumber manusia juga merupakan pakar latihan dan pembangunan menyelaraskan

orientasi pekerja baru. Latihan kemahiran adalah langkah penting dalam menjalin
hubungan majikan dan pekerja yang kuat. Bidang latihan dan pembangunan HR juga
menyediakan latihan yang menyokong amalan pekerjaan yang saksama dan pembangunan
pekerja untuk menyediakan pemimpin yang menunjukkan peranan penyeliaan dan
pengurusan.

Antara kepentingan sumber manusia adalah pakar HR dapat membantu organisasi

mencapai prestasi tinggi, semangat dan tahap kepuasan sepanjang tenaga kerja, dengan
mewujudkan cara untuk memperkuat hubungan majikan-pekerja. Mereka mentadbir
tinjauan pendapat pekerja, menjalankan kumpulan fokus dan mendapatkan input pekerja
mengenai kepuasan kerja dan cara majikan dapat mengekalkan hubungan kerja yang baik.

Secara umumnya, sumber manusia mengurus proses rekrut dari pemeriksaan resume
ke penjadualan wawancara untuk memproses pekerja baru. Mereka menentukan kaedah
yang paling berkesan untuk merekrut pemohon, termasuk menilai sistem pelacak pemohon
yang paling sesuai untuk keperluan organisasi.

20
4.3 Unit-Unit Dalam Sumber Manusia

4.3.1 Logistik

Unit logistik secara umumnya mengendalikan perkara seperti persediaan, penyimpanan,

penghantaran dan pergerakan barangan yang diperlukan dalam sesebuah organisasi atau
acara.

Unit logistik dalam PRS Corporation bertanggungjawab untuk mengendalikan

kakitangan, kenderaan serta stor yang diperlukan untuk memastikan pengaliran stok yang
lancar bagi aktiviti tanggungjawab sosial korporat.

Unit logistik juga mengendalikan pengelolaan stok dan distribusi peralatan atau
perlengkapan kepada unit kerja untuk menunjang pelaksanaan tugas. Unit logistik perlu
mempunyai hubungan yang rapat dengan unit kewangan atau bendehari kerana unit
logistik perlukan kelulusan modal dan kewangan dari unit kewangan terlebih dahulu
sebelum pembelian bekalan barangan untuk organisasi.

4.3.2 Setiausaha

Setiausaha adalah seseorang individu yang diperlukan bagi mengendalikan dan

mengesahkan segala dokumen organisasi untuk membolehkan dokumen diterima dan sah
di sisi undang-undang.

Setiausaha PRS Corporation merupakan pegawai syarikat yang ditugas memberi

nasihat dan peringatan dari semasa ke semasa mengikut kehendak akta seperti mengadakan
mesyuarat agung tahunan dan mesyuarat agung luar biasa.

Beliau juga melakukan pendaftaran serta menyerah simpan dokumen organisasi

dari semasa ke semasa seperti akaun beraudit, penyata tahunan dan dokumen-dokumen
lain yang berkaitan untuk memastikan kestabilan organisasi.

4.3.3 Bendahari

Bendahari merupakan seseorang individu yang mengendalikan pengaliran wang dalam

sesebuah organisasi. Beliau membuat pengiraan jumlah perbelanjaan bulanan dan tahunan
organisasi dan jumlah baki yang tinggal.

21
 Bendahari PRS Corporation berfungsi untuk mengagihkan wang kepada pihak-
pihak dan unit-unit yang berkenaan mengikut bajet organisasi dan perbelanjaan bagi
jabatan yang berbeza dan acara yang tertentu seperti tanggungjawab sosial korporat.

Tuntutan pembelian secara umumnya boleh dapat dengan prosedur penghantaran

borang tuntutan dengan resit. Tugas yang paling penting bagi seseorang bendahari adalah
mengutip dan menguruskan wang dan diperoleh melalui aktiviti-aktiviti jualan dan
menyimpan wang secara beramanah.

Bendahari juga perlu menyedia dan menbentangkan penyata kewangan bulanan

dan tahunan PRS Corporation dalam mesyuarat kepada ketua-ketua jabatan dan
pengurusan tinggi bagi melaporkan status organisasi. Mereka juga perlu menghantar
laporan penyata kewangan kepada setiausaha.

4.3.4 Pengarah

Tanggungjawab seseorang pengarah syarikat atau organisasi adalah besar. Mereka perlu
menentukan hala tuju organisasi, memastikan perancangan bagi organisasi, prestasi
perniagaan, keberkesanan pekerja, sumber hasil dan sebagainya dengan membuat
keputusan yang fokus kepada kepentingan syarikat.

Pengarah yang efektif dalam sesebuah organisasi akan melicinkan segala proses
dan perjalanan organisasi dan kejayaan syarikat dapat dicapai. Bidang tugas pengarah PRS
Corporation adalah meluluskan projek, menandatangani, mengeluar, menerima dan
mengesahkan semua cek, nota perjanjian, bil pertukaran atau apa dokumen yang
diputuskan dari semasa ke semasa.

Pengarah PRS Corporation juga perlu melantik mana-mana pihak yang bersesuaian
untuk menjadi wakil atau ketua dalam serta luar syarikat untuk perjalanan kerja yang lebih
efektif dan lancar.

Seseorang pengarah juga perlu menghadiri mesyuarat-mesyuarat dengan rakan

kongsi organisasi, pelabur dan pihak berkuasa untuk merancang dan meluluskan projek
bagi kejayaan organisasi.

22
4.3.5 Protokol

Protokol adalah salah satu unsur pekerja yang membantu pimpinan untuk mempersiapkan
tugas dan kegiatan dari perencanaan ke pelaksanaan hingga organisasi dapat berjalan
dengan tertib dan lancar.

Antara bidang tugas unit protokol PRS Corporation adalah menyenaraikan atau
menentukan tetamu jemputan atau VIP yang akan hadir ke acara tanggungjawab sosial
korporat.

Unit ini juga perlu merancang cara menyambut tetamu kehormat, para jemputan,
hadirin dan peserta serta mengarahkan mereka ke tempat duduk. Selain itu, membantu
jawatan kuasa hadiah dan cenderahati dalam menyediakan keperluan-keperluan berkaitan
dengan penyampaian hadiah seperti cara penyampaian dilakukan dan muzik yang
bersesuaian dan lain-lain.

Unit protokol juga harus menyediakan peralatan-peralatan yang diperlukan untuk

upacara pembukaan dan penutup. Mereka juga menyelia susun atur kerusi bagi jemputan
dan tetamu kehormat. Selain daripada itu, unit protokol juga haruslah menyediakan
anggaran perbelanjaan untuk dihantar dan dipertimbangkan kepada unit kewangan PRS
Corporation iaitu bendahari.

4.3.6 Media Dan Publisiti

Unit media dan publisiti bertanggungjawab untuk menubuhkan laman web atau blog
organisasi PRS Corporation yang lengkap dengan informasi, sejarah dan pencapaian
organisasi serta mengemaskini laman-laman tersebut dari semasa ke semasa.

Mereka juga bertanggungjawab mengemaskini media sosial milik organisasi

dengan informasi terkini, acara yang terkini, kempen yang sedang dijalankan serta
membuat hebahan kepada masyarakat pada setiap masa.

Unit media dan publisiti bertanggungjawab untuk mencipta dan mereka bentuk
visual yang menarik untuk mempromosikan dan menarik perhatian orang ramai tentang
kempen atau acara yang dijalankan.

23
 Sebagai contoh, unit media dan publisiti telah mencipta visual dan muat naikkan di
laman web sosial untuk mempromosikan tanggungjawab sosial korporat bagi syarikat PRS
Corporation lalu menarik perhatian media dan masyarakat.

4.3.7 Urusetia

Urusetia adalah seseorang yang berperanan penting untuk menguruskan sesuatu acara atau
mesyuarat. Antara bidang urusetia PRS Corporation adalah menguruskan persediaan
bahan dan peralatan yang diperlukan untuk menjalankan tanggungjawab sosial korporat.

Mereka menyedia dan menyelaraskan kad jemputan, beg cenderahati dan bahan
lain yang akan dibagi kepada hadirin semasa acara tersebut. Urusetia juga memastikan
bahan dan peralatan yang mencukupi sepanjang program termasuklah petugas dan tenaga
kerja bagi membantu penyelarasan pengendalian acara.

Mereka juga membantu dalam persediaan tempat dan hiasan tempat acara,
memastikan pesekitaran tempat selamat dan bersih sebelum dan selepas digunakan.

24
5.0 PERSIDANGAN MEDIA

5.1 Definisi Presidangan Media

Sidang media adalah satu perjumpaan, mesyuarat atau pertemuan antara dua pihak, yang
dianjurkan bertujuan secara rasmi untuk mengedarkan maklumat kepada media dan
menjawab soalan-soalan dari wartawan. Umumnya sidang media korporat diketuai oleh
pengurusan eksekutif syarikat atau pegawai perhubungan media yang dilantiknya.

Sekali-sekala, sumber yang diberikan terhad, terutamanya semasa pendapatan suku

tahunan atau secara tahunan, mungkin sukar untuk menarik perhatian media utama kecuali
sebuah syarikat mempunyai pengumuman yang benar-benar unik untuk diberitahu atau
dikongsikan. Persidangan media juga boleh dikeluarkan sebagai tindak balas untuk
menangani isu-isu perhubungan awam.

Sidang media adalah berlaku secara sukarela untuk berkongsi maklumat kepada
media. Dalam sidang media, sebuah organisasi memutuskan maklumat yang ingin
dikemukakan, bagaimana ia dibentangkan dan siapa yang akan membentangkannya. Ini
adalah peluang untuk menempatkan informasi organisasi di TV, radio atau di dalam
akhbar.

Bagi mengadakan sidang media, Perhubungan Awam Korporat perlu menghubungi

media, memilih masa dan tempat, membuat persedian untuk menjawab soalan-soalan
wartawan.

Salah satu contoh persidangan media adalah seperti yang berlaku di Douglas,
Wyoming, Majlis Sumber Lembah Sungai Powder menganjurkan satu sidang media untuk
menghantar petisyen kepada delegasi kongres mereka. Persidangan media yang diadakan
untuk menamatkan monopoli dalam industri pembungkusan daging dan kembali kepada
harga yang setara bagi penternak, ianya membawa kepada liputan seluruh negeri dan
menunjang kepada kempen Powder River, sekaligus mewujudkan tekanan tambahan
kepada kerajaan persekutuan untuk mengambil tindakan.

Selain itu, persidangan media juga dilakukan untuk hal hal yang berkaitan politik
atau ingin mengurangkan undang-undang atau imej reformasi. Seperti yang dilakukan oleh
ahli-ahli Majlis Sumber Utara Plains datang dari lima daerah ke Billings, Montana, untuk
perhimpunan "Stake-A-Claim" bagi meramal keperluan pembaharuan 1,872 Undang-
undang Perlombongan. Undang-undang itu membolehkan syarikat perlombongan

25
menuntut tanah awam hanya 2.50 dollar untuk satu ekar. Media itu dijemput ke sidang
akhbar di perhimpunan itu dan mesej pembaharuan melanda akhbar utama, TV, dan radio
di negeri ini.

5.2 Kepentingan Persidangan Media

Antara apek utama untuk mengadakan persidangan media adalah maklumat besar dan
unik, pernyataan mengenai isu kontroversi, penyertaan penceramah atau selebriti berprofil
tinggi, memperkenalkan penemuan baru atau data penyelidikan penting, atau pelancaran
inisiatif baru yang utama, serta pengumuman sesuatu kepentingan.

Sebuah persidangan media amat penting jika maklumat yang diberitahu di sidang
media itu adalah kepentingan sosial utama, dan dikenalpasti oleh wakil media. Sekiranya
terdapat sesuatu yang penting untuk diumumkan, sebaiknya dikaitkan dengan peristiwa
penting, contohnya pada pelancaran kempen kebangsaan, atau apabila kempen telah
mencapai peristiwa penting, contoh draf undang-undang mengenai keganasan rumah
tangga dijadualkan untuk dibincangkan di parlimen.

Umum bahawa, sebuah peridangan media harus dilakukan jikalau seorang tokoh
yang terkemuka akan hadir seperti tokoh terkemuka, ahli politik, selebriti atau individu
yang berkepentingan. Persidangan media akan membantu wartawan untuk merungkai
sangkaan awal yang boleh diterima oleh penonton atau masyarakat. Contohnya adalah
persidangan media filem yang akan ditayangkan dalam masa yang terdekat.

Persidangan media juga penting sekiranya terdapat isu berkaitan dengan kempen
yang menerima perhatian media. Dalam kes ini, sidang media sepatutnya berlaku dengan
cepat sejurus majlis atau sesuatu perkara tercetur. Hal ini bertujuan mengekalkan
momentum majlis, mengekalkan perhatian, memperbaiki kesalah fahaman yang salah jika
ada, dan menguatkan mesej utama.

Sebagai contoh adalah persidangan media yang berlaku selepas bencana alam atau
insiden yang besar. Pada tahun 2015, negara kita digemparkan dengan kes kehilang
pesawat Boeing MH370, dan secara pantas, sebuah persidangan media dilakukan setiap
masa untuk memberikan maklumat terkini kepada media serta keluarga mangsa.

26
5.3 Isu Yang Perlu Dititikberatkan Semasa Merancang Persidangan Media

Persidangan media haruslah menarik media yang mencukupi. Namun begitu, jikalau
Pengamal Perhubungan Awam Korporat tidak yakin dengan jumlah media yang berminat,
mungkin lebih berkesan untuk Pengamal Perhubungan Awam Korporat untuk mendekati
sebilangan kecil media atau wartawan yang dipercayai atau membuat liputan ekslusif
kepada agensi media tertentu sahaja.

Seterusnya ialah tarikh dan masa persidangan akhbar. Acara berita lain boleh
mengalihkan perhatian wartawan. Penyediaan dan persediaan masa yang berhati-hati
boleh mengurangkan risiko ini, tetapi Pengamal Perhubungan Awam Korporat tidak dapat
menjangka setiap perihal berita yang mungkin berlaku.

Wartawan juga mungkin mempunyai masa pemfailan yang berbeza untuk cerita
mereka. Sebagai contoh jika sidang media anda diadakan pada lewat hari, mungkin
terdapat media yang berminat hanya terhad kerana terlambat untuk memfailkan untuk hari
tersebut atau awal hari berikutnya.

Susunkan sidang media dengan berhati-hati, peristiwa yang tidak berfungsi

mungkin mengakibatkan liputan media tidak efisyen atau bahkan boleh menimbulkan
suasana negatif. Ini bermakna semua penceramah perlu dipilih dengan teliti, pastikan alat
yang disediakan dengan semua maklumat yang diperlukan mencukupi.

Seorang moderator yang baik adalah penting untuk memastikan sidang media
berjalan lancar dan mencapai mesej persidangan media, dan untuk membantu soalan-
soalan lapangan daripada media. Peranan moderator adalah untuk membuka dan menutup
sidang media, selain menyerlahkan mesej utama yang perlu disebarkan, memperkenalkan
pembesar suara, dan menjadi penjaga masa supaya soalan dan jawapan dijaga ringkas.

27
5.4 Persediaan Persidangan Media

5.4.1 Lokasi Dan Persiapan Tempat

Lokasi haruslah tempat yang mudah diakses dan dikenali oleh media, selain
menyesuaikan dengan agenda persidangan. Elakkan bilik besar yang memberi
penampilan bahawa hanya sedikit orang yang hadir. Sentiasa memastikan tahap bunyi
di dalam bilik adalah rendah untuk tidak memberikan ganguan bunyi dan memberi
informasi yang jelas pada kepada kedua belah pihak.
Pengamal Perhubungan Awam Korporat harus menyediakan ruang rizab di
belakang bilik untuk kamera televisyen, mungkin pada platform yang boleh
dibangkitkan. Memastikan sistem cahaya dan bunyi berada dalam keadaan yang sesuai
bagi menjamin keselesaan sepanjang persidangan diadakan.
Jika boleh, capaian Wi-Fi tersedia bagi memudahkan para media untuk
menghantar dan menerima maklumat dari dan kepada bilik berita. Pengamal
Perhubungan Awam Korporat juga perlu memastikan terdapat podium dan meja yang
mencukupi untuk semua jurucakap duduk di belakang.
Visual yang besar dan jelas seperti graf, logo atau carta adalah amat penting
bagi membantu mesej yang
menyediakan pendaftaran bagi merekodkan media yang terlibat dan menyediakan
sedikita minuman dan makanan ringan atas dasar berterima kasih kepada media yang
sudi hadir.
Lokasi yang dipilih adalah Hotel Klagan, dimana acara Majlis Berbuka Puasa
Bersama Anak Yatim Home Tuaran diadakan sehari sebelum persidangan media. Salah
satu aspek, lokasi ini menjadi pilihan adalah, persiapan yang diperuntukkan oleh pihak
hotel mencukupi dan ruang persidangan tidak terlalu kecil dan tidak terlalu besar bagi
mengelakkan ketidak selesaan ataupun ternampak kompang semasa persidangan.
Selain keselesaan juga, Hotel Klagan terletak berhampiran dengan gedung
Jakel, dimana para media boleh mebuat liputan tambahan selepas saha persidangan
media berakhir

28
5.4.2 Masa
Pengamal Perhubungan Awam Korporat harus memastikan bahawa persidangan media
dilakukan pada waku pagi bagi memberikan pihak media untuk mampu membuat
penulisan yang bermutu sebelum tarikh penghantaran. Sentiasa memastikan bahawa,
tidak ada apa-apa acara yang penting seperti sukan, pilihan raya, dan pelbagai berlaku
pada hari yang sama, bagi mengelakkan pertindihan antara kedua acara.
Hal ini kerana ia boleh memberi kesan kepada ruangan akhbar yang
diperuntukkan di akhbar dan boleh memberikan impak yang minima. Pastikan acara
dimulakan tepat pada waktunya, elakkan menjaga wartawan menunggu. Jika anda
mengedarkan bahan sebelum acara berita, gunakan sekatan untuk mencegah wartawan
daripada diterbitkan sebelum acara. Sebaliknya tunggu sehingga acara itu melepaskan
maklumat bagi membuat elemen kejutan.
Masa yang ditetapkan adalah bermula pada jam 8 Pagi sehingga 11 Pagi. Pada
waktu ini ianya akan memperuntukkan para media untuk menyiapkan berita mereka
dalam keadaan yang tenang dan tidak kelam kabut, kerana mereka mempunyai masa
yang mencukupi sebelum dituntut oleh pihak editor.
Masa yang ditetapkan juga tidak terlalu awal kerana, umum bahawa masa
berkerja bermula pada seawal jam 8 Pagi. Oleh yang sedemikian, pihak media perlu
berada di tempat persidangan selewat-lewatnya 30 minit sebelum persidangan bermula.

5.4.3 Bahan Yang Disediakan

Pengamal Perhubungan Awam Korporat harus menyediakan kit persidangan media
bagi membantu pihak media untuk memahami lebih lanjut secara literal menerusi bahan
bacaan. Antara bahan-bahan yang boleh disediakan adalah senarai peserta persidangan
media, ringkasan laporan, kajian kes, lembaran fakta dan graf, biografi dan gambar
penceramah, dan salinan ucapan.
Pertimbangkan untuk meletakkan semua bahan bercetak bersama-sama dalam
satu Kit Persidangan atau dipanggil sebagai “Press Kit”. Pengamal Perhubungan
Awam Korporat juga perlu memastikan semua pihak media mendapatkan kit tersebut
setiap satu. Pastikan kit tersebut dalam bentuk yang mudah dibaca dan difahami oleh
pihak media.
“Press Kit” atau persidanan kit ini adalah untuk memenuhi kehendak
persidangan media, didalam kit ini, para media bakal mendapatkan teks ucapan Datuk
Mohamed Faroz Mohamed Jakel dan ringkasan Majlis Berbuka Puasa yang diadakan

29
pada hari sebelumnya. Kit ini juga bakal disertakan dengan informasi informasi
tambahan tentang usaha Jakel bagi musim perayaan Aidil Fitri tahun ini. Sekaligus
membantu penulisan media untuk memberi informasi tentang JAKEL.

5.4.4 Wartawan Jemputan

Pengamal Perhubungan Awam Korporat harus sentiasa menyimpan senarai mel atau
pangkalan data wartawan terkini untuk membuat senarai jemputan media yang akan
terlibat dengan persidangan media yang akan dilakukan. Pastikan Pengamal
Perhubungan Awam Korporat dan organisasi tahu siapa pihak berkepentingan mereka
masing-masing.
Pengamal Perhubungan Awam Korporat harus memantau dengan lebih teliti ke
atas wartawan yang melaporkan tentang majlis atau berita. Hal ini kerana, fakta yang
diutarakan sedikit berbeza dengan fakta yang diutarakan dengan akhbar biasa. Penting
bagi fokus untuk mendapatkan media yang paling berpengaruh untuk hadir.

Hal ini kerana, Pengamal Perhubungan Awam Korporat harus menghasilkan

impak yang besar tentang persidangan media yang bakal dilakukan. Diingatkan bahawa
pihak Perhubungan Awam Korporat hanya menjemput media antarabangsa dan asing
jika berita yang ingin disiarkan tersebut mempunyai kaitan dengan media tersebut.
Pastikan bahawa wartawan jemputan dapat hadir ke acara anda, dan membuat
RSVP dalam masa tujuh hingga 10 hari sebelum persidangan tersebut. Amat penting
untuk membuat panggilan susulan untuk memeriksa bahawa wartawan yang telah
menerima jemputan tersebut.
Wartawan yang dijemput adalah daripada akhbar tempatan seperti, Sabah
Times, Utusan Borneo, New Strait Times, dan RTM. Wartawan yang dijemput akan
menerima jemputan melalui e-mail, dan akan memberi maklum balas dalam tempoh 3
hari sebelum persidangan dijalankan. Pengamal Perhubungan Awam Korporat harus
peka dengan kehadiran media agar persidangan dapat dijalankan dengan lebih teliti.

30
5.4.5 Persedian Jurucakap Dan Moderator
Pengamal Perhubungan Awam Korporat harus memilih jurucakap yang bersesuaian
dengan persidangan yang bakal dilakukan.
Antara kriteria seorang jurucakap yang baik adalah berkarisma, berkomunikasi
dengan lancar dan teratur, serta berwibawa. Jurucakap harus sentiasa ringkas dan teliti
akan mesej utama yang bakal diberitahu pada acara tersebut.
Umum mengetahui bahawa, Pengamal Perhubungan Awam Korporat harus
menyediakan jurucakap untuk menjawab soalah sensitif dan luar dari topik persidangan
media, yang mungkin diutarakan daripada pihak media. Oleh itu, adalah penting bagi
Perhubungan Awam Korporat dan organisasi serta jurucakap untuk bermesyuarat
terlebih dahulu sebelum mengadakan persidangan media.
Tidak ada masalah untuk jurucakap membuat isi-isi yang berbeza tetapi
pastikan jurucakap tidak tersasar jauh dari mesej sebenar persidangan. Pengamal
Perhubungan Awam Korporat harus memilih moderator yang boleh mengurus soalan
terbuka dari wartawan selepas pembentangan, sebaiknya moderator menggalakkan
banyak soalan.
Pada masa yang sama, moderator dan speaker harus memastikan jawapan yang
diberikan pendek. Moderator harus mengulangi mesej utama dan jangan
memperkenalkan isu-isu baru.
Moderator yang telah dipilh dan dilatih untuk menjalankan persidangan media
dengan keadaan yang lancar. Moderator juga dipilih tanpa melibatkan apa-apa
kelebihan daripada mana-mana pihak.
Adam Shamil adalah moderator pilihan utama, atas kelancaran beliau untuk
mengawal majlis professional. Beliau juga akan dilatih untuk menerima soalan yang
ditapis sahaja dan akan mengelakkan mana-mana soalan yang boleh mengundang
skandal dan fitnah kepada mana-mana pihak.
Jurucakap iaitu, Datuk Mohamed Faroz dan Pengarah Home Tuaran akan
dimaklumkan tentang soalan-soalan yang perlu dijawab dan apa-apa benda yang perlu
dimaklumkan sepanjang persidangan media. Diingatkan agar jurucakap tidak tersusur
dari landasan persidangan dan kekal untuk memberi makluman sepanjang persidangna
tentang Majlis Berbuka Puasa dan tentang JAKEL.

31
6.0 ANALISI SWOT
6.1 Kekuatan
Kekuatan program yang boleh kita lihat adalah apabila program seperti ini dijalankan
secara tidak langsung syarikat Jakel dapat mempromosikan pakaian yang dihasilkan
oleh mereka dengan memberi derma wang tunai dan pakaian kepada anak-anak yatim.
Dengan itu, nama syarikat tersebut akan dikenali oleh ramai golongan masyarakat
dengan bantuan daripada pihak media yang hadir di majlis berkenaan kerana media
sememangnya merupakan satu platform penggerak kepada sesebuah perniagaan di
seluruh dunia bukan sahaja perniagaan tetapi ianya juga turut menjadi pengerak kepada
komuniti.
Oleh yang demikian, syarikat tersebut mudah meraih populariti dengan adanya
pihak media untuk memasarkan sesuatu produk seperti syarikat jakel ini melalui media
yang boleh digunapakai oleh usahawan untuk memastikan segala aktiviti dapat
dipertingkatkan contohnya memberi pakaian, memberi duit raya, memberi derma
kepada pertubuhan anak yatim dan sebagainya yang boleh menjadikan nama syarikat
tersebut terkenal dan disegani di seluruh Malaysia.
Selain itu juga, imej dan reputasi syarikat tersebut sekaligus akan mendapat
perhatian daripada seluruh masyarakat terutamanya di Malaysia kerana dengan
program CSR ini lah mereka dapat membuka mata masyarakat bahawa walaupun
syarikat tersebut adalah syarikat yang terkenal tetapi mereka tetap memberi sumbangan
kepada yang lebih memerlukan sebagai tanda mereka tidak pernah meminggirkan
golongan-golongan seperti ini dengan itu persepsi masyarakat awam terhadap syarikat
tersebut akan menjadi lebih baik dan sekaligus dapat meningkatkan mutu perniagaan
mereka.

32
6.2 Kelemahan
Antara kelemahan yang dapat diketengahkan di dalam sesebuah program seperti ini
adalah dengan ketidakhadiran VVIP dan pihak media di program tersebut menjadikan
program tersebut tidak meriah dan tidak sempurna kerana pihak media dan juga VVIP
adalah pihak yang sangat berkepentingan didalam sesebuah program sebegini yang
melibatkan organisasi-organisasi besar atau syarikat-syarikat besar dalam menaikkan
nama,imej dan reputasi syarikat mereka sendiri.
Selain itu juga, Salah satu cabaran yang dihadapi adalah berkenaan dengan
ketulenan atau kesahihan sesuatu berita atau maklumat yang dibaca di media dengan
informasi di hujung jari masyarakat khususnya para belia terdedah dengan pelbagai
bentuk berita atau maklumat yang palsu.
Sekiranya pembaca tidak berhati-hati dalam menentusahkan ketulenan sumber
berita atau maklumat tersebut dan kemudiannya berkongsi berita atau maklumat palsu
itu, ia akan mengakibatkan berita atau maklumat tersebut menjadi tular.
Sedikit sebanyak perkongsian berita atau maklumat tidak sahih itu akan
menjejaskan atau memudaratkan mana-mana pihak yang terlibat dengan penularan
berita atau maklumat tersebut contohnya apabila pihak media mengeluarkan artikal
tentang program ini tetapi masyarakat memanipulasikan berita ini kerana ingin
menjatuhkan imej serta reputasi syarikat tersebut.

33
6.3 Peluang
Dari segi peluang pula adalah, program ini dapat menjalinkan hubungan yang baik
dengan pihak media kerana dalam program seperti ini pihak media akan membuat
liputan sepanjang program tersebut, dengan itu ianya juga dapat memberikan peluang
kepada organisasi dan orang ramai untuk lebih mengenali jenama Jakel dengan lebih
baik dan mendalam kerana terdapat segelintir masyarakat yang tidak mengenali
Syarikat Jakel ini terutama masyarakat-masyarakat daripada golongan yang
berpendapatan rendah dan mungkin mereka hanya mengenali jenama jakel tetapi
mereka tidak mengenali apa yang jakel telah lakukan untuk syarikat mereka dan apa
yang mereka keluarkan, dengan program ini sedikit sebanyak akan membuka mata
masyarakat awam dalam mengenalinya.
Selain itu, ianya juga dapat mengeratkan hubungan baik antara masyarakat
terutamanya hubungan dengan anak-anak yatim dan juga hubungan PRS COPS dan
Syarikat Jakel diatas kebolehpercayaan PRS COPS dalam mengendalikan program ini
dengan lancar dan dapat menaikkan nama Syarikat tersebut ke persada Antarabangsa.

6.4 Ancaman
Ancaman bagi program seperti ini kebiasaannya yang berlaku adalah segala persiapan
yang telah dirancang tidak mengikut perancangan awal program ini justeru itu, program
ini tidak dapat berjalan dengan lancar atas sebab yang tidak diingini. Permasalahan
yang sering berlaku seperti audio sistem tidak berfungsi dengan baik, makanan yang
dihidangkan tidak dihidangkan dengan apa yang telah dijanjikan boleh menyebabkan
program tidak berjalan dengan lancar.
Selain itu juga, Juruacara CSR yang tidak pandai memainkan peranan mereka
atau tidak mempunyai pengalaman dalam menguruskan program ini akan
menyebabkan program tersebut tidak dapat berjalan dengan lancar kerana didalam
program besar ini yang melibatkan media dan VVIP sangat mementingkan juruacara
CSR yang berpengalaman dan berkebolehan dalam melakukan program-program
seperti ini, jika tidak program seperti ini akan tidak mendapat sambutan daripada
masyarakat dan pihak media untuk menulis atau mengambil tahu tentang apa yang telah
berlaku sepanjang program tersebut malahan ianya dapat menjatuhkan imej dan
reputasi PRS COP dan juga syarikat Jakel tersebut.

34
7.0 SENARAI SEMAK ACARA

Jika kita lihat melalui laman web rasmi Wild Apricot, kita dapat melihat terdapat panduan
secara penuhh berkaitan senarai semak acara yang boleh dimana ia boleh dijadikan oleh
pengamal Perhubungan Awam (PR) yang bakal mengurus majlis samada majlis kecil,
sederhana, atau besar. Panduan ini secara tidak langsung boleh membantu pengamal PR untuk
mula mengenal pasti semua butir-butir yang perlu dipertimbangkan serta tempoh masa yang
berkaitan dengan proses perancangan acara.

Majlis Beramah Mesra dan Berbuka Puasa Bersama Anak-Anak Yatim Home Tuaran
tekah dirancang lima bulan awal sebelum majlis berlangsung bagi memastikan semua
persiapan berjalan dengan lancar, peralatan dan keperluan majlis lengkap disediakan, dan bagi
memastikan aliran perjalanan majlis berjalan dengan teratur seperti yang dirancang. Senarai
semak acara terbahagi kepada enam langkah iaitu perancangan empat ke enam bulan sebelum
acara, tiga ke empat bulan sebelum acara, dua bulan sebelum acara, seminggu sebelum acara,
sehari sebelum acara, dan pada hari kejadian acara bermula.

Kesemua langkah-langkah ini perlu diikuti dan disenaraikan secara lengkap dan unit
protokol adalah bertanggungjawab bagi memastikan kelancaran acara berlaku disamping tugas
utama pengarah yang memastikan setiap senarai semak telah dibuat ataupun belum. Senarai
semak bagi Majlis Beramah Mesra dan Berbuka Puasa Bersama Anak-Anak Yatim Home
Tuaran boleh dilihat dibahagian lampiran.

Walaubagaimanapun, senarai semak ini hanyalah panduan secara lengkap dan

mengikut standat senarai semak acara bagi kebanyakan pengamal PR. Senarai semak ini
walaubagaimanapun boleh dipinda dan diubah suai mengikut kesesuaian majlis dan kesesuaian
organisasi atau syarikat.

Disamping itu, senarai semak acara ini hanya dirancang mengikut tempoh masa yang
disesuaikan oleh perancangan PRS Corp iaitu empat ke enam bulan awal. Jika sesetengah acara
memperuntukkan majlis yang berprestij, ia memerlukan perancangan yang lebih awal.

(8,506 patah perkataan)

35
RUJUKAN
Buku

Bahtiar Mohamad. 2009. Komunikasi Korporat. Singapore: Cenggage Learing Asia.

Bahtiar. Mohamad. 2005. Perhubungan Awam. Amalan dan Strategi. Kuala Lumpur:
Thomson.
Barney I. 2003. Business, community development and sustainable livelihood
approach. Community Development Journal 38 (3), 255-265.

Carroll Archie B. 1991. The Pyramid of Corporate Social Responsibility: Toward The
Moral Management of Organizational Stakeholders‖, Business Horizons, July-August.

Edwin dan Emery. 1988. Marketing Managemant: Analysis, Planning and Control.
England, N.J: Prentice-Hall, Inc.

Glenn M. Broom dan Scott M. Cutlip. 2009. Effective Public Relations. Prentice
Hall, Pearson.
Webster. 1993. Public Relations Techniques. Fort Worth, TX: Harcounnrt Brace.

36
Jurnal
Abdul Manaf Bohari & Nik Mutasim Abdul Rahman. 2001. “Tanggungjawab Sosial Korporat Di
Malaysia: Masalah, Perlaksanaan Dan Cabaran” dalam Abdul Aziz Jemain et.al (eds), Isu-Isu
Ekonomi dan Pengurusan di Malaysia, Petaling Jaya: Prentice Hall

I Gusti Ngurah Putra. 1999. Manajemen Hubungan Masyarakat. Yogyakarta:

Penerbit UAJ.
Itika, J.S. 2011. Fundamentals of Human Resource Management. Netherlands:
African Studies Centre.

Manteaw B. 2008. From tokenism to social justice: Rethinking the bottom line for
sustainable community development. Community Development Journal.
Oxford University Press.
Lena Satlita. 2014. Membina Citra Positif Organisasi Melalui Public Relation.
Nik Nazli Nik Ahmad, Maliah Sulaiman & Dodik Siswantoro. 2003. Corporate Social
Responsibility Disclosure in Malaysia: An Analysis of Annual Reports of KLSE
Listed Companies‖, IIUM Journal of Economics and Management, Jil. 11 Bil. 1
2003, hh. 1-37.

Norajila Binti Che Man. 2011. Tanggungjawab Sosial Korporat: Analisis

Perbandingan Di Bank Muamalat Malaysia Berhad Dan Affin Bank Berhad.
Jabatan Syariah Dan Ekonomi Akademi Pengajian Islam. Kuala Lumpur:
Universiti Malaya

Onong. 1998. Prinsip Perhubungan Awam. Shah Alam: Biroteks Institusion Teknologi
Mara.
Shawaluddin Anis. 1993. Excellence in Public Relations and Communication
Management. New Jersey, Lawrence Erlbaum Associate, Inc.
Stephen P. Robbin dan Mary K. Coulter. 2005. Management. Pearson Prentice Hall.
Arizona, United States.

37
Internet

Bray. R. 2009. How To Hold A Press Conference. Western Organization of Resource

Council. Idaho. WORC Group.
Checklist For Effective Press Conference. 2010. International Patient Organisation
For Primary Immunodeficiency. United Kingdom

Mayhew, R. 2018. 10 Reasons HR Is Important to an Organization. Diambil dari

http://smallbusiness.chron.com. Diakses pada 21 Mac 2018

Muthuri JN. 2007. Participation and accountability in corporate community

involvement programmes: A research agenda. Community Development
Journal. Oxford University Press, 1-17.

Syuhada Bahari. 2014. Senarai Tugas Bendahari Dan Carta Alir Tugas. Diambil dari
https://www.slideshare.net. Diakses pada Mac 2018.

Tharumaalingam, K. 2015. Sumber Manusia. Diambil dari https://prezi.com/2ft7m-

iycdgb/sumber-manusia. Diakses pada 21 Mac 2018.

The Community Toolbox. 2018. Universiti of Kansas USA. Diambil dari http://ww
w.endvawnow.org. Diakses pada 1 April 2018

Tugas Seorang Pengarah Syarikat. 2013. Diambil dari http://ca2on9-akaun-audit.bl

ogspot.my. Diakses pada Mac 2018.

Wild Apricot. The Complete Event Planning Guide. The Event Checklist Used By Top Event
Planners. Diambil dari www.wildapricot.com/articles/event-checklist. Diakses pada 14
April 2018

38
LAMPIRAN

Poster Majlis Kasih Ramadan Bersama Anak Yatim Home Tuaran

39
 KERTAS KERJA CADANGAN
MAJLIS BERAMAH MESRA DAN BERBUKA
PUASA BERSAMA ANAK-ANAK YATIM HOME
TUARAN
“KASIH RAMADAN BERSAMA ANAK YATIM HOME TUARAN”

ANJURAN:

PUBLIC RELATION SABAH CORPORATION (PRS CORP)

TARIKH

27 MEI 2017 (AHAD)

TEMPAT

JAKEL ALAMESRA DAN HOTEL KLAGAN 1BORNEO

40
RINGKASAN AKTIVITI / PROGRAM

Nama Majlis Beramah Mesra dan Berbuka Puasa Bersama Anak-Anak Yatim Home
Aktiviti / Tuaran
Program
Tema “Kasih Ramadan Bersama Anak Yatim Home Tuaran”
Impak Program ini sebagai pendekatan mendidik hati kakitangan Jakel supaya
sentiasa bermurah hati dan berkongsi rezeki secara bersama-sama. Di
samping itu, program ini turut memberi peluang kepada kakitangan dan
pengurusan Jakel untuk berbuat amalan kebajikan.
Sinopsis Program ini diadakan bertujuan untuk meraikan serta memberi sumbangan
Aktiviti / kepada mereka yang kurang bernasib baik yang terdiri daripada anak-anak
Program yatim dari Home Tuaran. Program ini juga memberi peluang kepada
kakitangan Jakel Alamesra terutamanya, untuk mendekatkan diri serta
beramah mesra dengan masyarakat yang kurang berkemampuan. Di samping
itu, ia juga merupakan satu wadah untuk mengeratkan lagi silaturahim di
kalangan kakitangan Jakel dan masyarakat setempat.
Objektif IV. Melaksanakan kebajikan dengan mengagihkan sumbangan kepada
anak-anak yatim.
V. Menerapkan nilai dermawan dalam kalangan kakitangan syarikat
Jakel.
VI. Mendekatkan hubungan antara kakitangan syarikat Jakel Alamesra
dengan anak-anak yatim.
Tarikh / Tarikh: 27 Mei 2018 (Ahad)
Masa / Masa: 2:00 tengahari – 9:00 malam
Tempat Tempat: Jakel Alamesra dan Hotel Klagan 1borneo
Penyertaan 30 orang
/ Sasaran
Anggaran RM 169,310
Bajet

KERTAS KERJA CADANGAN

PROGRAM
UNIVERSITI MALAYSIA SABAH

41
1. TUJUAN KERTAS KERJA

Kertas kerja ini dibuat untuk mendapatkan persetujuan daripada syarikat Jakel dan
mendapatkan kelulusan pihak hotel Klagan bagi mengadakan program CSR Beramah Mesra
dan Berbuka Puasa bersama anak-anak yatim Home Tuaran.

2. PENGENALAN

Program Majlis Beramah Mesra dan Berbuka Puasa bersama anak-anak yatim Home Tuaran
ini diadakan adalah bertujuan untuk memenuhi kehendak klien seperti yang tertakluk dalam
takwim aktiviti tahunan syarikat Jakel untuk melakukan program CSR. Pemilihan program,
waktu dan sasaran adalah dilakukan setelah PRS Corp menjalankan beberapa penyelidikan
sebagai usaha untuk meningkatkan imej syarikat Jakel. Di samping itu, program ini turut
memberi peluang kepada kakitangan syarikat Jakel untuk lebih mengenali dan beramah mesra
dengan anak-anak yatim dari Home Tuaran.

3. OBJEKTIF

I. Melaksanakan kebajikan dengan mengagihkan sumbangan kepada anak-anak yatim.

II. Menerapkan nilai dermawan dalam kalangan kakitangan syarikat Jakel.
III. Mendekatkan hubungan antara kakitangan syarikat Jakel Alamesra dengan anak-anak
yatim.

4. TARIKH, MASA DAN TEMPAT

Tarikh: 27 Mei 2018 (Ahad)

Masa: 2:00 tengahari – 9:00 malam

Tempat: Jakel Alamesra dan Hotel Klagan 1borneo

6. TEMA / KONSEP

“Kasih Ramadan Bersama Anak Yatim Home Tuaran”

7. PENYERTAAN / PENGLIBATAN / SASARAN

30 orang anak yatim Home Tuaran

8. ORGANISASI PENTADBIRAN

42
Penaung : Datuk Mohamed Faroz Mohamed Jakel

Ketua Pegawai Eksekutif (CEO) Jakel Malaysia.

Penasihat : Datuk Mohd Amran Mohd Nor

Pengarah Urusan Jakel Sabah

Pengerusi : Nurul Jannah binti Mahadi

Ahli Jawatankuasa Pelaksana

Pengarah : Nurul Jannah binti Mahadi

Timbalan Pengarah : Muhammad Luqman Hakiim bin Hamzah

Setiausaha : Farisha Haziqah binti Mat Aros

Bendahari : Mohammad Arfahzanshah bin Marlan

UNIT NAMA
Makanan Nor Hidayu Mohamad Zamri
Protokol Khairunnisa Nadira Asri
Urusetia dan Pendaftaran Siti Zulaiha Sahar
Publisiti dan Hebahan Calvin Choong
Teknikal Mohammad Arfahzanshah bin Marlan

9. ATURCARA PROGRAM / PERASMIAN / PENUTUPAN

MASA ATUCARA

1:00 Ptg – 2:00 Ptg - Ketibaan anak-anak yatim Home Tuaran ke bangunan Jakel
Alamesra
2:00 Ptg – 3:00 Ptg - Sesi bertadarus oleh anak-anak yatim
3:00 Ptg – 3:30Ptg - Pemberian baucer pakaian bernilai RM200 kepada anak- anak yatim
3:30 Ptg – 5:00 Ptg - Pemilihan pakaian/aksesori raya oleh anak-anak yatim
5:00 Ptg – 5:15Ptg - Ketibaan anak-anak yatim Home Tuaran ke Hotel Klagan, 1Borneo
5:15 Ptg – 5:45 Ptg - Ketibaan tetamu jemputan
- Bacaan doa
- Ucapan alu-aluan
- Majlis perasmian
5:45 Ptg – 6:15 Ptg -Ramah mesra bersama Datuk Faroz dan pemberian sumbangan bernilai
RM150 kepada anak-anak yatim
6:15 Ptg – 6:30 Ptg - Membuat persediaan untuk berbuka puasa
6:30 Ptg – 7:00 Ptg - Berbuka puasa
7:00 Ptg – 9:00 Ptg - Memberi ruang untuk menunaikan solat
9:00 Ptg – 9:30 Ptg - Anak-anak yatim dihantar pulang ke rumah anak yatim Home Tuaran

43
 10. ANGGARAN PERBELANJAAN

BIL PERKARA UNIT HARGA JUMLAH

SEUNIT
PUBLISITI
1 Kain rentang 4 90.00 360.00
2 Banting 1 80.00 80.00
3 Kad nama AJK 20 5.00 100.00
4 Deko (hiasan) 1 50.00 50.00
Jumlah RM 590.00
URUSETIA DAN PROTOKOL
1 Kertas A4 12 Set 15.00 180.00
2 Pen 5 Kotak 10.00 50.00
3 Marker Pen 5 Kotak 12.00 60.00
4 Kad jemputan 4 5.00 20.00
5 Kad aturcara 6 5.00 30.00
Jumlah RM 340.00
PAKEJ HOTEL KLAGAN
1 Makanan 53 Orang RM 3 180.00
2 Walky Talky 4 Set
3 Pentas 60.00
4 Sistem Audio
5 Ruang Legar (Hallroom) 1 Hari RM 1 RM 1 200.00
200.00
Jumlah RM 4 380.00
SIJIL DAN CENDERAHATI
1 Cenderahati (Plag) 4 30.00 120.00
2 Duit 30 150.00 4 500.00
3 Pakaian lengkap (Lelaki dan 30 200.00 6 000.00
Perempuan)
Jumlah RM10 620.00
LOGISTIK DAN PENGANGKUTAN
1 Bas 1 500.00 500.00

44
2 Van (Kecemasan) 1 300.00 300.00
Jumlah RM 800.00
MEDIA
1 Surat Khabar (New Sabah 6000 naskah x 10 1.50 90 000.00
TImes) Kali
2 Radio 3 x 4 Kali 5 000.00 60 000.00
Jumlah RM 150 000.00
WARTAWAN (28 MEI 2018)
1 Press kit 10 50.00 500.00
2 Jamuan (Makan & Minum) 10 60.00 600.00
Jumlah RM 1 100.00
PAKEJ HOTEL KLAGAN (URUSAN SIARAN MEDIA)
1 Makanan 18 Orang 1 080.00
2 Walky Talky 4 Set
3 Pentas 60.00
4 Sistem Audio
5 Ruang Legar (Hallroom) 9 - 11 Pagi 400.00 400.00
Jumlah RM 1 480.00
JUMLAH KESELURUHAN RM 169,310.00
12. PENUTUP

Diharap agar program ini mendapat meningkatkan reputasi syarikat Jakel apabila
kakitangannya dapat menerapkan nilai dermawan yang baik melalui program CSR kebajikan
untuk masyarakat sekaligus menaikkan imej syarikat Jakel dan sentiasa diingati masyarakat
untuk jangka masa panjang.

Sekian, terima kasih.

Disediakan Oleh:

………………………………
(NURUL JANNAH BINTI MAHADI)
Pengarah,
Program Majlis Beramah Mesra dan Berbuka Puasa
Bersama Anak-Anak YatimHome Tuaran
013-7641754

45
 SENARAI SEMAK ACARA
Majlis Beramah Mesra dan Berbuka Puasa Bersama
Anak-Anak Yatim Home Tuaran
4-6 Bulan Sebelum Majlis
Kategori/Item Unit Nota Tarikh Telah
Akhir Diselesaikan?
Objektif
Tarikh
Lokasi serta perinciannya
Pelan induk Acara
Kos acara
Perlantikan jawatankuasa
Pelan publisiti & jenama acara
(Perhubungan media, koordinasi VIP,
reka bentuk bahan bercetak &
penyelarasan percetakan, papan tanda,
media dalam talian / sosial, dan lain-
lain)
Kenal pasti pengacara /penyampai
/penghibur
Kenal pasti dan hubungi penaja / rakan
kongsi
3-4 Bulan Sebelum Majlis
Kategori/Item Unit Nota Tarikh Telah
Akhir Diselesaikan?
Penghubung / penyampai / penghibur penghubung seperti:
Memuktamadkan topik persembahan / o
ucapan
Dapatkan biodata dan gambar mereka
Pengurusan perjalanan dan penginapan
Senarai kontrak yang perlu ditandatangani
(jika ada)
Kewangan / Pentadbiran seperti:
Bayaran pendaftaran
Urusan pendaftaran dalam talian
Penaja
Perancangan tempat / logistik seperti:
Menyiasat keperluan untuk sebarang
permit, lesen, insurans, dan sebagainya.
Tentukan dan susun semua butiran (menu,
pendaftaran, tempat letak kereta, papan
tanda, dan sebagainya)
Semak keperluan / pelan keselamatan
dengan pengurus tempat
Publisiti: Ikuti pelan publisiti, seperti:
Bina draf
Buat deraf skrip acara
Membangunkan bahagian publisiti (artikel
surat berita/iklan/skrip hebahan radio)

46
Meminta logo daripada penaja korporat
Membangun dan menghasilkan jemputan,
poster, tiket, dan lain-lain.
Buat senarai media dan sediakan Siaran
Berita, Penasihat Media, Latar Belakang
dan semua bahan kit media (maklumat
penceramah, gambar, dan sebagainya)
Buat laman web acara
Buat pemberitahuan acara e-mel
Buat halaman acara di Facebook
Buat video promo ke YouTube dan
Facebook
Daftar majlis di pelbagai kalendar acara
dalam talian
Buat beberapa ‘buzz’ di blog atau forum
ahli
Tentukan VIP dan buat dokumen jemputan
dan dokumen penjejakan (seperti
spreadsheet)
2 Bulan Sebelum Majlis
Kategori/Item Unit Nota Tarikh Telah
Akhir Diselesaikan?
Hantar peringatan ke senarai kenalan untuk
pendaftaran / penyertaan
Penyampai / Emcee: Sahkan butiran
perjalanan / penginapan dan minta salinan
ucapan dan / atau pembentangan
Tajaan: Kemas kini untuk mengesahkan
penajaan
Publisiti:
Siarkan siaran akhbar mengenai pengarang
utama, selebriti, VIP yang hadir, wakil
kerjaan, dan lain-lain di laman web, rakan
kongsi, media, dan sebagainya.
Seminggu Sebelum Majlis
Kategori/Item Unit Nota Tarikh Telah
Akhir Diselesaikan?
Semua ketua unit bertemu dan
mengesahkan semua butiran kepada Pelan
Induk, sediakan pelan sandaran
Semakan akhir skrip acara
Penerangan tugasan tugas dan jadual acara
kepada emcee, penyambut tetamu,
sukarelawan
Pelan tempat duduk akhir, kad tempat, dan
lain-lain.
Sediakan nombor pendaftaran akhir untuk
katerer
Cetak dan simpan salinan dalam talian
mana-mana ucapan, video, persembahan,
dll.
Semak pendaftaran kali terakhir, lencana
nama, dan senarai pendaftaran

47
Tentukan temu bual dengan pihak
berkepentingan dan sahkan butiran dengan
penemu temu duga dan media
Sehari Sebelum Majlis
Kategori/Item Unit Nota Tarikh Telah
Akhir Diselesaikan?
Semakan akhir kehadiran media
Semakan akhir penanda
Pastikan pendaftaran dan meja media
disiapkan dan diisi dengan item yang
diperlukan
Pastikan semua item promo, hadiah, plak,
trofi, telah disusun
Hari Majlis
Kategori/Item Unit Nota Tarikh Telah
Akhir Diselesaikan?
Pastikan memiliki salinan semua petunjuk,
petunjuk arah, nomor telefon, kunci, tempat
meletak kereta ekstra kepada VIP, dan
senarai daftar tetamu
Pantau unit

48