Professional Documents
Culture Documents
FR - الملفات والسجلات والبطاقات والوثائق الثبوتية
FR - الملفات والسجلات والبطاقات والوثائق الثبوتية
V.04
INDEX
الفهرس
األهـداف العامة
رقم الفترة
النموذج الزمنية وصف اإلجراء المسؤولية م
تحديااد األوراو والمسااتندات الرساامية التااي يجااب .1الموظف المخت
FR.01 1 اسااتالمها ماان الموظااف لوضااعها فااي ملفااة حسااب
السياسات المعتمدة.
3 تسليم المستندات المطلوبة. .2الموظف المعني
التأكاااااد مااااان صاااااحة المساااااتندات ومقارنتهاااااا .3الموظف المخت
1 باألصول والتأكد من سالمتها.
وضع المستندات في الملف الشخصي للموظف
5 إجمالي الفترة الزمنية (يوم)
إجراءات طلب معلومات عن الموظف
االرتباط التنظيمي
سياسة /الملفات والسجالت والبطاقات والوثائق الثبوتية
رقم الفترة
النموذج الزمنية وصف اإلجراء المسؤولية م
تعب ااااة نمااااوذج طلااااب معلومااااات عاااان الموظااااف .1الجهة الطالبة
FR.02 0 للمعلومات
وتسليمة للموظف المخت بالموارد البشرية
دراسااااة الطلااااب وماااادل أحقيااااة الجهااااة الطالبااااة .2الموظف المخت
1 بالحصول عليها وكتاباة التوصايات ورفعهاا لمادير
الموارد البشرية.
دراسااااة الطلااااب والموافقااااة و /أو عاااادم الموافقااااة .3مدير الموارد
1 البشرية
وإعادة الطلب للموظف المخت
تجهياااز البياناااات والوثاااائق (إن طلبااات) وتساااليمها .4الموظف المخت
1 للجهة الطالبة وتحديد موعد إلعادة الوثاائق للملاف
ومتبعة ذلك مع الجهة الطالبة.
3 إجمالي الفترة الزمنية (يوم)
إجراءات استالم وثيقة ثبوتية من الموظف
االرتباط التنظيمي
سياسة /الملفات والسجالت والبطاقات والوثائق الثبوتية
رقم الفترة
النموذج الزمنية وصف اإلجراء المسؤولية م
تحديد الوثيقة المطلوبة من الموظف (جاواز السافر .1الموظف المخت
FR.03 0
مثالً) والطلب من الموظف المعني تسليمها.
3 تسليم الوثائق المطلوبة للموظف المخت . .2الموظف المعني
حفظ الوثائق المستلمة في مكان آمن وتعب ة نموذج .3الموظف المخت
1
استالم وثيقة ثبوتية وتسليمة للموظف المعني.
4 إجمالي الفترة الزمنية (يوم)
إجراءات تسليم وثيقة ثبوتية للموظف
االرتباط التنظيمي
سياسة /الملفات والسجالت والبطاقات والوثائق الثبوتية
رقم الفترة
النموذج الزمنية وصف اإلجراء المسؤولية م
تحديااد الوثيقااة المطلوبااة وتعب ااة النمااوذج وتسااليمة .1الموظف المعني
FR.04 0
ورفعة للرئيس المباشر للموافقة.
استالم الطلب ودراسة الطلب المقادم مان الموظاف .2الموظف المخت
2 وبيااان ماادل األحقيااة النظاميااة وتحديااد الماادة التااي
يتوجب على الموظف إعادتها.
1 استالم الوثيقة المطلوبة .3الموظف المخت
3 إجمالي الفترة الزمنية (يوم)
مالحظات
متابعة الموعد المحدد الستالم الوثيقة ال ُمسلمة للموظف. .1يتوجب على الموظف المخت
إجراءات اإلبالغ عن فقدان وثيقة ثبوتية للموظف
االرتباط التنظيمي
سياسة /الملفات والسجالت والبطاقات والوثائق الثبوتية
رقم الفترة
النموذج الزمنية وصف اإلجراء المسؤولية م
تعب ااااة النمااااوذج موضااااحا ً بااااه البيانااااات الخاصااااة .1الموظف المعني
بالوثيقة المفقاودة وكيفياة فقادانها مرفقاا ً باه الصاور
FR.05 0
المتااوفرة عاان الوثيقااة وتسااليم النمااوذج للموظااف
المخت .
دراسااااة اإلبااااالغ وتحديااااد اإلجااااراءات الالزمااااة .2الموظف المخت
2
إلصدار بدل فاقد للوثيقة من الجهة التي أصدرتها
اسااتكمال اإلجااراءات النظاميااة لاادل الجهااات ذات .3الموظف المخت
0 بالمتابعة
العالقة إلصدار بدل فاقد للوثيقة.
1 استالم الوثيقة المطلوبة .4الموظف المخت
3 إجمالي الفترة الزمنية (يوم)
مالحظات
.1يعتمد تحديد المدة الالزمة إلصدار بدل فاقاد للوثيقاة علاى اإلجاراءات المتبعاة لادل الجهاة التاي
ستصدر بدل الفاقد للوثيقة.
إجراءات طلب طباعة واستالم كروت التعريف
االرتباط التنظيمي
سياسة /الملفات والسجالت والبطاقات والوثائق الثبوتية
رقم الفترة
النموذج الزمنية وصف اإلجراء المسؤولية م
تعب ااة نمااوذج طلااب كااروت التعريااف وتحديااد .1الموظف المعني
FR.06
0 الكمية المطلوبة.
رفع الطلب للرئيس المباشر إلبداء الرأي.
دراساااة الطلاااب وإباااداء المالحظاااات وفاااي حالاااة .2الرئيس المباشر
1
الموافقة إرساله إلدارة الموارد البشرية
اساااتالم الطلاااب والتنسااايق ماااع المطبعاااة المعنياااة .3الموظف المخت
1 لطباعاااة الكاااروت بالكمياااة والمواصااافات المحاااددة
واالتفاو على موعد التسليم
طباعة الكروت وتسليمها للموظف المخات الاذي .4المطبعة المعنية
7 يقاااوم بالتأكاااد مااان صاااحة الكمياااات والمواصااافات
والجودة وعدم وجود أخطاء.
اساااتالم الكاااروت وتوقياااع تعهاااد المحافظاااة علاااى .5الموظف المعني
FR.07 1
استخداماتها.
10 إجمالي الفترة الزمنية (يوم)
إجراءات اإلبالغ عن التغيير في البيانات الشخصية للموظف
االرتباط التنظيمي
سياسة /الملفات والسجالت والبطاقات والوثائق الثبوتية
رقم الفترة
النموذج الزمنية وصف اإلجراء المسؤولية م
تعب اااة نماااوذج اإلباااالغ عااان التغييااار فاااي البياناااات .1الموظف المعني
FR.08 0
الشخصية وتسليمة للموظف المخت
استالم النموذج وتحديث البيانات حسب التغييارات .2الموظف المخت
1
الموضحة واالحتفاظ باإلبالغ بملف الموظف
1 إجمالي الفترة الزمنية (يوم)
إجراءات تجهيز سجالت الموظف
االرتباط التنظيمي
سياسة /الملفات والسجالت والبطاقات والوثائق الثبوتية
رقم الفترة
النموذج الزمنية وصف اإلجراء المسؤولية م
FR.09 تجهيااااز الساااااجالت الخاصااااة باااااالموظف حساااااب .1الموظف المخت
FR.10 الطريقاااة المعتمااادة (ساااواء إلكترونياااة أو يدوياااة)
FR.11 وإبقاؤها جاهزة للتسجيل فيها في أي وقت.
FR.12
FR.13
0
FR.14
FR.15
FR.16
FR.17
FR.18
2 تحديث البيانات في السجالت عند حدوثها. .2الموظف المخت
2 إجمالي الفترة الزمنية (يوم)
مالحظات
.1يتم إتباع اإلجراءات الموضحة أعاله لفتح السجالت التالية:
السجل العام للموظف.
سجل الغياب للموظف.
سجل تقييم األداء للموظف.
سجل بدل السكن للموظف.
سجل إصابات العمل للموظف.
سجل اإلجازات السنوية للموظف.
سجل اإلجازات المرضية للموظف.
سجل اإلجازات الطارئة وإجازة الحج للموظف.
سجل الدورات التدريبية للموظف.
سجل الجزاءات واإلجراءات التأديبية للموظف.
إجراءات تجهيز وثائق التعريف بالموظف
االرتباط التنظيمي
سياسة /الملفات والسجالت والبطاقات والوثائق الثبوتية
رقم الفترة
النموذج الزمنية وصف اإلجراء المسؤولية م
FR.19 تجهيز وثائق التعريف للموظف حسب اإلجاراءات .1الموظف المخت
FR.20
2 المعتمااادة فاااي المنشاااأة ،وتصاااديقها مااان الجهاااات
FR.21 صاحبة الصالحية.
FR.22
1 تسليم الموظف الوثيقة. .2الموظف المعني
3 إجمالي الفترة الزمنية (يوم)
مالحظات
.1يتم إتباع اإلجراءات الموضحة أعاله لتجهيز الوثائق التالية:
بطاقة هوية موظف.
خطاب التعريف بالموظف.
خطاب التعريف المؤقت لإلقامة الجديدة.
خطاب التعريف المؤقت لتجديد اإلقامة.
إجراءات تجهيز سجالت الموظفين
االرتباط التنظيمي
سياسة /الملفات والسجالت والبطاقات والوثائق الثبوتية
رقم الفترة
النموذج الزمنية وصف اإلجراء المسؤولية م
FR.23 تجهيااااز السااااجالت الخاصااااة بااااالموظفين حسااااب .1الموظف المخت
FR.24 0 الطريقاااة المعتمااادة (ساااواء إلكترونياااة أو يدوياااة)
FR.25 وإبقاؤها جاهزة للتسجيل فيها في أي وقت.
2 تحديث البيانات في السجالت عند حدوثها. .2الموظف المخت
2 إجمالي الفترة الزمنية (يوم)
مالحظات
.1يتم إتباع اإلجراءات الموضحة أعاله لفتح السجالت التالية للموظف:
سجل بطاقات الهوية للموظفين.
سجل الجزاءات واإلجراءات التأديبية للموظفين.
سجل إصابات العمل للموظفين.
إجراءات تسليم الوثائق للمتابعة
االرتباط التنظيمي
سياسة /الملفات والسجالت والبطاقات والوثائق الثبوتية
رقم الفترة
النموذج الزمنية وصف اإلجراء المسؤولية م
تجهيز الوثائق التي تحتاج إلجاراءات ومتابعاة ماع .1الموظف المخت
FR.26 2 الجهااات األخاارل ماان حيااث المسااتندات والرسااوم
وخالف ذلك وتسليمها للموظف المعني بالتابعة
اسااتالم الوثااائق ماان الموظااف المخاات ومتابعتهااا .2موظف المتابعة
1
لدل الجهات المعنية
اسااتالم الوثااائق ماان الجهااات المعنيااة بعااد اسااتكمال .3موظف المتابعة
4
اإلجراءات الالزمة وتسليمها للموظف المخت .
2 تسليم الوثائق للموظفين المعنيين أو االحتفاظ بها. .4الموظف المخت
9 إجمالي الفترة الزمنية (يوم)
الباب الثالث :نماذج العمل
المجموعة األولى :ملفات الموظفين
نموذج /نموذج استكمال ملف الموظفFR.01-
الرقم الوظيفي: االسم:
رقم الملف: الوحدة التنظيمية:
طلب العمل وتقارير المقابالت واعتماد التوظيف
صاااور شاااهادات الماااؤهالت العلمياااة والخبااارات
العملية
عقد العمل األصلي
تقرير الفح الطبي
سجل الموظف
نموذج مباشرة العمل
صورة بطاقة األحوال المدنية (السعودي)
صورة جواز السفر (غير السعودي)
صورة رخصة اإلقامة
صورة رخصة العمل
صورة رخصة القيادة
بطاقة االشتراك في التأمينات االجتماعية
بطاقة التأمين الطبي
طلبات اإلجازات السنوية
أخرل ....................
أخرل ....................
أخرل ....................
أخرل ....................
أخرل ....................
أخرل ....................
االسم:
التوقيع:
التاريخ:
FR.01 رقم النموذج
نموذج /طلب معلومات عن الموظفFR.02-
الرقم الوظيفي: االسم:
التاريخ: الوحدة التنظيمية:
( )1البيانات العامة
األسباب:
إقرار وتعهد
االسم:
الوظيفة الرقم الوظيفي:
صورة شخصية
القسم: اإلدارة:
صالحة لغاية: التاريخ:
التوقيع:
:االسم
الختم الرسمي :التوقيع
:التاريخ
FR.20 رقم النموذج
نموذج /خطاب التعريف المؤقت لإلقامة الجديدةFR.21-
البيانات العامة للموظف
الجنسية: الرقم الوظيفي: االسم:
تاريخ اإلصدار: مكان اإلصدار: رقم جواز السفر:
تاريخ اإلصدار: مكان اإلصدار: رقم تأشيرة الدخول:
تاريخ اإلصدار: مكان الدخول: تاريخ الدخول للمملكة:
لمن يهمه األمر
تشاااااهد المنشاااااأة باااااأن الموظاااااف الموضاااااح بياناتاااااه أعااااااله قاااااد التحاااااق بخدماااااة المنشاااااأة اعتباااااارا ً مااااان تااااااريخ
________________ وأناااااه يجاااااري حالياااااا ً اساااااتخراج إقاماااااة نظامياااااة لاااااه مااااان إدارة الجاااااوازات بمنطقاااااة
_________________ وقد تم تزويده بهذا الخطاب لحين االنتهاء من استصدار اإلقامة.
مرفق صورة جواز السفر.
وفاااااي حالاااااة وجاااااود أي استفساااااار الرجااااااء االتصاااااال بناااااا علاااااى الهااااااتف رقااااام _____________ تحويلاااااة
_________________
المفوض بالتوقيع
االسم:
الختم الرسمي التوقيع:
التاريخ:
FR.21 رقم النموذج
نموذج /خطاب التعريف المؤقت لتجديد اإلقامةFR.22-
البيانات العامة للموظف
الجنسية: الرقم الوظيفي: االسم:
تاريخ االنتهاء: تاريخ اإلصدار: مكان اإلصدار: رقم اإلقامة:
لمن يهمه األمر
تشااهد المنشااأة بااأن الموظااف الموضااح بياناتااه أعاااله قااد تاام اسااتالم إقامتااه الحاليااة ،وأنااه يج اري حالي اا ً
استخراج إقامة نظامية له من إدارة الجوازات بمنطقة _________________ وقد تم تزويده بهاذا
الخطاب لحين االنتهاء من تجديد اإلقامة.
مرفق صورة اإلقامة الحالية.
وفااي حالااة وجااود أي استفسااار الرجاااء االتصااال بنااا علااى الهاااتف رقاام _____________ تحويلااة
_________________
المفوض بالتوقيع
االسم:
الختم الرسمي التوقيع:
التاريخ:
FR.22 رقم النموذج
نموذج /سجل بطاقات الهوية للموظفينFR.23-
التوقيع تاريخ الوحدة الرقم
تاريخ اإلعادة اسم الموظف رقم البطاقة
باالستالم اإلصدار التنظيمية الوظيفي