AKADEMI KEMAHIRAN MINDA ISBAUK

LEVEL 9, LOT 9-03, BREM MALL,

52000 JALAN KEPONG, KUALA LUMPUR.

KERTAS PENERANGAN
(INFORMATION SHEET)
KOD DAN NAMA
PROGRAM/
FB–024–3:2012OFFICE ADMINISTRATION SUPERVISION
PROGRAM’S CODE &
NAME

TAHAP /LEVEL L3

NO DAN TAJUK UNIT

KOMPETENSI
C03PROCUREMENT ADMINISTRATION
/COMPETENCY UNIT
NO. AND TITLE

NO DAN PERNYATAAN
1. PREPARE PROCUREMENT DOCUMENTATION
AKTIVITI KERJA
/WORK ACTIVITIES NO.
2. ADMINISTER PROCUREMENT DOCUMENTATION
AND STATEMENT

Muka Surat /Page : 1

NO. KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-C03/P(1/1)
Drpd /Of : 16

TAJUK/TITLE : PENGENALAN KEPADA PENGURUSAN PEROLEHAN

TUJUANIPURPOSE :
Kertas penerangan ini adalah bertujuan untuk menerangkan mengenai definisi
perolehan dan menerangkan tentang dokumen-dokumen yang terdapat di dalam
perolehan serta cara untuk menyediakan dokumen tersebut.
 Muka Surat /Page : 2
NO. KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-C03/P(1/1)
Drpd /Of : 16

PENERANGAN/INFORMATION :

1. DEFINISI PEROLEHAN
a. Perolehan merupakan suatu urusan permintaan bagi bekalan / permintaan
atau kerja dalam pasaran mengikut kehendak agensi pada suatu
kemungkinan harga.
b. Kajian pasaran hendaklah dibuat sebelum perolehan dijalankan bagi
memastikan barang yang dibeli mendapat best value for money dengan
kualiti terbaik, harga munasabah. [AP 169.1]

2. PENYEDIAAN DOKUMEN PEROLEHAN

a. Untuk melaksanakan dokumen perolehan haruslah memahami jenis

perolehan yang perlu dibuat dan pastikan dibuat dengan betul.

3. FUNGSI DOKUMEN PERNIAGAAN

a. Sebagai sumber maklumat perakaunan.
b. Memberi maklumat tentang sesuatu urus niaga.
c. Dijadikan bukti bagi sesuatu urus niaga.
d. Mengingatkan peniaga tentang hutang dalam urus niaga.
e. Sebagai rujukan pada masa hadapan.

4. JENIS-JENIS DOKUMEN PERNIAGAAN

a. Terbahagi kepada dua jenis iaitu :-
i. Dokumen untuk rujukan – tidak perlu dicatat dalam buku perakaunan :-
a. Surat tanya.
b. Sebut harga.
c. Katalog.
d. Nota pesanan / Pesanan belian
 Muka Surat /Page : 3
NO. KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-C03/P(1/1)
Drpd /Of : 16

ii. Dokumen sebagai sumber maklumat – perlu dicatat dalam buku

perakaunan.
a. Invois.
b. Nota kredit.
c. Nota debit.
d. Resit.
e. Cek atau keratan cek.
f. Baucar.
g. Bil tunai.
h. Makluman debit.
i. Makluman kredit.
j. Memo.
k. Borang wang masuk

b. Berikut adalah jenis-jenis dokumen perolehan:-

i. SEBUT HARGA :-

a. Antara perkara yang paling penting dalam menyampaikan tujuan kita

kepada pelanggan adalah dengan menyediakan sebutharga.Kadang-
kala dalam suatu perniagaan yang tidak formal, sebut harga ini
memang hanya melalui lisan sahaja.
b. Tetapi dalam suatu transaksi yang formal, sebut harga merupakan
bukti kepada pelanggan tentang komitmen kita dalam menjanjikan
suatu bentuk harga dan perkhidmatan yang dijanjikan.
c. Selalunya di dalam sebut harga juga mempunyai beberapa terma dan
syarat yang bukan dinilai dari pada nilai wang ringgit sahaja.
Sebarang pertikaian mengenai harga, hendaklah merujuk kepada
sebut harga yang diserahkan. Jadi tidak berlaku pertelingkahan
daripada segi tawar-menawar dan sebagainya.
 Muka Surat /Page : 4
NO. KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-C03/P(1/1)
Drpd /Of : 16

d. Berikut adalah contoh sebutharga yang biasa sediakan untuk

pelanggan.

RAJAH 1 :Contoh Sebut Harga

e. Perkara-perkara yang terdapat di dalam Sebut Harga :-

i. Logo, Alamat, No Telefon dan Fax : Sekiranya anda mempunyai

email atau laman web, boleh dimasukkan sekali.

ii. Maklumat Penerima : Maklumat ini mencerminkan sejauh mana

anda mengenai pihak yang ingin menjadi pelanggan anda. Lebih
banyak maklumat yang anda masukkan, lebih familiar anda
dengan persekitaran kakitangan pelanggan. Kebiasaannya cukup
dengan nama pelanggan, alamat dan nombor telefon.

iii. Salutation / Greeting : Memaklumkan tujuan sebut harga anda. Ini

tujuannya adalah lebih untuk mewujudkan kemesraaan dengan
pelanggan.
 Muka Surat /Page : 5
NO. KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-C03/P(1/1)
Drpd /Of : 16

iv. Maklumat produk / perkhidmatan : Senaraikan produk atau

perkhidmatan anda secara detail seperti jenama dan model atau
sebarang ciri-ciri istimewa yang ada.

v. Harga da Kuantiti : Merujuk kepada harga seunit produk, kuantiti

yang diperlukan dan jumlah harga. Terdapat juga perkhidmatan
dan produk yang dikira sekaligus yang diistilahkan sebagai Lump
sum.

vi. Syarat danTerma : Ini merujuk kepada syarat-syarat lain yang

tidak termasuk dalam produk atau perkhidmatan. Lebih merujuk
kepada syarat-syarat umum sebarang urusniaga.

vii. Siapa yang menyediakan sebut harga :Tuliskan nama dan

tandatangan. Juga boleh selitkan jawatan sekiranya perlu. Ini
memudahkan pelanggan untuk menghubungi anda untuk sebarang
pertanyaan mengenai sebut harga anda.

f. Sebut harga boleh disediakan dalam pelbagai bentuk. Kadang-kala

sebut harga juga mencerminkan imej syarikat terhadap pelanggan.
g. Penggunaan letterhead bercetak juga menjadi kelebihan syarikat
dengan menonjolkan identity korporat. Sekarang ini, dengan teknologi
percetakan moden, biasanya letterhead boleh dicetak sendiri dengan
menggunakan printer warna. Seboleh-bolehnya, pastikan logo anda
mempunyai warna (selain dari hitam dan putih).
h. Sistem-sistem maklumat tinjauan produk menggunakan alat-alat dan
bahan-bahan seperti risalah-risalah maklumat produk, profil syarikat
pembekal-pembekal supaya keperluan pengguna adalah dikaji,
spesifikasi produk am adalah kesimpulan dan permintaan-permintaan
bagi sebut harga untuk pembekal-pembekal dikeluarkan
 Muka Surat /Page : 6
NO. KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-C03/P(1/1)
Drpd /Of : 16

ii. INVOIS :
a. Dokumen yang menyatakan senarai barang kuantiti dan harga serta
jumlah bayaran bagi barangan yang telah diserahkan.
b. Setelah penjual menerima pesanan belian daripada pembeli, penjual
akan menghantar barang niaga kepada pembeli bersama dengan
nota serahan.
c. Pembeli akan menyemak barang niaga yang diterima dengan nota
serahan dan menandatanganinya.
d. Penjual pula akan menyediakan invois berdasarkan nota serahan
yang disahkan oleh pembeli.
e. Invois merupakan dokumen perniagaan yang penting dalam urus
niaga jual beli secara kredit.
f. Invois disediakan dalam tiga salinan, satu salinan asal dihantar
kepada pembeli dan dua salinan lain digunakan oleh penjual sebagai
rujukan.
g. Invois adalah dokumen penting yang digunakan sebagai sumber
rekod perakaunan. Pembeli merekodkan butir-butir invois dalam
Jurnal Belian manakala penjual merekodkan butir-butir invois dalam
Jurnal Jualan.
h. Maklumat penting yang terdapat dalam invois ialah:
i. Nama dan alamat penjual.
ii. Nama dan alamat pembeli.
iii. Tarikh invois disediakan.
iv. Nombor invois, butir, kuantiti, harga seunit dan jumlah.
v. Syarat-syarat urus niaga seperti:-
a. Ang. dib - Singkatan bagi angkutan dibayar bermakna kos
pengangkutan dibiayai oleh penjual
b. Diskaun tunai - Potongan yang diberi sebab bayaran dibuat
dengan cepat, contoh 5% 10 hari bermaksud 5% diskaun tunai
akan diberi jika pelanggan membayar dalam tempoh 10 hari.
c. K & K di K - Singkatan bagi kesilapan dan ketinggalan
dikecualikan bermakna sebarang kesilapan dan ketinggalan
boleh dibetulkan dengan menggunakan nota debit dan nota
kredit.
 Muka Surat /Page : 7
NO. KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-C03/P(1/1)
Drpd /Of : 16

RAJAH 2 :Contoh Invois

 Muka Surat /Page : 8
NO. KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-C03/P(1/1)
Drpd /Of : 16

iii. PENYATA AKAUN

a. Penyata akaun merupakan dokumen yang digunakan untuk

mengingatkan penghutang tentang jumlah hutangnya.
b. Senarai semak yang dihantar oleh pemiutang kepada penghutang
dengan menyenaraikan setiap urus niaga yang telah berlaku antara
pembeli dan penjual dalam sesuatu bulan.
c. Penyata Akaun hanyalah rujukan penghutang, tidak melibatkan apa-
apa catatan urus niaga di dalam buku akaun penghutang.
d. Berikut ialah satu contoh penyata akaun :-

RAJAH 3 :Contoh Penyata Akaun

 Muka Surat /Page : 9
NO. KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-C03/P(1/1)
Drpd /Of : 16

iv. BORANG PESANAN :

a. Dokumen yang mengandungi maklumat barang dan harga barangan
yang akan dibeli.
b. Borang pesanan merupakan borang yang digunakan untuk membuat
pesanan untuk membeli barang.
c. Aktiviti belian akan bermula selepas pembeli meneliti sebut harga,
senarai harga dan katalog.
d. Borang ini dihantar oleh pembeli kepada penjual.
e. Pembeli akan membuat pesanan barang niaga dengan menghantar
borang pesanan belian kepada penjual.Butiran berdasarkan
maklumat dalam katalog.
f. Harga yang dinyatakan adalah berdasarkan sebut harga.
g. Maklumat dalam pesanan belian tidak perlu dimasukkan ke mana-
mana bukup perakaunan sebab proses jual beli belum bermula lagi.

RAJAH 4 :ContohBorangPesanan
 Muka Surat /Page : 10
NO. KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-C03/P(1/1)
Drpd /Of : 16

v. NOTA SERAHAN :

a. Dokumen yang mengandungi senarai barangan dan kuantiti barang

yang disediakan.

RAJAH 5 :Contoh Nota Serahan

vi. DISKAUN NIAGA

a. Potongan harga ke atas harga senarai atau harga katalog.
b. Diberi oleh penjual kepada pembeli dalam bentuk peratus.
c. Untuk menggalakkan pembeli membeli dengan banyak. (belian
secara pukal).
d. Format diskaun niaga adalah seperti berikut :-

Diskaun Niaga = Harga Senarai X Kadar Diskaun

 Muka Surat /Page : 11
NO. KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-C03/P(1/1)
Drpd /Of : 16

5. PENTADBIRAN DOKUMENTASI PEROLEHAN

a. Kebanyakkan dokumen-dokumen perolehan senang dibuat. Berikut adalah
butir-butir perolehan :-

Jenis Dokumen Urus niaga

1. Dihantar oleh pembeli kepada penjual untuk mendapatkan

Surat tanya
maklumat barang-barang yang hendak dibeli.
2. Maklumat yang diperlukan; harga barang, cara
pembekalan, diskaun dan cara pembayaran.

1. Dihantar oleh penjual kepada pembeli sebagai jawapan

Sebut Harga
kepada surat tanya.
2. Maklumat yang diberi; harga barang yang hendak dibeli,
syarat penghantaran dan pembayaran.

1. Penjual hantar bersama dengan sebut harga.

Katalog
2. Senarai harga bagi semua barang yang dibekalkan oleh
penjual.

1. Dihantar oleh pembeli kepada penjual yang mengandungi

Nota pesanan atau
maklumat tentang barang yang hendak dibeli.
Pesanan belian
2. Maklumat yang perlu ada; jenis barang, jenama, kuantiti,
harga, syarat serahan, syarat pembayaran dan kadar
diskaun.

1. Dihantar oleh penjual kepada pembeli bersama-sama

Nota serahan
dengan barang.
2. Membolehkan pembeli menyemak barang-barang yang
dihantar dan sebagai perakuan bahawa barang-barang
telah dihantar dengan selamat.
3. Jenis barang dan kuantiti sahaja disenaraikan. Harga
 Muka Surat /Page : 12
NO. KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-C03/P(1/1)
Drpd /Of : 16

barang tidak dinyatakan.

1. Dihantar oleh penjual kepada pembeli.

Penyata Akaun
2. Nota makluman dan peringatan kepada penghutang yang
dihantar setiap akhir bulan.
3. Maklumat terdiri daripada baki hutang pada awal bulan,
jumlah jualan, pulangan, bayaran dan baki hutang akhir
bulan yang perlu dijelaskan.

1. Dihantar oleh penjual kepada pembeli apabila penjual

Invois
membenarkan pembeli membeli barang niaga atau aset
secara kredit.
2. Maklumat yang ada; nama dan alamat pembeli dan
penjual, tarikh urus niaga, nombor invois, kuantiti dan
harga, jumlah belian, syarat serahan dan bayaran dan K. &
K. di K.
3. Disediakan dalam tiga salinan. Salinan asal dihantar
kepada pembeli dan salinan pendua disimpan oleh
penjual.

1. Dihantar oleh penjual kepada pembeli untuk memberitahu

Nota Kredit
pembeli bahawa hutangnya akan dikurangkan (akaun
dikreditkan)
2. Dihantar disebabkan oleh :-

a. Terdapat pulangan barang yang rosak, salah jenama

atau tidak berkualiti.
b. Bayaran yang dikenakan terlebih daripada harga
sepatutnya.
c. Terdapat pulangan bekas kosong yang telah dikenakan
bayaran dalam invois.
d. Jumlah hutang terlebih kerana salah pengiraan.
 Muka Surat /Page : 13
NO. KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-C03/P(1/1)
Drpd /Of : 16

e. Pembeli diberi elaun atau komisen.

1. Dihantar oleh penjual kepada pembeli apabila bayaran

Nota Debit (Invois
yang dikenakan dalam invois terkurang.
tambahan)
2. Akaun pembeli akan didebitkan untuk menambahkan
harga pada invois (hutang bertambah).
3. Digunakan apabila :-

a. Ada ketinggalan catatan dalam invois (kos angkutan)

b. Bayaran yang dikenakan terkurang
c. Faedah dikenakan ke atas bayaran lewat oleh pembeli
d. Jumlah hutang terkurang (kesilapan pengiraan)
e. Bayaran tambahan (pertukaran barang)

1. Dikeluarkan oleh penjual apabila menerima bayaran

Resit
daripada pembeli.
2. Bukti penerimaan dan pembayaran yang telah dibuat.

1. Cek digunakan untuk membuat pembayaran.

Cek atau keratan
2. Keratan cek digunakan sebagai rujukan dan sumber rekod.
cek

1. Dokumen dalaman yang disediakan oleh peniaga untuk

Baucar
merekodkan segala jenis pembayaran.
2. Bukti pembayaran telah dibuat.

1. Dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli bagi

Bil Tunai / Slip
pembayaran untuk belian barang niaga dengan wang tunai
Daftar Tunai
atau cek.
2. Bukti bagi aset yang dibeli secara tunai atau perkhidmatan
yang dibuat secara tunai.
 Muka Surat /Page : 14
NO. KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-C03/P(1/1)
Drpd /Of : 16

1. Satu penyata yang dikeluarkan oleh pihak bank.

Makluman Debit
2. Memaklumkan akaun pemilik telah didebitkan
(dikurangkan) dengan satu jumlah tertentu berserta
dengan sebab.

1. Satu penyata yang dikeluarkan oleh pihak bank.

Makluman Kredit
2. Memaklumkan akaun pemilik telah dikreditkan
(ditambahkan) dengan satu jumlah tertentu berserta
dengan sebab.

1. Digunakan untuk merekod pengeluaran barang niaga atau

Memo
wang untuk kegunaan peribadi atau kegunaan perniagaan
atau memasukkan modal tambahan dalam perniagaan.

1. Borang yang dikeluarkan oleh bank untuk merekod urus

Borang Wang
niaga menyimpan atau mengeluarkan wang oleh
Masuk / Slip Bank
pelanggan.
 Muka Surat /Page : 15
NO. KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-C03/P(1/1)
Drpd /Of : 16

6. DEFINISI PERKHIDMATAN (SERVICE) & PEMBEKAL PERKHIDMATAN

(SERVICE PROVIDER)
a. Perkhidmatan adalah hasil daripada aktiviti-aktiviti antara pembekal dengan
pelanggan dan aktiviti dalaman pembekal untuk memenuhi kehendak
pelanggan.
b. Pembekal adalah agensi yang menyediakan produk atau perkhidmatan
untuk pelanggan.
c. Pembekal Perkhidmatan (Service Provider) ialah seorang yang telah
berkemahiran dan pengetahuan membolehkan mereka untuk mengambil
tanggungjawab untuk menyampaikan keperluan dan jangkaan pelanggan-
pelanggan.
d. Dalam konteks perkhidmatan awam, pembekal merujuk kepada agensi-
agensi kerajaan. Contohnya, Kementerian Pelajaran Malaysia, Jabatan
Pelajaran Negeri, Institut Pendidi kan Guru dan lain-lain.

7. DEFINISI RFQ
a. Satu permohonan untuk sebut harga RFQ (Request For Quotation) ialah
satu proses perniagaan standard yang tujuan ialah untuk menjemput
pembekal-pembekal ke dalam satu proses pembidaan untuk menawar
pada produk tertentu atau perkhidmatan.
b. RFQ umumnya bermaksud perkara sama sebagai IFB (Invitation For
Bid)[1].
c. RFQ lazimnya melibatkan lebih daripada harga setiap butir. Maklumat
seperti syarat-syarat pembayaran, tahap kualiti setiap butir atau
kepanjangan kontrak mungkin diminta semasa proses pembidaan.
d. Untuk menerima petikan-petikan betul, RFQ sering termasuk penentuan-
penentuan barang-barang / perkhidmatan bagi pastikan semua pembekal-
pembekal adalah membida pada perkara serupa / perkhidmatan.
Menggunakan akal, lebih terperinci penentuan-penentuan, lebih tepat sebut
harga akan dan setanding bagi pembekal-pembekal yang lain. Satu lagi
sebab kerana menjadi terperinci dalam mengedarkan RFQ adalah
penentuan-penentuan boleh digunakan sebagai dokumentasi pengikatan
sah untuk pembekal-pembekal.
 Muka Surat /Page : 16
NO. KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-C03/P(1/1)
Drpd /Of : 16

SOALAN /QUESTION :

1. Nyatakan definisi Perolehan.

2. Apakah fungsi Perolehan?
3. Huraikan secara ringkas,mengenai dokumen-dokumen perolehan.
4. Apakah maksud RFQ ?

RUJUKAN/REFFERENCE :

1. http://www.scribd.com/doc/34023084/ Pengurusan-Perolehan.html
2. www.jamesnathan.com/standard-business-prosedure-policies.html
3. http://www.officercentrehelper.com/10-tips-to-improve-policies-handling-business-
performance-by-30-11389.html
4. https://docs.oracle.com/cd/E10772_01/books/OnDemOLH/index.htm?toc.htm?busi
nesshelp.html
5. http://www.slideshare.net/iloveppt/standard-business-procedure-policies.html
6. http://www.theanswercentre.co.uk/standard-procedure-service.html
7. https://sr.eperolehan.com.my//epnv/index.faces
8. http://www3.utem.edu.my/bendahari//index2.php?option=com_docman&task=doc_
view&gid=400&Itemid=99999999