Keluaran 08

PMS-MPK-UPLI-04
MANUAL PROSEDUR KERJA Pindaan 00
Unit Perhubungan & Latihan
Industri Tarikh Berkuatkuasa 20/11/2017

POLITEKNIK MUADZAM SHAH

JABATAN PENDIDIKAN POLITEKNIK

KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI

PMS-MPK-UPLI-04

UNIT PERHUBUNGAN &

LATIHAN INDUSTRI
DISEDIAKAN OLEH DILULUSKAN OLEH

NAMA MUZAFAR BIN MAT YUSOF DR SHAMSURI BIN ABDULLAH

PENGARAH
KETUA UNIT PERHUBUNGAN &
JAWATAN POLITEKNIK MUADZAM
LATIHAN INDUSTRI
SHAH

TARIKH 16 NOVEMBER 2017 17 NOVEMBER 2017

1
 Keluaran 08
PMS-MPK-UPLI-04
MANUAL PROSEDUR KERJA Pindaan 00
Unit Perhubungan & Latihan
Industri Tarikh Berkuatkuasa 20/11/2017

1.0 LATAR BELAKANG

Unit Perhubungan Dan Latihan Industri (UPLI) merupakan unit yang
bertanggungjawab terhadap perlaksanaan Program Latihan Industri para pelajar
Politeknik Muadzam Shah. Unit ini diketuai oleh seorang Ketua Unit Perhubungan
Dan Latihan Industri (KUPLI) dan dibantu oleh seorang Pegawai Perhubungan dan
Latihan Industri (PPLI) serta Penyelaras Latihan Industri Jabatan (PLIJ) daripada
setiap jabatan akademik. Tugas utama unit ini adalah merancang, melaksana,
menilai dan memantau perjalanan Program Latihan Industri.

2.0 OBJEKTIF JABATAN/UNIT

Objektif Unit Perhubungan Dan Latihan Industri ialah:
2.1 Berusaha untuk mencapai sekurang-kurangnya 98% kelulusan untuk
semua pelajar yang menjalani Latihan Industri pada satu-satu semester
dengan sekurang-kurangnya 75% daripada lulusan tersebut mendapat
kelulusan yang cemerlang.
2.2 Berusaha untuk melaksanakan 100% penyeliaan ke atas semua pelajar
yang sedang menjalani Latihan Industri pada satu-satu semester.

3.0 RUJUKAN

3.1 PMS-PK-PS-02 - Kawalan Dokumen

3.2 Kalendar Akademik & Takwim Aktiviti Latihan Industri
3.3 Buku Garis Panduan Latihan Industri yang sedang berkuatkuasa
3.4 Arahan Peperiksaan dan Kaedah Penilaian Politeknik KPT yang sedang
berkuatkuasa
3.5 Code of Practice for Programme Accreditation (COPPA) yang sedang
berkuatkuasa

2
 Keluaran 08
PMS-MPK-UPLI-04
MANUAL PROSEDUR KERJA Pindaan 00
Unit Perhubungan & Latihan
Industri Tarikh Berkuatkuasa 20/11/2017

4.0 DEFINISI

Istilah / Singkatan Takrifan

Ketua Unit Perhubungan dan Latihan Industri merupakan pegawai yang
KUPLI mengetuai Unit Perhubungan dan Latihan Industri yang dilantik oleh
Jabatan Pendidikan Politeknik, KPT.
Pegawai Perhubungan dan Latihan Industri adalah pegawai yang
PPLI dilantikoleh Jabatan Pendidikan Politeknik, KPT untuk menguruskan
program Latihan Industri pelajar.
Pegawai Latihan Industri Jabatan ialah pensyarah yang dilantik oleh Ketua
PLIJ Jabatan sebagai mewakili jabatan masing-masing di dalam urusan program
Latihan Industri pelajar.
Latihan Industri adalah latihan yang wajib diikuti oleh setiap pelajar dan
LI merupakan sebahagian daripada kurikulum politeknik. Setiap pelajar wajib
lulus Latihan Industri sebelum di anugerahkan diploma politeknik.
PT Pembantu Tadbir yang bertugas di Unit Perhubungan Dan Latihan Industri.

5.0 CARTA ORGANISASI JABATAN/UNIT

PENGARAH
DH 54

TIMBALANPENGARAH
AKADEMIK (DH52)

KETUA UNITPERHUBUNGAN
& LATIHAN INDUSTRI (DH44)

PEGAWAI PERHUBUNGAN &

LATIHAN INDUSTRI (DH41)

PEMBANTU TADBIR (N 17)

PENYELARAS LI PENYELARAS LI PENYELARAS LI PENYELARAS LI PENYELARAS LI

JP JTMK JRKV JPH JKM

3
 Keluaran 08
PMS-MPK-UPLI-04
MANUAL PROSEDUR KERJA Pindaan 00
Unit Perhubungan & Latihan
Industri Tarikh Berkuatkuasa 20/11/2017

6.0 FUNGSI UTAMA JABATAN/UNIT

Fungsi utama Unit Perhubungan Dan Latihan Industri meliputi perkara berikut:

6.1 Proses Persediaan Latihan Industri

6.2 Proses Pelaksanaan Latihan Industri
6.3 Proses Penilaian Latihan Industri

7.0 AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI UTAMA

AKTIVITI-AKTIVITI:

7.1 PROSES PERSEDIAAN LATIHAN INDUSTRI

7.1.1 Proses penyediakan takwim latihan industri

7.1.2 Proses penyediaan data pelajar
7.1.3 Proses pendaftaran kursus latihan industri
7.1.4 Proses pelaksanaan taklimat pengenalan dan persedian LI
7.1.6 Proses memohon tempat latihan industri oleh pelajar
7.1.7 Proses mengemaskini rekod penempatan pelajar
7.1.8 Proses persediaan untuk pelajar melapor diri di organisasi.

7.2 PROSES PELAKSANAAN LATIHAN INDUSTRI

7.2.1 Proses pengesahan lapor diri pelajar di organisasi

7.2.2 Proses pengurusan lawatan latihan industri
7.2.3 Proses pengurusan permohonan tukar tempat LI
7.2.4 Proses pengendalian maklumbalas dari organisasi
7.2.5 Proses pengendalian aduan dari pelajar
7.2.6 Proses makluman tamat LI

7.3 PROSES PENILAIAN LATIHAN INDUSTRI

7.3.1 Proses pendaftaran pengesahan tamat LI

7.3.2 Proses penilaian latihan industr

4
 Keluaran 08
PMS-MPK-UPLI-04
MANUAL PROSEDUR KERJA Pindaan 00
Unit Perhubungan & Latihan
Industri Tarikh Berkuatkuasa 20/11/2017

8.0 PROSES KERJA

8.1 PROSES PERSEDIAAN SEBELUM LATIHAN INDUSTRI

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

KUPLI / PPLI 1 Menerima maklumat mengenai tarikh mula dan tamat

latihan industri.
2 Menyediakan takwim aktiviti latihan industri untuk tahun
berkenaan.
3 Menyemak senarai pelajar yang layak menjalani LI melalui
sistem yang digunapakai semasa.
PLIJ / PA 4 Mengemaskini rekod maklumat pelajar yang akan
menjalani latihan industri.
KUPLI / PPLI 5 Mengurus pendaftaran kursus LI satu semester lebih awal.
6 Mengadakan Taklimat Pengenalan LI
7 Mengurus proses memohon tempat latihan industri pelajar
PPLI / PLIJ 8 Menerima jawapan daripada organisasi dan merekod
dalam sistem latihan industri yang digunapakai semasa
KUPLI / PPLI 9 Mengadakan Taklimat Persediaan LI
PT 10 Menghantar Surat Penempatan dan senarai nama pelajar
yang akan menjalani latihan industri kepada organisasi
yang berkenaan.

5
 Keluaran 08
PMS-MPK-UPLI-04
MANUAL PROSEDUR KERJA Pindaan 00
Unit Perhubungan & Latihan
Industri Tarikh Berkuatkuasa 20/11/2017

8.2 PROSES PERSEDIAAN SEMASA LATIHAN INDUSTRI

Tanggungjawab Tindakan
PT 11 Mengemaskini dan mengesahkan status lapor diri pelajar
KUPLI / PPLI 12 Merancang dan mengurus aktiviti pemantauan latihan
industri.
Pensyarah 13 Melaksanakan lawatan pemantauan latihan industri.
Pemantau i. Observation Form - Lampiran 2
KUPLI / PPLI 14 Mengambil tindakan terhadap proses pertukaran tempat
pelajar (jika ada)
15 Mengambil tindakan terhadap maklum balas daripada
organisasi (jika ada)
16 Mengambil tindakan terhadap aduan pelajar (jika ada)
Industri/ 17 Memaklumkan kepada pelajar tarikh tamat latihan industri
Pensyarah
dan proses pengesahan tamat latihan industri
Pemantau/
KUPLI 18 Melaksanakan penilaian latihan industri pelajar.
i. Practical Task Form - Lampiran 1A
ii. ReflectiveJournal Form - Lampiran 1B
iii. Pengesahan Tamat LI
19 Melaksanakan pengesahan tamat LI pelajar.
20 Menguruskan data pelajar yang tidak mendaftar tamat LI

6
 Keluaran 08
PMS-MPK-UPLI-04
MANUAL PROSEDUR KERJA Pindaan 00
Unit Perhubungan & Latihan
Industri Tarikh Berkuatkuasa 20/11/2017

8.3 PROSES SELEPAS PELAJAR MENJALANI LATIHAN INDUSTRI

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
Pensyarah Penilai 21. Melaksanakan penilaian industri.
i. Industrial Training Final Report Form - Lampiran 3

ii. Presentation Form - Lampiran 4

PLIJ 22. Menerima dan merekod markah penilaian LI ke dalam

sistem yang digunapakai semasa
KUPLI / PPLI / 23. Menyedia dan menyerahkan Markah Penilaian Latihan
Industri kepada Unit Peperiksaan
24. Menyediakan analisa pencapaian objektif latihan industry
pelajar mengikut program
25. Menyediakan Analisa CLO dan PLO mengikut Program
KUPLI 26. Menyediakan laporan untuk Kajian Semula Pengurusan

7
 Keluaran 08
PMS-MPK-UPLI-04
MANUAL PROSEDUR KERJA Pindaan 00
Unit Perhubungan & Latihan
Industri Tarikh Berkuatkuasa 20/11/2017

PROSES KERJA: PROSES PERSEDIAAN SEBELUM MENJALANI LATIHAN

PLIJ / PENASIHAT
KUPLI /PPLI PT
AKADEMIK

Menerima Maklumat
mengenai tarikh mula
dan tamat latihan
industri

Menyemak
Menyediakan takwim
senarai pelajar
yang layak LI

Mengemaskini rekod
pelajar

Menguruskan
pendaftaran kursus LI

Taklimat pengenalan Proses permohonan

LI tempat LI pelajar

Mengemaskini
penempatan pelajar
Menghantar surat
penempatan
pelajar kepada
organisasi yang
Taklimat
berkenaan
Persediaan LI

8
 Keluaran 08
PMS-MPK-UPLI-04
MANUAL PROSEDUR KERJA Pindaan 00
Unit Perhubungan & Latihan
Industri Tarikh Berkuatkuasa 20/11/2017

PROSES KERJA: PROSES PERSEDIAAN SEMASA MENJALANI LATIHAN

PENSYARAH
PT KUPLI /PPLI INDUSTRI
PEMANTAU

Kemaskini dan Merancang dan Melaksanakan

mengesahkan meguruskan lawatan
status LI aktiviti pemantauan
pelajar pemantauan

Memaklumkan
kepada pelajar
tarikh tamat
dan proses
pengesahan
tamat latihan
industri

Penilaian
oleh pihak
industri

Melaksanakan
pengesahan
tamat LI pelajar

9
 Keluaran 08
PMS-MPK-UPLI-04
MANUAL PROSEDUR KERJA Pindaan 00
Unit Perhubungan & Latihan
Industri Tarikh Berkuatkuasa 20/11/2017

PROSES KERJA: PROSES PERSEDIAAN SELEPAS MENJALANI LATIHAN

PENSYARAH PENILAI PLIJ KUPLI / PPLI

Penilaian Latihan
Industri oleh Politeknik
Menerima dan
merekod markah Menerima dan
penilaian meyerahkan
Markah Penilaian
Latihan Industri
kepada Unit
Peperiksaan

Menyediakan analisis
pencapaian objektif

Menyediakan CLO
dan PLO

Menyediakan laporan
untuk Kajian Semula
Pengurusan

10
 Keluaran 08
PMS-MPK-UPLI-04
MANUAL PROSEDUR KERJA Pindaan 00
Unit Perhubungan & Latihan
Industri Tarikh Berkuatkuasa 20/11/2017

9.0 SENARAI BORANG BORANG YANG DIGUNAKAN BAGI PROSES-

PROSES

9.1 PROSES PERSEDIAAN LATIHAN INDUSTRI

9.1.1 MENYEDIAKAN TAKWIM AKTIVITI LATIHAN INDUSTRI
9.1.1.1 Takwim Aktiviti Latihan Industri
9.1.2 PENDAFTARAN KURSUS LATIHAN INDUSTRI
9.1.2.1 Borang Pendaftaran Kursus
9.1.3 MEMOHON TEMPAT LATIHAN INDUSTRI PELAJAR
9.1.3.1 Borang Jawapan
9.1.4 PERSEDIAAN UNTUK PELAJAR MELAPOR DIRI DI ORGANISASI
9.1.4.1 Surat Penempatan LI ke Organisasi

9.2 PROSES PERLAKSANAAN LATIHAN INDUSTRI

9.2.1 PENGESAHAN LAPOR DIRI PELAJAR DI ORGANISASI
8.2.1.1 Kad Pengesahan Lapor Diri
9.2.2 PENGURUSAN LAWATAN PENYELIAAN LATIHAN INDUSTRI
9.2.2.1 Borang Penyeliaan

9.3 PROSES PENILAIAN LATIHAN INDUSTRI

9.3.1 PENDAFTARAN TAMAT LI
9.3.1.1 Borang Practical Task
9.3.1.2 Borang Jurnal Refleksi
9.3.1.3 Surat Pengesahan Tamat Latihan
9.3.2 PENILAIAN LATIHAN INDUSTRI
9.3.2.1 Borang Penilaian Laporan Akhir Latihan Industri
9.3.2.2 Borang Pembentangan

11
 Keluaran 08
PMS-MPK-UPLI-04
MANUAL PROSEDUR KERJA Pindaan 00
Unit Perhubungan & Latihan
Industri Tarikh Berkuatkuasa 20/11/2017

10.0 REKOD KUALITI

Tempoh
Bil. Jenis Rekod Lokasi Lampiran
Simpanan

1. Takwim Aktiviti LI 1 semester Pejabat LI

2. Rekod Pendaftaran LI 1 semester Pejabat LI

Surat Jawapan
3. 1 semester Pejabat LI
daripada tempat LI

Kad/Surat Pengesahan
4. 1 semester Pejabat LI
Lapor Diri

Surat Pengesahan
5. Tamat 1 semester Pejabat LI
LI

Lembaran Markah
6. 1 semester Pejabat LI
Penilaian LI

LAMPIRAN 1A
Borang Practical Task UPLI- 04(1A) (20-11-
7. 1 semester PejabatLI
2017)

LAMPIRAN 1B
8. Borang Jurnal Refleksi 1 semester Pejabat LI UPLI- 04(1B)(20-11-
2017)

12
 Keluaran 08
PMS-MPK-UPLI-04
MANUAL PROSEDUR KERJA Pindaan 00
Unit Perhubungan & Latihan
Industri Tarikh Berkuatkuasa 20/11/2017

Tempoh
Bil. Jenis Rekod Lokasi Lampiran
Simpanan

LAMPIRAN 2
9. Borang Pemantauan 1 semester Pejabat LI UPLI-04(2)(20-11-2017)

Borang Penilaian LAMPIRAN 3

10. Laporan Akhir Latihan 1 semester Pejabat LI UPLI-04(3)(20-11-2017)
Industri

LAMPIRAN 4
11. Borang Pembentangan 1 semester Pejabat LI UPLI-04(4)(20-11-2017)

Jadual Analisis
12. 1 semester Pejabat LI
Pencapaian Objektif LI

13