LAPORAN AKHIR LATIHAN INDUSTRI

JABATAN PERDAGANGAN
DISEMBER 2020

AZMINA ARIFAH BINTI

ZAINAL ADIDIN

TRANSEAWAYS SHIPPING SDN. BHD. A-155

2ND FLOOR JALAN AIR PUTIH
25300 KUANTAN PAHANG

UNIT PERHUBUNGAN DAN LATIHAN INDUSTRI

POLITEKNIK SULTAN HAJI AHMAD SHAH KUANTAN
JABATAN PENDIDIKAN POLITEKNIK
KEMENTERIAN PENDIDIKAN
 LAPORAN LATIHAN INDUSTRI

OLEH

AZMINA ARIFAH BINTI ZAINAL ABIDIN

(02DLS17F2056)

DI

TRANSEAWAYS SHIPPING LOGISTIC

A-155,2ND FLOOR, JALAN AIR PUTIH,

25300 KUANTAN, PAHANG

Laporan Akhir Latihan Industri Ini Dikemukakan

Kepada Pensyarah Penilaian Di Jabatan Perdagangan
Bagi Memenuhi Sebahagian Dari Syarat Penilaian
Latihan Industri dan Penganugerahan

Diploma Pengurusan Logistik Dan Rangkaian Bekalan

POLITEKNIK SULTAN HAJI AHMAD SHAH

SESI DIS 2020

PENGESAHAN PELAJAR

i
“Saya dengan ini mengaku bahawa laporan industri ini hasil kerja saya sendiri, kecuali nukilan

dan ringkasan yang tiap-tiap satunya telah saya jelaskan sumbernya.”

TANDATANGAN : AZMINA

NAMA PELAJAR : AZMINA ARIFAH BINTI ZAINAL ABIDIN

NO.PENDAFTARAN: 02DLS17F2056

TARIKH : 17/08/2020

ii
 PENGHARGAAN

Alhamdulilah, syukur kepada Allah S.W.T kerana izin dan rahmatNya saya telah

menamatkan Latihan Industri di Transeaway Shipping Sdn Bhd dengan penuh jayanya. Maka

dengan terhasilnya buku laporan ini, genap 20 minggu saya menjalani latihan industri bagi

Sesi Dis 2020 bermula 13 Julai 2020 sehingga 27 November 2020.

Permulaan kata, setinggi-tinggi penghargaan saya ucapkan kepada pihak Transeaway

Shipping Sdn Bhd kerana telah memberi peluang dan ruang kepada saya untuk menjalani

latihan industri selama 5 bulan di Transeaway Shipping Sdn Bhd. Jutaan terima kasih juga

diucapkan kepada semua kakitangan dan staf jabatan yang telah memberi tunjuk ajar kepada

saya secara langsung atau tidak langsung.Tidak lupa juga ribuan terima kasih saya ucapkan

kepada ibu bapa saya yang telah banyak memberi sokongan dan dorongan dari segi

kewangan mahupun nasihat agar saya dapat menghasilkan laporan akhir ini dengan penuh

jayanya.

Akhir kalam, saya berterima kasih kepada rakan-rakan seperjuangan iaitu rakan kelas

DLS6A kerana telah membantu saya menyiapkan laporan ini dengan berkongsi maklumat

dan memberi tunjuk ajar baik kepada saya. Saya berharap agar syarikat Transeaways

Shipping Sdn Bhd akan terus mencapai peningkatan dan kemajuan dalam perniagaan dan

servis yang mereka tawarkan

iii
MUKA SURAT
Maklumat Pelajar i
Penghargaan ii
Isi Kandungan iii
BAB 1: PENGENALAN LATIHAN INDUSTRI 1
1.1 Pendahuluan 1
1.2 Objektif latihan industri 5
1.3 Objektif laporan akhir industry 6
1.4 Kepentingan latihan industry 7
1.5 Peraturan semasa menjalani latihan industry 8
BAB 2: LATAR BELAKANG ORGANISASI 9
2.1 Pengenalan organisasi 9
2.2 Latar belakang organisasi 10
2.3 Aktiviti organisasi 13
2.4 Produk syarikat 14
2.5 Misi dan Visi syarikat 14
2.6 Carta organisasi 15
BAB 3: RINGKASAN AKTIVITI INDUSTRI 16
3.1 Pendahuluan 16
3.2 Ringkasan aktiviti industri 17
BAB 4: LAPORAN TEKNIKAL 31
4.1 Pengenalan 31
4.2 Spesifikasi/jenis peralatan digunakan di pejabat 32
4.3 Tatacara penggunaan peralatan 32
4.4 Proses kerja yang dilakukan 36
BAB 5: KESIMPULAN 54
BAB 6: KOMEN DAN CADANGAN 57
6.1 Cadangan untuk organisasi 57
6.2 Cadangan kepada pihak Politeknik Sultan Haji Ahmad Shah 59
RUJUKAN
LAMPIRAN I
LAMPRAN II

iv
SENARAI RAJAH

NO.RAJAH TAJUK MUKA SURAT

1 Lokasi Transeaways 12
2 Logo Transeaways 13
3 Carta organisasi 15
4 Komputer pejabat 32
5 Mesin fotostet Konica 33
6 Panasonic dox matrix printer 35
7 Cara masuk sistem E-Dagang 38
8 Perisian laman web utama manifest 38
9 Maklumat perlu diisi melalui sistem e-manifest 39
10 Draft K1 yang dibuat 43
11 Sistem CTOS 44
12 Contoh ROT 45
13 Delivery perlu dibuat di sistem CTOS 46
14 K2 di sistem ALDEC 49
15 Sistem MTIB 50
16 Lesen yang diluluskan 51
17 Sistem VGM 52
18 Sistem CTOS 53

1
 BAB 1
PENGENALAN LATIHAN INDUSTRI

1.1 Pendahuluan

Latihan industri adalah satu mata pelajaran yang menjadi satu syarat atau kewajipan

bagi setiap pelajar di Politeknik iaitu semasa semester 6 untuk pelajar Diploma

Logistik dan rangkaian bekalan. Para pelajar akan menjalani Latihan Industri atau

lebih dikenali sebagai ‘Praktikal’ selama satu semester di syarikat atau di kilang yang

telah dipilih. Dalam tempoh itu pelajar mesti mengikuti segala peraturan atau

prosedur syarikat tersebut, contohnya disiplin, kedatangan, pakaian, dan lain-lain.

Latihan Industri adalah pendedahan awal kepada pelajar sebelum memasuki ke alam

pekerjaan. Mereka akan mengambil aliran latihan industri yang berkaitan dengan

kursus pembelajaran yang dijalani di politeknik untuk memastikan ilmu yang

diperolehi boleh dimanfaatkan pada masa hadapan dan boleh digunakan sebagai satu

pengalaman untuk memohon pekerjaan selepas melewati alam pembelajaran.

Sepanjang tempoh latihan, pelajar dapat mempelajari dan mempraktikkan perkara

baru yang berkaitan dengan kursus yang diambil di Politeknik.

2
Mereka juga dibimbing oleh pekerja-pekerja yang berkemahiran dan mempunyai

pengalaman yang luas di samping melatih pelatih untuk menjadi pekerja yang lebih

produktif. Selain itu, pelajar diterapkan dengan etika kerja yang tinggi dan

menjadikan suasana kerja yang aman dan ceria.

Pelajar juga dikehendaki untuk membuat Laporan Harian berkaitan dengan aktiviti di

tempat kerja. Mereka haruslah menyerahkan buku Laporan Harian untuk tempoh

seminggu kepada pegawai di syarikat untuk diperiksa dan ditandatangani. Hal ini bagi

mengelakkan berlakunya perkara yang tidak diingini. Selain itu, pensyarah daripada

Politeknik juga akan melawat di lokasi dimana pelajar menjalani latihan industri

untuk melihat perkembangan mereka dan bersemuka dengan pengurus atau pegawai

terbabit untuk mengetahui keadaan atau suasana kerja yang dilalui oleh pelajar

terbabit.

Pelajar dibenarkan memilih tempat menjalankan latihan industri sama ada memilih

sektor swasta atau kerajaan. Setiap pelajar yang mengikuti latihan industri ini haruslah

mematuh setiap arahan dan peraturan yang telah ditetapkan di sesebuah firma atau

organisasi. Latihan industri ini telah dijalankan selama 20 minggu mengikut ketepatan

yang digariskan oleh Institut Pengajian Tinggi (IPT)

3
Dalam menjalani latihan industri ini juga, ia membantu para pelajar dalam menanam

sikap amanah dalam diri mereka dan tanggungjawab terhadap majikan mereka serta

dapat menyelesaikan apa jua tugasan atau kerja-kerja yang diberikan kepada mereka.

Sifat keyakinan dalam diri para pelajar dapat dibentuk dan dapat di aplikasikan dalam

diri mereka dengan adanya latihan industri ini. Para pelajar juga dapat mengetahui

setakat mana kemampuan mereka dalam melakukan sesuatu pekerjaan atau tugasan

terutamanya dalam bidang yang akan mereka ceburi.

Secara keselurahannya, latihan industri telah banyak memberi faedah kepada pelajar

yang menjalaninya. Dengan cara bergini pelajar akan bersemanagat untuk terus

belajar dan bekerja kepada segenap lapisan masyarakat serta seterusnya kepada

Negara dalam usaha melahirkan generasi yang berwawasan dan berketerampilan

4
1.1 Objektif Latihan Industri

Antara matlamat dan objektif latihan industri yang digariskan oleh politeknik ialah:

i. Pendedahan awal kepada pelajar tentang situasi sebenar di alam pekerjaan.

ii. Membolehkan para pelajar untuk mengaplikasikan antara kefahaman teori yang

dipelajari dan mempraktikkannya ketika menjalani latihan industri.

iii. Mendidik pelajar supaya mematuhi peraturan-peraturan yang telah ditetapkan oleh

firma.

iv. Melatih pelajar untuk berkeyakinan untuk berkomunikasi.

v. Memahami budaya dan bertanggungjawab dalam menjalankan tugas yang diberikan.

vi. Memberikan peluang kepada pelajar mendapatkan kerja dalam bidang yang berkaitan

dengan bidang mereka pelajari di Politeknik.

vii. Menyediakan laporan rasmi dan lain-lain tugasan seperti yang diarahkan oleh pihak

politeknik.

5
1.2 Objektif Laporan Latihan Industri

Penilaian Latihan Industri akan dijalankan sepanjang tempoh Latihan Industri dan selepas

tamatnya latihan seseorang pelajar. Hal ini bagi memenuhi keperluan pelajar untuk

dianugerahkan dengan kelayakan diploma dari Kemeneterian Pendidikan Malaysia dan

Jabatan Pengajian Politeknik. Antara objektif laporan Latihan Industri adalah:

i. Membina keyakinan dan personaliti individu.

ii. Membantu pelajar untuk berkomunikasi dengan berkesan.

iii. Membantu untuk menanam semangat kerja berpasukan dan berhubunga baik

semasa bekerja

iv. Mendisplinkan diri untuk mematuhi peraturan semasa bekerja.

v. Membina tanggungjawab dalam menjalankan sesuatu kerja.

vi. Membolehkan pelajar mengaitkan antara teori yang dipelajari dengan kerja

harian yang dilakukan semasa latihan indutri.

vii. Dapat menyediakan laporan rasmi dan tugasan lain yang diarahkan oleh

politeknik seperti menyediakam buku laporan industri.

viii. Dapat menanamkan sifat amanah, bertanggungjawab dan berkeyakinan tinggi

semasa latihan industri dan dimasa akan datang.

ix. Untuk mengamalkan peraturan-peraturan di sektor industri selepas tamat

pengajian di politeknik kelak

6
1.4 Kepentingan Latihan Industri

Latihan Industri adalah penting kerana latihan sebegini dapat mendedahkan para pelajar

kepada alam pekerjaan yang sebenar. Ia juga dapat menambah dan meluaskan pengetahuan

teori dan teknikal serta kemahiran pelajar, jika sebelum ini para pelajar memperolehi

pengetahuan secara teori dan hanya memprakrikkan sebagai latihan tambahan untuk

memahmi suatu perkara itu, tetapi apabila pelajar mengikuti latihan ini, pelajar dapat

mengetahui dengan lebih lanjut lagi tentang sesuatu perkara dan kehendak semasa sesuatu

pekerjaan sedang dijalankan. Antara kepentingan latihan industri:

i. Latihan Industri penting kerana dapat mengurangkan rasa kekok dan gementar

pelajar apabila mula bekerja pada masa hadapan.

ii. Pelajar dapat mengetahui suasana sebenar alam pekerjaan dengan lebih mendalam

dan mengetahui prosedur-prosedur tugas yang diberi di samping dapat

menambahkan pengalaman sekiranyan menempuh alam pekerjaan.

iii. Untuk melahirkan pelajar yang amanah dan bertanggungjawab dalam

menjalankan pekerjaan.

iv. Membolehkan pelajar mengaplikasikan antara teori yang dipelajari dengan alam

pekerjaan yang sebenar. Ini dapat membantu pelajar memberikan idea-idea yang

lebih bernas dan berkesan.

v. Memberi pengalaman dan pendedahan kepada pelajar tentang teknik

berkomunikasi dengan pelbagai golongan pekerja ketika belajar

7
1.5 Peraturan Semasa Menjalani Latihan Industri

Antara peraturan yang telah ditetapkan adalah seperti berikut:-

i. Pelajar mestilah mendisiplinkan diri bekerja di waktu bekerja yang telah

ditetapkan seperti waktu mula masuk kerja, waktu rehat dan waktu pulang

ii. Membawa buku laporan harian setiap minggu untuk disemak oleh penyelia tempat

latihan industri.

iii. Pelajar mestilah mengikut segala peraturan yang telah ditetapkan oleh pihak

syarikat

iv. Pelajar mestilah berpakaian kemas, sopan dan bersih.

v. Tidak terlibat diri dengan sebarang jenayah ataupun yang melibatkan pihak polis

dan pihak syarikat.

vi. Pelajar tidak dibenarkan untuk menyebarkan sebarang maklumat organisasi kepada

pihak luar.

8
 BAB 2
LATAR BELAKANG ORGANISASI

2.1 Pengenalan Organisasi

Syarikat Sebagai satu unit sosial yang terdiri daripada manusia yang bekerjasama dan

saling bergantung antara satu dengan yang lain bagi mencapai matlamat individu, kumpulan

dan organisasi.

Di dalam organisasi semestinya wujud satu pengurusan sebagai proses perancangan,

penyusunan, pengarahan dan pengawalan usaha-usaha ahli-ahli organisasi dan menggunakan

semua sumber organisasi secara cekap dan berkesan bagi mencapai matlamat organisasi.

Perancangan bertujuan kenalpasti perkara yang hendak dicapai berdasarkan matlamat

penubuhannya

Pelbagai fungsi yang dapat kita lihat dalam proses pengurusan antaranya ialah melibatkan kerja

menstruktur organisasi dan staf, Struktur organisasi menunjukkan pembahagian kerja mengikut

aktiviti dan tingkat autoriti

9
2.2 Latar Belakang Organisasi

Transeaway telah ditubuhkan pada tahun 1998 untuk menyediakan penyelesaian logistik

kepada semua pengimport dan pengeksport di Kuantan dan Pantai Timur Semenanjung

Malaysia. Ia bermula dengan 2 anak muda siswazah yang agresif dan bercita-cita tinggi yang

ingin membangunkan perkhidmatan perkapalan yang lebih kompetitif dan bernilai tambah

kepada semua pengimport dan pengeksport di Kuantan.kami dilantik sebagai ejen Kuantan

untuk Samudera Shipping,OOCL Maersk, Evergreen, Hapaq Lloyd, One Ocean sebagai ejen

mereka.

Pada tahun 1999, mereka dilantik sebagai ejen Kuantan untuk Samudera Shipping Lines.

Kawasan liputan eksport dan import khusus mereka terus diperluaskan ke semua pelabuhan

serantau seperti Thailand, Indonesia, Vietnam, India, dan Myanmar. Mereka berjaya

melaksanakan dan membantu Samudera untuk menubuhkan kapal langsung pertama mereka

untuk memanggil Kuantan ke Thailand dan China. Hasil kerjasama agensi kami dengan mereka

telah berakhir pada tahun 2002 apabila Samudera menubuhkan pejabat mereka sendiri di

Kuantan hasil kerjasama dengan Asia.

Pada tahun 2003, mereka terus memperluaskan perniagaan dari kargo kontena kepada kargo

konvensional dan pengendalian kargo pukal dengan memperoleh Trampers Shipping Sdn Bhd,

yang mempunyai pengalaman lebih daripada 30 tahun dalam kargo konvensional dan

pengendalian kargo pukal.

10
Mereka kemudiannya menjadi agen Kuantan dan Kemaman untuk Cosco Bulk Carriers Ltd.

Komoditi. Mereka mengendalikan pengeluaran bijih besi di Pelabuhan Kemaman. Sehingga

kini, mereka secara aktif mengendalikan kargo seperti bijih besi, bijih mangan, paip keluli

tahan karat, paip keluli bersalut dan kargo angkat berat di pelabuhan Kuantan dan pelabuhan

Kemaman. Mereka telah banyak mewakili pemilik kargo pukal untuk aktiviti di Pelabuhan

Kuantan dan Pelabuhan Kemaman. Hari ini, Transeaways telah mencapai lebih daripada RM7

juta perniagaan setahun, dengan penghantaran lebih dari seribu teus ke destinasi di sekitar

keseluruhan dan mengendalikan lebih daripada 200 ribu tan metrik kargo pukal

11
2.2.3 Alamat Organisasi

Rajah 1: Lokasi Transeaways Shipping

Nama : Transeaways Shipping Sdn Bhd

Alamat : Transeaways Shipping Sdn Bhd, 2nd Floor, A-13 Jalan Air Putih, Kuantan

No Telefon : 09-566 0811

Fax : 09-566 0816

Email : sue@transeaways.com

Laman Web : https://www.transeaways.com/

Jenis Perniagaan : Shipping and Forwarding

Status syarikat : Sendirian Berhad

No.Pendaftaran : 468294-H

12
2.2.4 Logo Syarikat (Transeaways)

RAJAH 2: LOGO SYARIKAT (TRANSEAWAYS)

Gelombang bermaksud pergerakkan yang lancar dalam perniagaan penghantaran “shipping”

i. Gelombang merah memberi maksud pergerakkan dalam perniagaan penghantaran tidak

akan berhenti.

ii. Gelombang hijau melambangkan persekitaran kerja di pejabat yang harmoni

iii. Gelombang biru bermaksud perniagaan syarikat yang berkesan dan cekap.

2.3 Aktiviti Organisasi

2.3.1 Penghantaran kontena

2.3.2 Perkhidmatan konvensional

2.3.3 Penghantaran kargo pukal

2.3.4 ‘Transportation’

2.3.5 ‘Custom Clearance’

2.3.6 ‘Vessel Clearance’

2.3.7 ‘Loose-cargo-load shipping’

2.3.8 ‘Vessel chartering and brokering’

13
2.4 Produk Syarikat

Komitmen syarikat ini untuk aktiviti import dan eksport Kuantan telah membolehkan mereka

menjadi salah satu daripada syarikat penyelesaian logistik dan perkapalan terbesar tempatan.

Mereka juga menyediakan perkhidmatan tambah nilai kepada semua pelanggan kami dari

penghantaran ke logistik ke pengangkutan ke pelepasan khusus.

2.5 Misi Dan Visi Syarikat

Misi

Misi Transeaways Shipping Sdn Bhd "Untuk Menjadi Penghantaran Dan Agen Terbaik Di

Dunia"

Visi

Visi Transeaways Shipping Sdn Bhd adalah "Menyediakan Pengangkutan Terbaik Dan

Meningkatkan Perkhidmatan Bagi Pelanggan Dan Menjadi Agen Penghantaran Efektif

Dalam Logistik Dan Pengangkutan

14
2.6 CARTA ORGANISASI

SISTEM PENTADBIRAN DI ‘TRANSEAWAYS SHIPPING’

RAJAH 3: CARTA ORGANISASI SISTEM PENTADBIRAN

RAJAH
DIREKTOR
MR.PAUL ANG
MR.WILLIAM YEOH

BAHAGIAN
BAHAGIAN BAHAGIAN
KONVENSIONAL
PERAKAUNAN KONTENA DAN
MR JIMMY ANG
PENGAHANTARAN
(FORWARDING)

MS RACHEL KETUA OPERASI

MS MICHELLE LEE BAHAGIAN
BAHAGIAN
OPERASI PENGHANTARAN
ENCIK GHANI ENCIK NAZA
ENCIK SYAFIQ

SUMBER
PUAN SURIANA
MANUSIA
BAHAGIAN PUAN LIZA
DOKUMENTASI
MS SHAZRAH

PUAN ISMA
SYAHIRAH
MS FIKA
MS BAIN

15
 BAB 3
RINGKASAN AKTIVITI INDUSTRI

3.1 PENDAHULUAN
Sepanjang tempoh Latihan Industri (13 Julai sehingga 27 September 2020) setiap

pelajar diwajibkan untuk mencatat aktiviti harian mereka di dalam buku jurnal

refleksi pelajar yang telah disediakan oleh Unit Latihan Industri Politeknik Sultan

Haji Ahmad Shah dan telah diberikan sewaktu mendengar taklimat latihan industri

kali kedua.

Selain itu catatan tersebut digunakan untuk membuat rujukan ketika menyediakan

laporan Latihan Industri dan memudahkan pelajar membuat pegawai organisasi

menilai prestasi pelajar dan membantu pensyarah menilai kerjaya atau aktiviti

pelajar ketika menjalankan Latihan Industri di organisasi.

16
3.2 RINGKASAN AKTIVITI LATIHAN INDUSTRI

MINGGU AKTIVITI
i. Sesi perkenalan (ice breaking)

bersama-sama pekerja-pekerja di

Transeaways shipping Sdn Bhd.

ii. Sesi perjumpaan ringkas bersama bos

(Mr William).
MINGGU 1
iii. Pengenalan dan pendedahan ringkas
(13 JULAI-17 JULAI 2020)
terhadap skop-skop kerja yang

dilakukan oleh pekerja-pekerja di

Transeaways.

iv. Mempelajari cara menggunakan mesin

(Fotostet, Faks dan Skan).

v. Penerangan ringkas mengenai

dokumen K1 (import) dan K2

(eksport).

17
 i. Pendedahan tentang cara membuat

dokumen ‘K2 by road’ untuk Psp

Marine.

ii. Pendedahan tentang cara membuat

dokumen ‘K2 by road’ untuk Psp

Marine.

MINGGU 2 iii. Mempelajari cara pengiraan dalam

(20 JULAI-24 JULAI 2020) dokumen K1 atau K2 (Gross weight,

Insurans, Freight, M3).

iv. Belajar cara ‘draft’ K1 dan K2 dalam

sistem Aldec.

v. Pendedahan dokumen yang diperlukan

untuk membuat manifest (K4)

vi. Pendedahan tentang cara membuat ‘K1

by road’

18
 i. Belajar cara-cara mencipta ‘Job’

nombor untuk ‘draft’ K2.

ii. Mempelajari cara memohon lesen

untuk Twins Furniture di sistem

MINGGU 3
MTIB
(27JULAI-29 JULAI 2020)
iii. Mempelajari cara memohon ‘Request

Of Transport’ (ROT).

iv. Penerangan tentang kegunaan

‘Integrated Shipping Document’

(ISD)

i. Belajar cara menyediakan dokumen

K1 untuk syarikat Astral Pine.

ii. Belajar cara menyemak ‘Exchange

MINGGU 4
Rate’ untuk setiap minggu.
(3 OGOS-7 OGOS 2020)
iii. Belajar cara menyediakan dokumen

K2 untuk Perusahaan Kayu.

iv. Mempelajari cara mengepos dokumen

19
 v. Membuat dokumen ‘manifest’ (K4)

untuk ‘Sutton International N.A INC’

i. Mengetahui lebih mendalam

mengenai dokumen K2 untuk

MINGGU 5 Perusahaan Kayu

(10-15 OGOS 2020) ii. Melengkapkan dokumen K2 untuk

Twins Furniture

iii. Memohon permit di MTIB dan

‘Physical Inspection’

iv. Mengetahui lebih lanjut mengenai

‘manifest’ untuk Sutton

i. Mempelajari cara memohon ZB4.ZB4

ialah satu dokumen yang diperlukam

untuk melakukan kerja-kerja di dalam

MINGGGU 6 kawasan ‘Free Zone’ di Pelabuhan.

(17 OGOG-21 OGOS 2020) i. Melengkapkan ‘draft’ K2 untuk

Perusahaan Kayu di sistem Aldec.

ii. Kirakan ‘Gross Weight’, ‘Insurans’

dan ‘Freight’ berpandukan di

‘Invoice’ dan ‘Packing List’.

iii. Memohon lesen di sistem

MTIB.Setelah lesen diluluskan, buat

20
 ‘Physical Inspection’ sehari lebih

awal sebelum ‘Physical Inspection’

tetapkan tarikhnya.

iv. Klik sistem CTOS kemudian Klik

VGM untuk memastikan tiada

pertukaran kontena.

v. Lengkapkan K2 ‘draft’ dengan

mengisi nombor kontena, nombor

lesen dan tarikh luput lesen.

vi. Kemudian buat ISD dengan mengisi

maklumat berdasarkan di K2 chit

i. Membuat dokumen ‘Request of

Transport’(ROT) di sistem ‘Haulage’

ii. Membuat ‘declaration’ dokumen K2

untuk Perusahaan Kayu

iii. Memohon permit di sistem MTIB

MINGGU 7
untuk Perusahaan Kayu
(24 OGOS-28 OGOS 2020)
iv. Masuk sistem CTOS dan semak VGM

kontena mengikut nama kontena yang

ditetapkan

v. Membuat ISD untuk Perusahaan

Kayu.

21
 vi. Membuat ‘declaration’ dokumen K1

untuk Astral Pine

i. Membuat ‘draft K2 By Road’ untuk

PSP Marine di sistem ALDEC

ii. Membuat ‘draft’ K2 untuk ‘Pacific

Iron Products’ di sistem ALDEC

iii. Membuat ‘declaration’ dokumen K2

untuk Twins Furniture

MINGGU 8 iv. Mengira nilai ‘Freight’ dan ‘Insurans’

(1 SEPTEMBER-4 SEPTEMBER 2020) di ‘Invoice’ yang disediakan

v. Membuat ‘draft’ K2 untuk Twins

Furniture di sistem ALDEC

vi. Memohon permit di MTIB dan

membuat ‘Physical Inspection’

sebelum tarikh ditetapkan

vii. Masuk sistem CTOS dan semak VGM

kontena untuk kapal Twins Furniture

viii. ‘Submit’ K2 di sistem ALDEC

ix. Membuat ISD dan susun kedudukan

dokumen yang telah ditetapkan

i. Membuat ‘manifest’ (K4) untuk

MINGGU 9 Sutton di sistem e-dagang

(7 SEPTEMBER-11 SEPTEMBER 2020)

22
 ii. Pastikan menerima dokumen lengkap

dari pihak Sutton melalui email

sebelum membuat manifest.

iii. Pastikan menerima dokumen seperti

‘House Bill of Lading’ (HBL),

‘Seaway Bills’ dan ‘Notice of Arrival’

(Ocean BL).

iv. Kemudian kirakan nilai ‘gross weight’

dan m3 di HBL

v. Masuk sistem e-dagang dan isikan

maklumat yang diperlukan

berdasarkan maklumat di HBL,

‘Seaway Bills’ dan ‘Ocean BL’.

vi. Membuat ‘declaration’ K2 untuk

Perusahaan Kayu

vii. Membuat ‘draft’ K2 di Aldec

viii. Memohon permit dan ‘Physical

Inspection’ di MTIB

ix. Semak VGM untuk kapal Twins

Furniture di sistem CTOS

x. ‘Submit’ K2 di Aldec

xi. Membuat ISD berdasarkan K2 yang

telah disubmit

23
 i. Membuat ‘declaration’ dokumen K1

untuk Jatson Transport

ii. Mengeluarkan dokumen yang penting

MINGGU 10
(14 SEPTEMBER-18 SEPTEMBER 2020) di email iaitu BL, NOA,

Manifest,’Invoice &Packing List’

yang dihantar oleh pelanggan.

iii. Membuat pengiraan nilai ‘Insurans’

dan ‘Freight’

iv. Semak ‘exchange rate’untuk minggu

ini.

i. Membuat ‘declaration’ K2 untuk

Perusahaan kayu

i. Mengeluarkan dokumen yang lengkap

MINGGU 11 seperti ‘booking’, ‘Invoice&Packing

(21 SEPTEMBER-25 SEPTEMBER 2020)
List’dan ROT.

ii. Membuat pengiraan ‘Gross Weight’,

‘Insurans’ dan ‘Freight’.Serta mengira

jumlah ‘bundle’ di setiap barang di

‘Packing list’.

iii. Memohon lesen di sistem MTIB serta

membuat Physical Inspection.

iv. Semak VGM di sistem CTOS

24
 v. Membuat ISD dan susun setiap

dokumen mengikut susunan yang

ditetapkan dan beri kepada bahagian

operasi

vi. Membuat ‘custom clearance’di sistem

CTOS

i. Membuat draft K1 untuk Heng Hup

Metal.

ii. Pastikan memperoleh dokumen yang

lengkap seperti ‘Bill of

Lading’,K4,’Invoice&Packing List’
MINGGU 12
(28 SEPTEMBER-2 OKTOBER 2020) dan NOA

iii. Membuat pengiraan untuk ‘Freight’

dan Insuran.

iv. Menyemak ‘exchange rate’untuk

minggu ini.

v. Melengkapkan ‘manifest’ untuk

Sutton

vi. Membuat ‘draft K2 by road’ untuk

PSP Marine Gas Oil

vii. Membuat ‘draft’K1 untuk Pasar Mini

Ria

25
 i. Membuat ‘draft’K2 untuk Twins

Furniture

ii. Pastikan memperoleh dokumen yang

MINGGU 13 lengkap seperti ‘booking’, ROT,

(5 OKTOBER-9 OKTOBER 2020) dan’Invoive&Packing List’.

iii. Memohon permit di MTIB dan

Physical Inspection.

iv. Semak VGM di sistem CTOS

v. Membuat ISD

vi. Melengkapkan ‘draft’ K1 untuk Heng

Hup Metal

i. Membuat “draft’ K2 untuk Perusahaan

Kayu

MINGGU 14 ii. Pastikan menerima dokumen dari

(12 OKTOBER-16 OKTOBER 2020) pihak pelanggan iaitu

‘booking’,ROT’dan ‘Invois&Packing

List’

iii. Membuat pengiraan iaitu ‘Gross

Weight’,’Freight’dan ‘Insurans’ serta

26
 mengira ‘bundle’untuk setiap jenis

barang.

iv. Memohon lesen dan ‘Physical

Inspection’ di sistem MTIB

v. Menyemak VGM di sistem CTOS

vi. Membuat ISD untuk Perusahaan Kayu.

vii. Membuat ‘manifest’ untuk Sutton.

i. Melengkapkan ‘manifest’ untuk

Sutton.

ii. Pastikan menerima dokumen lengkap

dari pelanggan seperti ‘Arrival

Notice’,’Bill of Lading’ dan ‘Seaway

Bill’.
MINGGU 15
(19 OKTOBER-22 OKTOBER 2020) iii. Membuat pengiraan jumlah

keseluruhan ‘Gross Weight’dan M3 di

‘Bill Lading’

iv. Membuat ‘draft’ K2 Twins Furniture

v. Membuat pengiraan untuk

‘Freight’dan ‘Insurans’

vi. Memohon lesen dan Physical

Inspection di sistem MTIB.

27
 i. Melengkapkan ‘draft’ K1 untuk

syarikat M.U Tractor

ii. Pastikan menerima dokumen lengkap

seperti ‘BL, K4, NOA dan

‘Invoice&Packing List’.

iii. Membuat pengiraan untuk ‘Freight’

MINGGU 16
dan ‘Insurans’
26 OGOS-30 OKTOBER 2020
iv. Membuat surat kebenaran untuk

memasuki kawasan yard (OGA)

v. Membuat OGA di sistem CTOS

vi. Memohon ROT secara ‘manual’ di

Balok Depoh

vii. Membuat surat K1 dan kepilkan sekali

dengan K4 untuk diberi kepada

bahagian operasi.

i. Melengkapkan ‘draft’ K2 untuk

MINGGU 17
Perusahaan Kayu.
(2 NOVEMBER-6 NOVEMBER)
ii. Mengira ‘Freight’ dan ‘Insurans’

iii. Memohon lesen dan ‘Physical

Inspection’ di sistem MTIB

iv. Semak VGM

28
 v. Membuat ISD

vi. Membuat ‘Custom Clearance’di sistem

CTOS.

i. Membuat ‘declaration’ K2 untuk

Perusahaan Kayu

ii. Menerima dokumen lengkap

‘Booking,ROT dan ‘Invouis & Packing

List’
MINGGU 18
iii. Mengira ‘Gross Weight’,’Freight’dan
(9 NOVEMBER-13 NOVEMBER)
‘Insurans’ dan mengira setiap ‘bundle’

untuk setiap barang

iv. Memohon permit dan ‘Physical

Inspection’ di MTIB

v. Semak VGM

vi. Membuat ISD

vii. Membuat ‘Custom Clearance’ di

sistem CTOS

29
 i. Membuat ‘manifest’ untuk syarikat

Sutton

ii. Melengkapkan ‘draft K2 by road’

untuk PSP Marine Gas Oil

MINGGU 19
iii. Membuat ROT
(16 NOVEMBER-20 NOVEMBER 2020)
iv. Semak ‘Exchange rate’ mingguan

v. Semak VGM di ‘monitoring’ untuk

mengetahui bila kontena masuk ke

Pelabuhan

i. Membuat ‘declaration’ K1 Astral Pine

ii. Membuat ‘declaration’ untuk K2

Twins Furniture

iii. Semak ‘exchange rate’mingguan

MINGGU 20
iv. Semak VGM di ‘monitoring’ untuk
(23 NOVEMBER-27 NOVEMBER 2020)
mengetahui bila kontena masuk ke

Pelabuhan

v. Membuat ROT

vi. Membuat ‘manifest’ untuk Sutton

vii. Membuat ‘Custom Clearance’

30
 BAB 4

LAPORAN TEKNIKAL

4.1 PENGENALAN

Laporan teknikal adalah bahagian laporan yang meliputi kerja-kerja yang dilakukan

sepanjang tempoh latihan industri. Laporan teknikal ini menerangkan tentang kerja-kerja

teknikal yang dibuat atau dilihat oleh pelajar selama 20 minggu. Di dalam bab ini, pelajar

perlu membuat satu laporan mengenai tugasan dan aktiviti yang ditugaskan semasa

membuat latihan industri.

Di dalam bab ini, akan menerangkan dengan lebih lanjut tentang aktiviti-aktiviti yang telah

di lakukan sepanjang menjalani latihan industri di Transeaways Shipping Sdn. Bhd.

Sepanjang menjalani latihan industri di sini banyak ilmu yang telah di pelajari terutamanya

ilmu am

Segala tugasan yang diberikan adalah bersesuaian dengan kursus yang telah diambil di

Politeknik Sultan Haji Ahmad Shah iaitu Diploma Logistik dan Rangkaian Bekalan. Segala

yang di pelajari di dalam kursus tersebut telah di menfaatkan dengan sangat baik untuk

membantu dalam melaksanakan tugasan yang telah diberikan.

31
4.2 SPESIFIKASI/ JENIS PERALATAN YANG DIGUNAKAN DI PEJABAT

i. Penggunaan komputer

ii. Penggunaan mesin fotostat

iii. Penggunaan Panasonic Dox Matrix Printer

iv. Penggunaan kalkulator pejabat

v. Penggunaan telefon pejabat

4.3 TATACARA PENGGUNAAN PERALATAN

4.3.1 Penggunaan komputer

RAJAH 4 KOMPUTER PEJABAT

i. Fungsi komputer yang pertama adalah input. Fungsi ini menerima data atau maklumat dari

sumber luar.

ii. Fungsi komputer yang paling utama adalah melakukan pengolahan. Data dan maklumat

adalah data yang diproses melalui komputer. Data yang diproses akan menghasilkan output

iaitu maklumat. Contohnya seperti teks, gambar, audio, video, grafik, dan lainnya

32
iii. Ia juga sebagai alat untuk mempercepatkan kerja-kerja memasukkan data, membuat

laporan, menyimpan data dan menganalisis data. Alatan ini juga berfungsi untuk

berkomunikasi dan melayari internet.

Langkah-langkah menggunakan komputer:

i. Hidupkan suis komputer

ii. Tekan pada butang power untuk menghidupkan komputer.

iii. Memulakan kerja yang hendak dilakukan.

iv. Setiap dokomuen atau kertas yang ditaip/direkod, hendaklah disimpan dengan klik pada

butang save document untuk mengelakkan kehilangan dokumen dan data yang penting di

dalam komputer.

4.3.2 Mesin Fotostat Konica

RAJAH 5 MESIN FOTOSTET KONICA

33
Fungsi mesin Fotostat Konica ialah

i. Membuat salinan dalam bentuk tulisan dan visual mengikut pelbagai saiz.

ii. Membuat Salinan yang boleh diisihkan (sorting).

iii. .Mesin fotostat mampu membuat salinan dengan jumlah yang lebih banyak dengan kadar

masa yang lebih cepat sama seperti salinan asal.

Langkah-langkah menggunakan mesin fotostat Konica ialah:

Fotostat Dokumen.

i. Letakkan dokumen yang perlu dibuat salinan di atas ruang yang di sediakan di

bahagian atas mesin.

ii. Tetapkan bilangan kertas yang perlu dibuat salinan.

iii. Tetapkan segala butiran dokumen di bahagian skrin mesin.

iv. Tekan butang start.

v. Cetakkkan selesai.

Cetak dokumen dari komputer

i. Klik dokumen yang hendak dicetak.

ii. Klik butang print dan tetapkan jumlah yang hendak dicetak

iii. Cetakkan selesai.

34
Scan/Fax dokumen

i. Letakkan dokumen yang perlu di scan atau fax di atas ruang yang di sediakan di

bahagian atas mesin.

ii. Kemudian tekan scan/fax. Jika ingin scan teka nama yang dipaparkan kemudian tekan start.

Siap di scan di komputer.

iii. Jika ingin Fax tekan Fax kemudian isikan nombor Fax yang ingin di Fax.

4.3.3 Panasonic Dox Matrix Print

RAJAH 6 PANASONIC DOX MATRIX PRINT

Fungsi printer ini adalah untuk mencetak maklumat dokumen berdasarkan sistem yang telah

digunakan daripada perisian komputer. Alatan ini digunakan untuk mencetak INTEGRATED

SHIPPING DOCUMENT (ISD) berdasarkan maklumat yang daripada sistem yang digunakan.

35
Langkah-langkah menggunakan Dox Matrix Printer

i. Pastikan tekan ‘on’ printer Panasonic Dox Matrix

ii. Pastikan menetapkan dokumen tersebut mengikut ukuran yang telah ditetapkan

iii. Letakan dokumen ISD melalui mesin cetak tersebut.

iv. Klik print melalui excel.

v. ISD sudah siap di print.

4.4 PROSES KERJA YANG DILAKUKAN

Terdapat beberapa aktiviti dan tugasan yang telah diberikan dan dilakukan sepanjang tempoh

latihan industri di Transeaways Shipping Sdn. Bhd antaranya adalah:

4.4.1 Cara Menyediakan K4 (Inward Manifest) untuk Syarikat Sutton

Manifest merupakan dokumen yang penting untuk mengawal dan memperakaunkan

dagangan yang diimport/eksport dan pindah kapal (transhipment). Manifest yang lengkap

dan betul hendaklah dikemukakan oleh nakhoda kapal atau agen pekapalan yang tiba di

pelabuhan atau zon bebas dalam tempoh dua puluh empat (24) jam selepas ketibaan kapal

dan sebelum kargo dikeluarkan dari kapal.

36
Berikut adalah langkah-langkah bagi penyediaan K4 (Manifest):

i. Pastikan menerima dokumen lengkap yang dihantar melalui e-mail daripada pihak

(SUTTON) mengenai maklumat shipment yang lengkap dengan melampirkan

dokumen berkaitan seperti House Bill of Lading (HBL), Seaway Bills dan Notice of

Arrival (Ocean BL).

ii. Print dokumen HBL, Seaway Bills dan Ocean BL untuk dijadikan sebagai rujukan dan

memudahkan kerja untuk membuat manifest.

iii. Seterusnya, kirakan dahulu jumlah keseluruhan Gross Weight dan Measurement (M3)

pada dokumen Bill Of Lading (BL). Setelah selesai mengira jumlah Gross Weight dan

M3, highlight maklumat-maklumat yang penting di dokumen BL, Ocean BL dan Sea

Waybill bagi memudahkan pengisian maklumat dalam manifest.

iv. Ciptakan job number seperti SIBA357490 dan log in masuk ke portal e-menifest dan

lengkapkan semua maklumat. Job number tersebut direka melalui maklumat seperti

nama kapal dan nombor tempahan (booking). Contoh SIBA mewakili nama kapal iatu

Sinar Bima manakala 357490 ialah nombor tempahan (booking) yang disediakan di

dokumen Bill Of Lading.

v. Sebelum membuat manifest klik ke aplikasi Cotainer Terminal Operating System

(CTOS) bagi mengetahui sama ada kapal sudah berlabuh di pelabuhan atau belum

berlabuh lagi. Kita juga dapat mengetahui sama ada kapal delay atau pun tidak.

37
 i. Klik ‘google’ kemudian klik aplikasi E-DAGANG yang dipaparkan di ‘google’

RAJAH 7 MENUNJUKKAN CARA MASUK SISTEM E-DAGANG

ii. ‘Log in’ masuk ‘username’ dan ‘password’ yang telah ditetapkan kemudian ‘klik sign in’.

(RAJAH 8 MENUNJUKKAN PERISIAN LAMAN WEB UTAMA ‘MANIFEST’)

38
iii. Masukkan ‘job no’yang telah dibuat tadi, kemudian isikan SCN, ‘Vessel ID’, ‘Voyage

No’, ‘Ocean BL’ dan ‘House of BL’. Semua maklumat berkaitan ada di dokumen yang

diberikan oleh pihak Sutton melalui emel.

(RAJAH 9 MENUNJUKKAN MAKLUMAT YANG PERLU DIISI MELALUI SISTEM E-

MANIFEST)

39
iv. Kemudian isikan maklumat mengenai carrier information seperti SCN NO, ‘Vessel

ID’,’Port Operator code’,’Port of Discharge’,’Custom Station Code’,’Mode Of

Transport’,’Port Of Loading ‘dan ‘Country Origin’.Kemudian ‘klik save’ dan tunggu

sehingga manifest telah diluluskan.

v. Untuk menyemak samada diluluskan atau belum diluluskan klik ‘Bill of Lading’

seterusnya ‘klik reports’ dan ‘Inward Manifest’ kemudian masukan ‘job number’ tersebut.

Dan seterusnya dapat mengetahui status permohonan samada ‘submitted’ atau ‘approved’

40
 4.4.2 Cara Menyediakan K1 untuk Syarikat Astral Pine

Dapatkan dokumen Kirakan nilai

lengkap dari pihak ‘Freight’ dan
Astral Pine ‘Insurans’ di
(Bill Of Lading, ‘Invoice’ dan Mula mendraft K1 ‘Submit’ K1 dan

Manifest, Arrival ‘Packing List’ dan di sistem ALDEC print K1 Chit

Notice, Invoice dan kenal pasti nilai

Packing List dan ‘Gross Weight’
Form E jika ada) dan M3

Masuk sistem
CTOS dan buat
Membuat Membuat surat
Masuk ‘delivery’ ‘Custom’ & OGA
‘Haulage’ (ROT) kebenaran masuk
Dalam sistem ‘Inspection’
Email kepada
CTOS (‘Attach’ Surat ‘yard’ (OGA)
Balok Depoh
OGA dan K1
Chit)

Membuat Barang boleh ‘Invoice’ untuk

‘Gatepass’ ‘deliver’ Customer

41
 i. Sebelum membuat ‘declaration’ K1 untuk Syarikat Astral Pine, pastikan mendapat email

dari pihak Astral pine untuk mendapatkan dokumen yang lengkap seperti Manifest,’Arrival

Notice’, ‘Invoice’ dan ‘Packing List’, ‘Bill Of Lading’ dan ‘Form E’ jika diperlukan.

ii. Kemudian ‘Print’ keluar dokumen yang diperlukan seperti ‘Manifest’, ‘Arrival Notice’,

‘Invoice’ dan ‘Packing List’, ‘Bill Of Lading’ dan ‘Form E’ (jika diperlukan) untuk

memudahkan kerja untuk membuat ‘declaration’ K1.

iii. Kirakan nilai ‘Freight’ dan ‘Insurans’ yang disediakan di ‘Invoice’ dan’Packing List’.

a. Untuk ‘Freight’ ambil nilai’ amount ‘X 4%

b. Untuk ‘Insurans’ ambil nilai ‘amount ‘X 1%

iv. Sistem K1 adalah sistem khas untuk import sahaja untuk mengisi segala maklumat

barangan ke dalam sistem tersebut untuk memudahkan lagi urusan untuk mengimport

barang. Seterusnya, perlu mencipta ‘job number’ terlebih dahulu contohnya seperti

AP900S. AP bermaksud nama syarikat Astral Pine,900 bermaksud nombor 3 terakhir BL

dan S bermaksud ‘Liner’ yang digunakan iaitu Pasific Selatan Agency.

42
 RAJAH 10 MENUNJUKKAN DRAF K1 YANG TELAH DIBUAT

v. Selepas sudah siap ‘draft’ K1, ‘Supervisor’ akan semak dahulu draft sebelum disubmit

kepada kastam. Apabila semua maklumat diisi di ALDEC adalah lengkap dan tepat baru

boleh ‘submit’ kepada kastam. Kemudian ‘print’ K1 chit.

vi. Kemudian buat surat kebenaran untuk memasuki kawasan ‘yard’ (OGA). Dalam surat itu

isikan maklumat seperti tarikh surat dibuat, nama kapal dan nombor kontena. Dah siap

surat OGA masuk sistem CTOS dan membuat ‘Custom’ and OGA ‘Inspection’

43
 RAJAH 11 MENUNJUKKAN SISTEM CTOS

vii. ‘Attach ‘dokumen seperti K1 Chit dan isikan nombor rujukan kastam dan surat kebenaran

memasuki kawasan ‘yard’ (surat OGA) serta isikan tarikh surat OGA itu dibuat. Kemudian

‘klik save’

viii. Seterusnya membuat ‘Request of Transport’ (ROT). Untuk Astral Pine syarikat tersebut

memohon untuk’ Haulage’ Balok Depoh.ROT boleh diisi melalui sistem ‘ASolute Portal’

atau boleh dimohon menerusi cara manual menggunakan format yang diberikan oleh Balok

Depoh.

ix. Isikan maklumat seperti nombor ‘Bill Of Lading’, alamat Astral Pine,Nombor telefon

syarikat,nama kapal,tarikh ketibaan kapal,Nombor kontena,senarai nama barang serta

maklumat-maklumat yang diperlukan.

44
 RAJAH 12 MENUNJUKKAN CONTOH ROT

x. Emelkan ROT yang dah lengkap kepada Balok Depoh.Kemudian buat surat K1 dan

kepilkan sekali dengan borang manifest untuk diberi kepada bahagian Operasi.

xi. Bahagian operasi akan memberi dokumen ‘Integrated Import Document’(IID),(resit rasmi

kastam(COR) dan K1 Chit kepada bahagian ‘agen forwarding’ untuk langkah terakhir iaitu

melengkapkan K1 iaitu membuat ‘delivery’ di sistem CTOS.

xii. Masuk sistem CTOS dan klik import dan klik ‘delivery’

45
 RAJAH 13 MENUNJUKAN ‘DELIVERY’ PERLU DIBUAT DI SISTEM

xiii. Isikan maklumat seperti Nombor BL dan Nombor Kontena kemudian ‘klik add container’

kemudian ‘attach ‘dokumen seperti K1 chit dan letakkan nombor rujukan iaitu nombor

pendaftaran kastam di K1 chit dan attach dokumen IID dan COR serta nombor IID

dijadikan sebagai rujukan. Seterusnya klik ‘save’.

xiv. Dengan itu selesailah K1 untuk Astral Pine.

46
 4.4.3 CARA MENYEDIAKAN K2 UNTUK SYARIKAT PERUSAHAAN KAYU

INVOIS DAN
TEMPAHAN
SENARAI Tunggu
Membuat draft
BARANG kontena
Dapatkan kepastian K2 dan
diperiksa
daripada ‘haulage’ memohon
Dapatkan sebelum lesen
dan ‘box operator’ lesen MTIB
daripada diluluskan
Evergreen
pelanggan

Isikan nombor
Masukkan VGM kontena,
Menyediakan (Verified Gross nombor lesen
Semak kontena ISD Mass)
‘History dan tarikh
(Integrated menggunakan luput lesen
Container’ di Shipping sistem CTOS
sistem CTOS pada draft K2
Document) (Container dan ‘printkan’
Terminal System) K2 chit

Kumpulkan semua
dokumen dan susun Memberi
dokumen mengikut Mengumpul semua
turutan untuk diberi Membuat semua dokumen dokumen yang
kepada bahagian ‘Custom yang diperlukan asal dan
operasi Clearance’ di untuk diberi dokumen yang
(K2 chit, ISD, Invoice sistem CTOS kepada dicop kastam
& Senarai barang yang bahagian akaun kepada
telah dicop oleh pelanggan
kastam)

47
 i. Sebelum membuat draft K2 di ALDEC pastikan mendapat dokumen lengkap yang dihantar

oleh pelanggan melalui email seperti ‘Booking’, ‘Invoice & Packing List’dan ‘Request of

Transport’ (ROT).

ii. Setelah itu buat pengiraan seperti nilai Gross Weight, Freight dan Insurans kemudian

kirakan juga Bundle barang di dokumen ‘Invoice & Packing List’. Bagi perusahaan kayu

jika jenis kayu adalah berbeza ianya perlu dikira (Gross weight, freight dan insuran)

mengikut jumlah dan jenis kayu

(Gross Weight) = m3/1.416 X 1016

(Freight) = jumlah keseluruhan X 4%

(Insurans) = jumlah keseluruhan X 1%

iii. Sistem K2 adalah sistem khas untuk eksport untuk mengisi segala maklumat barangan ke

dalam sistem tersebut untuk memudahkan lagi urusan untuk mengeksport barang.

Seterusnya, perlu mencipta job number terlebih dahulu contohnya seperti P500S. P diambil

sempena nama Perusahaan, tiga nombor selepas P (500) adalah nombor ‘booking’

barangan tersebut dan S adalah liner yang digunakan iaitu Selatan Agency Company Sdn

Bhd.

48
 RAJAH 14 MENUNJUKKAN SISTEM K2 DI ALDEC

iv. Selepas selesai membuat draft K2 di sistem Aldec langkah seterusnya adalah memohon

lesen di sistem MTIB. Sistem MTIB adalah khas untuk membuat permohonan lesen kerana

setiap barangan seperti kayu diwajibkan untuk ada lesen sebelum mengeksport kayu

tersebut. ‘Log in’masuk sistem MTIB kemudian isikan maklumat-maklumat yang

diperlukan.

49
 RAJAH 15 MENUNJUKKAN SISTEM MTIB

v. Isikan maklumat yang diperlukan seperti (alamat untuk dieksport, ‘Gross Weight’,

‘Freight’, insuran, jenis kayu, saiz kayu dan kuantiti kayu). Untuk memohon lesen perlu

dilakukan dengan cepat kerana sistem tersebut telah menetapkan masa untuk memohon

lesen. Jika terlambat secara automatiknya sistem MTIB akan terpadam dan perlu membuat

semula pemohonan lesen tersebut. Perkara ini berlaku kerana sistem MTIB ingin menjaga

keselamatan supaya tiada berlakunya kecurian data. Seterusnya, sistem MTIB tidak

dibenarkan untuk mencetak lesen sehingga lesen tersebut diluluskan pada tempoh yang

tertentu.

50
 RAJAH 16 MENUNJUKKAN LESEN TELAH DILULUSKAN

vi. Klik lesen yang sudah di ‘approved’dan klik ‘physical inspection’ dan isikan maklumat

yang diperlukan dan pastikan tarikh, saiz kontena, serta alamat adalah betul sebelum

submit. Alamat syarikat Perusahaan Kayu ialah Lot 10 Gambang.

vii. Kebiasaannya tarikh ‘pyhsical inspection’ akan diberitahu oleh pelanggan melalui email.

Bahagian ini amat penting dan tidak boleh berlaku kesalahan semasa mengisi maklumat

kerana bahagian ini akan diisikan maklumat mengenai tempat barangan tersebut berada

dan pihak MTIB akan pergi ke tempat tersebut untuk memastikan semua barangan yang

berada disitu berlesen dan tiada barangan terlarang.

51
 RAJAH 17 MENUNJUKKAN SISTEM VGM

viii. Seteleh selesai memohon lesen di MTIB, langkah seterusnya ialah melaksanakan sistem

VGM (Verrified Gross Mass). VGM adalah dokumen yang mempunyai maklumat tentang

kontena termasuklah nombor kontena, berat barang di dalam kontena, tarikh kontena keluar

daripada port dan tarikh jangkaan kontena sampai ke destinasi yang diingini.

52
 RAJAH 18 MENUNJUKKAN SISTEM CTOS

ix. Seterusnya pergi ke sistem CTOS (Container Terminal Operating System) untuk

mengetahui tarikh ketibaan kapal ke Pelabuhan Kuantan.

x. Seterusnya ialah melengkapkan borang K2 yang telah didraf dan lengkapkan maklumat

seperti nombor lesen, nombor kontena dan juga HS kod dan boleh submit kepada kastam

di sistem ALDEC.

xi. Kemudian menyediakan ISD (Integrated Shipping Document) bagi memudahkan

pelanggan untuk mengetahui segala maklumat tentang barangan tersebut.

xii. Setelah selesai semua langkah-langkah tersebut dokumen tersebut perlu disusun mengikut

turutan dan menyerahkan kepada bahagian operasi untuk melaksanakan pengesahan

bersama kastam.Dan perlu menghantar dokumen asal dan telah dicop seperti ISD dan

invois serta COR kepada syarikat Perusahaan Kayu.

53
 BAB 5

KESIMPULAN

Kesimpulannya adalah, langkah yang telah diambil oleh pihak politeknik dengan menempatkan

pelajar-pelajar untuk menjalani Latihan Industri merupakan salah satu langkah yang sangat bijak.

Pasti ramai dalam kalangan kita tidak menyedari sesebuah syarikat atau organisasi yang

berkembang maju adalah bermula daripada sistem pengurusan dan pentadbiran yang sempurna,

sistematik dan stabil. Latihan Industri yang dijalankan sememangnya memberi banyak manfaat,

kelebihan dan kebaikan kepada pelajar.

Latihan Industri merupakan peluang keemasan kepada pelajar untuk mempelajari bukan sahaja

dalam bidang akademik dan teknikal malahan meliputi keseluruhan tugasan sebagai seorang

pekerja serta melahirkan potensi pelajar yang lebih berkualiti. Semasa latihan, pelajar dapat

merasai suasana sebenar di alam pekerjaan, serta dapat menjalinkan hubungan yang baik antara

pekerja dengan pelajar latihan industri.

Dengan adanya latihan sebegini, ianya dapat memberi keyakinan kepada para pelajar untuk

menempuhi alam pekerjaan sebenar yang mencabar dan bijak menggunakan peluang yang ada

seperti ini. Pendedahan sebegini perlu dimiliki oleh setiap pelajar sebagai persediaan awal untuk

bersaing dipasaran globalisasi.

54
Seterusnya, dengan adanya latihan industri ini para pelajar dapat melatih diri untuk menjadi

pekerja yang berkualiti daripada aspek untuk memenuhi keperluan organisasi. Sepanjang tempoh

Lima (5) bulan menjalani latihan industri di Transeaway Shipping Sdn. Bhd dan mendapati

bahawa firma ini merupakan satu tempat yang sangat sesuai untuk pelajar menjalani latihan

industri kerana organisasi ini sangat membantu pelajar untuk memahami dalam melakukan sesuatu

tugasan di alam pekerjaan dengan lebih mendalam dan memahami situasi sebagai seorang pelajar.

Sepanjang berada di syarikat ini, banyak perkara dan pengalaman yang telah di perolehi terutama

pada bahagian pengurusan dokumen import dan eksport. Selain itu, kewujudan kakitangan yang

sedia membantu menjadi salah satu aset yang penting dalam sesebuah organisasi bagi melahirkan

pekerja yang mampu memupuk sikap bekerjasama dalam kumpulan. Di samping itu, syarikat ini

sangat mengutamakan kebajikan pekerja seperti menyediakan tempat bekerja yang selesa,

persekitaran yang nyaman dan lain-lain supaya pekerja disini sentiasa selesa semasa menjalankan

tugas.

55
Banyak pendedahan yang telah diberikan untuk mengetahui tentang pengurusan dokumen untuk

eksport dan import antaranya seperti membuat Surat k1, mendrafkan k1 dan k2 melaksanakan

ROT dan sebagainya. Selain itu, saya turut merasa gembira kerana sepanjang menjalani latihan

industri di Transeaways Shipping Sdn. Bhd, pihak Transeaways sangat berpuas hati dengan

prestasi dan komitmen yang telah berikan.

Akhir kalam, saya menyarankan kepada semua rakan-rakan yang ingin menjalani latihan industri

pada masa akan datang supaya memohon di Transeaways shipping Berhad dan mencadangkan

kepada pihak Politeknik Sultan Haji Ahmad Shah supaya menyenaraikan Transeaways shipping

Berhad ini sebagai salah satu tempat untuk para pelajar mejalani latihan industri.

56
 BAB 6

KOMEN DAN CADANGAN

Secara amnya, Latihan Industri yang sudah tamat telah mencapai objektif sebenar latihan industri

yang telah dijalankan mengikut kehendak Politeknik untuk setiap pelajar yang berada di semester

enam bagi peringkat Diploma Pengurusan Logistik Dan Rangkaian Bekalan .Semasa menjalani

Latihan Industri ini, saya merasa amat berpuas hati kerana kebanyakan pekerjanya memberi

kerjasama yang begitu baik terutamayna dari segi pergaulan dan dalam apa sahaja hal contohnya

dalam menerangkan sistem-sistem yang perlu digunakan secara lebih terperinci. Sepanjang

Latihan Industri ini, banyak pengalaman dan ilmu yang dapat dipelajari.

6.1 Cadangan Untuk Organisasi

Di sini saya kemukakan beberapa cadangan untuk pihak Transeaways agar pihak syarikat dapat

membantu meningkatkan kemudahan pekerja dan pelajar ketika proses latihan industri dilakukan

antaranya ialah:

i. Menambah baik rangkaian internet di syarikat tersebut. Hal ini kerana selalu berlakunya

masalah seperti rangkaian internet perlahan semasa ingin ‘Key In’ maklumat di dalam

sistem.

57
ii. Menukar Fasiliti seperti mesin ‘printer’ ISD dan IID serta komputer.Hal ini kerana mesin

‘printer’ serta komputer tersebut kebanyakan moden lama dan kebanyakannya sudah

rosak.Komputer selalu mengalami masalah ‘Hang’dan terpaksa ‘restart’semula komputer

tersebut.

iii. Mengenakan penggunaan ‘punchcard’ atau ‘thumb print kepada pelajar serta pekerja.Ianya

bertujuan untuk melahirkan pekerja yang bertanggungjawab dan sentiasa bersikap

berdisiplin.

iv. Mewujudkan “Backup System” atau penambah baikan sistem. Pekerja tidak perlu bimbang

apabila terjadinya sistem tergendala.Pekerja juga tidak perlu lagi membuat pekerjaan

secara manual apabila terjadinya sistem tergendala.

v. Menyediakan tempat untuk rehat dengan lebih luas dan selesa.Ini kerana tempat makan

berdekatan dengan tandas dan ini menyebabkan berlakunya kurang selasa ketika menjamu

selera.

58
6.2 Cadangan Kepada Pihak Politeknik Sultan haji Ahmad Shah

Terdapat beberapa cadangan yang telah dicandang untuk pihak Politeknik Sultan Haji Ahmad

Shah untuk meningkatkan lagi program latihan industri pada masa akan datang antaranya ialah:

i. Lawatan secara menyeluruh perlu dilakukan untuk setiap organisasi yang menjalani latihan

industri. Hal ini kerana terdapat segelintir pelajar yang mungkin mengambil peluang ini

untuk bercuti panjang sekiranya tiada lawatan dari pihak Politeknik. Selain itu, ianya juga

membolehkan pensyarah mengenali pelajarnya dengan lebih dekat. Lawatan ini juga akan

membuat pelajar lebih bersiap sedia untuk menyiapkan laporan harian mereka tanpa

menangguhkan kerja untuk semakan pensyarah.

ii. Pihak Politeknik harus lebih peka terhadap kerja-kerja yang diberikan oleh organisasi

kepada pelatih. Ini adalah untuk melindungi pelatih daripada menjadi mangsa kerahan

tenaga oleh pihak yang tidak bertanggungjawab. Sebagai seorang pelajar yang menjalani

latihan industri di jabatan swasta semestinya diberikan elaun tetapi bagi pelajar yang

melaksanakan latihan industri di sektor kerajaan, sudah sedia maklum pelajar tersebut tidak

diberikan elaun dan datang bekerja hanyalah untuk belajar tetapi jikalau terperangkap

dalam situasi ini, sedikit sebanyak akan memberi impak besar dalam diri pelajar yang

mungkin akan menimbulkan tekanan kerja semasa menjalani latihan industri.

59
iii. Selain itu, saya mencadangkan agar tempoh latihan industri dapat dipanjangkan untuk para

pelajar pada masa akan datang. Hal ini kerana, sesetengah pelajar menjalani latihan industri

mereka ingin melaksanakan tugas tetapi mengalami kekangan waktu. Contohnya, bagi

bahagian kapal konvensional di syarikat Transeaways memerlukan waktu yang lama bagi

menunggu kemasukkan kapal. Sehubungan dengan itu, saya bagi pihak pencadang ingin

mengucapkan terima kasih di atas segala usaha yang pihak tuan usahakan untuk pelajar-

pelajar.

60
 LAMPIRAN I

BIBLIOGRAFI/RUJUKAN

SUMBER: Buku

1. Buku Journal pelajar Politeknik Sultan Haji Ahmad Shah

SUMBER: Laman Sesawang

1. https://www.transeaways.com/

2. http://www.mtib.gov.my/

3. https://ctos.kuantanport.com.my/webaccess/

4. http://tariff.customs.gov.my/FOREX/

5. https://newemanifest.dagangnet.com.my/#/

6. http://spmp.polisas.edu.my/

SUMBER: Kakitangan Transeaways Shipping Sdn Bhd

1. Puan liza-Sumber manusia

2. Puan suriana-Khidmat Penghantaran

3. Puan Isma-Khidmat Penghantaran

61
 LAMPIRAN II

SENARAI LAMPIRAN

BAHAGIAN IMPORT ASTRAL PILE

INTEGRATED IMPORT DOCUMENT (IID)

62
‘BILL OF LADING’

63
‘ARRIVAL NOTICE’

64
K1 CHIT

65
RESIT RASMI KASTAM (COR)

66
BAHAGIAN EKSPORT PERUSAHAAN KAYU

‘BOOKING’

67
LESEN MTIB

68
‘VERIFIED GROSS MASS’ (VGM)

69
‘MANIFEST (K4)

70
‘SEAWAY BILLS’

71