‫نظم المعلومات االدارية‬

‫األساسيات – المفاهيم‬
Management Information
System
Basics and Concepts

1
 ‫مقدمة‬
‫النظام ‪System‬‬
‫يعرف النظام بصورة عامة على أنه "مجموعة من المكونات األساسية المترابطة‬
‫التي تتفاعل مع بعضها البعض وفقا إلجراءات وقواعد منطقية ‪ ،‬وفى حدود إطار معين ‪،‬‬
‫لتحقيق هدف أو أهداف محددة"‪.‬‬
‫وعلى ذلك فأنه يجب النظر إلي أي نظام وفقا للمعايير التالية ‪:‬‬

‫أوال ‪ :‬المكونات‬
‫أن النظام يتكون من مجموعة من المكونات األساسية بمعنى أنه ال يمكن النظر‬
‫إلي أي نظام على أنه وحده ال تحتوى على عدة مكونات‪ .‬حقيقة أن هذه المكونات تكون‬
‫مترابطة ولكن هذه المكونات تمثل جزءا من كل‪.‬‬

‫ثانيا ‪ :‬الهدف ‪ /‬األهداف‬

‫يجب أن يسعى النظام إلي تحقيق هدف معين وهو الذي أنشئ النظام من أجله‪.‬‬
‫وقد يسعى النظام لتحقيق عدة أهداف ولكن يجب أن تكون هذه األهداف متسقة بمعنى أنه ال‬
‫يمكن أن تكون هناك أهداف متعارضة‪.‬‬

‫ثالثا ‪ :‬حدود النظام‬

‫فكل نظام يجب أن يعمل داخل حدود معينة‪ .‬ويجب أيضا أن تتحدد عالقة النظام بالبنية‬
‫المحيطة به‪.‬‬

‫رابعا ‪ :‬القواعد و اإلجراءات‬

‫وهى التي تحكم عمليات التشغيل و خطوط االتصال بين مكونات النظام وأيضا عالقة النظام‬
‫بالبنية المحيطة به بحيث يستطيع أن يحقق الهدف المطلوب‪.‬‬

‫مكونات النظام‬
‫يمكن عرض مكونات النظام فيما يلي ‪.:‬‬
‫‪Input Unit‬‬ ‫‪ .1‬وحدة المدخالت‬
‫‪Processing Unit‬‬ ‫‪ .2‬وحدة التشغيل‬

‫‪2‬‬
 ‫‪Output Unit‬‬ ‫‪ .3‬وحدة المخرجات‬
‫‪Feed Back‬‬ ‫‪ .4‬التغذية العكسية‬
‫‪Controls‬‬ ‫‪ .5‬قواعد الرقابة‬
‫‪System Boundary‬‬ ‫‪ .6‬حدود النظام‬

‫قواعد الرقابة‬

‫المخرجات‬ ‫التشغيل‬ ‫المدخالت‬

‫التغذية العكسية‬

‫البيئة المحيطة بالنظام‬

‫شكل )‪(1 - 1‬‬
‫مكونات نظام المعلومات‬
‫كما يوضح الشكل (‪ )1-1‬فأن النظام يحصل على المدخالت التي تتمثل في البيانات‬
‫عن األحداث والعمليات واألفراد ‪ .‬والتي قد تكون ناتجة عما يحدث في البيئة المحيطة‬
‫للنظام‪ .‬ثم تخضع هذه البيانات لعمليات التشغيل التي يمكن أن تتم يدويا أو آليا باستخدام‬
‫الحاسب اآللي وذلك حسب نوع هذا النظام‪ .‬ويتم هذا التشغيل وفقا إلجراءات وقواعد معينة‬
‫بحيث تتحول البيانات إلي معلومات مقيدة وذات قيمة في شكل المخرجات التي تقدم‬
‫لمستخدمي النظام ‪. End User‬‬
‫وتمثل التغذية العكسية إحدى المكونات األساسية للنظام حيث أنها الوسيلة‬
‫األساسية للتحقيق من فعالية النظام ‪ System effectiveness‬أي قدرة النظام على‬
‫تحقيق األهداف التي وضع من أجلها بمعنى أن المخرجات التي يوفرها النظام هي فعال‬

‫‪3‬‬
‫المطلوب الوصول إليها وفقا للهدف الذي وضع النظام من أجله و إال فأن األمر يتطلب‬
‫إعادة تصميم المدخالت و ‪ /‬أو إعادة تصميم قواعد وإجراءات عمليات التشغيل للوصول‬
‫إلي تلك المخرجات المطلوبة‪.‬‬
‫ومن ناحية أخرى فان قواعد الرقابة تمثل جزءا أساسيا من نظام المعلومات وهى‬
‫تشمل الرقابة على كل من المدخالت للتأكد من كفاية هذه المدخالت وأن هذه المدخالت‬
‫‪Data‬‬ ‫تخضع للتحقيق من صالحيتها و دقتها وهو ما يسمى باختبار صالحية البيانات‬
‫‪ Validation Check‬إذ أن أخطاء اإلدخال ستؤدى بطبيعة الحال إلي الوصول إلي‬
‫مخرجات غير صحيحة تطبيقا للقول الشائع (‪Garbage in Garbage out (GIGO‬‬
‫أي أن إدخال النفايات سيخرج النفايات‪ .‬ثم الرقابة على عمليات التشغيل و ذلك باختبار‬
‫وتقييم برامج التشغيل سواء من حيث التسلسل المنطقي لها أو سالمة إجراءات تنظيم و‬
‫تداول البيانات و الحماية السليمة للبيانات من التالعب أو التعديل ‪ ،‬وكذلك حفظ و صيانة‬
‫البيانات من الفقد أو التلف أثناء أو بعد عمليات التشغيل المختلفة‪ .‬وأخيرا فأن قواعد‬
‫الرقابة على المخرجات ستتضمن التحقق من كفاية المخرجات المقدمة سواء من حيث‬
‫المحتوى أو الشكل أو طريقة العرض وان هذه المخرجات يجب أن تتم في توقيتات معينة و‬
‫ألشخاص لهم صالحيات معينة في الحصول على تلك المعلومات‪.‬‬
‫وعلى جانب آخر تنحصر مكونات النظام السابقة داخل حدود النظام فأي نظام‬
‫يجب أن تكون له حدود معينة تمثل الفاصل بين هذا النظام وبين البيئة الخارجية المحيطة‬
‫به‪ .‬ويوصف النظام في حالة عدم تفاعله مع البيئة المحيطة به بأنه نظام مغلق ‪Closed‬‬
‫‪ System‬وعلى العكس يوصف بأنه نظام مفتوح ‪ Open System‬إذا كان يتفاعل مع‬
‫البيئة المحيطة‪ .‬وغنى عن البيان أن جميع نظم المعلومات هي نظم مفتوحة حيث أنها‬
‫تحصل على البيانات عن العمليات واألشخاص واألحداث التي تتم في البيئة المحيطة بالنظام‬
‫كعمليات البيع أو الشراء أو البيانات عن العمالء أو الموردين و أيضا تقوم هذه النظم‬
‫المعلومات للجهات المختلفة التي تهتم بالحصول عليها مثل اإلدارة و العاملين‬
‫والمستثمرين والجهات الحكومية وغيرها‪.‬‬

‫‪4‬‬
 ‫‪Data and Information‬‬ ‫البيانات والمعلومات‬
‫تعرف البيانات على أنها الحقائق ‪ Facts‬التي تصف خصائص ‪Attributes‬‬
‫األحداث والكيانات‪ .‬وتعرف جزئية البيانات بالبيان أو مفردة البيان ‪ Data Item‬وتتمثل‬
‫البيانات في أشكال مختلفة من الرموز مثل الحروف األبجدية واألرقام والعالقات الخاصة (‬
‫الفاصلة ‪ ،‬والعالقات المائلة والشرطة ) والصور وغيرها‪ .‬وهذه الرموز عندما يتم تجميعها‬
‫وتشغيلها وترتيبها و أجراء العمليات المنطقة عليها بحيث تتحول إلي شكل صالح‬
‫لالستخدام وذا معنى مفيد فأنها تسمى بالمعلومات‪.‬‬
‫وتعرف المعلومات بأنها تجميع البيانات المالئمة وذات المعنى والتي تم تشغيلها‬
‫لتكون نافعة ومفيدة لمن يستخدمها في اتخاذ القرار‪ .‬ويالحظ أنه للوصول إلي المعلومات‬
‫اعتمادا على البيانات فال بد أن تكون تلك البيانات ذات معنى ‪ Meaningful‬يمكن فهمه‬
‫وتفسيره وإدراكه وأيضا يجب أن تكون البيانات مالئمة فالحالة االجتماعية للعميل كما‬
‫سبقت اإلشارة لن يكون بيان مالئم للشركة‪ .‬ولذا فأن قاعدة البيانات التي تحتفظ بها أي‬
‫منشأة يجب أن تحتوى على جميع البيانات ذات المعنى والمالئمة والتي يمكن أن تكون‬
‫محال للتشغيل للوصول إلي المعلومات المطلوبة‪.‬‬

‫‪Accounting Information System‬‬ ‫نظام المعلومات اإلدارية‬

‫يعرف نظام المعلومات اإلدارية بأنه النظام الذي يستخدم مجموعة من الموارد‬
‫الملموسة وغير الملموسة لتحويل البيانات عن العمليات واألحداث إلى معلومات نافعة‬
‫بهدف تلبية احتياجات مختلف المستويات االدارية إلى تلك المعلومات‪.‬‬

‫أهداف نظام المعلومات اإلدارية‬

‫يتصف نظام المعلومات اإلدارية بقيامه بتوفير المعلومات الالزمة لمختلف المستويات‬
‫االدارية ولتحقيق ذلك فان النظام يسعى إلى تحقيق ثالثة أهداف رئيسية وهى‪:‬‬

‫أوال ‪ :‬متابعة وتسجيل العمليات اليومية للمنشأة‬

‫يتمثل أول أهداف نظام المعلومات اإلدارية في متابعة وتسجيل العمليات عن‬
‫األحداث التى تتم بالمنشأة أوال بأول‪.‬‬

‫‪5‬‬
‫وعلى ذلك فان تشغيل العمليات ‪ Transaction Processing‬في نظام‬
‫المعلومات اإلدارية سيشمل كال من العمليات اإلدارية وغير اإلدارية باستخدام مجموعة من‬
‫نظم تشغيل العمليات ‪ )Transaction Processing Systems (TPS‬وهي تعتبر‬
‫مجموعة من األنظمة الفرعية ‪ Subsystems‬لنظام المعلومات اإلدارية‪ ،‬ويصمم كل نظام‬
‫منها للتعامل مع نوعية معينة من العمليات التي تتضمن أنشطة معينة تتولد عنها بيانات‬
‫ذات طبيعة خاصة وبالتالي تحتاج إلى نظام معلومات فرعي‪.‬‬

‫ثانيا‪ :‬دعم اتخاذ الق اررات للمستويات اإلدارية المختلفة‬

‫وتعني تقديم المعلومات الالزمة لمساعدة المستويات اإلدارية المختلفة في وظائف‬

‫التخطيط والرقابة واتخاذ القرارات هذا مع اعتبار أن بعضا من المعلومات اإلدارية قد‬
‫تحتاج ألي أن تستكمل بمجموعة من المعلومات غير المتصلة بالعمليات وهي عادة ما تكون‬
‫مجموعة من المعلومات الكمية أو النوعية والتي يتم توفيرها من نظام المعلومات اإلدارية‬
‫‪ .Management Information System‬وعليه فان البيانات عن العمليات وبالتالي‬
‫المعلومات عنها يوفرها نظام المعلومات اإلدارية أما البيانات التي ال تتصل بالعمليات فيتم‬
‫تشغيلها في نظام المعلومات اإلدارية وتعمل على تكامل المعلومات الالزمة التخاذ القرارات‬
‫اإلدارية‪.‬‬

‫أنواع النظم اآللية ‪Computer Based Systems‬‬

‫تعتبر المعلومات في الوقت الحالي كأحد موارد المشروع التي تحتاج إلي إدارة‬
‫وتنظيم مثلها مثل الموارد األخرى ‪ -‬المواد والعمالة‪.‬وبالتالي فان النظرة إلي إدارة‬
‫المعلومات بكفاءة تعتمد على دراسة التكلفة المرتبطة بإنتاج و توزيع وتأمين و تخزين و‬
‫استرجاع كل المعلومات‪ .‬وعادة ما يتم تطوير نظم المعلومات وفقا ألغراض متعددة اعتمادا‬
‫على احتياجات المنشأة‪ .‬ويمكن عرض هذه النظم فيما يلي ‪.:‬‬

‫)‪Transaction Processing System (TPS‬‬ ‫‪ .1‬نظم تشغيل العمليات‬

‫)‪Office Automation System (OAS‬‬ ‫‪ .2‬نظم ميكنة المكتب‪.‬‬
‫)‪Management Information System (MIS‬‬ ‫‪ .3‬نظم المعلومات اإلدارية‬
‫)‪Decision Support System (DSS‬‬ ‫‪ .4‬نظم دعم القرارات‬

‫‪6‬‬
‫‪Expert System (EA) and Artificial‬‬ ‫‪ .5‬نظم الخبرة ونظم الذكاء‬
‫)‪Intelligence (AI‬‬ ‫االصطناعي‬
‫)‪Grope Decision Support System (GDSS‬‬ ‫‪ .6‬نظم دعم قرارات المجموعة‬
‫)‪Executive Support System (ESS‬‬ ‫نظم الدعم التنفيذية‬ ‫‪.7‬‬

‫و يوضح الشكل رقم (‪ )2-1‬إطار تقسيم النظم اآللية من القاع إلي القمة‪ .‬حيث‬
‫تمثل نظم تشغيل العمليات أدنى مستويات الهيكل بينما تمثل نظم الدعم التنفيذية ونظم دعم‬
‫الهيكل‪..‬‬ ‫قرارات المجموعة أعلى مستويات‬

‫أوال ‪ :‬نظم تشغيل العمليات (‪)TPS‬‬

‫تتصف نظم تشغيل العمليات بأنها نظم تشغيل آلية (معتمدة على الحاسب اآللي)‬
‫تصمم عادة لتشغيل حجم ضخم من البيانات المتصلة بالنظم الروتينية لعمليات المنشأة ‪،‬‬
‫ومن أهم أمثلتها نظم األجور و نظم المخزون‪ .‬وتتميز هذه النظم بقدرتها على التعامل‬
‫السريع مع هذه األحجام الضخمة من البيانات باإلضافة إلي الدقة في إجراءات المعالجة‬
‫الحسابية والمنطقية لها إذا ما قورنت بالنظم اليدوية‪ .‬ومن ناحية أخرى فأن استخدام هذه‬
‫النظم يتطلب قيام المشغلين بإدخال هذه البيانات بصورة متكررة إلي الحاسب اآللي‪.‬‬
‫وعادة ما تتصف هذه النظم بقدرتها على التعامل مع البيانات التي تمثل عمليات‬
‫المنشأة مع ال بيئة الخارجية المحيطة بالمنشأة بحيث يمكنها إمداد اإلدارة بالمعلومات‬
‫الفورية عما يحدث داخل المنشأة وعن عالقتها بالجهات الخارجية المتعاملة معها‪ .‬ولذا‬
‫فأنه يجب أن تكون هذه النظم ذات االستخدام اليومي المستمر قادرة على العمل بسالسة و‬
‫دون أي مشكالت أو أخطاء‪.‬‬

‫ثانيا ‪ :‬نظم ميكنة المكتب ‪ /‬نظم عمل المعرفة‪.‬‬

‫عن النظر إلي مستوى المعرفة داخل المنشأة نجد أن أمامنا نوعين من النظم هما‬
‫‪ ،‬نظم ميكنة المكتب (‪ )OAS‬وهى تعنى بشكل عام القيام بأداء جميع األعمال‬
‫المكتبية باستخدام الحاسب اآللي‪ .‬فهي تساعد العاملين في مجال البيانات الذي ال يخلقون‬
‫عادة معلومات جديدة ولكنهم يقومون بتحليل تلك المعلومات لتحويلها أو لتعديلها إلي‬

‫‪7‬‬
 ‫نظم‬
‫الدعم التنفيذية‬
‫نظم دعم قرارات‬
‫المجموعة‬

‫نظم الخبرة‬
‫نظم دعم القرارات‬
‫نظم المعلومات اإلدارية‬

‫نظم عمل المعرفة‬

‫نظم ميكنة المكتب‬

‫نظم تشغيل العمليات‬

‫الشكل(‪)2-1‬‬
‫تسلسل مستويات النظم اآللية‬

‫‪8‬‬
‫صورة أخرى ‪ ،‬ثم يشاركون في استخدامها أو يقومون بتوزيعها على أعضاء المنشأة و‬
‫أحيانا خارج المنشأة‪.‬‬
‫ومن النماذج المألوفة لهذه النظم ما يستخدم األنواع التالية من البرامج ‪-:‬‬
‫‪Word Processing‬‬ ‫برامج تنسيق الكلمات‬
‫‪Spreadsheet‬‬ ‫برامج الجداول اإللكترونية‬
‫‪Desktop Publishing‬‬ ‫برامج النشر المكتبي‬
‫‪Electronic Scheduling‬‬ ‫برامج جدولة األوقات اإللكترونية‬
‫برامج االتصاالت (البريد الصوتي ‪ -‬البريد اإللكتروني ‪ -‬المؤتمر المريء‬
‫‪Communication (Voice mail / E - mail / Video Conferencing).‬‬

‫أما عن نظم عمل المعرفة (‪ )KWS‬فهي تلك النظم التي تساعد العاملين‬
‫المتخصصين مثل العلماء والمهندسين واألطباء للوصول إلي معلومات جديدة بحيث‬
‫يقدموها لباقي أعضاء المنشأة أو للمجتمع ككل‪ .‬وتقوم هذه النظم على استخدام مجموعة‬
‫متخصصة من البرامج منها على سبيل المثال برنامج ‪ Auto-Cad‬الخاص بالمهندسين‬
‫اإلنشائيين و ما يشابهه من برامج التصميمات الهندسية سواء للمعدات أو النسيج‬
‫والتصميمات الداخلية‪.‬‬

‫ثالثا ‪ :‬نظم المعلومات اإلدارية (‪)MIS‬‬

‫ال يعتبر نظام المعلومات اإلدارية بديال عن نظم تشغيل العمليات و لكن جميع نظم‬
‫المعلومات اإلدارية يجب أن تتضمن في جوهرها وظيفة تشغيل بيانات العمليات‪ .‬وتقوم نظم‬
‫المعلومات اإلدارية باعتبارها نظما آلية على التفاعل بين كل من األفراد والبرمجيات‬
‫‪ Software‬والمكونات المادية ‪ Hardware‬لتكوين نظام ال يقتصر فقط على مجرد‬
‫تشغيل بيانات العمليات ولكن أيضا ليساعد بفعالية في تحليل القرارات واتخاذ القرارات‪.‬‬
‫وعادة ما يشـترك األفراد في التعامل مع قاعدة بيانات واحدة أو مشتركة‬
‫‪ Database Common‬للوصول إلي المعلومات اإلدارية‪ .‬و تحتوى هذه القاعدة على كل‬
‫من البيانات و النماذج التي تساعد الفرد على الوصول إلي هذه البيانات‪ ،‬وعرضها في شكل‬
‫معلومات مفيدة و نافعة‪.‬‬

‫‪9‬‬
‫وعلى ذلك فأن نظام المعلومات اإلدارية يقوم المعلومات الالزمة لتحليل واتخاذ‬
‫القرارات اعتمادا على قاعدة بيانات موحدة‪ .‬و أن هذا النظام يمكنه مساعدة إحدى اإلدارات‬
‫أو األقسام التنظيمية في الحصول على معلومات ذات نوعية خاصة ‪ ،‬إال أنه يرتبط باإلطار‬
‫التنظيمي للمنشأة ككل وترتبط به جميع اإلدارات واألقسام الموجودة‪.‬‬

‫رابعا ‪ :‬نظم دعم الق اررات (‪)DSS‬‬

‫تمثل نظم دعم القرارات أحد النظم الراقية أو المتقدمة لنظم المعلومات اآللية‪.‬‬
‫وهى تماثل نظم المعلومات اإلدارية التقليدية في أن كليهما يعتمد على قاعدة بيانات محددة‬
‫كمصدر للبيانات‪ .‬إال أن نظم دعم القرارات تتفوق على نظم المعلومات اإلدارية في أنها‬
‫تركز على دعم اتخاذ القرار في جميع نواحيها فلها قدرة على تحليل بدائل القرار ولكن يظل‬
‫على متخذ القرار عبء المفاضلة بينها واتخاذ القرار المناسب‪ .‬وعادة ما تكون نظم دعم‬
‫القرارات أكثر خصوصية لقرار أو مجموعة معينة منها بالنسبة لنظم المعلومات اإلدارية‪.‬‬

‫خامسا ‪ :‬نظم الخبرة والذكاء االصطناعي (‪)ES, AI‬‬

‫يمثل الذكاء االصطناعي المجال العام الذي توضع من خالله نظم الخبرة والمعنى‬
‫األساسي للذكاء االصطناعي هو جعل اآللة قادرة على التصرف بذكاء‪.‬‬
‫ويسير البحث في مجال الذكاء االصطناعي في طريقين أولهما التعامل مع الحاسب بشكل‬
‫مباشر باستخدام اللغات الطبيعية ‪( Natural Language‬مثل اللغة اإلنجليزية أو اللغة‬
‫العربي ة) بحيث يمكن التخاطب مع الحاسب باستخدام إحدى أو بعض تلك اللغات والثاني هو‬
‫أن يكون الحاسب قادرا على التعامل مع مشكلة معينة والوصول إلي النتيجة المنطقية لحلها‬
‫وتستخدم نظم الخبرة المناهج الخاصة بالذكاء االصطناعي في االستنتاج المنطقي لحل‬
‫مشكالت التي تقدم لها عن طريق المستخدمين‪ .‬ويمكن اعتبار نظم الخبرة درجة شديدة‬
‫الخصوصية من نظم المعلومات ولذا فأن هذه النظم (يمكن تسميتها أيضا بالنظم القائمة‬
‫على المعرفة ‪ ) Knowledge - Based System‬تختزن معرفة الشخص الخبير‬
‫وتستخدمها في حل مشكلة معينة‪ .‬ويجب أن نالحظ أن نظم الخبرة تختلف عن نظم دعم‬
‫القرارات التي تترك الحكم النهائي لمستخدم القرار‪ ،‬حيث أنها تقوم باختيار الحل األمثل‬
‫للمشكلة ذاتيا و تعتمد نظم الخبرة على توافر المكونات األساسية التالية‪.‬‬

‫‪11‬‬
 ‫أوال ‪ :‬قاعدة المعرفة التي تمثل الخبرة المتراكمة للشخص الخبير في مجال البحث‪.‬‬
‫ثانيا ‪ :‬محرك لواجهة التطبيق ‪ Interface Engine‬التي تقوم بربط المستخدم بالنظام‬
‫عن طريق مجموعة من نماذج التقصي ‪.Query Models‬‬
‫ثالثا ‪ :‬لغة مثل لغة التقصي الهيكلي (‪ SQL) Structured query language‬وأخيرا‬
‫واجهة المستخدم ‪ . User interface‬ومن المؤكد أن تصميم و تشغيل هذا النوع من نظم‬
‫المعلومات سيكون التطور المستقبل لنظم المعلومات‪.‬‬

‫سادسا ‪ :‬نظم دعم ق اررات المجموعة‬

‫( ‪Group Decision Support Systems (GDSS‬‬
‫تمتاز هذه النظم بقدرتها على تقديم الحلول في حالة وجود مجموعة من األفراد‬
‫يعملون معا التخاذ شبه وغير روتينية وتستخدم هذه النظم في غرف خاصة تحتوى على‬
‫نوعيات متعددة من الحاسبات بحيث تسمح لمجموعة من األعضاء المنتمين للمنشأة بأن‬
‫يتفاعلوا معا عن طريق برنامج متخصص ولذلك فأن هذه النظم تستطيع أن تقوم بجمع‬
‫مجموعة من األفراد معا لحل مشكلة معينة مع توفير جميع طرق المساعدة مثل المشاركة‬
‫في العمل وقوائم االستقصاء وخلق نماذج الحوار أو السيناريو‪ Scenario‬بين أعضاء‬
‫المجموعة‪ .‬ويمكن البرنامج الخاص بهذه النظم من تخفيض تأثير السلوك السلبي مثل عدم‬
‫المشاركة الناتجة عن الخوف من التعبير الخاطئ ‪ ،‬أو التجاهل من األعضاء األعلى في‬
‫السلطة‪ .‬ويميل البعض إلي تسمية هذا النوع من النظم مكونات المجموعة ‪.Groupware‬‬

‫سابعا ‪ :‬نظم الدعم التنفيذية (‪)ESS‬‬

‫تلجأ اإلدارة التنفيذية العليا للتعامل مع الحاسب اآللي الستخدامها في عملية‬
‫التخطيط اإلستراتيجي‪ .‬وتساعد نظم الدعم التنفيذية على تنظيم عالقاتها مع البيئة الخارجية‬
‫لتقديم المعلومات في صورة رسوم بيانية وأيضا توفير إمكانيات االتصاالت بأماكن محددة‬
‫مثل مواقع اإلدارة العليا أو المكاتب الخاصة بأعضاء اإلدارة التنفيذية العليا‪ .‬وعلى الرغم‬
‫من أن نظم الدعم التنفيذية تعتمد على المعلومات التي تقدمها نظم تشغيل العمليات ونظم‬
‫المعلومات اإلدارية إال أنها تساعد مستخدميها على صياغة قراران لحل المشكالت غير‬
‫النظامية أو الروتينية بحيث يمكن وضع افتراضات خاصة عن البيئة المحيطة والتفكير في‬

‫‪11‬‬
‫حلول للمشكالت اإلستراتيجية التي قد تواجه المنشأة في حالة حدوث تغيرات في البيئة‬
‫المحيطة مما يمكن اإلدارة التنفيذية أن تفك ر في الظروف البيئية المحيطة بقدر كبير من‬
‫الوعي‪.‬‬

‫الخصائص األولية لنظام المعلومات‬

‫تمثل الخصائص التالية الصفات األساسية الواجب توافرها في النظام السليم للمعلومات ‪:‬‬

‫توافق النظام مع البيئة المحيطة به‬ ‫‪.1‬‬

‫أن تفاعل مكونات النظام مع بعضها البعض داخل حدود النظام هو أمر ضروري‬
‫حتى تتم عمليات التشغيل الالزمة للوصول إلي المعلومات وتحقيق الهدف من النظام‪ .‬ولكن‬
‫ذلك ال يمكن تخيل حدوثه دون أن تكون هناك عناصر مرتبطة بالبيئة المحيطة بالنشاط‬
‫تتمثل في المدخالت (البيانات عن الواقع واألنشطة االقتصادية للمشروع) وفي المخرجات‬
‫(المعلوم ات عن نتائج هذه النشطة لمستخدميها)‪ .‬وعلي ذلك فإنه يجب عند تصميم نظام‬
‫المعلومات وتطويره مراعاة الظروف البيئية التي يعمل فيها النظام سواء من حيث نوعية‬
‫المدخالت والمخرجات واحتياجات مستخدميها‪.‬‬

‫تسلسل مستويات النظم والنظم الفرعية‬ ‫‪.2‬‬

‫إن نظام للمعلومات ينقسم بالضرورة إلى مجموعة من األنظمة الفرعية التي قد‬
‫ينقسم بعضها إلى مجموعة من األنظمة األكثر فرعية‪ .‬فإن نظام‪.‬المعلومات اإلدارية هو‬
‫جزء من النظام الشامل للمعلومات الذي يحتوى علي مجموعة من األنظمة الفرعية‬
‫األساسية كنظام المعلومات عن اإلنتاج وعن التسويق والمشتريات واألفراد ‪ ،،،‬الخ‪.‬‬
‫ويتكون النظام الفرعي للمعلومات اإلدارية من مجموعة من األنظمة الفرعية الوسطى‬
‫والتي تشمل الخدمات الفنية ونظام التشغيل اآللي ونظام البرمجة والنظم‪ .‬ويشمل كل من‬
‫النظامين األخريين علي أنظمة فرعية أخرى تتصل بتصميم النظام وتطويره‪ .‬وعليه فإن‬
‫إدراك هذه الحقيقة أمر هام لتفهم قاعدة التفاعل بين األنظمة الفرعية سواء علي المستوى‬
‫الواحد أو علي المستوى األعلى أو األدنى ضمانا ً لديناميكية النظام وتوازنه الداخلي وأيضا‬

‫‪12‬‬
‫إدراك أهمية تلك العالقة في مراحل تطوير النظام أو تصحيح األخطاء التزاما بالتفكير‬
‫بمنهج النظم باعتبار أن كل نظام فرعي هو جزء من كل وأن النظام المتكامل هو محصلة‬
‫مجموعة من األنظمة الفرعية‪.‬‬

‫خطوط االتصال بين األنظمة الفرعية‬ ‫‪.3‬‬

‫من الضروري لكي يقوم النظام بوظائفه األساسية وأنشطته المختلفة بكفاية‬
‫وفعالية أن يحدد في النظام خطوط االتصال ‪ Communication‬بين األنظمة الفرعية‪.‬‬
‫والتي تمثل حلقات الوصل التي تتدفق عبرها المدخالت والمخرجات بين األنظمة الفرعية ‪.‬‬
‫فمخرجات نظام معين تكون مدخالت نظام أخر‪ .‬ولذلك فإن التفاعل السليم بين هذه األنظمة‬
‫يعتمد علي خطوط االتصال التي تحكم العالقة المتبادلة بينها‪.‬‬

‫التغذية المرتدة‬ ‫‪.4‬‬

‫من الصفات األساسية لنظم المعلومات قدرتها علي التعديل وفقاً للظروف الناتجة‬
‫من التفاعل مع البيئة‪ .‬وهذه الظروف يجب أن يسمح لها بالتأثير علي أنشطة النظام‪ .‬ويتم‬
‫ذلك باستخدام أسلوب التغذية المرتدة ‪ Feedback‬عن طريق استرجاع المعلومات من‬
‫مستخدميها الذين قدمت لهم مع أخذ آرائهم عن تلك المعلومات من حيث مالءمتها وفعاليتها‬
‫وفي اتخاذ القرارات وإرجاعها إلي معديها مرة أخرى‪.‬‬
‫وتساعد التغذية المرتدة بذلك علي إعادة تقييم العمل الذي يقوم به النظام وتحديد‬
‫أية قصور في المدخالت أو المخرجات أو عمليات تشغيل النظام‪ .‬علي أنه الوصول إلي‬
‫نتائج سليمة من استخدام هذا األسلوب يجب أن تتم في الوقت المناسب ‪ ،‬وأن تعرض‬
‫المعلومات المرتدة بالطريقة المناسبة التي تمكن من الحكم علي فعالية النظام واتخاذ‬
‫اإلجراءات المناسبة لرفع مستوى أدائه‪.‬‬

‫مراعاة العالقة بين قيمة المعلومات وتكلفة الحصول عليها‬ ‫‪.5‬‬

‫‪13‬‬
‫أن الحصول علي مزيد من المعلومات يتطلب قدراً أكبر من التكلفة‪ .‬ولذلك فإنه‬
‫يجب أن تتناسب تكلفة المعلومات التي يقدمها النظام مع القيمة المتوقعة من استخدام هذه‬
‫المعلومات‪ .‬بحيث يكون لنظام المعلومات ككل قيمة اقتصادية بالنسبة لمستخدمي‬
‫المعلومات‪.‬‬

‫توقيت استخراج المعلومات‬ ‫‪.6‬‬

‫يجب أن يتوافر في نظام المعلومات القدرة علي اإلمداد بالمعلومات الالزمة في‬
‫الوقت المناسب لمتخذي القرارات‪ .‬سواء أكانت هذه المعلومات تتصف بالدورية‬
‫واالستمرارية أو تتصف باالرتباط بمواقف خاصة غير متكررة‪ .‬فإن التأخير في إعداد‬
‫المعلومات يقلل من قيمتها إلي حد كبير وقد يجعلها غير ذات فائدة في حاالت معينة‪.‬‬

‫التوجيه السليم للمعلومات‬ ‫‪.7‬‬

‫أن المعلومات تمثل مخرجات النظام وتعديلها وتوجيهها باألسلوب السليم هو‬
‫الهدف النهائي من النظام‪ .‬ولذلك فإن عملية توجيه المعلومات يجب أن تخضع لخطة محددة‬
‫تأخذ في االعتبار ما يلي ‪-:‬‬
‫مناسبة المعلومات لنوعية مستخدمي المعلومات بحيث ال تقدم‬ ‫‪‬‬

‫المعلومات ألشخاص قد ال يهتمون بها‪.‬‬

‫مراعاة تقديم المعلومات بالقدر الكافي دون أية إضافة لمعلومات لن‬ ‫‪‬‬

‫يحتاجها متخذ القرار‪.‬‬

‫عدم ازدواجية تقديم المعلومات لنفس األشخاص‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫مراعاة درجة تفصيل المعلومات وفقا ً الحتياج متخذ القرار وطبيعة‬ ‫‪‬‬

‫نظرته للمشكلة‪.‬‬
‫توضيح درجة الدقة في إعداد المعلومات ومعامالت الثقة في استخدامها‬ ‫‪‬‬

‫خاصة في الحاالت التنبؤية حتى يتفهم متخذ القرار قدرتها علي االستخدام‪.‬‬

‫‪14‬‬
 ‫التناسب بين قدرة النظام وحجم عملياته‬ ‫‪.8‬‬

‫إن معرفة إمكانيات نظام المعلومات وقدرته علي استيعاب وتوليد المعلومات أمر‬
‫أساسي لتحقيق كفاية أداء النظام‪ .‬ويرتبط تحديد قدرة النظام بدراسة إمكانية الوحدة‬
‫االقتصادية وحجم عملياتها وتنوع بياناتها ‪ ،‬بحيث يتم تصميم نظام المعلومات وفقا ً لحجم‬
‫الوحدة االقتصادية وإمكانياتها (سواء نظم المعلومات اليدوية أو اآللية أو الحاسبات‬
‫اإللكترونية) ‪ ،‬فمن غير االقتصادي ألي مشروع أن يضع نظاماً للمعلومات ذا قدرة أكبر من‬
‫حجم العمليات التي تحتاجه أو العكس من ذلك‪.‬‬

‫تفهم أسلوب االستفادة من المعلومات‬ ‫‪.9‬‬

‫أن قيمة المعلومات ترتبط ارتباطا ً كليا ً بالقدرة علي االستفادة منها في اتخاذ‬
‫القرار‪ .‬ولذلك فإن علي مصمم النظام أن يراعى فيه توافر القدرة علي إعداد المعلومات‬
‫وفقاً لألساليب العلمية المتطورة سواء بإعداد النماذج التنبؤية أو استخدام أساليب التحليل‬
‫الرياضي أو اإلحصائي للمعلومات وذلك لتحقيق أكبر قدر من استفادة مستخدمي المعلومات‬
‫في اتخاذ القرارات وإصدار أحكامهم‪.‬‬

‫‪15‬‬