Arahan Pegawai Pengawal Tahun 2019 - New PDF

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2019

KANDUNGAN M/S
PENDAHULUAN
A. BELANJA MENGURUS (B.63) DAN PENGURUSAN KEWANGAN
1. Peruntukan Mengurus 2019 1
2. Agihan Waran Peruntukan 3
3. Penyelarasan Semula Peruntukan 17
4. Pengurusan Penubuhan/ Penutupan Pusat Tanggungjawab 18

(PTJ)
5. Pelaksanaan Zero-Based Budgeting 21
6. Pelaksanaan Sistem Belanjawan Berasaskan Outcome (OBB) 22

Di KPM
7. Pengurusan Prestasi Belanja Mengurus 25
8. Pelaporan Anggaran Hasil Kepada Perbendaharaan Malaysia 27
9. Pengurusan Akaun Belum Terima 28
10. Pelaksanaan Pengurusan Bantuan dan Kebajikan Pelajar 32
11. Pengurusan Permohonan Bertugas Rasmi Ke Luar Negara 33
12. Kelulusan Pakej 41
13. Pinjaman/Pembiayaan Kemudahan Dalam Perkhidmatan 45

Awam
14. Pengesahan Akuan Bebas Berhutang (Pengesahan 48

Kewangan)
15. Pelantikan Penceramah Bukan Penjawat Awam/Training 48

Provider
16. Kemudahan Pendahuluan Diri Semasa Menjalankan Tugas 49

Rasmi
17. Permohonan Kelulusan Pembelian Kemudahan Alat 50

Komunikasi Mudah Alih Dan Caj Bulanan
18. Permohonan Kelulusan Khas Perbendaharaan 51
19. Langkah-langkah Mengoptimumkan Perbelanjaan 51
i
KANDUNGAN M/S
B. BELANJA PEMBANGUNAN (P.63) DAN PENGURUSAN

PEMBANGUNAN
1. Peruntukan Pembangunan 2019 53
2. Agihan Peruntukan 56
3. Pelaksanaan Projek Baharu 57
4. Pengurusan Projek Pembangunan 58
5. Kawalan Perbelanjaan Pembangunan 61
6. Pemantauan Projek Dan Prestasi Belanja PTJ 62
7. Pelarasan Semula Peruntukan 64
C. PENGURUSAN PERAKAUNAN
1. Pelaksanaan Perakaunan Akruan 65
2. Pelaksanaan Sistem MyCost 66
3. Perakaunan Aset 67
4. Kod Perakaunan 68
5. Pembayaran Bil Dan Penyelenggaraan Daftar Bil 69
6. Pembayaran Di Bawah Arahan Perbendaharaan 58(a) 69
7. Pembayaran Melibatkan Arahan Perbendaharaan 59 70
8. Pengurusan Akaun Amanah 70
9. Pengurusan Akaun Deposit 73
10. Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (KWS) 74
11. Penutupan Akaun 75
D. PEROLEHAN
1. Tatacara Pengurusan Perolehan Kerajaan 76
2. Perolehan ICT 77
3. Perolehan Perkhidmatan 78
ii
KANDUNGAN M/S
4. Penyelarasan Fungsi KBK dan PKK 79
5. Pemantauan dan Pelaporan 79
E. PENGURUSAN ASET
1. Perolehan Harta Modal Yang Lain (HMYL) Di Bawah 81

OS35000 Belanja Mengurus
2. Pelupusan Aset Alih 82
3. Kelulusan Penerimaan Hadiah 83
4. Pindaan Skop Kerja Penyelenggaraan Bangunan 84
5. Tatacara Pengurusan Perolehan Perbelanjaan Darurat 84

(AP55) dan Perolehan Darurat (173.2)
6. Pemantauan Dan Pelaporan 87
F. PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
1. Perjawatan dan Naziran 88
2. Pembekuan Pewujudan Jawatan Baharu 88
3. Langkah-langkah Mengoptimumkan Perbelanjaan 88
4. Tuntutan Bayaran Pertukaran Dan Penempatan Kali Pertama 90

5. Anugerah Perkhidmatan Cemerlang 90
6. Kenaikan Pangkat 91
7. Pengurusan Latihan 91
8. Pengurusan Maklumat 96
9. Buku Perkhidmatan Kerajaan (BPK) 97
10. Pengambilan Guru Ganti 98
G. PENGURUSAN AUDITAN
1. Pengurusan Audit Dalam 100
2. Pengurusan Teguran Audit 100
3. Pengurusan Audit Kendiri KPM 100
PENUTUP 102
iii
SENARAI LAMPIRAN M/S
103
LAMPIRAN I Senarai Aktiviti Di Bawah Program Khusus
LAMPIRAN II Senarai Fungsi Utama Bagi Penubuhan PTJ

105
LAMPIRAN III Penyelaras Bagi Permohonan Peruntukan Program Khusus

Bertugas Rasmi ke Luar Negara 107
LAMPIRAN IV Senarai Semak Bagi Permohonan Penyediaan Kemudahan

109
Secara Pakej
LAMPIRAN V Dokumen Pakej Yang Sering Dikuiri/ Tidak Lengkap 110
LAMPIRAN VI Proses Kerja Pelaksanaan Perolehan Darurat 114
LAMPIRAN VII Carta Aliran Perbelanjaan Darurat

120
iv
Semua Pengarah / Setiausaha Bahagian,
Kementerian Pendidikan Malaysia.
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2019
Saya selaku Pegawai Pengawal Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) dengan ini
menggariskan panduan dan tatacara pengurusan kewangan, pembangunan,
perakaunan, perolehan, pengurusan aset, sumber manusia dan pengauditan
melalui penghasilan Arahan Pegawai Pengawal (APP) Tahun 2019. Dokumen ini juga
disediakan bagi membantu semua Ketua Jabatan dan warga KPM untuk
melaksanakan program, aktiviti dan projek KPM dengan lebih cekap, berkesan dan
berintegriti.
Semua Ketua Jabatan dikehendaki merujuk dan mematuhi peraturan-peraturan yang

telah ditetapkan bagi mengelakkan timbul kekeliruan, penyelewengan dan salah tadbir
dalam pengurusan Kerajaan. Dalam masa yang sama, Ketua Jabatan diwajibkan
memantau peruntukan yang disalurkan oleh Kerajaan sama ada Belanja Mengurus
dan Pembangunan atau lain-lain yang diamanahkan, mengawasi perbelanjaan dan
mengenalpasti keutamaan peruntukan mengikut senarai perancangan Bahagian/
Jabatan. Perbelanjaan yang telah dilaksanakan perlu dinilai keberkesanan dan
outcome di peringkat Kementerian dan Nasional. Berlandaskan konsep Let Managers
Manage, Pegawai Pengawal dibenarkan mewakilkan kuasa kepada pegawai-pegawai
di bawah seliaan untuk melaksanakan Program/ Aktiviti Kementerian mengikut
batasan tertentu dengan penuh akauntabiliti dan berintegriti.
Sekian, terima kasih.
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”
(DATO' DR. MOHD GAZALI BIN ABAS)

Ketua Setiausaha
Kementerian Pendidikan Malaysia
Tarikh:
BELANJA
MENGURUS B.63
DAN
PENGURUSAN
KEWANGAN
A. BELANJA MENGURUS B.63 DAN PENGURUSAN KEWANGAN
1. PERUNTUKAN MENGURUS 2019
1.1 Perbandingan peruntukan B.63 KPM bagi tahun 2018 dan 2019
mengikut komponen Sistem Belanjawan Berasaskan Outcome (SBBO) dan
Objek Am (OA) adalah seperti berikut:
TAHUN 2018 TAHUN 2019 PERBEZAAN

KOMPONEN (RM) (RM) (RM)
SBBO
(a) (b) (c) = (b)-(a)
DASAR SEDIA
51,073,111,700 50,791,876,500 (281,235,200)
ADA
PROGRAM
4,264,899,900 4,286,591,800 21,691,900
KHUSUS
DASAR BARU 192,566,600 - (192,566,600)
ONE-OFF 22,421,000 50,000,000 27,579,000
JUMLAH 55,552,999,200 55,128,468,300 (424,530,900)

OBJEK AM (RM) (RM) (RM)
(OA)
(a) (b) (c) = (b)-(a)
10000 37,743,837,600 39,033,120,400 1,289,282,800
20000 4,596,081,300 3,714,775,700 (881,305,600)
30000 157,083,900 103,230,000 (53,853,900)
40000 13,054,896,400 12,275,711,300 (779,185,100)
50000 1,100,000 1,630,900 530,900
JUMLAH 55,552,999,200 55,128,468,300 (424,530,900)
1

PROGRAM OBB (RM) (RM) (RM)
(a) (b) (c) = (b)-(a)
PENGURUSAN 5,087,525,000 3,602,804,500 (1,484,720,500)
DASAR, PENILAIAN
DAN PENGURUSAN 42,718,000 43,293,800 575,800
PRESTASI
OPERASI
35,682,945,000 36,629,886,200 946,941,200
PENDIDIKAN
PENGUKUHAN
OPERASI 223,340,300 212,943,700 (10,396,600)
PENDIDIKAN
PEMBANGUNAN
837,743,300 755,934,300 (81,809,000)
PROFESIONALISME
OPERASI
8,096,579,100 8,286,801,000 190,221,900
PENDIDIKAN TINGGI
HOSPITAL
1,102,261,000 1,260,213,000 157,952,000
PENGAJAR
PROGRAM KHUSUS 4,264,899,900 4,286,591,800 21,691,900
DASAR BAHARU 192,566,600 - (192,566,600)
ONE-OFF 22,421,000 50,000,000 27,579,000
JUMLAH 55,552,999,200 55,128,468,300 (424,530,900)
Dasar Sedia Ada (DSA)
1.2 Peruntukan DSA sebanyak RM50,791,876,500 melibatkan agihan

kepada 7 program seperti berikut :
i. 010000 - Pengurusan Kementerian
ii. 020000 - Dasar, Penilaian dan Pengurusan Prestasi
iii. 030000 - Operasi Pendidikan
iv. 040000 - Pengukuhan Operasi Pendidikan
v. 050000 - Pembangunan Profesionalisme
vi. 060000 - Operasi Pendidikan Tinggi
vii. 070000 - Hospital Pengajar
2
Program Khusus
1.3 Aktiviti di bawah Program Khusus kod 080000 dengan peruntukan
RM4,286,591,800 adalah melibatkan 39 aktiviti seperti di LAMPIRAN I.
Program One-Off
1.4 Peruntukan Program One-Off di bawah kod 090000 berjumlah
RM50,000,000 melibatkan Harta Modal - 090100
2. AGIHAN WARAN PERUNTUKAN
2.1. Bahagian Kewangan akan mengagihkan waran peruntukan pertama

kepada Bahagian/ Jabatan bermula 4 Januari 2019 (Jumaat).
2.2. Secara umumnya, peratusan agihan waran pertama tahun 2019

mengikut Objek Am (OA) dan Objek Sebagai (OS) adalah seperti berikut:
i. Dasar Sedia Ada (DSA):
PERATUS
OBJEK
AGIHAN CATATAN
AM
(%)
100 OS11000, OS12000, OS13000, dan OS15000
OS14000
10000 50 Agihan seterusnya akan dibuat berdasarkan
prestasi perbelanjaan.
100 OS15000 Anugerah Perkhidmatan Cemerlang
3
PERATUS
OBJEK
AGIHAN CATATAN
AM
(%)
OS21000: Perbelanjaan Perjalanan dan Sara

Hidup
OS22000 Pengangkutan Barang-barang
OS23000: Perhubungan dan Utiliti
OS24000: Sewaan Lain-lain
OS25000 Bahan Makanan dan Minuman
OS28000 Perkhidmatan Pembersihan

Kawasan
Penyelenggaraan Komputer
50 OS29000: Pengajaran Bahasa yang diluluskan
Bacaan Meter Mesin Fotostat
Perkhidmatan Ikhtisas dan
Perkhidmatan Lain Yang Dibeli dan
Hospitaliti
Pakej Mesyuarat/Bengkel
20000
Pengurusan Tender
Perkhidmatan Kawalan
Keselamatan
Agihan seterusnya akan dibuat

berdasarkan prestasi perbelanjaan
dan/atau justifikasi kukuh.
70 OS29000: Guru Ganti
OS24000: Sewaan Bangunan dan Mesin

Fotostat
OS26000: Bekalan Bahan Mentah dan Bahan-

100 bahan Penyelenggaraan dan
Pembaikan
OS27000: Bekalan Alat Pejabat dan Pakaian

Seragam
4
PERATUS
OBJEK
AGIHAN CATATAN
AM
(%)
OS28000: Penyelenggaraan dan Pembaikan
Kecil yang dibeli
OS41000 : Biasiswa, Dermasiswa dan

Bantuan Pelajaran
OS42000: Pemberian Dalam Negeri
40000 70 OS43000 Pemberian Luar Negeri

Faedah, Dividen dan Kenaan
OS47000 Ganjaran
OS48000 Gantian Cuti Rehat
ii. Program Khusus
PERATUS
OBJEK
AGIHAN CATATAN
AM
(%)
i. MBMMBI
ii. Emolumen Kakitangan Kontrak
iii. Emolumen Kakitangan Kontrak Pendidikan
Tinggi
iv. Pembelian Buku Teks
v. Penyertaan Pelajar di Peringkat
Antarabangsa
vi. Bertugas ke Luar Negara
20000 vii. Pengurusan Sukan
30000 50 viii. Teach for Malaysia
40000 ix. Sekolah Amanah
x. Biasiswa Perguruan Persekutuan
xi. Sekolah Transformasi
xii. Inisiatif PPPM
xiii. Pelarasan Emolumen Kenaikan Pangkat
Pendidikan Tinggi
xiv. Biasiswa Pendidikan Tinggi
xv. Ubat-ubatan Hospital Pengajar
xvi. Air Kokol
5
PERATUS
OBJEK
AGIHAN CATATAN
AM
(%)
i. Penyelenggaraan Institusi Pendidikan KPM;
ii. Penyelenggaraan Genset;
iii. Penyelenggaraan Telaga Tiub;
iv. Penyelenggaraan Solar Hibrid;
20000
70 v. Tanah dan Pembaikan Tanah;
30000
Agihan seterusnya akan dibuat berdasarkan

prestasi perbelanjaan dan/atau justifikasi kukuh.
Bantuan Persekolahan
i. Perjalanan dan Pengangkutan Murid (PPM)

ii. Bantuan Sukan Sekolah (BSS)
iii. Bantuan Makanan Prasekolah (BMP)
iv. Bantuan PCG Prasekolah (PCG PRA)
v. Bantuan Bayaran Tambahan Persekolahan
(BBTP)
vi. Bantuan Makanan Asrama (BMA)
vii. Rancangan Makanan Tambahan (RMT)
viii. Bantuan Jaket Keselamatan Murid (JKM)
ix. Kelas Dewasa Orang Asli Penan (KEDAP)
100 x. Bantuan Pakaian Seragam Pasukan
40000 Beruniform (BPS)
xi. Biasiswa Sukan (BS)
xii. Projek Khas Sekolah Berasrama Penuh
(PKSBP)
xiii. Elaun Pra-Universiti (EPU)
xiv. Bantuan Awal Persekolahan (BAP)
xv. Biasiswa Kecil Persekutuan (BKP)
xvi. Elaun Murid Berkeperluan Khas (EMK)
xvii. Kumpulan Wang Amanah Pelajar Miskin
(KWAPM) *
70 xviii. Bantuan Geran Per Kapita (PCG)
*Sumber Kementerian Kewangan
6
iii. One-Off
PERATUS
OBJEK
AGIHAN CATATAN
AM
(%)
30000 100 Harta Modal (BPA)
2.3. Ketua Jabatan hendaklah memastikan waran peruntukan pertama diterima

dalam iGFMAS. Sekiranya waran pertama ini perlu diagihkan, Waran Peruntukan
Kecil (WPK) hendaklah dikeluarkan dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja daripada
tarikh waran pertama diterima. Permohonan pelepasan baki (jika ada) boleh
dipertimbangkan dengan mengambil kira prestasi perbelanjaan dan lain-lain
keperluan kritikal.
2.4. Pemberian geran kepada Badan Berkanun hendaklah selaras dengan

Surat Edaran Kementerian Kewangan rujukan KK.BKP(S)10/718 Jld. 4 s.k 2/2009
bertarikh 22 Oktober 2013. Selaras dengan surat edaran tersebut, geran akan
diagihkan secara suku tahunan atau empat (4) kali setahun. Permohonan
kelulusan penyaluran suku tahun ketiga dan keempat hendaklah disertakan dengan
aliran tunai untuk diperakukan oleh Pegawai Pengawal dan dihantar secara
bersekali kepada Kementerian Kewangan (MOF). Kaedah penyaluran adalah seperti
berikut:
Pertama Ketiga Keempat
Kedua
Suku Tahun (Januari - (Julai - (Oktober -
(April - Jun)
Mac) September) Disember)
Berdasarkan Berdasarkan
Tidak Tidak analisis analisis
melebihi 25% melebihi 25% keperluan keperluan
Amaun
daripada daripada tunai dan tunai dan
Untuk
jumlah jumlah tertakluk tertakluk
Disalurkan
peruntukan peruntukan kepada kepada
tahunan tahunan kelulusan kelulusan
MOF MOF
Kementerian Kementerian
Kewangan Kewangan
Kuasa
Pegawai Pegawai dengan dengan
Melulus
Pengawal Pengawal perakuan oleh perakuan oleh
Penyaluran
Pegawai Pegawai
Pengawal Pengawal
7
2.5. Bagi meningkatkan keberkesanan pengurusan kewangan, terdapat

beberapa fungsi yang dipertanggungjawabkan kepada Bahagian-Bahagian yang
bertindak selaku penyelaras peruntukan seperti berikut:
OBJEK
AM
BAHAGIAN PERUNTUKAN
/OBJEK
SEBAGAI
i. Penyelenggaraan Institusi Pendidikan OS 28000
Dan
OS 32000
ii. Penyelenggaraan Genset OS 28000
iii. Penyelenggaraan Telaga Tiub OS 28000
Bahagian
iv. Pengurusan Tender Perkhidmatan OS 28000
Perolehan
Pelupusan Bahan Berjadual
(BPL)
v. Perkhidmatan Pembersihan Kawasan OS 28000
(KBK) untuk JPN
vi. Perkhidmatan Kawalan Keselamatan OS 29000
(PKK) untuk JPN
Bahagian
i. Tanah dan Pembaikan Tanah OS 31000
Pengurusan Aset
ii. Sewaan Kuarters Institut Pendidikan OS 24000
(BPA)
i. Program Khusus Bertugas Rasmi Luar OA 20000

Negara
ii. Semua Jenis Bantuan Persekolahan OS 42000
Bahagian Umum, BKP, RMT, KWAPM dan BAP
Kewangan iii. Pemberian Dalam Negeri – Bantuan OS 42000
(Bkew) Mengurus Jenazah
iv. Pemberian Dalam Negeri – Institut OS 42000
Pendidikan Tinggi dan Hospital Pengajar
v. Ubat-ubatan Hospital Pengajar OA 40000
vi. Pelarasan Emolumen & Kenaikan Pangkat OA 40000
i. Emolumen Jawatan Kumpulan OA 10000

ii. Lantikan Pertama dan Kenaikan Pangkat OA 10000
Bahagian iii. Anugerah Perkhidmatan Cemerlang OS 15000
Pengurusan iv. Latihan Bagi Perkhidmatan Bukan Guru OA 20000
Sumber Manusia v. Program Transformasi Minda bagi OA 20000
(BPSM) Perkhidmatan Bukan Guru
vi. Ganjaran dan Gantian Cuti Rehat OA 40000
vii. Emolumen Kakitangan Kontrak OA 20000
8
OBJEK
AM
BAHAGIAN PERUNTUKAN
/OBJEK
SEBAGAI
Bahagian Biasiswa i. Biasiswa Perguruan Persekutuan OA 40000

dan Pembiayaan ii. Biasiswa Pendidikan Tinggi OA 40000
Bahagian i. Penempatan Guru OA 20000

Pengurusan ii. Pengurusan Sekolah Amanah OS 42000
Sekolah Harian iii. Kelas Dewasa Ibu Bapa Orang Asli dan OS 42000
(BPSH) Penan
i. Pengurusan Institusi Pendidikan Islam

Bahagian Sekolah Agama Bantuan Kerajaan OA 20000
Pendidikan Islam ii. Bantuan Makanan Asrama OS 42000
(BPI) iii. Bantuan Perjalanan dan Pengangkutan OS 42000
Murid
i. Sekolah Berkeperluan Khas OA 20000

ii. Sekolah Dalam Hospital OA 20000
Bahagian
iii. Elaun Murid Berkeperluan OA 20000
Pendidikan Khas
iv. Bantuan Makanan Asrama OS 42000
(BPKhas)
v. Bantuan Perjalanan dan Pengangkutan OS 42000
Murid
i. Pengurusan Sukan OA 20000

dan
OA 40000
ii. Bayaran Insentif Jurulatih Sukan OS 42000
Bahagian
iii. Elaun Pra-Universiti OS 42000
Pendidikan Sukan
iv. Biasiswa Sukan OA 40000
dan Seni
v. Penyertaan Pelajar di Peringkat OA 40000
Antarabangsa (Kokurikulum & Sukan)
vi. Bantuan Makanan Asrama OS 42000
vii. Bantuan Perjalanan dan Pengangkutan OS 42000
Murid
Bahagian i. Projek Khas Murid Sekolah Berasrama

Pengurusan Penuh
Sekolah ii. Biasiswa Kecil Persekutuan (Sekolah OS 42000
Berasrama Penuh Berasrama Penuh dan Sekolah
(BPSBP) Kecemerlangan)
9
OBJEK
AM
BAHAGIAN PERUNTUKAN
/OBJEK
SEBAGAI
iii. Bantuan Makanan Asrama
iv. Bantuan Perjalanan dan Pengangkutan OS 42000
Murid
Bahagian
i. Bantuan Makanan Asrama
Pendidikan dan
ii. Bantuan Perjalanan dan Pengangkutan OS 42000
Latihan Teknikal
Murid
Vokasional
i. Bantuan Geran Perkapita

ii. Bantuan Sukan Sekolah
iii. Bantuan Bayaran Tambahan
Bahagian Persekolahan
OS 42000
PERMATA iv. Bantuan Awal Persekolahan
v. Bantuan Makanan Asrama
vi. Bantuan Perjalanan dan Pengangkutan
Murid
Bahagian Dasar
dan Hubungan
Pemberian Luar Negeri OS 43000
Antarabangsa
(BDHA)
Bahagian i. Latihan Dalam Perkhidmatan bagi OA 20000

Pembangunan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan
Profesionalisme ii. Sekolah Transformasi OA 40000
i. Latihan Pra Perkhidmatan OA 20000

Institut Pendidikan ii. Kursus Dalam Cuti OA 20000
Guru Malaysia iii. Program Teach For Malaysia (TFM) OA 40000
(IPGM) iv. Program Transformasi Minda Pegawai OA 40000
Perkhidmatan Pendidikan
Institut Aminuddin
Latihan Kepimpinan OA 20000
Baki (IAB)
Akademi
OA 10000
Kepimpinan
Program Kepimpinan Pendidikan Tinggi OA 20000
Pendidikan Tinggi
OA 40000
(AKEPT)
10
OBJEK
AM
BAHAGIAN PERUNTUKAN
/OBJEK
SEBAGAI
i. Peruntukan Pengurusan Tender OS 29000

Perkhidmatan
ii. Bantuan Jaket Keselamatan Murid OS 42000
Jabatan
iii. Bantuan Makanan Asrama OS 42000
Pendidikan
iv. Bantuan Perjalanan dan Pengangkutan OS 42000
Negeri/Pejabat
Murid
Pendidikan Daerah
v. Rancangan Makanan Tambahan OS 42000
vi. Bantuan Pakaian Seragam Badan OS 42000
Beruniform
i. Sewaan Kenderaan SPANCO OS 24000

Bahagian Khidmat ii. Penyelenggaraan Kenderaan SPANCO OS 28000
Pengurusan iii. Bayaran Kos Pelbagai SPANCO (kos OS 29000
(BKP) pengangkutan, insurans komprehensif
dsb.)
Bahagian OA 20000
Memartabatkan Bahasa Malaysia dan
Pembangunan
Memperkukuh Bahasa Inggeris (MBMMBI)
Kurikulum (BPK) OA 40000
Penyelenggaraan peralatan teknologi

maklumat dan komunikasi (ICT) termasuk
sewaan peralatan ICT
i. Bahagian Sumber dan Teknologi
Bahagian Sumber Pendidikan
dan Teknologi ii. Bahagian Sumber dan Teknologi OA 20000
Pendidikan (BSTP) Pendidikan Negeri
iii. Pusat Teknologi Pendidikan Bahagian
(PTPB)
iv. Pusat Kegiatan Guru (PKG)
v. semua sekolah di bawah KPM
Penyelenggaraan peralatan teknologi

Bahagian
maklumat dan komunikasi (ICT) termasuk
Pengurusan OA 20000
sewaan peralatan ICT iaitu selain di bawah
Maklumat OA 30000
seliaan BTP.
(BPM)
Penyelaras peruntukan Aset Tak Ketara KPM
11
OBJEK
AM
BAHAGIAN PERUNTUKAN
/OBJEK
SEBAGAI
Bahagian- OA 20000
i. Inisiatif PPPM
Bahagian OA 30000
ii. Inisiatif PPPM (PT)
Pelaksana OA 40000
i. Pengurusan Bajet Ibu Pejabat JPT Dan

Pejabat Education Malaysia Luar Negara
(EMLN)
ii. Pembayaran Gaji Dan Elaun
iii. Pengurusan Hasil
iv. Pengurusan Kewangan Am
v. Pengurusan Perolehan OA 10000
Jabatan
vi. Pengurusan Aset OA 20000
Pendidikan Tinggi
vii. Pengurusan Stor OA 30000
(JPT)
OA 40000
viii. Program Khusus Bertugas Rasmi Luar
OA 50000
Negara
ix. Emolumen Kakitangan Kontrak
x. Perbelanjaan Lain Di Pejabat EMLN
xi. Pengurusan Akaun Amanah
xii. Pengurusan Sumber Manusia
i. Pengurusan Bajet Ibu Pejabat JPPKK,

Politeknik Dan Kolej Komuniti
ii. Pembayaran Gaji Dan Elaun
iii. Pengurusan Hasil
iv. Pengurusan Kewangan Am
Jabatan v. Pengurusan Perolehan
OA 10000
Pendidikan vi. Pengurusan Aset
OA 20000
Politeknik dan vii. Pengurusan Stor OA 30000
Kolej Komuniti viii. Program Khusus Bertugas Rasmi Luar OA 40000
(JPPKK)
Negara OA 50000
ix. Emolumen Kakitangan Kontrak
x. Perbelanjaan Lain Di Pejabat Politeknik
Dan Kolej Komuniti
xi. Pengurusan Akaun Amanah
xii. Pengurusan Sumber Manusia
12
OBJEK
AM
BAHAGIAN PERUNTUKAN
/OBJEK
SEBAGAI
Bahagian
i. Air Kokol
Pembangunan OA 20000
(BP)
2.6. Peranan Bahagian-Bahagian yang dilantik selaku penyelaras peruntukan

adalah seperti berikut:
2.6.1. Menyediakan maklumat lengkap bagi permohonan Anggaran

Belanjawan Mengurus (ABM) tahun berikutnya;
2.6.2. Menyelaraskan keperluan sebenar peruntukan bagi setiap fungsi/aktiviti
yang dipertanggungjawabkan;
2.6.3. Memantau prestasi perbelanjaan termasuk peruntukan yang disalurkan
melalui subwaran kepada Bahagian/Jabatan lain;
2.6.4. Memaklumkan Bahagian Kewangan mengenai keperluan
peruntukan tambahan, pindah peruntukan dan tarik balik
peruntukan; dan
2.6.5. BPL bertindak sebagai penyelaras bagi pengurusan tender Pengurusan
Perkhidmatan KBK, PKK dan Bekalan Makanan Bermasak (BMB)
berdasarkan keperluan dan peruntukan di Bahagian/Jabatan masing-
masing.
2.7 Penyelaras bagi fungsi penyelenggaraan peralatan teknologi maklumat

dan komunikasi (ICT) termasuk sewaan peralatan ICT dipertanggungjawabkan
kepada Bahagian/Jabatan berikut:-
13
PENYELARAS INSTITUSI TERLIBAT
i. Semua Bahagian di KPM kecuali Bahagian

Sumber dan Teknologi Pendidikan.
ii. Agensi di negeri seperti berikut:
a. JPN;
b. Cawangan Bahagian Audit;
Bahagian c. Cawangan Jemaah Nazir;
Pengurusan d. Pejabat Pendidikan Daerah;
Maklumat (BPM) e. Pusat Kokurikulum; dan
f. Kolej Matrikulasi.
iii. Institut Pendidikan Guru (IPG) Induk dan Kampus
iv. Jabatan Pendidikan Politeknik dan Kolej Komuniti
v. Jabatan PendidikanTinggi
vi. Akademi Kepimpinan Pendidikan Tinggi
i. Bahagian Sumber dan Teknologi Pendidikan

ii. Bahagian Sumber dan Teknologi Pendidikan
Bahagian Sumber Negeri
danTeknologi
iii. Pusat Teknologi Pendidikan Bahagian (PTPB)
Pendidikan (BSTP)
iv. Pusat Kegiatan Guru (PKG)
v. Semua sekolah di bawah KPM
2.8 Penyelaras mengikut fungsi selain ICT pula dipertanggungjawabkan kepada

Bahagian-Bahagian berikut:
BAHAGIAN FUNGSI
Semua jenis Bantuan Persekolahan Umum dan

BKew BKP, BPS, KWAPM, BAP dan Pengurusan Geran
Badan Berkanun
i. Peruntukan kemudahan tambang percuma ke

luar negeri bagi pegawai Jawatan Utama 'A' dan ke
BKP atas, Gred Khas A serta setaraf di KPM (termasuk
YB Menteri/YB Timbalan Menteri/YBhg.
KSU/YBhg. KPPM/TKSU).
14
BAHAGIAN FUNGSI
ii. Menyelaras pakaian seragam dari segi rekaan

dan warna.
PADU Pelaksanaan Inisiatif PPPM peringkat Kementerian
i. Perkhidmatan Kebersihan Bangunan dan

Kawasan;
BPL ii. Perkhidmatan Kawalan Keselamatan; dan
iii. Perkhidmatan Membekal Makanan Bermasak.
i. Program Rancangan Makanan Tambahan (RMT)

ii. Asrama Malaysia
iii. Pelaksanaan Redeployment
BPSH iv. Penempatan Guru Baru
v. Kelas Dewasa Ibu Bapa Orang Asli dan Penan
(KEDAP)
vi. Bantuan Makanan Asrama (BMA)
vii. Bantuan Awal Persekolahan (BAP) bagi Sekolah
Bimbingan Jalinan Kasih (SBJK)
BPSM Guru Ganti
i. Bantuan Sukan JPN dan PPD.

Bahagian ii. Elaun Pra-Universiti (EPU)
Pendidikan Sukan iii. Biasiswa Sukan (BS)
dan Seni iv. Penyertaan Pelajar di Peringkat Antarabangsa
v. Bantuan Kokurikulum JPN dan PPD
BPSBP Projek Khas Sekolah Berasrama Penuh

BPKhas Elaun Murid Berkeperluan Khas (EMK)
Bahagian Biasiswa i. Biasiswa Perguruan Persekutuan

dan Pembiayaan ii. Biasiswa Pengajian Tinggi
i. Kursus Dalam Cuti (KDC)

IPGM ii. Latihan Pra Perkhidmatan
15
BAHAGIAN FUNGSI
i. Peruntukan bagi Perkhidmatan Kebersihan

Bangunan dan Kawasan;
ii. Peruntukan bagi Perkhidmatan Kawalan
Jabatan Pendidikan Keselamatan;
Negeri / Bahagian iii. Peruntukan bagi Perkhidmatan Membekal
Makanan Bermasak;
iv. Bantuan Jaket Keselamatan Murid (JKM); dan
v. Pengambilan Guru Ganti
JPT Pelan Strategik Jabatan Pendidikan Tinggi
Pelan Strategik Jabatan Pendidikan Politeknik dan
JPPKK
Kolej Komuniti
Pemprofilan dan Pembangunan Kepimpinan Tertinggi
AKEPT
Institusi Pendidikan Tinggi
2.9 Peranan Bahagian/ Jabatan yang dilantik selaku penyelaras fungsi adalah
seperti berikut:
2.9.1 Menyediakan cadangan agihan peruntukan yang akan disalurkan oleh

Bahagian Kewangan kepada semua Bahagian/ Jabatan;
2.9.2 Membekalkan maklumat keperluan peruntukan untuk diselaraskan
oleh Bahagian Kewangan; dan
2.9.3 Memantau dan melaporkan prestasi belanja peruntukan yang disalurkan
kepada Bahagian Kewangan.
2.10 Penyelaras Peruntukan B.63 Keseluruhan
2.10.1 Bahagian Kewangan bertanggungjawab menyelaras semula agihan

peruntukan B.63 yang ditetapkan di atas mengikut kesesuaian sekiranya ada
keperluan.
16
3. PENYELARASAN SEMULA PERUNTUKAN
3.1 PINDAH / TAMBAH PERUNTUKAN / PELEPASAN BAKI
3.1.1 Permohonan pindah/ tambah peruntukan/ pelepasan baki (jika

ada) boleh dikemukakan kepada Bahagian Kewangan dari semasa ke
semasa sebelum 30 September 2019 (Isnin).
3.1.2 Permohonan pindah/ tambah peruntukan/ pelepasan baki akan

dipertimbangkan berdasarkan prestasi perbelanjaan semasa PTJ
dan/ atau justifikasi kukuh. Permohonan mesti disertakan dengan:
i. Pengesahan baki peruntukan di PTJ (laporan iGFMAS);

ii. Justifikasi yang lengkap; dan
iii. Ditandatangani oleh Ketua Jabatan / Timbalan / Ketua Sektor
Khidmat Pengurusan dan Pembangunan / Ketua Penolong
Pengarah (KPP) / Ketua Penolong Setiausaha (KPSU) / Ketua
Unit (KU) yang bertanggungjawab dalam Pengurusan
Kewangan sahaja.
3.2. TARIK BALIK PERUNTUKAN
3.2.1 Permohonan tarik balik peruntukan oleh Bahagian/ Jabatan

hendaklah dikemukakan selewat-lewatnya pada 30 September 2019
(Isnin) KECUALI bagi bantuan persekolahan. Sebarang
pemulangan baki peruntukan selepas tarikh ini akan diambil kira
dalam pengagihan peruntukan tahun berikutnya. Permohonan
hendaklah disertakan dengan:
i. Pengesahan baki peruntukan di PTJ (laporan iGFMAS);

ii. Justifikasi yang lengkap; dan
iii. Ditandatangani oleh Ketua Jabatan/ Timbalan/ Ketua Sektor
Khidmat Pengurusan dan Pembangunan/ KPP/ KPSU/ KU yang
bertanggungjawab dalam Pengurusan Kewangan sahaja.
17
3.2.2 Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan baki peruntukan

yang akan ditarik balik tidak mempunyai sebarang komitmen dan
mencukupi bagi membolehkan waran tarik balik dilaksanakan.
3.2.3 Bahagian Kewangan berhak mengambil tindakan untuk

menarik balik peruntukan sekiranya prestasi perbelanjaan tidak
memuaskan.
4. PENGURUSAN PENUBUHAN/ PENUTUPAN PUSAT TANGGUNGJAWAB

(PTJ)
4.1. TADBIR URUS PTJ
4.1.1 Penubuhan PTJ adalah di bawah kawalan Pegawai Pengawal

bertujuan untuk melancarkan pengurusan kewangan dan perakaunan
Kementerian/ Jabatan agar sumber dapat diuruskan secara berhemat,
telus, terkawal, cekap dan berkesan berdasarkan keperluan dan
persekitaran organisasi dan peraturan kewangan yang berkuatkuasa.
4.1.2 KPM melaksanakan tadbir urus PTJ secara tidak berpusat yang
merangkumi PTJ Tier 1 (Bahagian Kewangan KPM), PTJ Tier 2
(Bahagian/ Jabatan) dan PTJ Tier 3 (Pejabat Pendidikan Daerah,
Politeknik, Kolej-Kolej Komuniti, Institut Pendidikan Guru Kampus, Kolej-
Kolej Matrikulasi, Kolej-Kolej Vokasional/ Sekolah Menengah Teknik,
Bahagian Sumber dan Teknologi Pendidikan Negeri, Sekolah-sekolah di
bawah seliaan Bahagian dan Sekolah-sekolah bertaraf PTJ).
4.1.3 Pegawai Pengawal melalui Bahagian Kewangan akan menilai

semula status dan operasi PTJ sedia ada di KPM dari semasa ke semasa.
PTJ yang tidak aktif/ tidak diperlukan disebabkan tiada/ kurang
transaksi akan disyorkan supaya ditutup. Ini adalah selaras dengan
konsep multitasking dan multiskilling dalam perkhidmatan awam.
18
4.1.4 PTJ-PTJ melaksanakan arahan berkaitan pengurusan kewangan

dan perakaunan yang berkuat kuasa dari semasa ke semasa dan
melaksanakan mesyuarat dan menyediakan laporan berkaitan kewangan
dan perakaunan secara berkala seperti berikut:
i. Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan

Akaun;
ii. Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan;
iii. Mesyuarat Jawatankuasa Perolehan;
iv. Mesyuarat Jawatankuasa Pembangunan; dan
v. Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kumpulan Wang
Amanah/Akaun Amanah (jika berkaitan)
4.2 PENUBUHAN PTJ
4.2.1 Kuasa Melulus penubuhan PTJ adalah terletak di bawah bidang

kuasa Pegawai Pengawal dan tidak boleh diwakilkan selaras dengan
asas-asas pertimbangan dan kriteria penubuhan PTJ seperti berikut:
i. Menjalankan sekurang-kurangnya satu fungsi utama seperti di

Lampiran II. Walau bagaimanapun sesebuah Jabatan/
Bahagian/ Seksyen/ Unit yang dijadikan PTJ digalakkan untuk
menjalankan lebih banyak fungsi utama agar lebih efisien dan
kos efektif;
ii. Mempunyai bilangan pegawai yang mencukupi dan kompeten
dalam bidang kewangan dan perakaunan;
iii. Melaksanakan pengasingan tugas yang jelas dalam
pengurusan kewangan dan perakaunan bagi tujuan kawalan
dalaman;
iv. Mempunyai infrastruktur ICT yang mencukupi untuk capaian
sistem kewangan dan perakaunan yang cekap dan berkesan;
v. Menimbangkan faktor lokasi dan geografi yang bersesuaian
bagi memastikan kawalan, keselamatan dan pelaksanaan
19
prosedur pengurusan kewangan dan perakaunan PTJ berjalan

lancar, cekap dan berkesan; dan
vi. Mempunyai peruntukan sedia ada yang mencukupi bagi
menjalankan fungsi PTJ.
4.2.2 Permohonan penubuhan PTJ hendaklah dikemukakan melalui

Bahagian Kewangan menggunakan borang seperti di Lampiran A 1PP
PS6.1: Garis Panduan Pemantapan Penubuhan Pusat Tanggungjawab.
Bahagian Kewangan akan mendapatkan ulasan daripada Bahagian Akaun
sebelum memperakukan permohonan kepada Pegawai Pengawal untuk
kelulusan.
4.2.3 Bahagian Akaun akan memperuntukkan satu kod dan nama PTJ
setelah kelulusan penubuhan diperoleh daripada Pegawai Pengawal dan
mengemukakannya kepada Jabatan Akauntan Negara untuk didaftarkan di
dalam sistem.
4.2.4 Bahagian Kewangan akan memaklumkan kelulusan penubuhan

PTJ dan perihal pengaktifan kod PTJ kepada PTJ berkenaan setelah
kelulusan dan pengaktifan disempurnakan.
4.3 PENUTUPAN PTJ
4.3.1 Semua rekod PTJ berkaitan fungsi keseluruhan PTJ seperti

pengurusan bajet, pengurusan perolehan, pengurusan kewangan dan
perakaunan, pembangunan dan pemantauan projek, pengurusan Kumpulan
Wang Amanah/Akaun Amanah/Deposit serta pengurusan terimaan dan
bayaran hendaklah diselesaikan atau diselaraskan tertakluk kepada
undang-undang dan peraturan yang berkuat kuasa sebelum ditutup.
4.3.2 PTJ hendaklah memastikan semua capaian kepada sistem

kewangan dan perakaunan dibatalkan.
20
4.3.3 Permohonan penutupan PTJ hendaklah dikemukakan melalui

Bahagian Kewangan menggunakan borang seperti di Lampiran A 1PP
PS6.1: Garis Panduan Pemantapan Penubuhan Pusat Tanggungjawab.
Bahagian Kewangan akan mendapatkan ulasan daripada Bahagian Akaun
sebelum memperakukan permohonan kepada Pegawai Pengawal untuk
kelulusan.
4.3.4 Bahagian Kewangan akan mengemukakan kelulusan penutupan

kepada Bahagian Akaun untuk tindakan pembatalan kod PTJ dalam sistem
oleh pihak Jabatan Akauntan Negara Malaysia.
4.3.5 Bahagian Kewangan akan memaklumkan perihal pembatalan

kod kepada PTJ setelah menerima maklumat dari Bahagian Akaun.
5. PELAKSANAAN ZERO-BASED BUDGETING (ZBB)
5.1. Kerajaan bersedia melaksanakan sistem Bajet Asas-sifar (Zero-based

Budgeting) (ZBB) sebagai sebahagian daripada proses pemerolehan dalam
usaha mengamalkan tadbir urus yang baik. ZBB adalah kaedah segala
perbelanjaan kementerian dan agensi kerajaan perlu diwajarkan bagi setiap
tempoh tender baharu dan setiap fungsi dalam kerajaan dianalisis keperluan
dan kosnya yang mana bajet ditetapkan terhadap apa yang diperlukan untuk
tahun berikutnya. Antara tujuan ZBB adalah seperti berikut:
5.1.1. Membantu kementerian memastikan setiap program/ aktiviti

diagihkan belanjawan dengan cekap;
5.1.2. Membantu menilai keperluan belanjawan sebenar program/
aktiviti tanpa mengambil kira aktiviti dan perbelanjaan terdahulu;
5.1.3. Membantu kementerian mengenalpasti perbelanjaan yang
bertindih dengan mengkaji semula perbelanjaan program/ aktiviti yang
berpotensi tidak perlu dilaksanakan; dan
5.1.4. Membolehkan komunikasi yang lebih berkesan dalam jabatan
dengan melibatkan semua aspek dalam pengambilan keputusan dan
keutamaan belanjawan.
21
6. PELAKSANAAN SISTEM BELANJAWAN BERASASKAN OUTCOME

(OBB) DI KPM
6.1 PELAKSANAAN OBB KPM
6.1.1 OBB merupakan suatu proses berterusan di bawah Outcome

Based Approach (OBA) yang bertujuan untuk menghasilkan
keberhasilan di peringkat kementerian yang akan menyumbang
kepada Kerangka Keberhasilan Nasional (NRF). Perjanjian Prestasi
dibangunkan untuk digunakan sebagai alat pengurusan kepada
Pegawai Pengawal, Pengurus Program dan Ketua Aktiviti.
6.1.2 Perjanjian Prestasi OBB yang dibangunkan ialah merupakan

Ringkasan Eksekutif Kementerian (Ministry Executive Summary –
MES), Kerangka Pengurusan Prestasi Program (Programme
Performance Management Framework – PPMF) dan Kerangka
Pengurusan Prestasi Aktiviti (Activity Performance Management
Framework - APMF).
6.1.3 Bagi memastikan pengurusan kewangan KPM berjalan lancar,

pelaksanaan OBB disokong oleh 3 jawatankuasa yang berperanan
melaksana dan memantau prestasi OBB di peringkat Kementerian,
Program dan Aktiviti seperti berikut:
i. Jawatankuasa Pelaksanaan OBB Kementerian(Ministry OBB

Implementation Committee – MOIC), dipengerusikan oleh Pegawai
Pengawal;
ii. Jawatankuasa Pengurusan Prestasi Program (Programme
Performance Management Committee – PPMC), dipengerusikan
oleh Pengurus Program; dan
iii. Jawatankuasa Pengurusan Prestasi Aktiviti (Activity Performance
Management Committee – APMC), dipengerusikan oleh Ketua
Aktiviti.
22
6.2 JAWATANKUASA PELAKSANAAN OBB KEMENTERIAN

(MINISTRY OBB IMPLEMENTATION COMMITTEE – MOIC)
6.2.1 Peranan dan tanggungjawab MOIC adalah seperti berikut:

i. MOIC ditugaskan untuk melaksanakan proses strategik OBB;
ii. MOIC akan merancang, membentuk dan memperbaiki
Program dan Aktiviti untuk memastikan jajaran dan
sumbangan kepada NRF;
iii. MOIC akan menyediakan anggaran bajet tahunan
Kementerian bagi Program dan Aktiviti, memantau kemajuan
pelaksanaan dan melaporkan prestasi suku tahun dan tahunan
kepada CPMC;
iv. MOIC akan merekod dan memperakukan keputusan
rancangan dan bajet Kementerian dalam minit mesyuarat;
v. MOIC hendaklah menubuhkan jawatankuasa bagi setiap
Program dan Aktiviti untuk menguruskan perancangan
outcome, penyediaan bajet, pemantauan dan penilaian, dan
proses pelaporan keberhasilan;
vi. MOIC bertanggungjawab ke atas penginstitusian dan
kemapanan pembinaan kapasiti dan inisiatif komunikasi OBB
dalam Kementerian;
vii. MOIC akan memberi maklum balas terhadap cabaran dan isu
ke atas pelaksanaan OBB kepada NOSC; dan
viii. MOIC hendaklah bermesyuarat sekurang-kurangnya sekali
bagi setiap suku tahun.
6.3 JAWATANKUASA PENGURUSAN PRESTASI PROGRAM

(PROGRAMME PERFORMANCE MANAGEMENT COMMITTEE –
PPMC)
6.3.1. Penyelaras-penyelaras setiap program bertanggungjawab

menyelaras PPMC dengan peranan seperti berikut:
23
i. PPMC akan merancang hala tuju dan melaksanakan program

OBB bagi mencapai outcome Program yang dihasratkan
termasuk menyemak analisis pelanggan/pemegang taruh
(stakeholder) yang dibuat pada tahun sebelumnya mengikut
konteks persekitaran sosioekonomi semasa, di samping
mengambil kira trend dan prestasi tahun-tahun sebelumnya;
ii. PPMC akan menganalisis, menyemak dan menggabungkan
cadangan bajet bagi Aktiviti di bawah program OBB sebelum
dikemukakan kepada MOIC;
iii. PPMC akan memantau dan menilai program OBB
berdasarkan Petunjuk Prestasi Utama (KPI) dan sasaran
prestasi serta melaporkan hasilnya kepada MOIC secara
suku tahunan;
iv. PPMC akan mengambil tindakan pembetulan setelah
disahkan dan diluluskan oleh MOIC yang termasuk
melaporkan analisis varian dan laporan hasil daripada
tindakan pembetulan yang dilaksanakan; dan
v. PPMC hendaklah bermesyuarat sekurang-kurangnya
sekali setiap suku tahun bagi tujuan penilaian dan
pelaporan keberhasilan peringkat Program.
6.4 JAWATANKUASA PENGURUSAN PRESTASI AKTIVITI (ACTIVITY

PERFORMANCE MANAGEMENT COMMITTEE – APMC)
6.4.1 Ketua-ketua Aktiviti bertanggungjawab menyelaras APMC

dengan peranan seperti berikut:
i. APMC akan membangunkan pelan tindakan untuk

melaksanakan aktiviti bagi mencapai sasaran outcome
berdasarkan hala tuju yang ditetapkan oleh PPMC dan MOIC;
ii. APMC akan menyediakan bajet Aktiviti untuk dikemukakan
kepada PPMC;
24
iii. APMC akan memantau dan menilai Aktiviti berdasarkan KPI

dan sasaran prestasi dan melaporkan prestasi bulanan atau
suku tahunan. APMC akan mengambil tindakan pembetulan
setelah disahkan dan diluluskan oleh MOIC yang termasuk
melaporkan analisis varian dan laporan hasil daripada
tindakan pembetulan yang dilaksanakan; dan
iv. APMC hendaklah bermesyuarat sekurang-kurangnya sekali
setiap suku tahun bagi tujuan penilaian dan pelaporan
keberhasilan peringkat aktiviti.
7. PENGURUSAN PRESTASI BELANJA MENGURUS
7.1. JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN (JPKA)
7.1.1. Ketua Jabatan hendaklah memastikan pembentangan laporan

kewangan dibuat kepada JPKA masing-masing mengikut kekerapan dan
peraturan yang ditetapkan di bawah 1Pekeliling Perbendaharaan PS
5.1. Mesyuarat JPKA di peringkat Bahagian/Jabatan/PTJ hendaklah
dibuat lebih awal dari tarikh mesyuarat JPKA di peringkat Kementerian
mengikut ketetapan seperti berikut :
Tarikh Mesyuarat Tarikh Akhir

Bil Tempoh Suku
di Hantar Minit dan
Mesyuarat Tahun
Bahagian/Jabatan Laporan ke BKew
Pertama Oktober – Disember
(Tahun sebelumnya) Sebelum 1 Februari 1 Februari
Januari – Mac
Kedua Sebelum 15 April 15 April
(Tahun Semasa)
April – Jun
Ketiga Sebelum 15 Julai 15 Julai
(Tahun Semasa)
Julai – September Sebelum 15
Keempat 15 Oktober
(Tahun Semasa) Oktober
25
7.1.2. JPKA hendaklah membincangkan perkara-perkara seperti berikut:

i. Pengurusan Bajet;
ii. Pengurusan Perakaunan;
iii. Pengurusan Perolehan;
iv. Pengurusan Aset dan Stor;
v. Perbelanjaan Utiliti; dan
vi. Barang pakai habis.
7.2. LAPORAN PRESTASI DAN PENGURUSAN PERUNTUKAN

PROGRAM KHUSUS - INISIATIF PPPM
7.2.1 Peruntukan bagi Inisiatif PPPM akan disalurkan kepada

Bahagian-bahagian Pelaksana. Ketua Jabatan bagi semua Bahagian
Pelaksana adalah bertanggungjawab dalam pengurusan peruntukan
Inisiatif PPPM.
7.2.2 Penyelaras bagi pelaksanaan Inisiatif PPPM di peringkat

Kementerian adalah PADU, manakala penyelaras aktiviti inisiatif adalah
Bahagian Peneraju Inisiatif.
7.2.3 Bagi memastikan pelaksanaan Inisiatif PPPM mematuhi prosedur

dan peraturan yang berkuat kuasa, PADU dan Bahagian Pelaksana perlu
menjalankan peranan masing-masing seperti berikut:
Peranan PADU
i. Menyelaras sebarang permohonan daripada Bahagian-bahagian

Pelaksana berkenaan peruntukan inisiatif PPPM sebelum
dikemukakan ke Bahagian Kewangan;
ii. Memantau prestasi perbelanjaan Inisiatif PPPM termasuk
peruntukan secara subwaran kepada Bahagian/ JPN serta
memastikan prestasi perbelanjaan adalah mengikut varians yang
ditetapkan;
26
iii. Memastikan sebarang permohonan pindah/ tarik balik peruntukan

Inisiatif PPPM disemak dengan terperinci. Pengesahan Bahagian
Pelaksana hendaklah diperolehi dengan mengambil kira
perancangan program tahunan. PADU perlu memastikan baki
adalah mencukupi di Bahagian Pelaksana sebelum mengemukakan
permohonan pindah/ tarik balik peruntukan kepada Bahagian
Kewangan;
iv. Memastikan penjajaran dilaksanakan dengan mengambil kira
keperluan peruntukan sehingga Disember; dan
v. Mengemukakan laporan prestasi perbelanjaan Inisiatif PPPM dan
membentangkan dalam mesyuarat JPKA dan/ atau mana-mana
mesyuarat pembentangan prestasi belanja secara bulanan/ suku
tahun.
Peranan Bahagian Pelaksana
i. Menyalurkan peruntukan melalui sub waran kepada Bahagian/ JPN

yang terlibat;
ii. Mengemukakan permohonan penjajaran/ pindah peruntukan
kepada PADU;
iii. Mengemukakan permohonan pelepasan baki kepada Bahagian
Kewangan beserta laporan iGFMAS terkini dan/ atau justifikasi yang
kukuh; dan
iv. Memastikan semua prosedur kewangan dan perolehan dipatuhi.
8. PELAPORAN ANGGARAN HASIL KEPADA PERBENDAHARAAN

MALAYSIA
8.1 Perbendaharaan Malaysia menetapkan semua Kementerian dan Agensi

untuk menyediakan anggaran hasil bagi hasil-hasil Kerajaan Persekutuan yang
akan dipungut pada tahun berikutnya. Anggaran hasil yang diperolehi akan
digunakan dalam penyediaan Buku Anggaran Hasil Persekutuan.
27
8.2 Berdasarkan Arahan Perbendaharaan 41, penyediaan anggaran hasil

hendaklah mematuhi kod penjenisan hasil seperti yang ditetapkan oleh
Perbendaharaan Malaysia di bawah peruntukan 1Pekeliling Perbendaharaan
PS1.1 - Penjenisan Kod Bagi Hasil dan Perbelanjaan.
8.3 Anggaran hasil perlu dikemukakan oleh KPM kepada Perbendaharaan

Malaysia sebelum atau pada 31 Julai 2019. Bagi tujuan penyelarasan dan
penyatuan maklumat anggaran hasil berkenaan, Bahagian/ Jabatan/ Agensi
hendaklah mengemukakan maklumat anggaran hasil kepada Bahagian
Kewangan, KPM sebelum atau pada 30 Jun 2019.
9. PENGURUSAN AKAUN BELUM TERIMA (ABT)
9.1 PELAPORAN ABT KEPADA JABATAN AKAUNTAN NEGARA

MALAYSIA
9.1.1 Arahan Perbendaharaan 89A.(a) ABT hendaklah dilaporkan

oleh Pegawai Pengawal kepada Akauntan Negara Malaysia (ANM) dan
disalinkan kepada Perbendaharaan dan Ketua Audit Negara. Sistem
Perakaunan ABT yang hendak diwujudkan perlu mendapat kelulusan.
9.1.2 Seperti yang digariskan di dalam 1Pekeliling Perbendaharaan

WP10.6 – Pengurusan Akaun Belum Terima, terdapat dua (2) Laporan
ABT yang perlu dikemukakan oleh KPM kepada ANM melalui Pegawai
Pengawal bagi setiap enam (6) bulan. Bagi tahun 2019, Bahagian/
Jabatan hendaklah mengemukakan laporan-laporan berkenaan kepada
Bahagian Kewangan untuk tujuan penyelarasan sebelum tarikh-tarikh
yang dinyatakan di bawah:-
28
TARIKH AKHIR
TARIKH AKHIR
JENIS PENGHANTARAN FORMAT
BIL. PENGHANTARAN
LAPORAN KE BKEW PELAPORAN
KE ANM
Laporan Seperti yang

ABT KPM dinyatakan pada
sehingga Lampiran A di
1. 10 Januari 2019 31 Januari 2019
31 dalam 1Pekeliling
Disember Perbendaharaan
2018 WP10.6
Pengurusan
Laporan Akaun Belum
ABT KPM Terima
2. 10 Julai 2019 31 Julai 2019
sehingga 30
Jun 2019
9.1.3 Selain itu, Bahagian/ Jabatan turut dikehendaki untuk

mengemukakan laporan terperinci tunggakan ABT kepada Bahagian
Kewangan setiap suku tahun 2019 menggunakan format di dalam
1Pekeliling Perbendaharaan WP10.6. Laporan tersebut akan
dibentangkan di dalam Mesyuarat Pemantauan ABT dan mesyuarat-
mesyuarat Pengurusan Tertinggi Kementerian sekiranya perlu.
9.1.4 Bahagian/ Jabatan yang tidak mempunyai ABT dan Tunggakan

pada tarikh laporan juga dikehendaki mengemukakan penyata tersebut
dengan memaklumkan tiada ABT pada tempoh tersebut.
9.2 MEWUJUDKAN TATACARA PERAKAUNAN ABT
9.2.1 Setiap tunggakan ABT perlulah direkodkan dengan teratur

supaya pegawai yang melaksanakan kutipan dapat memantau jumlah
ABT yang terkini dan mengambil tindakan yang sewajarnya berdasarkan
kronologi dan maklumat yang dinyatakan di dalam rekod berkenaan.
Amaun ABT dan Tunggakan hendaklah dibezakan. Akaun Subsidiari
29
dan Akaun Kawalan yang diwujudkan hendaklah mampu membezakan

ABT dan Tunggakan.
9.2.2 Bagi tujuan itu, Ketua Jabatan hendaklah mewujudkan rekod-

rekod perakaunan ABT seperti yang digariskan oleh 1Pekeliling
Perbendaharaan WP10.6 dan Surat Pekeliling Akauntan Negara
Malaysia Bil. 13 Tahun 2014 serta memastikan rekod-rekod berkenaan
sentiasa diselenggara dan dikemaskini.
9.3 TANGGUNGJAWAB MENGUTIP TUNGGAKAN ABT
9.3.1 Seperti yang terkandung di dalam Arahan Perbendaharaan 53,

Pegawai Pengawal adalah bertanggungjawab melaksanakan kewajipan
kewangan Kementerian masing-masing dengan sempurna bagi
memungut dengan sewajarnya segala Wang Awam yang patut diterima
oleh atau di bawah arahan mereka dan bertanggungjawab sekiranya
akaun yang dikemukakan oleh mereka atau di bawah kuasa mereka
didapati tidak betul.
9.3.2 Arahan Perbendaharaan 89A.(b) pula

mempertanggungjawabkan Pegawai Pengawal dan semua PTJ
(Pemungut) bagi mengambil tindakan untuk memungut semua ABT.
Sebarang hutang lapuk untuk dihapuskira hendaklah mematuhi AP 328.
9.3.3 Sehubungan dengan itu, Ketua Jabatan dan pegawai yang

melaksanakan kutipan tunggakan ABT di Bahagian/ Jabatan hendaklah
melaksanakan usaha mendapatkan kembali hutang secara giat dengan
menggunakan semua saluran yang ada seperti di bawah:
i. Mengesan alamat terkini penghutang menerusi agensi-agensi

seperti Jabatan Pendaftaran Negara, Jabatan Pengangkutan Jalan,
Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran, Suruhanjaya Pilihan Raya,
Jabatan Imigresen dan lain-lain;
ii. Mengesan rekod masuk keluar negara dengan Jabatan Imigresen
dan Wisma Putra sekiranya perlu;
30
iii. Menghantar surat-surat peringatan bayaran hutang kepada alamat

penghutang yang dikenal pasti dengan konsisten dan kerap;
iv. Menyemak status kemuflisan individu atau syarikat dengan Jabatan
Insolvensi;
v. Mengadakan lawatan ke premis atau ke alamat penghutang untuk
bersemuka dengan penghutang; dan
vi. Lain-lain usaha yang difikirkan perlu.
9.3.4 Setelah usaha-usaha seperti yang dinyatakan di atas dibuat

dengan giat dan penghutang didapati tidak memberikan maklum balas
atau tidak dapat dikesan, kes tersebut perlu dikemukakan kepada
Penasihat Undang-undang Kementerian dengan kadar segera supaya
tindakan perundangan dapat diambil sebelum terhalang oleh sekatan
had masa selaras dengan Akta Had Masa 1953 yang berkuat kuasa.
9.3.5 Ketua Jabatan juga hendaklah mengambil tindakan susulan

dengan mewujudkan mekanisme penguatkuasaan di Bahagian/ Jabatan
masing-masing untuk mendapatkan semula jumlah tunggakan ABT bagi
mengelakkan daripada berlaku hutang lapuk.
9.4 HAPUS KIRA ABT
9.4.1 Arahan Perbendaharaan 328(a) membenarkan Ketua Jabatan

untuk mengemukakan permohonan hapus kira bagi hutang yang tidak
dapat dikutip melalui Pegawai Pengawal kepada Perbendaharaan
Malaysia bagi tujuan kelulusan hapus kira. Sehubungan dengan itu,
semua permohonan hapus kira hendaklah dikemukakan melalui
Bahagian Kewangan bagi tujuan kelulusan di peringkat Pegawai
Pengawal atau Perbendaharaaan Malaysia.
9.4.2 Semua permohonan hapus kira yang diterima oleh Bahagian

Kewangan akan disemak dan diteliti terlebih dahulu. Sekiranya usaha
mengesan penghutang dan usaha membuat kutipan didapati tidak
dilaksanakan dengan intensif oleh Bahagian/ Jabatan, maka Bahagian
31
Kewangan berhak untuk menolak permohonan tersebut. Permohonan

yang dikemukakan juga hendaklah bersekali dengan dokumen
pembuktian/ sokongan dalam kes pegawai meninggal dunia,
diisytiharkan muflis atau yang berkaitan.
9.4.3 Semua permohonan hapus kira hendaklah berdasarkan format

yang ditetapkan di bawah 1Pekeliling Perbendaharaan WP10.3 -
Pengurusan Kehilangan Dan Hapus kira Wang Awam.
9.4.4 Mana-mana bayaran yang dibuat bagi ABT yang telah

dihapuskira hendaklah mengikut prosedur terimaan yang berkuat kuasa.
10. PELAKSANAAN PENGURUSAN BANTUAN DAN KEBAJIKAN PELAJAR
10.1 Pihak Kementerian amat prihatin terhadap kebajikan murid terutama

mereka yang datang daripada keluarga miskin. Kementerian menyediakan
peruntukan khusus kepada murid sekolah rendah, menengah dan lepasan
menengah yang merangkumi 18 jenis bantuan persekolahan melibatkan
peruntukan berjumlah RM2,901,590,400 pada tahun 2019.
10.2 Kerajaan telah meluluskan peruntukan sejumlah RM328 juta untuk

meneruskan pemberian Bantuan Awal Persekolahan (BAP) kepada murid
Tahun 1 hingga Tingkatan 5 dari kalangan isi rumah berpendapatan RM3,000
ke bawah bagi sesi persekolahan tahun 2019. Jabatan Pendidikan Negeri/
Bahagian diminta untuk mematuhi Garis Panduan Bantuan Awal Persekolahan
Kepada Murid di Sekolah Kerajaan dan Sekolah Bantuan Kerajaan Tahun 2019
yang dikeluarkan oleh Bahagian Kewangan.
10.3 Peruntukan/ Waran peruntukan bagi bantuan persekolahan lain akan

disalurkan mulai Januari 2019 secara berperingkat seperti berikut: -
32
Tarikh
Bil Jenis Bantuan
Penyaluran/Bayaran
1 Bantuan Geran Per Kapita (PCG)
2 Bantuan Sukan Sekolah (BSS)
3 Bantuan Makanan Prasekolah (BMP)
4 Bantuan PCG Prasekolah (PCG PRA)

Bantuan Bayaran Tambahan
5
Persekolahan (BBTP)
6 Bantuan Makanan Asrama (BMA)
7 Rancangan Makanan Tambahan (RMT)

Perjalanan dan Pengangkutan Murid Minggu Ke-2 Januari 2019
8
(PPM)
Projek Khas Sekolah Berasrama Penuh
9
(PKSBP)
10 Biasiswa Sukan (BS)
11 Elaun Pra Universiti (EPU)

Kelas Dewasa Orang Asli dan Penan
12
(KEDAP)
Bantuan Pakaian Seragam Pasukan
13
Beruniform (BPS)
14 Bantuan Jaket Keselamatan (JKM)
15 Elaun Murid Berkeperluan Khas (EMK)
16 Bantuan Awal Persekolahan (BAP) Minggu Ke-3 Januari 2019
17 Biasiswa Kecil Persekutuan (BKP) Mulai Mei 2019
11. PENGURUSAN PERMOHONAN BERTUGAS RASMI KE LUAR NEGARA
11.1 Pengurusan permohonan lawatan rasmi YB Menteri Pendidikan dan YB

Timbalan Menteri Pendidikan adalah tertakluk kepada:
11.1.1 Arahan Setiausaha Jemaah Menteri Bilangan 1 Tahun 2008;

11.1.2 Surat Ketua Setiausaha Perbendaharaan bertarikh 15 Julai 2009;
33
11.1.3 PB3.1 Garis Panduan Langkah-Langkah Mengoptimumkan

Perbelanjaan Kerajaan; dan
11.1.4 Pindaan-pindaan pekeliling berkaitan yang berkuatkuasa pada
tahun semasa.
11.2 Semua permohonan kelulusan bertugas rasmi ke luar negara bagi

penjawat awam hendaklah dikemukakan kepada Bahagian Kewangan bagi
mendapatkan kelulusan Pegawai Pengawal.
11.3 Perakuan Ketua Jabatan
11.3.1 Semua tugasan/ lawatan rasmi bagi Pegawai Perkhidmatan

Pendidikan, perlu mendapat perakuan Ketua Jabatan dan sokongan
Ketua Perkhidmatan terlebih dahulu.
11.3.2 Pegawai dan kakitangan bukan guru perlu mendapat
perakuan Ketua Jabatan sebelum permohonan dikemukakan kepada
Bahagian Kewangan.
11.4 Bahagian perlu merancang keperluan tugasan/lawatan rasmi pegawai

ke luar negara dengan teliti dan meminimumkan bilangan delegasi mengikut
keperluan lawatan berdasarkan bidang tugas, tanggungjawab dan kemahiran
masing-masing.
11.5 Bagi lawatan rasmi ke luar negara yang melibatkan murid, jumlah guru
pengiring adalah mengikut nisbah 5 murid : 1 guru bagi sekolah rendah dan
nisbah 8 murid : 1 guru bagi sekolah menengah tertakluk kepada keperluan
dan peruntukan yang mencukupi. Sekiranya terdapat keperluan untuk
menghantar lebih ramai pegawai, justifikasi dan senarai tugas setiap pegawai
perlu dikemukakan.
11.6 Permohonan peruntukan Program Khusus Bertugas Rasmi ke Luar

Negara bagi semua Bahagian/Jabatan di KPM hendaklah dikemukakan
34
kepada Bahagian-Bahagian yang dilantik sebagai penyelaras mengikut jenis

program seperti di Lampiran III.
11.7 Bahagian-Bahagian penyelaras bertanggungjawab untuk:
i. Menilai program yang akan dilaksanakan mengikut keutamaan;

ii. Memastikan peruntukan mencukupi untuk melaksanakan
program yang diluluskan;
iii. Memastikan permohonan yang dikemukakan adalah lengkap dan
betul;
iv. Bagi permohonan yang melebihi 3 orang, bahagian
penyelaras wajib memberikan justifikasi yang jelas
mengenai keperluan penyertaan setiap pegawai dan fungsi/
tugasan dalam urusan permohonan perjalanan tugas rasmi
ke luar negara sebelum dikemukakan ke Bahagian
Kewangan untuk pertimbangan dan kelulusan Kementerian
Kewangan;
v. Bahagian penyelaras hendaklah menyaring permohonan
dan mengehadkan penyertaan pegawai terlebih dahulu
terutamanya yang melibatkan peruntukan yang besar dengan
menekankan konsep value-for-money dan menepati objektif/
sasaran lawatan berkenaan; dan
vi. Perbelanjaan bertugas ke luar negara hanya dibenarkan bagi
mesyuarat/ persidangan berjadual/ berkala yang telah diluluskan
di dalam bajet tahunan dan yang benar-benar penting serta
memberi impak yang signifikan kepada kepentingan negara atau
mesyuarat/ persidangan yang telah diluluskan oleh Jemaah
Menteri.
11.8 Permohonan seperti berikut tidak dipertimbangkan walaupun tidak

menggunakan peruntukan Program Khusus: Bertugas Rasmi ke Luar Negara:
i. Program Lawatan Sambil Belajar yang melibatkan pegawai

melebihi 10 orang;
35
ii. Program penanda aras yang tidak memberi impak kepada

pelaksanaan dasar-dasar pendidikan negara; dan
iii. Permohonan-permohonan lain yang tidak relevan dengan dasar
kementerian.
11.9 Bilangan pegawai yang mengiringi Ketua Delegasi iaitu sama ada YB
Menteri/ Timbalan Menteri/ Ketua Setiausaha/ Ketua Jabatan yang dibenarkan
i. satu (1) orang sahaja bagi negara yang mempunyai pejabat

perwakilan Malaysia; dan
ii. tidak melebihi dua (2) orang bagi negara yang tidak mempunyai
pejabat perwakilan Malaysia.
11.10 Semua permohonan bertugas rasmi ke luar negara yang

menggunakan peruntukan Akaun Amanah/ Kumpulan Wang Amanah mesti
diterima oleh Bahagian Kewangan tidak kurang daripada 40 hari bekerja
sebelum tarikh perjalanan. Semua permohonan ini perlu dipastikan lengkap
sebelum dikemukakan ke Bahagian Kewangan untuk mendapatkan kelulusan
Pegawai Pengawal dan Kementerian Kewangan.
11.11 Semua permohonan Bertugas Rasmi ke Luar Negara hendaklah

diterima oleh Bahagian Kewangan tidak kurang daripada 21 hari bekerja
sebelum tarikh perjalanan. Manakala bagi permohonan yang memerlukan
kelulusan khas Kementerian Kewangan, permohonan hendaklah diterima oleh
Bahagian Kewangan tidak kurang daripada 35 hari bekerja. Sekiranya
terdapat kuiri di dalam permohonan tersebut, Bahagian Penyelaras perlu
mengemukakan semula dokumen dalam tempoh 5 hari bekerja. Kegagalan
mematuhi tempoh kuiri di atas akan mengakibatkan permohonan ditolak.
Jadual 1: Tempoh Masa Permohonan Kelulusan Bertugas Rasmi ke Luar

Negara
36
PERKARA TEMPOH
Kelulusan Pegawai Pengawal tidak kurang daripada 21 HARI
BEKERJA dari tarikh perjalanan
Kelulusan khas Kementerian Kewangan
i. Peruntukan Program Khusus i. TIDAK KURANG DARIPADA 35
Bertugas ke Luar Negara HARI BEKERJA dari tarikh
perjalanan
ii. Peruntukan Akaun Amanah ii. TIDAK KURANG DARIPADA 40

/Kumpulan Wang Amanah HARI BEKERJA dari tarikh
perjalanan
Permohonan yang dikuiri tempoh 5 HARI BEKERJA daripada
kuiri diterima
11.12 Kategori permohonan yang memerlukan kelulusan khas Kementerian

Kewangan yang menggunakan peruntukan di bawah Program Khusus Bertugas
Rasmi ke Luar Negara adalah seperti berikut:
i. Penyertaan melibatkan lebih daripada 3 orang pegawai;

ii. Tugasan selepas pelawaan tender yang berkaitan dengan
perolehan kerajaan (kelulusan Pegawai Pengawal diangkat oleh
Bahagian Kewangan seterusnya akan diangkat oleh BPL bagi
kelulusan Kementerian Kewangan);
iii. Kekerapan perjalanan maksimum atas tugas rasmi (tidak
termasuk kursus/ latihan) ke luar negara yang dibenarkan dalam
tempoh setahun adalah tiga (3) kali bagi Ketua Setiausaha/ Ketua
Jabatan/ Ketua Agensi dan dua (2) kali bagi pegawai- pegawai
yang lain; dan
iv. Permohonan yang tidak menggunakan waran udara dan tidak
menggunakan Syarikat Penerbangan Nasional/ Negara ke
destinasi yang dituju perlu mengemukakan permohonan ke
Bahagian Kewangan.
37
11.13 Permohonan perjalanan bertugas rasmi ke luar negara yang

menggunakan peruntukan sendiri, tajaan oleh penganjur/ badan-badan bukan
Kerajaan atau persatuan dan bukan syarikat swasta adalah dikecualikan
daripada kelulusan khas Kementerian Kewangan tetapi hendaklah
mendapat kelulusan Pegawai Pengawal.
11.14 Bagi permohonan yang melibatkan pembentangan kertas kajian/ kertas

kerja/ kerja ilmiah, penilaian dan kelulusan perlu diperoleh daripada Bahagian
Perancangan dan Penyelidikan Dasar Pendidikan (BPPDP) sebelum
dikemukakan kepada Bahagian Kewangan. Surat Siaran Kementerian
Pendidikan Malaysia Bilangan 14 Tahun 2013, Garis Panduan Pembentangan
Kertas Ilmiah Peringkat Antarabangsa di Dalam dan Luar Negara bertarikh 12
Jun 2013 hendaklah digunakan sebagai panduan permohonan.
11.15 Laporan Keberkesanan Program melalui Sistem e-Lawatan

Antarabangsa (e-La) di alamat http://apps5.moe.gov.my/ebdha/
menggunakan pelayar web Microsoft Internet Explorer 9++ hendaklah
dikemukakan selepas menghadiri program tersebut kepada Bahagian Dasar
dan Hubungan Antarabangsa (BDHA) dalam masa 14 hari bekerja selepas
tarikh balik tugasan rasmi. Satu salinan laporan juga hendaklah dikemukakan
kepada Bahagian Kewangan.
11.16 Ketua Jabatan bertanggungjawab untuk memastikan permohonan yang

dikemukakan menepati semua peraturan yang ditetapkan.
11.17 Bahagian Kewangan tidak akan memproses permohonan perjalanan

bertugas rasmi ke luar negara sekiranya:
i. Permohonan lewat diterima dari tempoh yang ditetapkan;

ii. Permohonan tidak disertakan dokumen yang lengkap;
iii. Peruntukan Bahagian/ Jabatan yang tidak mencukupi; dan
iv. Perjalanan telah dilakukan terlebih dahulu.
38
11.18 Perjalanan yang dilakukan tanpa kelulusan Pegawai Pengawal/

Kementerian Kewangan akan menyebabkan tuntutan tidak boleh dibayar dan
boleh dikenakan tindakan tatatertib.
11.19 Borang dan dokumen yang perlu dikemukakan kepada Bahagian

Kewangan yang mengandungi:-
i. BORANG PERMOHONAN BERTUGAS RASMI KE LUAR

NEGARA
Bahagian/ Jabatan yang ingin membuat permohonan ke luar negara

hendaklah memuat turun format minit kelulusan Pegawai Pengawal
di dalam portal MOE.
ii. BORANG LAMPIRAN A (PERINCIAN PERMOHONAN)
(a) Borang yang digunakan adalah seragam; dan
(b) Header dan Footer pada borang ini akan ditandatangani oleh
Pegawai Pengawal dengan mencatatkan tajuk program, nama
pegawai (jika ramai, nyatakan jumlah dan senarai pegawai
disertakan sebagai lampiran lain), tempat lawatan dan tarikh
lawatan.
iii. BORANG LAMPIRAN B (IMPLIKASI KEWANGAN)
(a) Mengemukakan jadual pengiraan anggaran implikasi

kewangan yang mengandungi pengiraan keperluan kewangan
berdasarkan kelayakan pegawai bertugas rasmi di luar negara
seperti kelayakan pengangkutan, penginapan, elaun makan
minum, tambang tiket kapal terbang dan lain-lain berkaitan;
(b) Menyatakan baki peruntukan yang masih ada bagi Program

Khusus Luar Negara; dan
39
(c) Lain-lain sumber seperti tajaan, sumbangan persendirian dan lain-lain.
iv. BORANG LAMPIRAN C (SENARAI PESERTA)
Menyediakan Lampiran C bagi program yang melibatkan peserta

melebihi 3 orang yang menyatakan nama penuh pegawai, gred
jawatan dan tempat bertugas.
v. BORANG LAMPIRAN D (SURAT AKUAN BEBAS DARIPADA

SENARAI HITAM BAHAGIAN BIASISWA DAN PEMBIAYAAN,
KPM)
Mengisi Lampiran D yang mengandungi akuan bebas daripada

senarai hitam bagi penerima biasiswa/ pinjaman pendidikan di
bawah Bahagian Biasiswa dan Pembiayaan, KPM yang disahkan
oleh Ketua Jabatan masing-masing.
vi. BORANG LAMPIRAN E (SENARAI SEMAK PERMOHONAN)
Bahagian/ Jabatan yang memohon hendaklah menyemak

keperluan dokumen disediakan dengan lengkap dan sempurna
sebelum dikemukakan kepada Bahagian Kewangan bagi
memudahkan perkara ini diproses sebelum dikemukakan untuk
pertimbangan dan kelulusan Pegawai Pengawal.
11.20 Ketua Jabatan hendaklah merujuk Pekeliling, Surat Pekeliling dan

Surat Edaran seperti berikut dalam menguruskan permohonan bertugas rasmi
ke luar negara:
i. PB1.4 mengenai Kadar Dan Syarat Tuntutan Elaun, Kemudahan

Dan Bayaran Kepada Pegawai Perkhidmatan Awam Kerana
Menjalankan Tugas Rasmi (Tidak Termasuk Anggota Tentera Dan
Anggota Polis);
40
ii. PB2.4 mengenai Perbelanjaan Bagi Perjalanan Tugas Rasmi Ke

Luar Negara;
iii. PB3.1 mengenai Garis Panduan Langkah-Langkah
Mengoptimumkan Perbelanjaan Kerajaan Bagi Mengawal
Perbelanjaan Awam;
iv. WP2.5 mengenai Kemudahan Perjalanan Udara Rasmi;
v. PK 2.1 mengenai Perolehan Kerajaan;
vi. SPK Bilangan 4 Tahun 2011 Garis Panduan Pengurusan
Kewangan dan Perakaunan dan Peruntukan Khas Sekolah
Berprestasi Tinggi KPM; dan
vii. SPK Bilangan 2 Tahun 2011 Kadar Kelayakan Makan dan
Penginapan Murid/Atlet/Pelajar KPM Yang Terlibat Dalam
Pelaksanaan Aktiviti Kurikulum, Kokurikulum dan Sukan Dalam
atau Luar Negara.
11.21 Permohonan perjalanan ke luar negara bagi lawatan persendirian

hendaklah diuruskan mengikut Surat Pekeliling Am Bilangan 3 Tahun 2012
bertarikh 1 Oktober 2012 berkaitan Peraturan Perjalanan Pegawai Awam Ke
Luar Negara Atas Urusan Persendirian Awam Ke Luar Negara Atas Urusan
Persendirian.
12 KELULUSAN PAKEJ
12.1 PERANCANGAN PROGRAM AWAL TAHUN
12.1.1 Setiap Ketua Jabatan hendaklah merancang pelaksanaan

program/ aktiviti pada setiap awal tahun dan mengenal pasti hanya
program/ aktiviti yang benar-benar perlu sahaja dilaksanakan melalui
kemudahan pakej. Program/ aktiviti tahunan hendaklah dimasukkan
dalam Takwim Bahagian/ Jabatan setiap tahun bagi mengelakkan
keciciran dalam pelaksanaan program serta penganjuran pada saat-saat
akhir.
41
12.1.2 Peraturan mengenai penyediaan kemudahan pakej tugas rasmi

dan kursus/ latihan di KPM adalah terkandung di dalam Surat Pekeliling
Kewangan (SPK) Bilangan 1 Tahun 2014: Tatacara Penyediaan
Kemudahan Pakej Majlis/ Acara Rasmi Kerajaan dan Latihan Serta
Aktiviti Murid/ Pelajar di bawah Kementerian Pendidikan Malaysia
(KPM).
12.2 PENGGUNAAN INSTITUT LATIHAN AWAM (ILA)/ PREMIS

KERAJAAN
12.2.1 Selaras dengan Pekeliling Perbendaharaan PB 3.1: Garis

Panduan Langkah-langkah Mengoptimumkan Perbelanjaan
Kerajaan, semua Bahagian/ Jabatan hendaklah mengutamakan
kemudahan di Institut Latihan Awam (ILA) bagi penganjuran
persidangan/ seminar/ pameran/ kursus dan bengkel.
12.2.2 Bahagian/ Jabatan hendaklah merancang dan membuat

tempahan lebih awal dengan pihak ILA bagi mengelakkan isu tiada
kekosongan tempat.
12.2.3 Ketua Jabatan yang telah berusaha mendapatkan tempahan

dengan pihak Institut Latihan Awam (ILA) lebih awal tetapi tidak berjaya
di atas sebab-sebab tertentu, permohonan pakej di premis swasta
hendaklah disertakan dokumen berikut:
i. Surat permohonan tempahan kepada sekurang-kurangnya lima

(5) ILA; dan
ii. Surat jawapan dari kelima-lima ILA tersebut.
Garis panduan bagi pelaksanaan kursus/ tugas rasmi/ majlis rasmi
di ILA KPM adalah seperti yang dinyatakan di dalam Surat Pekeliling
Kewangan (SPK) KPM Bil.1 Tahun 2016: Pelaksanaan Penggunaan
Kemudahan Di Institut Latihan Awam Di Bawah Kementerian
Pendidikan Malaysia (ILA KPM) Selaras Dengan Dasar
Mengoptimumkan Perbelanjaan.
42
12.3 KEMUDAHAN PAKEJ DI PREMIS SWASTA
12.3.1 Arahan Pentadbiran Pegawai Pengawal: Langkah-Langkah

Tambahan Penjimatan Belanja Mengurus Tahun 2015, KPM yang
berkuatkuasa pada 1 Oktober 2015 di perenggan 4.4 telah
menyatakan semua permohonan baharu bagi penganjuran program/
aktiviti secara pakej di premis swasta tidak dibenarkan. Arahan ini
akan terus berkuat kuasa bagi tahun 2019 selagi mana perbelanjaan
kemudahan pakej tersebut mengguna pakai peruntukan kerajaan.
Namun, permohonan pengecualian terhadap kelulusan ini boleh
diberikan sekiranya Bahagian/ Jabatan dapat membuktikan bahawa
harga keseluruhan pakej (termasuk tuntutan perjalanan) bagi
penganjuran program/ aktiviti di premis swasta setara/ lebih rendah
berbanding pelaksanaan di premis kerajaan.
12.3.2 Premis swasta yang dimaksudkan adalah termasuk hotel,

premis badan berkanun dan syarikat berkaitan kerajaan (GLC) yang
mengenakan kadar bayaran penginapan dan makan.
12.3.3 Semua permohonan pakej di premis swasta tanpa mengira

jumlah kos pakej hendaklah mendapat kelulusan khas Pegawai Pelulus
seperti berikut:
Bil. Kos Pakej Pegawai Pelulus

Setiausaha Bahagian
1. RM50,000 dan ke bawah
Kewangan
Pegawai Pengawal
2. RM50,000 ke atas
KPM
12.3.4 Kelulusan khas ini adalah terpakai kepada semua Bahagian/

Jabatan kecuali kepada Bahagian/ Jabatan yang telah mendapat
pengecualian daripada Pegawai Pengawal KPM.
43
12.3.5 Kos-kos selain kos pakej seperti kos tuntutan perjalanan,

sewaan dan lain-lain perbelanjaan hendaklah diambil kira dalam
melaksanakan sesuatu program untuk memastikan kaedah dan
pendekatan yang paling menjimatkan telah dilaksanakan dalam semua
perkara.
12.3.6 Semua program/ aktiviti berbentuk mesyuarat pengurusan

atau latihan bukan fungsian (generic) di peringkat Bahagian atau
bersama agensi-agensi di bawah kawalan Bahagian berkenaan
hendaklah dihadkan kepada sehari sahaja dan dilaksanakan di
premis sendiri atau premis kerajaan.
12.3.7 Sekiranya terdapat sebarang perkara yang berada di luar

daripada peraturan sedia ada, Bahagian/ Jabatan perlu
mendapatkan kelulusan khas daripada Kementerian Kewangan
melalui Bahagian Kewangan terlebih dahulu sebelum permohonan
pakej dikemukakan.
12.4 TATACARA PEROLEHAN PAKEJ
12.4.1 Ketua Jabatan juga diingatkan untuk mematuhi Tatacara

Perolehan Kerajaan Kemudahan Secara Pakej yang sedang berkuat
kuasa di dalam 1Pekeliling Perbendaharaan PK7.1 dan PK7.2
sebelum mengemukakan permohonan pakej kepada Pegawai
Pelulus. Arahan ini tertakluk kepada sebarang arahan/ peraturan
semasa yang dikeluarkan oleh Kerajaan. Ketidakpatuhan dalam
melaksanakan kaedah perolehan pakej akan menyebabkan
permohonan ditolak dan tidak dipertimbangkan sama sekali.
12.5 SENARAI SEMAK DOKUMEN PAKEJ
12.5.1 Dokumen permohonan yang perlu dihantar hendaklah

lengkap berserta justifikasi yang kukuh dan relevan. Ketua Jabatan
44
boleh merujuk kepada Lampiran IV bagi senarai semak terkini

permohonan pakej dan Lampiran V bagi mengenal pasti senarai
dokumen yang sering dikuiri untuk dijadikan panduan.
12.6 TEMPOH MENGEMUKAKAN PERMOHONAN PAKEJ
12.6.1 Ketua Jabatan hendaklah memastikan permohonan pakej

yang lengkap dikemukakan kepada Bahagian Kewangan sekurang-
kurangnya 21 hari bekerja sebelum tarikh program.
12.6.2 Tarikh akhir permohonan pakej hendaklah dikemukakan

pada atau sebelum 1 November 2019 manakala tarikh akhir
pelaksanaan pakej adalah pada 30 November 2019 tertakluk kepada
peruntukan yang mencukupi serta mematuhi peraturan kewangan yang
sedang berkuat kuasa.
12.6.3 Pegawai Pelulus berhak untuk menolak dan tidak

mempertimbangkan permohonan-permohonan pakej yang tidak
releven, tidak lengkap atau lewat dikemukakan.
13 PINJAMAN/ PEMBIAYAAN KEMUDAHAN DALAM PERKHIDMATAN

AWAM
13.1 Pinjaman/ Pembiayaan Kemudahan dalam perkhidmatan meliputi

perkara-perkara berikut:
i) Pinjaman/ Pembiayaan Kenderaan; dan
ii) Skim Pembiayaan Komputer dan Telefon Pintar
13.2 Semua kelulusan Skim Pinjaman/ Pembiayaan Kenderaan dan Skim

Pembiayaan Komputer dan Telefon Pintar (Smartphones) hendaklah
direkodkan di dalam Buku Perkhidmatan Kerajaan (BPK) pegawai yang terlibat.
45
13.3 Ketua Jabatan dan peminjam bertanggungjawab untuk memastikan

bayaran balik pinjamannya dilakukan menurut peraturan yang telah
ditetapkan. Pihak pelulus adalah bertanggungjawab untuk mengutip balik
bayaran ansuran dan tunggakan pinjaman/ pembiayaan kenderaan dan
pembiayaan komputer dan Telefon Pintar (Smartphones).
13.4 Pegawai Pelulus bagi pinjaman/ pembiayaan kenderaan adalah

bertanggungjawab memeriksa resit-resit pembelian, Cover-Note/ Sijil Insurans
dan kenderaan yang telah dibeli oleh peminjam (perenggan 15.4, 1PP WP
9.2).
13.5 Pegawai yang diluluskan pembiayaan kenderaan hendaklah

menyerahkan resit pembelian sekali gus kenderaan, Cover-Note/ Sijil Insurans
Komprehensif dan Buku Pendaftaran Kenderaan yang dicatat "Hak Milik
Dituntut Oleh Kerajaan" kepada pegawai yang meluluskan permohonannya di
dalam tempoh 30 hari selepas cek bayaran diterima oleh pejabat di mana
peminjam bertugas. Sekiranya peminjam gagal menyerahkan dokumen-
dokumen tersebut di dalam tempoh 30 hari, maka pinjaman itu dianggap
sebagai terbatal (perenggan 15.1, 1PP WP 9.2) dan peminjam dikehendaki
untuk membayar semula jumlah pinjaman yang telah diluluskan.
13.6 Ketua Jabatan juga perlu memastikan setiap peminjam memohon

Pelepasan Hak Milik (PHM) kenderaan dibuat sebaik sahaja peminjam
menerima Surat Arahan Berhenti Potongan Gaji yang dikemukakan oleh
Bahagian Kewangan, KPM selaras dengan 1PP WP 9.2 dan WP 9.3.
13.7 Bagi kelulusan pembiayaan komputer dan telefon pintar (smartphones),

Ketua Jabatan perlu memastikan peraturan-peraturan dan syarat-syarat
serta tatacara permohonan kemudahan pinjaman/ pembiayaan komputer/
telefon pintar dipatuhi selaras dengan 1PP WP 9.1.
13.8 Pengiraan amaun pembiayaan hendaklah mengambil kira jumlah

potongan bulanan bayaran balik pembiayaan di mana potongan bulanan
46
tidak melebihi 1/3 daripada gaji pokok pegawai dan jumlah semua
potongan gaji pegawai tidak melebihi 60%.
13.9 Pegawai yang diluluskan pembiayaan komputer dan telefon pintar

(smartphones) hendaklah memastikan resit asal pembelian komputer dan
telefon pintar (smartphones), salinan invois yang telah disahkan dan
salinan penyata bank yang menunjukkan bayaran telah dikreditkan ke
akaun peminjam dikemukakan kepada pihak pelulus dalam tempoh 30
hari daripada tarikh EFT. Sekiranya pegawai itu gagal mengemukakan
dokumen-dokumen tersebut dalam tempoh 30 hari, maka pembiayaan
tersebut dianggap terbatal (perenggan 8.2, 1PP WP 9.1) dan peminjam
dikehendaki untuk membayar semula jumlah pinjaman yang telah
diluluskan.
13.10 Baki bayaran balik pembiayaan hendaklah diselesaikan

sepenuhnya sebelum pegawai meninggalkan perkhidmatan/ bersara.
Tempoh maksimum pembiayaan hendaklah tidak melebihi tempoh
perkhidmatan pegawai.
13.11 Sebuah buku daftar pinjaman/ pembiayaan kenderaan dan

pembiayaan komputer dan telefon pintar (smartphones) mengenai semua
pembiayaan yang telah diluluskan hendaklah diselenggarakan oleh Ketua
Jabatan.
13.12 Ketua Jabatan hendaklah melaporkan dengan segera sekiranya berlaku

penyelewengan atau kegagalan mematuhi peraturan-peraturan dalam
pekeliling kepada Perbendaharaan melalui Bahagian Kewangan, KPM.
13.13 Tindakan surcaj dan tatatertib akan diambil terhadap peminjam dan
pegawai yang bertanggungjawab dalam urusan pinjaman berkenaan sekiranya
terdapat syarat-syarat dan peraturan-peraturan di dalam Pekeliling yang
ditetapkan tidak dipatuhi.
47
14 PENGESAHAN AKUAN BEBAS BERHUTANG (PENGESAHAN

KEWANGAN)
14.1 Ketua Jabatan diingatkan untuk menghantar borang pengesahan akuan

berhutang (borang pengesahan kewangan) bagi pendahuluan diri dalam dan
luar negeri, pendahuluan diri lebihan emolumen, pendahuluan diri gaji,
pendahuluan diri AP59, tunggakan KWSP dan Pinjaman Kenderaan serta
Komputer kepada Bahagian Kewangan bagi pegawai yang bakal bersara,
pegawai yang telah meninggal dunia dan pegawai yang telah meninggalkan
perkhidmatan awam.
14.2 Pengesahan hendaklah dihantar selewat-lewatnya 6 bulan sebelum

pegawai bersara dan dalam masa tujuh (7) hari bekerja bagi pegawai yang
telah meninggal dunia atau meninggalkan perkhidmatan awam.
Pengesahan akuan berhutang ini bertujuan untuk mengelakkan kesukaran
untuk mengutip semula bayaran hutang dari pesara/ waris setelah pegawai
bersara atau waris telah menerima wang ganjaran.
15 PELANTIKAN PENCERAMAH BUKAN PENJAWAT AWAM/ TRAINING

PROVIDER
15.1 Selaras dengan perenggan 16, 1PP PK2, Ketua Jabatan hendaklah
mengutamakan kepakaran sedia ada di kalangan anggota perkhidmatan
awam/ agensi Kerajaan dan institusi yang diiktiraf oleh Kerajaan mempunyai
kepakaran khusus untuk memberi syarahan/ ceramah atau mengendalikan
kursus/ latihan yang diperlukan.
15.2 Sekiranya terdapat keperluan untuk melantik penceramah bukan

penjawat awam permohonan adalah di bawah kelulusan Ketua Jabatan
masing-masing berdasarkan surat pekeliling KPM.400-9/1/1 JLD.9(9) bertarikh
1 Mac 2017.
48
15.3 Pelawaan untuk mendapatkan perkhidmatan penceramah atau

pengendalian kursus/ latihan hendaklah menyatakan dengan jelas mengenai
skop perkhidmatan, bidang kepakaran/ kelayakan/ pengalaman penceramah,
jumlah masa syarahan, bilangan peserta dan sebagainya supaya harga yang
ditawarkan dapat diperincikan untuk penilaian.
16 KEMUDAHAN PENDAHULUAN DIRI SEMASA MENJALANKAN TUGAS

RASMI
16.1 Bagi meningkatkan pengurusan kewangan berprestasi tinggi dan

mempercepatkan proses kelulusan kepada pegawai yang memohon
pendahuluan diri, Pegawai Pengawal telah mewakilkan kuasa kepada
Setiausaha/ Pengarah Bahagian dan Pengarah Jabatan Pendidikan Negeri/
Institusi untuk meluluskan permohonan pendahuluan diri oleh pegawai masing-
masing.
16.2 Ketua Jabatan adalah diingatkan agar dapat mematuhi peraturan yang
ditetapkan di dalam Pekeliling Perbendaharaan 1PP WP 3.2 – Peraturan dan
Prosedur Pengurusan Pendahuluan Diri Bagi Bayaran Elaun Sewa Hotel dan
Elaun Makan dan bertanggungjawab untuk memastikan semua pendahuluan
diri dikutip semula selaras dengan arahan oleh pekeliling tersebut.
16.3 Ketua Jabatan adalah diingatkan untuk memantau kes pegawai yang
gagal membuat tuntutan rasmi untuk membayar balik pendahuluan diri yang
telah diterima. Sekiranya tuntutan tidak dibuat dalam tempoh satu (1) bulan
selepas tarikh tuntutan perlu dibuat, penerima pendahuluan diri akan dikenakan
bayaran penalti 10 peratus (10%) setahun.
16.4 Ketua Jabatan juga perlu mengemukakan satu penyata yang

menunjukkan ringkasan mengenai kedudukan Pendahuluan Diri yang
diluluskan dan hasil pembayaran balik setiap enam (6) bulan kepada
Perbendaharaan melalui Bahagian Kewangan. Jika tiada Pendahuluan Diri
yang diluluskan bagi tempoh tersebut Perbendaharaan hendaklah diberitahu
49
juga dengan mengemukakan pulangan kosong (nil return). Penyata ini boleh
dikemukakan dengan menggunakan format sepertimana Lampiran B dalam
1PP WP 3.2.
17 PERMOHONAN KELULUSAN PEMBELIAN KEMUDAHAN ALAT

KOMUNIKASI MUDAH ALIH DAN CAJ BULANAN
17.1 Peraturan dan prosedur permohonan kelulusan pembelian

kemudahan alat komunikasi mudah alih dan caj bulanan bagi kegunaan
rasmi di KPM adalah selaras dengan Surat Pekeliling Kewangan (SPK)
Bilangan 2 Tahun 2014: Peraturan Mengenai Kemudahan Alat Komunikasi
Mudah Alih, Kementerian Pendidikan Malaysia.
17.2 Kelulusan pembelian kemudahan alat komunikasi mudah alih dan

tuntutan caj bulanan adalah bagi pegawai yang sentiasa memerlukan
panggilan rasmi dibuat dengan serta-merta secara berterusan dan merupakan
bentuk komunikasi yang paling berkesan bagi melaksanakan tugas dengan
cekap.
17.3 Ketua Jabatan hendaklah memastikan permohonan bagi kategori

pegawai yang layak sahaja diperakukan serta memastikan Bahagian/
Jabatan mempunyai peruntukan yang mencukupi bagi tuntutan bayaran
balik kemudahan alat komunikasi mudah alih dan caj bulanan.
17.4 Permohonan baharu bantuan pembelian alat komunikasi mudah alih

hanya akan dipertimbangkan sekiranya tarikh resit pembelian alat komunikasi
mudah alih tersebut telah mencukupi atau melebihi tempoh dua (2) tahun
daripada tarikh kelulusan sebelumnya. Permohonan beserta resit dan
dokumen-dokumen lengkap yang berkaitan hendaklah dikemukakan kepada
Pegawai Pelulus dalam tempoh tiga (3) minggu selepas tarikh pembelian.
17.5 Kemudahan bantuan pembelian alat komunikasi mudah alih dan caj
bulanan adalah bagi tujuan rasmi KPM sahaja. Justeru, tarikh pembelian alat
50
komunikasi mudah alih yang kurang daripada 6 bulan sebelum tarikh

pegawai menamatkan perkhidmatan/ bersara tidak akan dipertimbangkan.
17.6 Kelulusan pembelian kemudahan bantuan alat komunikasi mudah alih

hendaklah direkodkan di dalam Buku Perkhidmatan Kerajaan (BPK) pegawai
yang terlibat.
18 PERMOHONAN KELULUSAN KHAS PERBENDAHARAAN
18.1 Perkara-perkara yang berada di luar daripada peraturan sedia ada

dan/ atau memerlukan kelulusan khas Kementerian Kewangan hendaklah
diperolehi terlebih dahulu sebelum sesuatu program dilaksanakan.
18.2 Permohonan kelulusan khas berhubung Kawalan Perbelanjaan,

Kawalan Bajet, Perolehan, Kemudahan dan Elaun, Pembayaran di bawah
AP59 dan lain-lain hendaklah dikemukakan dengan lengkap berserta justifikasi
dan dikemukakan kepada Bahagian-Bahagian yang berkaitan untuk mendapat
persetujuan Pegawai Pengawal atau pegawai yang diberi kuasa terlebih
dahulu.
18.3 Ketua Jabatan adalah diminta memastikan permohonan diterima oleh

Pegawai Pelulus tidak lewat 3 bulan daripada tarikh program bagi
kelulusan khas Perbendaharaan dan tidak lewat 30 hari bagi kelulusan
khas Bahagian Kewangan, KPM.
18.4 Bahagian Kewangan berhak untuk menolak dan membatalkan

permohonan-permohonan yang tidak lengkap atau lewat dikemukakan.
19 LANGKAH-LANGKAH MENGOPTIMUMKAN PERBELANJAAN
Semua Ketua Jabatan juga hendaklah memastikan perkara-perkara berikut

dipatuhi:-
51
19.1 Bagi perjalanan luar stesen pula hendaklah mendapatkan kebenaran

Ketua Jabatan/ Bahagian/ PPD/ Ketua PTJ terlebih dahulu bagi tujuan kawalan
perbelanjaan. Bilangan pegawai yang terlibat hendaklah diminimumkan dan
menggunakan kaedah perjalanan yang paling menjimatkan;
19.2 Permohonan baharu/ tambahan untuk penyewaan bangunan, mesin

fotostat, alat siaraya, harta modal ICT dan bukan ICT, khemah, pengangkutan
dan lain-lain hendaklah dikawal;
19.3 Ketua Jabatan/ Bahagian hendaklah mengawal penggunaan utiliti

seperti air, elektrik, pendingin hawa dan perkhidmatan telekomunikasi dengan
memberi penekanan yang serius dalam pelaksanaan langkah-langkah
penjimatan dan menggelakkan pembaziran;
19.4 Aktiviti yang berbentuk ceremonial hendaklah dikawal dan dilaksanakan

dalam skala sederhana ; dan
19.5 Menubuhkan Jawatankuasa Bantuan Peringkat Sekolah yang

bermesyuarat sekurang-kurangnya dua (2) kali setahun dalam pemilihan dan
perakuan murid yang layak untuk menerima jenis-jenis bantuan persekolahan
yang berasaskan kriteria kelayakan. Pelaksanaan Mesyuarat Jawatankuasa
Bantuan Peringkat Sekolah dan laporan mesyuarat hendaklah dikemukakan
mengikut ketetapan seperti berikut :
Bil. Tarikh Mesyuarat Tarikh Akhir Hantar

Mesyuarat di Sekolah Laporan ke BKew
Pertama Sebelum 9 Mac 2019 16 Mac 2019
Kedua Sebelum 7 September 2019 14 September 2019
52
BELANJA
PEMBANGUNAN
(P.63)
DAN
PENGURUSAN
PEMBANGUNAN
B. BELANJA PEMBANGUNAN P.63 DAN PENGURUSAN PEMBANGUNAN
1. PERUNTUKAN PEMBANGUNAN 2019
1.1. Tahun 2019 merupakan tahun keempat kepada RMKe-11 yang

merupakan Rancangan Malaysia Lima Tahun (RMLT) terakhir dalam
menentukan negara ke arah berpendapatan tinggi menjelang tahun 2020.
1.2. Perbandingan Peruntukan P.63 KPM bagi tahun 2018 dan 2019
mengikut program adalah seperti berikut:
KOD 2018 2019 PERBEZAAN

PROGRAM
PROJEK (RM) (RM) (RM)
PENDIDIKAN
00101 Pra Sekolah 3,655,800 5,647,400 1,991,600
00102 Rendah Akademik 145,769,800 294,977,300 149,207,500
00201 Menengah Akademik 310,611,000 388,894,700 78,283,700
00202 Sekolah Sukan 11,300,000 10,764,000 -536,000
Sekolah Menengah
00203 16,514,400 28,400,000 11,885,600
Berasrama Penuh
00204 Matrikulasi 502,000 1,000,000 498,000
Pendidikan Teknik dan

00300 115,235,200 103,867,500 -11,367,700
Vokasional
Pendidikan Guru –
00700 57,100,000 1,050,000 -56,050,000
Maktab Perguruan
00800 Rumah Guru 557,200 1,010,000 452,800
00900 Asrama 13,848,900 34,294,000 20,445,100

2,500,000
Pejabat-pejabat
01000 5,950,000 3,450,000
Pendidikan
53

PROGRAM
01100 Bantuan Modal 3,291,100 3,300,000 8,900
01300 Pendidikan Khas 6,000,000 11,560,000 5,560,000

Program
01700 Pembangunan - 3,200,000 3,200,000
Kokurikulum
Dewan Bahasa dan
02200 - - -
Pustaka
02300 Institut Aminuddin Baki - 200,000 200,000
Program
03400 3,951,300 4,371,500 420,200
Pembangunan Sukan
Ubahsuai Naiktaraf
03504 29,751,500 632,763,500 603,012,000
Sokongan Pendidkan
Program
Pembangunan Luar
03700 74,407,500 148,461,400 74,053,900
Bandar
Sabah/Sarawak
Sistem
04600 Pengkomputeran 11,500,000 3,000,000 -8,500,000
Sekolah
05100 Perabot dan Peralatan 40,000,000 - -40,000,000
01800 Bahagian Sumber dan

500,000,000 211,917,000 -288,083,000
Teknologi Pendidikan
07000 Bangunan dan Pejabat
95,616,900 90,204,500 -5,412,400
KPM
Pembelian Tanah
03900
(Pendidikan) Pelbagai 4,921,800 28,879,800 23,958,000
Negeri
03502 USNT Menengah
1,500,000 5,000,000 3,500,000
Akademik
Asuhan dan Didikan

30000 Awal Kanak-kanak - 8,183,000 8,183,000
(ECCE)
JUMLAH PENDIDIKAN 1,448,534,400 2,026,895,600 578,361,200
54

PROGRAM
PENDIDIKAN TINGGI
00400 Pendidikan Politeknik 354,094,500 331,373,100 -22,721,400
Universiti Putra
00500 156,044,000 101,890,000 -54,154,000
Malaysia (UPM)
00601 Universiti Malaya (UM) 8,000,000 10,000,000 2,000,000
Pusat Perubatan
00602 Universiti Malaya 17,590,000 5,000,000 -12,590,000
(PPUM)
Universiti Kebangsaan
01500 57,164,800 238,553,000 181,388,200
Malaysia (UKM)
Universiti Sains
01600 13,730,000 15,600,000 1,870,000
Malaysia (USM)
Universiti Teknologi
01900 124,207,000 81,807,400 -42,399,600
Malaysia (UTM)
Kolej Universiti Tunku
02000 Abdul Rahman - 5,500,000.00 5,500,000
(KUTAR)
Universiti Teknologi
02100 781,456,900 752,969,400 -28,487,500
MARA (UiTM)
Universiti Islam
02800 Antarabangsa 329,344,400 305,901,800 -23,442,600
Malaysia (UIAM)
Universiti Utara
02900 34,500,000 42,000,000 7,500,000
Malaysia (UUM)
Universiti Malaysia
04000 81,125,000.00 46,275,000 -34,850,000
Sarawak (UNIMAS)
Universiti Malaysia
04200 1,000,000 31,000,000 30,000,000
Sabah (UMS)
Universiti Pendidikan
04400 42,093,900 58,757,300 16,663,400
Sultan Idris (UPSI)
04800 Kolej Komuniti 78,663,800 79,699,000 1,035,200
Universiti Malaysia
04903 32,000,000 27,060,000 -4,940,000
Pahang (UMP)
Universiti Malaysia
04904 37,216,000 86,552,600 49,336,600
Perlis (UniMAP)
55

PROGRAM
Universiti Tun Hussein

05000 98,128,500 98,613,700 485,200
Onn Malaysia (UTHM)
Universiti Teknikal
05001 Malaysia Melaka 47,328,400 63,793,500 16,465,100
(UTeM)
Universiti Sains Islam
05002 41,100,000 54,500,000 13,400,000
Malaysia (USIM)
Universiti Malaysia
05003 16,212,000 40,000,000 23,788,000
Terengganu (UMT)
Akademi Kepimpinan
05009 Pengajian Tinggi 3,000,000 1,474,700 -1,525,300
(AKEPT)
Penyelidikan
05011 345,000,000 425,350,000 80,350,000
Fundamental
Latihan Penyelidikan
05012 212,000,000 36,979,900 -175,020,100
Universiti
Universiti Sultan
05013 Zainal Abidin 19,000,000 119,797,100 100,797,100
(UniSZA)
Universiti Malaysia
05014 - 8,000,000 8,000,000
Kelantan (UMK)
Universiti Pertahanan
05016 Nasional Malaysia 4,900,000 14,797,400 9,897,400
(UPNM)
JUMLAH PENDIDIKAN TINGGI 2,934,899,200 3,083,244,900 148,345,700
JUMLAH ANGGARAN P.63 4,383,433,600 5,110,140,500 726,706,900
2. AGIHAN PERUNTUKAN
2.1. AGIHAN WARAN PERUNTUKAN
2.1.1. Bahagian Pembangunan akan mengagihkan peruntukan

seawal-awalnya pada 15 Januari 2019 berdasarkan permohonan
tertakluk kepada peruntukan yang telah diluluskan.
56
2.1.2. Ketua Jabatan hendaklah memastikan waran peruntukan yang

diterima direkod dan disenggara dalam iGFMAS/ manual. Sekiranya
waran perlu diagihkan, Waran Peruntukan Kecil (WPK) hendaklah dibuat
dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja dari tarikh waran diterima.
2.2. AGIHAN GERAN PERUNTUKAN KEPADA BADAN BERKANUN

PERSEKUTUAN (UNIVERSITI AWAM)
Bahagian Pembangunan akan menyalurkan geran peruntukan kepada Badan

Berkanun Persekutuan (BBP) secara suku tahunan atau empat (4) kali
setahun berdasarkan kepada surat Kementerian Kewangan
bil.KK/BKP(S)10/718 Jld.4 s.k 2/2009 bertarikh 22 Oktober 2013.
3. PELAKSANAAN PROJEK BAHARU
3.1. Permohonan peruntukan bagi Projek Baharu oleh Ketua Jabatan

hendaklah disertakan dengan Unjuran Aliran Tunai projek dan dikemukakan
kepada Bahagian Pembangunan (BP) sejurus selepas kelulusan Preliminary
Detailed Abstract (PDA) diperoleh. Agihan waran kepada Ketua Jabatan bagi
Projek Baharu akan dibuat dalam tempoh tujuh (7) hari selepas permohonan
diterima.
3.2. Ketua Jabatan hendaklah memastikan semua waran peruntukan yang

diterima dikunci masuk ke dalam iGFMAS/ SKALA. Sekiranya waran ini perlu
diagihkan ke JPN/ Agensi berkaitan, Waran Peruntukan Kecil (WPK),
hendaklah dibuat dalam tempoh lima (5) hari bekerja daripada tarikh waran
diterima.
57
4. PENGURUSAN PROJEK PEMBANGUNAN
4.1. PENTADBIRAN KONTRAK
4.1.1. Semua projek pembangunan hendaklah diuruskan dengan

cekap, sempurna dan teratur berdasarkan peraturan yang sedang
berkuat kuasa dan syarat yang telah ditetapkan di dalam ikatan kontrak.
Setiap kontrak hendaklah menjaga kepentingan dan dasar-dasar
Kerajaan. Tindakan sewajarnya hendaklah diambil jika pihak perunding
dan kontraktor gagal memenuhi obligasi di bawah kontrak. Antara
perkara-perkara yang perlu diberi perhatian adalah seperti berikut:
i. Bon Pelaksana;
ii. Jadual Pelaksanaan Kerja;
iii. Tempoh Tanggungan Kecacatan;
iv. Bayaran Pendahuluan;
v. Bayaran Kemajuan;
vi. Arahan Perubahan Kerja;
vii. Perlanjutan/Perubahan Kontrak;
viii. Ganti Rugi Kelewatan;
ix. Denda; dan
x. Penamatan Kontrak
4.2. PELAKSANAAN PROGRAM SKIM LATIHAN MALAYSIA (SLiM)

DALAM PEROLEHAN KERAJAAN
Syarikat/ kontraktor/ perunding yang telah memperoleh kontrak perolehan

Kerajaan (bekalan, perkhidmatan dan kerja) daripada agensi Kerajaan
termasuk Badan Berkanun Persekutuan, Syarikat Menteri Kewangan
Diperbadankan (MKD) dan Syarikat Berkaitan Kerajaan (GLC) diwajibkan
untuk melaksanakan program SLiM dengan penetapan nilai ambang
(threshold value) berdasarkan sektor yang telah dikenal pasti selaras
dengan 1PP PK 1.2: Pelaksanaan Program Skim Latihan Malaysia (SLiM)
58
Dalam Perolehan Kerajaan. Syarikat hendaklah memperuntukkan sekurang-

kurangnya 1% daripada nilai kontrak bagi melaksanakan program SLiM.
Syarikat yang mendapat kontrak Kerajaan di bawah nilai ambang digalakkan
untuk melaksanakan program SLiM, namun tidak tertakluk kepada penetapan
1% daripada nilai kontrak keseluruhan.
4.3. PEMANTAUAN DAN KAWALAN KEMAJUAN KERJA
4.3.1. Ketua Jabatan hendaklah memantau kerja bagi memastikan

mutu kerja mengikut kontrak dan mengeluarkan arahan berkaitan
pelaksanaan kerja.
4.3.2. Mesyuarat tapak wajar diadakan setiap bulan bagi memantau

dan mengawal kerja serta menyelesaikan masalah di tapak bina. Ketua
Jabatan boleh meminta jadual kerja yang baharu sekiranya kemajuan
kerja sebenar tidak mengikut jadual kerja asal.
4.4. BAYARAN KEPADA KONTRAKTOR
4.4.1. Ketua Jabatan hendaklah menilai kerja yang telah dilaksanakan

dengan sempurna sekurang-kurangnya sekali sebulan. Penilaian perlu
dibuat oleh Ketua Jabatan meskipun tiada tuntutan bayaran dibuat oleh
kontraktor.
4.4.2. Selaras dengan Arahan Perbendaharaan (AP)103(a) dan Para 9

di Lampiran 2.0 di bawah 1PP PK2.1 : Kaedah Perolehan Kerajaan,
Ketua Jabatan hendaklah memastikan tuntutan yang sempurna dibayar
dalam tempoh empat belas (14) hari daripada tarikh dokumen bayaran
yang lengkap diterima.
59
4.5. ARAHAN PERUBAHAN KERJA DAN PELANJUTAN MASA
4.5.1. Arahan Perubahan Kerja (APK) dan Pelanjutan Tempoh Siap

Kerja (EOT) boleh dibenarkan dengan kelulusan Pegawai Pengawal
atau mana-mana pegawai yang diwakilkan kuasa oleh Pegawai
Pengawal.
4.5.2. Ketua Jabatan hendaklah memastikan kelulusan APK dan EOT

ini dibuat selaras dengan 1PP PK4.1 – Pentadbiran Kontrak Dalam
Perolehan Kerajaan.
4.6 PERAKUAN AKAUN MUKTAMAD
4.6.1 Selaras dengan Perenggan 5(iii) di bawah 1PP PK4.1 :

Pentadbiran Kontrak Dalam Perolehan Kerajaan Secara Am, Ketua
Jabatan hendaklah memastikan Penyata Akaun Muktamad (Statement
Of Final Account) mula disediakan dalam tempoh 9 bulan daripada
tarikh Perakuan Siap Kerja/Certificate Of Practical Completion (CPC)
bagi kontrak konvensional dan dalam tempoh 12 bulan daripada
tarikh CPC bagi kontrak Reka dan Bina.
4.6.2 Penyata Akaun Muktamad yang telah disediakan hendaklah

dimuktamadkan setelah tamat Tempoh Tanggungan Kecacatan
(DLP) atau Perakuan Siap Memperbaiki Kecacatan/ Completion Of
Making Goods Defects (CMGD) dikeluarkan, yang mana terkemudian.
4.6.3 Penyata Akaun Muktamad hendaklah disokong oleh dokumen-

dokumen yang menunjukkan penilaian muktamad terhadap kerja yang
telah siap menurut peruntukan kontrak.
4.6.4 Penyata Akaun Muktamad hendaklah mengambil kira apa jua

potongan yang dibenarkan menurut peruntukan kontrak termasuk
jumlah Ganti Rugi Tertentu dan Ditetapkan/ Liquidated Ascertain Of
60
Damages (LAD) yang telah dikenakan (sekiranya berkaitan) dan

potongan bagi jumlah bayaran pendahuluan yang telah dibayar kepada
kontraktor dan subkontraktor dinamakan (sekiranya berkaitan).
4.6.5 Perakuan Muktamad (Borang JKR 66A) hendaklah dikeluarkan

berdasarkan Penyata Akaun Muktamad yang menyatakan baki bayaran
daripada Kerajaan kepada kontraktor atau daripada kontraktor kepada
Kerajaan. Perakuan akaun muktamad mestilah ditandatangani oleh
Pegawai Pengawal.
4.7 PEMATUHAN KEPADA UNDANG-UNDANG
4.7.1 Ketua Jabatan hendaklah memastikan pihak perunding dan

kontraktor mematuhi semua undang-undang atau undang-undang kecil atau
apa-apa arahan yang dikeluarkan oleh Pihak Berkuasa Tempatan (PBT) atau
syarikat perkhidmatan awam.
4.7.2 Pihak perunding dan kontraktor hendaklah mengemukakan kepada

Ketua Jabatan segala kelulusan yang diterima oleh pihaknya.
4.8 PEMATUHAN KEPADA PERATURAN KEWANGAN
4.8.1 Ketua Jabatan hendaklah mematuhi semua peraturan kewangan yang

ditetapkan oleh Kementerian Kewangan termasuk:
i. Arahan Perbendaharaan (AP);
ii. Surat Arahan Ketua Pengarah Kerja Raya (SAKPKR); dan
iii. 1PP
5. KAWALAN PERBELANJAAN PEMBANGUNAN
5.1 Ketua Jabatan hendaklah memastikan setiap perbelanjaan dibuat

dengan berhemat serta value-for-money. Pelaksanaan sesuatu program/
projek hendaklah selaras dengan jumlah peruntukan yang telah diluluskan.
Sebarang penyaluran peruntukan atau pembayaran hendaklah berdasarkan
61
kemajuan projek bagi memastikan peruntukan yang telah diberikan dapat

dibelanjakan sepenuhnya.
5.2 Ketua Jabatan diminta untuk mengambil langkah-langkah

meningkatkan keberkesanan perbelanjaan awam dan mengutamakan
keberhasilan (outcome) dalam melaksanakan sesuatu program/ projek.
5.3 Ketua Jabatan hendaklah melaksanakan program/ projek mengikut

keutamaan, mengelakkan pertindihan program/ projek, menghentikan
program/ projek yang didapati tidak berkesan serta melaksanakan pengagihan
semula sumber-sumber sedia ada seperti peruntukan, perjawatan dan aset.
5.4 Ketua Jabatan diingatkan supaya tidak membuat pembayaran kepada

kontraktor sekiranya kerja tidak dilaksanakan dengan sempurna sepertimana
yang ditetapkan dalam kontrak. Tindakan tatatertib, surcaj atau undang-undang
yang berkaitan akan dikenakan kepada pegawai Kerajaan yang melanggar
peraturan dalam melaksanakan pembayaran.
6. PEMANTAUAN PROJEK DAN PRESTASI BELANJA PTJ
6.1 Ketua Jabatan hendaklah memastikan perbelanjaan yang dibuat

mematuhi peraturan-peraturan perolehan yang berkuat kuasa dan dilarang
sama sekali memecah kecil projek-projek. Pelaksanaan sesuatu projek
hendaklah selaras dengan jumlah peruntukan yang telah diluluskan.
6.2 Ketua Jabatan yang menerima Peruntukan Pembangunan wajib

mengemukakan Laporan Prestasi Perbelanjaan Pembangunan setiap
bulan sebanyak dua (2) kali bagi pelaporan untuk tempoh sehingga 15hb
dan sehingga 30hb kepada Bahagian Pembangunan agar pemantauan
dapat dilaksanakan dengan lebih rapi. Laporan yang dikemukakan hendaklah
disertai dengan cetakan laporan iGFMAS/ SKALA yang dengan jelas
menunjukkan perbelanjaan dan tanggungan yang dikunci masuk ke dalam
sistem.
62
6.3 Di peringkat negeri dan daerah, Pengarah Pendidikan Negeri/

Pegawai Pendidikan Daerah bertanggungjawab memantau projek yang
dilaksanakan di tempat masing-masing. Sekiranya pegawai-pegawai di
peringkat negeri/ daerah tidak berkeupayaan membuat pengawasan, bantuan
bolehlah diperoleh daripada Jabatan Teknikal tempatan.
6.4 Laporan Kemajuan Pelaksanaan Projek di peringkat daerah

hendaklah disediakan oleh Pegawai Pendidikan Daerah dan dikemukakan
kepada Pengarah Pendidikan Negeri untuk penyelarasan dan seterusnya
dikemukakan kepada Bahagian Pembangunan pada setiap bulan.
6.5 Ketua Jabatan hendaklah memastikan setiap perbelanjaan

pembangunan dikemaskini dalam Sistem Pemantauan Projek II (SPP II)
selaras dengan Arahan No.1, 2004 Majlis Tindakan Negara, Garis Panduan
Rancangan Malaysia Ke-11 (RMKe-11), 2016-2020: Pertumbuhan
Berpaksikan Rakyat serta pekeliling lain yang berkuat kuasa.
6.6 Bagi memastikan prestasi fizikal dan kewangan projek-projek

pembangunan dilaksanakan mengikut jadual yang telah dirancang, Ketua
Jabatan dikehendaki melaporkan prestasi fizikal dan kewangan Bahagian/
Jabatan masing-masing dalam mesyuarat-mesyuarat berjadual berikut:
i. Mesyuarat Jawatankuasa Tindakan Pembangunan Kementerian

(JTPK) yang akan diadakan pada setiap bulan; dan
ii. Mesyuarat Pemantauan Prestasi Perbelanjaan Peruntukan

Pembangunan (P.63) KPM yang akan diadakan sekurang-
kurangnya tiga (3) kali dalam setahun.
63
7. PELARASAN SEMULA PERUNTUKAN
7.1 PERMOHONAN PINDAH/TAMBAH/TARIK BALIK PERUNTUKAN
7.1.1 Permohonan tambah/ tarik balik peruntukan (jika ada) hendaklah

dilaporkan dalam Mesyuarat Prestasi Perbelanjaan Peruntukan
Pembangunan P.63 KPM.
7.1.2 Semua permohonan tambah/tarik balik peruntukan hendaklah

dikemukakan bersekali dengan Unjuran Aliran Tunai dikemaskini
dan justifikasi lengkap berhubung permohonan yang dibuat. Tarikh
akhir pengagihan peruntukan pembangunan kepada PTJ adalah
sebelum 31 Oktober 2019 (tertakluk kepada pindaan), kecuali
terdapat keperluan mendesak.
7.1.3 Permohonan tarik balik peruntukan hendaklah dikemukakan

selewat-lewatnya pada 15 November 2019 (tertakluk kepada
pindaan), bagi membolehkan peruntukan tersebut diagih semula
kepada Bahagian/ Jabatan yang memerlukan. Ketua Jabatan yang
gagal untuk melaksanakan permohonan tarik balik sebelum tarikh yang
dinyatakan di atas, bertanggungjawab memberikan justifikasi
kegagalan untuk berbelanja.
7.1.4 Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan baki peruntukan

yang akan ditarik balik tidak mempunyai komitmen dan mencukupi bagi
membolehkan waran tarik balik dilaksanakan. Waran tarik balik yang
dikeluarkan oleh BP wajib dikunci masuk (key-in) ke dalam sistem
iGFMAS/ SKALA sebaik sahaja waran diterima.
7.1.5 BP berhak mengambil tindakan untuk menarik balik

peruntukan sekiranya prestasi perbelanjaan tidak memuaskan atau
terdapat keperluan lain yang mendesak.
64
PENGURUSAN
PERAKAUNAN
C. PENGURUSAN PERAKAUNAN
1. PELAKSANAAN PERAKAUNAN AKRUAN
1.1. Pelaksanaan sistem perakaunan Kerajaan Persekutuan berasaskan

akruan melalui sistem iGFMAS telah dilaksanakan pada 1 Januari 2018.
Pelaksanaan ini adalah menggantikan sistem sedia ada iaitu eSPKB,
eTerimaan dan GFMAS. Pelaksanaan perakaunan akruan sejajar dengan
Dasar Transformasi Sektor Awam dalam Model Ekonomi Baru bertujuan
memantapkan pengurusan fiskal berhemat serta mempertingkatkan
kecekapan pengurusan kewangan dan perakaunan Kerajaan Persekutuan.
1.2. Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia Bilangan 11 Tahun 2017

menetapkan polisi peralihan pelaksanaan perakaunan akruan bagi Kerajaan
Persekutuan dan Kerajaan Negeri bagi penggunaan Piawaian Perakaunan
Sektor Awam Malaysia (MPSAS) dalam tempoh peralihan pelaksanaan
perakaunan akruan kerajaan dengan penetapan seperti berikut :
i. Tempoh masa peralihan selama tiga (3) tahun bagi pemakaian kali
pertama Piawaian Perakaunan Sektor Awam Malaysia (MPSAS)
mulai 1 Januari 2018 hingga 31 Disember 2020;
ii. Polisi peralihan bagi mengakaunkan baki awal aset, liabiliti dan ekuiti
Kerajaan dalam tempoh masa peralihan; dan
iii. Polisi peralihan bagi pengiktirafan, pengukuran dan pendedahan
bagi aset, liabiliti dan ekuiti serta pengiktirafan hasil Kerajaan dalam
tempoh masa peralihan.
1.3 Semua Kementerian/ Jabatan Persekutuan dan Negeri hendaklah

memastikan pematuhan kepada Polisi Peralihan Perakaunan Akruan Kerajaan
dalam tempoh masa peralihan.
65
2. PELAKSANAAN SISTEM MyCOST
2.1. Selaras dengan pelaksanaan perakaunan akruan, fungsi perakaunan

diperluaskan kepada perakaunan pengurusan bagi meningkatkan ketelusan
dan akauntabiliti dalam mengurus sumber sektor awam dan memperkasakan
sistem pengurusan fiskal berhemat.
2.2. Fungsi pengekosan merupakan salah satu di antara lima (5) elemen
bagi perakaunan pengurusan yang bertujuan mengenalpasti kos dalam
menghasilkan barang atau perkhidmatan dan dijangka dilaksanakan pada
tahun 2019 menggunakan sistem MyCOST. Terdapat dua (2) jenis pengekosan
yang akan dilaksanakan iaitu Outcome Based Costing (OBC) dan PTJ Based
Costing (PBC).
2.3. Objektif pengekosan OBC adalah untuk menilai keberkesanan aktiviti

dan program Kementerian bagi mencapai outcome. Kementerian perlu
melengkapkan:
i. Kerangka Pengurusan Prestasi Program (Programme Performance

Management Framework (PPMF) dan Kerangka Pengurusan
Prestasi Aktiviti (Activity Performance Management Framework
(APMF) bagi Bajet Berasaskan Outcome (Outcome Based
Budgeting (OBB);
ii. Menyelaras elemen strategik Kementerian dalam Kerangka OBB;
iii. Menentukan butiran KPI bagi setiap outcome/ output adalah
lengkap;
iv. Kemasukan data sebenar ke dalam Kerangka Pengekosan
Kementerian; dan
v. Maklumat pengekosan diperoleh dan dianalisa.
2.4. Manakala objektif pelaksanaan PBC adalah untuk mengukur kecekapan

organisasi dalam menghasilkan output. PTJ perlu melaksanakan perkara
berikut:
66
i. Menetapkan output utama bagi tujuan pengekosan;

ii. Menentukan komponen kos iaitu kos langsung, kos tidak langsung,
overhead bagi output yang dipilih;
iii. Menentukan amaun kos yang akan diserahkan kepada Aktiviti lain
(Jumlah kos untuk melakukan kerja bagi pihak Aktiviti lain);
iv. Menentukan amaun tetap dan berkait secara langsung dengan
penghasilan output;
v. Menentukan wajaran untuk pengagihan kos dari cost pool kepada
semua output yang dikenalpasti;
vi. Kemasukan data pencapaian sebenar; dan
vii. Hasil maklumat pengekosan diperoleh dan dianalisa.
2.5 Penyelaras Program dan PTJ perlu memastikan keupayaan sumber

dan ketersediaan organisasi untuk melaksanakan fungsi pengekosan ini
serta merujuk kepada arahan yang dikeluarkan oleh Jabatan Akauntan Negara
Malaysia (JANM) dan Bahagian Akaun, KPM dari semasa ke semasa.
3. PERAKAUNAN ASET
3.1 Aset dalam perakauan akruan didefinasikan sebagai sumber yang

dikawal oleh entiti, hasil daripada peristiwa lampau dan memberi manfaat
ekonomi masa hadapan atau potensi perkhidmatannya dijangka mengalir ke
dalam entiti.
3.2 Had nilai dipermodalkan untuk Aset adalah RM2,000 bagi setiap item.
Aset di bawah RM2,000 setiap item (Aset Bernilai Rendah) hendaklah
dibelanjakan tetapi masih direkodkan dalam daftar Aset untuk tujuan rekod
dan kawalan.
3.3 Nilai aset akan dipaparkan di dalam Penyata Kewangan Kementerian

dimana ia akan mengambarkan nilai yang sebenar kedudukan kewangan bagi
67
setiap kementerian. Oleh yang demikian, semua data aset (sama ada aset
ketara dan aset tak ketara) perlu dilaporkan di dalam Penyata Kewangan KPM.
3.4 Ketua Jabatan perlu memastikan data semua aset tak alih dan aset
alih direkodkan di dalam sistem perakaunan iGFMAS bagi membolehkan
semua data aset dilaporkan dengan nilai yang tepat dan sebenar dalam
Penyata Kewangan KPM.
3.5 Sebarang transaksi yang terlibat bagi aset (perolehan, arahan

penyelesaian, pindahan, pengelasan, penjejasan, pelupusan, pelarasan dan
pembatalan perlu dikunci masuk dengan segera ke dalam iGFMAS selaras
dengan Manual Prosedur Kerja yang telah dimuktamadkan oleh Jabatan
Akauntan Negara (JANM).
4. KOD PERAKAUNAN
4.1 Semua perbelanjaan perlu dilaksanakan mengikut program/ aktiviti

sepertimana Waran Peruntukan yang diterima, manakala semua perbelanjaan
dan terimaan mesti diakaunkan pada kod yang tepat mengikut jenis belanja
dan terimaan seperti yang digariskan dalam Surat Pekeliling Akauntan Negara
Malaysia Bil 10 Tahun 2017, Carta Akaun Di Bawah Asas Perakaunan Akruan.
4.2 Semua pembayaran gaji dan pukal diakaunkan oleh PTJ melalui Pusat
Gaji/ Pusat Kos masing-masing.
4.3 Semua PTJ hendaklah menyemak Laporan Kedudukan Vot/ Dana

serta Laporan Belanja dan Hasil bagi memastikan semua urus niaga telah
direkod dan diakaunkan dengan betul. Ini bertujuan bagi memastikan laporan
perakaunan KPM adalah tepat dan seterusnya menggambarkan kedudukan
sebenar.
68
5. PEMBAYARAN BIL DAN PENYELENGGARAAN DAFTAR BIL
5.1. Arahan Perbendaharaan 103(a) telah menetapkan bahawa semua bil

dan tuntutan perlu dijelaskan pembayarannya dalam tempoh 14 hari dari
tarikh ia diterima dengan lengkap dan sempurna. Ketua Jabatan perlu
memberi perhatian serius dan memantau pembayaran bil supaya tidak berlaku
kelewatan bayaran serta kelewatan bayaran berulang. Bagi tujuan ini, Daftar
Bil hendaklah diselenggara dengan teratur dan Laporan Prestasi Pembayaran
Bil dan Tuntutan (APRPT-035) mesti dihantar kepada Bahagian Akaun melalui
Sistem e-Laporan Bil (https://ebil.moe.gov.my) sebelum atau pada setiap 15
haribulan dan 29 / 30 / 31 haribulan.
6. PEMBAYARAN DI BAWAH ARAHAN PERBENDAHARAAN 58(a)
6.1 Pembayaran di bawah AP58(a) semakin meningkat dari setahun ke

setahun. Keadaan ini sangat merugikan KPM kerana ia merupakan
perbelanjaan bagi tahun sebelumnya yang dibayar menggunakan peruntukan
tahun semasa. Ini akan menjejaskan pelaksanaan aktiviti semasa yang telah
dirancang oleh Jabatan/ Bahagian.
6.2 Sehubungan itu, pembayaran di bawah AP58(a) hendaklah dielakkan.

Tindakan yang boleh diambil untuk mengurangkan pembayaran di bawah
AP58(a) 2019 adalah seperti berikut:
i. Tidak membuat komitmen baru selepas 31 Oktober 2019;

ii. Memastikan pembayaran dilaksanakan selewat-lewatnya pada 7
Disember 2019; dan
iii. Menyemak Laporan Tanggungan Belum Selesai Pesanan
Kerajaan dan memastikan semua tanggungan diselesaikan
selewat-lewatnya 7 Disember 2019.
6.3 Bagi bil-bil yang terlibat dengan AP58(a), PTJ hendaklah memohon
kelulusan AP58(a) segera pada awal tahun dan tidak perlu menunggu di
69
saat akhir memandangkan perkhidmatan/ bekalan telah diterima pada tahun

sebelumnya. Permohonan kelulusan pembayaran di bawah AP58(a) hendaklah
dikemukakan kepada Bahagian Akaun secara online melalui sistem eAP58 di
URL http://10.22.70.43/ehelpdesk/ap58/index.php sebelum atau pada 30
Jun 2019.
7. PEMBAYARAN MELIBATKAN ARAHAN PERBENDAHARAAN 59
7.1 Kes berkaitan ketidakpatuhan peraturan kewangan yang dikenakan

tindakan di bawah AP59 masih banyak berlaku. Tindakan tatatertib, surcaj atau
undang-undang yang berkaitan akan disyorkan terhadap mana-mana warga
kerja KPM yang melanggar peraturan ini. Oleh itu, Ketua Jabatan hendaklah
mengelakkan ketidakpatuhan peraturan seperti berikut:
i. Perolehan tanpa Pesanan Kerajaan;

ii. Perolehan tanpa peruntukan; dan
iii. Perolehan tanpa mematuhi tatacara/ peraturan perolehan.
8. PENGURUSAN AKAUN AMANAH
Tarikh Penyerahan Penyata Terimaan Dan Bayaran (PTB) Bagi Kumpulan

Wang Amanah/ Akaun Amanah Tahun 2018
8.1 Penyata Terimaan dan Bayaran (PTB) Sebelum Diaudit
8.1.1 Kementerian Kewangan telah mengarahkan melalui

1Pekeliling Perbendaharaan WP10.4 Tahun 2013 (WP10.4/2013),
para 3.4.8(a) supaya semua Penyata Terimaan dan Bayaran Tahunan
Kumpulan Wang Amanah/ Akaun Amanah hendaklah disediakan dan
dikemukakan kepada Ketua Audit Negara selewat-lewatnya pada 31
Mac tahun berikutnya. Pihak Kementerian Kewangan dan Jabatan
Akauntan Negara Malaysia (JANM) hendaklah dimaklumkan apabila
penghantaran ini dilakukan.
70
8.1.2 Oleh itu, Penyata Terimaan dan Bayaran (PTB) bagi tahun
berakhir 31 Disember 2018 serta Penyata Penyesuaian Akaun
Amanah Disember 2018 hendaklah disediakan dengan segera sebaik
sahaja tahun kewangan 2018 berakhir. PTJ perlu mengemukakan PTB
dan Penyata Penyesuaian sebanyak enam (6) salinan asal kepada
Bahagian Akaun (BA). BA akan mengemukakan lima (5) salinan
tersebut ke Ketua Audit Negara (KAN) dan disalinkan surat iringan
bagi penghantaran tersebut kepada pihak Perbendaharaan dan JANM
sebagai pemakluman. Alamat seperti perenggan 7.4.
8.1.3 Format PTB hendaklah menggunakan format yang telah

ditetapkan dalam WP10.4/2013 Tatacara Pengurusan Akaun Amanah
Yang Ditubuhkan Di bawah Akaun Amanah Seksyen 9, Akta Tatacara
Kewangan 1957 seperti di Lampiran J1.
8.2 Penyata Terimaan dan Bayaran (PTB) Setelah Diaudit
8.2.1. Pegawai Pengawal Akaun Amanah akan menerima empat (4)

salinan asal PTB yang telah diaudit daripada Ketua Audit Negara (KAN)
dan surat pemakluman pengesahan baki dari KAN. Selaras dengan
WP10.4/2013, para 3.4.8(b), Pegawai Pengawal Akaun Amanah
hendaklah dalam tempoh 30 hari menghantar sesalinan penyata yang
telah diaudit bersama pemerhatian audit (jika ada) kepada
Perbendaharaan, JANM dan BA. Alamat seperti para 7.4 (b) hingga (d).
8.3 Pegawai Pengawal Akaun Amanah perlu mengemukakan tiga (3)

salinan asal Penyata Penyesuaian Akhir Tahun 2018 bagi Kumpulan
Wang Amanah/ Akaun Amanah kepada PTJ, JANM BPOPA dan
Perbendaharaan sebelum 19 Januari 2019 (Jumaat).
71
8.4. Alamat-alamat berkaitan adalah seperti berikut:
(a) Ketua Audit Negara

Jabatan Audit Negara
(Cawangan Audit Pendidikan)
Aras 9, Blok E12, Kompleks E
Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan
62604 PUTRAJAYA.
(u.p.: Encik Mohd Nasri Bin Mohd Nasir)
(b) Ketua Setiausaha Perbendaharaan Malaysia

Kementerian Kewangan
Bahagian Pentadbiran
Aras 4, Blok Selatan, Presint 2
Kompleks Kementerian Kewangan
62592 PUTRAJAYA
(u.p.: En. Tajol Azhar bin Md Tahir)
(c) Akauntan Negara Malaysia

Jabatan Akauntan Negara Malaysia
Bahagian Pengurusan Operasi Pusat dan Agensi
Seksyen Perakaunan Amanah
Aras 3, Lot 2G1A, Presint 2
62592 PUTRAJAYA
(u.p.: En. Roslie Bin Rustam)
d) Ketua Akauntan
Bahagian Akaun
62604 PUTRAJAYA
(u.p.: En. Munir Bin Sheikh Abdul Tawab)
8.5 Sesalinan Minit Mesyuarat Jawatankuasa Akaun Amanah perlu

dikemukakan kepada BA untuk makluman dan rekod.
72
9. PENGURUSAN AKAUN DEPOSIT
9.1 Tarikh Penyerahan Dokumen Kewangan Akaun Deposit Tahun 2018
9.1.1 Senarai Baki Pendeposit, Sijil Pengesahan Baki, Penyata

Penyesuaian Akaun Deposit dan salinan Laporan FAGLB03 bagi
tahun berakhir 31 Disember 2018 hendaklah disediakan dengan tepat
sebanyak tiga (3) salinan asal kepada BA.
9.1.2 BA akan mengemukakan tiga (3) salinan ke Ketua Audit

Negara (KAN) sebelum 18 Januari 2019 (Jumaat) dan disalinkan
surat iringan bagi penghantaran tersebut kepada pihak
Perbendaharaan dan JANM sebagai pemakluman. Alamat KAN seperti
berikut:
Ketua Audit Negara
Jabatan Audit Negara (Cawangan Audit Pendidikan)
62604 PUTRAJAYA
(u/p: En. Mohd Nasri bin Mohd Nasir)
Salinan kepada:
Ketua Unit Akaun dan Amanah, Bahagian Akaun, KPM
9.2 Pewartaan Deposit Yang Tidak Dituntut
9.2.1 Deposit yang telah tamat tempoh pegangan hendaklah

dikembalikan. Walau bagaimanapun, sekiranya deposit tidak dituntut
melebihi 12 bulan dari tarikh akhir pegangan, deposit tersebut
hendaklah diwartakan dengan mengemukakan Lampiran W (Daftar
Deposit Untuk Diwartakan) seperti di Arahan Perbendaharaan 162
kepada BA beserta sebab-sebab deposit tersebut perlu diwartakan.
73
10. PERAKAUNAN KUMPULAN WANG SEKOLAH (KWS)
10.1 Semua Ketua Pusat Tanggungjawab (KPTJ) dan Pengurus Sekolah

hendaklah memastikan segala perbelanjaan dan terimaan sekolah diakaunkan
ke dalam Kumpulan Wang Sekolah (KWS) iaitu Kumpulan Wang Kerajaan
(KWK), Kumpulan Wang Sumbangan Wang Awam (SUWA) dan Kumpulan
Wang Asrama (KWA).
10.2 Bagi membantu proses kawalan dan pemantauan belanjawan serta

meningkatkan akauntabiliti dan integriti pengurusan kewangan dan
perakaunan, semua sekolah perlu menggunakan Sistem Perakaunan
Kumpulan Wang Sekolah (eSPKWS). Namun begitu, bagi sekolah yang
masih belum melaksanakan eSPKWS kerana kekangan rangkaian/ talian
internet, sekolah masih boleh menggunakan PATSKOM untuk menjana
Penyata Kewangan Tahunan. Kedua-dua penyata kewangan yang dijana boleh
diterima untuk dimajukan ke Bahagian Audit.
10.3 Semua KPTJ dan Pengurus Sekolah hendaklah memastikan Penyata

Kewangan Tahunan KWS disediakan dengan lengkap dan dikemukakan
kepada Bahagian Audit tidak lewat dari 31 Mac tahun berikutnya.
10.4 Semua KPTJ dan Pengurus Sekolah hendaklah membuat pemantauan

yang rapi dan berterusan ke atas semua sekolah bagi memastikan pematuhan
pelaksanaan sistem eSPKWS. Ini sebagai langkah persediaan untuk
mengakaunkan dan mengambil kira KWS di dalam Penyata Kewangan
Kerajaan Persekutuan di bawah pelaksanaan perakaunan akruan yang akan
dikenali sebagai Kumpulan Wang Amanah Sekolah (KWAS).
74
11. PENUTUPAN AKAUN
Ketua Jabatan hendaklah sentiasa memastikan tidak berlaku sebarang

perbelanjaan tanpa peruntukan atau perbelanjaan melebihi peruntukan.
Semua pembayaran bagi tahun 2019 mestilah diselesaikan dalam tahun
kewangan 2019 juga.
75
PENGURUSAN
PEROLEHAN
D. PEROLEHAN BEKALAN / PERKHIDMATAN
1. TATACARA PENGURUSAN PEROLEHAN KERAJAAN
1.1. Perolehan bekalan/ perkhidmatan hendaklah diuruskan dengan cekap, teratur

dan sempurna mengikut peraturan dan tatacara perolehan Kerajaan yang sedang
berkuat kuasa iaitu:
1.1.1. 1PP/PK 1 Punca Kuasa, Prinsip Dan Dasar Perolehan Kerajaan

1.1.2. 1PP/PK 2 Kaedah Perolehan Kerajaan
1.1.3. 1PP/PK 4 Pentadbiran Kontrak Dalam Perolehan Kerajaan
1.1.4. 1PP/PK 5 Perolehan Secara Elektronik
1.1.5. Pekeliling Unit Perancang Ekonomi, Jabatan Perdana Menteri, Bilangan
3 Tahun 2009: Garis Panduan Perlaksanaan Pengurusan Nilai (Value
Management).
1.2. Pengurusan Nilai (Value Management) perlu dilaksanakan bagi program dan
projek yang bernilai RM50 juta ke atas. Walau bagaimanapun, Kementerian dan
Agensi digalakkan menggunakan pendekatan Pengurusan Nilai bagi projek yang
kurang dari RM50 juta dengan syarat ianya tidak menjejaskan pelaksanaan projek
berkenaan. Di samping itu, Unit Perancang Ekonomi, Jabatan Perdana Menteri
(UPE, JPM) boleh menetapkan penggunaan pendekatan ini bagi mana-mana
program dan projek yang difikirkan perlu.
1.3. Semua PTJ yang eP-enabled hendaklah memastikan penggunaan sistem

ePerolehan (eP) sepenuhnya bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan (tidak
termasuk perkhidmatan perunding) dilaksanakan melalui sistem ePerolehan selaras
dengan 1PP PK5.
1.4. Bahagian/ Jabatan hendaklah mendapatkan Surat Setuju Terima (SST) yang
telah ditandatangani oleh syarikat dalam tempoh tidak melebihi tiga (3) hari atau
tujuh (7) hari atau 14 hari seperti yang dinyatakan dalam 1PP/PK 4.2 Perenggan
9.17.2.
76
1.5. Bagi perolehan bekalan/perkhidmatan yang melebihi RM200,000.00, Jabatan/

Bahagian dikehendaki mendapatkan Bon Pelaksanaan dalam tempoh 30 hari
daripada tarikh pengakuan penerimaan Surat Setuju Terima (SST) oleh syarikat.
1.6. Dalam melaksanakan perolehan secara sebutharga/tender, pelaksanaan

Integrity Pact hendaklah dilaksanakan berdasarkan 1PP/PK 1 Perenggan 5
mengenai Garis Panduan Pelaksanaan Integrity Pact Dalam Perolehan Kerajaan.
2. PEROLEHAN ICT
2.1. Projek ICT yang melibatkan salah satu atau gabungan aktiviti-aktiviti
perolehan perkakasan, perisian, perkhidmatan ICT, pertambahan peralatan
serta pembangunan, peningkatan dan peluasan sistem aplikasi termasuklah
prasarana rangkaian hendaklah mendapat kelulusan teknikal jawatankuasa
berikut:
i. Jawatankuasa ICT JPN/ JPICT Badan Berkanun dan JPICT KPM bagi
peringkat JPN/ Badan Berkanun atau JPICT KPM bagi peringkat
Bahagian (perolehan yang bernilai kurang RM50,000);
ii. Jawatankuasa ICT JPN/ JPICT Badan Berkanun dan JPICT KPM bagi
peringkat JPN/ Badan Berkanun atau JPICT KPM bagi peringkat
Bahagian (perolehan bernilai RM50,000 atau lebih dan kurang dari
RM5 juta); dan
iii. Jawatankuasa Teknikal ICT Sektor Awam (JTISA) (bagi perolehan
bernilai RM5 juta atau lebih).
Peraturan ini selaras dengan Surat Pekeliling ICT KPM Bil. 1 Tahun 2016 -
Garis Panduan Tatacara Permohonan Kelulusan Teknikal Inisiatif Teknologi
Maklumat dan Komunikasi (ICT) Agensi Sektor Awam.
2.2 Bagi sebarang permohonan projek/ program rintis ICT yang ingin
dilaksanakan di mana-mana institusi pendidikan KPM haruslah mendapat
kelulusan Bahagian Pengurusan Maklumat.
77
3. PEROLEHAN PERKHIDMATAN
3.1 Dokumen kontrak hendaklah disediakan mengikut format yang telah

ditetapkan dan lengkap dalam tempoh 4 bulan selepas SST ditandatangan
balas oleh syarikat. Selepas dokumen tersebut ditandatangani, penerima
perkhidmatan di Bahagian/ Jabatan/ Institusi/ Sekolah di bawah KPM
hendaklah memastikan kontraktor mematuhi perjanjian tersebut. Bayaran
kepada kontraktor yang telah melaksanakan perkhidmatan boleh dibayar
hingga tiga (3) kali bayaran dalam tempoh empat (4) bulan pertama selepas
keluarnya SST dengan syarat Bon Pelaksanaan telah dikemukakan.
3.2 Perolehan perkhidmatan yang dibekalkan di Bahagian/ Jabatan/

Institusi/ Sekolah di bawah KPM hendaklah diuruskan dengan baik.
Pemantauan secara berkala perlu dilakukan ke atas kontraktor
Perkhidmatan Kawalan Keselamatan (PKK), Kebersihan Bangunan dan
Kawasan (KBK) dan Bekalan Makanan Bermasak (BMB) oleh Ketua
Jabatan/ Ketua Pusat Tanggungjawab/ JPN/ PPD/ Pengetua/ Guru Besar bagi
memastikan kontraktor mematuhi terma-terma dan syarat-syarat yang telah
ditetapkan di dalam dokumen kontrak atau lain-lain arahan Kementerian yang
berkuatkuasa.
3.3 Pengesahan penerimaan perkhidmatan hendaklah dilakukan melalui

Borang Pengesahan Pelaksanaan Kerja sepertimana yang diedarkan melalui
surat no ruj. KPMSP.400-10/8/7 Jld 3 (67) bertarikh 1 Disember 2015 bagi BMB
dan KPM.400-10/8/7 Jld 16 (3) bertarikh 30 Januari 2017 bagi KBK dan PKK
bagi memastikan sama ada pembayaran boleh dibuat secara penuh atau perlu
dipotong atau dikenakan denda. Tindakan akan diambil ke atas pegawai
yang membuat pengesahan bayaran bagi perkhidmatan yang tidak
dilaksanakan.
3.4 Penilaian prestasi kontraktor bagi tender perkhidmatan hendaklah

dilaksanakan secara bulanan dan penggal bagi memastikan Kerajaan
mendapat nilai faedah terbaik untuk setiap perolehan yang dilaksanakan.
78
Laporan prestasi kontraktor hendaklah dikemukakan kepada Bahagian

Perolehan dan Mesyuarat Laporan Prestasi Kontraktor Perkhidmatan KPM
hendaklah diadakan secara berkala di semua peringkat PPD, JPN dan
Kementerian.
4. PENYELARASAN FUNGSI KBK DAN PKK
4.1. Bahagian Perolehan bertindak sebagai penyelaras bagi fungsi

perkhidmatan Kebersihan Bangunan dan Kawasan (KBK) dan Perkhidmatan
Kawalan Keselamatan (PKK) di JPN.
4.2. Pihak JPN hendaklah mengemukakan prestasi perbelanjaan bagi

perkhidmatan KBK dan PKK kepada Bahagian Perolehan sebelum/ pada
10hb setiap bulan untuk tujuan pemantauan peruntukan ini.
5. PEMANTAUAN DAN PELAPORAN
5.1. Mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana Sistem e-Perolehan dan

Mesyuarat Jawatankuasa Petugas e-Perolehan hendaklah diadakan secara
berkala berdasarkan peraturan yang berkuat kuasa iaitu 1PP/PK5.
5.2 Laporan bulanan Pelaksanaan sistem e-Perolehan, Laporan

Pelaksanaan e-Bidding dan Laporan Integrity Pact hendaklah dikemukakan
oleh Bahagian/ Jabatan kepada Bahagian Perolehan selewat-lewatnya pada
10 haribulan bulan berikutnya.
5.3 Berdasarkan 1PP PK1 Perenggan 6(ix), Pengumpulan Maklumat

Perolehan Kerajaan Menggunakan Government Procurement Information
System (GPIS) dan Portal MyProcurement, semua maklumat perolehan
Kerajaan hendaklah dikemaskini di dalam GPIS secara berterusan, tepat dan
terkini. Bahagian/ Jabatan yang menguruskan perolehan hendaklah
mengemaskini maklumat perolehan dalam GPIS, meliputi semua kategori iaitu
bekalan, perkhidmatan bukan perunding dan kerja bagi perolehan atau projek-
79
projek yang dibiayai melalui peruntukan/ pembiayaan oleh Kerajaan

Persekutuan sama ada melalui geran peruntukan atau pinjaman, pembiayaan
sepenuhnya atau sebahagian daripada kos projek/ perbelanjaan. Maklumat
perolehan yang menggunakan keseluruhan wang persendirian seperti Tabung
Amanah/ Tabung Amal/ Tabung Penyelidikan/ Wang Sumbangan tidak perlu
didaftarkan dalam GPIS. PTJ perlu mengemaskini perolehan masing-
masing ke dalam sistem GPIS kerana prestasi penggunaan GPIS perlu
dilaporkan oleh Bahagian Perolehan di dalam Mesyuarat Jawatankuasa
Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA) sebagai salah satu kriteria bagi
pengurusan perolehan Agensi seperti yang dinyatakan dalam 1PP/PK 1.1.
80
PENGURUSAN
ASET
E. PENGURUSAN ASET
1. PEROLEHAN HARTA MODAL YANG LAIN (HMYL) DI BAWAH OS35000

BELANJA MENGURUS
1.1 Semua cadangan pembelian HMYL di bawah OS35000 yang

menggunakan peruntukan Belanja Mengurus perlu melalui BPA bagi
mendapatkan kelulusan Pegawai Pengawal sebelum proses perolehan
dilaksanakan. Sebarang pindaan cadangan pembelian yang diluluskan
melibatkan jenis item dan pertambahan bilangan item perlu dikemukakan
semula untuk pertimbangan kelulusan oleh Pegawai Pengawal selaras dengan
1PP/PB2.2: Pembelian Harta Modal.
1.2 Semua pembelian HMYL hendaklah diselesaikan selewat-lewatnya

pada 31 Julai 2019 supaya penjimatan daripada peruntukan tersebut dapat
dibelanjakan selewat-lewatnya pada 30 September 2019. Pengecualian boleh
dipertimbangkan bagi kes kecemasan, bencana, ad-hoc serta lain-lain
keperluan mendesak. Baki peruntukan daripada penjimatan yang tiada
keperluan hendaklah dimaklumkan dalam tempoh dua (2) minggu dari tarikh
selesai perolehan bagi membolehkan waran tarik peruntukan dikeluarkan
sekaligus mengelakkan berlaku isu peruntukan tidak dapat dibelanjakan.
1.3 Ketua Jabatan perlu memastikan setiap item yang dibeli selain
daripada syarikat di bawah Kontrak Panel Berpusat adalah dalam lingkungan
harga yang munasabah dan value for money.
1.4 Pemasangan penghawa dingin yang dibeli menggunakan peruntukan

Belanja Mengurus perlu diperaku oleh Jabatan Kerja Raya (JKR) Cawangan
Mekanikal sebelum dikemukakan melalui BPA untuk pertimbangan kelulusan
oleh Pegawai Pengawal atau Ketua Pengarah Jabatan, Pengarah AKEPT
dan SUB (BPA). Ini selaras dengan 1PP PB2.1: Peraturan Bagi Pemasangan,
81
Penyelenggaraan Dan Penggantian Alat Penyaman Udara Di Bangunan

Kerajaan Persekutuan. Kelulusan Pegawai Pengawal tertakluk kepada ruang
yang dibenarkan untuk pemasangan Sistem Penyaman Udara berdasarkan
Garis Panduan Peraturan bagi Perancangan Bangunan (Edisi Tahun 2015),
Jawatankuasa Standard dan Kos, Unit Perancang Ekonomi, Jabatan Perdana
Menteri. Agensi hendaklah memohon kebenaran khas secara terus kepada
Jawatankuasa Standard dan Kos, Unit Perancang Ekonomi, Jabatan Perdana
Menteri sekiranya ruang yang dipohon tidak dibenarkan.
1.5 Pembelian HMYL di bawah OS35000 hendaklah didaftarkan secara

manual atau melalui Sistem Pemantauan Pengurusan Aset (SPA) bagi agensi
yang telah menggunapakai SPA.
2. PELUPUSAN ASET ALIH
Permohonan pelupusan aset alih oleh agensi hendaklah dikemukakan kepada

Kuasa Melulus seperti yang telah ditetapkan di dalam Akta Perwakilan Kuasa
1956 P.U.(B) 485 bertarikh 27 Oktober 2014. Melalui akta ini, pegawai yang
diberi kuasa untuk meluluskan pelupusan aset alih adalah seperti berikut:
BIL. PELULUS NILAI PEROLEHAN ASAL

1. Pengarah Negeri/ Kurang RM50,000.00 per item atau kurang
Timbalan Pengarah RM500,000.00 secara agregat.
Negeri
2. Setiausaha Bahagian RM50,000.00 dan lebih per item, tidak melebihi
(Pengurusan Aset) RM200,000.00 atau kurang RM2,000,000.00
secara agregat.
3. Ketua Pengarah Sehingga RM300,000.00 per item atau
RM3,000,000.00 secara agregat
4. Timbalan Ketua Melebihi RM200,000.00 sehingga
Setiausaha RM300,000.00 per item, melebihi
RM2,000,000.00 sehingga RM3,000,000.00.
82
BIL. PELULUS NILAI PEROLEHAN ASAL

5. Ketua Setiausaha Melebihi RM300,000.00 sehingga
RM400,000.00 per item, melebihi
RM3,000,000.00 sehingga RM4,000,000.00.
Prosedur dan pelaksanaan pelupusan aset alih Kerajaan adalah tertakluk di

bawah 1PP AM1.1: Pengurusan Aset Kerajaan.
3. KELULUSAN PENERIMAAN HADIAH
3.1 Penerimaan hadiah hendaklah mendapat kelulusan daripada Kuasa

Melulus iaitu Setiausaha Bahagian/ Pengarah Bahagian/ Pengarah JPN bagi
hadiah yang nilainya setiap satu kurang daripada RM10,000.00. Bagi hadiah
yang nilai setiap satu melebihi RM10,000.00 kuasa melulus ialah Pegawai
Pengawal selaras dengan Surat Penurunan Kuasa Penerimaan Hadiah oleh
Jabatan Kerajaan daripada Pegawai Pengawal kepada Ketua Jabatan/
Setiausaha Bahagian/ Pengarah Bahagian dan Pengarah JPN rujukan
JPA(S)TT(11)343 JLD.4(67) bertarikh 12 September 2008.
3.2 Bagi meningkatkan kecekapan pengurusan dan mempercepatkan

proses kelulusan penerimaan hadiah ini, penyelaras permohonan penerimaan
hadiah di KPM adalah seperti di Jadual 1 berikut:
Jadual 1: Penyelaras Permohonan Penerimaan Hadiah di KPM
BAHAGIAN/ JABATAN
BIL. JENIS HADIAH
BERTANGGUNGJAWAB
1. Aset Alih (kerusi/ meja/ perabot dll), Bahagian Pengurusan Aset
kenderaan, pengubahsuaian dan (BPA)
penyelenggaraan.
2. Tambang percuma, saham, tiket Unit Integriti (UI)
loteri, kemudahan perjalanan,
hiburan, perkhidmatan, keahlian
83
BAHAGIAN/ JABATAN
BIL. JENIS HADIAH
BERTANGGUNGJAWAB
kelab, apa-apa bentuk diskaun atau
komisen, hamper, barang kemas,
perhiasan, apa-apa pemberian dan
cenderamata
3. Wang Bahagian Kewangan (BKew)
4. Bahan bacaan, buku teks, buku pusat Bahagian Sumber dan
sumber dan sebagainya Teknologi Pendidikan (BSTP)
/Urusetia Majlis Buku
Kebangsaan Malaysia
(MBKM)
5. Aset Tidak Alih (Pembinaan Bahagian Pembangunan
bangunan, stadium, rumah, astaka (BP)
dan sebagainya)
4. PINDAAN SKOP KERJA PENYELENGGARAAN BANGUNAN
4.1 Sebarang pindaan skop kerja asal penyelenggaraan bangunan di bawah

OS28000 dan OS32000 adalah di bawah Kuasa Melulus Ketua Jabatan
masing-masing mengikut syarat dan had-had yang telah ditetapkan di format di
Lampiran A dalam Pekeliling Perolehan KPM Bilangan 4 Tahun 2009.
5. TATACARA PENGURUSAN PEROLEHAN PERBELANJAAN DARURAT

(AP55) DAN PEROLEHAN DARURAT (173.2)
5.1. Perolehan darurat hendaklah diuruskan dengan cekap, teratur dan

sempurna selaras 1PP PB 3.3 : Garis Panduan Perbelanjaan Darurat (AP55)
dan Perolehan Darurat (173.2). Proses kerja bagi perolehan darurat ini adalah
seperti di Lampiran VI.
5.2. Darurat ditakrifkan sebagai kejadian yang bersifat kecemasan dan/ atau
luar biasa yang memerlukan tindakan serta merta supaya tidak menjejaskan
84
kepentingan awam, penyampaian perkhidmatan Kerajaan, mengekang

berlakunya kerosakan berterusan dan menyekat penularan wabak dan
seumpamanya. Contoh keadaan darurat adalah seperti berikut:
i. Bencana alam, banjir yang luar biasa, jerebu yang luar biasa,
gempa bumi, tanah runtuh, ribut/taufan dan situasi lain yang
seumpamanya yang memerlukan kerja-kerja pemulihan,
pembaikan, pembekalan dan perkhidmatan;
ii. Wabak penyakit/penyakit berjangkit yang luar biasa atau wabak
baharu yang memerlukan pembekalan ubat dan perkhidmatan
segera bagi tujuan pembendungan dan kuarantin;
iii. Kebakaran yang mengakibatkan ancaman nyawa atau kerosakan
teruk yang menjejaskan perkhidmatan Kerajaan;
iv. Sistem bangunan yang strategik, sistem komputer dan
seumpamanya yang mengancam keselamatan atau
mengganggu pengoperasian sedia ada dan memerlukan kerja-
kerja pembaikan, pembekalan dan perkhidmatan atau
pencegahan; dan
v. Ancaman keselamatan nyawa dan harta benda dari dalam atau
luar Negara.
5.3. Pegawai Pelaksana adalah pegawai yang dinamakan berdasarkan had

nilai kontrak seperti di Lampiran B di dalam Akta Kontrak Kerajaan 1949
(Akta 20) (Pemberian Kuasa Di Bawah Seksyen 2).
5.4. Pegawai Pelaksana bertanggungjawab melaksanakan perbelanjaan/

perolehan darurat. Tanggungjawab Pegawai Pelaksana adalah seperti berikut:
5.4.1. Mendapatkan pengesahan peruntukan dalam menentukan

Perolehan Darurat dilaksanakan secara AP 173.2 ataupun AP 55
daripada daripada pihak berikut mengikut situasi darurat;
85
BIL UNIT/BAHAGIAN JENIS PERUNTUKAN
1 Unit Pengurusan Hartanah (PH), Kerja pembaikan

BPA
2 Unit Aset Alih (AA), BPA Harta modal
3 Bahagian Kewangan (BKew), Selain dari yang di atas
KPM
5.4.2. Membuat permohonan darurat kepada Pegawai Pengawal

melalui Setiausaha Bahagian (SUB), BPA dengan menggunakan
kaedah komunikasi paling pantas;
5.4.3. Mengeluarkan Surat Arahan Memulakan Bekalan/ Perkhidmatan/

Kerja setelah mendapat kelulusan Pegawai Pengawal;
5.4.4. Membuat permohonan rasmi pelaksanaan kerja darurat dengan

menggunakan borang Lampiran D seperti dalam 1PP/PB 3.3 Garis
Panduan Perbelanjaan Darurat (AP55) dan Perolehan Darurat (173.2)
melalui BPA yang akan diangkat kelulusan kepada Pegawai Pengawal;
5.4.5. Menyelia dan memantau bekalan/ perkhidmatan/ kerja darurat;

dan
5.4.6. Memperaku penyiapan bekalan/ perkhidmatan/ kerja darurat.
5.5. Skop pembekalan, perkhidmatan dan kerja perbelanjaan/ perolehan

darurat hendaklah setakat untuk menampung keperluan/ keadaan darurat
yang berkenaan sahaja. Kementerian/ Jabatan/ Agensi tidak dibenarkan sama
sekali membuat pembelian bekalan untuk simpanan stok.
5.6. Carta aliran perbelanjaan darurat di bawah AP 55 dan perolehan darurat

di bawah AP 173.2 adalah seperti di Lampiran VII.
86
6. PEMANTAUAN DAN PELAPORAN
6.1. Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan hendaklah

diadakan secara berkala berdasarkan peraturan yang berkuat kuasa iaitu
1PP/AM1.1, Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan:
6.2 Laporan Integrity Pact hendaklah dikemukakan oleh Bahagian/ Jabatan

kepada BPA selewat-lewatnya pada 10 haribulan bulan berikutnya.
6.3 Berdasarkan 1PP PK1 Perenggan 6(ix), Pengumpulan Maklumat

Perolehan Kerajaan Menggunakan Government Procurement Information
System (GPIS) dan Portal MyProcurement, semua maklumat perolehan
Kerajaan hendaklah dikemaskini di dalam GPIS secara berterusan, tepat dan
terkini. Bahagian/ Jabatan yang menguruskan perolehan hendaklah
mengemaskini maklumat perolehan dalam GPIS, meliputi semua kategori iaitu
bekalan, perkhidmatan bukan perunding dan kerja bagi perolehan atau projek-
projek yang dibiayai melalui peruntukan/ pembiayaan oleh Kerajaan
Persekutuan sama ada melalui geran peruntukan atau pinjaman, pembiayaan
sepenuhnya atau sebahagian daripada kos projek/ perbelanjaan. Maklumat
perolehan yang menggunakan keseluruhan wang persendirian seperti Tabung
Amanah/ Tabung Amal/ Tabung Penyelidikan/ Wang Sumbangan tidak perlu
didaftarkan dalam GPIS.
87
PENGURUSAN
SUMBER MANUSIA
F. PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
1. PERJAWATAN DAN NAZIRAN
1.1 Arahan penempatan pegawai di sesebuah organisasi hendaklah

berdasarkan Waran Perjawatan yang telah diluluskan oleh Kerajaan sama ada
dari segi jumlah perjawatan, gred dan jawatannya. Pihak JPA melalui surat
rujukan JPA(S)NP.134/8/1 Jld.21(55) bertarikh 5 Ogos 2010 menetapkan
bahawa penempatan secara pentadbiran adalah tidak dibenarkan kerana ia
tidak dibuat berdasarkan prinsip rate for the job, menjejaskan struktur
organisasi sedia ada serta turut memberi implikasi dari aspek perkhidmatan
dan kewangan. Ketidakpatuhan pengisian penyandang tanpa berdasarkan
kepada waran perjawatan boleh menyebabkan pegawai yang berkenaan
tindakan tatatertib dikenakan.
2. PEMBEKUAN PEWUJUDAN JAWATAN BAHARU
2.1 Sebarang cadangan pewujudan dan pertambahan jawatan di bawah

Program Baharu dan Peluasan Program Sedia Ada hendaklah dilaksanakan
secara kaedah pindah butiran atau tukar ganti perjawatan sedia ada. Kaedah
pelaksanaan ini adalah berdasarkan kepada keputusan Mesyuarat
Jawatankuasa Kabinet Transformasi Perkhidmatan Awam (JKK-TPA)
Bil.1/2015 bertarikh 05 Mac 2015.
3. LANGKAH-LANGKAH MENGOPTIMUMKAN PERBELANJAAN
3.1. Ketua Jabatan bertanggungjawab mengawal perbelanjaan di jabatan

masing-masing. Antara langkah-langkah yang perlu diambil adalah seperti
yang berikut :
3.1.1 Perjawatan
i. Pengurusan perjawatan perlu dilaksanakan dengan

mengambilkira keutamaan untuk mengoptimumkan
88
perbelanjaan Kementerian. Pelaksanaan satu-satu fungsi di

Kementerian/ Jabatan juga perlu dilakukan secara kreatif dan
inovatif agar dapat mencapai tahap produktiviti tertinggi
berdasarkan sumber manusia sedia ada;
ii. Pewujudan jawatan baharu tidak dibenarkan kecuali melalui
kaedah tukar ganti (trade-off) dan pindah butiran
(redeployment) serta tiada implikasi kewangan tambahan;
iii. Pewujudan jawatan baharu bagi jawatan kritikal perlu
dilaksanakan dengan kawalan ketat;
iv. Konsep redeployment mesti diberi keutamaan bagi projek-
projek baharu yang telah siap seperti sekolah, untuk
memastikan agihan penempatan pegawai dibuat berdasarkan
fungsi dan kepakaran;
v. Jawatan kosong yang tidak diisi melebihi dua (2) tahun
hendaklah dimansuhkan;
vi. Pelantikan pegawai kontrak baharu di bawah peruntukan
Objek Sebagai 29000 (OS29000) adalah tidak dibenarkan
kecuali bagi penggantian atau pembaharuan kontrak pegawai;
dan
vii. Pengisian di luar perjawatan termasuk penempatan secara
pentadbiran adalah tidak dibenarkan.
3.1.2 Penyusunan Semula Organisasi/ Penubuhan Badan Berkanun
i. Penyusunan semula organisasi hanya dibenarkan bagi

meningkatkan kecekapan penyampaian perkhidmatan dengan
syarat tidak melibatkan tambahan bilangan jawatan dan
implikasi kewangan;
ii. Keutamaan penyusunan semula organisasi hendaklah fokus
kepada mengurangkan pertindihan fungsi sama ada di dalam
atau di luar organisasi; dan
iii. Penubuhan badan berkanun/ Companies Listed By
Guarantees (CLBG)/ entiti baharu lain tidak dibenarkan.
89
4. TUNTUTAN BAYARAN PERTUKARAN DAN PENEMPATAN KALI

PERTAMA
4.1 Pegawai dan kakitangan layak dibayar tuntutan pertukaran dan

penempatan sekiranya:
i. Diarah bertukar di atas kepentingan perkhidmatan seperti

kenaikan pangkat dan redeployment (penempatan semula); dan
ii. Pegawai yang baru pertama kali dilantik dalam perkhidmatan
Kerajaan dan diberi penempatan pertama.
4.2 Setelah mengambil kira KEUTAMAAN bagi perkara 4.1, tuntutan

pertukaran/ perpindahan atas permohonan sendiri boleh dikemukakan kepada
Ketua Jabatan pemohon (Setiausaha Bahagian/ Pengarah Bahagian/
Pengarah Jabatan Pendidikan Negeri) untuk kelulusan dan pembayaran,
tertakluk kepada peruntukan kewangan sedia ada tahun semasa dan
mematuhi sepenuhnya peraturan-peraturan dan syarat-syarat seperti
terkandung dalam surat Jabatan Perkhidmatan Awam Bil. JPA (S) 63/163 (30)
bertarikh 23 Ogos 1994 mengenai Tatacara Menimbangkan Permohonan
Bayaran Perpindahan dan Pertukaran Bagi Kes-kes Pertukaran Atas
Permohonan Sendiri.
5. ANUGERAH PERKHIDMATAN CEMERLANG
5.1 Hasrat pemberian Anugerah Perkhidmatan Cemerlang (APC) adalah

sebagai pengiktirafan Kerajaan terhadap pegawai perkhidmatan awam yang
telah memberi perkhidmatan yang bermutu tinggi berdasarkan prestasi
tahunan pegawai. Semua Jabatan/ Bahagian dan Jabatan Pendidikan Negeri
dikehendaki mengadakan Majlis Anugerah Perkhidmatan Cemerlang
Perkhidmatan Cemerlang selewat-lewatnya sebelum 30 April 2019.
5.2 Bagi pencalonan Pingat Perkhidmatan Cemerlang (PPC) Tahun 2018,

semua Bahagian dan Jabatan Pendidikan Negeri perlu mengemukakan Borang
PPC yang lengkap termasuk bukti penglibatan yang disahkan, sebelum atau
pada 31 Januari 2019.
90
6. KENAIKAN PANGKAT
6.1 Dalam mengemukakan sesuatu perakuan pemangkuan/ kenaikan

pangkat pegawai di bawah penyeliaan masing-masing, Ketua Jabatan
bertanggungjawab untuk :
i. Memastikan pegawai yang diperakukan memenuhi syarat;

ii. Memastikan kesahihan maklumat perkhidmatan pegawai; dan
iii. Mengemukakan perakuan dalam tempoh yang ditetapkan.
6.2 Maklumat Pegawai Perkhidmatan Pendidikan (PPP) yang diperakukan

untuk kenaikan pangkat hendaklah disemak dengan teliti berdasarkan Buku
Perkhidmatan Kerajaan (BPK) yang dikemaskini sebelum diperakukan
dalam sistem ePangkat. Di samping itu, Ketua Jabatan juga
bertanggungjawab untuk memastikan kesahihan maklumat terlebih dahulu
sebelum mengemukakan semua dokumen yang diperlukan kepada urusetia
Lembaga Kenaikan Pangkat Perkhidmatan Pendidikan (LKPPP) di BPSM.
6.3 Perakuan kenaikan pangkat yang tidak lengkap tidak akan dibawa
untuk pertimbangan LKPPP. Manakala, maklumat kenaikan pangkat PPP
yang telah diluluskan oleh LKPPP hendaklah dikemaskini dalam sistem
HRMIS, sistem ePangkat dan BPK.
6.4 Ketua Jabatan boleh dikenakan tindakan tatatertib/ surat tunjuk

sebab di atas ketidaktelitian dan kecuaian dalam urusan memperakukan
pemangkuan/ kenaikan pangkat pegawai di bawah penyeliaan masing-masing.
7. PENGURUSAN LATIHAN
7.1 Pekeliling Perkhidmatan Bil. 6/2005 mengenai Dasar Latihan Sumber

Manusia Sektor Awam (DLSMSA) dan Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil.
2/2005 menetapkan bahawa semua Kementerian/ Jabatan perlu menyedia dan
menyelenggara rekod latihan yang meliputi perancangan, perbelanjaan,
91
penilaian, laporan dan aktiviti kursus/latihan termasuk Pelan Operasi Latihan

(POL). Antara strategi pelaksanaan DLSMSA adalah:
i. Penyediaan peruntukan latihan Kementerian bersamaan sekurang-

kurangnya satu peratus (1%) dari peruntukan emolumen;
ii. Semua anggota Kementerian mengikuti latihan sekurang-
kurangnya tujuh (7) hari setahun; dan
iii. Penubuhan Panel Pembangunan Sumber Manusia Latihan yang
dipengerusikan oleh Ketua Setiausaha Kementerian/ Ketua Jabatan
bagi pelaksanaan di peringkat Kementerian/ Jabatan.
7.2 Bagi mencapai kompetensi minimum warga kerja KPM, prestasi

kehadiran melalui pelbagai kaedah latihan hendaklah dititikberatkan walaupun
pelaksanaan dasar tujuh (7) hari latihan telah ditangguhkan JPA sejak tahun
2016. Pegawai KPM perlu menghadiri latihan berdasarkan jumlah hari yang
ditetapkan pada tahun semasa selaras dengan Petunjuk Prestasi Utama
(KPI) Penjawat Tier 2.
7.3 Pekeliling Perkhidmatan KPM Bil.4/2016 mengenai Dasar Latihan

Sumber Manusia KPM turut disediakan sebagai rujukan mengenai pengurusan
latihan di KPM. Struktur Panel Pembangunan Sumber Manusia (Latihan)
i. Jawatankuasa Latihan Perkhidmatan Bukan Guru (JKLPBG) di

bawah BPSM;
ii. Jawatankuasa Induk Pembangunan Staf (JIPS) di bawah BPG;
iii. Jawatankuasa Latihan Pembangunan Profesionalisme Keguruan
(JKLPPK) di bawah BPG; dan
iv. Jawatankuasa Latihan dan Pembangunan Kepimpinan Pendidikan
(JKLPKP) di bawah IAB.
92
7.4 Pemakaian butiran terperinci di dalam Pekeliling ini adalah tertakluk

kepada arahan semasa Pegawai Pengawal selaku Pengerusi Panel
Pembangunan Sumber Manusia Latihan (PPSML), KPM.
7.5 Jawatankuasa Latihan hendaklah diwujudkan di semua peringkat

organisasi. Ketua Jabatan hendaklah peka dengan dasar, peraturan serta
arahan terkini yang dikeluarkan KPM. Adalah menjadi tanggungjawab Ketua
Jabatan untuk membuat penyesuaian terhadap perancangan yang dibuat bagi
mematuhi peraturan kewangan semasa.
7.6 Pelbagai inisiatif telah diperkenalkan melalui blended training approach

yang telah diedarkan kepada semua Ketua Jabatan dan boleh dicapai di laman
Sistem Pengurusan Latihan (SPL) KPM dan Sistem Pengurusan Latihan
(SILAT).Semua Ketua Jabatan adalah bertanggungjawab memastikan warga
kerja di bawah seliaan masing-masing memenuhi syarat keperluan latihan
yang ditetapkan oleh Pengurusan Tertinggi KPM. Latihan melalui E-
Pembelajaran Sektor Awam (EPSA) adalah digalakkan di samping latihan
berbentuk konvensional.
7.7 Semua Ketua Jabatan perlu menggunakan peruntukan latihan yang

sedia ada dengan cekap dan berhemat dengan mengurangkan penggunaan
premis swasta dan memaksimumkan penggunaan premis dalaman KPM atau
institut latihan awam yang lain.
7.8 Berdasarkan Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 14 Tahun 2012, semua

pegawai awam lantikan pertama pada atau selepas 1 Januari 2013 diwajibkan
menghadiri Program Transformasi Minda (PTM) bagi tujuan pengesahan
dalam perkhidmatan. Semua Ketua Jabatan adalah bertanggungjawab
memastikan warga kerja lantikan tetap masing-masing menghadiri PTM dalam
tempoh percubaan satu (1) hingga tiga (3) tahun.
93
7.9 Selaras dengan keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Latihan

Perkhidmatan Bukan Guru (JKLPBG) Bil. 1/2016 pada 5 Februari 2016, semua
Ketua Jabatan bertanggungjawab membida peruntukan latihan bagi
pelaksanaan kursus-kursus fungsian PBG terutamanya yang berkait rapat
dengan bidang tugas dan teras perkhidmatan Bahagian. Ini termasuk
perancangan dan pelaksanaan latihan berkaitan kewangan dan akaun yang
perlu dilaksanakan oleh Bahagian/ Jabatan masing-masing dengan
menggunakan peruntukan sedia ada.
7.10 Pusat Tanggungjawab II yang menerima peruntukan latihan wajib

mengemukakan Laporan Prestasi Perbelanjaan Latihan sebelum 10 hari
bulan, bulan berikutnya kepada Pusat Tanggungjawab (PTJ) yang
menurunkan peruntukan agar pemantauan dapat dilaksanakan dengan lebih
rapi. Laporan yang dikemukakan hendaklah disertai dengan cetakan laporan
iGFMAS yang jelas menunjukkan perbelanjaan dan tanggungan yang dikunci
masuk ke dalam sistem.
7.11 Semua Jawatankuasa Latihan perlu mengenal pasti dan mengumpul

semua bentuk perbelanjaan yang digunakan bagi tujuan latihan selain
peruntukan POL yang diterima. Maklumat latihan dan jumlah peruntukan yang
perlu direkodkan merangkumi:
i. Latihan kurang daripada tiga (3) bulan; dan

ii. Hanya mengambil kira peruntukan daripada Kerajaan Malaysia.
7.12 Maklumat ini hendaklah dikemukakan pada awal bulan Julai dan
Disember setiap tahun kepada:
i. BPSM bagi PBG (selaku Urus Setia JKLPBG yang dipengerusikan

oleh Timbalan Ketua Setiausaha (Pengurusan); dan
ii. BPG bagi PPP (selaku Urus Setia Jawatankuasa Induk
Pembangunan Staf (JIPS) yang dipengerusikan oleh Ketua
Pengarah Pelajaran Malaysia).
94
7.13 Mesyuarat PPSML Bil. 1/2017 telah menetapkan bahawa mana-mana

Jawatankuasa Latihan yang tidak dapat mengoptimumkan peruntukan latihan
yang diturunkan perlu menyalurkan peruntukan yang ada kepada
Jawatankuasa Latihan yang lain bagi meningkatkan prestasi keseluruhan
perbelanjaan latihan KPM yang menjadi KPI Generik Penjawat Tier 1.
Jawatankuasa Latihan perlu mendapatkan kelulusan untuk membuat
penjajaran daripada Pengerusi Jawatankuasa Latihan terlebih dahulu dan
permohonan ini perlu dikemukakan kepada Bahagian Kewangan untuk dibuat
pindah peruntukan.
7.14 Semua Ketua Jabatan juga perlu merujuk kepada Pekeliling

Perkhidmatan KPM Bilangan 4 Tahun 2014: Penggunaan Sistem Pengurusan
Latihan Kementerian Pendidikan Malaysia yang berkuatkuasa mulai 7
November 2014. Semua pihak perlu menggunakan sepenuhnya SPLKPM dan
memastikan semua bentuk latihan dan sesi pembelajaran dalam pelbagai
kaedah direkodkan ke dalam sistem tersebut, termasuk sesi pementoran
Ketua Jabatan dengan warga kerja masing-masing.
7.15 Ketua Jabatan juga hendaklah memastikan data warga kerja dikemas
kini dari semasa ke semasa di dalam SPLKPM, terutamanya bagi warga kerja
yang berstatus ‘tidak aktif’ kerana tidak bertugas melebihi enam (6) bulan
seperti cuti belajar, cuti tanpa gaji, cuti sakit berpanjangan dan sedang dalam
tindakan tatatertib.
7.16 Pembentangan Bajet 2017 pada 21 Oktober 2016 menetapkan bahawa

kemudahan Cuti Belajar Bergaji Penuh Dengan Biasiswa yang sebelum ini
hanya ditawarkan kepada Kumpulan Pengurusan dan Profesional, kini turut
diberikan juga kepada Anggota Kumpulan Pelaksana (PBG dan PPP). Melalui
surat edaran bertarikh 21 Ogos 2017, JPA telah menetapkan bahawa tiada
pengisian jawatan sepanjang tempoh pengajian bagi pegawai-pegawai yang
diperakukan oleh Ketua Jabatan dan ditawarkan kemudahan ini bagi sesi
pengajian yang akan bermula pada tahun 2018. Sekiranya perlu,
95
penanggungan kerja boleh dilakukan oleh pegawai-pegawai dalam jawatan

yang dibenarkan agar tidak menjejaskan fungsi utama Bahagian/ Jabatan.
Ketua Jabatan dimohon untuk mengambil perhatian terhadap perkara ini
supaya tidak menjejaskan penyampaian perkhidmatan KPM. Ketua Jabatan
juga dimohon sentiasa prihatin akan makluman terkini yang akan dipanjangkan
oleh BPSM mengenai urusan ini.
7.17 Bagi pelaksanaan kursus Anggota Kumpulan Pelaksana (AKP)

Perkhidmatan Bukan Guru (PBG) di bawah KPM, Bahagian/ Jabatan boleh
merujuk Pelan Latihan AKP yang disediakan oleh Bahagian Pengurusan
Sumber Manusia (BPSM). Ia merupakan sumber rujukan asas dan panduan
dalam melaksanakan kursus mengikut kesesuaian dan keutamaan masing-
masing, tertakluk kepada peruntukan yang diterima.
8. PENGURUSAN MAKLUMAT
8.1 Maklumat perkhidmatan seseorang pegawai adalah amat penting dalam

urusan sumber manusia. Data perkhidmatan pegawai yang disimpan di dalam
HRMIS mempengaruhi pelaksanaan atau polisi sumber manusia yang
dihasilkan oleh Agensi Pusat, mahupun Kementerian. Kesan secara langsung
kepada perkhidmatan pegawai secara perseorangan atau berkelompok adalah
bergantung kepada integriti data yang dikemas kini di dalam sistem sumber
manusia.
8.2 Pelaksanaan modul-modul dan proses HRMIS adalah amat penting di

dalam memberikan jaminan tersebut. Penggunaan modul-modul dalam HRMIS
akan memastikan data yang dikemaskini, diteliti bukan sahaja di peringkat
Kementerian, tetapi oleh Ketua Jabatan, pentadbir sumber manusia dan
pegawai pemilik data tersebut.
8.3 Selaras dengan hasrat agensi pusat supaya pelaksanaan modul-modul

HRMIS dilaksanakan sehingga ke seluruh peringkat Kementerian, Ketua
Jabatan hendaklah memastikan pencapaian pelaksanaan HRMIS di Jabatan
96
masing-masing mencapai tahap optimum. Pelaksanaan HRMIS bagi tahun

2019 yang perlu diambil perhatian adalah:-
i. Pelaksanaan Perisytiharan Harta melalui HRMIS bagi semua

kakitangan yang belum mengisytiharkan harta di dalam HRMIS
sebelum 31 Disember 2019;
ii. Pengisian SKT 2019 melalui HRMIS sebelum 31 Julai 2019;
iii. Pengesahan pencapaian sebenar SKT dan Pelaksanaan Laporan
Nilaian Prestasi Tahunan 2019 sebelum 14 Februari 2020;
iv. Pelaksanaan Modul Penamatan Perkhidmatan 2019 sebelum 31
Disember 2019; dan
v. Pelaksanaan pemurnian data rekod peribadi dan profil perkhidmatan
sebelum 31 Disember 2019.
8.4 Bagi pelaksanaan HRMIS pada tahun 2019, peruntukan yang

sewajarnya akan diagihkan melalui Bahagian Pengurusan Sumber Manusia
kepada Bahagian/ Jabatan/ Agensi mengikut keperluan. Peruntukan tersebut
adalah sewajarnya digunakan bagi mencapai maksud tersebut.
8.5 Bagi memastikan maklumat perjawatan selari dengan waran perjawatan

yang diperuntukkan oleh agensi pusat, sebarang pewujudan jawatan tambahan
di dalam HRMIS yang di luar waran atau di luar penyata perjawatan yang
dikeluarkan oleh Bahagian Pengurusan Sumber Manusia adalah tidak
dibenarkan. Adalah menjadi tanggungjawab Ketua Jabatan bagi memastikan
penempatan penyandang di agensi masing-masing adalah mengikut
perjawatan yang betul seperti mana yang telah diluluskan melalui waran
perjawatan/ penyata perjawatan sekolah.
9. BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN (BPK)
9.1 Ketua Jabatan di Bahagian, Jabatan Pendidikan Negeri (JPN), Pejabat

Pendidikan Daerah (PPD) dan sekolah bertaraf PTJ adalah bertanggungjawab
untuk memastikan BPK diurus dan diselenggara dengan teratur, lengkap dan
97
terkini sepertimana yang dinyatakan di dalam Pekeliling Perkhidmatan, Bil

15/2008.
9.2 Bagi tujuan untuk memantapkan pelaksanaan dan pematuhan

pengemaskinian BPK, penguatkuasaan ke atas pengemaskinian BPK di bawah
seliaan Bahagian/ Jabatan Pendidikan Negeri (JPN)/ Pejabat Pendidikan
Daerah (PPD)/ Sekolah Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) perlu
dilaksanakan seperti berikut:-
i. Mengemukakan laporan secara tetap 2 kali setahun bagi

pemantauan dan pengurusan BPK;
ii. Hanya BPK pegawai yang teratur dan dikemaskini sahaja yang
layak dipertimbangkan untuk urusan kenaikan pangkat;
iii. Mengadakan ‘Hari Semakan BPK’ sekurang-kurangnya 2 kali
setahun bersama pemilik bagi membenarkan pemilik menyemak
maklumat dan memastikan ketepatan maklumat yang terkandung
di dalamnya; dan
iv. Memastikan penghantaran keluar/ penerimaan masuk BPK
pegawai yang berpindah tempat bertugas dihantar/ diterima tidak
lewat dari 3 bulan dari tarikh pegawai bertukar.
9.3 Pelaksanaan langkah penguatkuasaan ini adalah penting bagi

memastikan setiap Bahagian/ Jabatan/ PPD/ Sekolah dapat mengurangkan
bilangan BPK yang belum dikemaskini. Kegagalan dalam mengemaskini BPK
secara efektif akan mengundang pelbagai isu perkhidmatan seperti pengesahan
dalam perkhidmatan, kenaikan pangkat, pergerakan gaji, tatatertib, persaraan
dan sebagainya.
10. PENGAMBILAN GURU GANTI
10.1 Pengambilan guru ganti boleh dilaksanakan dengan pelantikan secara

Pekerja Sambilan Harian (PSH) berdasarkan Pekeliling Perkhidmatan Bilangan
3 Tahun 2011 Dasar dan Prosedur Pengambilan Pekerja Sambilan Harian
(PSH).
98
10.2 Tempoh perkhidmatan hendaklah tidak melebihi tiga (3) bulan. Walau
bagaimanapun, sekiranya terdapat keperluan perkhidmatan, tempoh
berkenaan boleh dilanjutkan oleh Ketua Jabatan sehingga maksimum tiga (3)
bulan lagi.
10.3 Pembayaran upah guru ganti adalah di bawah OS29000 dan guru ganti
berkenaan tidak boleh dibayar Elaun Lebih Masa, tidak layak menerima faedah
persaraan tetapi boleh mencarum dalam Skim Kumpulan Wang Simpanan
Pekerja (KWSP) mengikut peraturan berkuatkuasa. Guru ganti ini juga tidak
layak dibayar upah bagi cuti mingguan, cuti kelepasan am dan hari yang
mereka tidak hadir bertugas.
10.4 Guru ganti hanya boleh dilantik sekiranya tempoh kekosongan melebihi
daripada 30 hari. Sementara bagi kelas-kelas peperiksaan, Ketua Jabatan
boleh mempertimbangkan pelantikan guru ganti sekiranya tempoh kekosongan
melebihi 14 hari tertakluk kepada peruntukan sedia ada.
10.5 Kadar yang disyorkan adalah sebanyak RM54 sehari. Kadar bayaran
sebanyak RM72 sehari boleh dipertimbangkan oleh Ketua Jabatan sekiranya
peruntukan adalah disahkan mencukupi bagi menampung keperluan
keseluruhan bagi guru ganti sehingga akhir tahun 2019. Ketua Jabatan perlu
merasionalisasi pelantikan guru ganti dan mengoptimumkan perbelanjaan sedia
ada dan menggunapakai kaedah-kaedah lain seperti kelas ganti dan
penyusunan semula jadual alternatif kepada kaedah guru ganti.
10.6 Keutamaan pelantikan guru ganti hendaklah dibuat di kalangan calon-

calon yang memiliki kelayakan Ijazah Sarjana Muda Pendidikan atau Ikhtisas
Pendidikan.
99
76
PENGURUSAN
AUDITAN
G. PENGURUSAN PENGAUDITAN
1. Pengurusan audit dalam
1.1 Bahagian Audit akan melaksanakan pengauditan bagi

pematuhan pengurusan kewangan, penilaian prestasi, pengurusan
perolehan, projek-projek pembangunan, program dan aktiviti KPM untuk
memastikan kecekapan dan keberkesanan pengurusan Kementerian
dan PTJ.
2. Pengurusan teguran audit
2.1 Teguran audit perlu dijawab dalam tempoh 30 hari dari tarikh
laporan diterima dan tindakan pembetulan dibuat secara menyeluruh
dan disusuli sehingga selesai.
3 Pengurusan Audit Kendiri KPM.
3.1 Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan Malaysia melalui

surat KPM.400-12/3/9 Jld. 2 bertarikh 19 September 2018 telah
mengeluarkan surat arahan kepada semua Ketua Jabatan/ Bahagian
untuk melaksanakan Penilaian Pengurusan Kewangan Kendiri (PPKK).
Ini sebagai initiatif preventive countermeasures bagi pematuhan
terhadap Arahan Perbendaharaan dan prosedur semasa serta
menggalakkan self assessment oleh semua Ketua Jabatan/ Ketua Pusat
Tanggungjawab (PTJ).
3.2 Melalui pelaksanaan PPKK, prestasi pengurusan kewangan

setiap Bahagian/ Jabatan/ PTJ boleh dinilai berdasarkan kepada tahap
pematuhan terhadap peraturan kewangan/ pentadbiran berhubung
dengan kriteria berdasarkan elemen yang telah ditetapkan.
100
3.3 Elemen pengurusan kewangan yang dinilai adalah Kawalan

Pengurusan, Kawalan Bajet, Kawalan Terimaan, Kawalan Perolehan,
Kawalan Perbelanjaan, Kawalan Pengurusan Aset Dan Stor dan
Kawalan Pengurusan Kenderaan Kerajaan.
101
PENUTUP
Semua Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan pematuhan sepenuhnya APP

2019. Pematuhan APP ini dapat melancarkan tadbir urus pengurusan kewangan,
pembangunan, perakaunan, perolehan, sumber manusia serta pengauditan di semua
peringkat organisasi dan seterusnya meningkatkan sistem penyampaian
perkhidmatan di KPM.
102
LAMPIRAN
LAMPIRAN I
SENARAI AKTIVITI DI BAWAH PROGRAM KHUSUS
Bil. Butiran Aktiviti

1. 080100 Bertugas ke Luar Negara Sektor Pendidikan
2. 080200 Memartabat Bahasa Malaysia dan Memperkukuh
Bahasa Inggeris (MBMMBI)
3. 080300 Penyelenggaraan Institusi Pendidikan KPM
4. 080400 Tanah dan Pembaikan Tanah
5. 080500 Penyelenggaraan Genset
6. 080600 Penyelenggaraan Telaga Tiub
7. 080700 Penyelenggaraan Solar Hibrid
8. 080800 Emolumen Kakitangan Kontrak
9. 080900 Elaun Murid Berkeperluan Khas (EMBK)
10. 081000 Bantuan Geran Per Kapita (PCG)
11. 081100 Bantuan Sukan (BS)
12. 081200 Projek Khas Murid Sekolah Berasrama Penuh
13. 081300 Bantuan Makanan Asrama (BMA)
14. 081400 Rancangan Makanan Tambahan 1Malaysia
(RMT1M)
15. 081500 Bantuan Pakaian Seragam Pasukan Beruniform
16. 081600 Perjalanan dan Pengangkutan Murid Asrama
17. 081700 Bantuan Jaket Keselamatan
18. 081800 Kelas Dewasa Orang Asli Penan
19. 081900 Bantuan Makanan Prasekolah
20. 082000 Bantuan Geran Per Kapita Prasekolah (PCG
Prasekolah)
21. 082100 Pembelian Buku Teks
22. 082200 Bantuan Bayaran Tambahan Persekolahan (BBTP)
23. 082300 Penyertaan Pelajar di Peringkat Antarabangsa
24. 082400 Biasiswa Kecil Persekutuan (BKP)
25. 082500 Skim Biasiswa Sukan
26. 082600 Elaun Pra Universiti
103
Bil. Butiran Aktiviti

27. 082700 Pengurusan Sukan
28. 082800 Program Teach For Malaysia
29. 082900 Program Sekolah Amanah
30. 083000 Biasiswa Perguruan Persekutuan
31. 083100 Sekolah Transformasi
32. 083200 Inisiatif PPPM
33. 083300 Bantuan Awal Persekolahan
34. 083400 Bertugas ke Luar Negara Pendidikan Tinggi
35. 083500 Emolumen Kakitangan Kontrak Pendidikan Tinggi
36. 083600 Air Kokol
37. 083700 Ubat-ubatan Hospital Pengajar
38. 083800 Biasiswa Pendidikan Tinggi
39. 083900 Pelarasan Emolumen dan Kenaikan Pangkat
Pendidikan Tinggi
104
LAMPIRAN II
SENARAI FUNGSI UTAMA BAGI PENUBUHAN PTJ
BIL FUNGSI UTAMA PERINCIAN

1. Pengurusan Bajet  Penyediaan Bajet Tahunan
 Pengagihan peruntukan, tambahan atau pindah
peruntukan
 Pemantauan terhadap Prestasi perbelanjaan
 Pelaksanaan dan penilaian Outcome Based
Budgeting
 Pengurusan maklumat kos dan output
2. Pengurusan  Pengurusan perolehan bekalan, perkhidmatan
Perolehan (perunding dan bukan perunding) dan kerja
 Pelaksanaan dan pemantauan penggunaan sistem
ePerolehan dan sistem-sistem lain berkaitan
perolehan Kerajaan
 Pentadbiran kontrak perolehan
3. Pengurusan  Pengurusan Permohonan Pinjaman Kenderaan,
Kewangan dan Komputer dan Pendahuluan Diri/ Pelbagai
Akaun  Pengurusan Panjar
 Penyediaan Laporan Kewangan dan Akaun
 Penyediaan Penyata penyesuaian
 Pengurusan Dokumen Kewangan dan Perakaunan
 Pengurusan Kehilangan Wang Awam
 Pengurusan Pertanyaan Audit
 Pengurusan Aset dan Stor
4. Pembangunan dan  Pengurusan Projek Pembangunan
Pemantauan Projek  Pengoperasian Sistem Pemantauan Projek
 Penyelenggaraan Akaun Wang Pendahuluan
Kontraktor – Akaun Belum terima (ABT)
 Penyelenggaraan Akaun Deposit Wang Jaminan
Pelaksanaan – Akaun Belum Bayar (ABB)
105
BIL FUNGSI UTAMA PERINCIAN

5. Pengurusan  Pengurusan Kumpulan Wang Amanah/ Akaun
Kumpulan Wang Amanah/ Deposit
Amanah/ Akaun  Pengurusan Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan
Amanah/ Deposit Kumpulan Wang Amanah/ Akaun Amanah
 Pengurusan Rekod dan Lejar Subsidiari
 Penyediaan penyata dan laporan kewangan
 Pengurusan terimaan sumber dan perbelanjaan
Kumpulan Wang Amanah/ Akaun Amanah mengikut
Surat Ikatan Amanah/ Arahan Amanah
6. Pengurusan  Pengurusan Bayaran
Terimaan dan  Pengurusan Akaun Belum bayar (ABB)
Bayaran  Pengurusan Akaun Belum terima (ABT)
 Pengeluaran bil/ invois
 Pengurusan Akaun Subsidiari
106
LAMPIRAN III
PENYELARAS BAGI PERMOHONAN PERUNTUKAN PROGRAM KHUSUS

BERTUGAS RASMI KE LUAR NEGARA (090100) TAHUN 2019
BAGI SEMUA BAHAGIAN/JABATAN
BAHAGIAN/JABATAN
BIL JENIS PROGRAM
PENYELARAS
1. Bahagian Dasar dan Mesyuarat/Persidangan Berkala/Berjadual yang wajib

Hubungan Antarabangsa dihadiri oleh YB Menteri/YB Timbalan Menteri/YBhg.
(BDHA) KSU/YBhg. KPPM/Pegawai-pegawai Kanan/Wakil
KPM. Semua Bahagian yang terlibat perlu
mengemukakan permohonan melalui BDHA.
2. Bahagian Pendidikan Peruntukan bagi pegawai-pegawai KPM/guru

Sukan dan Seni pengiring/pelatih dan pelajar untuk aktiviti-aktiviti
seperti pertandingan dan perkhemahan di peringkat
antarabangsa.
3. Bahagian Khidmat Peruntukan kemudahan tambang percuma ke luar

Pengurusan (BKP) negeri bagi pegawai Jawatan Utama 'A' dan ke atas,
Gred Khas A serta setaraf di KPM (termasuk YB
Menteri/YB Timbalan Menteri/YBhg. KSU/YBhg.
KPPM/TKSU)
Persidangan dan mesyuarat berhubung

4. Bahagian Perancangan
dan Penyelidikan Dasar pembangunan dan penyelidikan di dalam bidang
Pendidikan (BPPDP) pendidikan di peringkat antarabangsa. Contohnya
Menghadiri Mesyuarat Penyelaras Penyelidikan
Kebangsaan Trends in Mathematics and Science
Studies (TIMSS).
5. Bahagian Pengurusan Kursus/peningkatan ilmu ke luar negara bagi

Sumber Manusia (BPSM) Perkhidmatan Bukan Guru.
6. Bahagian Pembangunan i) Kursus/peningkatan ilmu ke luar negara bagi

Profesionalisme Perkhidmatan Guru. Contohnya Menghadiri
Mesyuarat dan Kursus National Project Manager,
National Data Manager and Assistant Data
Manager bagi Kajian Antarabangsa Teaching and
Learning International Survey (TALIS).
ii) Peruntukan kemudahan tambang percuma ke luar

negeri bagi TKPPM bagi pegawai Jawatan Utama
'A' dan ke atas, Gred Khas A serta setaraf.
107
BAHAGIAN/JABATAN
BIL JENIS PROGRAM
PENYELARAS
7. Bahagian Kewangan Peruntukan yang disalurkan terus kepada Jabatan/

(BKew) Bahagian di KPM bagi lawatan kerja yang penting dan
tidak berkala/ad hoc.
108
LAMPIRAN IV
SENARAI SEMAK BAGI PERMOHONAN

PENYEDIAAN KEMUDAHAN SECARA PAKEJ
NAMA JABATAN :
NAMA PROGRAM :
TARIKH :
TEMPAT :
ADA TIADA
BIL. PERKARA
() (x)
1. Surat iringan daripada pemohon
2. Borang KEW-Pakej sebanyak 1 salinan yang lengkap iaitu:-
i. Nama / tarikh / tempat program
ii. Tujuan dan objektif program yang jelas
iii. Jumlah bilik penginapan dan peserta yang tepat
iv. Nyatakan sewaan yang terlibat sekiranya ada
v. Sumber kewangan diisi selengkapnya
vi. Pengesahan Unit Kewangan
vii. Pengesahan Ketua Jabatan
3. Justifikasi keperluan mengadakan pakej di premis swasta
4. Justifikasi pakej melebihi hari yang ditetapkan (jika berkaitan)
5. Justifikasi pakej dibuat di luar zon pemohon (jika berkaitan)
6. Justifikasi lewat memohon pakej (jika berkaitan)
7. Surat permohonan dan jawapan tempahan ILA dari sekurang-kurangnya 5 ILA
8. Jadual Perbandingan Kelayakan Pegawai
i. Senarai nama disusun ikut kekananan
ii. Nyatakan sekiranya melibatkan urus setia/penceramah/ fasilitator
iii. Jarak ibu pejabat peserta ke tempat program melebihi 25km
9. Jadual program yang terperinci
10. Salinan sebut harga hotel sebanyak;
i. 3 sebut harga sekiranya kos pakej RM50,000 dan ke bawah
ii. 5 sebut harga sekiranya kos pakej RM50,000 dan ke atas
11. Salinan Minit Jawatankuasa Penilaian Pakej
Salinan Minit Jawatankuasa Sebut Harga bagi nilai keseluruhan pakej melebihi
12.
RM50,000 sehingga RM500,000
Salinan Minit Lembaga Perolehan bagi nilai keseluruhan pakej melebihi
13.
RM500,000
Sijil Akuan Pendaftaran Syarikat dengan Kementerian Kewangan Malaysia dalam
14. bidang perkhidmatan di bawah kod kepala/sub-kepala yang berkaitan bagi
perolehan perkhidmatan secara pakej
15. Salinan surat kelulusan khas Perbendaharaan/BKew (jika berkaitan);
i. Kelulusan kadar penginapan/makan peserta melebihi syiling 1PP
ii. Kelulusan kadar penginapan/makan peserta bukan penjawat awam
iii. Kelulusan penceramah bukan penjawat awam
iv. Lain-lain kelulusan yang berkaitan
109
LAMPIRAN V
PERKARA YANG SERING DIKUIRI DALAM PERMOHONAN PAKEJ
A. BORANG KEW-PAKEJ
1. Justifikasi Permohonan
i. Tujuan program dilaksanakan dan apakah objektif yang ingin dicapai

tidak jelas atau tiada.
ii. Justifikasi kenapa program perlu dilaksanakan menggunakan

kemudahan secara pakej tidak jelas atau tiada.
iii. Justifikasi kenapa perlu dibuat di premis swasta tidak jelas atau tiada.
iv. Tambahan justifikasi (sekiranya berkaitan) tidak dinyatakan seperti

berikut;
a. Justifikasi lebih hari (lebih dari 3 hari 2 malam);

b. Justifikasi lewat mohon (kurang dari 21 hari); dan
c. Justifikasi pakej dibuat luar zon.
2. Jadual Program
i. Tarikh Program yang dinyatakan berbeza dengan tarikh di dalam Borang

Kew-Pakej.
ii. Tidak terperinci (terlalu umum atau tidak jelas).
iii. Tidak menyatakan nama penceramah bagi setiap slot bagi pakej
kursus/latihan.
iv. Pengisian tidak sesuai dengan tajuk dan objektif program (contoh: Pakej
mesyuarat tetapi pengisian berbentuk kursus).
3. Perincian penginapan, makan, sewaan dan tuntutan perjalanan
i. Bilangan peserta dan bilangan penginapan/makan tidak sama dengan

Jadual Perbandingan atau sebaliknya.
ii. Kesilapan mengira kos.
iii. Kos sewaan (dewan, bas dan lain-lain) tidak dinyatakan.
4. Sumber Kewangan
i. Tidak diisi dengan lengkap atau jumlah kos silap diisi.

ii. Kos pakej tidak sama dengan kiraan sebenar di Jadual Perbandingan
Kelayakan atau sebaliknya.
5. Pengesahan Ketua Jabatan
i. Tidak ditandatangani oleh Ketua Jabatan.

ii. Jika Ketua Jabatan tiada, perlu disertakan surat menanggung
kerja/menjalankan tugas.
110
B. JADUAL PERBANDINGAN KELAYAKAN PEGAWAI
1. Senarai Nama
i. Senarai nama tidak disusun mengikut kekananan

ii. Senarai nama peserta yang berulang di dalam pakej.
iii. Tidak dinyatakan siapa penceramah/fasilitator dan urus setia.
2. Nama Ibu Pejabat Peserta tidak dinyatakan dengan lengkap. Perlu dinyatakan
nama sekolah sekiranya peserta dari sekolah.
3. Jarak Ibu Pejabat (JIP)
i. JIP peserta kurang daripada 25km (setelah semakan dibuat walaupun

dinyatakan melebihi 25km) tidak layak dimasukkan dalam pakej.
ii. JIP peserta ke tempat kursus/ tugas rasmi tidak tepat atau salah.
4. Jumlah keseluruhan kos yang terlibat tidak dikira dengan betul.
5. Kadar pakej melebihi kadar siling KPM.
6. Jenis pengangkutan tidak dinyatakan menggunakan kenderaan sendiri/kapal

terbang atau kenderaan jabatan.
C. SALINAN SEBUT HARGA SYARIKAT (QUOTATION)
1. Butiran di dalam sebut harga syarikat tidak sama dengan maklumat di dalam
Borang KEW-Pakej. Antara maklumat yang sering dikuiri adalah:
i. Tarikh program;
ii. Bilangan Peserta;
iii. Kadar Bilik; dan
iv. Jumlah bilik
2. Tiada sijil pendaftaran syarikat dengan Kementerian Kewangan dan kod

bidang berkaitan.
3. Tidak mengemukakan salinan sebut harga syarikat yang terlibat dalam

penilaian atau kajian pasaran seperti berikut:
i. Kos pakej kurang daripada RM50,000, perlu mengemukakan sekurang-
kurangnya 3 sebut harga syarikat (termasuk syarikat yang dipilih); dan
ii. Kos pakej lebih daripada RM50,000 perlu mengemukakan sekurang-

kurangnya 5 sebut harga syarikat (termasuk syarikat yang dipilih).
111
D. SALINAN MINIT MESYUARAT JAWATANKUASA PENILAIAN PAKEJ
1. Salinan minit mesyuarat tidak disertakan.
2. Salinan minit mesyuarat disertakan tetapi tidak lengkap seperti berikut;

i. Ahli mesyuarat tidak mencukupi (3 orang ahli termasuk seorang
pengerusi, seorang hendaklah terdiri dari pegawai Pengurusan dan
Profesional (P&P));
ii. Minit mesyuarat tiada unsur penilaian ke atas syarikat-syarikat yang
ingin dipilih;
iii. Tiada tandatangan bagi setiap ahli mesyuarat; dan
iv. Tiada kelulusan dari Ketua Jabatan (bagi pakej bernilai kurang dari
RM50,000)
E. SALINAN MINIT MESYUARAT JAWATANKUASA SEBUT HARGA
1. Salinan minit mesyuarat tidak disertakan (bagi pakej bernilai RM50,000).
2. Salinan minit mesyuarat disertakan tetapi tidak lengkap seperti berikut;
i. Ahli mesyuarat tidak mencukupi (3 orang ahli termasuk seorang

pengerusi, seorang hendaklah terdiri dari pegawai Pengurusan dan
Profesional (P&P));
ii. Ahli mesyuarat tidak boleh dihadiri oleh pegawai yang sama dengan
Jawatankuasa Penilaian;
iii. Tiada tandatangan bagi setiap ahli mesyuarat; dan
iv. Tiada keputusan mesyuarat memilih syarikat yang berjaya.
F. SURAT PENOLAKAN 5 INSTITUT LATIHAN AWAM
1. Surat penolakan tidak dari 5 ILA tidak disertakan atau tidak mencukupi.
2. Surat penolakan ILA disertakan tetapi tidak tepat:
i. ILA yang disertakan tidak di dalam kawasan di mana pakej hendak

diadakan (contoh: pakej diadakan di Johor tetapi ILA di Negeri Sembilan);
ii. Bukan ILA (contoh: premis Kerajaan yang tiada penginapan seperti
sekolah dan Pejabat Pendidikan Daerah (PPD)); dan
iii. Surat ILA yang diguna pakai semula daripada pakej yang lain (dengan
hanya menukar nama pakej dan tarikh).
112
G. SURAT KELULUSAN KHAS PERBENDAHARAAN/BKEW (JIKA BERKAITAN)
1. Bagi pakej yang melibatkan pegawai bukan penjawat awam/ luar negara,
kelulusan kadar penginapan dan makan hendaklah diperolehi daripada
Perbendaharaan terlebih dahulu. Surat kelulusan hendaklah disertakan
bersama permohonan pakej.
113
LAMPIRAN VI
PROSES KERJA PELAKSANAAN PEROLEHAN DARURAT
DI BAWAH ARAHAN PERBENDAHARAN 55
LANGKAH PROSES KERJA

1 Pegawai Pelaksana dalam sesuatu keadaan darurat hendaklah mengambil
tindakan segera untuk mengawal keadaan darurat.
2 Pegawai Pelaksana memaklumkan kepada Setiausaha Bahagian (SUB),
Bahagian Pengurusan Aset (BPA) / SUB Bahagian Kewangan (BKew),
Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) melalui media komunikasi yang
pantas. (Contoh: telefon, faksimili dan e-mel).
Pegawai Pelaksana hendaklah menentukan perkara berikut:

(i) Perolehan bekalan/ perkhidmatan/ kerja yang perlu dilaksanakan;
(ii) Anggaran kos bekalan/ perkhidmatan/ kerja darurat; dan
(iii) Mengenal pasti pembekal/ kontraktor yang berkelayakan untuk
melaksanakan bekalan/ perkhidmatan/ kerja darurat.
3 SUB BPA / BKew memaklumkan Pegawai Pengawal dan Pejabat
Belanjawan Negara, Kementerian Kewangan berkenaan keperluan
perbelanjaan darurat
4 Pegawai Pelaksana di peringkat Kementerian/ Jabatan/ Agensi
mengeluarkan Surat Arahan Memulakan Bekalan/ Perkhidmatan/ Kerja
kepada pembekal/ kontraktor
(Surat Arahan Memulakan Bekalan/ Perkhidmatan/ Kerja seperti di

Lampiran B)
5 Pegawai Pelaksana mendapatkan pengesahan secara rasmi bagi
perolehan darurat di bawah AP 173.2 daripada Pegawai Pengawal melalui
SUB, BPA / BKew dengan menggunakan Borang Pengesahan Pegawai
Pengawal seperti di Lampiran D. Borang ini merupakan rekod pengesahan
Pegawai Pengawal untuk memproses pembayaran oleh Pegawai
Pelaksana/ Pusat Tanggungjawab yang berkenaan.
6 Pegawai Pelaksana menyediakan laporan awal perbelanjaan darurat dalam

kadar segera untuk dikemukakan kepada Pejabat Belanjawan Negara,
114

Kementerian Kewangan melalui SUB BPA/ BKew dan Pegawai Pengawal
seboleh-bolehnya dalam tempoh tujuh (7) hari.
(Format Laporan Awal yang disediakan oleh Kementerian/ Jabatan/ Agensi

adalah seperti di Lampiran A)
7 Pegawai Pelaksana memantau dan memastikan kesempurnaan bekalan/
perkhidmatan/ kerja yang dilaksanakan oleh pembekal/ kontraktor.
8 Kementerian/ Jabatan/ Agensi menubuhkan Jawatankuasa Rundingan
Harga. Jawatankuasa Rundingan Harga hendaklah merundingkan kos
bekalan/ perkhidmatan/ kerja darurat yang telah disempurnakan oleh
pembekal/ kontraktor untuk mendapat harga berpatutan/ nilai faedah yang
terbaik kepada Kerajaan dan seterusnya memuktamadkan kos bekalan/
perkhidmatan/ kerja darurat.
9 Pegawai Pelaksana di peringkat Kementerian/ Jabatan/ Agensi memohon
Pendahuluan Diri daripada Pejabat Belanjawan Negara, Kementerian
Kewangan melalui SUB BPA/ BKew dan Pegawai Pengawal dengan
disertakan dokumen berikut:
(i) Surat permohonan rasmi
(ii) Laporan lengkap berhubung keadaan darurat, bekalan/ perkhidmatan/

kerja yang diperolehi, justifikasi perbelanjaan/ perolehan dan maklumat
pembekal/ kontraktor yang dilantik;
(iii) Surat Arahan Memulakan Pembekalan/ Perkhidmatan/ Kerja seperti di

Lampiran B;
(iv) Salinan Minit Mesyuarat Rundingan Harga;
(v) Borang Permohonan Untuk Pendahuluan (Kew. 106) yang lengkap diisi
dan ditandatangani oleh Pegawai Pengawal/ Ketua Jabatan (dalam 5
salinan) dan memenuhi keperluan berikut:
(a) Borang Permohonan Untuk Pendahuluan (Kew. 106) hendaklah

ditandatangani oleh Pegawai Pengawal/ Ketua Jabatan dan tidak boleh
115

ditandatangani oleh pegawai yang dinamakan sebagai Pegawai
Bertanggungjawab. Sekiranya Pegawai Pengawal dinamakan di Borang
Kew. 106 sebagai Pegawai Bertanggungjawab, Pegawai Pengawal
dibenarkan menandatangani borang tersebut.
(b) Pegawai Pengawal/ Ketua Jabatan hendaklah memastikan pegawai

yang dinamakan di dalam borang Kew. 106 sebagai Pegawai
Bertanggungjawab dimaklumkan terlebih dahulu sebelum permohonan
dikemukakan kepada Pejabat Belanjawan Negara, Kementerian Kewangan.
(vi) Salinan bil/ invois/dokumen tuntutan daripada pembekal / kontraktor

yang telah diakui sah oleh Kementerian/ Jabatan.
(Senarai semak permohonan adalah seperti di Lampiran C)

10 Pejabat Belanjawan Negara, Kementerian Kewangan meluluskan
permohonan Pendahuluan Diri.
11 Kementerian/ Jabatan/ Agensi hendaklah membuat pembayaran kepada
pembekal/ kontraktor tidak lewat dari 14 hari daripada tarikh kelulusan
Pendahuluan Diri diterima.
Dokumen sokongan bagi tujuan pembayaran adalah seperti berikut:

(a) Borang Pengesahan Pegawai Pengawal (Lampiran D);
(b) Surat kelulusan pendahuluan diri;
(c) Surat Arahan Memulakan Bekalan/ Perkhidmatan/ Kerja (Lampiran B);
(d) Pengesahan Pegawai Pelaksana berkaitan kesempurnaan
Bekalan/Perkhidmatan/Kerja (Lampiran B); dan
(e) Bil/ invois/ dokumen tuntutan yang lengkap.
Salinan baucar bayaran hendaklah dikemukakan kepada Pejabat

Belanjawan Negara, Kementerian Kewangan tidak lewat daripada 14 hari
dari tarikh pembayaran dibuat.
12 Setelah pembayaran dibuat, Kementerian/ Jabatan/ Agensi mengemukakan
laporan terperinci perbelanjaan sebenar kepada Pejabat Belanjawan
Negara, Kementerian Kewangan melalui SUB BPA / BKew dan Pegawai
116

Pengawal untuk tujuan memohon peruntukan dan kelulusan pelarasan
Akaun Kumpulan Wang Pendahuluan Diri.
13 Setelah mendapat peruntukan daripada Pejabat Belanjawan Negara,
Kementerian Kewangan, Kementerian/ Jabatan/ Agensi membuat
pelarasan dengan Akaun Kumpulan Wang Pendahuluan Diri dan
mengemukakan sesalinan baucar jurnal kepada Pejabat Belanjawan
Negara, Kementerian Kewangan tidak lewat daripada 14 hari dari tarikh
kelulusan Pejabat Belanjawan Negara, Kementerian Kewangan.
14 Pejabat Belanjawan Negara, Kementerian Kewangan memaklumkan
Kementerian/ Jabatan/ Agensi berkaitan pelarasan Akaun Kumpulan Wang
Pendahuluan Diri.
117
PROSES KERJA PELAKSANAAN PEROLEHAN DARURAT

DI BAWAH ARAHAN PERBENDAHARAN 173.2

1 Pegawai Pelaksana dalam sesuatu keadaan darurat hendaklah mengambil
tindakan segera untuk mengawal keadaan darurat.
2 Pegawai Pelaksana memaklumkan kepada Setiausaha Bahagian (SUB),
Bahagian Pengurusan Aset (BPA) / SUB Bahagian Kewangan (BKew),
Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) melalui media komunikasi yang
pantas. (Contoh: telefon, faksimili dan e-mel).
Pegawai Pelaksana hendaklah menentukan perkara berikut:

(i) (i) Perolehan bekalan/ perkhidmatan/ kerja yang perlu dilaksanakan;
(ii) Anggaran kos bekalan/ perkhidmatan/ kerja darurat; dan
(iii) Mengenal pasti pembekal/ kontraktor yang berkelayakan untuk
melaksanakan bekalan/ perkhidmatan/ kerja darurat.
3 SUB BPA/ BKew memaklumkan Pegawai Pengawal dan Pejabat
Belanjawan Negara, Kementerian Kewangan berkenaan keperluan
perbelanjaan darurat
4 Pegawai Pelaksana di peringkat Kementerian/ Jabatan/ Agensi
mengeluarkan Surat Arahan Memulakan Bekalan/ Perkhidmatan/ Kerja
kepada pembekal/ kontraktor setelah mendapat kelulusan Pegawai
Pengawal.
(Surat Arahan Memulakan Bekalan/ Perkhidmatan/ Kerja seperti di
Lampiran B)
5 Pegawai Pelaksana mendapatkan pengesahan secara rasmi bagi
perolehan darurat di bawah AP 173.2 daripada Pegawai Pengawal melalui
SUB, BPA/ BKew dengan menggunakan Borang Pengesahan Pegawai
Pengawal seperti di Lampiran D. Borang ini merupakan rekod pengesahan
Pegawai Pengawal untuk memproses pembayaran oleh Pegawai
Pelaksana/ Pusat Tanggungjawab yang berkenaan.
6 Pengawai Pengawal mengesahkan perolehan darurat dengan
menandatangani Borang Pengesahan Pegawai Pengawal seperti di
Lampiran D.
118

7 Kementerian/ Jabatan/ Agensi menubuhkan Jawatankuasa Rundingan
Harga. Jawatankuasa Rundingan Harga hendaklah merundingkan kos
bekalan/ perkhidmatan/ kerja darurat yang telah disempurnakan oleh
pembekal/ kontraktor untuk mendapat harga berpatutan/ nilai faedah yang
terbaik kepada Kerajaan dan seterusnya memuktamadkan kos bekalan/
perkhidmatan/ kerja darurat.
8 Pegawai Pelaksana memantau dan memastikan kesempurnaan bekalan/
perkhidmatan/ kerja yang dilaksanakan oleh pembekal/ kontraktor.
9 Kementerian/ Jabatan/ Agensi membuat pembayaran kepada pembekal/
kontraktor tidak lewat 14 hari dari tarikh bil/ invois/ dokumen tuntutan
lengkap diterima.
10 Kementerian/ Jabatan/ Agensi mengemukakan laporan keseluruhan
perolehan darurat di bawah AP 173.2 melalui SUB BPA/ BKew dan Pegawai
Pengawal kepada Bahagian Perolehan Kerajaan, Kementerian Kewangan
dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh perolehan disempurnakan.
Laporan tersebut hendaklah mengandungi maklumat seperti berikut:
(a) Tarikh, tempat, situasi darurat dan skop bekalan/ perkhidmatan/ kerja
yang terperinci;
(b) Justifikasi secara terperinci perolehan darurat;
(c) Salinan Minit Mesyuarat Rundingan Harga;
(d) Borang Pengesahan Pegawai Pengawal (Lampiran D);
(e) Maklumat pembayaran seperti pembekal/kontraktor dan jumlah
pembayaran yang telah dibuat; dan
(f) Ulasan Pegawai Pengawal.
11 Bahagian Perolehan Kerajaan, Kementerian Kewangan mengambil maklum
perolehan darurat atau mengarahkan siasatan sekiranya perlu.
119
LAMPIRAN VII
CARTA ALIRAN PERBELANJAAN DARURAT DI BAWAH AP 55/ PEROLEHAN DARURAT DI BAWAH

AP 173.2
MULA
Berlaku Keadaan/ Insiden Darurat/ Kecemasan
Mesyuarat Krisis/Arahan MKN No. 20/

Perisytiharan atau Pengesahan bencana oleh
Pegawai Pengawal atau Ketua Jabatan
Perolehan dilaksanakan selaras dengan Tidak Keperluan

tatacara perolehan semasa yang berkuat Darurat?
kuasa
Ya
Tindakan Pegawai Pelaksana
 Memaklumkan kepada SUB untuk membuat

perbelanjaan/perolehan darurat melalui sebarang
medium komunikasi yang pantas.
 Semakan dibuat ke atas ketersediaan peruntukan
semasa
Tindakan SUB
 Memaklumkan kepada Pegawai Pengawal untuk

membuat perbelanjaan/perolehan darurat melalui
sebarang medium komunikasi yang pantas.
AP 173.2 AP 55
Ada
Peruntukan? Tiada Tindakan Pegawai Pelaksana
Tindakan Pegawai Pelaksana
 Pegawai Pelaksana melaksanakan
 Pegawai Pelaksana melaksanakan perbelanjaan darurat dengan
perolehan darurat dengan mengeluarkan mengeluarkan Surat Arahan Memulakan
Surat Arahan Memulakan Bekalan/Perkhidmatan/Kerja.
Bekalan/Perkhidmatan/ Kerja setelah  Pegawai Pelaksana menyediakan laporan
diluluskan Pegawai Pengawal. awal kepada Pejabat Belanjawan Negara,
 Pegawai Pelaksana menyediakan Borang Kementerian Kewangan mengenai
Pengesahan Pegawai Pengawal melalui pelaksanaan perbelanjaan darurat dan
SUB untuk ditandatangani oleh Pegawai perolehan bekalan/perkhidmatan/kerja
Pengawal. melalui SUB, dan Pegawai Pengawal.
 Pegawai Pelaksana menyediakan Borang
Pengesahan Pegawai Pengawal melalui
Tindakan Pegawai Pengawal
SUB untuk ditandatangani oleh Pegawai
Pengawal.
 Pegawai Pengawal mengesahkan
perolehan darurat dengan menandatangani
Borang Pengesahan Pegawai Pengawal.
SAMBUNGAN
SAMBUNGAN
120
AP 173.2 AP 55
SAMBUNGAN SAMBUNGAN
Pegawai Pengawal/ Ketua Jabatan/ Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan

Pegawai Pelaksana
 Menubuhkan Jawatankuasa Rundingan Harga bagi
 Menubuhkan Jawatankuasa Rundingan merundingkan kos bekalan/perkhidmatan/kerja darurat
Harga bagi merundingkan kos yang telah disempurnakan pembekal/ kontraktor.
bekalan/perkhidmatan/kerja darurat yang  Pegawai Pelaksana memohon Pendahuluan Diri
telah disempurnakan pembekal/kontraktor.  daripada Pejabat Belanjawan Negara, Kementerian
 Pegawai Pengawal/ Ketua Kewangan dengan disertakan dokumen lengkap melalui
Jabatan/Pegawai Pelaksana membuat SUB dan Pegawai Pengawal / Ketua Jabatan.
pembayaran kepada pembekal/kontraktor. 
Pejabat Belanjawan Negara, Kementerian Kewangan

Pegawai Pelaksana / SUB / Pegawai
Pengawal  Pejabat Belanjawan Negara, Kementerian Kewangan
meluluskan permohonan pendahuluan diri.
 Pegawai Pelaksana mengemukakan
laporan keseluruhan Perolehan Darurat
kepada SUB.
 SUB melalui Pegawai Pengawal Pegawai Pengawal/ Pegawai Pelaksana
mengemukakan laporan keseluruhan
perolehan darurat kepada Bahagian  Pegawai Pengawal/Pegawai Pelaksana melaksanakan
Perolehan Kerajaan, Kementerian pembayaran kepada pembekal/kontraktor tidak lewat 14
Kewangan dalam tempoh 1 bulan dari tarikh hari dari tarikh bil/invois/dokumen.
perolehan disempurnakan.  Pegawai Pelaksana memaklumkan Pejabat Belanjawan
Negara, Kementerian Kewangan bayaran telah
disempurnakan melalui SUB dan Pegawai Pengawal
Bahagian Perolehan Kerajaan,  Pegawai Pelaksana mengemukakan laporan
Kementerian Kewangan perbelanjaan darurat keseluruhan kepada Pejabat
Belanjawan Negara, Kementerian Kewangan melalui
 Bahagian Perolehan Kerajaan, SUB dan Pegawai Pengawal untuk memohon
Kementerian Kewangan mengambil peruntukan dan penyelarasan Akaun Kumpulan Wang
maklum perolehan darurat. Pendahuluan Diri.
 Mengarahkan siasatan lanjut jika perlu
Pejabat Belanjawan Negara, Kementerian Kewangan
TAMAT  Memberi kelulusan peruntukan (baharu/

tambahan/pindah peruntukan).
Pegawai Pengawal/ Pegawai Pelaksana
 Pegawai Pengawal/Pegawai Pelaksana menyelaraskan

peruntukan dan Akaun Pendahuluan Diri.
 Pegawai Pelaksana melalui SUB dan Pegawai Pengawal
mengengemukakan salinan baucar jurnal dikemukakan
kepada Pejabat Belanjawan Negara, Kementerian
Kewangan.
*NOTA: SUB merujuk kepada Setiausaha Bahagian seperti berikut : TAMAT
BAHAGIAN PERUNTUKAN
1. Kerja
Bahagian Pengurusan Aset (BPA)
2. Harta Modal
Bahagian Kewangan (BKew) 1. Selain dari di atas
121

Arahan Pegawai Pengawal Tahun 2019 - New PDF

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Arahan Pegawai Pengawal Tahun 2019 - New PDF

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2019

A. BELANJA MENGURUS (B.63) DAN PENGURUSAN KEWANGAN

1. Peruntukan Mengurus 2019 1

2. Agihan Waran Peruntukan 3

3. Penyelarasan Semula Peruntukan 17

4. Pengurusan Penubuhan/ Penutupan Pusat Tanggungjawab 18

5. Pelaksanaan Zero-Based Budgeting 21

6. Pelaksanaan Sistem Belanjawan Berasaskan Outcome (OBB) 22

7. Pengurusan Prestasi Belanja Mengurus 25

8. Pelaporan Anggaran Hasil Kepada Perbendaharaan Malaysia 27

9. Pengurusan Akaun Belum Terima 28

10. Pelaksanaan Pengurusan Bantuan dan Kebajikan Pelajar 32

11. Pengurusan Permohonan Bertugas Rasmi Ke Luar Negara 33

12. Kelulusan Pakej 41

13. Pinjaman/Pembiayaan Kemudahan Dalam Perkhidmatan 45

14. Pengesahan Akuan Bebas Berhutang (Pengesahan 48

15. Pelantikan Penceramah Bukan Penjawat Awam/Training 48

16. Kemudahan Pendahuluan Diri Semasa Menjalankan Tugas 49

17. Permohonan Kelulusan Pembelian Kemudahan Alat 50

18. Permohonan Kelulusan Khas Perbendaharaan 51

19. Langkah-langkah Mengoptimumkan Perbelanjaan 51

B. BELANJA PEMBANGUNAN (P.63) DAN PENGURUSAN

1. Peruntukan Pembangunan 2019 53

3. Pelaksanaan Projek Baharu 57

4. Pengurusan Projek Pembangunan 58

5. Kawalan Perbelanjaan Pembangunan 61

6. Pemantauan Projek Dan Prestasi Belanja PTJ 62

7. Pelarasan Semula Peruntukan 64

1. Pelaksanaan Perakaunan Akruan 65

2. Pelaksanaan Sistem MyCost 66

5. Pembayaran Bil Dan Penyelenggaraan Daftar Bil 69

6. Pembayaran Di Bawah Arahan Perbendaharaan 58(a) 69

7. Pembayaran Melibatkan Arahan Perbendaharaan 59 70

8. Pengurusan Akaun Amanah 70

9. Pengurusan Akaun Deposit 73

10. Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (KWS) 74

11. Penutupan Akaun 75

1. Tatacara Pengurusan Perolehan Kerajaan 76

4. Penyelarasan Fungsi KBK dan PKK 79

5. Pemantauan dan Pelaporan 79

1. Perolehan Harta Modal Yang Lain (HMYL) Di Bawah 81

2. Pelupusan Aset Alih 82

3. Kelulusan Penerimaan Hadiah 83

4. Pindaan Skop Kerja Penyelenggaraan Bangunan 84

5. Tatacara Pengurusan Perolehan Perbelanjaan Darurat 84

6. Pemantauan Dan Pelaporan 87

F. PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

1. Perjawatan dan Naziran 88

2. Pembekuan Pewujudan Jawatan Baharu 88

3. Langkah-langkah Mengoptimumkan Perbelanjaan 88

4. Tuntutan Bayaran Pertukaran Dan Penempatan Kali Pertama 90

9. Buku Perkhidmatan Kerajaan (BPK) 97

10. Pengambilan Guru Ganti 98

1. Pengurusan Audit Dalam 100

2. Pengurusan Teguran Audit 100

3. Pengurusan Audit Kendiri KPM 100

LAMPIRAN II Senarai Fungsi Utama Bagi Penubuhan PTJ

LAMPIRAN III Penyelaras Bagi Permohonan Peruntukan Program Khusus

LAMPIRAN IV Senarai Semak Bagi Permohonan Penyediaan Kemudahan

LAMPIRAN V Dokumen Pakej Yang Sering Dikuiri/ Tidak Lengkap 110

LAMPIRAN VI Proses Kerja Pelaksanaan Perolehan Darurat 114

LAMPIRAN VII Carta Aliran Perbelanjaan Darurat