‫المقدمة‬

‫الحمد لله وحده‪ ،‬والصالة والسالم عىل نبيه وآله‪ ،‬وبعد ‪:‬‬
‫فبفضــل اللــه تــواىل إنشــاء وتأســيس العديــد مــن الجهــات الخرييــة عــى‬
‫مــدى الســنوات املاضيــة‪ ،‬وكانــت أوىل مفاتيــح البدايــات التــي احتاجهــا‬
‫املؤسســون لتلكــم الجهــات والعاملــون فيهــا حــن االنطالقــة وبعدهــا النظــر‬
‫مــاذا عمــل اآلخــرون؟ وإىل أيــن انتهــوا ؟ بــل وماهــي غايــة طموحاتهــم ؟‬
‫فبــادر وقــف ســعد وعبدالعزيــز املــوىس ‪ -‬تلبيــة لحاجــة امليــدان وتحقيق ـاً‬
‫لغايــات عظمــى ‪ -‬إىل دعــم عــدة مشــاريع خــال الســنوات الثــاث املاضيــة‬
‫تحــت مبــادرة ( تبنــي الزيــارات امليدانيــة للجهــات املامثلــة ) وذلــك ملــا‬
‫للزيــارات مــن أثــر رسيــع يف نقــل املعرفــة واكتســاب الخــرة واالطــاع عــى‬
‫املامرســات الناجحــة‪ ،‬واســتفاد منهــا الكثــر ‪.‬‬
‫وقــد جــرى توثيــق هــذه الزيــارات وإثراؤهــا بالخـرات املتوفــرة لــدى فريــق‬
‫العمــل‪ ،‬واســتكتاب املختصــن‪ ،‬ثــم قيــدت وهــا نحــن ننرشهــا يف هــذا‬
‫الكتــاب‪ ،‬مشــاركة للخــر‪ ،‬وتحقيق ـاً لألســوة الحســنة‪ ،‬ورغبــة يف أداء فاعــل‪،‬‬
‫وعطــاء متــن مــن رجــاالت الخــر والعطــاء‪ ،‬مؤملني أن يكــون يف هــذا الكتاب‬
‫قيمــة مضافــة يف مكتبــة العمــل الخــري‪ ،‬مبــا تضمنــه مــن إجـراءات عمليــة‪،‬‬
‫وأدوات منهجيــة‪ ،‬وخطــوات ســهلة ميــرة‪.‬‬
‫ونبتهــل إىل اللــه الكريــم أن يجعــل هــذا الكتــاب مــن العلــم الــذي ينتفــع‬
‫بــه ويكتــب أجــره لــكل مــن عمــل عليــه ويبــارك للشــيخني املوقفــن ســعد‬
‫وعبدالعزيــز ابنــي عبداللــه املــوىس‪ ،‬رحــم اللــه مــن مــات وأطــال عمــر مــن‬
‫بقــي عــى طاعــة وعمــل صالــح وحســن خامتــة وبــر مــن الذريــة‪.‬‬

‫‪5‬‬
 ‫شكر وتقدير‬
‫شكر نزفه لكل من ساهم يف إعداد هذا الدليل ومراجعته وتطويره وإخراجه‬
‫ونخص منهم بالذكر املهندس‪ /‬عبدالله بن عبدالرحمن البسام‬
‫الذي قام بالجهد األكرث وتحمل العبء األكرب فلهم منا جميعا جزيل الشكر والتقدير‬
‫المحتويات‬
‫الوحدة األولى ‪:‬‬
‫االستعداد للزيارة‬

‫الوحدة الثانية ‪:‬‬

‫تنفيذ الزيارة‬

‫الوحدة الثالثة ‪:‬‬

‫ما بعد الزيارة‬

‫الوحدة الرابعة ‪:‬‬

‫نماذج مساعدة‬
 ‫دليل‬
‫الزيارات‬
‫الميدانية‬
 ‫فبهداهم اقتده ‪:‬‬
‫رشفــه اللــه بكونــه مــن أويل العــزم مــن الرســل بــل كليــم اللــه‪ ،‬فلــا‬
‫علــا ال يعلمــه؛ بــادر بالرحلــة إليــه‪ ،‬مل‬ ‫علــم بوجــود مــن يعلــم ً‬
‫يقعــده بُع ـ ٌد وال مكانــة وال مســؤولية‪ ،‬فــكان يف رحلتــه مــن العــر‬
‫ـي صـ َّـى الل ـ ُه عليــه ِوس ـلَّ َم يقــول‪( :‬يرح ـ ُم‬
‫والفوائــد مــا جعــل النبـ ُّ‬
‫اللـ ُه موىس‪،‬لــو كان صــر ل ُقــص َّعلينــا مــن أمرهام)(البخــاري ‪،)3401‬‬
‫فــا أحــوج روادنــا ملثــل هــدي مــوىس عليــه الســام؛ فــا زال البــر‬
‫يســتفيد بعضهــم مــن بعــض وتتطــور معرفتهــم جيـ ًـا إثــر جيــل‪،‬‬
‫ويبدعــون وســائل لنقــل وتثمــر هــذه املعرفــة؛ وبــن منحوتــات‬
‫األوائــل وتغريــدات املتأخريــن يجــد الحكيــم ضالتــه‪.‬‬
‫وبــن يديــك أخــي الكريــم «دليــل الزيــارات امليدانيــة» نهــدف مــن‬
‫خاللــه لجعــل زياراتــك أكــر فاعليــة وكفــاءة؛ مــن خــال إرشــادك‬
‫بطريقــة عمليــة للمامرســات األمثــل‪ ،‬مــع مجموعــة مــن النــاذج‬
‫واملنظــات البرصيــة‪.‬‬

‫ونقصــد بالزيــارات امليدانيــة ‪ :‬الزيــارة التــي يقــوم بهــا شــخص‬

‫أو فريــق لجهــة أخــرى بغــرض اكتســاب معرفــة أو خــرة‪ ،‬ومتتــاز‬
‫الزيــارات اإلثرائيــة فيــا متتــاز بــه بكونهــا وســيلة رسيعــة يف نقــل‬
‫الخــرة‪ ،‬وتتضــح بهــا الصــورة مــع الوســائل األخــرى وتكتمــل‪.‬‬ ‫تمهيد‬

‫‪13‬‬
 ‫وسائل‬
‫اكتساب‬
‫الخبرة‬
 ‫وسائل اكتساب الخبرة ‪:‬‬
‫ال تختلــف الوســائل يف رسعــة نقــل الخــرة فقــط ‪،‬بــل تتفــاوت يف مســتوى الخــرة املنقــول أيضً ــا وللتوضيــح ميكــن تقســيم‬
‫الخـرات إىل ‪:‬‬

‫• خربة مبارشة(فعلية) ‪:‬‬

‫ميارس املتعلم الخربة بنفسه ويف ظروفها الطبيعية‪.‬‬

‫• خربة شبه مبارشة (ممثلة) ‪:‬‬

‫يطلع عليها وال ميارسها ( العروض املرئية أو الصوتية‪ ،‬املقابالت‪ ،‬القصص‪ ،‬املعارض التوثيقية )‪.‬‬

‫• خربة غري مبارشة ( مجردة ) ‪:‬‬

‫يطلع عىل نتائجها ( النظريات‪ ،‬القوانني‪ ،‬اللوائح‪ ،‬املؤرشات )‪.‬‬

‫عــادة ال تقــدم الزيــارات خ ـرات عميقــة لكــن إن اتقــن تصميمهــا فســيمكنك ذلــك مــن الحصــول عــى مســتوى عميــق‬
‫مــن الخــرة يف فــرة وجيــزة نســبيًا‪.‬‬

‫فوائد الزيارات ‪:‬‬

‫للزيارات امليدانية فوائد عديدة إذا أحسن ترتيبها ومنها‪:‬‬

‫االنطالق من حيث انتهى اآلخرون‬ ‫‪١‬‬

‫التعرف على متطلبات النجاح‬ ‫‪٢‬‬

‫استكشاف التحديات ووسائل التعامل معها‬ ‫‪٣‬‬

‫اكتشاف األسرار غير المدونة للمشاريع ومنتهى طموح القائمين عليها‬ ‫‪٤‬‬

‫تكوين عالقات مثمرة‬ ‫‪5‬‬

‫بناء تحالفات تعزز موقعك في السوق‬ ‫‪6‬‬

‫تسويق جهتك وتعريف اآلخرين بأهدافك‬ ‫‪7‬‬

‫‪15‬‬
 ‫الوحدة األولى ‪:‬‬
‫االستعداد للزيارة‬
 ‫الوحدة األولى ‪:‬‬

‫االستعداد للزيارة‪:‬‬
‫هــذه املرحلــة تشــمل اإلج ـراءات التــي يحســن تنفيذهــا قبــل الــروع يف الزيــارة‪ ،‬وحســن اإلعــداد يرفــع مــن فاعليــة‬
‫الزيارة‪،‬كــا أنــه يحســن إدارة مواردكــم (الوقــت‪ ،‬املــال‪ ،‬الجهــد)‪ ،‬وال ينبغــي التقليــل مــن شــأن هــذه املرحلــة أبـ ًدا‪ ،‬وأول‬
‫هــذه اإلج ـراءات ‪:‬‬

‫أ‪ .‬تحديد أهداف الزيارة‪:‬‬

‫من النقاط املهمة إلطالق أي مبادرة وجود أهداف جيدة لها‪ ،‬وحتى تكون أهدافك جيدة تأكد من كونها‪:‬‬

‫االستعداد للزيارة‬
‫واقعية‬ ‫‪١‬‬

‫محددة‬ ‫‪٢‬‬

‫واضحة‬ ‫‪٣‬‬

‫طموحة‬ ‫‪٤‬‬

‫من أهداف الزيارات الميدانية ‪:‬‬

‫استيعاب آلية سير العمل في (مشروع ‪ /‬منظمة)‬ ‫‪١‬‬

‫تحديد عوامل نجاح (مشروع ‪ /‬منظمة)‬ ‫‪٢‬‬

‫اكتشاف سر تميز (مشروع ‪ /‬منظمة)‬ ‫‪٣‬‬

‫استكشاف أبرز التحديات التي واجهت إطالق (مشروع ‪ /‬منظمة)‬ ‫‪٤‬‬

‫استكشاف سبل التعاون مع (مشروع ‪ /‬منظمة)‬ ‫‪٥‬‬

‫اقتناص أفكار إبداعية لتطوير عمل (مشروع‪ /‬منظمة)‬ ‫‪٦‬‬

‫االطالع على األنماط القيادية واإلدارية (مشروع‪ /‬منظمة)‬ ‫‪7‬‬

‫‪18‬‬
 ‫األهداف‬
‫وفرق العمل‬
 ‫ب‪ .‬حصر الجهات المناسبة‪:‬‬
‫ال يكفــي أن تكــون أهدافــك طموحــة وواضحــة لتكــون زيارتــك مثمرة!ألنــك ســتحتاج إىل رشيــك مناســب يســاعدك يف‬
‫تحقيقهــا‪ ،‬وأول خطــوة للعثــور عــى هــذا الرشيــك هــي حــر أكــر قــدر ممكــن مــن الجهــات املناســبة؛ لتتســع دائــرة‬
‫االختيــار‪ ،‬وميكنــك الوصــل لهــذه الجهــات باالســتفادة مــن‪:‬‬

‫الخبراء في قطاع ما يعرفون ماال يعرفه الطارئ عليه‪ ،‬ويمكنهم إرشادك إلى الجهات‬
‫والشخصيات المناسبة لتحقيق أهدافك‪.‬‬ ‫أهل‬
‫الخبرة ‪:‬‬

‫العاملون في القطاع سواء السابقون أو الحاليون يعرفون بحكم مهامهم الجهات‬ ‫العاملون‬
‫المشابهة والمساندة لهم‪ ،‬وعادة لديهم قدرة جيدة على المفاضلة بين هذه الجهات‪.‬‬ ‫المميزون ‪:‬‬

‫االستعداد للزيارة‬
‫الشبكة العالمية يمكنك الوصول من خالل محركات البحث ومنصات التواصل االجتماعي لعدد كبير من‬
‫«االنترنت»‪ :‬الجهات واألشخاص(شكل‪.)3‬‬

‫تصدر عدد من الجهات اإلشرافية أدلة متخصصة تحوي معلومات أولية عن قطاع ما‪،‬‬ ‫األدلة‬
‫تعتبر هذه األدلة بداية جيدة للوصول للجهات المناسبة (جدول‪.)1‬‬ ‫المتخصصة‪:‬‬

‫الدليل‬
‫الناشر‬
‫عدد الجهات‬
‫دليل الجمعيات الخيرية لدول‬
‫المركز الدولي لألبحاث‬
‫يحدث يومي ًا‬ ‫مجلس التعاون الخليجي‬
‫والدراسات «مداد»‬
‫‪617‬‬ ‫وزارة الشؤون االجتماعية‬ ‫دليل الجمعيات الخيرية بالمملكة‬

‫‪45‬‬ ‫الخبرات الذكية‬ ‫دليل المؤسسات الوسيطة‬

‫‪95‬‬ ‫رابطة اإلعالم الهادف‬ ‫دليل المؤسسات اإلعالمية الهادفة‬

‫الجمعية السعودية لطب‬
‫‪46‬‬ ‫دليل الجمعيات‬
‫األسرة والمجتمع‬
‫الطبية الخيرية‬

‫‪20‬‬
 ‫أدوات‬
‫البحث‬
‫اإللكتروني‬
 ‫فكّر خارج الصندوق‬
‫فقد تجد جهات غري تقليدية ميكنك االستفادة منها‪.‬‬
‫مثــال ( منظمــة معنيــة باالستشــارات األرسيــة ميكنهــم زيــارة مركــز اســتقبال مكاملــات العمــاء «كــول ســنرت» لرشكــة‬
‫اتصــاالت أو مركــز الدعــم الفنــي ملؤسســة تقنيــة!)‬

‫بالتأكيــد لــن تتمكــن مــن زيــارة جميــع الجهــات املناســبة وهــذا ســيدفعك للمفاضلــة بينهــا‪ ،‬والعنــر التــايل ميكنــه‬
‫مســاعدتك يف ذلــك‪.‬‬

‫ج‪ .‬اختيار الجهة المناسبة‪:‬‬

‫يف هــذه املرحلــة ســتحاول اختيــار أنســب الجهــات التــي تأمــل أن تكــون زيارتــك لهــا أنفــع‪ ،‬وتتناســب مــع مــواردك‬

‫االستعداد للزيارة‬
‫(الوقــت‪ ،‬واملــال‪ ،‬والجهــد)‪ ،‬وللوصــول ألفضــل نتيجــة ميكنــك القيــام باإلجــراءات التاليــة‪:‬‬

‫تحديد المعايير الرئيسة‪:‬‬

‫فكــر مــع فريقــك مــا الــذي يجعــل جهــة مــا أقــدر عــى تحقيــق أهدافــك‪ ،‬ميكــن أن تكــون اإلجابــات بعــض االقرتاحــات‬
‫املذكــورة أدنــاه‪:‬‬

‫مؤسسية العمل‬ ‫تخصص المنظمة‬ ‫عمر المنظمة‬

‫سهولة الزيارة‬ ‫نوع المستفيدين‬ ‫أثر المنظمة‬

‫يفــرض أن تخــرج بعــد هــذا اإلج ـراء بأهــم ثالثــة أو خمســة معايــر‪ ،‬ستســتخدمها للمفاضلــة بــن الجهــات‪ ،‬وهــو مــا‬
‫ســيؤهلك لالنتقــال لإلج ـراء التــايل‪.‬‬

‫مالحظة‬
‫ينبغي أن تتذكر أهداف الزيارة عند صياغة املعايري‬

‫‪22‬‬
 ‫وضع أوزان للمعايير‪:‬‬
‫يف هــذا اإلج ـراء ســيتم إعطــاء كل معيــار مــن املعايــر الســابقة نســبة مــن مئــة‪ ،‬عــى أن يكــون مجمــوع هــذه النســب‬
‫مئــة‪ ،‬متثــل هــذه النســبة مــدى أهميــة املعيــار مقارنــة ببقيــة املعايــر‪ ،‬يوضــح ذلــك املثــال التــايل‪:‬‬

‫الوزن‬ ‫المعيار‬

‫‪%10‬‬ ‫عمر المنظمة‬

‫‪%30‬‬ ‫استهداف المنظمة لنفس شريحتنا‬

‫جودة المنتجات‬
‫‪%30‬‬

‫‪%15‬‬ ‫وجود أدلة ولوائح‬

‫‪%15‬‬
‫‪%15‬‬ ‫سهولة التواصل‬

‫‪%1٠٠‬‬ ‫المجموع‬

‫بنهايــة هــذا اإلجـراء ســيكون لديــك تصــور عــن املعايــر التــي ســتحاكم الجهــات عــى ضوئهــا‪ ،‬ومقــدار أهميــة كل معيــار‬
‫مــن هــذه املعايــر‪ ،‬وقبــل تطبيــق املعايــر عــى الجهــات يلزمــك القيــام باإلجـراء التــايل‪:‬‬

‫جمع المعلومات الرئيسة عن الجهات‪:‬‬

‫حتــى يكــون حكمــك دقيقًــا عــى الجهــات ســتحتاج لجمــع معلومــات رئيســية عنهــا لتســاعدك يف تقييمهــا؛ ميكنــك‬
‫الحصــول عــى هــذه املعلومــات مــن خــال‪ :‬املواقــع اإللكرتونيــة للجهــات‪ ،‬النـرات التعريفيــة‪ ،‬ســؤال املطلعــن واالتصــال‬
‫الهاتفــي أو اإللكــروين‪.‬‬
‫نجاحك يف هذه املهمة يجعلك قاد ًرا عىل القيام باإلجراء التايل‪.‬‬

‫‪23‬‬
 ‫المفاضلة الرقمية بين الجهات‪:‬‬
‫بداية يف هذا اإلجراء ستقوم بتقييم الجهات بدرجة من عرشة حسب املعايري التي حددناها يوضحه املثال التايل‪:‬‬

‫االبتكار‬ ‫االنفتاح‬ ‫جودة‬ ‫استهدافها‬ ‫عمر‬ ‫المعيار‬

‫واإلبداع‬ ‫على اآلخرين‬ ‫المنتجات‬ ‫لشريحتنا‬ ‫المنظمة‬ ‫المنظمة‬

‫‪4‬‬ ‫‪٨‬‬ ‫‪4‬‬ ‫‪10‬‬ ‫‪٦‬‬ ‫منظمة س‬

‫تفعيل أوزان للمعايير‪:‬‬

‫لكــون املعايــر ليســت متســاوية يف األهميــة؛ لــذا ســنقوم بحســاب الدرجــات الســابقة حســب أهميتهــا‪ ،‬يوضــح ذلــك املثــال‬

‫االستعداد للزيارة‬
‫أدناه‪:‬‬

‫االبتكار‬ ‫االنفتاح على‬ ‫جودة‬ ‫استهدافها‬ ‫عمر‬ ‫المعيار‬

‫واإلبداع‬ ‫اآلخرين‬ ‫المنتجات‬ ‫لشريحتنا‬ ‫المنظمة‬ ‫المنظمة‬

‫‪%15‬‬ ‫‪%15‬‬ ‫‪%30‬‬ ‫‪%30‬‬ ‫‪%١0‬‬ ‫الوزن‬

‫‪4‬‬ ‫‪٨‬‬ ‫‪4‬‬ ‫‪10‬‬ ‫‪٦‬‬ ‫التقييم‬
‫‪0.15×4‬‬ ‫‪0.15×8‬‬ ‫‪0.3×4‬‬ ‫‪0.3×10‬‬ ‫‪01 ×6‬‬ ‫التقييم‬
‫‪0.6‬‬ ‫‪1.2‬‬ ‫‪1.2‬‬ ‫‪3‬‬ ‫‪0.6‬‬ ‫الموزون‬

‫‪٦٠٦‬‬ ‫المجموع‬

‫طبــق الخطــوات الســابقة عــى الجهــات املرشــحة‪ ،‬ثــم رتبهــا حســب املجمــوع الناتــج‪،‬مل يبــق عــى اختيــار الجهــات‬
‫األنســب إال الخطــوة التاليــة‪:‬‬

‫‪24‬‬
 ‫المراجعة الحدسية للنتائج‪:‬‬
‫لألســف قــد تعطــي األرقــام أحيانًــا نتائــج مضللــة؛ ناقــش مــع فريقــك النتائــج التــي توصلتــم لهــا‪ ،‬هــل هنــاك نتائــج غــر‬
‫منطقيــة تحتــاج تدخ ـاً منكــم‪ ،‬فعــى ســبيل املثــال قــد ترغــب مــع فريقــك بزيــارة ثالثــة جهــات‪ ،‬وقــد تكــون نتائــج‬
‫التقييــم الســابق جعلــت املراكــز الثــاث األوىل لجهــات متشــابهة! تغنــي زيــارة واحــدة منهــا عــن البقيــة‪ ،‬أو قــد تكــون‬
‫الجهــة ذات الرتتيــب الرابــع يف نفــس مدينــة الجهــة ذات املركــز األول! مــا يوفــر عليكــم مشــقة الســفر‪.‬‬

‫راجــع النتائــج مــع فريقــك وال مانــع مــن العــودة للخطــوات الســابقة إن اكتشــفتم خلـاً يســتدعي ذلــك‪ ،‬ميكنكــم إضافــة‬
‫معايــر أو تعديــل أوزان إن لــزم األمــر‪.‬‬

‫ترتيب الجهات حسب األولوية‪:‬‬

‫أنــت اآلن جاهــز إلعــداد قامئــة بالجهــات التــي ترغــب زيارتهــا مرتبــة حســب األولوية‪،‬بنــاء عــى محصلــة األرقــام التــي‬
‫نتجــت ونتيجــة مراجعتكــم الحدســية لهــا‪ ،‬ميكنكــم اآلن التنســيق مــع الجهــات ذات األولويــة‪ ،‬علـ ًـا أنكــم قــد ال تتمكنــون‬
‫مــن زيــارة الجهــات األفضــل لظــروف خارجــة عــن إرادتكــم لكنكــم ســتنتقلون للجهــات التــي تليهــا يف األفضليــة‪.‬‬

‫ينظم ( نموذج ‪ ) ٢‬عملية ترتيب الجهات حسب األولوية‬ ‫راجع النموذج‬

‫د‪ .‬التواصل مع الجهات‪:‬‬

‫إن تحديــدك للجهــات املناســبة ال يعنــي أن املوضــوع انتهــى؛ فســتحتاج للتواصــل معهــا لرتتيــب أمــور الزيــارة‪ ،‬ونقــرح‬
‫عليــك التــايل ‪:‬‬

‫‪25‬‬
 ‫اختيار الوسيلة المناسبة للتواصل‪:‬‬
‫هنــاك العديــد مــن وســائل التواصــل منهــا ‪ :‬الهاتــف‪ ،‬الربقيــة‪ ،‬الناســوخ‪،‬الربيد التقليــدي (العــادي أو املســجل)‪ ،‬الربيــد‬
‫اإللكــروين‪ ،‬منصــات التواصــل االجتامعــي (تويــر‪ ،‬فيــس بــوك‪ ،)...‬املوقــع اإللكــروين الرســمي‪ ،‬التواصــل الشــخيص‪،‬أنظمة‬
‫خدمــة العمــاء‪ ،‬ولــكل جهــة وســيلتها األكــر فاعليــة‪.‬‬

‫مــن الجيــد اختيــار الوســيلة األمثــل للتواصــل مــع كل جهــة‪ ،‬والتــي بالتأكيــد ســتختلف باختــاف الجهــة‪ ،‬ميكنــك تحديــد‬
‫الوســيلة املثــى مــن خــال الســؤال‪ ،‬أو مــن خــال التجربــة‪ ،‬أو بالحــدس أحيانًــا‪ ،‬املهــم أن تتواصــل مــع الجهــة بالوســيلة‬
‫األنســب لهــم ال الوســيلة األنســب لــك؛ عــادة مــا متكنــك الوســيلة املثــى مــن التواصــل مــع صاحــب الصالحيــة بشــكل‬
‫مبــارش أو شــبه مبــارش‪ ،‬وال يتأخــر الــرد بواســطتها كثـ ًرا‪ ،‬وغال ًبــا مــا تخضــع لنــوع مــن أنــواع األرشــفة أو التوثيــق‪.‬‬

‫االستعداد للزيارة‬
‫التواصل المبدئي‪:‬‬
‫بدايــة يفضــل أن تقــوم بعمليــة تواصــل مبــديئ دون خــوض يف التفاصيــل‪ ،‬معرفًــا بنفســك ومبنظمتــك بصــورة مختــرة‪،‬‬
‫وتعــرض فيهــا رغبتــك القيــام بزيــارة لهــم مبينــا األهــداف الرئيســة لزيارتــك‪ ،‬قــد ال يكــون مــن املناســب يف هــذه املرحلــة‬
‫الدخــول يف التفاصيــل كجــدول الزيــارة وأســاء األشــخاص الذيــن ترغــب مبقابلتهــم‪ ،‬واألنشــطة التــي ترغــب االطــاع عليهــا‬
‫فقــد تكــون التفاصيــل ســب ًبا العتــذار الجهــة املضيفــة‪ ،‬أو تأخــر املوافقــة‪.‬‬

‫احــرص عــى أخــذ موافقــة مبدئيــة‪ ،‬وأجــب عــن استفســاراتهم إن كان لديهــم استفســارات‪ ،‬ويف حــال وجــود موافقــة‬
‫اطلــب التواصــل املبــارش مــع املســئول عــن موضــوع الزيــارة‪.‬‬

‫را بجهتــك وطل ًبــا‬

‫تفضــل العديــد مــن الجهــات بعــث خطــاب رســمي لهــم؛ ينبغــي أن يحــوي خطابــك تعري ًفــا مخت ـ ً‬
‫رصي ًحــا بزيارتهــم‪ ،‬واألهــداف الرئيســة للزيــارة‪ ،‬والفــرة املقرتحــة للزيــارة‪ ،‬احــرص عــى الحصــول عــى رد رســمي بقبــول‬
‫الزيــارة‪.‬‬

‫مالحظة‬
‫الحصول عىل موافقة رسمية من جهة عليا يسهل لك العديد من اإلجراءات التالية‪.‬‬

‫‪26‬‬
 ‫يقدم ( نموذج ‪ ) ٣‬صيغة قياسية لخطابك ‪.‬‬ ‫راجع النموذج‬

‫االتفاق على تفاصيل الزيارة‪:‬‬

‫بعد الحصول عىل املوافقة‪ ،‬يلزمك االتفاق عىل التفاصيل مع منسق الجهة املضيفة ومنها‪:‬‬

‫النماذج أو الوثائق التي ترغب الحصول عليها‬ ‫مكان الزيارة‬ ‫مدة الزيارة‬ ‫توقيت الزيارة‬
‫األنشطة التي ترغب االطالع عليها‬ ‫الشخصيات التي ترغب في مقابلتها‬ ‫جدول العمل‬

‫اختيار الموعد المناسب‬

‫تجنب‬ ‫احرص على‬

‫نهاية األسبوع ‪ -‬ماقبل وبعد اإلجازات الرسمية مباشرة ‪ -‬بعد نهاية الدوام الرسمي‬ ‫األيام النشطة‬

‫مواسم ركود العمل ‪ -‬فترات إعداد الخطط والموازنات‬ ‫وجود أنشطة‬

‫مقابلة شخصيات جديدة ‪ -‬بعيدة عن مجريات العمل‬ ‫وجود الشخصيات المميزة‬

‫مواعيد الحجوزات الضيقة ‪ -‬جداول العمل التى ال تسمح لك بالراحة الضرورية‬ ‫موعد مريح لك‬

‫اللقاءات خارج وقت العمل ‪ -‬مواسم ذروة العمل ‪ -‬التنسيق المتأخر‬ ‫موعد مريح لمضيفك‬

‫‪27‬‬
 ‫هـ‪ .‬التحضير للزيارة‪:‬‬
‫جمع معلومات تفصيلية عن الجهة‪:‬‬
‫احــرص عــى التعــرف عــى الجهــة التــي ســتزورها ؛ لتتمكــن مــن الحصــول عــى أقــى فائــدة مــن الزيــارة‪ ،‬ومــن املعلومات‬
‫التــي يحســن معرفتها ‪:‬‬
‫• رؤية ورسالة وأهداف املنظمة‪.‬‬
‫• أبرز الشخصيات املميزة يف املنظمة ومجاالت متيزهم‪.‬‬
‫• امليزة التنافسية للمنظمة‪.‬‬
‫• أبرز تجارب املنظمة يف السابق‪.‬‬
‫• أنشطة املنظمة الحالية‪.‬‬
‫جمعك للمعلومات السابقة سيمكنك من تحديد «ما» األسئلة التي ستطرحها وعىل «من» ‪.‬‬

‫االستعداد للزيارة‬
‫تحديد األسئلة التي ترغب بطرحها‪:‬‬
‫راجــع أهــداف الزيــارة‪ ،‬وتأمــل نقــاط التميــز يف املنظمــة املــزورة‪ ،‬تأمــل تجاربهــا الناجحــة والتحديــات التــي مــرت بهــا‪،‬‬
‫ودون أبــرز التســاؤالت التــي تحقــق أهدافــك‪ ،‬أحــرص أن تكــون أســئلتك‪:‬‬
‫غير محرجة‬ ‫متسلسلة‬ ‫مركزة‬ ‫عميقة‬ ‫لبقة‬ ‫واضحة‬

‫تحديد جدول الزيارة‪:‬‬

‫جــدول الزيــارة هــو الوثيقــة التــي تنظــم ســر اللقــاء مــن حيــث املواضيــع التــي ســتناقش‪ ،‬والوقــت املحــدد لــكل محــور‪،‬‬
‫وترتيــب هــذه املحــاور‪ ،‬ميكنــك االســتفادة مــن املداخــل التاليــة يف تقســيم محــاور جــدول الزيــارة‪:‬‬

‫مايض‪ ،‬حارض‪ ،‬مستقبل‪.‬‬ ‫التقسيم الزمني‬

‫التخطيط‪ ،‬التمويل‪ ،‬التنظيم واملوارد البرشية‪ ،‬التنفيذ‪ ،‬التوجيه والرقابة‪.‬‬ ‫التقسيم الموضوعي‬

‫التأسيس‪ ،‬التوسع‪.‬‬ ‫التقسيم المقارن‬

‫القضايا األهم أوالً ثم التي تليها‪.‬‬ ‫التقسيم حسب األولوية‬

‫مدخالت‪ ،‬عمليات‪ ،‬مخرجات‪.‬‬ ‫التقسيم النظمي‬

‫‪28‬‬
 ‫ينظم ( نموذج ‪ ) 4‬عملية إعداد جدول عمل الزيارة‬ ‫راجع النموذج‬

‫مالحظة‬
‫ماذا تفعل إذا كان وقت الزيارة ال يكفي ملناقشة املواضيع التي تحتاج؟‬
‫ميكنك‪ ،‬االستفادة من أحد الخيارات التالية‪:‬‬
‫أ‪ .‬حذف املواضيع األقل أهمية‪.‬‬
‫ب‪.‬ترتيب املواضيع حسب األولوية‪.‬‬
‫ج‪ .‬تقسيم فريقك إىل قسمني أو أكرث يناقش كل فريق جزءا من املواضيع مع املعنيني به‪.‬‬

‫تحديد فريق الزيارة‪:‬‬

‫بعد تحديد جدول الزيارة‪ ،‬يلزمك تحديد فريق الزيارة‪ ،‬تساعدك األسئلة التالية عىل تحديد فريق الزيارة‪:‬‬
‫• ما األسئلة التي ستبحث الزيارة عن إجابات لها؟ (سبق تحديدها)‪.‬‬
‫• ما التخصصات املناسبة للمواضيع التي ستناقش؟‬
‫• من سيقابلنا هناك؟‬
‫• ما السامت الشخصية التي ينبغي توفرها يف أعضاء الفريق؟‬
‫• ما األعامر املناسبة للفريق الزائر؟‬
‫• ما املهام املساندة التي يحتاجها فريق الزيارة؟‬
‫• ما العدد املناسب لتشكيل الفريق؟‬

‫تحديد مسؤوليات الفريق‪:‬‬

‫هناك مسؤوليات رئيسة عادة ما تكون يف الفريق الزائر ومنها‪:‬‬
‫الدور‬
‫المسمى‬
‫اإلشراف على تحقيق أهداف الزيارة‪.‬‬ ‫رئيس الفريق‬
‫كتابة محاضر اللقاءات‪ ،‬وتدوين الملحوظات‪.‬‬ ‫مقرر‬

‫يقوم الميسر بإدارة الحوار ومحاولة الوصول للمعرفة المطلوبة‪.‬‬ ‫ميسر‬

‫عضو فريق‬
‫عادة ما يكون العضو أحد المعنيين بالقضايا محل النقاش‪.‬‬

‫‪29‬‬
 ‫مالحظة‬
‫ميكن أن يقوم شخص بأكرث من مسؤولية عند الحاجة‪.‬‬

‫إكمال ترتيبات السفر ‪:‬‬

‫ال تهمل هذه النقطة! فقد تفشل زيارتك بسببب تأخرك يف إجراء بسيط كاإلجراءات التالية‪:‬‬

‫االستعداد للزيارة‬
‫• حجز وسيلة املواصالت‪.‬‬
‫• حجز مقر مناسب للسكن‪.‬‬
‫• إكامل اإلجراءات الرسمية إن وجدت‪.‬‬
‫• ترتيب وسيلة مواصالت مناسبة عند الوصول‪.‬‬
‫• تجهيز األدوات الالزمة‪( .‬انظر شكل ‪)٧‬‬
‫• إرسال ما تحتاجه الجهة املزروة قبل الزيارة بزمن كاف (أهداف الزيارة‪،‬جدول الزيارة‪ ،‬أسامء الفريق‪ ،‬الشخصيات‬
‫التي ترغبون اللقاء بها‪ ،‬األنشطة التي ترغبون املشاركة فيها‪.)...‬‬
‫• إبالغ املشاركني يف الزيارة بالتفاصيل قبل الزيارة بزمن كاف‪.‬‬
‫• العناوين ومعلومات االتصال املهمة‪.‬‬
‫• التأكيد عىل الجهة املزورة‪.‬‬
‫• خطة بديلة (حاول توقع املعوقات التي قد تقع وفكر مسبقًا يف الترصف الذي ينبغي عليك القيام به)‪.‬‬

‫مالحظة‬
‫احرص عىل التواصل املبارش مع رئيس فريق الجهة املزورة وتأكد من استيعابه ملا تريدونه منه‪.‬‬

‫‪30‬‬
‫أحضرها‬
‫معك‬
‫الوحدة الثانية ‪:‬‬
‫تنفيذ الزيارة‬
 ‫الوحدة الثانية ‪:‬‬

‫نتوقــع أنــك بذلــت جهـ ًدا مشــكو ًرا للقيــام باإلجـراءات الســابقة‪ ،‬وقبــل املواصلــة لدينــا معلومتــان لــك‪ ،‬األوىل قــد تزعجــك‬
‫وهــي‪ :‬أن وقــت الراحــة مل يحــن بعــد! فــا زلنــا نحتــاج املزيــد مــن الجهــد واملثابــرة ‪ ،‬أمــا املعلومــة األخــرى فرائعــة‪ :‬وهــي‬
‫أن أي جهــد بــذل يف الســابق ســتجد أثــره بشــكل ملحــوظ يف هــذه املرحلــة‪ ،‬لــذا ســنناقش يف هــذه الوحــدة اإلج ـراءات‬
‫واملهــارات التــي تحتاجهــا أثنــاء تنفيــذ الزيــارة؛ نتمنــى أن تجــد فيــه إشــارات تجعــل زيارتــك أكــر فاعليــة‪.‬‬

‫أ‪.‬وسائل الحصول على الخبرة‪:‬‬

‫رزقنــا اللــه خمــس حــواس وزاد آخريــن حاســة سادســة‪ ،‬ومــا أجمــل أن نســتثمر مــا حبانــا اللــه بــه لتحقيــق رضــاه‪ ،‬لــذا‬
‫فنحــب أن ننبهــك إىل عــدد مــن الوســائل التــي ينبغــي أن تســتثمرها يف زيارتــك‪:‬‬

‫• االستامع‪:‬‬
‫احــرص عــى اإلنصــات ملــا يــدور أثنــاء النقاشــات فقــد خلــق اللــه لــك أذنــن اثنتــن ولســانًا واح ـ ًدا لتســتمع أكــر مــا‬

‫تنفيذ الزيارة‬
‫تتحــدث‪ ،‬أنصــت لكبــار العاملــن وصغارهــم ‪ ،‬وألخصائيــي العالقــات العامــة والفنيــن‪ ،‬وال تفــوت فرصــة االســتامع‬
‫للمســتفيدين متــى مــا أمكنــك ذلــك‪ ،‬أبــد تفاعلــك واهتاممــك ملــا يقــول املتحــدث فذلــك يحفــزه ملزيــد مــن التعمــق‬
‫والتفصيــل‪.‬‬

‫• السؤال‪:‬‬
‫أ‪.‬السؤال املبارش‪:‬‬
‫الســؤال املبــارش وســيلة رئيســة للوصــول للمعلومــات التــي تبحــث عنهــا‪ ،‬كــا ميكنــك اســتخدامه إلعــادة مســار الحديــث‬
‫لدائــرة اهتامماتــك متــى مــا حــاد الحديــث عنهــا‪ ،‬احــرص عــى طــرح أســئلتك يف الوقــت املناســب وعــى الشــخص املناســب‬
‫وبصياغــة مناســبة‪ ،‬احــرص أن تكــون أســئلتك واضحــة‪ ،‬ولبقــة‪ ،‬و تجنــب األســئلة املركبــة مــن أكــر مــن ســؤال أو التــي‬
‫تحــوي مفــردات غــر مفهومــة (أجنبيــة‪ ،‬عاميــة‪ ،‬تخصصيــة ج ـ ًدا) ‪ ،‬ســتجد يف الجــدول التــايل بعــض أنــواع األســئلة التــي‬
‫ميكنــك اســتخدامها‪:‬‬

‫‪34‬‬
 ‫طبيعة السؤال‬
‫المسمى‬ ‫الدور‬
‫هل األفضل الشراء أم االستئجار؟‬ ‫له إجابات محددة‬ ‫مغلق‬

‫ما أسباب نجاح المشروع (س)؟‬ ‫له إجابات غير محددة‬ ‫مفتوح‬

‫ماذا تقصد بـ (‪ )...‬؟‬ ‫يشرح أم ًرا لم يتضح‬ ‫توضيح‬

‫لو حدثتنا بتفصيل أكثر عن ( ‪)..‬‬ ‫يقدم المزيد من المعلومات حول الموضوع‬ ‫إسهاب‬

‫ما الذي يؤيد استنتاجاتك؟‬ ‫يؤكد المعلومات التي حصلت عليها‬ ‫تدعيم‬

‫ما أبرز ثالث تحديات واجهتكم أثناء مرحلة التأسيس؟‬ ‫تأملي‬

‫يدفع للتفكير العميق‬

‫مالحظة‬

‫‪ -‬دون األسئلة الرئيسة مسبقًا‪.‬‬

‫‪ -‬اطرح أسئلتك عىل الشخصيات املناسبة‪.‬‬
‫‪ -‬اطرح أسئلتك يف الوقت املناسب‪.‬‬
‫‪ -‬صغ أسئلتك بصورة واضحة ومحددة‪.‬‬
‫‪ -‬تجنب األسئلة الحساسة»صغها بصورة مطمئنة»‪.‬‬
‫‪ -‬احرص عىل األسئلة العميقة‪.‬‬
‫‪ -‬ال مانع من طرح األسئلة املهمة أكرث من مرة وعىل أكرث من شخص وبأكرث من طريقة‪.‬‬
‫‪ -‬سجل األسئلة الطارئة واطرحها يف الوقت املناسب‪.‬‬

‫‪35‬‬
 ‫ب‪ .‬السؤال غري املبارش‪:‬‬
‫ملــا أراد النبــي صــى اللــه عليــه وســلم يف غــزوة بــدر أن يعــرف عــدد املرشكــن؛ ســأل أحــد رعاتهــم عــن عــدد اإلبــل‬
‫التــي ينحرونهــا كل يــوم‪ ،‬فذكــر الراعــي أنهــا بــن التســع والعــر ؛فعلــم النبــي صــى اللــه عليــه وســلم أن عددهــم بــن‬
‫التســعامئة واأللــف‪ ،‬قــد يكــون الســؤال عــن بعــض األمــور مزع ًجــا للمســتضيف لكنــه مهــم لــك كبعــض التفاصيــل املاليــة‬
‫أو القانونيــة أو الفنيــة؛ فهنــا فكــر يف طــرح أســئلة غــر مبــارشة متكنــك مــن الوصــول ملبتغــاك دون إح ـراج اآلخريــن أو‬
‫إثــارة حساســيتهم‪.‬‬
‫عــى ســبيل املثــال ميكنــك بــدل ســؤال شــخص عــن مرتبــه‪ ،‬أن تســأل عــن نســبة األجــور يف املوازنــة‪ ،‬ثــم ميكنــك الســؤال‬
‫عــن عــدد العاملــن‪ ،‬وهنــا ميكنــك اســتنتاج متوســط األجــور إذا كنــت تعــرف موازنــة املــروع‪.‬‬

‫• املشاهدة‪:‬‬
‫تؤكــد الدراســات عــى أن اإلنســان يتعلــم مــن املشــاهدة أكــر مــا يتعلــم مــن الســاع املجــرد‪ ،‬وهــو مــا يؤكــد عــى‬
‫أهميــة القيــام بجــوالت ميدانيــة مدروســة أثنــاء الزيــارة وإىل اختيــار مواعيــد زيــارة أثنــاء ســاعات العمــل الرســمي‪ ،‬ويف‬
‫مواســم نشــطة‪ ،‬وبالقــرب مــن مياديــن التنفيــذ لتتمكــن مــن حضــور الفعاليــات القامئــة‪.‬‬

‫• املعايشة‪:‬‬
‫تؤكــد الدراســات العلميــة أيضً ــا إ أن اإلنســان يتعلــم مــن املامرســة أكــر مــا يتعلــم مــن املشــاهدة‪،‬لذا فــا أجمــل أن‬
‫تجعــل ضمــن جــدول الزيــارة منش ـطًا يتيــح لــك مشــاركة العاملــن فيــه‪ ،‬احــرص عــى اختيــار مهــام مناســبة ال تســبب‬
‫لهــم حر ًجــا وال تعطــل أعاملهــم‪ ،‬وال تعرضــك ملخاطــر صحيــة أو أمنيــة‪ ،‬احــرص أن يكــون هنــاك متســع مــن الوقــت يف‬
‫زيارتــك لتســتمتع باملشــاركة العمليــة‪ ،‬وميكنــك مضاعفــة الفائــدة لــو اســتطعت أن يشــارك كل واحــد مــن فريقــك يف‬
‫منشــط مختلــف‪.‬‬

‫تنفيذ الزيارة‬
‫• االطالع عىل الوثائق‪:‬‬
‫تعــد وثائــق العمــل يف الجهــات املؤسســية كنـ ًزا معلوماتيًــا‪ ،‬يتيــح لــك فهــم العمــل بشــكل مفصــل؛ فمــن خــال تحليــل‬
‫البيانــات ميكــن التوصــل إىل معايــر ومــؤرشات مرجعيــة تفيــدك كثـ ًرا يف تصميــم عملــك‪ ،‬غالبًــا مــا تتحفــظ الجهــات عــى‬
‫الكثــر مــن وثائقهــا خوفًــا مــن إســاءة اســتخدامها‪ ،‬اطلــب مــا تحتــاج بشــكل مبــارش ووضــح الهــدف مــن طلبهــا‪ ،‬وأكــد‬
‫عــى أنــك لــن تســتخدمها ألغـراض أخــرى‪ ،‬فــإن رفــض طلبــك فتفهــم ذلــك وخفــض مســتوى طلباتــك للمســتوى املقبــول‬
‫لديهــم‪.‬‬

‫• املنتجات التسويقية‪:‬‬
‫ســتكون املنتجــات التســويقية أول وســيلة تقابلــك يف رحلتــك‪ ،‬بــدء مــن املوقــع اإللكــروين فالتصميــم الخارجــي و الداخــي‬
‫للجهــة مــرو ًرا باملطبوعــات التعريفيــة واملعــارض الداخليــة وانتهــاء بالهدايــا التذكاريــة‪ ،‬هــذا الكــم مــن املنتجــات صمــم‬
‫ليثــر إعجــاب املعنيــن باملؤسســة ولريســم صــورة محــددة لديهــم‪ ،‬ميكنــك بالنظــر العميــق لهــذه املنتجــات اكتشــاف قيــم‬
‫و ثقافــة ومعايــر املنظمــة‪ ،‬ورمبــا أكــر مــن ذلــك‪.‬‬

‫‪36‬‬
 ‫كيف‬
‫تتعامل مع‬
‫الملحوظات‬
 ‫ب‪.‬إدارة جدول الزيارة‪:‬‬

‫مالحظة‬
‫قبل اللقاء‪:‬‬
‫راجع أهداف الزيارة مع فريقك‪.‬‬
‫أعد النظر مع فريقك يف األسئلة التي تنوون البحث عن إجاباتها‪.‬‬
‫راجع مع فريقك مهامهم ومسؤولياتهم‪.‬‬
‫تأكد من إحضار األدوات والتجهيزات الالزمة ومن كونها تعمل بصورة سليمة‪.‬‬

‫‪ -‬احرص على شيء من المالطفة في بداية الزيارة‪.‬‬

‫‪ -‬عرف بنفسك وبفريقك وبمنظمتك‪.‬‬
‫‪ -‬اطلب التعرف على المستضيفين‪.‬‬
‫‪ -‬ذكر الحاضرين بأهداف الزيارة‪.‬‬

‫تنفيذ الزيارة‬
‫‪ -‬استعرض جدول الزيارة‪.‬‬
‫‪ -‬اطلب البدء بتنفيذ جدول الزيارة بلباقة‪.‬‬
‫‪ -‬احرص على ضبط الوقت قدر اإلمكان‪.‬‬
‫‪ -‬تأكد من قيام موثق الزيارة بدوره‪.‬‬
‫‪ -‬أنصت وتجنب المقاطعات‪.‬‬
‫‪ -‬احرص على السماع من أكثر من شخص‪.‬‬
‫‪ -‬اطرح أسئلتك في الوقت المناسب‪.‬‬
‫‪ -‬اطلب مشاهدة الوضع على الطبيعة‪.‬‬
‫‪ -‬جرب معايشة البرامج القائمة‪.‬‬
‫‪ -‬اطلب نماذج مما قد تحتاج إليه‪.‬‬
‫‪ -‬تواصل مع العاملين والمستفيدين‪.‬‬
‫‪ -‬في ختام الزيارة اشكر المستضيفين على تقبلهم للزيارة‪.‬‬
‫‪ -‬قدم لهم الهدايا التذكارية إن كان ذلك مناس ًبا‪.‬‬

‫‪38‬‬
 ‫ج‪ .‬إدارة الحوار‪:‬‬
‫• أنصت للمتحدث وتجنب املقاطعات غري املدروسة‪.‬‬
‫• دون األفكار وامللحوظات التي متر عليك‪.‬‬
‫• حارص االستطرادات غري املفيدة‪.‬‬
‫• اطرح األسئلة املهمة أكرث من مرة وبأكرث من طريقة وعىل أكرث من شخص‪.‬‬
‫• مارس الدور املناسب أثناء الحوار‬

‫متى يستخدم؟‬
‫المستوى‬
‫أدوار المحاور الرئيسة‬
‫وقت ضيق ‪ -‬البحث عن معلومات محددة ‪ -‬خبرة جيدة‬
‫بالموضوع‬ ‫عالي‬
‫التوجيه‬
‫( مستوى السيطرة على مسار الحديث )‬
‫خبرة ضعيفة بالموضوع ‪ -‬متسع من الوقت ‪ -‬الحاجة‬ ‫منخفض‬
‫لمعلومات عامة عن الموضوع‬

‫وقت ضيق ‪ -‬معلومات منخفضة األهمية ‪ -‬جدول عمل‬

‫مزدحم‬ ‫عالية‬ ‫السرعة‬
‫( الزمن المعطى لمناقشة عنصر )‬
‫متسع من الوقت ‪ -‬معلومات جوهرية‬ ‫منخفضة‬

‫معلومات جوهرية ‪ -‬معلومات غير متاحة في مكان آخر‬ ‫عالي‬ ‫التركيز‬

‫(مستوى التفاصيل المذكورة عن العنصر )‬
‫منخفض معلومات مكررة ‪ -‬غير جوهرية ‪ -‬متاحة في أماكن أخرى‬

‫‪39‬‬
 ‫• تعامل بحكمة مع بعض التحديات التي قد تواجهك أثناء الحوار‪ ،‬ومنها‪:‬‬

‫أساليب مقترحة‬ ‫التحدي‬

‫‪ -‬اطرح أسئلة استيضاحية (كيف؟ متى؟ مثِّل؟ لماذا؟)‪.‬‬ ‫كالما‬

‫ً‬ ‫المتحدث يكرر‬
‫‪ -‬اطرح أسئلة تأملية (ما أبرز ‪ 3‬أسباب لـ‪..‬؟‪ ،‬ما العامل األبرز لـ ‪..‬؟)‪.‬‬ ‫إنشائ ًيا‬

‫‪ -‬بين أهمية هذه المعلومات لمؤسستك‪ ،‬وأنك لن تسيء استخدامها‪.‬‬

‫المتحدث يتحفظ على‬
‫‪ -‬أسأل أسئلة ذكية تستنتج منها‪ ،‬هذه المعلومات‪.‬‬
‫معلومات جوهرية‬
‫شخصا آخر‪.‬‬
‫ً‬ ‫‪ -‬أسأل عنها‬

‫‪ -‬بين أهمية هذه المعلومات لمؤسستك‪ ،‬وأنك لن تسيء استخدامها‪.‬‬

‫‪ -‬أكد على أثر هذه المعلومات في تطوير مؤسستك‪ ،‬وعلى األجر المترتب‬ ‫المتحدث يتسم‬
‫على استفادتكم منها‪.‬‬ ‫بالتواضع وهضم الذات‬
‫‪ -‬اسأل أسئلة تدفعه لإلسهاب‪.‬‬
‫‪ -‬اجعله يتكلم عن جهود اآلخرين ال جهوده‪.‬‬

‫تنفيذ الزيارة‬
‫المتحدث غير ملم‬
‫أطلب بطريقة لبقة مقابلة شخص أو أشخاص أقدر منه على نقل الخبرة‪.‬‬ ‫بتفاصيل العمل‬

‫‪ -‬اسأل أسئلة تعيده للموضوع (توجيه عالي)‬ ‫المتحدث يستطرد في‬

‫‪ -‬اسأل أسئلة مغلقة‪.‬‬ ‫مواضيع ال تهمك‬

‫أسأل أسئلة تتطلب تدعيم مزاعمه بلباقة وذكاء‪.‬‬ ‫المتحدث يذكر أشياء غير‬
‫مقنعة‬

‫‪40‬‬
 ‫د‪.‬تسجيل الملحوظات‪:‬‬
‫• أي الطرق أفضل‪:‬‬
‫يختلــف النــاس يف الخيــار الــذي يفضلونــه لتســجيل املعلومــات‪ ،‬ففــي الوقــت الــذي يفضــل البعــض فيــه تســجيل رؤوس‬
‫نقــاط يف كراســةـ نجــد آخريــن يفضلــون توثيــق الزيــارة بالفيديــو‪ ،‬أو صوت ًيــا‪ ،‬وقــد تجــد مــن يفضــل اســتخدام الرســوم‬
‫لتوثيــق مشــاهداته‪ ،‬اخــر الوســيلة التــي تتقنهــا مراعيًــا طبيعــة الزيــارة وأهدافهــا‪ ،‬علـ ًـا أنــه ميكنــك الجمــع بــن أكــر مــن‬
‫وســيلة‪ ،‬لكــن تجنــب الوســائل التــي قــد تثــر حساســية مضيفــك ومتنعــه مــن االسرتســال يف منــح الخــرة‪.‬‬
‫• بني االختصار والتفصيل‪:‬‬
‫نظريًــا األمــر ســهل حيــث ميكننــا القــول‪« :‬تجنــب االختصــار املخــل و التفصيــل املمــل» أمــا عمل ًيــا فالتفريــق بينهــا قــد‬
‫يصعــب‪ ،‬لكــن إن كانــت أســئلة الزيــارة كتبــت بعنايــة فيمكننــا القــول أن أي معلومــة تســاعدنا يف اإلجابــة عــى أســئلتنا‬
‫مهمــة ومــا عداهــا فغــر مهــم‪.‬‬
‫• بني الرسعة والدقة‪:‬‬
‫قــد تتفاجــأ بســيل مــن املعلومــات أثنــاء الزيــارة مــا يجعلــك تعيــش تحديــا يف تدويــن مــا يــرد كــا يجــب‪ ،‬ويف مثــل‬
‫هــذه الحــاالت ميكنــك اللجــوء للوســائل التــي تزيــد رسعــة ودقــة التدويــن كالتســجيل الصــويت‪ ،‬أو التصويــر الثابــت أو‬
‫املتحرك‪،‬ومــن املهــم مراجعــة ملحوظاتــك قبــل انتهــاء الزيــارة لتتــدارك أي قصــور ناتــج عــن الرسعــة أو الدقــة‪ ،‬كــا أن‬
‫وجــود أكــر مــن مــدون قــد يقلــل مــن أثــر هــذه املشــكلة‪ ،‬معرفتــك باملعلومــات املتاحــة يف موقــع أو مطبوعــات مضيفــك‬
‫قــد يخفــف ضغــط تدويــن املعلومــات‪.‬‬
‫• جهز قوالب مسبقة لتدوين املعلومات‪:‬‬
‫وجــود قوالــب مصممــة مســبقًا يســاعد يف عمليــة التدويــن ويف عمليــة التحليــل ويقلــل مــن احتامليــة فقــدان املعلومــات؛‬
‫لــذا احــرص عــى تطويــر منــاذج مناســبة لتســجيل ملحوظاتــك‪.‬‬
‫• اعد صياغة ملحوظاتك بصورة واضحة ودقيقة يف أقرب فرصة‪:‬‬
‫مــن املهــم إعــادة صياغــة ملحوظاتــك بالصــورة املناســبة للتقريــر يف أقــرب فرصــة‪ ،‬فذلــك يقلــل مــن احتــال نســيان أو‬
‫تحريــف مــا كتــب أثنــاء الزيــارة‪ ،‬و لتصــوغ ملحوظاتــك بشــكل جيــد يجــب أن يكــون لديــك تصــور شــبه مكتمــل عــن‬
‫شــكل التقريــر النهــايئ املطلــوب إعــداده‪.‬‬
‫• اطلب من املشاركني مراجعة التقرير وتسجيل إضافاتهم وتعديالتهم‪:‬‬
‫بعــد إعــادة صياغــة ملحوظاتــك مررهــا عــى فريــق الزيــارة واطلــب منهــم تســجيل ملحوظاتهــم أو اقـراح تعديالتهــم إن‬
‫وجــدت‪ ،‬احــرص عــى املبــادرة يف تحريــر ومتريــر امللحوظــات عــى فريــق العمــل قبــل انشــغالهم بأشــياء أخــرى وقبــل‬
‫نســيانهم تفاصيــل الزيــارة‪.‬‬

‫تصميما مقترح ًا لبطاقة تدوين معلومة‬

‫ً‬ ‫يقدم ( نموذج ‪) ٨‬‬ ‫راجع النموذج‬

‫‪41‬‬
‫الوحدة الثالثة‪:‬‬
‫مابعد الزيارة‬
 ‫الوحدة الثالثة ‪:‬‬

‫اآلن وبعــد أن انتهــت الزيــارة بنجــاح‪ ،‬بقــي لــك اســتثامر املعلومــات التــي ‪ -‬وفقــك اللــه ‪ -‬للحصــول عليهــا‪ ،‬ونقــرح عليــك‬
‫اإلجـراءات التاليــة لتصــل إىل النتيجــة املرجــوة‪:‬‬

‫أ‪ .‬تحليل األفكار ‪:‬‬

‫هدفنــا الرئيــس هــو االســتفادة مــن األفــكار والــرؤى واملشــاهدات التــي تحصلــت عليهــا أثنــاء الزيــارة‪ ،‬والتــي تصنــف عــى‬
‫أنهــا بيانــات خــام؛ والتــي تحتــاج لعــدد مــن العمليــات يك تســتفيد منهــا‪ ،‬ولعــل أبــرز هــذه اإلجـراءات‪:‬‬

‫• التصنيف ‪:‬‬
‫ميكــن تصنيــف األفــكار حســب أســئلة الزيــارة‪ ،‬بحيــث تجمــع امللحوظــات املتعلقــة بــكل ســؤال مــع بعضهــا‪ ،‬أو ميكــن‬
‫تصنيفهــا حســب وحــدات العمــل يف منظمتــك؛ فــا يتعلــق باملــوارد البرشيــة يجمــع مــع بعــض ومــا يتعلــق بالعالقــات‬
‫العامــة يوضــع مــع بعــض وهكــذا‪ ،‬أو ميكــن اتبــاع أي تصنيــف مناســب ت ـراه‪.‬‬

‫• التحرير‪:‬‬
‫تقــوم يف هــذه املرحلــة بجمــع املتشــابه وحــذف املكــرر وإعــادة الصياغــة‪ ،‬وتحــرص عــى الدقــة واالختصــار والوضــوح قــدر‬
‫اإلمــكان حتــى تكــون الفكــرة جاهــزة لإلجـراء التــايل‪.‬‬

‫مابعد الزيارة‬
‫• التقييم‪:‬‬
‫تقــوم يف هــذه املرحلــة بفحــص األفــكار مــن خــال عــدد مــن املعايــر الســتبقاء املناســب واســتبعاد غــر املناســب‪ ،‬ولرتتيبها‬
‫حســب األهميــة ‪ -‬إن كان ذلــك رضوريًــا ‪، -‬ونجــاح هــذا اإلجــراء يعتمــد بشــكل كبــر عــى املعايــر املختــارة وعــى‬
‫التطبيــق الســليم لهــا‪ ،‬وميكــن االســتفادة مــن املعايــر التاليــة‪:‬‬

‫الزمن‬ ‫التكلفة البشرية‬ ‫التكلفة المادية‬ ‫السهولة‬

‫المخاطر المحتملة‬ ‫العائد (األثر)‬

‫‪44‬‬
 ‫كام ميكن إعادة تقييم املستبعد من األفكار باملعايري التالية‪:‬‬

‫تناسب إذا زال ظرف معين‬ ‫يمكن تطويرها‬ ‫تناسب مستقب ً‬

‫ال‬

‫يقدم ( نموذج ‪ ) ٩‬إطا ًرا مقترحً ا لتقييم األفكار‬ ‫راجع النموذج‬

‫ب‪.‬إعداد التقرير‪:‬‬
‫يف هــذا اإلج ـراء ســتقوم بإعــداد الوثيقــة التــي تحــوي خالصــة مــا توصلــت إليــه‪ ،‬وستســتخدم هــذه الوثيقــة لتطويــر‬
‫منظمتــك يف الفــرة القريبــة والبعيــدة‪ ،‬وينبغــي أن تســتحرض أن هــذه الوثيقــة ســتكتب ليســتفيد منهــا أنــاس مل يشــاركوا‬
‫يف الزيــارة‪ ،‬كــا أنهــا ســتحفظ خالصــة جهدكــم إن نســيتموه نتيجــة بعــد العهــد‪ ،‬وعــادة مــا تتكــون هــذه الوثيقــة مــن‪:‬‬

‫‪.1‬الغالف‪:‬‬
‫ويحوي الغالف عادة العنارص التالية‪:‬‬

‫تاريخ كتابة التقرير‬ ‫اسم الجهة المزورة‬ ‫عنوان التقرير‬

‫شعار الجهة الراعية‬ ‫شعار الجهة المزورة‬ ‫شعار المنظمة‬

‫‪ .2‬املقدمة‪:‬‬
‫وتحوي املقدمة عادة العنارص التالية‪:‬‬

‫أسماء فريق الزيارة‬ ‫أهداف الزيارة‬ ‫خلفية تنفيذ الزيارة‬

‫اسم معد التقرير‬ ‫تعريف بمحتوى التقرير‬ ‫أسماء الفريق المضيف‬

‫‪45‬‬
 ‫‪.3‬ملخص تنفيذي‪:‬‬
‫ملخص للتقرير فيام ال يزيد عن صفحة‪.‬‬

‫‪.4‬صلب التقرير‪:‬‬
‫ويحوي العنارص التالية‪:‬‬

‫أفكار منتخبة غير مرتبطة بالمحاور‬ ‫األفكار المنتخبة لكل محور‬ ‫أسئلة (محاور) الزيارة‬
‫انطباعات عامة‬ ‫أفكار قابلة للتطوير‬ ‫أفكار مستقبلية‬

‫‪.5‬الخامتة‪:‬‬
‫وتحوي عادة‪:‬‬
‫• التوصيات‪ :‬تحدد اآللية التي ميكنك من خاللها االستفادة من األفكار املناسبة‪.‬‬
‫• أســئلة عالقــة‪ :‬تحــدد األســئلة التــي مازلــت تبحــث عــن إجابــة لهــا‪ ،‬أو تقيــد أســئلة جديــدة طــرأت تحتــاج إىل بحــث‬
‫عــن إجابــة لهــا‪.‬‬

‫‪.6‬مرفقات‪:‬‬
‫وتحوي عادة‪:‬‬
‫• وثائق تم االستفادة منها‪.‬‬
‫• النامذج التي تم استخدامها‪.‬‬

‫ج‪.‬دمج التقارير املتفرقة‪:‬‬

‫يف حــال قامــت املنظمــة بأكــر مــن زيــارة فإنــك ســتحتاج إىل دمــج توصيــات هــذه التقاريــر يف وثيقــة واحــدة‪ ،‬حيــث‬
‫ســتقوم بتصنيــف التوصيــات ومــن ثــم تحريرهــا‪ ،‬وقــد تحتــاج إىل إعــادة تأهيــل بعــض األفــكار غــر املتســقة ( مــن خــال‬
‫التطويــر أو إعــادة التقييــم ) لتنتــج تقريـ ًرا شــامالً‪.‬‬

‫مابعد الزيارة‬
‫د‪.‬تفعيل التقرير‪:‬‬
‫ال يخفــى عــى كريــم علمكــم أن الجهــد الســابق مل يبــذل لتظــل األفــكار حبيســة األوراق‪ ،‬وإمنــا بــذل لترتجــم هــذه األفــكار‬
‫إىل مشــاريع عمليــة ولبــث الــروح يف هــذه التوصيــات ميكنكــم اتبــاع األســاليب التاليــة‪:‬‬
‫• عرض نتائج الزيارة يف االجتامعات الرسمية املناسبة‪.‬‬
‫• مناقشة توصيات الزيارة من قبل الوحدات املعنية‪.‬‬
‫• ترجمة التوصيات يف الخطط االسرتاتيجية أو التنفيذية‪.‬‬
‫• تعديل اللوائح أو السياسات واإلجراءات بنا ًء عليها‪.‬‬
‫• تبني مبادرات أو برامج أو أنشطة انطالقًا منها‪.‬‬

‫‪46‬‬
‫كيف تتعامل‬
‫مع التوصيات‬
‫الوحدة الرابعة‪:‬‬
‫نماذج مساعدة‬
 ‫الوحدة الرابعة ‪:‬‬

‫نموذج ‪ :1‬تحديد أهداف الزيارة‪:‬‬

‫أ‪.‬متهيد‪:‬‬
‫لتحديد أهداف الزيارة ناقش مع فريق العمل النقاط التالية‪:‬‬
‫• أهداف منظمتكم االسرتاتيجية‪.‬‬
‫• نقاط القوة والفرص ملنظمتكم وكيفية استغاللها‪.‬‬
‫• نقاط الضعف والتحديات التي تواجه منظمتكم وكيفية التعامل معها‪.‬‬
‫• األنشطة التي نعتزم القيام بها‪.‬‬
‫• معايري ومؤرشات األداء الحالية واملتوقعة‪.‬‬
‫• الجوانب التي تحتاج إىل تطوير يف املنظمة‪.‬‬
‫• أفضل املامرسات يف القطاع وموقعنا منها‪.‬‬

‫مــن خــال املراجعــات الســابقة حــدد مواطــن الغمــوض والشــك‪ ،‬والجوانــب التــي تحتــاج إىل تحســن وتطوير‪ ،‬واإلشــكاالت‬
‫التــي تحتــاج إىل حلــول‪ ،‬وصغهــا عــى شــكل أهــداف (واضحــة‪ ،‬واقعيــة‪ ،‬طموحة‪ ،‬ومحــددة)‪.‬‬

‫مثال‪ :‬تحديد أفضل املامرسات يف استقطاب املوظفني املتميزين واملحافظة عليهم‪.‬‬

‫ب‪ .‬منوذج تحديد أهداف الزيارة‪:‬‬

‫‪1‬‬

‫نماذج مساعدة‬
‫‪2‬‬

‫‪3‬‬

‫‪4‬‬

‫‪5‬‬

‫‪50‬‬
 ‫نموذج ‪ :2‬اختيار الجهات المناسبة‪:‬‬

‫أ‪.‬متهيد‪:‬‬
‫من خالل استخدام وسائل البحث املختلفة خرجنا بقامئة الجهات التالية ‪:‬‬
‫‪1‬‬

‫‪2‬‬

‫‪3‬‬

‫‪4‬‬

‫‪5‬‬

‫‪6‬‬

‫‪7‬‬

‫‪8‬‬

‫‪9‬‬

‫ب‪.‬تحديد معايري املفاضلة بني الجهات وأوزانها‪:‬‬

‫من خالل مراجعة أهداف الزيارة ومناقشة فرق العمل خرجنا باملعايري التالية للمفاضلة بني الجهات‪:‬‬

‫الوزن‬ ‫المعيار‬

‫‪٪100‬‬ ‫المجموع‬

‫قدر مع فريق العمل مدى أهمية كل معيار بإعطائه جزء من ‪.100‬‬

‫‪51‬‬
 ‫ج‪ .‬املفاضلة بني الجهات‪:‬‬
‫قــم بتقييــم الجهــات بإعطائهــا درجــة مــن (‪ )10‬لــكل معيــار‪ ،‬ثــم ارضب درجــة كل معيــار بوزنــه‪ ،‬ثــم اجمــع الدرجــات‬
‫الناتجــة لتحصــل عــى تقييــم الجهــة‪.‬‬

‫مثال‬

‫اسم الجهة‪ :‬مركز األسرة لالستشارات‬

‫المعايير‬
‫بند التقييم‬
‫عدد األنشطة‬ ‫تشابه المستفيدين سمعة الجهة‬ ‫عمر الجهة‬

‫‪8‬‬ ‫‪7‬‬ ‫‪9‬‬ ‫‪5‬‬ ‫الدرجة من (‪)10‬‬

‫‪٪30‬‬ ‫‪٪30‬‬ ‫‪٪25‬‬ ‫‪٪15‬‬ ‫الوزن‬

‫‪2.4‬‬ ‫‪2.1‬‬ ‫‪2.25‬‬ ‫‪750‬‬ ‫الدرجة الموزونة‬

‫‪7.5‬‬ ‫الدرجة اإلجمالية‬

‫بطاقة تقييم جهة‪:‬‬

‫اسم الجهة‪ :‬مركز األسرة لالستشارات‬

‫المعايير‬
‫بند التقييم‬
‫عدد األنشطة‬ ‫تشابه المستفيدين سمعة الجهة‬ ‫عمر الجهة‬

‫الدرجة من (‪)10‬‬
‫الوزن‬
‫الدرجة الموزونة‬

‫نماذج مساعدة‬
‫الدرجة اإلجمالية‬

‫‪52‬‬
 ‫د‪ .‬ترتيب الجهات‪:‬‬
‫قــم برتتيــب الجهــات حســب الدرجــات التــي حققتهــا‪ ،‬راجعهــا مــع فريــق‪ ،‬إذا كان هنــاك نتائــج غــر منطقيــة قــم‬
‫بتعديلهــا؛ ســينتج عــن هــذا العمــل قامئــة مرتبــة حســب األولويــة للجهــات املرشــحة للزيــارة‪:‬‬

‫ملحوظات‬ ‫اسم الجهة‬ ‫الترتيب‬

‫‪1‬‬

‫‪2‬‬

‫‪3‬‬

‫‪4‬‬

‫‪5‬‬

‫‪6‬‬

‫‪7‬‬

‫‪8‬‬

‫‪9‬‬

‫‪53‬‬
 ‫نموذج ‪ :٣‬خطاب طلب الموافقة على زيارة‪:‬‬

‫أ‪.‬متهيد‪:‬‬
‫ميتاز الخطاب الجيد بكونه‪:‬‬
‫سالم من األخطاء‬ ‫مقنع‬ ‫مختصر‬ ‫واضح‬

‫ب‪ .‬النموذج ‪:‬‬

‫التاريخ ‪:‬‬
‫الوضوع ‪:‬‬
‫شعار جهتك‬
‫الرقم ‪:‬‬

‫حفظه الله‬ ‫سعادة‪...( /‬اسم املسؤول‪....( )...‬منصبه‪)...‬‬

‫السالم عليكم ورحمة الله وبركاته‪ .‬أمابعد‪،‬‬
‫فنســأل اللــه أن يثيبكــم عــى مــا تبذلــون مــن جهــود مشــكورة ومبــادرات نوعيــة‪ ،‬ونحــن يف ( ‪ ...‬اســم جهتــك‪)...‬‬
‫نرغــب يف زيــارة جهتكــم العامــرة بغــرض (‪ ...‬اإلشــارة إىل أهــداف الزيــارة‪ ،)...‬ونقــرح أن تكــون الزيــارة يف الفــرة بــن‬
‫(‪ )...‬و (‪.)...‬‬
‫علـ ًـا أن (‪ ...‬اســم الجهــة ‪ )...‬جهــة (‪ ...‬تعريــف مختــر بالجهــة‪ ،)...‬وســيكون ملوافقتكــم عــى الزيــارة أثــر ملمــوس‬
‫يف تطويــر عملنــا‪ ،‬شــاكرين موافقتكــم ســلفًا‪،،،‬‬

‫والله يحفظكم وبرعاكم‪..‬‬

‫منصب موقع الخطاب‬

‫اسم موقع الخطاب‬

‫ملحوظات‪:‬‬

‫نماذج مساعدة‬
‫• نسعد باستقبال مراسالتكم عرب أحد الوسائل املدونة أدناه‪.‬‬
‫• نأمل تزويدنا باسم منسق الزيارة وبوسيلة التواصل املبارش معه‪.‬‬

‫الرمز الربيدي‬ ‫صب‬ ‫الهاتف‬ ‫الجوال‬ ‫الناسوخ‬ ‫الربيد اإللكرتوين‬

‫‪54‬‬
 ‫نموذج ‪ :4‬تحديد جدول الزيارة‪:‬‬

‫أ‪.‬متهيد‪:‬‬
‫قمنــا يف النمــوذج األول بتحديــد أهــداف الزيــارة‪ ،‬وســنقوم بعــد قليــل بتحديــد األســئلة التــي ستســاعدنا إجاباتهــا عــى‬
‫تحقيــق أهدافنــا‪ ،‬ميكننــا إيــكال مهمــة صياغــة األســئلة ألحــد املوظفــن‪ ،‬أو ملجموعــة محــدودة يف ورشــة عمــل أو لعــدد‬
‫أكــر باســتخدام االســتبانات‪.‬‬

‫ب‪ .‬تحديد أسئلة الزيارة‪:‬‬

‫مثال‬

‫الهدف ‪ :‬تحديد أفضل الممارسات الستقطاب الموظفين المتميزين والمحافظة عليهم‪.‬‬

‫مستوى األهمية‬ ‫الزمن المقدر‬ ‫السؤال‬

‫متوسط‬ ‫‪٥‬‬ ‫هل تفضل الجهة استقطاب المتميزين أم صناعتهم؟ ولماذا؟‬

‫مهم‬ ‫‪٧‬‬ ‫هل واجهت الجهة مشكلة في تســرب الموظفين المتميزن؟ وكيف تعاملت معها؟‬

‫متوسط‬ ‫‪٢‬‬ ‫هل هناك قياس دوري لرضى الموظفين؟ كيف يطبق؟ وما أثره؟‬

‫مهم‬ ‫‪٤‬‬ ‫ما معدل الدوران في الوظائف العليا في الجهة؟‬

‫متوسط‬ ‫‪٦‬‬ ‫ما الحوافز المادية المقدمة للعاملين في الوظائف العليا؟‬

‫مهم‬ ‫‪٤‬‬ ‫ما الحوافز المعنوية المقدمة للعاملين في الوظائف العليا؟‬

‫ج‪ .‬منوذج لتحديد أسئلة الزيارة‪:‬‬

‫‪ 13‬د‬ ‫األسئلة الهامة‬

‫الزمن المطلوب لمناقشة أسئلة الهدف‬

‫جميع األسئلة‬
‫‪ 28‬د‬

‫‪55‬‬
 ‫ج‪ .‬منوذج لتحديد أسئلة الزيارة‪:‬‬
‫الهدف ‪:‬‬

‫مستوى األهمية‬ ‫الزمن المقدر‬ ‫السؤال‬

‫نماذج مساعدة‬
‫األسئلة الهامة‬

‫الزمن المطلوب لمناقشة أسئلة الهدف‬

‫جميع األسئلة‬

‫‪56‬‬
 ‫د‪ .‬مدخل إلعداد جدول عمل الزيارة‪:‬‬
‫أنتجــت اإلج ـراءات الســابقة عــد ًدا مــن األســئلة‪ ،‬وزم ًنــا تقريبيًــا‪ ،‬يلزمنــا اآلن اختيــار مدخــل مناســب لرتتيــب محــاور‬
‫جــدول عمــل الزيــارة (عنــد الحاجــة راجــع ص ‪ ،)٣٠‬بعــد تحديــد املدخــل املفضــل اجمــع األســئلة املتعلقــة بــه‪ ،‬ثــم قــم‬
‫بتقديــر الوقــت املتوقــع لــكل محــور وأضــف دقائــق احتياطيــة لــه (خمــس دقائــق عــى ســبيل املثــال)‪ ،‬ســتحتاج إلضافــة‬
‫بعــض املحــاور التــي تفرضهــا طبيعــة النــاس ومراســم الزيــارات كالتعــارف وتعريــف الحضــور مبنظمتــك ونحــو ذلــك‪.‬‬

‫ه‪ .‬منوذج جدول عمل الزيارة‪:‬‬

‫الزمن المقدر‬ ‫المحور‬

‫• ال تنس إضافة الفعاليات املستهدف االطالع عليها لجدول عمل الزيارة (زيارة املرافق‪ ،‬مشاهدة الفعاليات‪.)...‬‬

‫‪57‬‬
 ‫نموذج ‪ :5‬تشكيل فريق الزيارة‪:‬‬
‫أ‪.‬تحديد سامت فريق الزيارة‪:‬‬
‫تساعدك األسئلة التالية يف تحديد فريق الزيارة املناسب‪:‬‬
‫ما التخصصات المناسبة للمواضيع التي ستناقش؟‬
‫ما السمات الشخصية التي ينبغي توفرها في الفريق؟‬
‫ما المهام المساندة التي يحتاجها الفريق؟‬
‫من سيقابلنا ؟‬
‫ما األعمار المناسبة للفريق الزائر؟‬
‫ما العدد المناسب لتشكيل الفريق؟‬

‫ب‪.‬تحديد أسامء فريق الزيارة‪:‬‬

‫الموافقه‬ ‫التبليغ‬ ‫االسم‬

‫ج‪ .‬تحديد مسؤوليات فريق الزيارة‪:‬‬

‫االسم‬ ‫المهمة‬

‫رئيس الفريق‬

‫نماذج مساعدة‬
‫مقرر‬

‫ميسر‬

‫عضو‬

‫‪58‬‬
 ‫نموذج ‪ :6‬نموذج تحديد تفاصيل الزيارة‪:‬‬

‫معلومات أولية‬

‫من‬
‫وقت الزيارة‬ ‫تاريخ الزيارة‬
‫إلى‬

‫الدور‬ ‫العنوان‬
‫الدور‬ ‫المبنى‬ ‫الحي‬ ‫المدينة‬

‫الجوال‬ ‫الهاتف‬

‫الجوال‬ ‫اسم المنسق‬

‫الفريق الزائر‬

‫العمل‬ ‫االسم‬

‫تفاصيل الزيارة‬

‫أهداف الزيارة‬

‫‪59‬‬
‫الزمن المقدر‬ ‫جدول الزيارة‬

‫الشخصيات التي نرغب بمقابلتها‬

‫أخرى‬

‫نماذج مساعدة‬

‫‪60‬‬
 ‫نموذج ‪ :7‬متابعة إجراءات التحضير للزيارة‪:‬‬

‫التحقق‬ ‫المسئول‬ ‫اإلجراء‬

‫تم تحديد أهداف الزيارة‬

‫تم حصر الجهات المناسبة‬

‫تم تحديد معايير المفاضلة بين الجهات‬

‫تم جمع المعلومات الرئيسة عن الجهات‬

‫تمت المفاضلة بين الجهات‬

‫تم اختيار الجهات المناسبة للزيارة‬

‫تم جمع معلومات تفصيلية عن الجهات المختارة للزيارة‬

‫تم إعداد خطاب موجه للجة المرشحة للزيارة‬

‫تم التواصل المبدئي مع الجهة المرشحة للزيارة‬

‫قبلت الجهة المرشحة طلب الزيارة‬

‫تم تحديد أسئلة الزيارة‬

‫تم تحديد جدول الزيارة‬

‫تم االتفاق على تفاصيل الزيارة مع الجهة المستضيفة‬

‫تم تحديد فريق الزيارة‬

‫تم تأكيد مشاركة الفريق‬

‫تم حجز وسيلة المواصالت‬

‫تم حجز السكن‬

‫تم ترتيب اإلجراءات الرسمية (إن وجدت)‬

‫تم إعداد قائمة باألدوات الالزمة للزيارة‬

‫تم تجهيز األدوات الالزمة‬

‫تم التأكيد على الجهة المستضيفة‬

‫تم االتفاق على خطة بديلة في حال حدوث أي طارئ‬

‫‪61‬‬
 ‫نموذج ‪ :8‬نموذج بطاقة تدوين معلومة‪:‬‬
‫أ‪.‬متهيد‪:‬‬
‫افــرض أن لديــك جــدول عمــل فيــه (‪ )6‬محــاور وال تتجــاوز األســئلة يف املحــور الواحــد الـــ (‪ )5‬أســئلة‪ ،‬ميكنــك تصميــم‬
‫البطاقــة التاليــة‪:‬‬
‫تنمية الموارد‬ ‫التسويق‬ ‫الموارد البشرية‬ ‫المحاور‬
‫أخرى ‪...‬‬ ‫الجودة‬ ‫التخطيط‬ ‫السؤال‬

‫األول‬
‫الثاني‬
‫الثالث‬
‫الرابع‬
‫الخامس‬

‫رقم البطاقة‬ ‫نتيجة المراجعة‬

‫وعنــد ورود معلومــة مفيــدة يقــوم املقــرر بتدويــن املعلومــة يف املســاحة املخصصــة ويضــع إشــارة عــى املحــور وعــى‬
‫الســؤال صاحــب العالقــة؛ مــا يســهل عملــة التدويــن والفــرز‪ ،‬ويســجل املقــرر بعــد انتهــاء الزيــارة مراجعاتــه للبطاقــات‬
‫التــي جمعهــا مثــال‪( :‬تدمــج مــع ) (تنقــل لـــ‪ ( )..‬تعــاد صياغتهــا‪ )..‬ونحــو ذلــك ‪.‬‬
‫مثال‬
‫تنمية الموارد‬ ‫التسويق‬ ‫الموارد البشرية‬ ‫المحاور‬
‫أخرى ‪...‬‬ ‫الجودة‬ ‫التخطيط‬ ‫السؤال‬

‫األول‬
‫الثاني‬
‫التسويق من خالل مواقع التواصل االجتامعي أجدى من األساليب التقليدية‬
‫نماذج مساعدة‬
‫الثالث‬
‫الرابع‬
‫الخامس‬

‫‪11‬‬ ‫رقم البطاقة‬ ‫تدمج مع الفائدة املوجودة يف بطاقة رقم ‪7‬‬ ‫نتيجة المراجعة‬

‫‪62‬‬
 ‫ج‪ .‬منوذج بطاقة تدوين معلومة‪:‬‬

‫المحاور‬

‫السؤال‬

‫األول‬

‫الثاني‬

‫الثالث‬

‫الرابع‬

‫الخامس‬

‫رقم البطاقة‬ ‫نتيجة المراجعة‬

‫‪63‬‬
 ‫نموذج ‪ :9‬نموذج لتقييم األفكار‪:‬‬
‫أ‪.‬متهيد‪:‬‬

‫بعــد عمليــة تصنيــف البطاقــات وتحريرهــا بصــورة نهائيــة‪ ،‬تحتــاج اآلن للقيــام بعمليــة تقييــم األفــكار التــي اقتنصتهــا‪،‬‬
‫تحتــاج بدايــة لتحديــد معايــر تقييــم األفــكار ومــن ثــم تحتــاج لتطبــق هــذه املعايــر عــى مــا بــن أيدينــا‪ ،‬يوضــح ذلــك‬
‫املثــال التــايل‪:‬‬

‫التوصية‬ ‫معايير التحكيم‬

‫توفر‬ ‫توفر‬ ‫الفكرة‬

‫ترفض‬ ‫تؤجل‬ ‫تطور‬ ‫تقبل‬ ‫األمان‬ ‫العائد‬ ‫الموارد‬ ‫الموارد‬
‫المالية‬ ‫البشرية‬

‫استبدال فكرة الموقع اإللكتروني في‬

‫مرحلة التأسيس بحساب فاعل في‬
‫تويتر‬

‫استثمار اليوتيوب في التسويق‬

‫للمشاريع‬

‫استثمار الساعات التطوعية لطالب‬

‫الجامعة‬

‫االقتصار على العاملين المتفرغين‬

‫نماذج مساعدة‬

‫‪64‬‬
 ‫ب‪.‬منوذج تقييم األفكار‪:‬‬
‫املحور ‪:‬‬

‫التوصية‬ ‫معايير التحكيم‬

‫الفكرة‬
‫ترفض‬ ‫تؤجل‬ ‫تطور‬ ‫تقبل‬ ‫‪٤‬‬ ‫‪٣‬‬ ‫‪٢‬‬ ‫‪١‬‬

‫‪65‬‬