..

- Projekat ñnansira
Europska unija
mm
mm

IZVJESTAJ ZAJEDNICKOG MONITORING TIMA

Naziv organizacije Udruzenje Centar za ekologiju i odrzivi razvoj - CEKOR

civilnog druëtva :
,,EE otpad odvoji i prirodu osvoji"
Naziv projekta:

Prethodni nivo rizika: B

Trenutni nivo rizika: B
Prethodna ocjena implementacije: 3
Trenutna ocjena implementacije: 2

Posjeta br. Datum Vrsta posjete

(redovna, ad hoc,
interim, finalna)
1 09.03.2020. redovni

S/jedeéa:

Skala rizika
A=nema rizika, B=manji rizik, C= Prilícno tizièen. O= Vrlo rizican
Skala ocjena implementacije
Opisno ocjene imaju sljedeéa znacenja: 1 - nedovoljan, organizacija nije ispunila veéinu zahtjeva i postavljenih rezultata; 2 -
zadovoljava, organizacija je ispunila zahljevelrezultate u mjeri dovoljnoj da dobije prolaznu ocjenu; 3 -dobar, organizacija je
ispunila sve ocekivane rezultate sa zadovoljavajuéom kvalitetom rada; 4 - vrlodobar, organizacija je ispunila sve rezu/tate sa
visokim kvalítetom rada ili/i je premasila ocekivanja; 5 - odlícan, organizacija prevazilazi ocekivanja kako u implementaciji
projekta tako i u samom radu, kva/ítetu i nivou profesionalnosti.
I IDENTIFIKACIJA ORGANIZACIJE

Naziv organizacije civilnog Udruzenje Centar za ekologiju i odrzivi razvoj - CE KOR

drustva
Adresa 311 lahke brigade b.b. 72 240 Kakanj
Telefon +387 6i 877 327 I Fax I-
e-mail cekor.nao@amail.com
Odgovorna osoba Mirza Cobo, Potpredsjednik udruzenia / Asistent projekt menadzera
Ovlastena osoba Elmir Delibaéió, Predsiednik udruzenia / Projekt menadzer

11 IDENTIFIKACIJA PROJEKTA

Naziv projekta
Datum pcëetka 06.12.2019. I Datum zavrëetka I 06.05.2020.
implementaci je lmplementacije
Ukupan budzet: Sufinasiranje: Sredstva po MCGA:
17.780,00 KM NE 17.780,00 KM
Do sada prebaöena sredstava: Broj transi: Do sada utroäena sredstva:
7.112,00 KM 1 4.832,00 KM (67.94%)
Stanje na raëunu:
1.982,80 KM (28.2.2020.)

lii PREDSTAVNICI OCD PRISUTNI NA MONITORINGU

Ime i prezime Funkcija u orqanizacill

Elmir Delibasié Projekt rnenadzer
Mirza Cobo Asistent oroiekt rnenadzera
 (Popunjava se na osnovu licnog utiska i informacija prikupljenih na terenu.)
IV Opsti dio upitnika
1. Da li postoji sva relevantna projektna dokumentacija, te da li je arhivirana u skladu sa traäenlm
standardima?
Da. Uredno je arhivirana sva projektna dokumentacija u skladu sa trazenirn standardima ReLOaD projekta.

1.1 Sva relevantna dokumentacija koja se tìëe implementaci je projekta (Prijedlog projekta, Ugovor sa ReLOaD
projektom, Aneksi ugovora i prijedlog budäeta, sve eventualne izmjene prijedloga budâeta),
Sva dokumentacija koja se nöe implementacije projekta je u red no arhivirana. Osnovni dokumenti projekta (projektni
prijedlog, logicka matrica, plan aktivnosti i budzet) su arhivirani u programskom registratoru. Smjemice za
implementaciju projekta arhivirane su u registratoru, ali nedostaju smjemice za vidljivost te je potrebno arhivirati ih.

1.2 Sva korespondencija vezana za projektni prijedlog (ukljucujuéi i faksove/mailove prema i od ReLOaD
projekta), kao i za izmjene u odnosu na prvobitni prijedlog projekta i budäeta,
Ne, organizacija do sada nije stampala komunikaciju sa ReLOaD monitoring koordinatorom kaoni sa saradnikom
za komunikacije. Te je monitoring tim sugerisao da to uëine retroaktivno i arhiviraju uz odgovarajuéu
dokumentaciju.

1.3. Budzet projekta i raëunl (potrebno je imati odvojen fajl u kojem ée se nalaziti dokumentacija o nastalim
troêkovíma, hronoloski poredana, te pohranjena u kategoriji u kojoj je trosak nastao. Troékovi moraju biti
u skladu sa odobrenim budâetom),
Postoji zasebno otvoren registrator u kojem se arhivira dokumentacija o nastalim troékovima na projektu. Sva
dokumentacija koja se tìöe finansijskog upravljanja projektom je arhivirana i prati finansijsku implementaciju
projekta, ali raöunì nisu slozeni po budzetskim stavkama te je potrebno to korigovati.

1.4. Dodatna dokumentacija nastala kao rezultat implementacije projekta (npr. dokumentacija sa odrfanih
seminara, treninga, okruglih stolova, radionica, liste uëesnika, sve konaëne verzije studija, brcsura i si.
nastalih tokom implementacije projekta u skladu sa dogovorenim planom i prijedlogom projekta).
Do sada u edukacijama uèestvovalo je vise od izvijestenog broja uöemka u mieseènom izvjestsju i liste su uredno
arhivirane u registratoru. Ukupno 150 uèenika (75M, 752) planirano je po projektnom prijedlogu, ali je taj broj kao
sto je navedeno premasen te je potrebno revidirati broj uëenka i izvijestiti u narednom periodu. Saglasnost
Ministarstva za obrazovanje Zenièko-Dobojskoç kantora arhivirana je u registratoru na osnovu koje su bili u
moguénosti i uéi u skole.

1.5. Dokumentacija koja se odnosi na uposlenike/osoblje (biografije, ugovori, opisi poslova koji trebaju biti u
skladu sa dogovorenim planom aktivnosti i prijedlogom projekta).
Dokumentacija koja se odnosi na uposlenike ili angafovano osoblje se uredno vodi i uredno je arhivirana - Ugovori
o djelu te liste uèesnika edukacija i fotografije arhivirane su u registratoru. Monitoring tim sugerisao je arhiviranje
biografija te kratkih izvjestaja o sprovedenim aktivnostima. Nedostaju AUG-ovi kao dokaz plaéenih poreza i
doprinosa za sva plaéanja koja su vrsena do sada te je potrebno to korigovati.

1.6. Oprema (tehnicka specifikacija, dokumentacija koja potvrduje da je oprema nabavljena u skladu sa
uputstvima, raëuni i garancije za opremu, potvrde o preuzimanju opreme, kompletna korespondencija sa
ReLOaD projektom, postavljene naljepnice na svu opremu nabavljenu iz budâeta projekta).
Projektom planirana je nabavka kontejnera za e-otpad (Zeos ekosistem donirat ée jos jedan kontejner). Oba
kontejnera bitée predata na koriátenie gradanima Kakanja. OCD planira traziti reoudzeûranje nekoliko budzetsklh
stavki koje neée biti ìskorìstene s ciljem nabavke odredene opreme (sljedeée budzetske stavke: 3.1. iznajmljivanje
kancelarijskog prostora, 3.3. internet, 4.1. kontejner za e-otpad - samo dio sredstava bio bi rebudzettran, ali to ée
zavisiti od ponude koju budu dobili za nabavku istog, 4.2. e-transformer - ova budzetska stavka ostala bi
neiskoristena, jer je planirana osoba iz Slovenije, ali frosak anqazovanja osobe van BiH dozvoljen po pravilima
 ReLOaD projekta i 4.2. palete za skupljanje e-otpada). Monitoring tim sugerisao im je da sto prije poàaliu zahtjev
za rebudâetiranje zbog toga sto im se projekat implementira do kraja maja.

2. Ocjenite kvalitativnu i kvantitativnu implementaciju aktivnosti opisanih u Sporazumu (pridrfavanje

vremenskih rokova tj. kasnjenja, izlazni indikatori, nivo ispunjenja indikatora). Ocjenjuje se na osnovu
informacija obezbijedenih u izvjestaju organizacije civilnog druâtva.
Dosadasnla lmplementaclja projekta Ide u skladu sa planlranom dlnamlkom, te se ostvaruje sve kako Je navedeno
u Sporazumu o grantu.

2.1 Koje se aktivnosti implementiraju trenutno i koji je progres postignut u odnosu na planirane aktivnosti i
logicku matricu?
Trenutno se implementiraju sljedeée projektne aktivnosti, i to:
1. Nastavak edukacije ucenika i gradana o vaznosf odvajanja e-otpada i recikliranju,
2. Procedura nabavke kontejnera za e-otpad.
3. Postavljanje kontejnera za e-otpad,
4. Medijska kampanja koja ée pratiti edukacije uèenika i gradana.

2.2 Da li su oéeklvanl rezultati postignuti u odnosu na logicku matricu i tabelu oëeklvanih ciljeva u prilogu
Sporazuma o dodjeli granta?
Aktivnosti idu prema planiranoj dinamici, te su usmjereni ka ostvarenju rezultata.

2.3 U kojoj su mjeri rezultati u skladu sa ukupnim ciljem projekta?

Postoji logicka veza, te u skladu sa dinamikom realizacije aktivnosti postepeno se ostvaruju rezultati.

2.4 Koje su se promjene desile na projektu? Da li su pretpostavke navedene u loqléko] matrici taëne?
Za sada, sve navedene pretpostavke su ispunjene. OCD ukliuéio je i puno veéi broj uöenika nego sto je to planirano
po projektnom prijedlogu, jer su ukljucili sve uòernke u skolarna sa kojima rade kako ne bi niko bio izostavljen. U
narednom monitoring u bitée moguée pratiti dalji rad i razvoj projekta.

2.5 Postoje li neke poteskoée, prepreke ili problemi (aktivnosti u riziku)?

U dosadasniem periodu implementacije projekta OCD nije nalsao na poteskoée.

Preporuka monitoring tima je da OCD arhivira smjernice za vidljivost u administrativnom registratoru. Potrebno je da
OCD stampa korespodenciju sa ReLOaD koordinatorom kao i sa saradnicom za komunikacije i arhivira uz
odgovarajuée dokumente. Sloziti finansijski registrator po budzetskim stavkama uz odgovarajuéu prateéu
dokumentaciju (izvodi, uplatnice, AUG obrasci, itd.). Svi edukatori trebaju podnijeti izvjestaje po izvrsenorn poslu za
koï su laéeni na mleseènol osnovi i arhivirati uz od ovaralaóu budzetsku stavku.

V Finansijski dio upitnika

1. Da li su lspoêtovane sve preporuëene procedure vezano za arhiviranje dokumentacije?

Ne, raöunì i prateéa dokumentacija nije arhivirana po budzetskirn stavkama. Raèunl su prisutni u registratoru kao i
izvodi i uplatnice, ali je dokumentacija poslagana bez ikakvog reda i redoslijeda. Potrebno je srediti finansijski
registrator u skladu sa zahtjevima ReLOaD projekta.

2. Da li je kvaliteta administracije koja rukovodi projektom na zadovoljavajuéem nivou?

Ne u potpunosti. OCD ima arhivirane raëune i prateéu dokumentaciju, ali ona nije arhivirana na odgovarajuéi naóin
te je potrebno to korivogati.

3. Da li se raëunovodstvo obavlja u oganizaciji te kakav je generalni utisak o naëìnu vodenja finansija?

 Angazovana je raèunovodstvena agencija, ali sam finansijski rnenadzment projekta radi projekt rnenadzer i asistent
i vidljivo je da postoji nedostatak kapaciteta kada je u pitan ju upravljanje fiansijskim dijelom projekta. Zbog .usteda"
ili opéenito nemoguénosti iskoriétevanja odedenih budäetskih stavki jasno je da OCD nije uradio dobro planiranje
prilikom pripreme projektnog prijedloga.

4. Da li je je kvaliteta finansijskog poslovanja u skladu sa zahtjevima ReLOaD projekta?

Djelirnièno, poslovanje je u skladu sa zahtjevima ReLOaD projekta u mjeri u kojoj se odnosi plaéanje sa projektnog
pocraèuna, arhivirani su izvodi i uplatnice kao i raòuni, ali raéunì nisu slozeni po budzetskirn stavkama te je
potrebno to korigovati.

5. Da li je primjeéeno ikakvo odstupanje, neloqlénost ili nelegalnost u oblasti finansija? Ukoliko jeste detaljno
opisati eventualne probleme.
Ne, nisu primijeéena nikakva odstupanja.

6. Da li se sredstva troêe u skladu sa prijedlogom budâeta i praksama dobrog finansijskog menadzrnenta?

Da, svi dosadasnj troskovi u skladu su sa prijedlogom budzeta.

7. Da li svi troäkoví imaju svoje programsko opravdanje?

Da, svi troskovì imaju svoje programsko opravdanje.

8. Da li je bilo trcskova koji nisu odobreni budzetorn? Ako da, iz kojih izvora su pokriveni? Ako iz ReLOaD
budzeta, da li se trañlo odobrenje za plaéanje dodatnih troâkova?
Ne, ali OCD nije u projektnom budzetu planirao froskove prijevoda projektne dokumentacije. lzvrsili su prenos
sredstava sa projektnog podraëuna na glavni raéun i to plaéanje je ìzvrseno uz verbalnu saglasnost ReLOaD
koordinatora, ali je monitoring tim sugerisao da sto prije posslju zahtjev za rebudzetiranje kako bi se ova
neloqiénost rijesila i troèak unio u finansijski izvjests].

Preporuke Lokalnog monitoring tima:

Preporuka monitoring tima je da OCD slof finansijski registrator prema buczetskirn linijama uz prateéu dokumentaicju.
Dokumentacija je prisutna u registratoru samo sto nije slozena po zahtjevima ReLOaD projekta. Takoder, potrebno je
poslati zahtjev za rebudzeñranle gdje ée biti definisan troàak za prijevod projektne dokumentacije na engleski jezik.
 T . pos tav r11emm u s porazumu o d o d"11e I"I gran t ova
VIR ea I"izacua prema cnjevima
INDIKATORI
Uspostavljena saradnja sa Zeos
ekosistemom I Vodokom I Odrzani
sastanci sa svim direktorima
skola.koordinatorima I
usoostavliena saradnia
R.1.150 uöenka uspjesno
edukovano o opasnostima i
stetnosñ EE otpada po okolis.
R.2. 1000 gradana /ki upoznato
putem TV radija,letaka i internet
portala o kampanji koja se provodi
o odlaganju opasnog e-otpada u
predvideno miesto
Namjeravamo prikupiti 300kg EE
otpada tokom trajanja projektnih
aktivnosti
artnera u im
roiekíu.
OSTVARENO (ZA
IZVOR VERIFIKACIJE POLAZISTE
IZVJESTAJNI PERIOD)
Sve skole ukljucene u
U Kaknju nije bilo projekat,jedna äkola neée
Sastanci I dogovori sa sastanaka
organizvoanog sakupljati e-otpada ali
o realizaciji projekta
sakupljanja EE otpada uëestvuje u edukaciji
uëenika
. Lista ucesnika/ca.Fotografije sa Dobijene sve neophodne
edukacije,PP-prezentacije,faktura dozvole, mnistsrsìva.skota
Nije bilo nikakvih
za medijsko najavljivanje(TV i
aktivnosti u vezi sa
radio),.lzvjestaj.
selektivnim odvajanjem
R.2.Zapisi i fotografije sa
otpada niti edukacijom
medijskih gostovanja,objavljeni
u Kaknju
tekstovi u portalima,promotivni
letak i izviestai sa svih doqadaia.
100 Kg
Vaganje prikupljenog e otpada
 VIII Promocija projekta (vidliivost)
Do sada imali su samo redovne objave na svojim drustvenrn rnrezarna o aktivnostima.Ukupno 8 tekstova objavljeno
je na web portalima, radio jingle, NTV IC Kakanj prilog o poèetku projekta te se oöekuie intenzivnija medijska
kampanja u narednom periodu.

LOKALNI MONITORING TIM

ReLOaD monitoring tim:

Luljeta Koshi 09.03.2020.

(lmeiprezime) (Datum)

Monitoring coordinator iz Opéine Kakanj:

Alma Odobaâló 09.03.2020.

(lmeiprezime) (Potpis)' (Datum)

Korisnik:

Elmir Delibasié 09.03.2020.

(lmeiprezime) (Potpis) (Datum)

Mirza èobo
v&_ 09.03.2020.
(lmeiprezime) ( otpis) (Datum)

OdobrilaReLOaDterenskikoordinator:

Damir Zarak
~ ? l tfJ.O:S.'l..0'2..o
(lmeiprezime) (Potpis) (Datum)

OdobrilaReLOaDvisaprojektnakoordinat:ica::ji,. . A

Sanja Bokun
(lmeiprezime)
t/fßld¡j1
(Potpis)
133//1
I
hJJ (Datum)