Professional Documents
Culture Documents
Upatstvo Za Excel PDF
Upatstvo Za Excel PDF
сл.85
Составни делови на прозорецот се:
1. Title bar (Име на програмата и име на отворениот документ)
2. Menu bar (Мени линија)
3. Standard toolbar (Стандардна лента )
4. Formating toolbar (Лента за форматирање)
5. Formula bar (Формула бар)
6. Document window (Работна површина)
7. Ознаки за редови и колони
8. Scroll bars (Ленти за движење)
9. Имиња на работни листови
10. Status bar (Статусна линија)
Excel-овиот документ е всушност една работна тетратка. Секоја работна
тетратка се состои од еден или повеќе работни листови. Тие се страници на
работната тетратка и се состојат од мрежа на ќелии. Ќелиите се
распоредени во редови и колони и служат за внесување на броеви, текст
или формули. Стандардната работна тетратка содржи 16 работни листови,
означени од Sheet1 до Sheet16. На дното на Excel-овиот прозорец се
наоѓаат ознаките на работните листови. Зависно од верзијата на
програмата и вашите потреби, бројот на работните листови е различен. Кој
лист е активен гледаме по тоа што неговото име е напишано со подебели
букви. Менување на работниот лист се врши со притискање на имињата од
листовите. Секој работен лист се состои од 256 колони и 65536 редови.
Пресекот на колоните и редовите го даваат основниот елемент во Excel :
ќелијата. Секоја од ќелиите има адреса со која се идентификува, а тоа се
2
ознаките на колоната и редот што се сечат во таа ќелија, на пример А1 е
првата ќелија во листот.
По стартувањето на Excel работната тетратка автоматски се отвора. За да
креирате нова работна тетратка притиснете на копчето од стандардната
лента или одете на File>New. За да отворите постоечка работна тетратка,
притиснете на иконата од стандардната лента или преку File>Open
(сл.86)
сл.86
Секоја нова работна тетратка автоматски добива име Book проследено со
реден број (Book1, Book2,...).
Измените во работната тетратка ќе ги зачувате ако ја изберете опцијата
File>Save или со притискање на копчето од стандардната лента. Ако
вршите прво снимање на нова работна тетратка, Excel-от го отвора
дијалогот Save as, за да и дадете име на датотеката (фолдерот). Секое
наредно повикување на опцијата File-Save, автоматски ја снима работната
тетратка под тековното име. (сл.87)
сл.87
3
1.1. Движење низ работниот лист
Позиција Копче
4
1.2. Добивање помош
сл.88
сл.89
5
1.3. Првата пресметка
сл.90
6
Примери: Huber
1. Квартал
‘- Skonto Со напред ставениот минус – знак, Excel го интерпретира
внесувањето како формула и по притискање на копчето Enter
во ќелијата се појавува порака за грешка “#NAME” (име). Во
ваков случај низата со знаци мора неодложно да започне со
знак апостроф.
’12 Во ваква форма 12 е текст кој не може да се смета за формула.
• Број
12 цел број
12.800 цел број со точка што означува илјадарка
14,9 децимален број
2Е+7 број со експоненцијал
сл.91
7
1.4. Користење на автоматска сума
сл.92
сл.93
8
1.5. Внесување формули
сл.94
Знак Операција
* Множење
/ Делење
- Одземање
+ Собирање
^ Степенување
сл.95
9
1.6. Визуелно уредување
Бројки Значење
12% Процентна вредност. Вредност на бројка во ќелија е
0,12
12 Цел број
12,00 Број со две децимали
123,00€ Број со формат за девизи
1,23Е+02 Број со научен формат (Експоненцијален приказ)
######## Број, чие прикажување не е можно заради премалата
ширина на ќелијата
12 Лево усмерен број
12 Центриран број
12 Десно усмерен број (Стандард)
Текстови Значење
Лево
Центриран
Десно
10
AutoFit Selection – селектираниот дел од табелата се подесува на
оптимална ширина. Ако се селектира само една ќелија, тогаш целата
колона се подесува на оптимална ширина од селектираната ќелија.
сл.96
11
сега ги селектираме саканите редови на табелата и преку менито
Format>Row или со влечење или со двојно кликнување ги правиме
соодветните измени. (сл.97)
сл.97
12
сл.98
1.6.2. Форматирање на текст
сл.99
Имињата на фонтовите се подредени во листа по абецеда и потребниот
лесно се наоѓа со употреба на лентите за движење, а се активира со
кликнување врз името.
Копче Позиција
Лева страна на ќелијата
Во центарот на ќелијата
Десна страна на ќелијата
Ги спојува селектираните ќелии и го става текстот во
центарот
13
Исто така под форматирање на текст спаѓа и измена на бојата на текстот.
Најпрво се селектираат ќелиите во кои што сакаме да ја промениме бојата
на текстот и преку копчето се избира саканата боја.
сл.101
Совет: При обликување на еден работен лист со боја и вид на фонт на
букви постапувајте штедливо. Старото правило на печатарството гласи: “
Никогаш повеќе од 3 вида букви на печатена страна“.
сл.102
14
На сл.103 можеме да видиме различни ефекти од форматирањето преку
алатката за форматирање.
сл.104
Од паѓачката листа избирате каков вид на броеви ви одговараат.
сл.105
15
1.6.4. Корисни ситници
сл.106
сл.107
1.7. Графикони
16
Вметнување на графикон во вашиот документ ги прави податоците појасни,
поинтересни и многу полесни за разгледување и разбирање. Тие исто така
овозможуваат да правите споредба меѓу повеќе групни податоци.
сл.108
Во првиот чекор се појавуваат две листи. Во левата се избира видот на
графиконот, а во десната еден од облиците што спаѓаат во тој вид. За
поминување на следниот чекор се притиска на копчето Next.
сл.109
17
Во вториот чекор добивате смален графички приказ на вашите податоци, а
во делот Series in избирате помеѓу опциите податоците да се прикажат
според редови (Rows) или колони (Columns).Притискате на копчето Next за
да поминете на следниот чекор.
сл.110
сл.111
18
Во било кој момент можете со притискање на копчето Back да се вратите на
претходните чекори и нешто де промените.
сл.112
19
На пример ако сакате да ја промените бојата на столбот “Јануари“ од
“Компанија бр. 1“ тогаш притискаме на тој столб, при што сите столбови
“Јануари“ се селектираат. Притискате уште еднаш на истиот столб и се
селектира само тој столб.(сл.113)
сл.113
сл.114
20
единствен ред со податоци. На сл.115 е прикажан 3Д – пита – графиконот
со удели во проценти.
сл.115
сл.116
21
Повлекувањето на линии пред се е од голема предност доколку:
• треба да се прикажат еден или повеќе временски редови на броеви
• постојат повеќе (x, y) точки за прикажување. На некој соодветн
график со столбови му недостасува “Прегледност“.
1.8. Функции
Секоја табеларна пресметка содржи функции кои можете да си ги
претставите како претходно дефинирана формула. Ние на пример, ја
користевме збирната функција AutoSum за собирање на дадени
вредности. Функциите го олеснуваат изготвувањето на пресметковните
табели и ја зголемуваат неговата читливост, бидејќи наместо некоја
долга, непрегледна и комплицирана формула, се употрбува претходно
дефинирана формула. Општ облик на формулата е =Име
_на_функција(пераметри). Притоа, параметри на функцијата можат да
бидат: една ќелија(се наведува нејзината адреса), група од ќелии (тогаш
адресите на првата и последната ќелија во групата се разделени со знак
две точки – А1:А8), листа од адреси на ќелии (адресите се разделени со
знакот точка запирка – А1;А4;B5;C4), математички изрази (C3>A5).
На овој начин, најчесто ги внесуваме едноставните формули кои се
извршуваат врз група од ќелии. При испишувањето имињата на
функциите се пишуваат со мали букви. Програмот доколку нема грешки
при нивното извршување имињата ги претвора во големи букви, а ако
има грешка (сте згрешиле некоја буква од името) пријавува грешка и го
остава името со мали букви.
Пример: Ако сакате да ја пресметате средната вредност на група од
ќелии А3:А15, без употреба на претходно дефинирана функција,
формулата ќе гласи:
=(A3+A4+A5+A6+A7+A8+A9+A10+A11+A12+A12+A13+A14+A15)/13
=AVERAGE(A3:15)
22
Совет: Во случај подоцна директно да ги внесете функциите,
внимавајте да меѓу знакот еднакво, називот на функцијата и на левата
заграда не смее да се остави празен простор!
сл.117
Aко ви треба некоја друга функција притискате на More Functions и се
отвора прозорот.
сл.118
23
Во полето Search for a function напишете што сакате да направите и со
притискање на копчето Go програмот ве води кон соодетната функција.
Во полето Or select a category одберете го типот на функцијата и во
зависност од тоа кој тип сте го одбрале во полето Select a function се
прикажуваат сите функции од тој тип.
Пример: Да се пресмета средна вредност на висините на повеќе лица.
После внесувањето на податоците ја селектираме ќелијата В11 во која
треба да се внесе функцијата средна вредност, притискаме на стрелката од
копчето AutoSum и притискаме на More Functions. Во прозорецот што
ќе се отвори избираме тип на функција Statistical и од полето Select a
function ја избираме функцијата AVERAGE.
сл.119
сл.120
Автоматското пополнување може да се користи и кога не се работи за
копирање на формули. На пример сакате да внесете броеви или датуми кои
растат или опаѓаат со некој чекор. Тогаш треба да внесете податоци
најмалку во две ќелии за програмата да знае за кој чекор се работи, ги
селектирате ќелиите и влечете надолу. (сл.121)
сл.121
25
1.8.2. Дали може Excel да размислува?
Изненадувачки функционира копирањето на формулите, значи програмот
автоматски ја прилагодува формулата на следните ќелии, без ние да
мораме да го известиме за тоа. Се поставува прашањето дали Excel
поседува ителегенција и дали може да размислува?
Секако не! Прилагодување на формулата при копирање во следните ќелии
функционираше само затоа што формулата во ќелијата С3 содржи
релативна адреса, а релативните адреси при копирањето се менуваат
преку програмот.
За да може да се користат доста готови функции, математички операции и
полесно да се испишуваат формулите, постојат три вида адреси:
релативна, апсолутна и комбинирана. При адресирање на ќелии може да се
работи и со група од ќелии. Ако наведеме А1:А6 формулата ги користи сите
вредности од А1 до А6, со тоа што се избегнува поединечно адресирање на
сите ќелии.
26
артикал и по знакот = се појавува нејзината релативна адреса (В5). Го
внесуваме знакот за множење од тастатурата и со глушецот притискаме на
ќелијата во која е испишан моменталниот курс на еврото (В1). Го
притиснуваме копчето F4 и добиваме апсолутна адреса на таа ќелија.
Формулата сега гласи: “соседната ќелија од левата страна помножи ја
со ќелијата В1“. (сл.122)
сл.122
27
На пример, сакаме да пресметаме за секој трошок посебно колкав процент
претставува од вкупниот трошок во домаќинството. Таа пресметка ја
правиме за три месеци Јан., Феб. и Март.
Ги внесуваме месечните трошоци за станарина, телефон, вода, гориво и
разно за секој од месеците. Пресметуваме вкупно трошоци за месец
Јануари со функцијата AutoSum, а потоа со алатката AutoFill ја копираме
формулата и за другите месеци.
сл.123
28
сл.124
1.8.3. Статистички функции
29
број членови го дава бројот
што претставива просек од
средните два броја.
30
логоритамот според која ќе се врши
логоритмирањето.
31
од ќелии што треба да се соберат,
критериум го одредува начинот според
кој ќе се врши проверка над секоја од
ќелиите, а сума_опсег припадните
броеви што се собираат.
сл.125
32
Во новоотворениот прозорец во категоријата Number ја избираме опцијата
Custom. Во полето Type дадени се неколку формати на датумот и времето.
Вие избирате како сакате да се прикажува датумот и времето во вашите
ќелии, односно само датумот или само времето. (сл.126)
сл.126
Со внесените датум – време вредности потоа може слободно да се вршат
пресметки, т.е. можат да се додадат или одземат х – произволни денови.
Резултатот од овие математички операции ги зема предвид сите
календарски факти вклучувајќи ги и престапните години.
Пример: Во ќелијата А1 е внесена вредноста 10.11.2006 00:00. Ако сакате
автоматски да се внесат во колоната и другите датуми во колоната А, тогаш
ја користите алатката AutoFill. Сега во колоната В сакате да се внесат
датумите помали за 3 од датумите во колоната А. Во ќелијата В1 пишувате:
=А1-3 и притискате на копчето Enter од тастатурата. Потоа со AutoFill ја
пополнувате целата колона.
сл.127
33
Функција Синтакса Значење
34
1.8.6. Користење на логичката функција IF
Оваа функција е многу корисна кога крајниот резултат зависи од некоја
претходна вредност. Функцијата IF ќе ја објасниме преку следниот пример:
На крајот од годината во една банка се прават пресметки и се решава на
штедачите кои орочиле повеќе од 500.000,00 ден., да им додадат по 3% на
нивната сметка.
Ја селектирате ќелијата во која што треба да се пресмета колку изнесува
бонусот (С7) и притискате на стрелката од копчето за функции кое се наоѓа
на стандардната лента . Избираме More Funtions. Од прозорецот што
се отвора ја избираме категоријата Logical, а потоа функцијата IF. (сл128.)
сл.128
35
сл.129
• Logical test – тука се испишува условот што треба да се испита: дали
продажбата е поголема од бонусот. Условот го внесуваме со
притискање врз ќелиите кои влегуваат во него, па треба да пишува:
B4>$B$1. Потребна е апсолутна адреса за B1, затоа што тоа е
фиксна вредност.
• Value_if_true – вредност што ја дава функцијата ако е исполнет
условот: 10% од она што е над вредноста означена како бонус (во
овој случај 12500), или со формула: (В4-$B$1)*10%.
• Value_if_false – вредност што ја дава функцијата ако не е исполнет
условот: Може да ставиме 0 или да напишеме: Нема бонус.
сл.130
сл.131
36
1.9. Работа со работни листови
Работната тетратка во Microsoft Excel е составена од повеќе работни
листови. Освен внесување податоци, врз нив можа да се применуваат и
други операции: менување на името, преместување, бришење како и
вршење паралални пресметки на повеќе работни листови одеднеш.
Имињата на работните листови автометски се дадени како Sheet1, Sheet2,
Sheet3,…Овие имиња може да се променат по ваша желба. Еден од
начините е следниот: притискате двапати на името на работниот лист по
што тоа се селектира и го пишувате новото име. (сл.132)
сл.132
Ако сакате да го промените редоследот на работните листови тогаш
притиснете на името на работниот лист што треба да го промени местото и
со притиснато копче од глушецот го повлекувате листот. Се појавува мала
црна стрелка која укажува на кое место ќе се постави листот ако го пуштите
копчето од глувчето. Кога стрелката ќе биде на саканата позиција, пуштете
го копчето од глушецот. (сл.133)
сл.133
Ако сакате да додадете нов работен лист, притиснете со десното копче од
глушецот врз името на работниот лист (пред кој сакате да се додаде новиот
работен лист). Се појавува контекст – сензитивното мени во кое ја одбирате
опцијата Insert. (сл.134)
сл.134
За бришење на работниот лист од контекст – сензитивното мени (сл.134) ја
избирате опцијата Delete. Се јавува прозорец во кој притискате OK ако
потврдувате дека го бришете селектираниот работен лист или Cancel
37
доколку сакате да се откажете. За оваа операција нема мозност за враќање
назад Undo па затоа треба да бидете сигурни дека го бришете точниот
лист.
Распоредот на ќелиите во сите работни листови од тетратката е идентичен,
а доста често во секој од нив внесуваме исти податоци за различни
дејности, личности, компании... Во тој случај, формулите што ги
употребуваме во пресметките се исти за сите работни листови и постои
начин одеднаш да се внесат. За таа цел најпрво треба да ги селектирате
(групирате) работните листови. Селектирањето се врши на следниот начин:
држете го притиснато копчето Shift од тастатурата и со глушецот
притискајте врз имињата на работните листови. До името на програмот ќе
се појави коментар [Group] . Тоа значи дека она што ќе го внесувате на
еден од работните листови ќе се внесе (прекопира) и на другите работни
листови од групата.
За деселектирање на некој работен лист од групата, држите притиснато Ctrl
од тастатурата и притискајте врз имињата што сакате да се деселектираат.
сл.135
38
Наместо Име на подрачје директно да се внесе преку полето за адреси,
внесувањето може да се направи и преку менито Insert>Name. Од
подменито што ќе се отвори ја избираме опцијата Define. (сл.136)
сл.136
сл.137
39
1.11.Pivot табелите претставуваат алатка за сумирање, сортирање, групира
ње и броење на податоци кои се наоѓаат во вид на табеларен приказ.
40
За да направите Pivot табела најпрво треба да кликнете на менито Data и
потоа на PivotTable and PivotChart Report (како на сликата подолу)
41
Откако ќе кликнете на Next од претходниот чекор ќе се појави нов прозорец
како на сликата подолу. За да креирате Pivot табела треба да кликнете на
Layout.
42
2. Microsoft Excel 2003…………………………………………………………67
2.1. Движење низ работниот лист………………………………………….70
2.2. Добивање помош………………………………………………………...71
2.3. Првата пресметка………………………………………………………..72
2.3.1. Внесување текст и бројки………………………………………..72
2.4. Користење на автоматска сума………………………………………..74
2.5. Внесување формули…………………………………………………….75
2.6. Визуелно уредување…………………………………………………….76
2.6.1. Autoformat, Layout – помошник за табели…………………….78
2.6.2. Форматирање на текст…………………………………………..79
2.6.3. Форматирање на броеви………………………………………...80
2.6.4. Корисни ситници…………………………………………………..82
2.7. Графикони………………………………………………………………...82
2.7.1. Креирање графикон………………………………………………83
2.7.2. Пита графикон…………………………………………………….86
2.7.3. Повлекување линии………………………………………………87
2.8. Функции……………………………………………………………………88
2.8.1. Автоматско пополнување на ќелиите…………………………91
2.8.2. Дали Excel може да размислува?..........................................92
2.8.2.1. Релативно адресирање………………………………….92
2.8.2.2. Апсолутно адресирање………………………………….92
2.8.2.3. Комбинирано адресирање………………………………94
2.8.3. Статистички функции…………………………………………….95
2.8.4. Математички функции……………………………………………96
2.8.5. Функции за датум и време………………………………………98
2.8.6. Користење на логичката функција IF………………………...101
2.9. Работа со работни листови…………………………………………..103
2.10. Работа со имиња на подрачја…………………………………….104
43