Professional Documents
Culture Documents
net/publication/326057955
CITATIONS READS
0 360
3 authors, including:
Some of the authors of this publication are also working on these related projects:
All content following this page was uploaded by Moermahadi Soerja Djanegara on 29 June 2018.
ABSTRACT
The goal of this research is to evaluate the role of operational audit. Is it adequate to increase buying function
effectiveness and efficiency ? Based on finding result obtained when operational audit was done in buying function, do
the managements take steps to optimize activities that have not been optimized yet ?
Based on research that has been done, several facts as follows are found. The firm has had standard procedure and
policy of buying. The buying procedure and policy are always evaluated by internal auditors in a team, either the
procedure and policy effectiveness themselves or the realization. The operational audit should be carried out by internal
auditors. In PT Organ Jaya, operational audit is handled by internal auditors team arranged by general manager.
The director assigns general manager to form internal auditors team. The realization of auditing is done in auditing
phases. Operational audit in 2007 period yielded several finding results.
The findings obtained are among other things as follows. The firm has never renewed suppliers’ name and has never
tried to bring about tender process in buying. Storehouse department still has lack of employees, it can be observed
when receiving goods in a large numbers. Store department side is unable to handle in receiving, checking, and storing
of goods in storehouse.
The storehouse department side often does not conduct checking on quality of goods received. Sending and receiving of
goods in storehouse is often late. There are found of worn-out stocks which are not able to be produced.
Fungsi pembelian dalam sebuah perusahaan sehingga kegiatan pembelian yang selama ini
manufaktur terutama melakukan pembelian dilaksanakan oleh perusahaan tersebut apakah
bahan baku yang dibutuhkan untuk kegiatan bisa terus dilanjutkan atau perlu diadakan suatu
produksi perusahaan dan juga melakukan tindakan koreksi terhadap kegiatan pembelian
pembelian barang-barang dan jasa-jasa lain yang dinilai masih kurang optimal. Maka dari
yang dibutuhkan oleh perusahaan guna itu penulis mengadakan penelitian mengenai
mendukung kegiatan usaha dari perusahaan audit operasional yang dilaksanakan pada
tersebut dengan didasarkan pada prinsip 3E kegiatan pembelian PT Organ Jaya guna
(Efektif, Efisien dan Ekonomis), supaya tidak meningkatkan kefektifan dan kefisienan fungsi
muncul biaya-biaya yang semestinya tidak perlu pembelian pada PT Organ Jaya tersebut.
dikeluarkan perusahaan.
Sesuatu dikatakan efektif, apabila
perusahaan bisa mencapai tujuan perusahaan METODOLOGI PENELITIAN
tanpa memikirkan biaya yang dikeluarkannya.
Pernyataan ini sebenarnya sangat janggal, Dalam melakukan penelitian ini, penulis
karena menurut prinsip ekonomi suatu menggunakan 2 metode, yaitu:
kegiatan usaha pasti menginginkan tujuannya 1) Riset lapangan (field research)
dapat tercapai dengan biaya yang seminimal Penelitian yang dilakukan secara langsung
mungkin. Sedangkan efisien dan ekonomis dengan maksud untuk mengetahui
hampir memiliki arti yang sama, yaitu keadaan yang terjadi di lokasi penelitian.
meminimalkan dan menggunakan seluruh daya Penulis memperoleh langsung dari
dan upaya yang dimiliki perusahaan untuk sumbernya dengan cara:
mencapai tujuannya. Maka dari itu penilaian
terhadap efektif, efisien dan ekonomi sebuah a) Wawancara (interview)
perusahaan tidak bisa dipisahkan. Dalam wawancara ini penulis
Efektivitas dan efisiensi fungsi melakukan penelitian dan tanya jawab
pembelian dapat ditingkatkan melalui audit langsung pada pihak perusahaan guna
operasional. Dengan audit operasional memperoleh data yang lebih jelas dan
terhadap fungsi ini, diharapkan dapat informasi yang benar.
dihasilkan saran-saran atau rekomendasi untuk b) Pengamatan (observation)
lebih meningkatkan kegiatan operasional yang Untuk lebih meyakinkan penulisan
dinilai masih kurang optimal dari fungsi proposal ini penulis mengadakan
pembelian sehingga dapat terlaksana secara penelitian dan pencatatan dari
lebih efektif dan efisien. perusahaan, pengamatan secara
Sangat disayangkan jika perusahaan langsung atau aktivitas operasi
seperti PT Organ Jaya, yang telah bisa perusahaan.
mengekspor hasil produksinya ke luar negeri c) Penelitian bukti dokumen dan catatan
harus mengalami kerugian hanya karena perusahaan. Dilakukan dengan meneliti
kelalaian tugas suatu fungsi atau bagian di bukti-bukti, dokumen, laporan dan catatan
dalamnya atau dikarenakan kurang optimalnya perusahaan secara langsung.
suatu prosedur yang selama ini dijalankan oleh 2) Riset kepustakaan (library research)
perusahaan. Untuk itulah penulis mengadakan Studi kepustakaan merupakan salah satu
penelitian di PT Organ Jaya, yaitu mengadakan bentuk penelitian yang dilakukan untuk
audit operasional atas fungsi pembelian untuk memperoleh informasi dan data yang
menilai kefektifan dan keefisienan kegiatan dibutuhkan berdasarkan buku-buku teks,
yang selama ini dijalankan oleh fungsi kamus dan catatan kuliah, sehingga
pembelian PT Organ Jaya. memperoleh penelitian teoritis yang
Dalam hal ini penulis ingin menekankan diperlukan untuk menganalisa data dari
pada efektivitas dan efisiensi fungsi pembelian obyek penelitian.
pada PT Organ Jaya. Apakah kegiatan
pembelian yang selama ini dijalankan oleh HASIL DAN PEMBAHASAN
perusahaan sudah cukup optimal atau belum,
2
Jurnal Ilmiah Ranggagading, Vol. 9 No. 1, April 2009
Peranan Audit Operasional dalam pengalihan ke pemasok baru yang lebih disiplin
Meningkatkan Efektivitas dan Efisiensi dalam memenuhi perjanjian pembelian antara
Fungsi Pembelian pada PT Organ Jaya perusahaan dengan pemasok, sehingga
keterlambatan pengiriman barang bisa
Sesuatu dikatakan efektif, apabila diminimalisasi.
perusahaan bisa mencapai tujuan perusahaan Selain dari hasil-hasil pemeriksaan
tanpa memikirkan biaya yang dikeluarkannya. terhadap Bagian Pembelian, ditemukan juga
Pernyataan ini sebenarnya sangat janggal, kondisi bahwa tidak ditemukannya jabatan
karena menurut prinsip ekonomi suatu internal auditor dalam struktur organisasi
kegiatan usaha pasti menginginkan tujuannya perusahaan. Perusahaan menganggap untuk
dapat tercapai dengan biaya yang seminimal internal audit masih bisa menggunakan
mungkin. Sedangkan efisien dan ekonomis karyawan-karyawan yang ada dengan cara
hampir memiliki arti yang sama, yaitu membentuk tim audit intern. Biasanya
meminimalkan dan menggunakan seluruh daya Direktur memberikan MEMO kepada Manajer
dan upaya yang dimiliki perusahaan untuk Umum untuk membentuk tim pemeriksa
mencapai tujuannya. Maka dari itu penilaian intern. Hal ini bisa mempengaruhi tingkat
terhadap efektif, efisien dan ekonomi sebuah independensi dari audit operasional yang akan
perusahaan tidak bisa dipisahkan. dilaksanakan. Apabila Manajer Umum
Efektivitas dan efisiensi fungsi menunjuk salah satu karyawan dalam tim yang
pembelian dapat ditingkatkan melalui audit merupakan karyawan dari bagian yang akan
operasional. Dengan audit operasional diperiksa, karena tidak ada pernyataan yang
terhadap fungsi ini, diharapkan dapat menunjukkan komposisi dari tim pemeriksa
dihasilkan saran-saran atau rekomendasi untuk intern yang akan dibentuk. Maka sudah dapat
lebih meningkatkan kegiatan operasional yang dipastikan tim pemeriksa intern yang terbentuk
dinilai masih kurang optimal dari fungsi bisa jadi tidak independen. Untuk kondisi
pembelian sehingga dapat terlaksana secara temuan seperti ini dapat diberikan saran
lebih efektif dan efisien. perbaikan seperti Mengangkat karyawan untuk
Dari hasil audit operasional yang menduduki posisi internal auditor yang
dilakukan atas fungsi pembelian PT Organ independen. Atau jika mengangkat karyawan
Jaya, ternyata masih ditemukannya beberapa dinilai terlalu memakan biaya yang cukup
kegiatan berdasarkan evaluasi pengendalian besar, maka dalam MEMO yang diberikan oleh
internal fungsi pembelian. Setelah dilakukan Direktur kepada Manajer Umum dinyatakan
audit operasional, maka diberikanlah beberapa mengenai batasan bahwa karyawan suatu
saran atau rekomendasi kepada pihak bagian jangan sampai tergabung dalam tim
manajemen untuk memperbaiki beberapa pemeriksa intern yang memeriksa bagiannya
kegiatan yang masih kurang optimal tersebut. sendiri, supaya hasil pemeriksaannya menjadi
Dengan mengadakan audit operasional independen.
atas Fungsi Pembelian PT Organ Jaya maka Dari audit operasional ini juga dilakukan
kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam pengamatan terhadap bagian yang kurang
kegiatan atau prosedur dan kebijakan optimal. Contohnya Bagian Gudang yang
perusahaan dapat diketahui secara dini. jumlahnya dinilai masih kurang, karena
Dengan memberikan saran atau rekomendasi mengalami kesulitan pada saat menerima,
yang lebih baik, maka dapat mengurangi memeriksa atau mengecek dan menyimpan
kerugian yang mungkin akan dialami oleh barang yang dibeli dari pemasok jika jumlah
perusahaan jika kelemahan-kelemahan yang barang yang datang pada hari itu jumlahnya
ada tidak segera diperbaiki. cukup banyak.
Dalam audit operasional ini Untuk beberapa hal yang dinilai masih
dilaksanakan wawancara yang menghasilkan lemah tersebut telah diberikan saran atau
bukti-bukti keterlambatan pengiriman barang rekomendasi guna memperbaiki kegiatan yang
yang sering dilakukan oleh permasok. Yang masih kurang optimal tersebut. Misalnya antara
kelak bisa menjadi masukan bagi pihak lain perusahaan dianjurkan untuk mulai
manajemen untuk mempertimbangkan mencari pemasok baru, guna menghindari
3
DJANEGARA, TRIANDI dan PRATIKNO, Peranan Audit Operasional
kerja sama yang tidak baik yang mungkin pesanan dari pemasok yang datang ke
terjalin antara Bagian Pembelian dengan pihak gudang dalam jumlah yang cukup banyak,
pemasok. Membuat kolom tick mark mengenai maka bagian lain akan diturunkan untuk
kualitas barang yang di terima dalam Bukti membantu penerimaan barang tersebut.
Penerimaan Barang (BPB). Dalam MEMO Pihak manajemen sepanjang ini telah
yang diberikan oleh Direktur sebaiknya mengubah atau memperbaharui salah satu
diberikan pernyataan mengenai batasan prosedurnya berdasarkan rekomendasi yang
anggota tim pemeriksa intern yang tergabung telah diberikan. Yaitu, menambahkan kolom
di dalamnya tidak boleh ada unsur bagian yang tick mark mengenai kualitas barang yang
akan di audit, karena hasil audit yang diterima dalam Bukti Penerimaan Barang
dilaporkan akan menjadi tidak independen. (BPB). Karena hal ini memang sudah sering
Kesimpulan dari keseluruhan audit menjadi temuan di beberapa audit operasional
operasional yang dilakukan pada fungsi tahun-tahun sebelumnya, hanya saja baru bisa
pembelian PT Organ Jaya ini telah terealisasi saat ini. Oleh karena itu, kegiatan
membuktikan bahwa dengan dilakukan audit audit operasional yang dilaksanakan pada
operasional telah dapat meningkatkan fungsi pembelian PT Organ Jaya kali ini telah
efektivitas dan efisiensi fungsi pembelian. Hal menunjukkan peranannya sebagai peningkat
ini terlihat dari: keefektifan dan keefisienan kegiatan pembelian
1. Kelemahan-kelemahan yang terdapat perusahaan.
dalam perusahaan dapat diketahui secara
dini, sehingga dapat segera diberikan saran KESIMPULAN
atau rekomendasi yang baik. Dengan
memberikan saran atau rekomendasi yang Berdasarkan penelitian yang telah
lebih baik, maka dapat mengurangi dilakukan pada PT Organ Jaya atas peranan
kerugian yang mungkin akan dialami oleh audit operasional dalam meningkatkan
perusahaan jika kelemahan-kelemahan efektivitas dan efisiensi fungsi pembelian,
yang ada tidak segera diperbaiki. seperti yang telah diuraikan pada bab
2. Prosedur dan kebijakan yang selalu sebelumnya, dapat dibuat beberapa simpulan
dievaluasi keefektifan dan keefisienannya. sebagai berikut.
Apakah prosedur dan kebijakan yang 1. Perusahaan telah mempunyai prosedur
ditetapkan oleh perusahaan tersebut sudah dan kebijaksaan pembelian yang baku.
merupakan prosedur dan kebijakan yang a. Prosedur pembelian:
tepat, atau masih bisa dibuat prosedur dan 1) SPP dibuat dua rangkap dan
kebijakan lainnya yang lebih efektif dan sudah diotorisasi oleh bagian
efisien. yang membutuhkan barang, dan
3. Pelaksanaan kegiatan operasional didistribusikan kepada:
pembelian dievaluasi ketaatannya sesuai a) SPP-1 (Asli) : Bagian
dengan prosedur dan kebijakan Pembelian
perusahaan yang telah ditetapkan. b) SPP-2 (Copy) : Bagian
4. Dari semua temuan yang menyatakan Gudang/Bagian yang
kelemahan-kelemahan yang terjadi, telah membutuhkan (sebagai
diberikan alternatif yang lebih baik berupa arsip)
saran atau rekomendasi atas kegiatan- 2) Pembelian di atas dari
kegiatan yang dinilai masih lemah atau Rp.40.000.000,00 atau barang
kurang optimal. yang sifatnya tidak rutin dibeli,
5. Koordinasi antar bagian di dalam kegiatan otorisasi oleh Manajer
pembelian menjadi baik. Contohnya pada Pembelian. Pembelian di bawah
saat penerimaan barang pesanan dari dari Rp.40.000.000,00 dan atau
pemasok yang datang ke gudang dalam barang yang sifatnya rutin dibeli,
jumlah yang cukup banyak Telah otorisasi oleh Kepala Bagian
ditetapkan pada hasil laporan pemeriksaan Pembelian.
operasional bahwa pada saat barang
4
Jurnal Ilmiah Ranggagading, Vol. 9 No. 1, April 2009
5
DJANEGARA, TRIANDI dan PRATIKNO, Peranan Audit Operasional
Mubarak, M.M. and Syarif, R., 2006. Dampak Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi
Pelatihan Kerja Terhadap Kualitas Universitas Indonesia, Jakarta.
Kerja Karyawan. Jurnal Ilmiah Kesatuan Sofjan Assauri. 1999. Manajemen Produksi dan
Nomor, 8(20), p.2. Operasi, Edisi Revisi (1999), Lembaga
Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi, Edisi 3, Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas
Cetakan 3, Salemba Empat, Jakarta. Indonesia, Jakarta.
Mulyadi. 2002. Auditing, Edisi 6, Cetakan 1, Strawser, Jerry R and Robert H. Strawser.
Salemba Empat, Jakarta. 2001. Auditing Theory and Practice, Ninth
Pusat Bahasa Departemen Pendidikan Edition, The Thomson Learning
Nasional. 2001. Kamus Besar Bahasa Custom Publishing, USA.
Indonesia, Edisi 3, Cetakan 1, Balai Sukrisno Agoes. 2004. Auditing (Pemeriksaan
Pustaka, Jakarta. Akuntan) Oleh Kantor Akuntan Publik,
Pusat Penelitian dan Pengembangan Sistem Jilid 1, Edisi 3, Lembaga Penerbit
Pengawasan Badan Pengawasan Fakultas Ekonomi Universitas
Keuangan dan Pembangunan. 2001. Indonesia, Jakarta.
Klarifikasi Istilah Teknis Auditing di . 2004. Auditing
Lingkungan Pengawasan Pemerintah, Edisi (Pemeriksaan Akuntan) Oleh Kantor
1. Akuntan Publik, Jilid 2, Edisi 3,
Ruchyat Kosasih. 1993. Auditing – Prinsip dan Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi
Prosedur, Buku 1, Edisi 5, Ruchko, Universitas Indonesia, Jakarta.
Bandung. Taylor, Donald H. 1991. Auditing – Integrated
Sawyer, Lawrence B., Mortimer A. Concepts and Procedures, Fifth Edition,
Dittenhofer, dan James H. Scheiner. John Wiley and Sons, Inc., New Jersey
2005. Sawyer’s Internal Auditing – Audit Whittington, O. Ray, and Kurt Pany. 2004.
Internal Sawyer, Buku 1, Edisi 5, Alih Principles of Auditing and Other Assurance
Bahasa: Desi Adhariani, Salemba Service, Fourteenth Edition, The Mc
Empat, Jakarta. Graw Hill Companies, Singapore.
Soejono Karni. 2000. Auditing – Auditing Khusus Wikipedia Foundation, Inc. 2007. Audit,
dan Auditing Forensik dalam Praktik, http://id.wikipedia.org/wiki/ (Diakses
30 Juni 2007).